千方百剂操作手册范本.docx

1、千方百剂操作手册范本前言在千方百剂医药管理系统历经多次修改、创新、升级后，目前的功能已日趋强大。同时，其帮助和说明书的容也逐渐丰富、递增。同时随着医药行业的改革已经逐步完成。为了使您能更好的结合GSP大纲要求使用千方百剂医药管理系统，我们特编写一本千方百剂操作手册。使您能对千方百剂医药管理系统中各模块的操作流程和大体功能有个初步的了解，并且能够清楚的知道什么样的岗位该使用什么样的功能，同时也能了解他们的相关工作职责。为您使用千方百剂医药管理系统做个坚实的铺垫。千方百剂操作手册主要是结合GSP大纲要求与软件的实际操作流程所编写的一本实战教材。其主要是按流程、按部门、按岗位分别向您介绍其相关的操作

2、流程、使用注意、权限设置等问题。让您能非常清晰直观的了解软件的操作流程与各模块的衔接情况，同时该手册还与千方说明书相结合。使您能真正的从应用到操作了解我们的软件。药品是一种特殊的商品，在生产、经营全过程中，由于外因素的作用，随时都有可能出现质量问题，因此，必须在所有这些环节上采取严格的管理控制措施，才能从根本上保证药品的质量。在药品经营过程中实施的药品经营质量管理规（简称GSP）。GSP是一系列质量控制中非常重要的环节，我国在2001年12月1日颁布实施的药品管理法中已明确了监督实施GSP的法律地位，监督实施GSP已经成为药品监督管理工作的重点之一。目前随着信息技术的飞速发展和计算机的迅速普及

3、，使得企业规经营的进、销、存业务处理过程量数据的保存和使用，能够利用信息发展的成果和精确高效的计算机工具，提高管理和经营的质量。同时，也为GSP的实施提供了无可替代的效率保证，而千方百剂医药管理系统正是秉承这一规定严格按照GSP大纲要求设计制作的医药管理系统软件，是您使用计算机管理企业的首选软件。第一章快速入门在正式使用软件以前应该首先了解使用软件的前提条件、相关准备工作及软件的基本操作流程。这样会让您达到事半功倍的作用，使用软件起来也会更加得心应手。1.1软件使用的前提条件1.1.1信息的收集使用软件的第一步是进行初始信息的收集、整理和统计工作。首先应该对贵公司的药品信息、往来单位信息、仓库

4、信息、职员信息、会计科目、银行等相关信息进行整理。收集整理后的上述相关信息都将分别详细、完整的录入到基本信息的相应模块中。例如：某某公司整理的要药品信息、往来单位信息、仓库信息与部职员信息如下：1、药品信息中某个药品的整理容如下：小儿肺咳冲剂为拆零药品，拆零单位为袋，大单位为盒，其药品编码为01，条码为692311114，规格为110袋，为冲剂是中成药，为一般验收方式，常规养护，Otc类药品，零售价为8.5元，会员价为8元，批发价格为6.8元，是个GMP药品。2、往来单位中某一个单位的整理容如下：人民制药厂为药品生产企业，编号001，地址：滨江路136号，联系人：小姐，1234567，信用额度

5、：100000元，目前应付款为5000元，法人代表：，签订了质量保证协议，提供了营业执照、生产经营许可证、组织机构代码、国税/地税登记证、法人委托书等相关证件。3、仓库信息中某一仓库的整理容如下：配送中心西药仓库，编号010，为合格品仓库。4、部职员信息中某一职员的整理容如下：小女，质量管理部门主管，编号123，本科学历，毕业于中医药大学，2000年进入公司，拥有职业药师证书、药品上岗证、毕业证、技能登记证。说明：系统管理员应该根据所收集整理出来的容，分别将其录入【基本信息】的相关功能模块中，如药品信息就应该录入【基本信息】/药品字典中。其次是对商品的现有库存、应收应付帐款、现有的银行存款等相

