OA自动化新OA操作手册.docx

1、OA自动化新OA操作手册（OA自动化）新OA操作手册1引言31.1编写目的31.2前景32安装与初始化33运行说明5应用服务器端6应用数据库64管理员手册64.1 管理员功能区64.2角色的配置94.2.1角色的修改94.2.2角色的添加124.2.3角色的删除134.3发文字号配置134.3.1发文字号的修改144.3.2发文字号的删除144.3.2发文字号的添加144.4公用意见管理154.4.1公用意见的修改154.4.2公用意见的删除164.4.3公用意见的添加164.5公文模板配置164.5.1公文模板的修改174.5.2公文模板的删除174.5.3公文模板的添加174.6印章管理1

2、84.6.1印章的修改184.6.2印章的删除194.6.3印章的授权194.6.4印章的授权部门列表194.7打印配置204.7.1打印模板的启用与禁用204.7.2打印模板的修改204.7.3打印模板的删除214.7.4打印模板的添加214.8工作流管理配置214.8.1流程设计224.8.2流程的删除304.8.3流程的添加304.9文件类型配置314.9.1文件类型配置的修改314.9.2文件类型配置的删除324.9.3文件类型配置的添加324.10应用系统管理334.10.1应用系统的启用与禁用334.10.2应用系统的修改334.10.3应用系统的删除344.10.3应用系统的添加

3、344.11公文文件管理354.11.1发文管理365用户手册365.1 通用功能区365.2 撰写发文375.2.1 送核稿395.2.2 核稿405.2.3送会签425.2.4 填写会签意见435.2.5 送审核455.2.6 送签发465.2.7 填写签发意见465.2.8 编号475.2.9 排版495.2.10 盖章505.2.11 转PDF515.2.12封发525.2.13 封发处理意见535.2.14封发到单位545.3 待处理公文555.4 我起草的公文555.5 己处理公文565.6 公文查询565.7 个人意见管理575.7.1 个人意见的编辑575.7.2 个人意见的删

4、除575.7.3 个人意见的添加575.8 邮件系统585.8.1 邮箱配置585.8.2 撰写新邮件605.8.3 收件箱操作625.8.4 发件箱操作635.8.5草稿箱操作645.8.6 添加联系人64OA系统操作手册1 引言1.1编写目的通过详细阅读本手册，按照手册要求进行操作，用户能正确对公文起草、发送、填写意见、审批、排版、编号、盖章、转PDF等OA文件进行操作；管理员对流程、文件类型、模板、角色等进行配置，为公文的提供基本数据。本手册面向适合能应用此OA的普通用户和管理员。手册分为面向管理员和面向用户手册。1.2前景为满足市场，用户的需求，公司对oa系统进行升级改造，要求的原则是

5、不改变原有系统的结构。能简单的实现老系统的过渡升级。升级后系统特点：（一）：满足不同工作的流程，扩张性大。能满足，发文、收文、会议、公告、签报、外出管理等具有审批过程的文件类型。（二）：操作简单。所有的操作按钮集中显示，用户在同一区域进行不同的操作。有什么样的按钮出现，用户点击什么样的按钮操作。而各种按钮是通过状态与角色限制的。（三）：自定义流程，统一管理。每种发文的流程为自定义，控制管理是由管理员来统一配置管理。（四）：模板扩张性强，支持面广。各种公文模板不在是由实施人员制定好，可以由各个公司的管理员统一制定，在系统后台提供配置管理。（五）：个人意见独立。（六）：页面信息广。打开文件信息表，

6、此页面集成文件基本信、息文件内容、处理意见、当前批阅人即状态，文件流程过程、文件操作按钮等。2 安装与初始化该系统B/S结构，不需要用户安装其他软件，只需提供IE6.0以上浏览器，建议用世界之窗浏览器。下载地址：http:/tw/product.html把OA系统的地址加入到本地浏览器。（图2.1-1）（图2.1-2）对本地Internet设置权限（图2.1-3）对下载未签名的ActiveX控件设置为启用，让WORD控件加载。（图2.3-4）3 运行说明用户在通过浏览器登陆到该系统。需提供同用户名，及密码，防止恶意登陆提供验证码。当用户输入正确的登录信息成功登陆进OA系统，操作完毕点退出，或者

