广东省电子文件归档管理办法.docx

1、广东省电子文件归档管理办法广东省电子文件归档管理办法 广东省电子文件归档与管理实施办法 1、前言 为配合国家标准电子文件归档与管理规范和国家档案局 6 号令电子公文管理暂行办法的实施，加强对电子文件的管理，保障电子文件安全有效利用，使电子文件的管理易于操作，结合广东省实际情况，特制定本实施办法。 1 适用范围 本实施办法适用于有应归档电子文件的各级机关、团体、企事业单位，国家另有特殊规定的除外。 2 引用标准和文件 下列文件中的条款通过本办法的引用而成为本办法的条文。 GB/T 18894 电子文件归档与管理规范 DA/T 18 档案著录规则 DA/T 19 档案主题标引规则 DA/T 22

2、归档文件管理规则 3 术语和定义 3.1 本实施办法使用电子文件归档与管理规范的术语和定义。 3.2 检索词 反映电子文件某特定的语法、语义的检索用词。 3.3 信息固化 指电子文件的内容，结构，背景信息和元数据等存在的动态因素，可能造成信息缺损时，将其转换为一种相对稳定的通用文件格式的过程。 3.4 文件稿本 指同一文件在撰写、审核、印制过程中形成的形式、内容、作用有所不同的文稿。 3.4.1 文件草稿 文件生成的原始稿件，供修改、讨论、审批用的稿本。 3.4.2 文件定稿 文件草稿经审阅签发后成为文件定稿。文件定稿载有签发印记。 3.4.3 文件正本 依据文件定稿，按照文件标准格式制成并载

3、有制发机关的标志、印章，盖章或签署生效标志的文件，文件正本不能修改。 4 总则 4.1 电子文件归档原则 根据中华人民共和国档案法第十条“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为已有”的规定，各单位形成的应当归档的电子文件，须由档案部门统一管理。 4.1.1 电子文件归档实行“双轨制”归档管理原则。 4.1.1.1 电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，电子文件与纸质或其他载体形式的文件一并归档，并须保证其在内容、格式及相关说明和描述上完全一致。 4.1.1.2 具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如

4、没有纸质等 拷贝件，须制成纸质文件或缩微品等与电子文件一并归档，并须保证其在内容、格式及相关说明和描述上完全一致。 4.1.2 只有电子签章的电子文件，发文单位在归档时须在纸质文件上加盖具有法律效力的非电子签章。 4.2 电子文件归档管理责任 4.2.1 各立档单位要加强对归档电子文件管理的领导，档案管理部门负责电子文件的收集、归档、管理和监督、指导工作。 4.2.2 各立档单位要将电子文件归档工作纳入文件管理工作程序，形成电子文件的各部门要确定电子文件归档的责任岗位，责任到人。 4.2.3 档案管理部门应与各相关部门密切合作，做好电子文件的归档管理工作，实施从电子文件产生到永久保存或销毁的全

5、过程进行管理，保证形成的各类电子文件信息完整、安全地保存在档案室（馆）。 4.3 管理制度与技术措施 4.3.1 各立档单位须根据本单位的计算机应用情况，制定科学、严格的电子文件归档管理制度，结合规范、严谨的技术措施，切实保证管理制度和技术措施有效、可行，保证电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性。 4.3.2 对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控的技术措施须有效、可靠，保证管理工作的连续性。 4.3.3 以管理制度和技术措施，规定电子文件的归档时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求，保证归档电子文件的质量。 5. 电子文件

6、真实性、完整性、有效性和安全性保证 应根据本单位计算机应用的实际状况，制定切实可行的保证电子文件真实性、完整性、有效性和安全性的制度、规范和技术措施。 5.1 真实性保证 5.1.1 从电子文件形成开始实施全过程管理，不间断地对有关处理操作进行校验、处理、管理登记，保证电子文件的产生、处理过程符合规范。 5.1.2 捕获或记录电子文件在形成、处理、归档过程中，各类责任者、操及凭证信息等，并与电子文件一起归档，以证明电子文件的真实性。 5.1.3 应采取可靠的安全防护技术措施，保证电子文件的真实性。 5.2 完整性保证： 5.2.1 须保证所产生的应归档的电子文件全部归档。 5.2.2 须保证每

