RFID技术在挡案管理中的应用解决方案.docx

1、RFID技术在挡案管理中的应用解决方案RFID技术在档案中心档案管理中的应用讨论稿V1.0广州市普程电力科技有限公司2010.91目前档案中心的档案管理现状如下：档案馆员人数不多，每个人需要手工盘点5到6万份档案，费时费力。借出、归档登记都是通过手工录入，需要手工反复填写代理卡、外借登记册，效率不高。单件录入，不能实现档案快速定位查找批量登记，环节繁琐。档案位置不能确定时将会带来大量的查找工作量。无法方便的查询档案实时状态，给档案的借出归档操作增加了难度。2 档案管理应用RFID技术的优点快速、准确定位：在移动点检设备上存储有整个档案室的地理分布图，将会对所查档案做出地理定位指示，实现快速查找

2、及归档操作。轻松盘点：使用RFID点检设备可以快速的完成档案的盘点、查错、上架等工作，在极大的减轻馆员工作量的同时可以提高档案管理工作效率、降低外借归档时的差错率。档案信息准确记录：档案经手人、借阅人、借出、归档时间等均为系统自动登记完成的，防止手工差错的同时保证档案管理信息系统原始数据的准确性，并可提供档案状态的实时查询、报表打印。批量档案借出、归档登记管理档案管理是很烦杂的工作，档案管理人员少，寻借档案的人多，应用RFID技术实现档案管理现代化，自动化，增加工作效率的同时减少档案管理员的劳动强度，帮助馆员实现自动化的批量档案借出，归档登记工作档案RFID标签存储信息更改自如 电子标签存取数

3、据容量大，并且存储信息更改自如，为档案属性等信息管理提供方便。安全保障：档案管理人员要通过身份验证登陆RFID档案管理系统后，才可对档案进行借出，归档的操作，对于档案的非法外带，系统将报警提示。标签信息亦可加密。3 RFID技术在档案管理中的应用方式3.1 RFID技术在档案管理中的应用系统图流程1：每个档案上贴有专用的档案管理标签，移动点检设备将采集到的信息以无线或有线的方式传给后台档案管理系统以完成档案的盘点、寻找、查错、上架等工作。流程2：每个档案上贴有专用的档案管理标签，RFID固定读写设备采集标签信息并通过有线的方式将数据传入档案管理信息系统以完成档案的初始信息录入、外借归还确认、合

4、法状态查询检验等工作。3.2快速查找、归档流程3.2.1 快速查找档案流程图3.2.2快速归还档案流程图4 普程针对档案中心档案管理系统的解决方案普程RFID智能档案管理系统中含有多种档案管理设备，这不仅仅是在现有档案管理系统中简单的加入RFID硬件设备，而是将一整套RFID档案应用系统和现有的档案管理系统进行无缝整合，从而形成一套智能化的RFID档案管理系统。4.1 档案中心RFID档案管理系统的流程建档：（初始化RFID标签）在档案管理系统中将相应的档案内容和RFID标签的ID号关联的同时把档案号写入标签。外借：借档人填写借档申请表格并交与档案中心档案馆前台，前台工作人员将调档表用小车送到

5、楼上的档案室，档案室的工作人员在RFID手持点检设备上输入档案号调出这份档案的信息及其实际物理位置提示。档案室的工作人员按指示到该档案存放的档案柜前使用RFID手持点检议的查找功能找到这份档案，在手持设备读到该档案标签以后，系统自动将这份档案的状态置于“待借”状态。档案室的工作人员将代理卡从档案中抽出并放于档案取出处，关闭柜门后来到6楼档案管理室。在档案管理员的工作平台上读一下这份档案并在软件系统中选取相应借档人。系统验证此次借档行为成功后，再改变RFID档案标签中的标识位的状态为外借状态的同时将档案的系统状态从“待借”变为“已借”。此时档案室的工作人员拿着这份档案通过RFID智能门禁，系统显

6、示正常状态。（单份档案和多份档案的外借过程相同。如不按此流程正常操作，未改变标签里的状态标识位的档案通过RFID智能门禁的时候系统会提示报警）。归档：当借档人归还档案的时候，档案中心档案馆的前台将归还档案用小车送到楼上的档案室，档案室管理人员在馆员工作站上读出归还档案上的RFID标签从而调出系统中关于这份档案的外借信息，此时系统自动将这份档案的状态至于“待还”状态。在检查无误后档案室的工作人员通过RFID手持点检设备上提示的该档案的实际物理位置找到其存放的档案柜，在手持上选择归还操作后，系统自动将这份档案的状态置于在库状态。盘点：档案室的工作人员推着档案移动点检车在档案室中对每个档案柜依次进行

7、点检。读到柜签和层签后在点检车的触摸屏上选择盘点选项，使用点检车上的手持依次读取每层的档案，如果出现档案多了或者少了的情况，系统都会提示报警。档案移动点检车还可以提供提示盘点最佳路径和已盘点档案信息状态的查询功能。4.2 RFID档案管理系统RFID档案管理系统包括：RFID档案管理应用软件系统、档案馆员多功能工作站、档案移动点检车、档案管理手持设备、RFID智能门禁系统、RFID档案专用标签。档案中心档案馆已经使用了档案管理系统。芯联开发的RFID档案应用系统可以将RFID硬件产品和现有档案管理系统进行无缝整合，使档案在现有基础上平滑升级到智能化管理状态。RFID档案应用系统除了将RFID硬

