企业投标管理制度可编辑修改.docx

1、企业投标管理制度可编辑修改 投标管理制度文件编号：公司ZD-048发行版次：01修订次数：0页数：1/1编制人：营销中心修订人：制度建设小组批准人：总经理日期：2012-12-15日期：2012-12-20日期：2012-12-30一、目的为保证投标工作的有效性和工作效率，规范公司投标工作管理，根据中华人民共和国招标投标法和相关法律法规，针对投标工作的重要性、综合性和复杂性，进一步提高编标水平，积累编标经验，提高投标管理的水平，把投标的工作做得更好，更专。确保投标文件编写质量，协调、整合公司各部门之资源市场开发工作，降低市场开发成本，提高投资效益，严格依法守法进行市场开发；结合公司的实际情况，

2、制定本制度。 二、适用范围本制度适用于公司对外的所有投标活动和项目，包括公司所有参加招（议）标并进行销售的产品及项目。对于投标工作，各有关部门和参加人员必须认真对待、相互配合，按时保质完成各自的任务，保证投标文件的质量。三、职权和职责1.投标工作的归口管理部门为营销中心，各相关部门根据招标要求配合完成投标工作。1）营销中心职责：（1）负责投标信息的获取和评审工作，形成初步评审建议；（2）负责投标前的各项准备工作；（3）负责组织协调投标文件的编制和汇总，负责招标文件中市场部分的编写工作；（4）负责组织参加投标、澄清、办理授标、签订合同等商务事宜；（5）负责所有招投标文件的归档。（6）负责与董事长

3、/市场部沟通、确认需投标的信息，了解投标单位的真实意图，如：招标单位对质量、工期、报价的期望及重视程度，以及公司主要竞争对手的情况。（7）负责招标文件购买、招标前资格预审和投标文件递交、开标的工作。（8）负责投标价格最终定价的工作。（9）负责向招标单位递交投标保证金并索取收据的工作。（10）负责追踪投标情况、投标保证金追回等工作。2）各相关部门职责各相关部门按投标方案的责任分工完成工作。（1）技术研发中心准备相关技术文件并按要求编写，同时提供投标文件中所需的技术资料；（2）营销中心市场部提供投标文件所需的公司基本情况等资料；（3）财务中心提供公司相关财务数据、统计报表、投标保函以及资信证明等文

4、件。（4）其它部门根据招标文件要求提供相关文件。2.营销中心市场部职责（1）负责商务标书的制作、商务标书与技术标书的整合、打印、装订、密封等；（2）负责工程项目投标文件的编制、打印、装订、封标等工作；（3）负责协助各销售分公司投标保证金（保函）申请工作（主要是流程办理），董事长批准后，到财务中心办理付款手续；（4）负责投标保证金借款单的复印件管理（5）负责最终投标报价清单的编制、投标单价分析的工作；（6）负责商务标内容的编制；（7）负责投标文件封标前的审核工作；（8）协助营销中心参加开标会议，并进行标后投标分析；（9）负责定期更新投标文件中的公司资料电子版内容；（10）负责向代理商或销售分公司

5、经理提供投标授权资质及其他相关支持；（11）负责投标技术文件图纸、方案的编写；（12）负责最终投标清单的编制；3.营销中心市场部信息专员职责（1）及时搜集、更新、汇总行业招标信息；（2）与领导、分公司经理沟通，确认需投标的信息；4.技术研发中心职责（1）负责招标文件中有关技术文件、图纸、技术方案的审查工作。（2）负责工程项目投标文件中技术标的编制工作。（3）协助投标技术澄清、设备比选、标后答疑、标后投标分析等工作。（4）负责提供招标文件中要求的技术图纸、技术参数等资料。（5）通过评审会议负责最终投标清单的确定；负责技术标书方案的可行性；（6）提供投标中需要的以往项目技术图纸参考资料；（7）负责

