完整版钉钉软件使用规范V10.docx

1、完整版钉钉软件使用规范V10 广州市喜来乐餐饮管理有限公司钉钉软件使用规范版本号：GCB2016V1.0前言随着公司业务量增大，人员数量增加，随之而来的是工作过程中人员管理难度的加大，各级职责人员的交流顺畅度降低，工作效率也有所降低。为了解决这一问题，公司在执行公司原有规章制度的基础上结合自身工作性质，前期已制定出部分部门规章制度及工作流程，并一直在不断完善中。为了进一步加强制度及流程的执行，在工作过程中加入了办公软件钉钉的使用，以提高对部门人员的管理水平，加强部门内部以及部门之间的交流，从而提高工作效率。根据软件内各项功能，结合公司及部门规章制度将具体的使用要求及使用流程进行了整理。1 基本

2、要求1.1 原则上公司全体人员必须安装该软件，并熟练应用。管理人员必须要学会熟练使用钉钉软件。1.2 完善个人信息，且个人信息必须真实有效：头像使用个人近期正面半身照，无墨镜、帽子等配饰；昵称为本人真实姓名，不允许添加任何前后缀。1.3 对软件内相关功能的使用务必按照相应规定及流程执行。2 日常管理2.1 签到2.1.1 使用人员公司全体员工2.1.2 使用规定2.1.2.1按照程序内要求操作，以最终提示红色“签到成功”为准。2.1.2.2公司规定常规工作期间每天7:00-8:30签到有效。特殊情况需备注（例如：项目经理会议规定时间为10:00,10:00前签到有效，备注内填写“项目经理会议，

3、时间10:00”）。2.1.2.3公司要求签到地点为项目所在地，具体地址由项目组长及项目经理掌握；在职人员若在公司出勤，签到地点选择“山东科华电力技术有限公司”；如果一天内跨项目出勤时，到达新的项目后需进行一次签到。2.1.2.4除以上公司规定外，各项目部可根据自身情况制定具体签到办法，报公司审核通过后按照规定执行，并由项目经理及项目组长进行监管。2.1.2.5为方便考勤统计，以及员工实时状态掌握，公司员工请假及休班期间不允许签到。2.1.2.6签到功能内附带手机设备码，工作期间如果更换手机时，更换手机后首次签到需进行备注。2.1.2.7现场员工车辆出勤与人员出勤不一致，签到提交时需进行备注。

4、2.1.3 处罚2.1.3.1无故8:30分后签到者记为迟到，每迟到3次，按旷工一日论处；超过30分钟以上未签到者，按旷工半日论处，上午12点前未签到者按旷工一日论处。2.1.3.2旷工半日者扣除一天工资；每旷工两个半日计为旷工一日，旷工一日者扣除三天工资。2.1.4 考勤员工每月考勤通过签到情况进行统计，每日由专职内勤通过管理后台将考勤明细导出并整理，并于每周五将一周的考勤情况发送至每个项目经理及项目组长处，由项目经理及项目组长进行审核，次月1日将全月考勤整理完成后发送至后勤组及部门经理处。2.2 审批请假2.2.1 使用人员公司全体员工2.2.2 使用规定2.2.2.1员工有请假及休班需求

5、时，由本人进行申请。2.2.2.2按照审批内要求进行填写。2.2.2.3请假类型务必据实选择，其中休班时选择“调休”。注：结合公司当前工作特点，工作过程中周末及节假日需要有人员及工作安排，所以有休班安排时也需提交请假审批，以及时掌握员工动态，休班包含所有周末及法定节假日。2.2.2.4所有请假审批必须在请假时间前完成，特殊情况予以说明。2.2.2.5请假时间不能确定时，以能确定的最短请假时间提交，到期需继续请假时再进行补假，补假与补假前假期计为一次请假。2.2.2.6请假过程中如遇特殊情况需提前销假时，签到时备注“销假”。2.2.3 审批人2.2.3.1常规项目：请假3天（含）内，审批人选择：

