集团静态数据维护制度范例.docx

1、集团静态数据维护制度范例项目编号：xx-ERP-0001项目名称：xx集团管理信息化项目文档编号：xx-ERP-JTSH-001版 本 号：V1.0Xx集团管理信息化项目静态数据维护制度xx集团有限责任公司项目负责人：项目负责人：签字日期：签字日期：第一章 总则 3第一节 集团、公司公共基础资料 3第四节 机构组织设置 4第五节 人员信息 5第七节 存货档案 5第八节 价格档案 6第九节 固定资产档案 7第十节 客商档案 7第十二节 结算信息 9第十三节 业务信息 9第十四节 模板信息 9第十五节 会计平台 10第十六节 工程基础数据 10第一章总则第一条 NC系统作为业务操作系统及资源管理系

2、统，为确保其安全性、完整性、时效性、准确性和明确职责权限，发挥其管理、控制与服务的功能，特制定本运行管理规范。第二条 本规范适用NC系统的使用人员。集团所有配置、管理、操作NC系统的人员都必须遵循并严格执行本规范。第三条 NC系统作为业务管理系统，凡涉及到上线模块的业务必须在系统中进行操作，否则视为违规或无效，集团并将对系统外操作的各类违规予以罚处。第一节集团、公司公共基础资料第二十七条 以下公共基础资料信息由集团统一控制，主要包括：系统参数：各业务模块参数设置；基础数据：币种、会计期间、公司目录；组织机构：采购组织、销售组织、会计主体；人员信息：人员类别、集团人员档案、人员档案约束条件；客商

3、信息：地区分类（客户分类）、地址档案、客商档案基本；存货信息：产品线档案、存货分类、计量档案、存货基本档案、存货批次号规则定义；项目档案：项目档案类型、项目基本档案；结算信息：账户档案、结算方式、收付款协议、账龄区间设置；财务会计信息：科目方案、会计科目、凭证类别、外币汇率、常用摘要、收支项目、现金流量项目、科目类型、科目预留、基础档案对照等；业务信息：发运方式、收发类别、税目税率等；资产信息：固定资产卡片样式、资产类别、卡片项目、增减方式、使用状况、折旧方式、账簿信息、变动原因、资产组合； 工程基础数据：库存组织初始化、工厂级参数设置、生产方定义、工作中心管理 、生产BOM管理等；单据模板：

4、单据模板设置、查询模板设置、账表模板设置、打印模板设置、模板分配等；流程配置：业务类型管理、业务流程配置、审批流用户管理、工作项目配置；单据号管理：对象标识管理、单据号管理；应收应付基础设置：单据类型设置、单据协同设置第二十八条 以下公共基础资料信息由所在公司控制，主要包括：组织机构：部门档案；人员信息：人员管理档案；客商信息：地点档案、客商管理档案；库位信息：货位档案；存货信息：存货管理档案、物料生产档案、店内码档案；项目档案：项目管理档案；工程基础数据：生产BOM管理。第四节 机构组织设置第二十九条 组织机构设置包括库存组织、部门档案、采购组织和销售组织、会计主体设置，是进行库存业务、采购

5、业务和销售业务、财务会计以及企业各类业务的基础。第三十条 新成立的公司，在取得营业执照及税务登记证并设立财务机构后，由财务负责人凭营业执照、税务登记证等资料填写建账维护申请登记表由核算报告分部审核，经财务总监审批后，报送给系统分部于系统中建账处理，系统分部同时开通该单位应当使用的所有系统模块功能。第三十一条 注销后的公司，在完成各项注销并处理完账务后，由公司财务负责人填写建账维护申请登记表，由核算报告分部审核经财务总监审批后由系统分部封存。第三十二条 采购组织是负责为一个或多个单位采购物料和提供服务及与供应商协商价格和供货条款的组织单位。属于集团档案，以集团登陆才可编辑，公司登陆只能浏览。新增

6、、变更或封存采购组织，由业务需要求单位填写采购组织维护申请表，由所属总经理审核，对应报集团供应链总监、集团商贸发展部总监审批后，系统分部执行。第三十四条 销售组织是企业按照一定的业务模式区分出的一种组织模式，销售组织既可以是实际存在的组织机构，也可以是虚拟的组织，销售组织在销售业务中有着重要的统计作用。销售组织属集团档案，新增、变更或封存销售组织，应填写销售组织维护申请表，生产公司销售组织由供应链信息中心审核、商贸机构销售组织由商贸发展部行政分部审核，对应报集团供应链总监、集团商贸发展总监审批后，系统分部执行。第三十五条 部门档案属于公司控制档案，各公司的部门档案应当依据组织架构的编制，13级

7、部门档案由集团核算报告分部统一规划，4级后部门档案由所在单位财务部门根据公司组织架构结合实际核算需要在系统中维护。第三十六条 库存组织由集团统一管控设置；公司建账后统一建立一个公司标准库存组织；各业务单位如需要新增多个库存组织核算库存的，必须填写库存组织维护申请表由对应集团供应链信息中心、商贸发展部财务分部审批后，转系统管理分部执行。第三十七条 仓库档案属公司档案，以公司登陆才可编辑。仓库档案是在公司范围内完成仓库的定义及相关属性的设置。仓库应按照公司、库存组织进行设置，即每个仓库都隶属于某个公司的某个库存组织。1、生产公司仓库档案根据存货属性分成品仓、材料仓、备件仓、待检仓、供商寄存仓、废品

