外贸英语函电1.docx

1、外贸英语函电1 教 案2008 2009 学年第一学期课 程 名 称外贸英语函电系(院、部) 经济贸易与管理系教研室(实验室) 市场营销教研室授 课 班 级2005级市场营销专业1、2班主 讲 教 师 胡雨职 称 硕 士 湖南科技学院教务处制二00八年九月 教 案（首页）课程名称外贸英语函电总计： 32 学时课程类别专业任选课学分2讲课： 32 学时实验： 学时上机： 学时任课教师胡雨职称助教授课对象专业班级：2005级国际贸易专业1、2、3、4、5班 共 5 个班基要本参教考材资和料主（一）使用教材：兰天，外贸英语函电，东北财经大学出版社，2004年3月（二）主要参考书目1、Kitty O.

2、Locker and Stephen Kyo Kaczmarek, Business Communication: Building Critical Skills, McGraw-Hill Higher Education，New York 20012、冯祥春、隋思思，外经贸函电核心英语，中国商务出版社，2005年4月3、腾美荣、许楠，外贸英语函电，首都经济贸易大学出版社，2005年1月4、尹小莹，外贸英语函电，西安交通大学出版社，2004年2月5、陈祥国，国际商务函电,中国对外经济贸易出版社,2003年6月6、陆墨珠,国际商务函电,中国对外经济贸易出版社,2002年10月7、范红，英文商务

3、写作教程，清华大学出版社，2001年9月8、杨丽华、董俊英，贸易实务英语，首都经贸大学出版社，2000年1月教和学要目求的（一）教学目的本课程是市场营销专业的专业任选课程。通过本课程的学习，熟悉翻译和写作外贸业务中各类书信、合同，掌握外贸业务中英语术语、缩略语、惯用句型和表达方法。能够胜任用英语进行对外经贸活动方面的工作，为毕业后成为适应社会需要的应用型涉外商务工作者打下坚实的基础。（二）教学要求通过学习有关商务活动的实用材料，学生应熟悉并掌握主要的商务语言和用法，并了解和掌握当代商务活动中的基本交际技能，具有一定的从事国际商务活动的能力。教及学难重点点 教学重点及教学难点：第一，英文书信的写

4、作要点及格式。第二，建交信函的写作内容、写作方法及相关句型和词汇。第三，询盘信函的翻译和写作、相关句型和词汇。第四，报盘信函的翻译和写作内容、方法、相关句型和词汇,还盘的翻译和写作方法、内容、相关句型和词汇。第五，成交信函的写作、合同的翻译和写作、相关句型和词汇。第六，与支付条款有关的各类信函的翻译和写作、相关句型和词汇。第七，信用证的开立和修改信函写作、相关句型和词汇。第八，与包装、运输标志和装运相关的信函翻译与写作、相关句型和词汇。第九，与保险有关的信函翻译和写作，投保、保险条款、险别等专业术语的表达方法。第十，与申诉、索赔和理赔相关的信函翻译与写作，相关句型和词汇。1授课时间：第一周第一

5、次课2授课类型：理论课3授课题目：Chapter one: Basic knowledge of Business letters（I）4教学目的、要求（分掌握、熟悉、了解三个层次）掌握：英文书信的构成及写作要点熟悉：英文书信格式及信封的写法了解：商务沟通的基本原则与技巧5教学重点及难点 Focus：the structure and writing rules of business letter Difficulty ：the same as focus6教学基本内容纲要，采用的教学方法和教学手段，实施步骤教学内容纲要：Section one: Essential qualitiesPar

6、t one: Some rules of good letter writing(Focus & difficulty)1. Study your readers interests 研究读者的兴趣2. Adopt the right tone 使用正确的语气3. Write naturally and sincerely 写得自然、真诚4. Avoid wordiness 避免罗嗦5. Write clearly and to the point 简明扼要6. Be courteous and consideration 礼貌、周到7. Avoid commercial jargon 避免使

7、用商业行话（难懂的话）jargon: n. 行话，难懂的话8. Write effectively 有效9. Avoid monotony 避免千篇一律10. Plan your letter 组织、安排得当（逻辑清楚）11. Pay attention to first and last impression 注意第一印象和结尾印象12. Check your letters 检查整封信Part two: Eleven writing tips (Focus & difficulty) 1. To join two independent clauses, use a comma（逗号） f