6、关信息进行统计、整理。其整理后的容都将作为该企业的期初数值，录入软件【系统维护】/【期初建帐】中的各项期初中，成为系统开帐前的期初数据。注意：期初数据的收集、整理、录入工作必须确保完整、详细、准确。因为在软件开帐以后，所有的期初数值都是不能进行更改的！最后是对软件中的成本核算方法进行设置，进入【系统维护】/【超级用户】/系统设置中选择“成本核算方式”。系统中提供了移动加权平均法、先近先出方法、后进先出方法和手工指定法四种成本核算方法。特别注意：手工指定法能对药品效期和批次进行管理，但无法使用负库存销售；而移动加权平均法能使用负库存销售，但不能对药品的效期和批次进行管理；先进先出法与后进先出法都

7、无法对药品的效期与批次进行管理。上述信息的收集建议是由系统管理员向各环节的相关负责人员索取，再由系统管理员分别录入到相关的功能中。1.2软件的操作流程当信息收集好以后就可以进行期初信息的录入和相关业务信息的录入了。但首先我们先向您介绍一下软件的大体操作流程。软件的大体操作流程如下：基本信息的录入期初建帐启用帐套业务录入月结存年结存各相关步骤信息的详细讲解请查阅千方说明书中第四章快速入门的讲解。1.3软件各模块讲解在千方百剂医药管理系统中总共分了十二个管理模块，其分别为：零售管理、采购管理、销售管理、库存管理、配送管理、财务管理、往来管理、报表中心、GSP管理、其他、基本信息、系统维护。零售管理

8、模块主要是用于零售门店进行日常零售业务，其中包括零售开票、零售退货、开具处方单、零售促销设置、零售报表查询、零售库存查询等功能。采购管理模块主要是用于药品购进部门进行日常药品采购业务。其中包括采购、采购退货、采购退补、采购退补、采购退货退补、受托代销业务及其相关采购业务数据的查询。销售管理模块主要是用于处理日常的销售、销售退货、销售退补、销售退货退补、委托代销业务，并且还可以对相关的业务报表、业务数据及原始凭证进行查询。库存管理模块该模块主要是用于处理非经营性出入库、成本调价、报损报溢、效期管理、商品拆零、批次跟踪、库存盘点、库存查询及库存上下限制报警管理等等。配送管理模块主要是用于处理配送中

9、心与门店之间，日常的配送、配送退货业务，并且可以对相关的业务单据与配送数据进行查询。财务管理模块该模块主要是用于财务部门对企业资金进行帐务管理，容涉及公司的费用、收入、资产以及会计凭证。GSP管理模块本模块提供了检查验收、储存养护、检查验收、配送验收、不合格药品管理等十六大模块的百余种GSP报表。同时将进、销、存与GSP管理向结合，所有GSP报表都进行了GSP流程控制，所有的进、销、存相关的GSP报表都可以自动生成。其他模块其他模块中提供了经营历程查询、业务草稿过帐审核、计算器、短消息等功能。基本信息模块主要是用于对企业的药品信息、部职员、往来单位、存货仓库等容进行增加、修改、删除等维护。系统

10、维护模块：该功能模块涉及推出系统、更换帐套、数据管理、数据结存、权限设置、系统设置、单据格式配置等功能，可以对系统的全局集训宁相关的设置与维护。1.3快捷键的使用为了提高软件的操作效率，提高软件的录入速度我们特别在软件中添加了许多快捷键，您在录入业务单据或进行报表查询等操作时都可以非常便捷的使用。1、在各业务单据中凡是在字段后面有中括号中带有字母加下划线的标志（如：a）的，都可以使用AIT括号中的字母，将光标快速定位到该字段处。例如：在销售单中需要录入相应的购买单位信息，在购买单位后面有个D标志，此时您可以直接用AITD键即可将光标定位在该信息录入框中，此时便可以进行相关往来单位信息的录入了。