6、项目组长；请假3天7天（含），审批人依次选择：项目组长项目经理；请假7天以上时，审批人依次选择：项目组长项目经理分管副经理部门经理。2.2.3.2职能项目部人员到达常规项目后按照常规项目部人员执行。例如：机动组人员到达济南历城项目组，请假时审批人按照历城项目组人员进行选择。2.2.3.3不在常规项目内的员工及所有项目组长以上人员根据请假天数选择审批人。7天（含）以内按照组织架构选择上级负责人，7天以上逐级选择至部门经理，其中常规项目经理负责人为部门经理。2.3 审批出差2.3.1 使用人员公司职能项目部员工2.3.2 使用规定2.3.2.1上述人员由对应负责人安排，从事产生差旅费用的工作时，出

7、发前由本人提交出差审批。2.3.2.2如果常规项目有人员需求且提交了相应“人员需求审批”后，被安排的职能项目部员工无需提交出差审批。注：该情况下职能项目部员工到达常规项目后一切日常事务按照常规项目人员执行。2.3.2.3按照审批内要求进行填写。2.3.2.4出差时间最长为7天，到期不能完成任务时需重新提交出差审批，且将工作进展情况进行备注说明；如遇出差时间不能确定时，以能确定的最短时间进行提交。2.3.2.5出差期间无特殊情况不允许请假，特殊情况予以说明。2.3.3 审批人审批人选择：所在组负责人2.4 审批外出2.4.1 使用人员公司职能项目部在职员工2.4.2 使用规定2.4.2.1上述人

8、员由对应负责人安排，从事不产生差旅费用的外出工作时，出发前需由本人提交外出审批。注：不产生差旅费用的外出工作主要指公司所在地范围内的临时性工作，如接发货物等。2.4.2.2按照审批内要求进行填写。2.4.2.3外出时间最长为1天，到期不能完成任务时需重新提交外出审批，且将工作进展情况进行备注说明。2.4.3 审批人审批人选择：所在组负责人2.5 审批人员需求2.5.1 使用人员公司常规项目组长、项目经理2.5.2 使用规定2.5.2.1对于已开展的常规项目实施过程中有阶段性人员需求，当前项目内人员不足以完成时，可由上述人员提交人员需求审批，申请人员进行补充。注：新开展项目的人员由公司统一安排，

9、无需提交该审批。2.5.2.2按照审批内要求进行填写。2.5.2.3根据申请人，选择对应申请类型，项目组长申请时选择“项目组申请”，项目经理申请时选择“项目部申请”。注：项目组内人员紧张时，项目组长向项目经理提交“项目组申请”，审批提交后由项目经理进行审核并在项目部内部进行人员调整，以满足需求；如项目部人员无法满足需求时，由项目经理根据调整后的人员需求向公司提交“项目部申请”，公司审核后进行人员安排，项目经理根据公司安排对项目组长的审批进行回复。2.5.2.4选择正确的需求人员类型。注：同时申请在职员工与现场员工时需分别提交审批；2.5.2.5选择正确的需求人员岗位。注：申请现场员工时，岗位选

10、择“现场（车）”即可；申请在职员工时，若同时包含多种工作岗位，可在审批内增加相应明细；2.5.2.6结合现场实际情况填写人员需求的开始及结束时间。注：申请时间最长为一个月，时间结束后如果还有人员需求需重新提交审批并在审批内予以说明。2.5.3 审批人2.5.3.1项目组长申请时审批人选择：项目经理。2.5.3.2项目经理申请时审批人根据人员类型选择：对应分管副经理。注：审批人进行审批时需将人员安排情况（含人员名单）进行备注；分管副经理审批通过后对所安排人员在管理后台做相应调整，以方便统计项目人员情况。2.6 审批费用申请2.6.1 使用人员公司项目组长及以上职务人员2.6.2 使用规定2.6.

