归档文件整理工作问答.docx

1、归档文件整理工作问答归档文件整理工作问答1.归档文件整理工作为什么要进行改革？ 我国传统的文件归档整理方法和文书立卷制度，是20世纪50年代借鉴前苏联立卷经验，并从我国实际出发不断探索，不断总结的情况下形成的。1987年国家档案局颁发的机关档案工作业务建设规范，正式将立卷作为机关档案室归档文件的规范整理方法确定下来，并进一步在全国范围内加以普及。因此，全国各级各类机关在执行文书处理部门立卷制度的同时，也就沿袭从50年代以来所形成的灵活运用“六个特征”组卷的做法。在物质、技术水平有限和电子计算机技术尚未普及的情况下，这种传统的手工立卷方法，在保证机关工作顺利进行、提高机关工作效率、维护档案的完整

2、与完全等方面，都发挥了重大作用。但近几年来，随着机关办公自动化进程的加快，计算机技术越来越多地应用于档案管理，其高效、快捷、灵活的检索方式，为归档文件整理的改革提供了机遇；同时随着机构改革的全面实施，机关人员编制普遍减少和归档文件整理任务繁重之间的矛盾越来越突出，“简化整理，深化检索”已成为机关档案工作人员普遍的呼声。就是说，对文件归档整理工作进行改革是客观形势发展的需要，也是实现档案管理现代化的必然要求。2.实施归档文件整理工作改革的基本思路是什么？ 根据“简化整理、深化检索”的要求，坚持“需要、可能、合理、科学”的原则，遵循归档文件整理工作的基本规律，既不否定传统整理方法或外国档案整理经验

3、的可取之处，也不照搬传统立卷作法和外国经验，从中国的国情出发，立足当前，放眼未来，把文件的归档整理工作推向一个新的发展阶段。3.实施归档文件整理工作改革的内容及其意义有哪些？ 实施文件归档整理工作改革的主要内容是，取消立卷，改案卷级整理为文件级整理，改案卷级装订为文件级装订，固定分类方法，取消案卷题名，取消案卷和卷内文件两级目录，等等。其意义是：首先，能缓解机关档案部门与机关文秘人员之间的矛盾。按传统立卷方法整理归档文件，由于文秘人员一般都兼管立卷，流动性比较大，很难一下子熟悉和掌握“六个特征”和其他立卷方法。实际上，在不少机关，文秘人员往往是将不合格的案卷或零散文件移交给档案室，档案室每年又

4、不得不花费大量的时间进行返工、加工或重新立卷整理，严重地影响了机关档案信息资源的开发利用工作，因而档案人员与文秘人员之间的矛盾比较突出。改革立卷方法后，文秘人员容易理解和掌握整理方法，使矛盾能得到缓解。其次，能理顺机关档案工作职能。改革归档文件整理方法，从人力、物力等方面为归档文件整理减负，最终目的还是为理顺机关档案工作职能创造了条件，使机关档案部门能更好地提供利用，为机关工作服务。推行以“件”为单位，能克服不同密级不同问题组合一起影响保密或影响利用的矛盾，能克服案卷装订成册后不便于复印、缩微、扫描等工作的缺陷，能克服档案人员因忙于整理而忽视利用服务、不能全面履行职责的弊病。其三，能有效地抑制

5、某些不利于档案保护的因素。在以案卷为保管单位的情况，因质量不符合要求，或收集不全，往往是装订好了的案卷又拆卷返工，重新装订。这样造成人为的损坏档案纸张的现象比较普遍，不利于档案的安全保护。以“件”为单位，即使需要再加工，也不存在拆卷重新装订，可直接按“件”剔除或补充，档案不会受到损伤。其四，能为档案馆接收后向社会开放创造条件。以往的实践证明，除编史修志和历史研究等大信息量的利用者外，一般到档案馆利用者都是通过某份文件查证某一历史事实，单件利用多于整卷利用。由于传统的案卷形式，卷内文件多，其厚度一般都在1520mm左右，不便于利用者单件复印或缩微，限制了利用方式的多样化。推行文件级整理则可满足各