11、2、在展开菜单栏后，您可以看到各业务单据右边都标有快捷键的使用方法。如：零售管理中零售开票的快捷键就为：CtrlR3、各单据中的快捷键请分别查阅下面业务单据中的讲解。第二章系统管理员必读作为一个合格的系统管理员必须要担负起整个企业网络系统的维护工作。对企业的网络使用、电脑维护、软件使用起这及其重要的作用。在软件中系统管理员担当着“超级用户”的角色，即拥有软件中所有的权限。在千方百剂医药管理系统开帐以前，首先应该将企业的基本信息录入到软件中，其中基本信息包括：药品信息、职员信息、往来单位信息、部门信息、银行科目、销售门店、存货仓库信息。其次还要进行期初帐务的录入，也就是归企业在使用软件管理前的库

12、存商品数量、现有资产、应收应付账款、会计科目等。同时还要对所有的操作人员进行授权，最后将软件开帐，开帐前是不能进行任何业务数据的录入的，只有在开帐以后才能进行业务往来数据的录入。特别注意：在软件开帐以后基本信息中已有库存和期初的商品换算比率不能更改，成本核算方法不能更改，期初商品信息不能更改，启用帐套的时间也不能更改。所以在开帐以前不行要保证基本信息、期初信息、成本核算方法的录入准确无误！2.1如何进行基本信息的录入基本信息的完整准确是使用本软件的前提条件，基本信息的录入包括：药品字典、往来单位、部职员、银行、存货仓库、会员管理、费用类型、其他收入、固定资产、会计科目、销售片区、公司部门、销售

13、门店、pos机、商品关联、配伍禁忌设置、基本信息编号配置。各信息需要根据贵企业的实际情况进行完成准确的录入，具体录入方法与使用注意请参照千方说明书中第五章第一节基本信息中的讲解。2.3如何进行系统维护系统维护中包含了退出系统、更换用户、更换帐套、修改密码、系统锁定、数据管理、月结存、反月结存、年结存、系统重建、超级用户、期初建帐、单据格式配置、帮助、版本说明、新功能说明、开帐。第三章 质量管理部门必读质量管理部门作为企业药品质量管理的核心部门，对整个企业的药品质量起着举足轻重的作用。是保证药品质量的重要关口。3.1主要的工作容与职责执行有关的药品质量管理的法律、法规和行政管理规章。起草企业药品

14、质量管理制度，并指导、监督制度的执行。负责首营企业和首营品种的质量审核。负责药品质量的查询和药品质量事故或质量投诉等容的调查、处理及报告。负责药品的验收管理、指导和监督药品保管、养护和运输过程中的质量工作。负责质量不合格的审核，对不合格药品的处理过程实施监督。收集和分析药品质量信息。协助开展对企业职工药品质量管理方面的教育或培训。3.2软件中首营企业、首营药品的处理方法3.2.1如何正确处理首营企业首营企业是指购进药品时与本企业首次发生供需关系的药品生产或经营企业。首营企业审核时必须向本企业提供加盖首营企业原印章的合法证照复印件、药品销售人员必须提供加盖企业原印章和企业法定代表人印章或签字的委

15、托授权书，并标明委托授权围、机有效期限，药品销售人员复印件，还应该提供首营企业质量认证情况的有关证明。软件中首营企业审批的处理流程为：第一步：进入【基本信息】/往来单位中添加该单位的相关信息，并在“首营企业”处打勾，以确定该企业为首营企业。提示：如果该企业已经通过首营审批后，则“首营企业审批”处会自动打上一个勾。第二步：进入【GSP管理】/【检查验收】/首营企业审批表中对该企业进行首营审批。注意：如该企业确定为首营企业， 并且在【GSP系统设置】/采购入库中在“是否进行首营企业判断”处打勾，则在发生采购业务前必须进行首营企业审批，才能进行采购业务。反之，如不打勾，则无论是否进行首营企业审批都可

16、以进行采购业务。提示：上述两个报表的使用方法与注意事项请查阅千方说明书中的讲解。3.2.2如何正确处理首营药品首营药品是指本企业向某一药品生产企业首次购进的药品，包括新产品、新规格、新机型、新包装。首营药品审核时必须向本企业提供加盖生产单位原印章的合法证照复印件，药品质量标准、药品生产批准证明文件，首营品种的药品出厂检验报告书，药品包装、标签、说明书试样及价格批文等。软件中首营药品的处理流程为：第一步：进入【基本信息】/药品字典中添加该商品的相关信息。并且在辅助信息的“首营企业”中打勾，确定该药品为首营药品。如：如果该企业已经通过首营审批后，则“首营审批”处会自动打上一个勾。第二步：进入【GS