11、2.1在工作过程中如果有费用需求时，由上述人员提交费用申请的审批。2.6.2.2按照审批内要求进行填写。2.6.2.3据实选择正确的费用类型。注：“物品购置”为现场直接进行的小额采购，如更换打印机墨盒、购买宿舍内用品等。2.6.2.4将费用需求日期填写准确。2.6.2.5根据情况对费用金额进行预计并填写。2.6.2.6审批需在费用产生前进行提交。2.6.3 审批人审批人依次选择：直接负责人 部门经理2.7 审批大额采购2.7.1 使用人员2.7.1.1后勤组2.7.1.2施工项目负责人注：项目组长、项目经理、施工组2.7.2 使用规定2.7.2.1工作过程中有需要公司采购部门协助采购的物资时，

12、由上述人员提交大额采购审批。2.7.2.2按照审批内要求进行填写。2.7.2.3选择正确的采购类型。注：部门内部办公用品库存不足时，由后勤组审批，选择“办公用品”类型；施工项目实施过程中有施工材料需求，需公司统一采购时，由该项目直接负责人提交审批，选择“施工材料”类型；2.7.2.4采购物品的详细规格型号尽量明确，价格不确定时可不填写。2.7.2.5物品种类较多时可添加明细。2.7.3 审批人2.7.3.1后勤组申请时审批人选择：部门经理。2.7.3.2施工项目负责人申请时审批人依次选择：项目经理施工组施工分管副经理后勤组部门经理。注：所有审批通过后由后勤组抄送至公司采购处。2.8 审批物品领

13、用2.8.1 使用人员公司员工2.8.2 使用规定2.8.2.1员工工作过程中有物品使用需求需要领用时，由上述人员提交物品领用审批。2.8.2.2按照审批内要求进行填写。2.8.2.3正确选择对应的领用类型。注：归属项目组的员工所需公司物品由项目组长统一管理，无固定项目组长时，物品由项目经理代管，无固定项目经理时由后勤组代管；员工有物品领用时，由本人提交审批，选择“员工领用”；组内物品不足，需向公司领用时，由项目组长提交审批，选择“项目组领用”； 员工向项目组长归还物品时选择“员工归还”；项目组长向部门归还物品时选择“项目组归还”。 2.8.2.4物品种类较多时可添加物品明细。2.8.2.5他

14、人代领代还时，需将该审批流程执行完成后发放物品，并备注代领代还人。2.8.3 审批人2.8.3.1员工领用时审批人选择：项目组长（/项目经理/后勤组）。2.8.3.2项目组领用时审批人选择：后勤组。注：后勤组定期向项目组长提供物品领用明细表，以做好物品管理。2.9 审批入职2.9.1 使用人员公司新入职员工2.9.2 使用规定2.9.2.1员工入职后首先办理书面入职手续。注：书面入职手续包括：在职员工向公司人事部递交个人相关证件复印件、录入指纹等；现场员工签订劳动合同及车辆租赁合同并提交身份证复印件等。2.9.2.2负责人将员工基本信息发送至后勤组，由后勤组为该员工在管理后台建档。注：员工基本

15、信息包含员工姓名、手机号即可；新员工入职当天，负责人必须将基本信息提供至后勤组。2.9.2.3新员工本人在负责人的辅助下提交入职审批。注：审批在3日内必须完成提交，超出部分不计为入职。2.9.2.4按照审批内要求进行填写。2.9.2.5根据试用期规定填写拟转正时间。注：试用期至少为3个月；当月10号以后入职人员试用期至少为4个月（含当月）。2.9.2.6紧急联系人优先选择父母及夫妻。2.9.2.7新入职员工根据入职岗位进行选择并填写相应岗位栏信息。2.9.3 审批人2.9.3.1在职员工入职时审批人依次选择：后勤组分管副经理部门经理；2.9.3.2现场员工入职时审批人依次选择：项目组长项目经理

