湖州师范学院各类档案管理工作实施办法.docx

1、湖州师范学院各类档案管理工作实施办法湖州师范学院各类档案管理工作实施办法党群、行政类档案管理实施办法第一条 根据中华人民共和国档案法和国家教委高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范等有关规定、制定本实施办法。第二条 党政档案是学校在党群行政（党、政、工、团等）管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料。第三条 党、政文件材料应严格实行文书处理部门立卷归档制度，任何单位和个人不得擅自保存和销毁。学校各部门要有一位负责人分管本单位的档案工作，并确定兼职档案人员，协同校综合档案室认真做好党政档案的收集、整理、归档工作。第四条 党、政文件材料的归档工作应实行“三纳入”，即纳入学校

2、各部门的工作计划和规划，纳入管理制度，纳入管理人员的职责范围；做到“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收党、政档案工作。第五条 尽快实现党、政档案工作从手工管理向现代化管理的转变。大力开发档案信息资源，发挥党、政档案的作用。第六条 归档范围一、 对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值的文件材料均应归档。具体按湖州师范学院归档范围与保管期限（湖师院发2001137号文件）执行。二、 归档的重点以本校形成的不同载体、形式的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料。其次是上级和其它单位发来的文、电及附件。上级来文中，应以针对学校的指令性、

3、指导性文件为主。第七条 不归档文件材料上级机关普发参阅、不办的文件材料；上级机关发来供工作参考的抄件；上级机关征求意见未定稿的文件；重份文件；无查考利用价值的事务性、临时性文件；未经会议讨论，未经学校领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿、一般性文件的历次修改稿、铅印文件的各次校对稿（学校主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；无特殊保存价值的信封、一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建设性意见的人民来信；学校内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料；为参考目的从各方面收集

4、的文件材料；非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。第八条 文书处理部门立卷应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当照顾保存价值，分类组卷，以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动，便于查找利用为原则。第九条 中共中央、国务院、省、地、市党委、人民政府、国家教育部以及国务院有关部、委下达的文、电材料、综合性的，由党办、校办立卷归档，专业性的或具体业务性的，由各承办单位立卷归档（教学、科研、设备、基建、出版、外事、财务工作活动形成的文件材料归入各自门类）。第一十条 党委和学校召开的代表大会、全委会、党委会、扩大会、办法公所形成的材料，由党办、校办归档。职能部

5、门以党委和学校名义召开的全校性专门会议、干部会议所形成的材料，由主办单位立卷归档。两个以上的单位共同办理的文件，由主办单位立卷归档。第一十一条 各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交学校档案部门保存，任何人不得带入其他单位。第一十二条 案卷质量的基本要求：遵循文件材料的自然形成规律和特点，保持彼此间的有机联系，全面、准确反映学校党、政部门职能活动的全过程，区别不同价值，便于保管和利用。具体要求有：一、归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全。文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件应放在一起，不得分开。二、文件一般归入

6、文件形成年度。跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，一般归入会议开幕的年度；跨年度的非诉讼案件材料，应归入结案年度；法规性文件应归入公布或批准年度。三、卷内文件材料按内容重要程度结合时间顺序排列。批复、批示在前，请示、报告在后，正件在前、附件在后；正本在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后；非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后；其它文件材料按时间顺序排列。四、卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号。每个案卷都从“1”开始顺序标注，卷内文件无论正面反面只要有书写文字，均应一面编写一个页号；页号的位置在每页材料非装订线一侧的下角

7、。五、案卷文件数量，一般不超过200页。遇太薄时可将问题相近的材料合并组卷；遇太厚时可分成若干卷。对反映本校重要工作和重大活动的文件材料，不限多少，要单独立卷。六、案卷必须按规定的格式逐件填写卷内目录。填写的字迹要工整，禁用圆珠笔、铅笔和纯蓝墨水。有条件的单位可用计算机打印。卷内目录放在卷首位。七、填写卷内文件目录。顺序号：以卷内文件排列先后顺次填写的序号，亦即件号。文号：文件制发机关的发文字号。文件作者：形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者。文件标题或事由：即文件标题，一般应照抄。没有标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题。日期：文件的形成时间。填写时可省略“年”、“月”、“日”，在表