7、直接关闭浏览器即可退出系统。手册中除管理员操作外，仅以功能操作说明。应用服务器端操作系统:MicrosoftWindows2003Server/AdvancedServer应用数据库ORACLE9.24 管理员手册该手册主要针对OA管理员，普通用户可以直接跳过。4.1管理员功能区当管理员成功登陆OA后，能看到如下图（图4.1-1）他们的隶属关系如下：OA系统管理配置结构图（图4.1-2）文件类型配置界面（图4.1-3）应用系统配置界面其中流程、公章、排版模板属于子系统，应单独配置。流程配置是业务与流程结合流转的核心此配置是最烦琐，管理员应多加强此方面联系。从OA系统管理结构图中看出，文件类型配

8、置是主单位结构，而流程、公章、排版模板子单位结构系统。在新系统开始应优先配置子结构系统。而子结构系统无优先顺序。注意：在配置流程过程时，流程过程中有角色选择的配置，故在配置流程时应优先配置角色下面按照新系统无初始数据的配置进行说明。4.2角色的配置在OA系统管理中点击角色管理（图4.2-1）打开角色配置管理界面（图4.2-2）。（图4.2-1）（图4.2-2）角色管理是在流程配置中为自动发送，选人发送，提供人员选择的条件，同是为各种操作提供限制条件，是流程引擎正确工作的辅助条件，角色配置的好坏对业务审批过程起极大的作用。4.2.1角色的修改在角色配置管理界面（图4.2-2），点击修改按钮，打开

9、角色修改页面（图4.2-3）（图4.2-3）点击“选择人员”（如上图所示），打开人员选择页面（图4.2-4）（图4.2-4）在该页面中如果想直接选择人员，则可以在页面左侧选中须要保存的人名（如上图所示），然后点击中间“选择”按钮（如上图所示），最后点击右下角的“保存”（如上图所示），即可完成人员选择;此外，如果在人员选择页面想根据单位、部门进行选择，只须选择上图中“点击选择部门”，即可打开按部门分类的人员列表（图4.2-5）（图4.2-5）以上操作完成后，页面左侧即为所选择单位、以及部门的人员名单列表，接下来的操作与图4.2-4类似，操作过程如图4.2-6所示（图4.2-6）上述所有操作完成后

10、，即返回到人员保存页面（图4.2-7），点击“提交”，完成角色的修改。（图4.2-7）4.2.2角色的添加在角色管理页面中（图4.2-2），点击“添加”，即可打开角色添加页面（图4.2-8）（图4.2-8）在角色添加页面，输入角色编码（一般用拼音头字母）、角色名称、选择人员（操作方式同4.2.1角色的修改）后，点击图中“提交”，即可完成角色的添加。4.2.3角色的删除在角色管理页面中（图4.2-2），点击“删除”（图4.2-9），即可完成角色的删除（提醒：除非必要请不要随便删除角色）。（图4.2-9）4.3发文字号配置在OA系统管理中点击“发文字号配置”（图4.3-1）,打开发文字号配置界面（

11、图4.3-2）（图4.3-1）（图4.3-2）4.3.1发文字号的修改发文字号配置界面（图4.3-2），点击“编辑”，即可进入发文字号修改界面（图4.3-3）（图4.3-3）在发文字号修改界面，输入要修改的发文名称（上图红色标记）、发文简称（上图红色标记），点击“更新”或“取消”就可以完成发文字号的修改或取消。4.3.2发文字号的删除发文字号配置界面（图4.3-2），点击“删除”，即删除所选择的文字号。4.3.2发文字号的添加发文字号配置界面（图4.3-2），点击“添加发文字号”，即可进入发文字号添加界面（图4.3-4）（图4.3-4）在发文字号添加界面（图4.3-4），输入发文字号、发文字号