17、P管理】/【检查验收】/首营药品审批表中对该药品进行首营审批。注意：如该药品确定为药品企业， 并且在【GSP系统设置】/采购入库中在“是否进行首营药品判断”处打勾，则在发生采购业务前必须进行首营审批，才能进行采购业务。反之，如不打勾，则无论是否进行首营审批都可以进行采购业务。提示：上述两报表的使用方法与注意事项请查询千方说明书中的讲解。3.3如何进行进行质量保证协议、合格供方档案表的录入当与任何企业发生业务往来时，对方都必须提供相关的合法手续，此时，质管部门应该与其签订质量保证协议，并建立相应的合格供方档案。此时，您需要进入【GSP管理】/【检查验收】中再分别进入质量保证协议与合格供方档案表中

18、进行相关容的录入。具体才作方法请参照千方说明书中的讲解。3.4不合格药品的处理3.4.1 GSP大纲中对不合格药品的要求在配送退回过程中如发现有质检不合格的药品，应该严格按照GSP大纲中不合格药品的处理流程进行处理。确认不合格药品后，应该集中存放在配送中心不合格药品库（或区）中，有仓库部门专门设置人员管理并给予明显标志，同时建立不合格药品档案，对不合格药品进行严格控制，防止出现质量事故。不合格药品的确认、报告、报损、销毁应有完整的手续或记录。质量管理机构负责填写“不合格药品报损审批表”，报企业质量负责人及企业负责人审核后，通知购进、配送中心、财务部门办理消帐、下帐手续。销毁药品应按照规定的程序

19、履行手续并做好记录。质量管理机构负责对一般药品的销毁进行监督，销售特殊药品时，应该商报药品监督部门批准后，在药品监督管理部门的监督下销毁。销毁一般采用焚毁、深埋、无论形状破坏等方法。3.4.2软件中的不合格药品处理3.4.2.1处理流程第四章 采购部门必读药品的购进管理是药品经营企业质量控制的第一关，也是确保企业经营行为合法性、保证药品经营质量的关键环节。业务购进部门再药品的采购过程中，承担这药品购进质量控制的直接责任，质量管理部门必须对药品购进权过程实施有效的监督控制。4.1药品购进的原则药品经营企业应当把确保药品经营质量发在首选药品和供货单位条件的首位，购进药品应当以满足人们预防、治疗、诊

20、断疾病的需要为目标，以市场需求为导向，坚持“以质量为前提，按需进货，择优选购”的原则，最大限度地保证社会的需求和企业业务经营活动的健康发展，不断提高企业质量管理水平。4.2药品购进的程序企业在开展药品购进活动中，必须制定能够确保购进的药品符合质量要求的进货程序，进货质量管理程序应包括以下环节：确定供货企业的法定资格及质量信誉。审核所购入药品的合法性和质量可靠性。对与本企业进行业务联系的供货单位、销售人员，进行合法资格的验证。购进计划的编制与审核。签订有明确质量条款的购货合同。首营企业及首营药品的审核药品购进记录的编制药品验收入库4.3软件中的购进管理在千方百剂医药管理系统中严格按照GSP大纲要

21、求，独立开发了一个专门用于药品购进管理的功能模块采购管理。该模块的流程分为“GSP流程控制”和“自动生成GSP报表”两种模式，您可以根据贵企业的实际情况进行选择使用。GSP流程控制与自动生成GSP报表的区别：两种流程都需要进入【GSP管理】/【GSP系统设置】/采购入库中进行设置。GSP流程控制的每报表都必须是由相关的操作人员一步一步的完成。自动生成GSP报表则只需要完成“采购入库单”一业务单据，其他报表都会按照在GSP系统设置中的设置而自动生成。4.3.1自动生成GSP报表自动生成GSP报表首先需要进入【GSP管理】/【GSP系统设置】/采购入库中选择“自动生成GSP报表”，并根据实际需要分