7、一份电子文件内容信息的完整性，如电子文件存在链接内容信息时，其链接内容信息须一并归档。 5.2.3 须保证电子文件著录、背景和原数据等管理控制信息归档保存。 5.3 有效性保证： 5.3.1 应建立相应的管理制度和采取技术措施，保证电子文件的有效性。 5.3.1.1 保证归档保管的电子文件长期有效、可读。 5.3.1.2 保证存储归档电子文件的载体长期有效、可读。 5.3.2 归档电子文件须同时归档电子文件的背景信息和元数据信息。 5.3.3 为保证归档保存的电子文件长期有效、可读，归档保存的电子文件应存储为通用的文件格式。 5.3.4 档案工要及时掌握电子文件格式、存储管理技术的发展动态，应

8、用可靠、安全的技术，确保电子文件长期有效。 5.4 电子文件的安全性 5.4.1 电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策。 5.4.2 存储在网络系统中的电子文件须实施有效地安全技术措施和保护管理制度，确保电子文件的安全。 5.4.2.1 归档电子文件管理建立可靠的身份认证与权限控制。必要时，重要身份和权限采用硬件识别控制。 5.4.2.2 对归档电子文件进行备份、迁移、删除等操作，系统应形成相应的流程，建立审批、授权、操作等多人相互制约的机制，并建立安全日志。 5.4.2.3 存储电子文件的网络系统

9、须建立安全防范措施，防止电子文件被无意和恶意损坏，并具备数据恢复功能。 5.4.3 存储在独立的计算机中的归档电子文件须制定安全保护制度和技术措施，确保电子文件的安全。 5.4.3.1 对归档电子文件进行备份、迁移、删除等操作，应制定相应的管理制度，采取批准、操作、复核等多人、多环节相互制约工作方式，形成操作前申请、登记、复核、批准，操作后检验、确认、登记的工作流程规范。 5.4.3.2 须建立安全防范措施，防止电子文件被无意和恶意损坏，并制定 数据恢复方案。 5.4.4 建立定期备份、脱机备份和检查制度，并严格执行。可能的条件下实施异地备份。 6 电子文件的收集与积累 6.1 电子文件收集范

10、围 6.1.1 电子文件的归档范围参照纸质文件的有关规定执行，可根据电子文件的利用价值适当放宽归档范围，或作为资料保存，以供利用。 6.1.2 记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，具有查考价值的电子文件的不同版本的修改稿、定稿，均应归档保存。 多个修改稿本归档时，其电子文件名前缀可按照： “自命名 M 序号”的方式命名。（ M 为草稿性电子文件代码，见 6.3.1.2 ） 6.1.3 记录电子文件形成、处理、承办过程信息的文件拟稿、处理、督办单等，与电子文件定稿，或文件正本一并归档。 6.1.4 归档电子文件，应将电子文件的全信息归档，包括： 电子文件原文。 电子文件草稿、定稿，可根据本单

11、位工作性质决定保存电子文件草稿、定稿的修改痕迹、修改日志，及多个修改稿本。 电子文件著录信息、背景信息、元数据等管理、控制、利用信息。 6.2 电子文件基本著录信息。 电子文件基本著录信息包括著录、背景和元数据信息。 6.2.1 著录信息按档案著录规则（ DA/T 18 1999 ）著录。 6.2.1.1 电子文件稿本代码： M 草稿性电子文件； U 非正式电子文件； F 正式电子文件。 6.2.1.2 密级，数字与汉语拼音代码： 0 GK 公开级； 1 GN 国内级； 2 NB 内部级； 3 MM 秘密级； 4 JM 机密级； 5 UM 绝密级。 6.2.1.3 保管期限，保管期限代码： 1

12、 Y 永久； 2 C 长期； 3 D 短期。 6.2.1.4 时间格式，。年、月、日之间用短横线分隔。 6.2.1.5 检索词：当主题词不能满足检索需求时，可补充标引检索词。一个标引对象主题词检索词的标引深度 2 10 个，词间以空格分隔。 6.2.1.6 电子文件存储类别，代码： T 文本文件； I 图像文件； G 图形文件； V 影像文件； A 声音文件； O 超媒体链接文件； P 程序文件； D 数据文件。 6.2.2 电子文件基本的背景信息和元数据信息。 6.2.2.1 登记处理过程中相互衔接的各类责任者（如起草者、修改者、审核者、签发者等）。 6.2.2.2 登记处理过程中的各类操（