12、简称、序号（只能输入数字）并选择年度，确认无误后点击“提交”，完成对发文字号的添加。4.4公用意见管理在OA系统管理中点击“公用意见管理”（图4.4-1）,打开公用意见管理界面（图4.4-1）（图4.4-1）（图4.4-2）4.4.1公用意见的修改公用意见管理界面（图4.4-2）,点击“编辑”，即可进入公用意见修改界面（图4.4-3）（图4.4-3）在公用意见修改界面（图4.4-3），点击“选择人员列表”（方法同4.2.1角色的修改）、输入意见分类，确认无误后，点击“更新”或“取消”即可完成公用意见的修改或取消修改。4.4.2公用意见的删除公用意见管理界面（图4.4-2）,点击“删除”，即删除

13、所选择的公用意见。4.4.3公用意见的添加公用意见管理界面（图4.4-2）,点击“意见添加”，即可进入公用意见添加界面（图4.4-4）（图4.4-4）在公用意见添加界面（图4.4-4），输入排序号（只能输入数字）、意见内容（其中人员列表部分操作方式与4.2.1角色的修改相同）、意见分类，确认无误后，点击“提交”，完成对公用意见的添加。4.5公文模板配置在OA系统管理中点击“公文模板配置”（图4.5-1）,打开公文模板配置界面（图4.5-2）（图4.5-1）（图4.5-2）4.5.1公文模板的修改公文模板配置界面（图4.5-2）点击“修改”，进入公文模板修改界面（图4.5-3）（图4.5-3）在

14、公文模板修改界面（图4.5-3），输入模板名称、模板类型、选择上传模板，确认无误后，点击“提交”或“取消”，即可完成模板的修改或取消对模板的修改。4.5.2公文模板的删除公文模板配置界面（图4.5-2）点击“删除”，即可完成对所选模板的删除。4.5.3公文模板的添加公文模板配置界面（图4.5-2）点击“添加模板”，进入公文模板添加界面（图4.5-4）（图4.5-4）在公文模板添加界面（图4.5-4），输入模板ID、模板名称、上传模板，确认无误后点击“提交”或“取消”，即可完成模板的添加或取消对模板的添加。4.6印章管理在OA系统管理中点击“印章管理”（图4.6-1）,打开印章管理界面（图4.6

15、-2）（图4.6-1）（图4.6-2）4.6.1印章的修改印章管理界面（图4.6-2）点击“编辑”，进入印章修改界面（图4.6-3）（图4.6-3）在印章修改界面（图4.6-3），输入公章说明、上传公章，确认无误后点击“确认提交”，即可完成公章的修改。4.6.2印章的删除印章管理界面（图4.6-2）点击“删除”，即可完成公章的删除。4.6.3印章的授权印章管理界面（图4.6-2）点击“授权”，进入印章授权界面（图4.6-4）（图4.6-4）在印章授权界面（图4.6-4），选择被授权者（操作方式与4.2.1角色的修改相同），确认无误后点击“授权”，即可完成公章的授权。同时，点击“删除”，也可完成

16、对己授权人员使用权的注消。4.6.4印章的授权部门列表印章管理界面（图4.6-2）点击“查看授权部门”，进入授权部门列表界面（图4.6-5）在印章授权部门列表界面（图4.6-5），点击“删除”，完成对己授权人员使用权的注消。4.7打印配置在OA系统管理中点击“打印配置”（图4.7-1）,打开打印模板列表界面（图4.7-2）（图4.7-1）（图4.7-2）4.7.1打印模板的启用与禁用在打印模板列表界面（图4.7-2），点击“启用”，即可完成对所选模板的启用;点击“不启用”，即可完成对所选模板的禁用。4.7.2打印模板的修改在打印模板列表界面（图4.7-2），点击“修改”，进入打印模板修改界面（