16、后勤组分管副经理部门经理；注：审批人对新入职员工进行审核，不符合入职资格的员工予以拒绝并进行备注；审批通过后分管副经理在管理后台将人员归属做相应编辑。2.10 审批转正2.10.1 使用人员公司后勤组2.10.2 使用规定2.10.2.1试用期员工试用期结束前，由后勤组提交该员工转正审批。注：提交日期为拟转正日期上一个月的20号至25号。2.10.2.2按照审批内要求进行填写。2.10.2.3 根据员工试用期间经历填写该员工试用期信息，如果试用期间经历多个项目，则添加信息进行填写。2.10.2.4如果目前仍在该项目工作，则“离开时间”不填写。2.10.2.5结合员工岗位选择对应的负责人评价。注

17、：在职员工评价表全部提交后方可申请转正；现场员工提交转正后需由分管副经理进行回访。2.10.2.6分管副经理根据试用期相关规定，查看项目组对该员工的评价，并对相关负责人进行回访，了解员工情况后作出是否转正的结论：如达不到转正条件的直接予以拒绝，并作出继续试用或辞退的结论，如达到转正条件则予以同意。2.10.2.7后勤组根据最终结论通知相应人员，并完成公司相关流程。2.10.3 审批人审批人依次选择：分管副经理部门经理。注：员工转正后由分管副经理对其岗位进行重新调整并在管理后台进行相应的编辑。2.11 审批离职2.11.1 使用人员主动离职员工；后勤组。2.11.2 使用规定2.11.2.1员工

18、有主动离职计划时，由本人提交离职审批；本人未提交审批直接离职或员工被公司开除时，由后勤组提交。2.11.2.2按照审批内要求进行填写。2.11.2.3结合工作情况提前提交审批，并注明计划离职日期。注：普通在职员工离职需至少提前一周申请；项目组长及以上员工离职需至少提前一个月申请；现场员工需至少提前3天申请。2.11.2.4提交离职审批后需将个人工作做好交接。2.11.2.5在职员工提交审批并批准后,需返回公司办理公司离职手续。2.11.3 审批人2.11.3.1主动离职类型审批人依次选择：项目组长项目经理后勤组分管副经理部门经理2.11.3.2公司辞退类型审批人依次选择：项目组长项目经理分管副

19、经理部门经理注：员工提交离职审批后，审批人需督促其做好工作及物资交接，确保交接完成后予以批准；主动离职员工未经批准私自离职者不予发放剩余工资待遇；审批通过并离职完成后，后勤组在管理后台将人员删除。2.12 审批车辆交接2.12.1 使用人员公司所属车辆使用人员2.12.2 使用规定2.5.2.1车辆使用过程中，使用人员有变更时（不包含临时性借用）由被交接人提交车辆交接审批。2.5.2.2按照审批内要求进行填写。2.5.2.3交接过程中交接双方需对车辆状况、对应加油卡等信息进行核实，核实结果填写至车况说明，原则上要求车辆交接前需保证车况良好。2.5.2.4交接过程需对车辆、行驶证、被交接人驾驶证

20、进行拍照并保存至交接审批内，其中车辆照片要求在车辆右前方拍摄全车含车牌照片。2.12.3 审批人审批人依次选择：车辆原使用人员（如有）直接负责人后勤组后勤组审批后抄送至公司车辆负责人（公司司机）2.13 审批车辆维修2.13.1 使用人员公司所属车辆使用人员2.13.2 使用规定2.6.2.1在车辆使用过程中，车辆发生故障或事故后需进行维修时由使用人员提交车辆维修审批。2.6.2.2按照审批内要求进行填写。2.6.2.3对故障情况及故障原因务必描述清楚。2.6.2.4对车辆损坏部位进行拍照。2.6.2.5事故过程中如有保险公司参与需进行备注。2.13.3 审批人审批人依次选择：直接负责人后勤组

21、维修负责人（公司司机）2.14 审批处罚2.14.1 使用人员 公司项目组长及以上职务人员2.14.2 使用规定2.14.2.1在工作过程中，项目部人员出现严重违规违纪现象时，相关人员核实确认后，由直接负责人提出处罚审批2.14.2.2按照审批内要求进行填写。2.14.2.3对违规情况及处罚原因务必描述清楚。2.14.2.4对处罚意见给出详细描述。2.14.3 审批人审批人依次选择：项目经理后勤组分管副经理部门经理3 项目管理3.1 审批项目立项3.1.1 使用人员公司项目经理3.1.2 使用规定3.1.2.1对于即将开展的新项目，前期由项目所在区域项目经理了解项目情况后提交项目立项审批。3.