13、如发文者、收文者、存储管理者、 文件正本打印者、电子文件归档操、归档电子文件的接受者等）。 6.2.2.3 登记处理过程中产生的责任凭证信息（批示、签名、印章、代码等）。 6.2.2.4 生成电子文件的软件环境，包括应用软件、操作系统、数据库系统等名称及版本号。 6.2.2.5 正本电子文件存储的字节数和存储时间。 .2.3 电子文件利用控制信息。 6.2.3.1 开放时间，规定格式为：年密级汉语拼音代码（年为可以开放的年度，密级汉语拼音代码为可以开放到的密级）。 例：原密级为 NB ，开放时间为 2022GN ，即到 2022 年开放到国内级，该电子文件即可上政务外网。 公开级电子文件开放时

14、间格式： 0000 公开密级代码。 暂不能确定开放时间的，输入格式为： 9999 原密级代码。 6.2.3.2 开放审定部门，电子文件生成单位须规定电子文件开放审定责任与工作程序，确定开放审定的部门。 6.2.3.3 开放审定责任者。 6.2.4 电子文件著录、背景、元数据信息，可根据需要增加管理控制信息。 6.2.5 电子文件著录信息质量控制。 6.2.5.1 电子文件各著录项目应严格按照本办法及相关标准、规范的要求 著录，必须保证所著录的数据准确、完整、可靠。 6.2.5.2 电子文件著录项目应严格按照规定的著录格式输入数据。 6.2.5.3 必须严格控制电子文件著录信息质量，制定数据著录

15、质量控制制度和措施，制定数据著录质量检验标准。 6.2.5.4 电子文件基本著录信息可通过计算机技术自动获取的方法，在电子文件中直接捕获部分著录信息。 6.3 电子文件收集积累要求 6.3.1 电子文件在形成和处理过程中，应采取严密的措施，保证电子文件不被非正常改动。归档的电子文件应采取安全可靠的措施，保证电子文件不可修改，同时应随时对电子文件进行备份，存储于能够脱机保存的载体上。 6.3.2 电子文件在收集积累过程中，须注意在保证电子文件真实性、完整性、有效性的同时，收集电子文件真实性、完整性、有效性等管理控制信息。 6.3.3 电子文件逻辑归档的真实性。 6.3.3.1 电子文件形成文件正

16、本时，须同步采取可靠的控制和识别技术措施，防止电子文件正本被修改、替换和删除等。 6.3.3.2 电子文件形成文件正本时，须同步制成纸质归档文件（缩微品），保证电子文件正本与纸质文件完全一致。不可制成纸质文件的电子文件正本须同步制作脱机备份。 6.3.2.3 捕获电子文件在形成过程中产生的有关背景信息，与电子文件一起归档，以证明电子文件的真实性。 6.3.4 电子文件物理归档的真实性。 6.3.4.1 制定电子文件物理归档管理制度，明确归档实施的责任岗位，防止电子文件正本被修改、替换和删除等。具有永久和长期保存价值文本或图形形式的电子文件必须制成纸质文件同时保存，保证电子文件正本和归档纸质文件

17、完全一致。 6.3.4.2 以物理归档方式时，一般应及时把电子文件送档案部门归档。 6.3.4.3 记录电子文件在形成过程中产生的有关背景信息，与电子文件一起归档，以证明电子文件的真实性。 6.3.5 电子文件的完整性。 6.3.5.1 收集积累所有应归档的电子文件。 6.3.5.2 当一个电子文件的内容信息由多个电子文件或数据链接组合而成时，链接的电子文件或数据须一并归档，并保证电子文件可准确还原。 6.3.5.3 当电子文件中链接的文字、表格、图形、图像等信息，难以保证归档电子文件的完整性时，可采取信息固化方式，将链接信息等固化在归档电子文件中。 6.3.6 电子文件的有效性。 6.3.6

18、.1 对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以TXT 、 RTF 、 XML 为通用格式。（应用 WPS 字处理软件形成的电子文件，可直接保存 WPS 格式，但须同时保存同名 RTF 格式电子文件）； 文字型电子公文排版格式，应按照国家行政机关公文格式（ GB/T9704 1999 ）规定的要求定制。 6.3.6.2 非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以 TIFF 、 JPEC 为通 用格式。多页图像型文件可制成多页 TIFF 格式。

