常用文书格式及发放作业流程.docx

1、常用文书格式及发放作业流程常见文书格式及发放步骤一、相关常见文件统一格式要求（一）指示性通知【样本参见附表八】、标题要求：标题要居中（较长可分两行），采取二号宋体或三号号黑体加粗，并写明“相关XXXX通知”。 2、 每份通知必需加团号或是学工号，采取五号宋体，（湘法学发 200XX号或湘法团发 200XX号，湘法团发 200XX号为组织部专用，湘法学发 200XX号为学生会各部门使用）。3、 正文要求：采取四号宋体书写，通知对象顶格写。正文和标题间空一行，开始首行空两格。换行首行空两格。4、落款要求：采取四号宋体加粗。落款和正文间空两行，并居于通知右下角(组织部为：法学院团委，其它学生会各部门

2、为：法学院学工办)；组织名称在上，日期换行并居于落款方下方，并用数字格式书写（如：9月18日）。（二）会议性通知1、标题要求：标题要居中（较长可分两行），采取二号宋体或二号黑体加粗，并写明“法学院团委学生会XXXX会议通知”。2、每份通知必需加团号或是学工号，采取五号宋体，（湘法学发 200XX号或湘法团发 200XX号，湘法团发 200XX号为组织部专用，湘法学发 200XX号为学生会各部门使用）。 3、正文要求：采取四号宋体书写，通知对象顶格写。正文和标题间空一行，公布内容（如：和会人、会议地点、会议时间等）采取大标题形式逐条列出，首条空两格，其它均和首条向左对齐。4、落款要求：采取四号宋

3、体加粗书写。落款和正文间空两行，并居于通知右下角(组织部为：法学院团委，其它学生会各部门为：法学院学工办)；组织名称在上，日期换行并居于落款方下方，并用数字格式书写（如：9月18日）。（三）汇报性、提议性文件1、标题要求：标题要居中（较长可分两行），采取二号宋体或二号黑体加粗，并写明“法学院团委学生会XXXX部门相关XXXX汇报（提议）”。2、正文要求：采取四号宋体书写，汇报对象顶格写。正文和标题间空一行，开始首行空两格。换行首行空两格。3、落款要求：采取四号宋体加粗书写。落款和正文间空两行，并居于通知右下角(如：法学院团委学生会组织部)；组织名称在上，日期换行并居于落款方下方，并用数字格式书

4、写（如：9月18日）。（四）会议统计 会议统计，是由专员在开会时当场把会议基础情况、基础精神和会上各讲话人见解如实统计一个文体。会议统计能够作为历史资料来保留备用。所以，会议统计必需有严格要求。通常来说关键包含以下内容。 一是会议组织情况。如会议名称、时间、地点、会议主持人、出席人员、列席人员、缺席人、统计人等。 二是会议内容。包含会议议题、会议汇报、会议传达事项、对某一问题讨论时各讲话人见解、会议作出决议或决定等。需要注意是，会议统计应正确无误，尤其是对一些有争议问题讨论讲话，更不能由统计人随意更改讲话人见解。为预防这类情况发生，关键会议统计要请讲话人查对，需要转发统计，要整理后送讲话人审阅

5、。（五）工作计划 工作计划，是各个部门对以后一段时间工作进行事先安排，明 确目标，提出要求，制订方法和步骤一个文体。1、封面要求：标题第一行为：湘潭大学法学院第XX届团委学生 会；第二行为：活动名称；居中，采取小一号楷体加粗。竖直居中写：工作计划，采取粗号楷体；最终居中落款写：法学院团委学生会，采取二号楷体加粗，组织在上，日期换行并居于落款方下方，并用数字格式书写（如：9月18日）。封面不加页眉、页脚及页码。2、标题要求：标题要居中（较长可分两行），采取二号宋体或二号黑体加粗，并写明计划名称。如“法学院团委学生会XXXX部门相关开展XXXX工作计划”或“法学院团委学生会XXXX部门XXXX年工

6、作计划”。3、正文要求：正文即计划内容，包含制订计划背景、目标、依据、要完成任务目标、方法、时间、步骤、注意事项等。采取四号宋体书写。正文和标题间空一行，开始首行空两格。换行首行空两格。4、落款要求：采取四号宋体加粗书写。落款和正文间空两行，并居于通知右下角(如：法学院团委学生会组织部)；组织在上，日期换行并居于落款方下方，并用数字格式书写（如：9月18日）。（六）工作总结【样本参见附表九】 总结，是对以往所做工作回顾和概括，从中得出经验教训，以指导以后工作一个文体。1、封面要求：标题第一行为：湘潭大学法学院第XX届团委学生 会；第二行为：活动名称；居中，采取小一号楷体加粗。竖直居中写：工作总

7、结，采取粗号楷体；最终居中落款写：法学院团委学生会；采取二号楷体加粗，组织在上，日期换行并居于落款方下方，并用数字格式书写（如：9月18日）。封面不加页眉、页脚及页码。2、标题要求：标题要居中（较长可分两行），采取二号宋体或三 号黑体加粗，并写明部门名称及总结种类。如“法学院团委学生会XXXX部门XXXX年工作总结”或“法学院团委学生会XXXX部门相关XXXX工作总结”。3、正文要求：正文是总结专题部分，通常由四部分组成：一是开头。概括性地说明总结内容基础情况，即开展工作时间、背景、指导思想、方法步骤、取得成绩等。二是具体说明取得成绩和存在问题，要抓住关键，详略适当，条理清楚。不仅要说明成绩，