8、ollowed by a conjunction（连词）, a semicolon（分号）alone, or a semicolon followed by a sentence modifier（修饰词）. 2. Use commas to bracket（vt. 把括在括号内 n.括号） nonrestrictive phrases, which are not essential to the sentences meaning. 3. Do not use commas to bracket phrases that are essential to a sentences meani

9、ng. 4. When beginning a sentence with an introductory(adj. 介绍的，导言的)phrase or an introductory (dependent) clause , include a comma. 5. To indicate possession（名词所有格）, end a singular（单数） noun with an apostrophe（表示所有格和复数的）撇号，省字号即 “ ”followed by an “s”. Otherwise , the nouns form seems plural(复数). 6. Use

10、 proper punctuation（标点符号） to integrate a quotation（引文） into a sentence. If the introductory material is an independent clause, add the quotation after a colon（冒号） . If the introductory material ends in “thinks,” “saying,” or some other verbs indicating expression, use a comma. 7. Make the subject an

11、d verb（主语和谓语） agree with each other, not with a word that comes between them. 8. Be sure that a pronoun（代词）, a participial phrase（分词短语）, or an appositive（同位语） refers clearly to the proper subject. 9. Use parallel construction（并列结构） to make a strong point and create a smooth flow.（语句通顺、流畅）. 10. Use t

12、he active voice（主动语态） unless you specifically need to use the passive（被动语态）. 11. Omit unnecessary words.For above items, the teacher should translate and explain the contents on the book in details. （Page 6-11）Section two:The structure and form of business letterPart one: The structure:.一般英语商业书信从结构上

13、可分为：信头、日期 、封内地址、称呼、事由、信的正文、结尾语、结尾礼词、签名、附件 、其他(辨认代号、副本抄送、附启）（一）信头（Letter Head) :信头一般都是事先就印好的，它表示发信人公司行号名称及地址，使收信人一看就知道发自何方、何处、核实，也便于复信时参考。包括发信人的姓名、地址、网址、电子信箱、电报挂号、电话号码。有的信头还包含公司负责人的姓名和职务职称。1.信头的写法信头一般印在信纸上端的中间，但也可印在信笺的左上方或右上方1）平头式 Richard Thomas & Baldwins Ltd.151 Gower StreetLondon, SCT 6DY, England

14、Tel:63216260Fax:633027002） 缩行式SHANGHAI PHARMACEUTICAL CO.,LTDP.O. Box No. 1752, Shanghai 200002,ChinaTel:63216260 Fax:63302700E-mail: spcldonline.shcn发信人地址的具体写法：1.门牌号码和街名（或邮箱号），如151 Gower Street但有些不写门牌号与街名，而写出信箱号，如P.O. Box 1079,既Post Office Box 1079的缩写，第1079号信箱。2.城市、邮政编码、国家名例如，London,Swg250Y, Englan

15、dToronto 4, Canada美国地址在城市名称后应写州名和邮区号，例如， Columbus, Ohio 43210 ，U.S.A.城市名与国家名之间用逗号隔开2.编号 （Reference No.) 和日期（Date):有的信头下有编号。编号是供参考用的档案编号(a file number)、部门（departmental code)，有时还可以使口述人和打字人的名字缩写，即辨认代号。作用是能使复信与先前发出的信函联系起来。编号又分：你方编号（Your Reference No.),我方编号（Our Reference No.), 例如：Your Ref : B-1549 Your R

16、ef : JBD/WMOur Ref: A-3450 Our Ref: WDW/LP应据信头右下角三至六行处。打日期应注意下列各点：1、日期可按“日、月、年”的次序排（英国），如15 Jan., 1999（国际通用），也可按“月、日、年”的次序排（美国），如：Jan. 15, 19992、年份应完全写出，不能用（00）来代表（2000）3、月份要写英文名称，不能用数字代替,例如，3/9/99 4、月份名称可用缩写，如Aug.代替August; Oct.代替October，但May，June ，July本身很短，不再减缩。5、日期可用基数词，也可用序数词。一般用基数词，较少使用序数词基数：3 N