6、标书施工组织设计、施工方案的编制；（8）负责标书其他工程资料的提供；5.人力资源部职责（1）负责监督投标过程是否按照公司相关规定执行。（2）协助提供投标中需使用的公司资料原件，内容有：营业执照（副本）、税务登记证（副本）、组织机构代码证（副本）等。5. 财务中心职责协助完成投标保证金（或投标保函）、公司资信证明、财务报表、审计报告、银行资信、银行查证等内容的提供。6.供应中心职责（1）负责协助营销中心市场部投标报价所需物料的询价工作（应该迅速、真实的反应价格）。（2）负责提供投标产品所需物料的供应商资质的工作。7.董事长职责（1）负责购买标书、递交投标保证金的审批工作。（2）监控投标工作，分析

7、外部环境，负责定标。四、管理标准和管理要求1.原则1)为最大限度的发挥、利用公司的各种有限资源，投标计划要经过慎重的可行性分析后进行。2)各相关部门分析参加投标项目的可行性，董事长确认，投标项目确认后方可进行投标工作。2.参加投标的条件：（应同时满足以下条件）1）公司能满足招标书中提出的资格条件（包含资质条件）及技术条件；2）参加投标的产品应为符合招标书中要求的成熟产品，试制品不能参加投标；3）经主管领导批准参加的投标的项目。3.招标信息的获取：营销中心通过以下途径获取招标信息：1）通过网络搜寻招标方正式发布的招标通告； 2）接收由招标方发出的招标邀请函；3）可通过各种公开媒体，如招标与市场杂

8、志、电子信箱及互联网等各种途径获取并跟踪招标信息；4）市场部应跟踪国家的中、远期及近期招投标信息，并及时向营销中心提供；5）走访客户了解的招标信息；6）其他渠道获得的招标信息。4.投标信息的评审和确认1）营销中心获取投标信息后于2日内组织相关部门进行评审，需要时可组织会议评审，形成评审意见；2）营销中心将评审意见报董事长，经董事长确认并批准立项后，组织进行投标工作。5.建立完善的信息管理系统1）目前投标信息来源主要为公司领导层决策。在已知将对某工程项目进行投标时，即对确定投标的工程项目进行信息跟踪；2）信息跟踪要确定专人负责进行，通过网络、电话等多种途径积极主动的与招标代理、建设单位进行有效的

9、沟通，以获取对投标报价、文件编制有利的信息。6.公司投标工作，应在营销中心市场部、各销售分公司充分进行信息收集、市场调研的前提下，坚持守法、讲求信用的原则，以技术水平、管理水平和社会信誉开展竞争。7.公司投标的管理工作，按工程项目的具体情况，分别由公司营销中心市场部和各销售分公司负责。营销中心应设立相应机构，负责投标工作的领导。8.公司的投标工作，受国家法律的保护和约束，有关主管部门应加强对投标活动的监督管理，杜绝一切违法行为。9.各销售分公司应积极配合营销中心市场部工作。要主动的展开市场开发人员的培养工作，为下一步销售分公司具备自主投标能力做好人才储备。10.投标前的准备工作营销中心负责投标

10、前的各项准备工作：1）按招标通告及时购买标书文件；2）组织召开招标工作会议，确定招标工作小组成员；3）制定招标工作实施方案，以标书完成表形式确定各相关部门工作内容，完成时间及责任人。11.申请投标审批各部门人员得到招投标信息，应与部门联系认定其可行并开始准备进行投标活动后，必须填写投标申请表（附后）并上报营销中心主管领导审核。在确定有能力、有可能时报董事长批准登记并购买标书、文件。12.购买招标文件营销人员按招标文件要求购买招标书，并应从多渠道获得并反馈信息，包括概算，竞争对手情况等，以指导投标书的制作。13.投标项目的建立1）营销中心投标项目负责人接到招标文件/资格预审公告后，投标项目负责人

11、负责了解招标项目的具体情况，并将招标文件交给营销中心市场部初步审核，填写项目投标申请表（内容包括：拟投标项目概况、工期要求、投标保证金、付款条件等等），递交董事长批准投标；2）需参加的投标项目由营销中心投标项目负责人安排招标文件/资格预审文件的购买；3）购买招标文件所需公司资质等文件（原件）由营销中心市场部人员到人力资源部办理借用手续，并保证及时归还。14.需财务中心办理内容营销中心市场部取得招标文件后，根据招标文件要求，把需财务中心办理内容提交给财务中心，财务中心在规定的时间内完成相关工作，如：投标保证金；银行资信证明；银行查证证明；公司财务状况；审计报告。15.市场信息专员领导各销售分公司