8、示年、月、日的数字右下角加“.”号。起止页数：卷内文件起止之页的编号。八、填写卷内备考表。本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好后发生或发现问题由有关的档案管理人员填写并签名标注时间。立卷人：由组成本卷的责任者签名。检查人：由对案卷质量进行审核的责任者签名。九、卷内文件材料应去掉金属物；破损文件要裱糊。字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷；对书写超过装订线的文件材料要贴边。案卷采用三孔装订。第十三条 案卷封面，应逐项按规定填写清楚，案卷标题一般包括责任者、内容和名称（文种）。字迹用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。第十四条 案卷按学校档案分类法进行分类，根据价值顺

9、序排列后，依次编写案卷号，然后逐项填写案卷目录，字迹工整，有条件的单位可用计算机打印。第十五条 归档验收。文书立卷部门应于寒假开学后着手整理去年的部门档案，在专职档案工作人员的配合、指导下，做好文书立卷工作，提请学校档案部门检查合格后，办理移交手续，部门归档验收工作应于暑假前结束（具体可按部门归档日进行）。第十六条 党群类档案号=年度号+党群档案分类号+案卷号，其模式为：19XXDQ001n，行政类档案号=年度号+行政档案分类号+案卷号，其模式为：19XXXZ001n。第十七条 建立党政档案鉴定小组，定期对已超过保管期限的档案进行鉴定，对确无保存价值的档案进行登记造册，经有关领导人批准后销毁。

10、销毁时应指定两人负责监销，防止档案遗失和泄密。监销人要在销毁清册上签字。销毁清册应永久保存。档案部门在档案销毁后应及时调整档案柜架且在相应的检索工具中注明。第十八条 根据工作需要，编制配套的检索工具和参考资料。进行加工汇编工作，编制全宗介绍、年鉴、大事记、组织沿革、基础数字汇编等。第十九条 应用计算机进行档案的检索、编目、统计等，提高档案的现代化管理水平，提高开发利用档案的能力。第二十条 党政档案的借阅利用，按湖州师范学院档案借阅利用制度执行。档案部门应设置阅览室，配置必要的复制设备，为利用者提供方便，更好地发挥档案的作用。教学类档案管理实施办法第一条 为了加强教学档案的管理，充分发挥教学档案

11、在学校教育管理、教学活动、教学研究等各项工作中的作用，提高教学档案的质量和科学管理水平，根据国家教委普通高校档案管理办法和湖州师范学院档案工作条例，特制定本办法。第二条 教学档案是指学校在教学管理和教学过程中直接形成的具有保存价值的各种形式的文件材料。教学档案反映了学校教学活动的真实面貌，是学校重要的信息资源和历史凭证。任何单位和个人不得据为已有或拒绝归档。第三条 教学档案工作是学校管理工作的重要组织部门，学校的教学管理部门和学生管理部门应加强领导，把教学档案工作纳入教学工作计划、规划、纳入教学管理制度和各级教学管理人员岗位职责，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。第四条 教学档案由学校综合

12、档案室集中统一管理。学校的教学管理部门和学生装管理部门负责教学档案的积累、收集、整理和立卷，并及时向校综合档案室归档。第五条 校综合档案室负责对全校教学档案的业务指导，检查教学文件材料的积累、整理和立卷工作；接收全校的教学档案；做好教学档案的分类、保管和开发利用。第六条 归档范围。凡与教学有关的活动中所形成的具有参考价值、凭证作用和研究价值的文件材料均属于教学档案的归档范围，主要包括综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材等方面的材料。（详见归档范围和保管期限表）。第七条 归档要求。归档的教学文件材料要求完整、准确、系统，字迹工整，图样清晰，用纸标