8、而且要说明取得成绩方法；不仅要指出存在问题，而且要说明存在问题原因。三是经验和教训，即把所做工作上升到理论高度加以认识，为以后做好工作提供借鉴。四是简明说明以后努力方向。要采取四号宋体书写，通知对象顶格写。正文和标题间空一行，开始首行空两格。换行首行空两格。4、落款要求：采取四号宋加粗体书写。落款和正文间空两行，并居于通知右下角(如：法学院团委学生会组织部)；组织在上，日期换行并居于落款方下方，并用数字格式书写（如：9月18日）。（七）策划书【样本参见附表十】1、封面要求：标题第一行为：湘潭大学法学院第XX届团委学生 会；第二行为：活动名称；居中，采取小一号楷体加粗。竖直居中写：策划书，采取粗

9、号楷体；最终居中落款写：法学院团委学生会；组织在上，日期换行并居于落款方下方，并用数字格式书写（如：9月18日）。封面不加页眉、页脚及页码。2、标题要求：标题要居中（较长可分两行），采取二号宋体或二号黑体加粗，并写明活动名称。如“法学院团委学生会相关举行XXXX活动策划书”。3、正文要求：正文即策划内容，包含活动专题、活动目标、活动时间、活动地点、活动对象、活动内容、注意事项、经费预算等。采取四号宋体书写。正文和标题间空一行，开始首行空两格。换行首行空两格。4、落款要求：采取四号宋体加粗书写。落款和正文间空两行，并居于通知右下角(如：法学院团委学生会组织部)；组织在上，日期换行并居于落款方下方

10、，并用数字格式书写（如：9月18日）。二、相关常见文件统一要求1、档案形式要求: 对于各部门档案,应有文本和电子两种版本。2、格式要求： 文本档案必需以统一格式递交，上交档案采取A4复印纸统一复印（双面），页边距一律采取：上，下2.54cm，左3.17cm ，右 3.17cm行间距取多倍行距（设置值为1.25）或固定值25磅，字符间距为默认值（缩放100%，间距：标准）。3、字体要求： 标题一律采取黑色汉字简体，正标题采取二号宋体或二号黑体加粗格式，醒目条款字体采取加粗倾斜形式，文件内容所用字体要求为宋体或仿宋体，正文内容字体采取四号。4、表： 表中参数应表明量和单位符号。表序及表名置于表上方

11、。表序，表名和表格均居中。表序，表名和表内容采取五号送体字。图，表和正文之间要有一行间距，文中图，表，附注一律采取阿拉伯数字分章编号。若图或表中有附注，采取英文小写字母次序编号。5、页脚页眉、页码要求：（1）采取五号宋体（2）页眉左边写：湘潭大学法学院，右边写：第XX届团委学生会（3）页脚居中写：扎实才能留下脚印 同心才能走得更远（4）页码 要求：页码居中，首页封面不写页码。（5）标点符号： 注意中英文标点符号区分，不能混用。三、策划拟稿、核稿和签发1、策划拟稿由部门部长或干事单独完成，也可由几人共同完成。2、核稿工作必需由拟稿工作制作单位上一级完成。（如：拟稿人为干事，核稿人则必需为部长或部

12、长上级；拟稿人为部长，则核稿人必需为主管该部门主席团组员）3、签发文稿必需由院里主管学生工作责任人署名，即学工办老师、团委书记、主管本科教育院党委副书记任意一人。4、通知签发文稿必需由主席团组员署名，预算超出100元必需由主管本科教育院党委副书记署名认可，方可复印并下发。5、通知必需经落款单位盖章、团（学）号方能生效。附表八 相关XXXX通知湘法团发200XX号湘法学发200XX号 签发：发放对象：通知正文 法学院团委（盖章） 法学院学工办）（盖章） XXXX年XX月XX日 字体：标题为黑体，其它为宋体；字体大小：标题为二号字体，团号、学工号为五号，其它为四号字体；加粗部分：标题、发放对象、落

13、款。落款：落款和正文间空两行，并居于通知右下角(组织部为：法学院团委，其它学生会各部门为：法学院学工办)；组织名称在上，日期换行并居于落款方下方，并用数字格式书写（如：9月18日）。附表九拟稿 核稿 签发 湘潭大学法学院第届团委学生会 _（活动名称）总结材料法学院团委学生会年月日一、 序二、 总结材料1） 整个活动总结2） 各个分项活动总结3） 部长、干事个人总结三、 活动剪影四、 跋五、 附（包含活动经费决算等）字体:标题为黑体,其它为宋体；字体大小：目录两字为一号，标题为二号，其它为四号；加粗部分：标题、主干。附表十拟稿 核稿 签发湘潭大学法学院第届团委学生会 _（活动名称）策划书法学院团委学生会年月日一 、 活动目标二 、 活动专题 三 、 活动时间四 、 活动地点五 、 活动对象六 、 活动内容七 、 注意事项八 、 经费预算字体标题为黑体字体大小：目录两字为一号 其它字体为二号 小标题用小三加粗部分：标题和主干