商务接待标准.docx

1、商务接待标准商务接待手册 （ 新标准 ）第一条：总则1 为规范公司商务接待活动， 在保证商务接待效果的前提下， 加 强商务接待费用控制，特制订本手册。2商务接待工作是公司重要的对外窗口之一， 参加接待的工作人 员要遵守纪律，有礼有节、热情大方，树立公司的良好形象。3本手册规定了公司商务接待的管理职能、 管理内容与要求、 检 查与考核，适用于公司的全部商务接待活动的管理。第二条：管理职能行政部是公司接待工作的管理部门， 公司商务接待以及宴请用餐 等均由行政部统一安排。第三条：商务接待工作原则1对等接待、各负其责、相互配合的原则。商务接待工作涉及面 广，必须坚持重点、兼顾一般，按照对等接待、各负其

2、责、相互配合 的原则，上下一致，齐心协力，共同做好接待工作。2规范高效、安全节俭、服务一流的原则。商务接待工作应规范 服务，提高办事效率、热情周到，视客情适度接待，提倡节俭，反对 浪费，注重思想情感交流，不推诿扯皮，不应付拖拉。3统一标准、预算管理、严格控制的原则。按照公司商务接待标 准，对各项商务接待费用实行预算管理，由行政部负责人根据核定的 预算严格控制使用，商务接待费用原则上不得超过限额，如需追加预 算，由总经理另行审批。第四条：接待职责分工1 接待工作是公司窗口式工作， 对于塑造企业良好形象、 实现公 司经营目标，具有十分重要的意义。各相关部门及人员必须高度重视 且规范行为。2接待内容

3、包括：迎客引入、询问让座、接待洽谈、参观介绍及 招待服务等。分工如下：1行政部：提供一般接待良好环境的保障及备品准备，负责 接待服务及参观介绍。提供信息沟通保障及调度控制和来客记录，安 排来宾行程、食宿等。2前台：负责来客引入及会议室的环境保持。3接待人员应及时撰写重要来访信息，将与来访者交流中取得的信息汇总整理，提取其中对公司有价值的信息交有部门领导。第五条：商务接待标准公司商务接待标准，根据来访者的人员级别及访问目的不同，适用不同标准。 主要划分为 4 个级别：普通接待、业务接待、 贵宾接待、政府接待。1.普通接待项目名称说明适合人群供应商、外协单位、中间商、普通商务类考察人员、技术人员等

4、；交通标准按对方人员要求协助订购，公司不负担费用；住宿标准按对方人员要求，公司不负担住宿费用；餐饮标准简餐消费控制在 ?20 元 /人以下，宴请消费控制在 ?50 元/ 人以下；接待陪同人员接口业务人员、部门主管；接待车辆商务车或出租车；其他接待1公司会议室布置投影机、 白板、饮品（饮用水、 茶、 咖啡）。备注2业务接待项目名称说明适合人员普通客户、地方机关一般工作人员交通标准按对方人员要求协助订购，公司不负担费用；住宿标准按对方人员要求，公司不负担住宿费用；餐饮标准简餐消费控制在 ?50 元/ 人以下，宴请消费控制在 ?80 元/人以下；接待陪同人员接口业务人员、部门主管、主管副总；接待车辆

5、公司轿车、商务车或出租车；其他接待1必要时制作来宾接待手册； 2公司会议室布置公司介绍 PPT、宣传资料、文件 袋（信笺纸、笔）、饮品（饮用水、茶、咖啡）。备注3高级接待项目名称说明适合人员公司领导重要客人、公司重要客户、外宾及上级机关的负责人等；交通标准按对方人员要求订购，公司不负担费用；住宿标准住宿标准三星级以上酒店，公司负担费用；餐饮标准简餐便消费控制在 ?100 元/ 人以下，宴请消费控制 在?200 元/ 人以下；接待陪同人员接口业务人员、部门主管、主管副总、总裁；必要时安排董事长、股东；接待车辆公司轿车或租用专车；其他接待1 制作来宾接待手册， 必要时安排酒店房间内布置迎 宾卡、鲜

