活动管理规范.docx

1、活动管理规范公司活动流程管理制度第一章 总则 第一条 为了规范公司活动组织实施工作，引导员工开展健康向上的群体活动，加强企业精神文明建设，增强企业与合作方、客户之间的有效沟通，特制定本制度。第二条 本制度适用于公司活动组织实施工作。第三条 职责划分1、行政与法律部负责总经理负责活动计划和费用的审批。2、行政综合部经理负责组织制定公司活动计划、方案并组织、监控、实施。3、行政综合部人员负责具体实施活动计划。第二章 活动的种类第四条 公司的活动是以企业文化建设和企业形象塑造为目的，有组织、有计划、有步骤组织公司众多员工或众多员工与相应的社会人员参与的厂内外活动。工厂的大型活动有：各种大型会议、大型

2、庆典或纪念活动、大型参观展览活动、大型文艺演出或体育竞技活动、公益活动、其他各类重要活动等。第五条 公司活动类型繁多，形式多样，但根据公司活动的性质和实质，大体上可作如下分类：1、一类活动：以弘扬促进企业文化为目的的公司内大型活动，如各类游艺活动、体育竞技活动等。2、二类活动：以团队构建和能力拓展为目的的公司外大型活动，如拓展训练、参观、旅游等。3、三类活动：以企业形象推广传播为目的的公司外大型活动，如以公司或公司某类产品为命名的大型文艺演出、各类公益活动等。第三章 活动的策划第六条 公司大型活动的策划，严格遵循四步工作法，即社会调研、活动立项、创意策划、方案论证四个步骤，力求从各个不同的环节

3、严格管控，确保活动的实用性与方案的可行性。第七条 活动调研1、行政综合部应于每年的6月及12月分别对全体员工做一次活动意向调查，并分析总结调查结果，根据调查结果及时确定一、二类活动的计划安排。三类活动则根据公司的发展及市场规划，在充分的市场调研的前提下，进行计划安排。2、活动意向调查方式2.1电话调查。2.2问卷调查。2.3座谈调查。第八条活动立项1、行政综合部根据活动意向调查结果并结合公司实际情况，于每年6月底至12月底前制定出公司一、二类活动计划。三类活动计划则根据市场调研的结果，由相关部门提案，由总经理办公会研究决定立项。2、活动立项计划包括以下几个方面。2.1活动目的2.2活动的项目与

4、方式2.3活动设施的装备、配备情况2.4开展活动所需经费的预算第九条 创意策划1、一、二类活动计划经行政综合部经理审批通过，并向总经办报备后，由行政综合部组织相关部门召开会议，制定活动的具体实施方案。三类活动计划经总经理办公会立项后，由行政综合部协同公司指定部门组织制定活动实施方案。2、具体实施方案包括下列内容2.1活动时间、地点、参与人员、组织人员、邀请人员2.2活动的目的、方式2.3活动具体内容及流程2.4活动设施具体列表及采购需求2.5活动经费明细2.6活动接待安排2.7活动文件资料明细2.8活动注意事项及要求第十条 方案论证1、活动策划方案制定后，由行政综合部组织人员进行二次调研，对方

5、案进行可行性论证评估。2、方案论证评估方法2.1定位式优选法2.2轮转式优选法2.3优点移植法。第四章 活动的审批第十一条 以部门为单位的大型活动的审批1、总公司内凡需要单独组织厂内外大型活动的单位，必须向行政综合部提出申请，申请应附详细的活动计划方案。2、活动拟邀请上级领导或专家及工厂领导出席的，应提前以约定的形式报总经理办公室。报告中应说明邀请对象的姓名、身份等有关信息和活动议程，如需领导讲话的，主办单位应提供讲稿或有关背景材料。3、活动主办单位还应将活动时间、地点、参加人数、安全措施和负责人姓名等信息报总公司综合保障部备案，落实好安全防范的措施。4、行政综合部依据主办单位提交的活动申请，

6、从企业文化及形象传播的角度进行可行性研究审核和政策把关。审批立项后，报公司总经理审批。第十二条 总公司举办的大型活动的审批1、总公司举办的大型活动由行政综合部从企业文化及形象传播的角度进行可行性研究审核和政策把关，严格进行方案论证后，报公司总经理审批。第十三条 审批流程1、一、二类大型活动在总经理审批后，由行政综合部安排组织实施。2、三类活动，如研讨会、记者招待会、展览会、康乐活动等，须由提议主办部门提交详细策划书和活动书，经行政综合部审核后，交公司总经理审批。总经理批准后由行政综合部依照相关法律程序，报县以上相关职能部门（主要有文化厅（局）、公安、消防、环卫等）审批，获通过后，安排组织实施。

7、第五章 活动的实施第十四条 一类活动的实施1、行政综合部根据活动具体实施方案制定活动设施及物品采购计划，呈报总经理审批。2、行政综合部召集相关部门开展活动具体实施方案的配需，明确活动目的，进行活动分工，确定活动经费的落实情况及活动人员安排等。3、行政综合部应提前10天召开相关组织人员的筹备会议，落实活动组织具体事宜，如各类比赛的裁判、文艺晚会的主持人等，保持良好的信息沟通。4、行政综合部应提前一个星期将活动举办海报张贴在公司宣传栏或电子公告栏内，重大活动应以书面形似通知各部门。5、行政综合部需要提前一个星期做好以下准备工作。5.1活动场地准备5.2活动设施及物品准备5.3活动组织人员分工准备6