19、6.3.6.3 以扫描方式获得的电子文件，应控制图像质量，输出时与原件基本一致。 6.3.6.4 对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。 6.3.6.5 归档电子文件应与一同归档的纸质文件相互对应，纸质文件应标注电子文件名。 6.3.6.6 文字或图像类的非通用存储格式的电子文件，无法或难以转换为通用存储格式的电子文件时，可采用信息固化方式转换为通用格式。 6.3.6.7 对电子文件中的文字、表格、图形、图像、链接信息等，难以保证归档电子文件的有效性时，可采取信息固化方式，将信息固化在归档电子文件中。 6.3.6.8 对用视频或多媒体设备获得的文

20、件以及用超媒体链结技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以 MPEG 、 AVI 为通用格式。 6.3.6.9 对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以 WAV 、 MP3 为通用格式。 6.3.6.10 通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件应尽可能转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。 6.3.6.11 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件真实性、完整性、有效性、安全性相关的参数、管理数据

21、等应与电子文件一同收集。 6.3.6.12 定期制作电子文件的备份。 6.4 电子文件的登记 6.4.1 每份归档的电子文件均应进行登记。 6.4.1.1 逻辑归档的网络系统按电子文件登记表 A （见附录 A 的表 A.1 ）登记，并与电子文件一同保存。完成逻辑归档后，进行物理归档应登记归档电子文件移交、接收登记表（见附录 A 的表 A.3 ）。 6.4.1.1 不能进行逻辑归档，由人工方式直接完成物理归档，按电子文件登记表 B （见附录 A 的表 A.2 ）进行登记。 6.4.2 电子文件登记表应与电子文件同时保存。 6.4.3 永久保存的电子文件登记表应附有纸质等拷贝件并与相应的电子文件拷

22、贝一起保存。 6.4.4 提倡应用计算机技术管理电子文件，捕获电子文件的著录信息、背景信息、元数据。 7. 电子文件的归档 7.1 归档要求 7.1.1 经过鉴定符合归档条件的电子文件形成后应及时或定期向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。 7.1.2 各立档单位应制定电子文件归档管理的方法，妥善保存产生的电子文件信息资源。 7.2 鉴定 7.2.1 电子文件的鉴定工作，应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、归档范围和划定保管期限等。 7.2.2 应尽量采用技术手段对电子文件的真实性、完整性、有效性进行自动检验，辅以人工抽检，保证检验

23、的可靠性。 7.2.3 在输入著录数据项时，应通过软件技术同步对输入的数据项进行检验，保证数据按规定的项目、格式输入数据。未按规定要求输入的数据不能通过。 例：主题词（检索词）著录项，输入词数小于 2 不能通过检验，且不能进入下一步工作。 7.2.4 归档前应由文件形成单位按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见。 7.2.5 不能通过鉴定的电子文件档案部门不予接收，直到通过鉴定后方可归档。 7.3 归档时间 7.3.1 逻辑归档应实时进行，逻辑归档的电子文件须及时做好脱机备份，定期完成物理归档。 7.3.2 物理归档时间，可根据不同情况而定。 7.3.

24、2.1 已经完成逻辑归档，物理归档时间可定期归档，定期时间可根据电子文件生成的数量确定。 7.3.2.2 不能实现逻辑归档，由人工方式直接完成物理归档。归档时间可采用即时或定期方式。推荐采用即时方式，即时归档，即时鉴定检验，可避免批量归档，工作量大时降低鉴定检验工作质量。定期归档可按照纸质文件的规定定期完成。 7.4 归档电子文件检测 在进行电子文件归档工作时 , 应对归档电子文件的基本技术条件进行检测，检测内容包括：硬件环境的有效性，软件环境的有效性及其信息记录格式、有无病毒感染等。 7.4.1 首先进行计算机病毒检测，任何带毒的电子文件不能归档。经过杀毒后的电子文件，应防止计算机病毒损坏电

25、子文件，须经电子文件产生部门核对无误后方可归档，或重新归档无病毒的电子文件。 7.4.2 检测电子文件在硬件、软件环境中有效可读。 7.4.2.1 每个脱机存储载体须进行可读性检测。 7.4.2.2 存储在通用软件环境的电子文件进行可读性抽检，存储在非通用软件环境的电子文件应逐项进行可读性检测。 7.4.3 电子文件检测方法应尽量通过技术手段实现自动检测。 7.4.4 通过计算机检测的归档电子文件，应进行人工抽检，验证计算机检测的可靠性，人工抽检率 2 5 ，不能实现自动检测，应将人工抽检率提高到 10 15 。抽检记录归档保存。 7.5 归档方式 电子文件的归档，按照鉴定标识进行。归档时 ,