17、图4.7-3）（图4.7-3）在打印模板修改界面（图4.7-3），输入打印名称、选择源打印数据、是否启用、上传打印模板，确定无误后，点击“提交”或“取消”，完成对打印模板的修改或取消对打印模板的修改。4.7.3打印模板的删除在打印模板列表界面（图4.7-2），点击“删除”，即可完成对打印模板的删除。4.7.4打印模板的添加在打印模板列表界面（图4.7-2），点击“添加打印模板”，进入打印模板添加界面（图4.7-4）（图4.7-4）在打印模板添加界面（图4.7-4），输入打印编码、打印名称、选择启用标记、源打印数据、上传打印模板，确定无误后，点击“提交”或“取消”，完成对打印模板的添加或取消对打

18、印模板的添加。4.8工作流管理配置在OA系统管理中，点击“工作流管理配置”（图4.8-1）,打开工作流管理配置平台界面（图4.8-2）（图4.8-1）（图4.8-2）4.8.1流程设计工作流管理配置平台界面（图4.8-2），点击“流程设计”，进入所选择的流程界面（图4.8-3）（本配置中以公司发文为例）（图4.8-3）4.8.1.1流程浏览（以发文为例）在所选择的流程界面（图4.8-3）（本配置中以公司发文为例），点击“浏览”，即可进入所选流程状态下的流程配置的查看界面（图4.8-4）（图4.8-4）该界面只供浏览，不能执任何编辑、删除或其它操作。4.8.1.2流程的修改（以发文为例）在所选择

19、的流程界面（图4.8-3）（本配置中以公司发文为例），点击“修改”，即可进入所选流程状态下的流程配置的修改界面（图4.8-5）（图4.8-5）在所选流程状态下的流程配置的修改界面（图4.8-5），输入适当的流程顺序号、操作名称、选择当前流程状态（本例为己拟稿）、选择触发状态（此处根据需要选择所要触发的状态，即公文将要跳转到的流程状态;如果为空就表明不触发状态，即公文流程不跳转）。本例为己拟稿）、输入提示用户状态（提示用户的文字说明）、选择是否等待（多人操作时，其中一人操作后，是否代表所有人均己操作）、选择是否收回（用户将公文发送后，是否可以撤消）、选择是否为当前批阅人（是否具有重复发送的方式）

20、、输入代办事项设置（提示流程状态的文字说明）、选择自定义接收人（根据实际需求进行配置，本例为本部门的部门文书）、选择是否短信通知，上述各项确认无误后，点击“提交”或“取消”，即可完成对流程配置的修改或取消对该流程配置的修改。4.8.1.3流程的删除（以发文为例）在所选择的流程界面（图4.8-3）（本配置中以公司发文为例），点击“删除”，即可完成对所选流程状态下的流程配置的删除。4.8.1.4流程的添加（以选人发送为例）在所选择的流程界面（图4.8-3）（本配置中以公司发文为例），点击“添加流程操作”，即可进入所选流程状态下的流程配置的添加界面（图4.8-6）（图4.8-6）在该界面，应先对操作

21、类型进行选择（即图中标1部分，本例以选人发送为例），然后进行流程的配置，具体配置如图4.8-7。（图4.8-7）此界面下操作与4.8.1.2流程的修改一致，具体配置及操作请自行参考。同时其它所有操作（自动发送、填写意见、代录意见、其它、打印）与选人发送配置及操作也一致，也请自行参考4.8.1.2流程的修改。以下仅对不同之处进行标注与说明。（图4.8-8）在该界面操作与选人发送唯一区别就是要选择相应的意见栏目，以供填写人员进行填写。（图4.8-9）在该界面操作与选人发送的区别就是要选择相应的意见栏目及代录意见人的名字，以区分是否为本人亲自批阅。（图4.8-10）在该界面操作与选人发送的区别就是要