13、准，纸质优良，签署完备，文字底稿不得使用铅笔、原珠笔以利长期保存，组卷应按文件内容进行，力求保持文件的有机联系，排列可按文件的时间、文号顺序或文件的重要程度，批复在前请示在后，正稿在前底稿在后。第八条 归档时间。学校的教学管理部门和学生管理部门应于寒假前收集整理好案卷（具体可按部门归档日进行），及时向综合档案室归档。第九条 校综合档案室对归档的教学档案按照湖州师范学院档案实体分类和档号编制方案进行分类编号、编目、排架保管。第一十条 教学档案的鉴定，应根据其历史和现实的使用价值以及对经济建设、学校发展、社会效益等的作用，按照保管期限和密级，定期进行鉴定。第一十一条 教学档案的鉴定和销毁必须由综合

14、档案室、教务处等有关部门和保密委员会负责人同意并经领导批准后方能进行降密、解密或销毁。第一十二条 教学档案的利用按校综合档案室的规定办理。要积极开发教学档案信息资源，为教学档案提供良好的服务。科学研究类档案管理实施办法第一条 为了加强科研档案管理，充分发挥科研档案在学校科研技术研究、科研活动、科研管理等各项工作中的作用，提高科研档案的质量和管理水平，根据国家教委普通高等学校档案管理办法和湖州师范学院档案工作条例，特制定本办法。第二条 科研档案是指学校在科研管理和科学技术研究全过程中直接形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料。科研档案是科研活动的真实记录，是科学技术储

15、备的一种形式，是重要的信息资源，是国家的宝贵财富。必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和有效利用。任何单位和个人不得据为已有或拒绝归档，不得私自将其转借买卖或销毁。第三条 科研档案工作是科研管理工作的重要组成部分，是科研活动的重要环节。校科研管理部门和有关单位应把科研档案工作与计划管理、课题管理和成果管理等工作紧密结合，实行科研工作和建档工作“四同步”管理：下达计划任务与提出科研文件材料归档要求同步；检查课题研究进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定科技成果与验收、鉴定科研档案同步；上报登记、评审科技成果与档案部门出具科研课题归档情况的证明材料同步。第四条 科研档案工作，由科技处

16、归口管理，负责全校科研档案的收集、整理和立卷归档。第五条 各下属学院、各研究所（室）分管科研工作的领导同时分管本单位的科研档案工作，把科研档案工作作为科研工作的一个重要组成部分来抓。实行由课题（项目）负责人主持立卷归档的责任制，每个项目确定兼职档案员负责科研文件材料的收集、整理和立卷工作。第六条 各下属学院的有关单位对每一项科研成果进行鉴定验收时，必须有科研管理部门档案人员和本项目兼职档案员参加。凡是没有提供完整、准确、系统的科研文件材料的项目，不予召开鉴定会，不予验收，不予上报成果，不予奖励。第七条 科研档案归档范围。凡在科研管理和科研活动过程中形成的对学校和社会当前与长远具有参考价值、凭证

17、作用和研究价值的文件材料，均属归档范围。归档的主要内容包括综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面。具体按湖州师范学院科研档案归档范围与保管期限执行。第八条 几个单位协作完成的研究课题，由主持单位归档保存一整套档案，协作单位保存自己所承担任务中形成的科研文件材料，并将有关的复制件送交主持单位。如确系涉及协作单位的合法权益，应在协议、合同或委托书中明确其科研文件材料的归属；但协作单位应将承担课题部分的有关档号及案卷目录提供主持单位。第九条 科研档案的归档时间。每个项目结束后，均应按归档范围要求及时收集整理本项目的文件材料，由课题组兼职档案员按照立卷要求进行检查、鉴定、整理

