管理信息系统的总体规划复习过程.docx

1、管理信息系统的总体规划复习过程第六章 管理信息系统的总体规划学习目的和要求 ：管理信息系统的总体规划是关于管理信息系统的长远发展的计划，是企业战略规划的一个重要部 分。这不仅由于管理信息系统的建设是一项耗资巨大、历时很长、技术复杂且内外交叉的工程，更因 为信息已成为企业的生命线，信息系统和企业的运营方式、文化习惯息息相关。规划不好不仅自身造 成损失，由此而引起企业运行不好的间接损失更为可观。通过本章的学习，了解管理信息系统总体规 划的必要性、总体规划的内容，总体规划的工作步骤和组织工作；掌握总体规划的常用方法：关键成 功因素法，战略目标集转化法，企业系统规划法；掌握进行项目可行性分析的任务、内

2、容，以及如何 编写可行性分析报告。 6.1 管理信息系统总体规划概述6.1.1 问题的提出要设计制造一条新型船舶，首先要进行总体设计，一旦总体设计完成，各个部件的设计制造工作 才可以按照总体设计的要求，由各不同的设计小组去完成，而作为总体设计者来说，他不能凭主观去 详细规定每个部分的设计细节，但却要负责这些设计小组之间的控制与协调工作，假如这些独立的设 计小组只顾一门心思地热衷于建造他们自己的子系统，而没有任何来自上级的协调，最终得到的成果 将无法使用。一项工程的建设必须要有总体规划，并且要在总体规划的指导下去完成相应建设工作。受信息系统项目本身特点的影响，管理信息系统项目的开发是一项复杂的系

3、统工程，人们对于它 的认识，并不象对一般工程项目那样，更易于掌握并开展工作。在信息系统的建设过程中，由于各类 人员之间的协调工作不到位，开发人员一门心思地开发各自负责的部分系统，虽然从局部的角度考虑， 属于“界面友好”的系统，但真正把各子系统组装成一个大系统时，问题便暴露出来，往往需要做大 量的修改工作，甚至有些系统集成后，修改工作量太大，无法进行修改而被迫宣布重新再来。以往的 教训，使人们越来越清楚地认识到，一个完整的管理信息系统，应该由许多分离的功能模块组成，各 模块之间依靠数据联系在一起，即数据是被各功能模块所共享的。只有这些数据被有效地设计出，各 功能模块的开发设计工作才能有效地进行，

4、同时也有利于今后的开发、调试工作。只有在统一的总体 规划指导下，这种分散的功能模块，才能被有机结合起来，构成一个有效的大系统。对于管理信息系 统的开发设计工作来说，总体规划是不可或缺的。总体规划的必要性，可以概括为以下几点：1.信息是企业的重要资源，应当被全企业所共享，只有经过规划和开发的信息资源才能发挥其应 有作用。由于企业或组织内外的信息资源很多，其内外之间都有大量的信息需要交换和共享，如何收 集、存储、加工和利用这些信息，以满足各种不同层次的需要，这显然不是分散的，局部的考虑所能 解决的问题，必须有来自高层的、统一的、全局的规划，将这此信息提取并设计出来，才能实现信息 的共享。2.各子系

5、统除了完成相对独立的功能外，相互之间还需要协调工作，总体规划的目的是使信息系 统的各组成部分之间，能够相互协调。子系统之间的协调必须有来自高层的总体规划，总体规划是站 在总体的高度，识别并规划出支持各项管理的数据、数据产生的地点、使用的部门，负责协调相互之 间的关系，以克服手工管理方式中的弊病。3.总体规划主要使人力、物力、时间的安排合理、有序，以保证将来的子系统的开发工作顺利进 行。由于信息系统的开发是一项长期而艰巨的任务，其内部各子系统的开发不能齐头并进地进行，往 往是采用先开发一部分，再开发另外一部分，这样一种循序渐进的开发过程，究竟哪些子系统先开发， 在什么时间完成，哪些子系统后开发，

6、在什么时间开始，在整个开发过程中，什么时间内完成哪个阶 段的任务，这些任务的完成需要什么人，做什么样的工作等等有关开发进度的安排，人员的调配，设 备的配置等一系列问题，都必须在总体规划阶段有效给予解决。6.1.2 总体规划的内容管理信息系统的总体规划，由三方面的内容组成：即方向和目标、约束和政策、计划和指标。1.方向和目标。方向和目标的设立工作，往往是很困难的。作为企业组织的领导者，他们在设立 方向和目标时，不得不考虑外部环境的影响和变化，同时受个人价值观念、工作风格等因素的影响， 最后确定的目标，往往不完全是个人意愿的表现，而是一个个人意愿和现实约束的综合体。2.约束和政策。在进行系统规划的