6、种利用形式的需要，为向社会开放铺平道路。其五，能为发展档案管理现代化、由手工管理转向计算机管理积累经验。当今社会，人们对获取信息的要求是全面，迅速、准确，如果仍然以传统的手工业方式或小生产方式管理档案，已经远远不能适应机关工作发展的需要。因而有步骤地全面地实现档案管理现代化，已经成了档案工作者的历史使命。改革归档文件整理方法，就是国家档案行政管理机关为发展档案管理现代化所采取的一项重要措施。4.为什么说推行文件级整理是现代科技发展的需要？ 先进技术手段的引入，给档案工作提供了许多新的契机，对促进档案工作的发展起着非常重要的作用。如计算机一次输入多次输出，随机生成各类目录，强大的文件级检索功能、

7、全文扫描、网络检索、复印、缩微等技术手段给提供利用带来了种种便利。在这种情况下，原来的案卷级整理方式和一些传统的档案管理手段，已经相形见拙，变成不合时宜或无所适从了。推行文件级整理的技术手段，恰恰能适应现代科学技术发展的需要。文件整理的目的是便于保管、查询和提供利用，传统的立卷模式，是按手工检索的要求，将归档文件组成案卷级保管单位，实行对文件实体的相对集中和系统化，增加检索层次，为查询、利用提供检索途径。而计算机所具有的强大的随机、多途径检索功能，使这一目的能够轻松地实现。案卷由多份文件组合装订，也给扫描、缩微等实现档案的数字化、信息化，更好地开发档案信息资源设置了障碍。文件级整理的做法，能克

8、服案卷级整理模式的缺点，充分发挥计算机技术的优势，使归档文件整理得到极大的简化。5、怎样才能实现机关文档一体化管理？ 文书处理和档案管理是相互衔接的机关工作的两个流程，具有许多共同之处。文档一体化的目的，是理顺文书处理和档案管理两者之间的关系，充分利用文书处理的成果，简化文件整理归档工作，提高工作效率。这一目的，在实行计算机辅助管理文件与档案的条件下，比较容易实现。其实现方式是：调整归档文件整理流程，使办理完毕的文件能够直接进入档案整理环节，“随办随归”，从而使归档文件整理变成一项日常工作。同时，只要尽量以文书处理环节生成的项目来组织检索条目，使归档工作更加贴近文书、业务人员的工作实际，免除档

9、案管理环节中再做大量重复的数据准备工作。实行归档文件整理改革，一项工作任务完成或某个问题处理完毕时，将相关文件进行价值鉴定和简单排列即可归档。这样就能更好地将文、档工作结合在一起，有利于调动文书、业务人员归档工作的积极性，推动文、档一体化管理的实现。6、什么是归档文件整理规则？其特点是什么？ 归档文件整理规则（以下简称规则是用来规范文件整理全过程操作技术的行业标准。规则从1997年初开始制定，1998年4月，国家档案局在南京市召开的全国机关档案工作座谈会上，将规则草案（原称文书档案整理规则提交会议讨论；1999年9月，在对立卷改革试点地区广东、深圳、福建和试点机关中国工商银行总行、国家外汇管理

10、局等进行试点机关中国工商银行总行、国家外汇管理局等进行调查研究、综合各方面修改意见的基础上，确定了送审稿；1999年12月13日经在北京召开的专家审定会，将送审稿进一步修改为报批稿，上报全国档案工作标准化技术委员会审查，1999年12月18日由委员们在第八次年会上讨论通过；2000年12月6日由国家档案局发布，并于2001年1月1日起正式执行（代号DA/T22-2000）。规则采用与传统立卷方法完全不同的思路，从“简化管理，深化检索”的要求出发，对文件整理工作的一些重要环节进行了调整、简化，体现了“简化”、“兼容”、“灵活”等特点。7.什么是归档文件？ 规则对“归档文件”这一概念的使用和限制，