17、ovember, 2000（3 Nov.,2000）November 3, 2000 (Nov.3,2000)序数：30 rd November, 2000November 30 rd, 20006、月份和日期之间不要用标点点开，年份之前，必须用逗号点开例如，Oct.1,2000 (或October 1,2000)30 Nov.,2000(或30 Novermber,2000)日期的几种常见写法：1）June 5,2000 (5th June,2000)2) 1st October,2000(1st Oct.,2000或October1,2000)3) 30 Nov.,2000 ( 30 No

18、vermber,2000)信头和日期的写法：1）缩行式信头，日期写在右下方：SHANGHAI PHARMACEUTICAL CO.,LTD11 Yan An Rd, Shanghai 200002,ChinaTel:63216260 Fax:63302700E-mail: spcldonline.shcn你方文号：YOUR REF.JH/nb我方文号：OUR REF.345/1289 21 August, 20002)平头式，日期可以写在左下方：Richard Thomas & Baldwins Ltd.151 Gower StreetLondon, SCT 6DY, EnglondTel:6

19、3216260Fax:63302700YOUR REF.JH/nbOUR REF.345/128921 Aug., 2000(三）封内地址和行名（Inside Name and Address):这是指收信人的行号和地址。距日期两行，打在左边。写上封内地址的益处：1）发信时可与信封上地址相互对照，以免发信时发生错误2）收信人读信时可以相互对照3）便于查阅注意：如需注明对方经办人，希望收信商号将信迅速交将经办人办理，可以在收信人名称住址下面或右边加Attention或Attention of 等字样。Biddle, Sawyer & Co., Ltd,Hadder Howse,Fitzroy S

20、treet,London, Sw825DY, England.Attention(:) Mr. H. A. Donnan, Export Manager或Attention of 写封内地址时对公司的称呼：1）在公司的名称由人的姓名组成时可以使用Messrs表示客气Messrs. John Smith & Co.Messrs. Black & White Co.2)公司的名称是非人名的，则用公司的全称，如London Export CorporationChina Chemical Co.3)即使公司的名称由人名组成，也不应该加Messrs的情况，例如a. 写给公司中某一个人的信，例如Mr.

21、Charles SnowRobinson & Co.b.公司名称中已包括其职衔Dr. Haris & Co.：（四) 称呼（ Salutation）：写信人对收信人的一种称呼，其位置是在封内地址的下面空两行，并与之平头1、商业函件1)用“Dear Sirs, ” 不能单独用“Sirs,”2)美国人用“Gentlemen：”,更加普遍(不能用单数）,单数时称“Dear Sir”3)如果是女性公司，则用 “Dear Madams,”2、 公事函件：“ Dear Sir，”对一般机关团 体负责人适用，此外公事函件还可以用 “To those who may be concerned，”3.、半公半私

22、函件，且给个人的信件1）给男士，用“Mr.” 或“Esq.”a) Dear Mr. Black,b) Esq.=Esquire 。在英国，它是对一般男性的敬称，在美国Mr.是很通用的称呼， Esq.则是对有声望的男性的尊称，如法官、地方长官等。注意：用在姓之后Dear Black, Esq.2）给女士，用“Miss”, “Mrs.”, “Ms.”,最好用“Ms.”,例如，Dear Ms. Black,称呼后面的标点一般用逗号（，），不用冒号（： ）或分号 （； ），但美国和加拿大等地的来信中，Gentlemen 后面也用冒号（： ）(五）事由（主题）The Subject Heading 或C

23、aption：事由（标题）的作用是让收信人对信的主旨一目了然，写在称呼语下面的两行，一般是在信笺中间的位置，可在前冠以Subject或Re：的字样。事由要简单扼要，说明商品名称、数量、信用证或合同号码等即可。Subject: Annual Stockholeders MeetingRe: Your Order No.111（六）信的正文Body of the letter大多数书信遵循三段的原则,即三个部分：（1）Opening sentence、开头语，一般第一部分，自我介绍或说明来信已收到。（2）Body，正文，第二部分提供信息或说明事实。（3）Closing sentence，结尾语，第