8、件设备与档案馆现有管理系统进行整合外，还针对传统手工业务盘点和顺架进行了智能化系统开发，用户可以通过RFID移动点检车以及RFID手持点检仪完成对档案的快速盘点和顺架工作。4.3档案馆员多功能工作站档案馆员多功能工作站是档案馆员工作的地方，主要业务流程都在这里完成，如RFID标签粘贴，建档，取代填写档案外借本来进行电子化的档案借还操作。在这里，档案馆员对新建档案进行编目加工，同时将RFID标签粘贴在档案上，将档案放置在工作站档案放置区，系统就可以自动读取RFID信息并将相关档案信息写入到RFID档案标签中去。4.4 RFID档案移动点检设备 对于档案工作人员来说繁琐的盘点和顺架工作将因为有了档

9、案点检系统而变得简单。在进行顺架工作时，工作人员使用手持点检仪或点检推车，对架上档案进行扫描即可知道是否有错架，对于错架档案，便携式点检仪会自动报警给与提示；在做盘点工作时，只要用RFID手持点检设备沿着需要盘点的档案架扫描档案架上所有档案，即可知道档案架上都有哪些档案，远比以前手工盘点和顺架要效率高很多。移动点检系统配有档案电子地图，对于错架档案应放到哪些档案架上，电子地图会一一标出，一目了然；对于盘点档案这样的工作来说，电子地图上也会显示出已经进行过盘点的档案架。RFID移动点检设备为人体工程学设计，耗电量低，数据存储容量大，可以完全独立脱机工作，也可以通过无线网联机工作。4.5 RFID

10、智能门禁系统智能门禁系统可以针对档案进行防盗工作，RFID产品本身就是将RF防盗与ID信息识别结合在一起的产品。除了防盗之外，RFID门禁还可以进行人员管理，统计进入档案室的工作人员信息，馆员无需在进入档案室前掏出通行证进行刷卡，直接穿过门禁，RFID门禁系统就可以自动记录每一个进出的馆员。对于档案的非法外带，系统将报警提示。附一： RFID 应用的前景及工作原理 射频识别技术RFID（Radio Frequency Identification Technology）是从八十年代起走向成熟的一种非接触式的自动识别技术，它通过射频信号自动识别目标对象并获取相关数据。从概念上来讲，RFID 类似

11、于条码扫描，对于条码技术而言，它是将已编码的条形码附着于目标物并使用专用的扫描读写器利用光电信号将信息由条形磁传送到扫描读写器；而RFID则使用专用的RFID读写器及专门的可附着于目标物的RFID单元，利用RF信号将信息由RFID单元传送至RFID读写器。RFID单元中载有关于目标物的各类相关信息，如：该目标物的名称，目标物运输起始终止地点、中转地点及目标物经过某一地的具体时间等，还可以载入诸如温度等指标。RFID单元，如标签、卡等可灵活附着于从车辆到载货底盘的各类物品。RFID技术所使用的电波频率为50KHz-5.8GHz。远距离、无线非接触的读写方式，使RFID在商品批发、零售业的应用中显

12、示出了明显的比较优势。2005年，RFID(射频识别技术)无疑是当红的明星产业。 射频识别技术的兴起有两方面主要原因的推动。一是技术的推动。射频技术从诞生到民用经历了军事应用、实验室研究再到民间应用几个不同时期，基础技术研究日臻成熟。另一方面则是在整个社会信息化程度普遍提高后，企业需要进一步提高信息化水平，同时降低劳动生产成本，市场对各类技术进行选择的结果。射频识别依靠无线电波进行信息采集、传输、控制，其得天独厚的技术优势成为人们的必然选择。射频识别系统的无线非接触式读写方式，能够满足人们在各类特殊环境下对物品信息的管理。射频识别技术的应用领域非常广泛，它不像以往传统的某种技术，带给人们生活、

13、生产的改变只是某一个方面或一个领域，而是全面的和革命性的。目前RFID在国内典型的应用主要于物品标识、交通信息化、人员追踪、物流管理、工业自动化等几个方面。 在物流应用方面，随着RFID技术的成熟，标签价格的不断下降，其应用的面也越来越广。RFID技术工作原理概述RFID（Radio Frequency Identification）无线射频识别技术是一种非接触的自动识别技术，其基本原理是利用射频信号和空间耦合（电感或电磁耦合）传输特性，实现对被识别物品的自动识别。射频识别系统一般由两个部分组成，即射频标签（Tag）和读卡器（Reader）。在RFID的实际应用中，射频标签具有同其他技术（例如条码技术等）相比数据存储量大的特点，它附着在被识别的物体上（表面或内部），当带有射频标签的被识别物品通过其可识别范围时，读卡器自动以无接触的方式将射频标签中的约定识别信息取出来，具有同其他技术（例如条码技术等）相比更智能、读取范围更广的特点，从而实现自动识别物品或者自动收集物品标志信息的功能。图 RFID基本工作原理如图1.1是RFID技术的工作原理。读卡器通过天线发射电磁波，电磁波有其辐射范围，当射频标签进入此电磁波辐射范围内，射频标签将天线所发射的微小电磁波能量存储，进而转换成电路所需的电能，并且将存储的识别资料以无线电波的方式通过天线传送给读卡器作确认以及后续的控制动作。