22、选择相应的操作类型，以执行相应的操作。举例来说，如果此处选择了改稿，那么在己拟稿状态下就可以进行改稿操作了。其它各项类同，在此不做一一解释。（图4.8-11）在该界面操作与选人发送的区别就是要选择相应的模板，以便执行打印操作时，能找根据相应的模板进行打印。4.8.2流程的删除工作流管理配置平台界面（图4.8-2），点击“删除”，即可完成对所选流程的整体删除（提醒：请特别注意，执行该删除操作后，所有该流程下的配置将完全删除，除非绝对必要，请不要删除）。4.8.3流程的添加工作流管理配置平台界面（图4.8-2），点击“添加流程类型”，进入流程类型的添加界面（图4.8-12）。（图4.8-12）该界

23、面中，确认无误后，点击“提交”或“取消”，即可完成对流程的添加或取消对流程的添加。添加完成后，即转入工作流管理平台界面（图4.8-13）。（图4.8-13）对该流程的操作（流程设计、删除）请分别参考4.8.1流程设计、4.8.2流程的删除。4.9文件类型配置在OA系统管理中，点击“文件类型配置”（图4.9-1）,打开文件类型配置界面（图4.9-2）（图4.9-1）（图4.9-2）4.9.1文件类型配置的修改在文件类型配置界面（图4.9-2），点击“修改”，进入文件类型配置修改界面（图4.9-3）（图4.9-3）在该界面中，输入文件名称、文件简写、选择所属系统（选择完毕后，点击“确定”），确认无

24、误后，点击“提交”或“取消”，即可完成对文件类型的修改或取消对文件类型的修改。4.9.2文件类型配置的删除在文件类型配置界面（图4.9-2），点击“删除”，即可完成对文件类型配置的删除操作。4.9.3文件类型配置的添加在文件类型配置界面（图4.9-2），点击“添加文件类型”，进入文件类型添加界面（图4.9-3）。（图4.9-3）在该界面中，输入文件序号（只能为数字）、文件名称、文件简写、选择所属系统，确认无误后，点击“提交”或“取消”，即可完成对文件类型配置的添加或取消对文件类型配置的添加。4.10应用系统管理在OA系统管理中，点击“应用系统管理平台”（图4.10-1）,打开应用系统管理平台界

25、面（图4.10-2）（图4.10-1）（图4.10-2）4.10.1应用系统的启用与禁用在应用系统管理平台界面（图4.10-2），点击“启用”或“不启用”，即可完成所选择对应项的启用或禁用。4.10.2应用系统的修改在应用系统管理平台界面（图4.10-2），点击“修改”，进入应用系统的修改界面（图4.10-3）（图4.10-3）该界面中，输入序号、名称、简写、编号流水号，选择流程类型、是否应用、使用部门（操作与4.2.1角色的修改类似，请自行参考）、使用公章、使用排版格式，并根据需要添加或减少意见栏目数，填写意见栏目名称，确定无误后，点击“提交”或“取消”，即可完成对应用系统的修改或取消对应用

26、系统的修改。4.10.3应用系统的删除在应用系统管理平台界面（图4.10-2），点击“删除”，即可完成对应用系统的删除。4.10.3应用系统的添加在应用系统管理平台界面（图4.10-2），点击“添加应用系统”，进入应用系统的添加界面（图4.10-4）（图4.10-4）该界面中的操作与4.10.2应用系统的修改一致，请自行参考。4.11公文文件管理在系统界面左侧功能区，选择公文文件管理中的发文管理（图4.11-1），进入发文管理界面（图4.11-2）（图4.11-1）（图4.11-2）该界面主要供管理员对公文进行查询，然后对查询所得公文记录进行批量删除等。4.11.1发文管理在发文管理界面（图4