8、、行政综合部在活动举办前3天应召集相关组织人员完成模拟演练工作，确保活动组织工作无失误。7、行政综合部在活动举办当天应安排好部门内部工作，保证日常工作与活动组织能顺利完成。8、在整个文体活动组织与进行过程中，行政综合部必须亲自抓各项工作，确保活动质量。9、活动组织注意事项9.1必须选定有经验、活动能力强的主持人。9.2行政综合部要做好应急预案。第十五条 二类活动的实施1、活动以部门为单位组织实施，适用对象为公司全体正式聘用员工。 2、公司及各部门组织员工活动，应遵循“积极有益、安全第一”的原则，且不能影响正常工作进度，原则上不占用工作时间。 3、活动实施细则 3.1组织员工集体活动以部门为单位

9、实行一年一次，也可以采取部门联合方式。 3.2组织员工集体活动尽量在本市进行，原则上不允许跨省。 3.3公司及各部门组织员工活动前，须事先经部门负责人研究，做出周密计划，严格组织，并有部门负责人或领导带队并负责员工的安全。有必要时可事先派人勘查活动场地、环境和购买意外保险。 3.4部门组织员工集体活动时参加人数少于50人的，由公司委派1人参加；若是参加人数多于50人，由公司依据部门参加人数的2%比例委派人员参加。 3.5组织员工集体活动须将详细的活动方案以书面形式呈交给行政综合部审核，并报经总经理批准。活动策划方案内容包括：时间、地点、参加人数、活动流程、安全措施、相关费用等事项。 3.6公司

10、或各部门组织的员工集体活动，原则上都必须参与。如员工因个人主观原因不愿参与者，则视为放弃享受本年度公司组织员工活动福利；如因请假客观原因不能参加本部门组织的活动，可跨部门参加。 3.7活动中如需使用交通工具时，必须符合安全要求，不得超员运载，不得乘坐没有驾驶执照人员驾驶的车、船等。 3.8组织员工集体活动时，组织部门可邀请公司其他部门人员参加。 3.9员工在参加集体活动中，应统一行动，听从指挥，不得私自单独行动或中途退场。 3.10员工在参加集体活动中，组织者要求部门或个人参与的内容或分派的任务必须按时保质、保量的完成. 3.11员工在参加集体活动中，必须随身携带通讯工具，并保证其通讯畅通。

11、3.12员工在参加集体活动中，需携带家属参加的，安全责任由其携带者负责。 4、活动费用: 4.1活动策划方案必须列明费用预算明细。费用预算应以实际参加人员计算。 4.2活动费用由公司经费和部门筹集经费组成。公司经费以当年度物价指数结合公司经营状况和实际参与人员经总经理核定。经费不足以支付活动费用时，余下的由部门解决；若活动当日实际参加人数少于部门报批的参加人数时，多余的经费需退回公司。 4.3因个人原因不参与的人员不列入公司经费范围，亦不发放现金。 4.4公司经费里包含公司所有人员参与活动所产生的费用。 4.5因请假等客观原因不能参加本部门组织的活动者，跨部门可享受一次公司经费福利；其他参与的

12、活动根据组织部门要求确定。 4.6携带家属者活动费用由家属自费解决。 第十六条 三类活动的实施1、原则上，由各业务部门提议的大型活动，一般以提议部门为主办单位，行政公关部协助办理。2、活动的实施阶段是整个活动过程中最重要的部分，活动的成败就在此。执行部门应详细计划、严格执行、适时监控，确保活动成功。3、为了提高活动实施阶段的管理效率，行政综合部应协同举办单位一起制定严密的实施操作程序，并按实施操作程序对活动方案进行管理。4、活动实施过程中，行政综合部应指定专人同相关政府职能部门人员接洽，确保活动顺利进行，严防安全事故，确保活动不出偏差。5、活动结束后，主办部门须向行政公关部提交活动详细资料（包

13、括策划书、研讨资料、散发资料、会议总结等），供公司保存。第十七条 活动实施过程中，行政综合部应指定专人记录员工活动的点滴及花絮，并上传到公司OA上或做成宣传栏予以公布，鼓励参与活动人员将活动心得与领导、家属和其他部门人员分享。第六章 活动总结与评估第十八条 活动结束后部门须总结经验，并在三日内书面提交“活动总结报告”和“活动费用收支明细表”交行政综合部呈总经理审阅。第十九条 行政综合部应在每次活动结束后及时组织各部门及人员做好活动的总结评估工作，找出存在的缺点与不足，并填写活动评估记录及活动总结报告。第二十条 活动总结包括以下内容：1、对比计划与实现目标，分析成败原因；2、 活动财务总决算，并

14、说明成本偏差的原因；3、 评估活动管理的得失，重要成就的总结；4、 对未来活动的建议；5、 团队表现，对杰出成员的表彰和奖励； 6、 此外，活动总结报告还应包括：6.1对活动剩余资产的管理与处置；6.2活动结束的后期工作安排（媒体、客服等）；6.3档案的整理、存档工作。 第七章附则第二十一条 本制度由行政综合部制定、修改。第二十二条 本制度由总经理审批通过后自颁布之日起生效实施，解释权归行政综合部所有。第二十三条 外单位要租借我厂文化场馆举办大型活动，必须征得工会办公室同意后，在不影响工厂正常文化活动的前提下方可出借。文化娱乐中心事前应与租借方签定租借协议，并按照租借协议提供相关服务和必要的安全防范措施。行政综合部 2016年1月13日