22、别在采购计划、采购合同、药品购进记录表、购进药品质量验收记录处打勾。在采购入库单过帐后系统会按照设置自动生成相应的GSP报表。4.3.2 GSP流程控制4.3.2.1基本流程图4.3.2.2流程讲解1采购计划1）概述采购计划是业务经营活动的重要工作容，企业应该按照实际出发，遵循市场经济规律、提高企业经济效益的原则，科学合理的制定采购计划。采购计划按照企业的需要一般分为：年度计划、季度计划和月份计划。该计划应该由相关的业务人月进行录制，并通过分管经理或主管签字审核后方能生效。2）权限设置在千方百剂医药管理系统中要使用相应的业务单据都必须要有相关业务单据的使用权限，否则在软件后将看不到相应功能。采

23、购计划权限的授予请进入【系统设置】/【超级用户】/【用户口令及权限设置】/GSP报表权限中的将“采购计划”打勾。并根据实际情况赋予该操作员增加、修改、审核、删除、查看权限。3）注意事项如在【GSP系统设置】/采购入库中将“采购计划”打勾，则在采购计划录入保存后，进入下一步采购合同时，采购合同可以调用采购计划的相关容；反之，如不在采购计划处打勾，则在进行采购合同的录入时就不能调用采购计划的容。2采购合同1）概述采购合同是药品经营过程中明确供销双方责权的重要形式之一。其目的就是有效的达到使供销双方在经营活动中牢固树立质量意识，明确双方的质量责任，促使企业自觉主动的加强质量控制，依法规经营，确保药品

24、经营质量。2）权限设置采购合同授权请进入【系统设置】/【超级用户】/【用户口令及权限设置】/GSP报表权限中的将“采购合同”打勾。并根据实际情况赋予该操作员增加、修改、审核、删除、查看权限。3.购进记录表1）概述GSP规定购进药品应有合法票据，并规定建立购进记录应做到：票、帐、或相符。购进记录是对企业业务购进行为合法性及规性的有效监控和追溯。是由企业业务购进人员在确定了具体的业务购进活动后所作处的记录，其容应包含购进药品的同用名称、剂型、规格、有效期、生产厂商、供货单位、购进数量、购货日期等容。2）权限设置购进记录表授权请分别进入【系统设置】/【超级用户】/【用户口令及权限设置】/GSP报表权

25、限中将“购进记录”打勾；进入GSP签字权限中将“采购业务员签字权限”打勾。4.购进药品到货请验单1）概述购进药品到货请验收单是只在GSP流程控制流程中存在的业务单据，而在自动生成GSP报表流程中是没有该业务单据的。该单据主要是用于供应商将商品送到后，由购进部门或仓储部门开出单据，并通知质量验收人员进行商品质量验收。2）权限设置进入【系统设置】/【超级用户】/【用户口令及权限设置】/GSP报表权限中将“到货请验单”打勾，并且在下方赋予该操作人员的增加、修改、审核、删除、查看权限。3）注意事项：如在【GSP管理】/【GSP系统设置】/采购入库中没有将“购进药品到货请验”打勾，则该业务单据只能进行查

26、询而不能进行录入！5.购进药品质量验收1）概述对药品进行质量验收，是把好药品入库的质量关，是对药品质量进行有效控制的关键环节。而质量验收记录是企业质量检查的核心资料，验收记录应根据质量验收的实际情况，将验收药品的质量状况记录下来，并做出明确的验收结论。验收记录应该做到真实、完整、准确、有效。企业对药品质量验收记录的保存应超过药品有效期一年，但不得少于三年。2）权限设置分别进入【系统设置】/【超级用户】/【用户口令及权限设置】/GSP报表权限中将“药品质量验收记录”打勾；进入GSP签字权限中将“入库验收员签字权限”打勾。3）验收不合格药品的处理当验收过程中发现不合格药品，应填写药品拒收报告单。单