24、三部分设计将来的打算和行动。注意事项：1）段与段之间一般空两行2）如果信的正文很长，一页纸不够用而需两张或数张联页，应在第一页的右下端打“待续”（to be continued),并在联页上端注明收信人的名称、日期、页数，再继续打正文。这是为了避免第一页和第二页，第三页在发信时误置。3）用联页时不要用已有信头的信纸，这时名称可尽量缩写，样式如下：a) -page2-The Universal Trading Co.,Ltd.Jan.7,2000b) .Mr.T.N.L., March 10, 2000 P.24) 正文的联页至少有两、三行内容一般用来总结本文所谈的事项，提示对受信人的要求。如希

25、望来函或电报订货，答复询问或作必要的声明等，另外也附加一些略带客套的语气 。他在正文结束之后，另起一段。1）用分词短语开始的：Awaiting your good news, we are,Looking forward to your early reply, we remain,Looking forward to receiving your shipping advice, we remain,注意:句末用逗号，不用句号。2)用完整句子的：We await your good news.We hope to receive your early reply.We look forwar

26、d to your shipping advice.（七）结尾敬语（Comlimentary Close):1）商业函件用：Yours faithfully，Faithfully yours，Sincerely yours，Sincerely yours2）公事函件用：Respectfully yours，Yours respectfully注意：1）结束礼词写在结尾语下隔一行，正中或略向右边写起2）只有第一个字母大写，后面加逗号3）欧洲信函把Yours放前，美国则把副词放前4）用Yours而不用Your，与Yours连用的一定是带-ly的副词。（八）签名（The Signature）:1)在

27、结束礼词的下一行打上公司名称2）由负责人签名（手签）3）打上负责人的签名4）打上负责人的职务格式一般如下： Yours faithfullyTHE NATIONAL TRANSPORT CO.， T.M.White T.M.White Manager格式一般如下： Yours faithful （P.P.）THE NATIONAL TRANSPORT CO.， T.M.White T.M.White Manager注意： p.p. ，有时候有资格签署的人不在公司，常以授权（power of attorney)授权一负责的雇员签署，在这种情况下，则应在公司行号前写上P.P.( Per Procu

28、ration)或Per Pro.,它的意思是代理。也有用for代替p.p.的。 (九）附件（Enclosure): 如信中有附件时，应在左下角注明Encl.或Enc.(缩写），如果附件不止一件，应注明2 Encls.或3 Encls.等.例如: Encls. ：2 Invoices （发票二张） Encls. ： 1 B/Lading (提单一张) 1 Photo (照片一张) 1 Certificate (证明书一张) (十一）其他1）副本抄送（Carbon Copy)：如果写信人希望信件内容为更多人的知晓，那么再Enclosure的下方必须注明c.c.的字样，然后打上抄送单位的名称。 c.

29、c .可以大写，也可以小写，其后跟冒号 c.c.: Mr. Bruce Patco C.C.: Public Relation Department2）主办人代号，又叫辨认代号 identification mark 以便日后查对这封信是由何人主稿，由何人速记打字。一般的写法是把主稿人、速记员的姓名的第一个字母连续打出，两者之间加一斜划,或加冒号。 例如一个名叫William L. Rich的人向一位名叫Margaret Davis 的秘书口授一封信，他们可以缩写成 WLR/MD WLR:MD mlr/md3）附笔（再启）(Postscripts)信写完后，如果想起还有要紧的话要说，可以在信末

30、加 P.S.,然后由发信人签署本人简笔签名（本人姓名的每一个字母，如Park Davis,只签P.D.)。郑重的函件一般不用P.S.，说明写信人办事不够周密。格式一般如下： Letter Head(信头)Ref. No. (编号)Date（日期）Inside Address(封内地址)Attention: (特定受信人)Salutation: (称呼) Subject（主题） Body of the Letter(本文)结尾礼词公司名称署名（手写）打字署名职务附件主办人代号副本抄送附启Part two: the form or layout of the letter,信函格式 （见书第19-24页）1、缩行式、2、平头式、3、简化平头式、4、混合式、5、简化式7作业、讨论题、思考题用混合式形式写下列信：1）Senders name: China National Light Industrial Products Import & Export Corporation. Shanghai Branch2）Senders address : 128 Huchiu Road, Shanghai, China3)Senders cable address: INDUSTRY SHANGHAI4)Senders telex ad