12、在进行充分市场调研的基础上，制定公司的市场开发计划，报送营销中心总经理审核，经董事长批准后，组织实施。16.公司营销中心市场部市场信息专员、各销售分公司应针对业主招标可采取的下列方式收集信息：1）公开招标。招标单位通过报刊、广播、电视等新闻煤介公开发布招标广告。市场信息专员、各销售分公司通过专业报纸、网站、刊物，并有专人进行信息分析、汇总、呈报。2）邀请招标。招标单位选择数家供货单位发出招标邀请函。市场信息专员、各销售分公司应密切跟踪回访已完工程、在建工程的业主，充分发挥已有品牌影响，主动获取相关信息。3）议标。对个别施工难度大，工期特别紧以及情况特殊的管道工程项目，招标单位邀请或通过主管部门

13、指定数家供货单位，通过协商，议定标价及有关事宜。市场信息专员、各销售分公司应注意公司投标工作的灵魂是在公司各部门、各销售分公司密切的协调配合下树立的良好信誉和持久品牌。市场信息专员、各销售分公司要在具体工作中树立“技术先进、敢打硬仗”的形象，争取营得相应的信赖和议标资格。17.营销中心总经理领导各销售分公司根据管道工程施工招标展开信息收集和市场调研工作。管道工程施工招标一般按下列程序进行：1）组织编制招标文件；2）发布招标广告或发出招标邀请函；3）进行资格审查；4）资格审查合格后出售或发放招标文件；5）组织投标者勘察工程现场，针对投标者的询问，解释招标文件中的疑点；6）组织编制标底；7）接受投

14、标者的投标书；8）审查投标书的符合性与由开户银行出具的投标保函；9）组织评标委员会进行评标，提出评标报告，确定中标者；并按项目隶属关系，向上级主管部门报送评标报告；10）发出中标通知书及施工承包合同拟定稿（副稿）；11）与中标者签订施工承包合同并根据工程的情况决定是否履行公证手续。开标后至发出中标通知书为评标阶段，一切评标活动均保密。18.成立工程项目投标小组，根据个人技能水平合理分配工作。加强学习，提升投标人员投标技术水平。1）投标工作一般分为商务文件、技术文件、资格审查文件，是一项技术性很强的工作，需要有专门的机构和专业人员对投标的全过程加以组织和管理。在接到投标通知后即针对工程项目、人员

15、工作情况组成工程投标小组，并指定主要负责人，并由主要负责人负责投标工作的组织管理工作。但在具体投标操作上，要尽量减少临时拼凑投标小组的情况。2）市场部标书科根据公司培训教育规定，针对投标工作所需技能制订年度培训计划，要求市场部标书科全体人员对投标工作的基本技能都能掌握，以做到一人一专多能。并对每次投标的结果进行统计分析，分析存在的问题并提出解决问题的方法。19.投标工作会议1）由营销中心市场部根据招标文件内容判定是否需要召开投标工作会议并组织整个投标会议。2）由营销中心市场部对招标文件的内容（商务文件、技术文件）做重点介绍；明确投标项目的时间安排；明确投标项目负责人、投标授权人；确定投标项目编

16、制人员、技术人员、审核人员及相关职责；技术重点、难点问题的讨论；确定技术文件的完成时间； 3）对招标文件进行商务、技术条款的评审，营销中心市场部组织相关人员以会议形式讨论评审的内容，到场人员不发表意见视为同意投标方案。会议内容在投标会议纪要中记录，会议主要讨论决定的内容：（1）公司是否能满足招标文件中要求的技术和商务方面的要求；（2）投标产品备用选型是否满足招标文件需求；20.其它要求1）如需参加标前会议和现场考察，由营销中心市场部负责安排，确实有必要时技术研发中心予以配合；2）营销中心市场部负责收集投标过程中各部门需澄清的问题，如：商务问题、报价问题和技术问题，书面汇总后向招标单位发传真或邮