27、.11-2），对各项查询参数进行配置后（图4.11-3），点击“查询”，即可得满足条件的发文记录查询结果界面（图4.11-4）。（图4.11-3）（图4.11-4）在发文记录查询结果界面（图4.11-4），可以根据需要，执行各项操作。如果只要删除单个记录，点击该记录右侧所对应的“删除”即可（或者选中该记录左侧选择框，然后选择下方删除也可）;如果想对多条记录进行删除，请分别选中记录左侧选择框，然后点击下方“删除”即可。如果想删除该页所有记录，请选中左上方“全/不选”，然后点击下方“删除”即可。提醒：该删除操作会将所选择公文记录的相关记录完全删除（比如该发文记录所对应的待办、己办、流转记录等）。因

28、此，除非必要请不要随便删除。5用户手册该手册针对所有OA系统使用者。5.1通用功能区当用户成功登陆OA后，转入初始界面即可看到通用功能区（图5.1-1）（图5.1-1）5.2撰写发文在通用功能区（图5.1-1），点击“撰写发文”，即可转入撰写发文界面（图5.2-1）（图5.2-1）在撰写发文界面（图5.1-2），首先选择发文类型以确定所要发文类型，选择完成后，系统会根据所选发文类型所对应的流程配置（此处以公司发文为例进行说明），算出相应的操作按钮，效果如图（图5.2-2）（图5.2-2）在该界面中，选择拟稿日期、缓急程度、密级程度、主送和抄送（二者操作方式与4.2.1角色的修改一致，请自行参考

29、），输入联系电话（只能为数字组成的合法号码）、印发份数（只能数字且大于0）、标题、主题词、备注。如果需要上传附件，请点击“浏览”，然后在本地机器中选择要上传的附件即可；如果需要上传多份文件，请点击“增加”，来添加附件上传个数。上述各项完成确认无误后，请先点击“保存”，然后点击右上方自动生成的按钮（此处名称为拟搞），此时就会弹出一个正文编辑窗口（图5.2-3），在该窗口输入正文后，点击“保存”，这样一份发文就起草完毕了，实际效果如（图5.2-4）。（图5.2-3）（图5.2-4）在此界面中，如果想查看刚才起草的文件，请点击“查看”，即可查看刚才起草公文内容;如果想修改刚才起草的公文，请点击上方相

30、应的按钮（该处按钮的生成，与后台流程配置有关，一般用户可以不必理会，管理员请参考4.8.1流程设计,例如此处为改稿，因为后台配置按钮名称为改稿）;另外，在用户没有将公文发送出去时，该用户可以对公文内的所有项进行编辑（也与后台流程配置有关，一般用户不必理会，管理员请参考4.8.1.4流程的添加中其它操作配置），修改完成后，点击“保存”，即可完成对公文的修改。至此，一份公文就拟搞完成了，接下来就可以点击上方相应按钮，将公文发送出去，公文将按配置好的流程进行流转。具体流转步骤如下（以发文为例，收文类似）：5.2.1送核稿在界面中（图5.2-4）点击“送核稿”，弹出对话框（其中人员与后台设置有关），点

31、击“确定”，如图5.2-5：（图5.2-5）操作完成后，界面中将不会不出操作按钮（如图5.2-6），当用户只有查看权限，此时发件也将发送至所发送到人的手中（此处是办公室刘石）。（图5.2-6）5.2.2核稿以办公室刘石ID登陆系统（用户名：060001;密码：123），转入其待处理公文（具体见5.3待处理文），界面如图5.2-7：（图5.2-7）在该界面下，当前用户可以进行改稿或填写意见两种操作（见上图右上侧按钮），以下分别对两种操作进行说明。改稿：点击“改稿”，此时会弹出与撰写发文拟稿时的窗口（图5.2-4），在弹出窗口内输入内容，保存，退出，即可完成改稿。填写意见：点击“填写意见”，在弹出的对话框（图5.2-8）中输入意见内容或直接从上面下拉框