7、过程中，考虑到的约束和政策，多是对未来情况的考虑，即现 在并未出现的机会和目前正在寻找的资源条件。目的是使企业组织能够最合理地安排生产，使企业组 织的资源、环境与机会能找到最好的平衡点，以最快的速度、最高的效率实现企业组织的目标。3.计划和指标。计划和指标与前两项内容有一定的区别，主要是近期的任务，考虑如何在目前或 最近一段时间内，充分利用企业组织的资源，抓住机会，更好实现企业组织的目标。在企业组织内部，总体规划不仅在高层有，在中层和基层也有。总体规划的层次，依据企业组织 管理的层次和职能，可以分为公司级、业务级和执行级。同前面讲的总体规划的三项内容相结合，横 向排列总体规划的三个层次，纵向排

8、列总体规划的三项内容。可以构成如下总体规划的框架结构。如 图6-1所示。图6-1总体规划的框架结构示意图中，各元素之间上下、左右关联，左下与右上相关。约束和政策是由目标引出的，计划和指标 则是由约束和政策引出的；上级计划由下级计划来完成的，下级计划是在上级计划的指导下制定出来 的。例如，业务经理在确定自己的目标时，他要考虑上级的目标，也要考虑公司的约束和政策, 同时，其目标需要通过执行级目标来完成，必须考虑目标应切合实际，不能太低或太高。6.1.3总体规划的过程 进行管理信息系统的总体规划，可以分为以下步骤进行，如图 6-2所示。1.确定规划的基本问题。包括确定规划的年限，规划方法的选择、规划

9、方式（集中或分散）的选 择以及是采取进取型还是保守型的规划等。2.收集初始信息。包括从各级主管部门、竞争者、本企业内部各职能部门，以及从各种文件、书 籍和报刊、杂志中收集信息。3.现状评价、识别计划约束。包括分析系统的目标、系统开发方法；对现行系统存在的设备、软 件及其质量进行分析和评价；对系统的人员、资金、运行控制和采取的安全措施、以及各子系统在中 期和长期开发计划中的优先顺序等进行计划和安排。4.设置目标。是由企业组织的领导和系统开发负责人，依据企业组织的整体目标来确定信息系统 的目标，包括系统的服务质量和范围，人员、组织以及要采取的措施等。5.准备规划矩阵。由信息系统规划的内容，依据相互

10、之间的关系组成的矩阵。69识别各种活动。是将上面列出的各项活动进行分析，分为一次性的工程项目活动和重复性的8列出工程项目活动 _列出重复性活动5 准备规划矩阵4 设置目标图6-2总体规划步骤要经常进行的活动，并指出需优先进行的项目。由于受到资源的限制，各项活动和项目不可能同 时进行，应该依据项目的重要性、风险的大小，以及效益的好坏等，正确选择工程类项目和日常性重 复类项目的组成，并排出执行的先后次序。10.确定项目的优先权和估计项目的成本费用。11.编制项目的实施进度计划。12.写出管理信息系统开发的总体规划。是将信息系统开发的总体规划，整理成规范的文档，在成 文过程，与用户、系统信息的开发人

11、员及各级领导要不断协商，交换意见。13.报送总经理批准。整理成文的管理信息系统的总体规划，必须经过总经理批准才能生效，否则 只能返回到前面某一个步骤，重新再来。6.1.4 总体规划的组织1.高层领导参与 总体规划不仅要对其各项规划内容做出回答，同进还要对规划中所提出的方方面面之间的相互关 系做出规划。为了实现规划目标，首先必须组织一支在最高层领导的倡导、支持下的强有力的规划队 伍。这个队伍要在高层领导直接领导下，由负责全面规划工作的“信息资源规划者”和规划“核心小 组”所组成。在这里需要着重强调的是最高层领导必须自始至终地参与全部的规划工作。经验表明， 没有最高层领导参加，规划工作注定要失败。