17、件，并追踪确认招标单位的回复；3）招标单位发来的标前会议纪要、补遗书、澄清文件等，由营销中心市场部负责发放到相关人员手中，保证相关人员手中文件的有效性；21.投标文件的编制1）营销中心按招标文件和投标方案的要求组织、协调招标文件编制工作并形成正式投标文件(投标书)。2）各相关部门严格按照时间进度要求依据投标方案进行投标文件的收集、编写，经分管领导审核定稿后报送营销中心市场部。3）投标文件由项目负责人组织编制（包括商务、技术两大部分）。4）被指定项目负责人应取得公司委托，获得法人授权及需要合作的其他制造厂商的授权。授权书必须由法人代表本人签字，并加盖公章，如果法人中途变更，应及时说明并重新办理委

18、托手续。授权范围必须明确。 （1）商务文件的编写：a.投标书要统一编号，投标书编号应由市场部在收到投标申请表时根据投标书编号规定提供唯一编号。b.应按招标文件中对市场部分的要求逐项编写。c.招标文件如无要求或要求不明确，可参照市场部提供的招标文件的规范文样本填写。（2）技术文件编写要求：a.根据招标及评标要求选择有竞争力的产品；b.以提供产品实际达到的指标尽量全面响应招标技术文件要求的各项指标；c.充分显示投标产品的优势；d.提供充分的证明资料、证明所叙述的各项性能指标的文件完全真实可靠；e.标书中特殊要求应根据实际情况尽量满足；单项产品的投标文件由相关部门负责组织编写，多项产品（集成）的投标

19、文件由相关领导指派专人负责组织该项目的投标工作，投标书的技术研发中心分由项目负责人组织部门或相关人员进行编写，市场部分由市场部组织编写。22.商务文件1）营销中心市场部负责人负责依据招标文件，制作商务文件，包括：授权委托书、公司资格证明文件、商务偏离及招标文件中要求的表格和相关文件；2）营销中心市场部负责人依据招标文件要求，准备银行资信证明、财务状况、审计报告等文件，将时间、特殊内容要求等告知财务中心；3）营销中心市场部负责人根据财务部门提交的书面投标报价文件填写投标书，盖公司章后，放入投标文件营销中心市场部分；4）营销中心市场部负责人负责投标过程中与招标单位往来文件的保存、整理、移交；5）财

20、务部门负责按投标项目分类保存材料成本询价方面的往来文件；23.技术文件1）技术研发中心技术负责人负责依据招标文件，编制技术文件，包括：技术建议、技术偏离、投标用图纸、技术参数、产品说明等；2）技术研发中心技术负责人通读技术标书要求后，汇总比较难于解决的问题，提交投标工作会议讨论；3）技术研发中心技术负责人负责依据招标文件技术规范的要求，确定投标产品的选型；4）营销中心市场部依据招标文件要求负责向材料供应商索取授权书、资格证明、公司资质、检测报告、产品样本等资料，供应中心予以配合；24.投标文件的汇总、审核、装订营销中心对各部门招标文件定稿进行汇总，形成投标文件正式稿，经营销中心总经理审阅同意后

21、进行复印装订。25.投标文件的要求各部门应当按照招标文件的要求编制投标文件，投标文件应当对招标文件提出的实质性要求和条件作出响应、对产品有关性能、技术参数和质量指标要求的表达应当全面真实，不得遗漏或隐瞒。26.投标文件的审核投标文件在递交前由须经过营销中心市场部内部人员互审，营销中心分管领导、市场部负责人、技术研发中心技术负责人审核，每个环节必须有相关的书面记录并予以保存。27.文件装订和密封1）营销中心市场部所有投标编制人员负责整个投标文件的装订、密封工作；2）开标后，如有问题澄清，在接到澄清文件后，由营销中心市场部将需澄清问题发给相关人员，由营销中心市场部组织相关人员编制澄清文件，直至招标