11、具有专指性的意义，其概括为“立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料“。其中，“办理完毕”，是指文件相应的文书处理程序已经完成，而不论文件本身在实际工作中是否还在发挥作用。例如请示与批复，在复文发出或收入到以后，在文书处理程序上就算办理完毕。规则对适用的归档文件载体、种类作了限定，明确为纸质文件材料。这是因为这个标准的主要用意在于对文书档案立卷工作进行改革，暂时不涉及科技档案、会计档案等专门档案，也不涉及声像、电子档案等特殊载体的整理工作。8.什么是归档文件整理？ 归档文件整理是指与传统的“立卷”相对应的一个概念，也就是“将归档文件以件为单位进行装订、分类、

12、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。”这个概念明确了“以件为单位”的原则和基本含义，概括地揭示了整理工作的各项具体内容或基本环节。这里所说的“整理”属于狭义上的整理，内容仅限于纸质归档文件的装订、分类、排列、编号、编目、装盒等技术工作，通过这些工作，使归档文件从无序到有序的过程。9.归档文件整理的基本原则是什么？ 规则所提出的归档文件整理的原则是：“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。”这一原则是继承了传统的立卷原则，尽管立卷方法必须变革，但作为一种科学、合理的原则是应当坚持的。（1）遵循文件的形成规律。机关工作以及由机关工作活动形成的文件材料，总是

13、呈现出一定的规律性。尽管机关各自的职责与业务范围不同，但它们的各项工作却是按照一定的规律进行的。文件是在机关工作活动中形成的，是机关工作活动的直接记录和机关处理各种问题的依据，因此文件材料也是按照一定的规律形成的处理的，并有其形成上的特点。（2）保持文件之间的有机联系。在归档文件整理中，必须保持文件之间的有机联系，才能达到反映本机关主要工作活动的历史面貌和便于利用的目的。保持文件之间的有机联系，就是保持文件之间在形成过程中同一内容或相关内容的直接联系。在具体操作上，规则在实体分类时，将归档文件按照不同年度、不同机构（问题）等形成时的客观规律进行相对集中，维护不同文件之间的有机联系；并在最低一级

14、类目内排列文件时，强调“事由原则”，将同一事由形成的文件排列在一起，使文件之间的有机联系得以充分体现。（3）区分归档文件的不同价值。文件的价值是由它的内容及其对本机关工作的作用、对未来研究历史的作用来决定的。它的现实使用价值，通过办理基本实现以后，有的现实使用价值自然消失，有的现实使用价值仍然存在，或者转化为历史的使用于文件的内容和作用不同，其保存的价值也就不同。同时，就一个机关而言，也不是所有办理完毕的文件材料都需要整理归档。这就要求在归档和归档文件整理时做好两项工作：一是根据机关文件材料归档与不归档范围，区分归档与不归档文件；二是根据文书档案保管期限表的规定，区分文件价值，划定不同的保管期

15、限。规则从分类开始，就将不同保管期限的文件从实体上区分开来，为有针对性地开展后续工作打下了基础。（4）“便于保管、利用”。“便于保管、利用”是归档文件整理的最基本的原则，便于保管，就是要区别文件材料的不同价值；便于利用，就是要保持文件材料之间的有机联系。因此便于保管和利用是建立在“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，划分不同价值”的基础之上的。便于保管和利用也是检验归档文件整理方法实用性的唯一标准，规则推行文件级整理，正是在新形势下对这一原则的合理运用。正因为“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值”是基础或工作手段，“便于保管和利用“是整理工作的目的，基础和目的之间

16、是互相影响、互相制约的关系，任何强调某一方面而忽视另一方面的做法都是不可取的。10.规则推行的整理方法与“立卷”方法有哪些不同？ （1）取消案卷，实行文件级整理，免除了繁琐、复杂的组卷过程。（2）界定“件”的概念时，从检索的实际需要及减轻整理工作量出发，规定“正本与定稿为一件，来文与复文可为一件”，等等。（3）分类方法固定为年度、保管期限、机构（问题）3种，并允许各单位视具体情况组合及简化分类层次。（4）装订以“件”为单位进行，对装订材料不做统一规定，只要符合档案保护要求即可，装订方法也不限于三孔一线。（5）排列方法强调按事由排列、时间、重要程序等，可根据实际情况选用。（6）归档章的位置不限于