18、立卷，装订成册后在一个月内向科研处归档。跨年度的研究课题，做好年度总结，订好第二年作业计划，整理好当年的课题文件材料。科研处形成的综合管理类文件材料应在每年六月底前归档。第一十条 科研档案的形成积累。课题负责人在制订和讨论工作计划安排时，向课题组成员布置平时积累科研文件材料的任务和方法，并指定专人作兼职档案员。课题组兼职档案员向学校科研管理部门领取科研文件材料的统一用纸。学校科研管理部门和各课题组，按各自的职责范围，分别形成积累和整理科研工作各阶段的有关文件材料。第一十一条 科研档案归档要求：一、 每个项目（课题）兼职档案员要认真检查和指导研究人员做好科研文件材料的形成、积累和归档工作。二、

19、项目（课题）研究文件在归档时，要求完整、准确、系统，由课题组负责立卷，并经课题负责人审查后归档。立卷人、审查人应签名。案卷应填写项目名称、立卷日期、卷内目录、备考表、科研档案内容提要、归档说明和密级。三、 课题计划任务书、技术成果鉴定书、阶段小结、总结报告、研究论文等一律要用科研管理部门的统一表格与纸张，案卷装订采用统一封面，书写采用横行式，统一用蓝黑墨水或碳素墨水，字迹整洁、端正、文字简明，禁用圆珠笔和复写纸书写，不得用金属物装订。四、 根据科研文件材料形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则，以及科研文件材料的内容、价值、数量和载体形成等实际情况，将每个研究课题的科研文件材料进行系

20、统整理，视其材料多少，组成一题一卷或一题数卷。五、 归档移交时，填写卷内目录一份（随同案卷一起移交档案部门），移交目录一式两份，交接双方签字后各执一份备查。六、 科研项目鉴定或验收前，根据归档任务书规定的内容，由项目兼职档案人员将已形成准备归档的科研文件材料送档案室，经审查合格签字盖章后，方可申报科研成果鉴定，否则科技处不组织鉴定（或验收）。第十二条 科研管理部门档案人员在接收档案时，要按卷内目录逐一查对清点，如发现有缺少或未按要求整理的，有责任拒绝接收，并提出明确要求，由承办单位补办，在补办之前，不予鉴定和申报成果。第十三条 研究人员和档案资料人员调动工作时，应将经手的科研文件材料交待清楚，

21、办理交接手续，严禁任何人带走科研文件材料。第十四条 档案室对科研档案要按照湖州师范学院档案实体分类法和档号编制方案进行分类编号、编目、排架保管。第十五条 科研档案一经归档，即不允许随便改动，确因技术上的要求需要改进，必须严格履行批准手续。第十六条 科研档案的鉴定，应根据其历史和现实科学价值以及对经济建设，科技发展、社会效益等作用，按照保管期限和密级，定期进行鉴定。鉴定包括对科研档案进行整体和重新确定保管期限、调整密级、销毁。第十七条 科研档案保管期限的划分原则是：凡属于国家重要科研成果或对科学技术发展、工作查考、经验总结等具有长远利用价值的科研档案均应永久保存；凡是在一定时期内具有利用、查考价

22、值的科研档案，应酌情定长期或短期保存；介于两种保管期限之间的科研档案一律从长保存。第十八条 要严格科研档案的管理，加强保密、安全防范措施，确保档案安全。第十九条 凡未开放的科研档案主要供本校利用。本课题成员可随时提供查阅，非本课题人员需征得课题负责人同意后方可查阅，外单位一般不提供利用，如特殊情况，须经综合档案室和科技处负责人批准方可查阅。第二十条 充分发挥科研档案的法律凭证作用，为保护成果所有权及正确处理科研工作中各种权益问题提供凭证。基本建设类档案管理实施办法为了提高我校基建档案的质量和管理水平，充分发挥基建档案在学校基本建设和管理工作中的作用，依据国家档案局、国家计委发布的基本建设项目档

