审计报告中数字的写法.doc

1、审计报告中数值写法研究北京内部审计协会网站 www.bjia.org 点击次数:188 目前，各地审计人员在审计报告中书写数值的方式不尽相同，笔者认为应按有关要求予以规范。一、小数保留位数小数保留位数写法不统一主要有下列几种情况：有角无分的金额（审计报告中的数值多数为金额方面的应用，因此本文主要以金额为例进行论述），有的审计人员在小数点后保留两位，有的保留一位，如壹佰捌拾叁元玖角写为183.9元或183.90元；无角分的金额，有的审计人员只写整数部分，有的审计人员则在整数后加.00，如柒佰捌拾肆元写为784元或784.00元。对于公文中数值的小数点保留位数，国家行政机关公文格式未做出规定，审计

2、署法制司关于印发和参考格式的函（审法字20051号）对此有所表述：“审计报告中的数值（包括百分数）除整数值外，小数点后一律保留两位”上述文件虽然仅发送至审计署机关各业务司、各派出审计局参照试行，但笔者建议基层审计机关也采用此做法，即当金额有角无分时，分位应当写0，如写为183.90元等形式；当金额无角分时，不加.00，写为784元等形式。有些审计人员之所以在整数金额之后加.00，一般是参考财政部会计基础工作规范（财会字199619号）对会计凭证填写的做法，该规范第五十二条第（二）项规定：“所有以元为单位的阿拉伯数字，除表示单价等情况外，一律填写到角分；无角分的，角位和分位可写00或者符号-”该

3、规定是对填制会计凭证的要求，出发点是为了控制篡改会计凭证行为的出现，而在审计报告中不存在此问题，因此审计报告中整数型金额的写法不应参考会计基础工作规范。二、数字分节数字分节写法不统一的情况如下：对四位和四位以上的金额，以贰万叁仟柒佰捌拾肆元为例，有的审计人员采用三位分节法（从小数点起向左每3位为1节，分节号为1/4汉字空格），写为23 784元，有的审计人员采用千位分隔符（,），写为23,784元，有的审计人员则不采用上述任何一种方式，写为23784元。对于公文中数字分节方法，国家行政机关公文格式也未做出规定，笔者查找相关资料，只找到出版物数字分节方面的规定。1987年由国家语言文字工作委员会

4、等中央七部门联合颁布的关于出版物上数字用法的试行规定规定：“4位和4位以上的数字，采用国际通行的三位分节法。节与节之间空半个阿拉伯数字的位置。非科技专业书刊目前可不分节。但用,号分节的办法不符合国际标准和国家标准，应该废止。”但在贯彻试行规定的过程中，新闻出版界反映：用计算机排版，空半个阿拉伯数字的位置，在技术上十分麻烦，建议对非专业性科技出版物应降低要求。考虑到实际情况，GB/T158351995出版物上数字用法的规定作了适当的变通：“专业性科技出版物的分节法：从小数点起，向左和向右每三位数字一组，组间空四分之一个汉字（二分之一个阿拉伯数字）的位置。非专业性科技出版物如排版留四分空有困难，可

5、仍采用传统的以千分撇,分节的办法。小数部分不分节。四位以内的整数也可以不分节。”GB/T15835这一规定虽然显得倒退，但比较实事求是。审计报告中数字分节问题应予以统一，但在有关部门未做出规范之前，审计人员可以在考虑输入效率和认读速度等因素的基础上对以下几种方法进行选择：（一）采用三位分节法在WORD中，数字之间的空位实际上只是二分之一个汉字，经常出现断开移行的情况，虽然可以通过调整字间距的方法来解决，但是对于数字出现频率较高的审计报告来说，大大降低了工作效率。（二）采用千位分隔符部分审计人员和审计报告阅读人长期以来已经适应千位分隔符的读数方式，但是输入时需要在中文标点和英文标点之间反复切换，