22、1.2.2按照审批内要求填写，尽可能将信息完善。3.1.2.3综合项目工作内容以及项目整体情况作出项目预算。3.1.3 审批人审批人依次选择：施工组（施工项目）后勤组部门副经理（全3人）部门经理市场部3.2 任务3.2.1 使用人员公司全体员工3.2.2 使用规定3.2.2.1对于新开项目的初期考察工作、人员安排工作、项目内阶段性突击工作、其他周期不超过一个月的临时性工作，工作接收人员或工作负责人员均可发起“任务”。3.2.2.2将任务名称及任务要求等进行详细描述，选择任务负责人，设置任务截止时间，添加对该任务有关注必要的各岗位人员。3.2.2.3在任务执行阶段，所有关注人员均可查看任务进度并

23、对任务完成情况进行评价或询问，任务负责人需及时作出回复。3.2.2.4规定时间内任务完成后，由且只能由该任务负责人点击完成任务，并对任务完成情况进行说明。3.2.2.5规定时间内未能完成任务时，任务负责人需作出相应解释。3.3 日志3.3.1 使用人员公司全体员工3.3.2 使用规定3.3.2.1员工对工作过程中有必要进行记录或统计的工作，根据个人情况填写相应日志。3.2.2.2公司对日志不做强制规定，但会作为对员工工作情况进行评价的依据。3.2.2.3各项目部可针对自身工作情况对员工做单独规定，如施工组可要求员工定期提交施工日记。注：勿耗费精力提交无实际意义的流水账日志4 其他4.1 公告公

24、司及部门有重要事项或通知需下发时，将以公告的形式告知，员工务必及时查看并相互转告。4.2 钉盘钉盘可存储各类文件，分为公司“公共区”以及各类群私有钉盘；公共区只有管理员可上传文件，公司所有员工可查看，工作过程中有管理文件或技术文档都将存储于该钉盘内；对于各类群的私有钉盘，群成员均可上传及查看，工作过程中鼓励大家对工作经验、技术文档以及相关信息进行分享。4.3 钉邮公司已开通企业邮箱，方便大家邮件来往，钉钉软件内可直接登录，邮箱命名方式为：名字全拼sd-。且可以关联其他邮箱，具体设置办法可查看钉邮内说明。4.4 免费电话所有员工每月有1000分钟免费电话，其中含500分钟无限制及500分钟公司内

25、部间通话，该功能本身不消耗流量，员工可放心使用。4.5 审批通用审批审批功能内具体格式之外的其他需求审批，员工可根据情况提交通用审批，以将需求描述清楚为准；后期根据具体需求会逐步完善审批格式。4.6 联系人可直观的显示出公司组织架构及各部门的人员情况，项目经理及以上职务人员需定期查看，以确定各自人员情况及人员状态；各管理员需及时对相应人员流动情况进行编辑，保证联系人功能的准确性。4.7 软件版本该软件为初期使用阶段，对某些功能使用规定仍存在待改进之处，希望员工积极使用、发现并指出，同时也欢迎大家对软件本身的可编辑模板提供个人想法及建议，公司会进行相应调整并对该规定及时更新，更新后会发布新版本并将版本号及更新内容进行公布，员工按照新版本执行即可。希望经过大家的共同努力，使我们的制度更加合理化，工作更加流程化，管理更加正规化；使我们的效率最大化、效益最大化，进而增强我们企业自身竞争力。