23、案资料管理暂行规定（国档发19884号）和湖州师范学院档案工作条例，特制定本办法。第一条 基建档案是指在学院范围内进行勘察、规划、建设（新建、扩建、改建）的管理活动中形成的具有保存价值的文字、图表、照片、财会帐册、凭证及报表决算等各种载体的文字材料、管理性文件材料。第二条 基建档案是我校基建工作的真实记录和历史凭证，是扩建、改建、使用、维修、抗震、加固的重要依据，是档案的重要组成部分。基建档案必须实行集中统一管理，建立以校综合档案室为中心，校园建设处、后勤服务总公司等部门为基础的基建档案管理网络，保证学校基建档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。第三条 基建文件材料的形成、积累和归档是基建管

24、理工作的重要环节，必须纳入基建规划、计划、管理制度及管理人员和项目负责人职责范围中，坚持基建工程项目一开始就与建立基建档案的工作同步进行，工程项目建设过程中要与基建文件材料的形成、积累、整理、审定工作同步进行，工程竣工验收要与验收基建档案同步进行，并且档案工作人员应参加工程的竣工验收工作。第四条 基建文件材料的形成、积累、整理、归档是有关职能部门的重要任务，这些部门应有一名领导分工负责此项工作，并确定一名专职或兼职档案员具体进行本部门基建文件材料的收集、整理和立卷归档工作。基建项目负责人是该项目基建文件材料形成、积累和立卷归档的当然负责人，应列入岗位职责范围，并把是否按质按时归档作为检查和考核

25、本职工作的重要内容之一。第五条 在整个基建工程项目过程中形成的应该归档保存的各种载体的材料都属于国家所有，任何单位和个人不得无故拒绝归档，不得私自将其转借买卖或销毁。保护基建文件的完整、准确、系统、安全是每个基建管理人员和工程人员的责任。第六条 基建处具体负责本部门职能范围内基建档案的收集、整理、立卷工作，并在项目竣工验收后一年内向校档案室移交，同时向城建档案馆移交一套基建档案。总图和各工程竣工图等常用图纸，基建部门除归档外，应留存一份备查。第七条 每个基建项目开始，职能部门应提出对该项目基建档案工作的要求，并做到在项目开始时，建立基建档案工作；在项目建设过程中，积累、整理、审定档案材料；在项

26、目竣工验收时，向施工单位收交、审核全部合格的竣工图纸等资料。第八条 基建工程技术人员应及时将职责范围内形成的文件材料按统一要求交给本部门兼职档案员，材料应系统、完整，并有移交目录。第九条 基建文件材料的归档，主要包括综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术准备、试生产、基建预算、概算、决算、器材管理等方面，具体归档范围见湖州师范学院归档范围与保管期限规定。第一十条 基建文件材料归档要求：一、 归档的基建文件材料必须反映其管理和项目建设的全过程，保证完整、准确、系统。归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体形式的文件材料特别是竣工图在内的全套图纸

27、。二、 凡归档的文件材料原则上应是原件，做到审查手续完备、制成材料优良、格式统一、字迹清楚、图面清晰、整洁，不得用易于褪色的书写材料书写。三、 具有法律依据和凭证的文件材料、签字和印鉴必须齐全，请示和批复要同时归档，缺一不可，如果报告、请示后无批复，经办人应注明办理情况，以备日后查考。四、 归档份数：竣工图一般归档不少于壹套，文字材料、底图、底片和声像材料各归档一套。五、 归档时间：凡具有法律依据和凭证的重要文件材料（审批文件、产权证明、使用证明、处理产权纠纷等）在办理、处理完毕后应及时归档；竣工图、施工文件材料、声像材料在竣工验收后三个月内应归档；管理性文件材料在每年六月底前归档。第十一条