8、仓、在途仓、直运仓；2、商贸公司仓库档案根据存货存放地分划分仓库，并可依据实际情况设置一个不良仓；3、各单位根据仓储的实际需要新增仓库时，必须由生产供应链、商贸经营部由主办会计严格按规定填写相对应的仓库档案维护申请表表报系统部统维护。第五节人员信息第三十八条 人员信息，是对人事系统的基本人员信息进行设置，包括人员类别、人员档案和人员档案约束条件设置。人员信息为整个NC系统，提供涉及“人员”的数据。目前只用于各业务模块业务单据上的人员档案引用、查询及财务的科目个人往来辅助项目核算。人员类别属集团统一档案，目前统一设置“无类别”。第三十九条 人员档案属公司档案，以公司登陆才可编辑；人员档案是公司企

9、业建立基本全面员工信息的基础，并为其他相关管理模块提供共享数据；人员档案新增、变更、封存由各单位财务负责人维护，并严格按照人力资源部核准之本公司正式员人事档案录入人员基本档案和人员管理档案中的各项信息。第七节 存货档案第四十条 存货档案信息，为确保唯一性及对应性，由集团供应链统一审批、集团系统分部统一维护。集团供应链部作为存货档案的管理部门，对存货编码的唯一性、准确性负责，应当就存货信息的规范化管理形成科学的管理办法。第四十一条 存货档案信息之新增、更改、删除必须由申请人详尽填写物料维护申请表，按公司物料管理办法进行审批后，交由物料维护专门人员执行并签字确认维护结果，存档备查。第四十二条 存货

10、档案在集团增加后，必须按各单位使用需求，分配到相应的业务单位，由业务单位再分配到相应的库存组织。各业务单位只能在提请批准后维护范围内，其余的各项目没有集团特别许可，严禁维护。第四十三条 存货分类是集团内存货档案的分类，以便于按分类查找及统计数据。存货分类由集团统一设定。存货分类增加、封存由需求部门填写存货分类维护申请表报供应链、市场部、各发展部、财务部会签后由系统部维护执行；附存货分类明细表。第八节 价格档案第四十四条 系统的价格管理，必须严格遵照有关价格管理办法之规定设置价格体系及分配权限。按照现有有关价格管理办法之规定，于系统中的价格管理包括：出厂价及外部价格体系、价格分组、内部调拨价、批

11、文特价。1、出厂价为集团的销售基准价，具有唯一性统一性，是区域售价制订的依据，出厂价由集团财务部管理分部依据商贸发展部发出的上市通知或变更通知负责维护，商贸发展部行政分部审核。2、内部调拨价为集团内部各单位之间交易开票价格，具有唯一性及统一性，内部结算价由集团财务部管理分部依据集团财务部发出的内部结算价通知或内部单位买卖合同负责维护，票务中心经理审核。3、价格分组由各省区销售部的销售行政人事专员在系统进行录入，省直财务经理在系统审核确认。维护的是依据经商贸发展部总监审批后的批文或通知。4、产销间的内部支持各类批文特价由财务部管理分部在系统进行录入，财务部票务中心在系统审核确认。其录入的依据是经

12、双方总监会签的批文。5、商贸发展部各分公司审批各类批文特价由各商贸经营部的往来会计在系统进行录入，各商贸经营部的主办会计在系统审核确认。其价格维护依据是按商贸发展部总监、商贸分公司及省区销售部总经理的各自权限进行审批后的批文。6、生产机构外购内销的原辅材料、备件价格由集团供应链信息中心提交书面价格信息，由财务部管理分部维护；7、特通价格由特通总经理提交报商贸总监审批后，按照商贸发展部特通价格管理办法执行；8、各项价格的维护，应当在接到价格维护的相关通知文件后一个工作日内维护完毕。9、NC系统价格分组的新增、修改、停用各需求部门填写价格分组维护申请表经对应供应链信息中心、商贸发展部省区销售部审批

13、后转系统管理分部进行维护；第九节 固定资产档案第四十五条 固定资产档案信息新增及变更，依据固定资管理制度的规定，由所在单位财务人员录入后经集团固定资产专员确认后生效。第四十六条 系统对于固定资产专员的权限，按管理制度之规定设置，经所属总经理批准后由系统分部维护。第十节 客商档案第四十七条 集团商贸发展部及供应链部应当分别依据系统管理需要建立并完善客户管理办法及供应商管理办法。第四十八条 客商基本信息是对客商基本资料的详细描述，必须详细、完整与客观，对于不完整的客商信息，系统拒绝维护。第四十九条 客商档案1、商贸客户新增：由业务员人按照客户管理办法填写(商贸)客商档案维护申请表，经营部经理/办事

