数码照片归档与管理规范.ppt

1、数码照片归档与管理规范,济宁市档案局法规业务科,主要内容,什么是数码照片？数码照片的收集数码照片的整理归档数码照片的保管数码照片的利用,一、什么是数码照片？,1827年夏法国陆军退役军官尼瑟佛尔.尼埃普斯，拍摄了一张楼顶上有一个鸽子窝的照片，目前保存在法国博物馆。一般认为，这张照片是世界上现存最早的照片。当时曝光时间超过8小时。,最早的胶卷和照相机,1888年美国柯达公司生产出了新型感光材料柔软、可卷绕的“胶卷”。这是感光材料的一个飞跃。同年，柯达公司发明了世界上第一台安装胶卷的可携式方箱照相机。,第一张数码照片,第一张“数码照片”，诞生于1957年，美国国家标准局（NIST）的计算机先驱人物

2、拉塞尔克尔希用计算机扫描自己三个月大儿子的胶片底片，并得到的176176数码影像，这几乎已经是当时计算机可以储存的容量极限。,第一台数码相机,1975年柯达公司开发出世界第一部数码相机。发明人史蒂芬塞尚,照片档案的特点,照片档案的特点：照片档案的出现开创了人类记载历史的新手段,大大地丰富了档案内容,使档案在反映历史面目的真实性、形象性、客观性方面迈进了一大步。时间感、空间感强烈形意结合、形象逼真不受语言、文字所限,照片档案更形象更直观更有说服力,照片包含的信息量巨大,著名的照片泄密事件：,1、日本人根据照片上王进喜的衣着判断，只有在北纬46度至48度的区域内，冬季才有可能穿这样的衣服，因此推断

3、大庆油田位于齐齐哈尔与哈尔滨之间；2、通过照片中王进喜所握手柄的架式，推断出油井的直径；3、从王进喜所站的钻井与背后油田间的距离和井架密度，推断出油田的大致储量和产量。,1964年中国画报封面,有了如此多的准确情报，日本人迅速设计出适合大庆油田开采用的石油设备。当中国政府向世界各国征求开采大庆油田的设备方案时，日本人一举中标。庆幸的是，日本当时是出于经济危机，根据情报分析结果，向我国高价推销炼油设施，而不是用于军事战略意图。,相关管理规范性文件,GB/T 11821-2002 照片档案管理规范DA/T 502014 数码照片归档与管理规范GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范,

4、数码照片的定义,数码照片 digital photos用数字成像设备拍摄获得的，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。光信号电信号数字信息,电子文件的定义,电子文件 electronic records指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件,数码照片档案的定义,数码照片档案digital photographic records机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的数码照片。,传统照片档案

5、,传统照片档案一般包括照片、底片、说明三部分。,纸质照片档案,数码照片档案,数码照片档案由数码照片和元数据两部分组成。元数据一般包括该照片的文字说明与EXIF信息。,EXIF信息,EXIF信息 exchangeable image file information可交换图像文件信息主要包括数字成像设备的制造厂商、型号、拍摄日期和时间、分辨率、光圈、快门、感光度等信息。,数码照片档案管理常见问题,分散保存，收集不全，没有集中统一管理。整理方法不一，有待规范。照片档案保存不完整，数码照片的真实性难以保证。,二、照片档案的收集,建立形成和收集制度,1.列入照片形成部门和人员的工作岗位职责。2.明确责

6、任分工，确立“谁拍摄，谁负责”收集、整理的原则。,管理职责,立档单位管理职责数码照片形成者（部门或人）管理职责综合档案室管理职责,立档单位管理职责：,明确本单位照片档案的形成、归档、管理和检查等工作的岗位职责、工作程序，落实照片档案建档、管理等工作所需经费和工作条件。,数码照片形成部门（或人）管理职责：,接受综合档案室的业务指导和监督，按归档范围负责完成业务范围内形成的照片的收集、初步整理和移交工作。,综合档案室管理职责：,指导、监督、检查本单位数码照片的积累、收集、整理和移交工作，负责数码照片的接收、再整理、归档、保管和借阅利用等工作。,3.移交时间：提倡相关工作结束后两周内移交【即时整理、

7、及时移交】4.移交内容：符合归档范围、归档数量和归档质量要求的数码照片和文字说明。,归档范围,1、记录本单位主要职能活动和重要工作成果的数码照片。本单位主办或承办的重点工作、重大活动、重要会议的数码照片；本单位重点建设项目、重点科研项目的数码照片；领导人、著名人物和国际友人参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的数码照片；本单位劳动模范、先进人物及其典型活动的数码照片；本单位历届领导班子成员的数码证件照片。,归档范围,2、记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的数码照片。3、记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的数码照

8、片。4、其他具有保存价值的数码照片。,数码照片归档要求,1.归档的数码照片要求是用数字成像设备直接拍摄形成的原始图像文件，不能对数码照片的内容和EXIF信息进行修改和处理。,处理过,未处理,照片的选择,2.对反映同一内容的若干张数码照片，应选择其中具有代表性和典型性的数码照片归档，所选数码照片应能反映该项活动的全貌，且主题鲜明，影像清晰、完整。反映同一场景的数码照片一般只归档一张。,尽量要主题明确,主题明确,主题不明确,选择画面清晰的照片,同样场景只选一张,三、数码照片的整理归档,数码照片归档要求,3、归档的数码照片应为JPEG、TIFF或RAW格式，推荐采用JPEG格式。4、归档的数码照片应