6、花、水果； 2公司显着位置布置迎宾条幅等；3 公司会议室布置公司介绍 PPT、宣传资料、文件袋 （笔记本、笔）、饮品（瓶装饮用水、茶、咖啡）、 鲜花、水果、香烟、烟具等；4 安排公司领导与来宾合影并制作相框； 必要时安排 会谈记录、录音、摄影、摄像； 5安排来宾到本地主要景点游玩或娱乐；6 必要时于来宾临行时赠送纪念品， 消费控制在 ?500 元/ 人以下。备注4.政府接待：依照政府所属部门及级别，按照业务接待及高级接待标准.第六条：商务接待流程1商务接待的申请与审批1各部门实施商务接待前，应填写商务接待申请表，经部门 主管审核，总经理审批后，报行政部申请安排接待；2申请部门在商务接待申请表内

7、应明确来宾人数、级别、接 待历史、对方陪同人员、我方陪同人员、接待时间、接待事由、接待 负责人等信息及相关接待要求建议；3公司高层领导的商务接待活动，由其助理、秘书填写商务接 待申请，并作为接待负责人；4行政部接到商务接待申请表后，应根据公司商务接待标准 进行商务接待行程设计并核定接待预算后， 填写接待行程安排表 反馈至接待申请部门确认；经申请部门确认后的接待行程安排表，按接待标准进行审 批，审批层级如下：接待标准行政部 审核部门负责 人 审批总经理普通接待业务接待贵宾接待6如接待申请部门要求部分或全面超标准接待， 接待行程安排表 应按照相应接待标准进行审批；7接待负责人应将获批后的接待行程安

8、排表报公司财务部，作 为预支、报销接待费用的预算凭证。2商务接待的实施1接待负责人依据获批的接待行程安排表，落实各项接待安 排的责任人及物品置办；2部门接待负责人通知接待活动相关领导，以便合理安排时间；3行政部根据接待行程安排，协调接待负责人和公司车辆或租用 车辆的时间安排；4贵宾客户要制作来宾接待手册，由接待负责人，送至来宾； 接待负责人或公司，应根据接待行程安排，前往车站、机场接 送来宾，并陪同来宾办理入住、结算手续；如接待负责人无法陪同，可由行政部或司机代为行使接待负责 人职责；接待负责人应严格执行接待行程安排， 保证各项接待活动的有序 衔接；8公司领导与来宾合影后，由行政部应将照片制成

9、相框，交由接 待负责人送达来宾，留作纪念；9来宾送行后，接待负责人应适时致电来宾，在致以问候的同时 了解来宾对公司各方面的意见，以及对公司接待安排的满意度，并及 时填写商务接待总结报告，以便公司进行改进。3商务接待行程的变更1商务接待过程， 如来宾要求对行程安排进行调整， 现场陪同人员 （接 待负责人、司机及其他陪同人员）应及时将调整意见通知行政部；2行政部收到行程调整意见后，应立即对接待行程安排表进行 调整；3如行程调整仅限时间安排调整，行政部应将调整后的接待行程 安排表报总经理审批后执行，并将接待行程安排表副本发至相 关人员；4如行程调整导致预算增加，行政部应将调整后的接待行程安排 表按审

10、批流程重新进行审批后方可执行，并替换原接待行程安排 表正、副本；5商务接待秘书应根据调整后的行程安排，重新制作来宾接待手 册，并送至来宾。第七条：费用报销1商务接待结束后，参与接待人员应在 5 天内将相关票据全部交至 行政部，统一办理报销手续，无故超过 30 天未提供票据的，不再予 以报销，由财务部由责任人的工资中扣回预支费用；2实际发生费用在已获批预算额度内的，由行政部持发票至财务部 报销；3实际发生费用超出获批预算额度的，由责任人填写费用超额审 批表说明超额原因，按照商务接待审批权限进行审批，获批后方可 报销；第八条：商务接待过程要求1接待人员须严格遵守公司相关规定，不准有任何越格行为发生