14、处主任对(商贸)客商档案维护申请表的信息进行初次审核；信息不实或不全者给予退回，由业务员重新填写；符合要求时，经营部经理/办事处主任签字确认，交由所在单位往来会计给予录入系统，往来会计并在(商贸)客商档案维护申请表上签字。商贸发展部行政分部于一个工作日内对录入销售系统的客户进行再次审核，符合要求者给予确认；不符者，集团商贸发展部行政分部将以邮件方式于当日通知客户所在经营部/办事处给予更正或补充。2、生产公司客商档案新增：供应商档案由申请单位按照供应商管理办法填写外购供应商档案申请表集团供应链信息中心审批转系统部维护执行；3、其他客商档案：非销售、非采购的其他客商档案由需要求财务部门负责人填写其

15、他客商档案申请表签字后转系统部维护；4、修改与补充：当客户信息发生变化后，专管客商部门或人员必须及时填写(商贸)客商档案维护申请表，将客户变更信息如实反应，并转系统维护人员及时更新做好备案。第五十条 客户信用1、各项客户信用管理活动，应当符合*集团集团销售应收账款管理制度的有关规定及严格按照审批程序办理审批流程，各项符合规定的审批单为系统维护依据。2、于系统中的信用控制（信用额度控制及帐期控制），对于符合要求的客户信用传统渠道实行“先款后货”，其他相应的信用额度为零；如果一级分销商交纳一定额度的“铺底金”的话，其相应的信用额度为铺底金的金额；依据合同账期规定（允许在商贸发展部规定的幅度调整）控

16、制项目由所属单位财务负责人录入（重点KA合同帐期控制由商贸发展部行政分部录入），商贸发展部财务分部审核确认。3、根据一级分销商的资信、回款等情况给予部分一级分销商一定的信用额度或特别情况需要超过合同账期的，经商贸发展部总监（依据权限或由CEO）审批后，由商贸发展部行分部维护，商贸发展部财务分部审核确认。4、材料销售依据合同账期规定，控制项目由供应链信息中心录入，所属财务部门审核确认。第十一节 会计科目第五十一条 集团使用统一的会计科目。系统的会计科目管理，统一归口由集团财务部核算告分部管理。会计科目由集团统一设置后分配到各生产公司。会计科目全部由集团控制，下级生产公司不得增加任何会计科目。会计

17、科目的新增，须书面填写会计科目维护申请表经核算报告分部总经理批准后由电算化经理根据批准文件负责维护。第十二节 结算信息第五十二条 账户档案是各公司银行开立的基本账户和一般账户，建立账户档案，供资金管理系统和报账中心系统等使用。集团统一设账户档案，并分配到各公司。集团对分配的档案进行完全控制。集团分配的账户档案不允许编辑账户编码、账户名称、币种信息，集团修改账户档案的这三个属性时，同步修改所有已分配目的公司的改档案属性。第五十三条 账户档案新增、封存由各使用单据填写账户档案维护申请表报集团资金专员办理审批手续后由财务部电算化维护；第十三节 业务信息第五十四条 业务信息主要是设置库存和采购业务的一

18、些基本信息，包括发运方式、收发类别、税目税率和请购业务对照。第五十五条 发运方式就是设置采购及销售过程中使用的运输方式。属于集团、公司共享档案。集团可以编辑集团数据，下级公司可见可用集团数据，但是不能编辑集团数据。发运方式的新增、修改，由供应链物流分部确认后转系统部统一维护；第五十六条 收发类别：根据仓库收发类别类型的定义（收发类别与科目对照表），便于按出入库分类统计数据，生成相应凭证。属于集团、公司共享档案。集团可以编辑集团数据，下级公司可见可用集团数据，但是不能编辑集团数据。收发类别新增、封存由供应链、财务部审批确定后转系统部维护；收发类别维护申请表。第十四节 模板信息第五十七条 模板设置

19、包括：报表模板、打印模板、查询模板和单据模板；系统分部应该根据各业务部门需求设置集团统一通用的模板。各单位根据必须使用集团统一通用的格式模板；如有特殊需要，填写模板样式制作申请单，附模板样式由单位财务负责人确定之后，报系统分部申请制作分配。第十五节 会计平台第五十八条 会计平台包括财务会计平台和管理会计平台。财务会计平台是根据事先定义好的会计描述，对各系统的原始单据与业务处理自动生成实时凭证，并按照用户的设置将实时凭证生成会计凭证。第五十九条 会计平台是各业务原始数据财务核算口径、核算规则设置的平台，由所属单位财务负责人依据集团财务部核算规范，填制会计平台维护报表，签字后由电算化经理负责维护、设置。第十六节 工程基础数据第六十条 工程基础数据是生产制造系统的基础模块，它集中管理维护企业计划控制中所需要的基础数据，物料清单是接收客户订单、选择装配、计算累计提前期，编制生产和采购计划、配套领料、跟踪物流，追溯任务、计算成本、改变成本设计不可缺少的重要文件，上述工作涉及到企业的销售、计划、生产、供应、成本、设计、工艺等部门。第六十一条：集团BOM表应当由研发部门与生产部门共同确定，同时，并应建立BOM表动态调整的机制。*集团集团*年*月*日