9、附加文字说明。文字说明应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示该张数码照片所反映的主要内容。,数码照片归档要求,5、数码照片可通过存储到符合要求的脱机载体上进行离线归档，也可通过网络进行在线归档。6、归档时，应参照GB/T 18894-2002对数码照片进行真实、完整、可用和安全方面的鉴定、检测。,数码照片归档流程,1、归档前期工作（摄影人或责任科室负责）挑选分组编写活动总体说明和单张照片分说明移交归档照片2、具体归档工作（档案室负责）照片的再整理（分类、命名、著录、存储）,数码照片档案的整理,整理原则：有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用分类同一全宗

10、内的数码照片档案按“保管期限-年度-照片组”分类。排列同一照片组内的数码照片档案按形成时间排列。,照片组 photos group有密切联系的若干张数码照片的集合。,命名：对照片进行重新命名,命名方式：全宗号保管期限代码年度-片组号张号.扩展名保管期限代码：分别用“YJ”、“30”、“10”代表永久、30年、10年。年度：为4位阿拉伯数字。照片组号：为4位阿拉伯数字，同一年度内的照片组从“0001”开始顺序编号。张号：为4位阿拉伯数字，同一照片组内的数码照片从“0001”开始顺序编号。,可用相关软件批量重命名,数码照片档案的层级文件夹存储,在计算机硬盘非系统分区建立“数码照片档案”总文件夹，在

11、总文件夹下依次按不同保管期限、年度和照片组建立层级文件夹。并以保管期限代码、年度和照片组号命名层级文件夹。D：数码照片档案YJ20150001,照片档案层级文件夹,编制档号,全宗号ZP年度保管期限照片组号照片号示例：A014ZP20143000120006,制作数码照片档案机读目录,数码照片档案编号完成后，应编制“数码照片档案目录”，作为日常管理工具和移交数码照片档案时的凭据使用。除可以使用档案管理软件进行数码照片档案的著录外，也可以使用EXCEL建立照片档案的机读目录。,数码照片档案著录项目,数码照片档案应至少包括以下著录项目：全宗号 保管期限年度 部门照片组号 张号参见号 摄影者、时间、组

12、题名 文字说明文件格式 开放状态,数码照片档案目录,著录项目,全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。保管期限：照片所划定的保管期限，包括永久、30年、10年。年度：形成年度，采用4位阿拉伯数字。部门：归档部门，采用部门全称或规范化简称，并保持一致和稳定。照片组号：为4位阿拉伯数字，同一年度内的组从“0001”开始顺序编号。张号：为4位阿拉伯数字，同一组内数码照片从“0001”开始顺序编号。参见号：与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号。,著录项目,摄影者：照片的拍摄单位或拍摄人。时间：数码照片拍摄时间。采用8位阿拉伯数字，依次为：年代4位，月和日各2位，不足的在前补“0”。组题名：本组照片所共

13、同反映的主要内容。文字说明：本张照片的说明，包括人物、地点、事由等要素。文件格式：本张照片的计算机文件类型，包括JPEG、TIFF或RAW。开放状态：本张照片是否开放的标记，开放为“Y”,不开放为“N”。,四、数码照片档案的存储,数码照片档案的存储,数码照片档案应存储在耐久性好的载体上，标准推荐采用硬磁盘、磁带和一次写光盘作为数码照片档案长期保存的存储载体。不宜用移动硬盘、U盘作为数码照片档案长期保存的载体。数码照片档案用光盘按年度存储备份，一式3套，一套封存保管（A），一套供查阅利用（B），一套异地保存（C）。备份光盘按归档光盘技术要求规范保管。存储数码照片档案的载体应有专门的装具，且应在载

14、体装具上粘贴标签，标签上注明载体套别（封存保管、查阅利用、异地保存）、载体序号、保管期限、起始年度、终止年度和存入日期等。,光盘的标识,格式：全宗号年度载体顺序号如：A1042015015光盘标注只允许在光盘标签面使用专用的光盘标签书写笔或专用的光盘标签打印机进行标注。,存储数码照片档案光盘标签,数码照片档案的保管,1.光盘做防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。2.光盘应放在坚硬的塑料包装盒内竖立存放，避免挤压。不得弯折，不得堆叠存放。3.光盘的标签应粘贴在光盘的包装盒上，不得直接在光盘上粘贴标记。4.存放光盘要远离强磁场并与有害气体、强紫外线隔离，环境温度应控制在1720，相对湿度应控制在35%45%5.光盘一般每满4年转存一次，原盘同时保留时间不少于4年。,五、数码照片的提供利用,提供利用的方式：举办照片档案展览编辑出版画册 数码照片档案的利用按照有关规定执行，利用时应确保未开放数码照片档案的信息安全。,