22、单位满意。28.营销中心各销售部门负责公司的投标工作，其职责：1）收集资料，制作标书。2）在部门负责人的组织或带领下，进行投标。3）在投标过程中，与客户建立并维持良好的关系。 29.营销中心市场部标书科须按招标文件完成标书的编制工作。标书编制的基本依据如下：1）合同文件，包括投标须知，合同条款，投标书，履约保函格式等。2）技术规范，包括技术标准、施工规范的有关规定，工程质量检验评定标准，工程量计量规则、验收办法及要求。3）设计文件，包括设计说明书、设计文件及主要图纸，工程数量清单，地质水文勘察、试验资料及特殊工程要求等。4）招标单位对投标文件做出的补充说明、勘误、澄清或局部修正（与招标文件具有

23、同等的法律效力）。标书科要切实对以上基本内容进行审核，发现并规避任何潜在的合同风险。30.标底由招标单位负责编制，一般采用单价合同或总价合同两种形式。标底一般控制在批准的概算或投资包干的限额之内。营销中心总经理应针对各省份、各地区、各业主单位的传统造价习惯，营销人员收集到的相关概算资料，考虑主要设备、材料、人工在工程建设期内的涨价因素，估计业主标底，以此作为公司投标报价决策的依据。31.精心组织，提高编标水平1）投标负责人首先要做到因人分工，与合作部门、外单位及时沟通协调；2）在接受投标任务的第一时间，即通过多种途径汇集对投标工作有利的信息资源，以制订投标工作的主要方针、策略。3）招标文件是投

24、标文件编制的依据。投标负责人和投标文件编制人员在领取到招标文件后首先应吃透招标文件的精神，以响应招标文件的要求。对理解不一、不清楚、不详细、不明确的地方，是否还缺少其他文件、资料或条件等要及时与业主或招标单位等联系，要求澄清和补遗。4）组织工程管理、技术、预算科人员认真分析图纸，并对施工现场进行勘察，并制订方案编制的总体思路，明确与商务报价的关系等。施工组织设计编制要求“技术上先进、造价上合理、组织上精干、措施上可行”。5）投标报价的编制主要由营销中心分管领导负责，投标负责人要及时、准确的将有关投标报价的信息反馈给营销中心分管领导，以便确定合理的投标报价方案。32.投标书的评审投标书送交之前，

25、应由市场部或项目负责人组织相关人员对该标书进行评审。对标书的评审应参照合同评审程序进行。评审通过后方可送交标书。 33.投标书的装订 装订要求美观，严肃，体现公司形象。根据招标文件的要求进行装订。 34.送交投标文件并参加开标。项目负责人应负责投标文件的送达及参加开标工作，并及时将信息报知相关部门。35.提前计划，打有准备之战役在投标运作过程中，要根据招标文件的要求，合理规划和安排相关工作时间，比如领用相关资料，与合作单位联系等方面的工作，要提早计划，合理安排，提前申请用车，使工作做到不重，不漏、不影响工作进度。36.投标：经董事长批准并授权后，由营销中心指派专人，按招标标书规定的投标截止时间

26、，携带投标文件递交到指定地点，参加投标并出席开标仪式。37.资格预审合格并接到投标邀请书购买招标文件后，营销中心分管领导应领导销售分公司营销人员按时参加招标单位主持召开的投标预备会（即标前会）及察看现场。38.市场部负责人领导标书科全体人员进行投标文件的编制工作。39.在投标截止日期前，标书科向营销中心分管领导汇报情况，公司领导做出决策，做出报价。40.投标书及任何说明函件必须经公司盖章及法定代表人签字。采用业主规定密封方式密封后递交招标单位。41.各销售分公司在递交投标书时，应同时提交开户银行出具的投标保函，或交付保证金。保证金数额、交付方式及保证金清退办法由招标单位在招标文件中规定。公司财