11、；2接待过程中遇有来宾提出办理限制事宜，须婉言解释。3接待环境标准 物品摆放整齐，且表面无灰尘； 地面干净无脏物，空气流通清新； 室温适度，灯光合适，电视调好； 备品齐全。4 公司参观规定 安排来宾参观公司，须报行政部批准； 参观过程中，原则上介绍者在来宾前，接待负责人在来宾后； 参观所到之处，作业人员须集中精力做事，不得东张西望，更 不许与参观人员交谈，如有必要可礼貌示意。6接待礼仪要求参与商务接待人员应着正装，举止礼貌；接待人员到车站、机场迎接来宾，应提前 1020 分钟到达，恭 候来宾到达，对不熟悉的来宾应事先准备迎接牌，注明单位名称和来 宾称谓；3接到来宾后，接待人员应主动向来宾致以问

12、候，并主动帮助来宾 提取行李；4到达住宿地点后，接待人员应主动协助来宾办理入住手续，并提 行李送至房间；5接待人员到车站、机场送行，应根据航班、列车时刻合理提前到 达，主动帮助来宾拿取、托运行李，办理相关手续； 九、附则1本手册为公司商务接待的规范性文件，各部门应严格参照执行；2本手册由行政部依据实际情况变化，不定期进行修订； 4本手册由行政部附则最终解释； 4本手册于 2014 年 1 月 1 日起执行。备注除有特殊说明外， 本制度适用范围为集团各部门， 子公司可参照 执行。子公司与集团公司发生业务关系时， 以尊重集团公司制度为执 行原则。商务接待申请表申请部门： 负责人：1客人信息：姓名单

13、位职务电话2 接待时间： 年月日至年月日共日3接待事由：4 洽谈参加人员：5陪同人员：6招待项目：交通住宿宴请娱乐游览其它：7、其它要求：接待部人签字：日期：行政部签字：日期：总经理签字：日期：接待行程安排表接待部门：接待负责人：制表人：日期/ 时间接待事项主讲/陪 同其它参加部 门地点第一天（月日）第二天（月日）第三天（月日）配合内容清单：配合项目时间配合内容责任人部门招待费用预算：交通：住宿：宴请：娱乐等： 合计：接待部门确 认签字：日期：行政部签字：日期：总经理签字：日期：商务招待费用超额审批表申请部门： 负责人：1招待对象：姓名单位职务2 招待时间： 年月日至年月日 3招待事由： 4获

14、批招待费用预算： 交通：住宿：宴请：娱乐等： 合计：5实际招待费用情况： 交通：住宿：宴请：娱乐等： 合计：超额：超额原因说明：接待部门确 认签字：日期：行政部签字：日期：总经理签字：日期：来访接待总结报告 接待项目： 一、来访目的： 选型参观签合同合作顺访游玩其它（） 二、接待总结：1、 接待情况：2效果总结：3后续工作：4费用总结：预算实际超标*备注交通费住宿费餐饮费游览费其它合计情况说明注：超标是指超预算、超项目、超时间接待负责人（签字）：年月日部门负责人（签字）：年月日来宾接待手册内容 来宾接待手册中包含以下几项基本内容：问候语、住宿安排、通 讯安排、日程安排、 联络人、天气情况、 公司（单位）简介、公司（单 位）领导简介。具体形式应由专业美术人员进行设计。住宿安排姓名职务房间号通讯安排您房间的电话拨“ 0”后可以直接拨打市内电话。房间与房间之 间拨打时直接拨打房号即可。日程安排日 期时间内容地点联络人姓名职务联系方式房间号天气情况