17、首页右上角，首页上端空白处皆可。（7）取消案卷、卷内文件两级目录，只编以“件”为单位的归档文件目录。（8）不编页号，设“页数”项（9）归档文件直接装盒保管。（10）无需拟写案卷题名和填写案卷封面，只需填写档案盒盒脊。（11）档案盒的项目设置变化较大。封面只设“全宗名称”项，取消了“类目名称、案卷题名、起止时间、保管期限、件页数量、全宗号、目录、案卷号、归档号”等项目，盒脊取消“目录号、案号“项，保留“全宗号、年度”项，增设“保管期限，机构（问题），起止件号、盒号”项。通过上述一些项目的调整，充分体现了简化的特点。11、规则为什么要兼顾计算机与手工管理两个方面？ 规则奉行一个重要就是兼顾计算机和

18、手工两种管理方式。这是从我国国情出发的一种切合实际的考虑。计算机技术必然要在档案管理工作中广泛使用，必然要在机关档案工作中普及，但目前由于经济和社会发展的不平衡因素，要在全国各级各类机关普及计算机技术还有一个比较长的过程，即使在全国各级各类机关档案工作中普及了计算机技术之后，作为纸质载体的文件材料还不可能一下子退出历史舞台。因此，手工管理和计算机管理档案将会长期并存。为了使两者能互相衔接，规则在立足适应一体化管理需要的前提下，兼顾手工管理的方式，做到既有导向性，又能体现出过渡性。例如，从计算机高效、快捷的检索能力出发，取消传统的案卷、文件两级管理模式，实行文件级管理，简化管理程序，放宽对归档文

19、件实体整理的要求，同时保留了分类、排列等工作环节，以及供手工管理时选用一些检索项，并强调同一事由（问题）的文件排在一起，便于手工管理。总之，使用或不使用计算机，归档文件整理均可按规则准确、高效地完成，规则能够成为档案管理水平不同的机关统一的使用标准。12.简化机关档案室操作时如何兼顾档案馆管理的需要？ 归档文件的最终归宿是档案馆，而档案馆有着不同于机关档案室管理的特点和要求，规则对此进行了通盘考虑。例如，从档案室管理来说，领先盒脊上标注的起止件号、就可以实现对档案存址的定位和查找，但对于档案馆来说，由于档案盒数量庞大，因而更希望在起止件号外再编制一个盒号，使上架排列和查找目标更为明显，规则因而

20、设置了盒号这一项目。同时，鉴于档案移交进馆时，往往由于各种原因需要进行鉴定、整理等局部调整，件号可能出现断号和跳号等现象，因此规则将件号区分为室编、馆编两种，并为设计归档章、盒脊等格式预留了位置，以方便进馆时重新编号。13.规则对适用范围的界定体现了哪些兼容性？规则适用范围的界定同样体现了兼容性。由于规则最终将取代机关档案工作业务建设规划和GB9705-88文书档案案卷格式中关于归档文件整理的的内容，因此参照这两个文件，适用范围限定为“我国各级机关、团体和其他社会组织”。企事业单位作为“其他社会组织”的一部分，在协调其他相关法规标准的情况下，其文书档案整理工作同样可以参照本标准执行。同时，由于

21、规则兼顾档案现代化管理方式和传统手工管理方式，因此，适用范围中未将现代化水平作为明确的限定标准提出，以便于地方档案行政管理部门从本地区的实际情况出发决定规则的推广进度和推广范围。此外，由于发展不平衡，新老标准并存，在执行新标准时，注意采用规则应从一个新的整理年度开始，凡是在此之前按照立卷的方法整理归档的档案，不要求按规则返工重整，以免造成人力、物力的浪费。14.规则条款的规定为什么要有一定的灵活性？ 规则条款的规定具有一定的灵活性，这是规则的又一大特点。作为通用的行业标准，规则必须具有普适性，能适用于我国各级各类机关。不同级别和不同类型机关由于工作职能、文件形成数量和各类、文书处理程序和归档环