6、对工作效率有较大的影响，如采用此分节方式，应积极探索方法，提高输入速度，比如在智能ABC输入法中采用v前导的方式，在中文标点状态下以“v,”（不含引号）的方法输入千位分隔符，这样可避免频繁进行中英文标点的切换；更为理想的是设计一段批量加入千位分隔符的VBA代码，在撰写审计报告过程中，先不输入千位分隔符，在审计报告全部完成之后，一次执行VBA代码进行批量加入。笔者将形成专门文章共享使用VBA代码批量加入千位分隔符的方法。（三）既不采用三位分节法，也不采用千位分隔符根据笔者在部分审计报告阅读人和审计人员中进行的小范围调查结果来看，对财务知识有较深了解的审计报告阅读人和年龄比较大的审计人员一般对三位

7、分节法和千位分隔符（以下统称为三位一组的分节方法）比较认可，但是多数非财务人员和近几年参加工作的年轻审计人员却觉得三位一组的分节方法并不利于快速读数，甚至还影响了读数速度。之所以有很多人对三位一组的分节方法很不适应，主要原因是三位一组的分节方法是西方的计数方式，因为英文中没有“万”这个单词，其计数进阶是三位数为一阶的，如thousand（千）、million（百万）、billion（十亿，美国用法），因此，采用三位一组的分节方法大大提高了西方人读数速度，分节符号充当着计数单位的角色，从右到左，可将第一个分节符号读作thousand，第二个分节符号读作million，第三个分节符号读作billi

8、on，分节符号前后和之间的数字以百位及内的方式阅读，阅读人只需根据分节符号左面的数字即可方便地读出该数的大小。如：15,756,485,310，其读法为： Fifteen BILLION seven hundred and fifty-six MILLION four hundred and eighty-five THOUSAND three hundred and ten。可见，三位一组的分节方法对于西方来说是实用的，但并不十分适合我国实际情况，尤其对于非财务人员来说，可能反而降低了读数速度，审计报告的阅读人中有很多是非财务人员，如果从方便审计报告阅读人的角度出发，既不采用三位分节法，也不

9、采用千位分隔符，只是采取正常的数字连写的做法有一定的可行性。另外，由于中国的计数单位比西方多了“万”这个单位，千以上亿以内的计数单位都是以万为基础，如十万、百万、千万，表示的是共有多少个万，因此，四位一组的分节方法似乎更适合中国国情，如378,0000可以迅速识别为378万，4600,0000可以迅速识别为4600万。如果采用四位一组的分节方式，那么我们也可以把分节符号当作计数单位来读，从右到左，第一个分节符号读作“万”，第二个分节符号读作“亿”，分节符号前后和之间的数字以千位及内的方式阅读，如：157,5648,5310读为：一百五十七亿五千六百四十八万五千三百一十，48,5380读为四十八

10、万五千三百八十，9,4534元读为玖万肆仟伍佰叁拾肆元。我国之所以采用三位一组的分节方法，应该是考虑到与国际接轨的因素，但是对于那些只在国内公布的公文来说，采用四位一组的分节方法并无不妥，对那些需要对外公布的公文，也只需将数字分节方法纳入翻译的范围内，在翻译的时候改为适合的分节方式即可。互联网上的一些统计数据表明，有很多人支持以四位一组进行数字分节，不过这只是一个提议而已，审计人员在工作中不可采用四位一组的分节方法。从公文规范性角度来讲，公文中金额等数值的分节应予以统一，国家相关部门应在充分考虑国际惯例、中国实际情况及输入效率、主要阅读人群认读速度等因素的基础上，及时出台相关规范，结束目前的混乱情况。（作者：黑龙江省哈尔滨市香坊区审计局杨春宁）参考文献： 1.中华人民共和国审计署.法制司关于印发审计报告和审计决定书参考格式的函.2005422 2.国家语言文字工作委员会，国家出版局，国家标准局，国家计量局，国务院办公厅秘书局，中宣部新闻局，中宣部出版局.关于出版物上数字用法的试行规定.1987113.GB/T158351995，出版物上数字用法的规定4.付跃安.改改“水土不服”的分隔符.文化传播网，20064295.蒋佩春.数字多位分节之我见.北京观察，2007；3 6.于根元.实用语文规范知识小词典.第一版，北京：语文出版社，1999