12、没有高层领导参加，所做出的规划看起似乎挺完善，实 际上无论怎样好的开发人员都不可能具有管理方面的丰富经验，也就难于理解信息需求的真实内容。 因此他们所做出的规划，虽然富有创造性，但很难被高层领导所接受，有时还会引起系统内部的一些 不必要的争议和矛盾，整个规划工作成为时间的浪费。高层领导的直接参与，能够使他们真正理解规 划组在做什么以及这些工作对系统的未来将产生什么影响，同时还可以负责各方面人员之间的协调工 作，把握规划方向。总之，高层领导参与规划工作是确保信息资源开发利用成功的关键。综合考虑， 有以下几方面的原因：信息是整个国家、各行业、各组织中极其重要的资源，它关系到国家的富强、组织的兴衰，

13、 关系到各项战略决策。而任何重要的资源，都需要从最高层开始规划，信息资源也不例外。作为高层 领导，亲自参与规划工作，能够更好地了解规划内容，把握规划方向。当规划中出现了争议和问题时，只有高层领导出面才能得以解决。高层领导凭借他对规划目 标的独特理解和较高的威望，在解决争议中会发挥重要作用。规划中经常会发现一些弊病，导致管理机构的调整，其调整的最终决策权在高层领导。在规 划过程中，分析工作导致系统内处理过程的重组和管理机构的调整，只有得到高层领导的认可，才能 付诸实施。信息系统开发的效率是至关重要的。为了避免信息资源开发上的浪费，必须有一个自顶向下 的全局范围的信息结构，这种信息结构必须得到高层

14、领导的确认。只有制定出全局的信息结构，以此 为基础指导各层子系统的工作，才能保证各子系统的开发工作符合总体工作要求，减少资源浪费。总体规划需要对下一步各项子系统的开发提出优先顺序，并做出开发预算，这些内容也必须 由高层领导做出最后的决策。总体规划是宏观的、具有指导意义的开发阶段，总体规划完成后，是对 下一级各子系统进行全面更详细的规划或是实施具体开发，这些子系统的开发工作不可能齐头并进地 进行，必须有计划、有步骤地逐步实施。总体规划往往要进行关于系统内数据项定义的标准化工作， 在数据项定义过程中经常会出一些问题，必须由高层领导负责协调解决。2. 企业组织内总体规划的组织 企业组织内的信息总体规

15、划工作，需要成立一个责权明确的工作班子。这个班子在企业组织的最 高层领导直接领导下，由一名负责全面规划工作的信息资源规划者和一个核心小组组成，通过一批用 户分析员和广大的最终用户相联系。信息资源规划者应该是一名掌握规划技术并具有丰富的实际工作 经验的人，这样的负责人最好出自高层领导，也可以是受组织最高层领导委任的高级管理人员。通常 情况下，企业组织里很难挑选出既具有规划方法论知识，又具有丰富的管理和系统开发经验的人员， 可以选出管理经验丰富、有科学头脑、有很强的组织能力又有责任心的管理干部，通过必要的培训学 习，并在外请顾问的帮助下来承担这一重任。外请顾问应该是信息系统开发方面的专家，他必须能

16、提供一套成熟的、得到验证的科学方法。外请顾问一般不会受到本企业组织过去历史的限制和影响，他将会很好地解决将来的工作方式应该怎样 的问题。对于信息系统的总体规划工作，应由强有力的核心小组来完成。核心小组成员由高层管理人员和 数据处理管理人员组成，应该包括组织内的业务负责人、财务负责人、数据处理负责人、系统分析负 责人。核心小组成员经过外请顾问进行培训，在其指导下完成总体规划的全部工作。经验表明，总体规划成功与否， 关键在于组织内最高层领导全力支持和高层管理人员的亲自参加。 领导班子内部意见不统一或没有高层管理人员参加，只交给一些中低层管理人中或外请人员搞总体规 划，往往以失败告终。 6.2管理信

17、息系统总体规划的方法在管理信息系统的开发中，可用于总体规划的方法很多，如关键成功因素法，战略目标集转化法， 企业系统规划法，投资回收法，征费法等。下面重点介绍在实践中使用最多的前三种。 6.2.1关键成功因素法(CSF)关键成功因素法(Critical Success Factors)是一种重点问题突破法，即首先抓住影响系统成功的关键 因素，进行分析，确定企业组织的信息需求，这种方法于 1970年由哈佛大学教授 Willian Zani提出,是一种较早应用于管理信息系统开发规划的方法。1.步骤：任何一个企业组织中，都存在着对该组织的成功起关键作用的影响因素，称为关键成功因素。决 策信息往往就来