27、务中心要及时协助各销售分分公司办理投标保函、保证金。42.公司投标行为严格遵循中华人民共和国法律、法规。营销中心、各销售分公司营销人员不得哄抬标价，不得对招标单位行贿，违者将导致丧失投标资格、被罚投标保证金；公司将追究其责任。43.澄清：当招标方要求对投标文件进行澄清时，营销中心组织向关单位进行澄清工作，完成澄清文件的编制。相关部门按上述分工积极配合并提供相应的文件资料；澄清文件是投标文件的一部分。 44.招标单位从发出招标文件到开标的时间，一般由招标单位根据工程项目的大小和招标内容确定，大中型项目一般不超过三个月。45.开标仪式由招标单位组织并主持。营销中心分管领导应领导各销售分公司出席开标

28、仪式。46.开标时，由招标单位及有关各方检查各份标书的完整性；招标单位宣布评标、定标办法，并宣读各份投标书主要内容。营销人员要做好开标记录，及时汇报给营销中心市场部进行招投标分析，为公司今后决策积累资料。47.属于下列情况之一者，将作为废标处理：1）投标书未密封；2）投标书未加盖本单位公章及未经法定代表人签字；3）投标书未按招标文件规定的格式、内容和要求填写；4）投标书字迹潦草、模糊、无法辨认；5）投标者在一份投标书中，对同一个施工项目报有两个或多个报价。6）投标者递交两份或多份内容不同的投标书，未书面声明哪一个有效。7）投标者未经招标单位同意，不参加开标仪式；8）投标者未能按要求提交投标保函

29、。营销中心分管领导应领导各销售分公司根据上述条款严格进行投标文件报送前的符合性审查，出现任何上述责任事故导致废标都将追究当事人的责任。48.评标工作由招标单位主持，组织项目设计单位、经办建设银行、项目监理工程师以及有关工程咨询机构和技术经济专家，成立评标委员会或评标小组。评标委员会或评标小组完成评标报告后，由招标单位向中标者发出中标通知书，同时将评标报告按项目隶属关系向上级主管部门报送核备。营销中心分管领导要依据“报价合理、施工方案可行、施工技术先进，确保工期和工程质量”的原则领导各销售分公司做好投标文件。营销中心分管领导应根据上述原则就投标书的主要内容和公司的信誉品牌等，领导各销售分公司展开

30、积极的公关活动。确保投标文件获得全面、公正的评定或评分。49.评标过程中，评标委员会可分别请投标者就投标书的有关问题提供补充说明和有关资料，标书科应做出书面答复。补充说明和有关资料将作为投标书的组成部分。50.评标定标一般采用无记名投票的办法，有时也采用打分制办法，无论投票或打分，都将在委员会或小组成员对投标文件和投标书充分讨论和评议后进行。营销中心分管领导应领导各销售分公司在已完工程和在建工程施工过程中树立良好的企业形象、持久的品牌、过人的业内信誉。这些将直接影响评标委员会或小组成员对投标文件和投标书的评定。51.营销中心分管领导及各销售分公司不得向评标委员会或评标小组成员行贿，不得泄漏公司

31、报价情况。52.开标仪式后，一般在15天内完成评标定标工作，并由招标单位发出中标通知书并抄知所有投标者。大型项目的评标定标工作最多不超过40天。营销中心分管领导、各销售分公司应及时跟踪了解情况，以利于公司尽快做出管道施工或安装指导的组织准备。53.签订合同1）在收到招标人发出的中标通知书后，由营销中心分管领导指定专人按照中标通知的要求到达指定的时间和地点签署合同。2）营销中心按授标通知办理授标有关事宜。3）合同签订按照合同管理办法执行。4）合同由经授权的公司代表代表公司与买方签订供货合同(协议)。54.营销中心接到中标通知书后，一般在15天内与招标单位签订承包合同。签订合同的唯一依据是招标文件、投标书及有效的补充文件和信函。55.签订承包合同时，公司财务中心办理由开户银行出具的履约保证金证书（简称“保函”）。合同履行后，保函金额应予收回。56.营销中心和各销售分公司在管道工程施工招标投标管理工作中的主要职责是：1）贯彻本制度，指导投标工作的开展；2）参加大型项目的评标工作；3）总结交流投标工作经验。57.做好投标工作总结。投标工作总