22、节等各不相同，不能搞“一刀切”，只强调在遵循规则的基本原则、基本精神和保证整理质量、便于检索的前提下，具体作法可以有所不同。因此，规则中有些条款对一些整理项目只提出原则要求，各级地方档案行政管理部门可以因地制宜地提出具体要求，选择适宜的整理方式。例如，规则对分类只限定基本分类方法，允许各机关以不同方式进行组合，制定切合本机关实际的分类方案。又如对排列只提原则要求，具体排列方式可由机关处碹。规则还允许使用选择项目，如归档章、案盒盒脊、归档文件目录等都可以根据需要设置其他项目。条款中还设置了必备项，必备项顾名思义不能随意取舍选择项目可以在地方档案行政管理部门指导下选用，而规则本身不作推荐。15规则

23、是怎样处理新标准与传统立卷方法的关系的？ 目前，我国绝大多数机关仍然是采用传统的立卷方法，规则作为一种新事物，要被各级机关档案人员理解和接受，是需要一个过程的；再加上我国地区差异较大，各地对规则实话所需条件的准备也不相同，因此，国家档案主管机关将规则作为推荐性行业标准，放宽对实施规则过渡期的要求，在一段时间内允许规则与文书立卷两种整理方法并存，便于各地档案行政管理部门根据本地区情况，在积极推进档案工作一体化的同时，灵活掌握规则的推广时间和推广进度。允许新的技术标准与传统的立卷方法并存，但不等于消极等待，其前提是“积极推进”，着眼于档案工作的一体化，立足于本地区和本单位的发展水平或发展条件。要正

24、确认识规则在这方面所体现的灵活性。16.怎样处理规则与原有法规标准之间的关系？ 在处理规则与原有法规标准之间的关系方面，各级档案行政管理部门也可以灵活掌握。要注意两种情况：一是已实施规则的地区，以前颁布的部分机关档案工作业务文件不能继续适用的，应将规则与原有法规标准互为体系，各自独立使用。原有法规标准与规则相冲突的地方，以规则为准加以变通。二是尚未实施规则的地区，则继续执行原的法规标准，并且不得自行套用规则条款，更改原有法规标准的规定。一些与规则有密切关系的法规标准，如机关档案工作业务建设规范、档号编制规则等文件，国家档案行政管理部门已决定逐步进行修改，使这些法规标准与规则的实施相配套。17.

25、如何确定整理环节？ 确定整理环节，就是在一个机关或一个立档单位内，选择谁来承担归档文件的整理任务和负责归档文件整理工作的实施。整理环节一般要具备3个条件：一是最了解文件材料形成和处理情况的文书部门；二是有相对稳定的专职或兼职的文书、业务人员能负责文件归档整理；三是已经建立统一的归档制度或正在建立和完善归档制度。确定整理环节、建立健全文书处理部门的整理归档制度，是归档文件整理的前期工作，也是归档文件整理能否顺利进行、能否保证质量的关键性工作环节。确定整理环节，一般应与机关文书处理工作的组织开工相适应。机关文书处理工作的组织形式大致有3种：（1）集中式。一些小型机关或基层单位，内设机构和层次简单，

26、办公地点集中，形成的文件数量少，工作人员少兼职多，文书处理和档案工作都集中在综合部门办公室、秘书科或秘书股室）。在这种情况下，可由秘书、内勤专管或兼管归档和档案文件整理。（2）分散式。一些大中型机关和单位，内设机构业务分工明确，文件形成数量较大，而且各部门还设有内勤秘书人员。在这种情况下，就可将归档文件整理工作分散在形成文件的各部门进行，由部门的内勤或秘书人员承担归档文件的整理工作。（3）集中与分散结合式，一些中型机关和单位，有一定的内部机构，形成的文件数量较多，文书处理和档案人员多为兼职。在这种情况，行政、综合性的文件可集中在办公室或秘书部门，年终在档案室的监督、指导下，进行归档文件的整理编