26、 应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素。应保证归档电子文件不被修改、删除、替换。加密的电子文件应解密后归档保存。 7.5.1 逻辑归档 7.5.1.1 采取逻辑归档方式实时归档的网络系统，应制定确保归档电子文件安全存储的措施，数据量大或存储重要的电子文件时，应配置专门的电子文件存储管理服务器。 7.5.1.2 归档的电子文件管理权限在档案部门，任何人员包括计算机系统的管理人员对归档电子文件的任何操作需经过档案部门的批准和授权。 7.5.1.3 逻辑归档方式，文件形成部门与档案部门应办理必要的确认或交接手续。 7.5.2 物理归档 7.5.

27、2.1 凡完成逻辑归档的电子文件须及时制作脱机备份，并定期完成物理归档。 7.5.2.2 凡不经逻辑归档，而采取直接物理归档方式归档电子文件，推荐采用在电子文件形成文件正本后即归档的方式，即时归档有困难时可采取定期归档方式。 7.5.2.3 凡采取直接物理归档方式，须注意准确、完整地采集电子文件的元数据和背景信息。可以采用技术方式捕获元数据和背景信息。 7.5.2.4 采取直接物理归档方式，文件形成部门与档案部门应办理交接手续。 7.5.3 所有物理归档的电子文件须定期制作备份，并存储到耐久性好的载体上，一式 3 套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。备份制作和存储载体应按照规定执行

28、。 7.5.3.1 推荐采用的载体 , 按优先顺序依次为 : 只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。 7.5.3.2 归档电子文件刻录到一次写光盘方式备份时，应注意光盘质量，禁止在劣质一次写光盘上刻录归档电子文件。刻录好的光盘须进行读取检测，保证可正常读取。 7.5.3.3 归档后的电子文件的载体应设置成禁止操作的状态。存储电子文件的载体或装具上应贴有标签 , 标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等。 7.5.3.4 应将应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期、软件环境等内容（见附录 B ），

29、存入名为“ biaoshi.txt ”文件中，并存储在同一载体上。也可将同一载体的电子文件目录存入名为“ mulu.rtf ”文件中，存储在同一载体上。 7.5.3.5 特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时有相应的运行软件或查看软件。 8 归档电子文件的整理 8.1 归档电子文件整理可应用计算机档案管理软件，以件为单位进行整理，按照 AD/T 22 规定和文件材料归档改革方案的要求进行。 8.2 同一全宗内的电子文件按照保管期限年度机构（问题）或年度保管期限机构 ( 问题 ) 等分类方案进行分类。 8.3 按电子文件的保管期限年度机构（问题）顺序，相对集中组织存储归档电子文件。 8.4 电子

30、文件著录项目参照 DA/T 18 和本办法 6.2 电子文件基本著录信息规定的项目进行著录。可以根据本单位电子文件的特点进行增减，但必须满足保证电子文件真实性、完整性、有效性的基本要求。 8.5 将著录结果制成机读目录和纸质目录。 9 归档电子文件的移交、接收与保管 9.1 移交、接收与保管要求 9.1.1 移交到档案保管部门的归档电子文件存储载体应是经检验 100 合格，所有需归档移交的电子文件须在归档前检验完毕。规定的检验项目、标准须严格按照规定执行，不允许随意减少或降低检验项目或标准。 9.1.2 逻辑归档的电子文件其存储载体移交，需根据归档电子文件存储方式，及存储设备管理情况决定。 9.1.2.1 归档电子文件存储设备由其它管理部门管理的，由档案部门与相关管理部门协商，制作电子文件脱机备份、移交和检验方式，制定相关制度。电子文件脱机备份载体交由档案部门保管。 9.1.2.2 归档电子文件存储设备由档案部门管理，档案管理部门可请相关管理部门协助制作电子文件脱机备份，并保存。 9.1.3 涉密电子文件的存储设备与政务外网、互联网物理隔离。其备份应独立制作，另行保管。 9.1.4 移交到档案保管部门的电子文件应办理移交手续。 9.2 归档电子文件载体检验 9.2.1 档案保管部门须对归档的电子文件存储载体进行检验，保证载体没有物理损伤，影响