27、据位置：【GSP管理】/【检查验收】/药品拒收报告单。4）抽样验收的设置、记录生成与澄明度检查记录的生成验收抽取的样品应具有代表性，即必须保证抽取的样品能准确反映被验收药品的总体质量状况。抽样验收设置应进入【GSP管理】/【GSP系统设置】/GSP验收设置中进行设置。如在完成抽样验收后，需要自动生成药品验收抽样记录还需要在下方的“质量验收审核后生成抽样检查记录”处打勾。否则在完成质量验收记录后系统将不会自动生成抽样验收记录。同时，如需要完成购进记录后自动生成针剂澄明度检查记录，也需要在“量验收审核后生成澄明度检查记录”。反之，不打勾则不会生成！提示：当抽样验收设置好以后，在质量验收记录中系统便

28、会自动根据设置的条件在“抽样数量”字段中自动计算好该批药品的抽样数量。5）使用注意该单据只能通过调单的方式，调用上一步生成的数据进行填写，而不能自行选择商品录入！6）操作技巧如调用上步骤数据时药品只有一个批次，而实际到货验收的商品却有两个批次，则此时，您可以选中该商品并点击鼠标右键，使用“分批验收”功能，或选中该商品后直接使用快捷键：CtrlC。6.药品验收入库通知单1）概述药品验收入库通知单只能调用上个步骤的相关数据进行录入。主要是在质量检查人员完成质量验收后，开出该单据通知保管人员准备进行商品的入库。2）权限设置进入【系统维护】/【超级用户】/【用户口令及权限设置】/GSP签字权限中将“购

29、进药品入库通知单”处打勾。并同时赋予该操作人员增加、修改、审核、删除、查看权限的相关权限。7.采购入库单/业务草稿过帐当上述步骤完成后，系统会自动提示：“入库数据已经成功生成采购入库单草稿数据，请到业务草稿中查询！”此时，只是完成了采购入库单草稿的生成，并没有真正的商品入库，此时的库存数量没有改变。还必须进入采购入库单或业务草稿中将入库单草稿过帐，实际库存数量才会增加。此时，才真正完成了整个采购业务流程。说明：GSP流程控制下的采购入库单是查询的功能，不能进行业务数据的录入，而自动生成GSP流程下的采购入库单才是真正的业务单据。是用于采购业务数据的录入。4.3.2.3采购退货、采购退货退补、采

30、购退补业务的处理当完成采购业务流程后，因为包装问题、效期问题等其他原因需要对已经入库的商品进行退货时，采购退货单可以快捷的帮助您进行业务处理。如在完成退货业务后，发现退货的商品退货价格录入错误，此时，您也不用担心，您可以使用采购退货退补单进行调帐处理。而采购入库后发现采购入库的价格有误，此时采购退补单也能非常轻松的帮助您完成进货价格的调整。注意：上述三单据的使用方法与注意事项请查阅千方说明书中的讲解！4.3.3采购报表的查询在千方百剂医药管理系统中，为了使您在完成采购业务后，能及时而便捷的查询到每笔采购业务的来龙去脉。我们根据查询容的不同而开发制定了强大的报表查询功能，您可以根据实际情况分别使

31、用不同的查询报表查询到您需要的相关采购数据与信息。真正的做到有根可寻、有据可查。采购管理中的查询报表如下：采购计划查询、采购合同查询、采购合同统计查询、采购退补查询、采购成本表、采购统计报表、药品进价分析、采购明细查询、商品进货销售分析、供应商进货销售分析、供应商进货配送分析、生产厂商供货销售分析提示：各报表的使用方法与注意事项请查阅千方说明书中的讲解！4.3.2.5使用注意事项在使用GSP流程控制时，一定要完成整个操作流程后才能进行销售、零售等其他业务的开展，否则在进行商品选择时，该药品的状态会显示为：“质检中”不能选择。处理方法：请将检查是那个步骤没有完成，并将其补上。或直接进入GSP采购管理中各单据的具体使用方法、注意事项等容请全部查阅千方说明书中第五章第三节中各单据的讲解！4.4受托代销业务的管理在医药流通企业中除了使用采购进货销售的模式外，还存在另一种销售方式：受托代销。即供应商供货给企业，但企业不需要马上向供货商付款，而是在销售完成后统一进行付款，或销售一批付一批。在千方百剂医药管理系统中特别开发