18、自这些关键成功因素。关键成功因素总是与那些能够确保企业生存和发展的方面 和部门相关，在不同的业务活动中，在不同的时期，关键成功因素也会不同。随着时间的改变， 某个时期的关键成功因素可能会变成一般的影响因素，一些很一般的因素可能会成为关键成功因 素，问题的关键是，当我们制定管理信息系统规划时，都要明确弄清哪些影响因素是规划涉及期 内最重要的。以数据库的分析与建立为例，关键成功因素法的工作步骤是：了解企业组织的目标； 识别关键成功因素； 识别性能指标和标准； 识别测量性能的数据。1 目标识别2.CSF识別 3,性能指标识别 $数据字典定义企业目标X!这四个步骤，用图表示如图 6-3所示。图6-3关

19、键成功因素法步骤2.工具：关键成功因素法的起点是企业目标，通过对目标的分解和识别、关键成功因素识别、性能指标识 别，终点是到产生数据字典。从建立数据库开始，逐步推进，直至细化到数据字典。对关键成功因素 的识别，是识别联系系统目标的主要数据类及其关系，常用工具为树枝因果图。例如，某企业的目标 是提高市场占有率，对于各种影响因素以及子因素，可以用树枝图描述如下图，如图 6-4所示。对于影响企业组织目标的多种因素，如何对其进行分析、评价，找出关键成功因素，不同企业可 以采取不同的方法。习惯由高层进行决策的企业，可以由高层决策者个人进行选择；习惯由群体进行 决策的企业，可以采用德尔菲法，对不同人的观点

20、进行综合考虑。关键成功因素法适用于高层领导进 行决策和规划，因为企业组织的高层领导往往面临的是半结构化或非结构化的问题，自由度大，经常考虑关键的影响因素。图6-4因果树枝图 622战略目标集转化法（SST）战略目标集转化法（Strategy Set Transformation）是将整个战略目标看成由使命、目标、战略和其它战略变量（如管理的复杂性、改革习惯以及重要的环境约束等）组成的一个“信息集合” ，这种方法是由William King于1978年提出来的。管理信息系统的战略规划过程就是把企业组织的战略目标转化为 管理信息系统的战略目标。战略目标集转化法分为两个工作步骤：一是识别企业组织的战

21、略集，在组织的战备集长期计划的 基础上，进一步进行归纳描述。包括以下内容：描绘出企业组织中各类人员的结构，如卖主，经理， 员工，供应商，顾客，贷款人，政府代理人，地区社团，竞争者等；识别上述每类人员的目标；识别 上述人员的使命和战略。当对企业组织的战略进行初步识别后，交给负责人进行审阅，修改。二是将 企业组织的战略集转化为管理信息系统的战略集，将企业组织的目标、约束、设计原则转化为管理信 息系统的目标、约束，并提出一个完整的管理信息系统结构，把这个结构交给企业负责人。下面是某企业运用战略目标集转化法进行战略规划的示意图，如图 6-5所示。图6-5战略目标集转化法是由股从图中可以看出，企业组织的

22、目标，组织战略是由不同的群体引出的。例如，组织目标 票持有者S、债权人Cr和管理者M共同引出的；组织战略 S1是由企业目标 01和O6引出的。依此方 法，便可将企业组织的战略目标全部转化为管理信息系统的战略目标。战略目标集转化法从另一个角度去识别企业组织的管理目标，清楚地反映了各类人员的要求，最 后将企业的战略目标转化为管理信息系统的战略目标，描述全面，缺点是重点不突出。 6.2.3企业系统规划法（BSP）企业系统规划法（Business System Planning）是一类全面调查法，主要基于用信息支持企业运行的思 想，是由IBM公司于20世纪70年代初提出来的，是一种企业组织内部系统开发

23、的方法。它的基本思图6-6企业系统规划法步骤任务下达准备工作准备阶段动员会定义企业过程定义数据类分析企业/系统关系系统分析阶段确定经理的想法评价企业问题和收益评价信息系统管理系统设计阶段开发建议书及行动计划定义信息结构定义结构优先顺序图6-7企业系统规划法详细步骤文档整理阶段路与前面方法相类似，首先自上而下识别系统目标，识别企业过程，识别数据，然后再自下而上 设计系统。企业系统规划法的基本思路如图 6-6所示。企业系统规划法是把企业目标转为管理信息系统战略的全过程，该方法所支持的目标是企业的各 层次目标，这种支持是在多个子系统的支持下得以实现的。企业系统规划法的工作过程，可以归纳为 以下四个阶