28、基建文件材料的归档程序：有关部门兼职（或专职）档案员和工程技术人员应按照归档范围，分别做好平时基建文件材料的收集、整理工作。综合性管理文件由兼职（或专职）档案员负责立卷归档。工程项目基建文件材料分别由工程技术人员主持立卷归档的制度，即在工程项目竣工时，由工程技术人员按归档范围要求，将该项目文件材料收集齐全完整，并系统组卷，待项目验收后，交兼职档案员和部门负责人检查验收签字后，向档案室移交，交办理好移交手续。第十二条 基建档案由学校档案室统一管理，校档案室应按照湖州师范学院档案实体分类和档号编制方案进行分类编号、编目、排架、妥善保管。第十三条 为保证竣工图与工程现状相符，凡在改建、扩建、使用、维

29、修、抗震、加固和管理过程中，工程发生变更时，必须填写更改通知单，经主管部门批准后方可变动。在改建、维修中所产生的基建文件材料，基建部门应随时整理，向档案部门补充归档。第十四条 基建档案主要供本校利用，如外校需查阅，须经档案室和分管基建的负责人批准方可查阅。基建档案原件只有一套者，一般不借出，如确需借出，必须按规定时间归还。造成基建档案丢失者，除通报全校外，将由当事人负担该卷档案材料重新制作的全部费用。具体按湖州师范学院档案借阅利用制度办理。仪器设备类档案管理实施办法为了提高我校仪器设备档案的质量和管理水平，进一步加强学校国有资产的管理，充分发挥设备在教学、科研、实验等工作中的作用，根据上级有关

30、文件和湖州师范学院档案工作条例，特制定本办法。第一条 凡50000元以上作为学校固定资产的大精仪器、机床等设备的随机资料及在制定计划、提出申请、采购、领取、验收、调试、使用、维修、报废过程中形成的各种载体的资料以及学校仪器设备管理方面的综合性文件材料都属仪器设备档案。第二条 设备档案是国家的重要技术储备，是学校仪器、设备管理工作的组成部分和重要环节。设备档案工作必须纳入学校设备管理工作之中，与设备计划管理、设备采购供应和设备使用等工作紧密结合，保证设备文件材料的完整、准确、系统，应作为校设备管理部门的职责之一。全校设备文件材料的积累、收集和立卷，归口校设备管理部门负责。第三条 设备管理部门是学

31、校仪器设备档案的形成过程的最终积累、汇总部门，必须有专（兼）职档案员负责收集、整理、立卷等工作。分管领导负责检查验收签字，做好资料的建档工作。第四条 定价在50000元以上仪器设备在开箱验收时，设备管理部门、档案室的人员都应到场参加验收，明确随机资料的保管者，保管者调离学校，应将随机资料向接任者作移交。第五条 从申购设备到验收完毕过程中的管理性文件和技术性文件，均归口设备管理部门负责收集、积累，并向学校综合档案室归档。第六条 有重要价值的稀有、特殊仪器设备（含国家科委统管23种大型精密仪器）的资料，常用部分应复印一份，原件向校档案室归档，复印件随机使用。第七条 仪器设备档案在组卷时，应按仪器设

32、备资料的形成过程并保持其有机联系进行组卷，申请和请示、报告、批复、合同等都应按时间顺序进行排序。写好卷内目录，去掉卷内金属物，编好卷内页号，严禁用铅笔、圆珠笔等字迹不牢固的书写工具书写。归档的资料应是原件、复印件和用复写纸写的都不能作为归档资料。第八条 每年形成的仪器设备档案在第二年的六月份由设备管理部门向档案室进行归档，双方办好移交手续。第九条 档案室要配合设备管理部门对学校仪器设备档案进行汇编，逐步做到开发信息资料，提高设备的使用价值。第一十条 仪器设备档案一经归档，不得随意改动。仪器设备档案在鉴定销毁时要同设备科会商，报主管领导批准方可执行。产品生产与科技开发类档案管理实施办法为了提高我校产品生产与科技开发档案（以下简称产品档案）的质量和管理水平，充分发挥产品档案在学校建设中的作用，根据档案法、普通高等学校档案管理办法和湖州