27、目；对一些业务性比较特殊的部门，如纪检、人事、信访、会计、审计、基建等部门，可由其自行整理，向档案室归档。18怎样做好文件材料的平时归档积累工作？ 平时归档积累是文件归档整理的前期工作之一。实践证明，做好文件材料的平时归档积累工作，对保证归档文件的完事齐全、平时查阅利用和年终整理归档工作顺利进行，都具有重要的意义。那么，应当怎样进行平时归档积累呢？主要是做好如下几项工作：（1）把好登记关。收发文登记是文件出入的必经关口，把好这一关，才能保证机关或单位主要文件的齐全完整，“家底清楚”，有据可考。除正常渠道来往文件的登记外，对非正常渠道如领导人和工作人员参加有关会议、参加调查或考查活动等带回的各种

28、文件与本单位有密切联系的声像材料，也应进行登记，以免造成“账外文件散失的后果。有的单位为了收入回“账外”文件，与财务部门合作在报销差旅费时“把关”，并成为一项制度，效果很好。（2）把好收集关。机关必须建立健全收入发文“随办随归”制度，即文书材料不论是谁经办的，办理完毕就归入已设置好的类目盒。但往往是有的办文人员由于拖沓或工作变动等原因，未按“随办随归”制度及时归盒。因此，负责整理归档或平时归档积累的人员，就必须跟踪收集。做到办完一件收集一件，也可以定期如一个月、一个季度）收入集，还可以配合保密检查、节日清点文件、机关重大活动、机构与人员变动等进行临时性收集。（3）把好检查关。对收入集归盒的各种

29、文件，应有针对性地进行检查，以便发现问题及时解决。检查内容：1同一事由的文件是否都办理完毕，包括是否已经完成公文处理程序、是否是生效文件；2文件材料是否齐全完事，包括机关内部所有机构的文件各类、类型是否齐全，每份文件的正本、定稿、重要的草稿、附等是否完整；3文件材料的字迹、用纸是否符合归档要求。（4）把好管理关。管理必须见之于制度。除机关档案工作部门或档案人员按照档案法赋予的权力与义务对归档文件整理进行检查、监督和指导外，还应建立健全“收发登记“、“谁办谁归”、“随办随查”和将文件归档纳入文秘、业务人员职责范围等管理制度。每当文件形成并办理完毕之后，就能及时按预设类目盒（文件夹）或柜格“对号入

30、座”，进行平时归档积累，以保证归档文件齐全完整和查找有序，方便工作。19.机关文件整理归档制度应包括哪些内容？ （1）明确归档整理环节。在一个机关或一个立档单位内，归档文件整理工作是分散由各业务部门的文秘人员承担，还是集中由综合部门的文秘人员或档案人员承担，应分工明确，责任到人。（2）明确全宗及分类方案。在文件归档整理前，应确定分类方法和分类方案。已确定的立档单位和分类方案应用制度固定下来，以保持其相对的稳定性。（3）确定机关文件整理方法。依照规则的规定，应结合本机关的实际情况，确定具体的整理方法和要求，如件的确定、装订方法、分类排列方法、编号方法等。但所提具体方法和要求不能与规则的规定和同级

31、地方档案行政管理部门的法规相抵触。（4）明确专门性和科技性文件材料整理归档方法。对机关工作中产生的应当归档的其他门类和特殊载体的文件材料，如会计、审计、案件、基建、设备及本机关职能活动中产生的声像、实物形式的文件材料，必须根据国家有关规定一并提出整理归档要求。（5）限定归档时间和归档质量要求。如果整理环节设在各部门，就必须限定各部门将归档文件整理完毕后，向档案部门归档的具体时间（一般定为次年的第二季度），同时对归档整理应符合质量标准，以及文件级交手续等都应有明确的规定。20.怎样确定归档与不归档范围？当机关收入到和发出或形成的文件办理完毕后，在进行平时归档积累时遇到的第一个问题，就是哪些该归档和哪些不该归档，即怎样确定归档与不归档范围？ 中华人民共和国档案法第十条规定：“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为已有。国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。”归档范围就是按照国家档案局颁发的机关文件材料归档与不归档范围的规定，结合本机关、本单位文件材料的实际情况而制定的。确定归档范围，主要把握两点：第一，要抓住文件材料所记述和反映的内容与本单位的关系。凡是记述和反映本机关、本单位职能活动和历史面貌的文件材料，包括本机关、本单位形成和制定的正式文件、会议文件、内部使用文件，包括本机关、本单位收入到