24、段，如图 6-7所示。1准备工作阶段准备工作阶段主要进行系统规划的前期工作，包括以下三个方面：在信息系统项目得到上级领导或主管部门批准后，下达任务，明确系统开发的目标，着手成立 系统开发的组织。做好系统调查计划，调查对象，调查大纲等准备工作。开动员会，由信息系统项目的开发负责人介绍企业组织的现状、组织机构、决策过程、用户对 现行系统的看法和对新系统的期望，统一明确对系统开发的问题和要求。2 系统分析阶段系统分析阶段，是系统规划的基础，也是系统设计的前提。主要包括以下四个方面的工作：定义企业过程。定义企业过程是指识别企业逻辑上相关的一组决策和活动的集合。企业管理活 动是由许多企业过程组成的，可以

25、归纳为计划与控制、产品和服务、支持资源三方面。识别企业过程, 实际上就是识别这三个方面的过程。1识别计划与控制的企业过程。是指从第一原计划与控制的过程出发，经过分析、讨论、研究和 磋商，将企业的战略规划和管理控制方面的过程列成一个表这个过程。如表 6-1所示。表6-1 计划与控制的企业过程战略规划管理控制战略规划管理控制经济预测市场/产品控制放弃/追求分析运行计划组织计划工作资金计划预测管理预算政策开发职工素质计划目标开发测量与评价2识别产品与服务的企业过程。是指按照产品的生命周期的每个阶段，列出产品与服务过程，经 过合并、调整，使之趋于合理。3识别支持资源的企业过程。是指按照资源的生命周期，

26、列出企业全部资源的过程。如表 6-2所示。表6-2 支持资源的企业过程周7 期程资源要求获得服务退出人才人事计划，工资管理招聘、转业补充和收益 职业发展终止合同，退休资金财务控制 成本控制资金获得、接收公文管理，银行 帐，会计总帐会计支付材料生产需求采购、接收r库存控制定货控制，运输设备主设备计划设备购买、建设、管理机器维修 家具、附属物设备报废企业过程的识别，是企业系统规划法的核心和关键。通过对企业过程的识别，可以对企业组织如 何完成其目标加深了解，为进行信息识别打基础。定义数据类。定义数据类是指对能够激发企业管理工作活动所需求数据的识别。其目的是了解 企业当前的数据状况和数据要求，查明数据

27、共享的关系，并建立数据过程矩阵，为设计信息系统的体 系结构提供依据。分析当前的系统支持。分析当前的系统支持是指对现行系统在开发新系统中能够提供的支持条 件的调查分析，比如领导支持程度、管理工作的基础情况、技术水平、设备和资金等资源情况。分析对新系统的要求。主要指调查和了解企业组织的领导和各职能部门对新系统的要求。3系统设计阶段在系统设计阶段，主要是利用 U/C矩阵定义系统的总体结构。利用U/C矩阵定义系统的总体结构。在对数据类和企业流程了解的基础上，下一步就要对它们 的关系进行综述。为此，将数据类对照企业流程安排在一个矩阵中， 用字母C(create)表示该流程产生数据，用字母 U( use)

28、表示该流程使用数据。在矩阵中，按关键资源的生命周期顺序放置过程，即计 划过程、度量和控制流程、直接涉及产品的流程、最后是管理支持资源的流程。之后，根据流程产生 数据的顺序将数据类排在另一轴上，开始是由计划过程产生的数据，接着把所有其他数据类列入矩阵 中，并在适当的行列交叉处填上字母 C和U,如图6-8所示。数据类过程、顾客预算财务供应厂家材料计划材料库存产品库存顾 客 合 同费用销售价格收支计划人员工资在 制 品 库 存生产进度机 床 负 荷采 购 合 同工艺产品设备零件材料定额工 时 定 额市场分析UUUUUU产品调查UUUUU销售预测UCUUCU财务计划UUUC借贷资金UCU基金管理UUC产品设计UCU产品工艺CUU制订定额UUUCC材料计划UCUUUUUCUUCUUCUUU库存控制CUUU作业计划UU 1UCC U在制品控制UUCUUU作业安排UUUUUU设备管理UC设备维修UU机床安排UUU