新春联欢会策划手册.docx

1、新春联欢会策划手册新春联欢会会务手册XX公司XX年X月目 录一、前期准备 41、场地选择 42、主题策划 43、工作人员安排（含SBU） 44、费用控制 55、外协公司选择 56、嘉宾邀请 67、主持人确定 68、员工内部宣传 69、视频制作 610、奖品确认与采购 711、抽奖策划 712、节目预审（含节目通知、收集、编排、评分规则、道具等） 813、物料准备（非奖品类的物料） 814、文档资料准备（含PPT、节目单、领导致辞等） 915、人数统计 916、座位安排 917、车辆安排 10二、活动彩排 101、整体安排（含时间、地点、人员通知等） 102、节目彩排 113、抽奖环节彩排 11

2、4、主持环节彩排 115、舞台灯光效果（含舞台灯、效果灯、追光灯） 116、舞台音响效果 127、AV切换效果 12三、活动实施 131、会场布置（横幅、暖场气氛、场地分区等） 132、员工乘车安排 133、人人有礼 134、礼仪 135、领导接待 146、主持人 147、节目安排 148、抽奖 149、舞台灯光控制（含舞台灯、效果灯、追光灯） 1510、舞台音响控制 1511、AV切换控制 1612、拍照 1613、录像 1614、节目评分 1615、车辆调度 1716、餐饮安排（含工作人员用餐、其他人员就餐指引等） 1717、撤场安排 17四、活动后期工作 171、活动宣传（含文字、图片等

3、） 172、节目奖项公布 183、光盘制作与发放 184、演职人员答谢（含感谢信、光盘等） 185、费用报销与分摊 186、活动总结（含资料存档） 19一、前期准备1、场地选择1) 新春联欢会期间，广州市内场地比较紧张，一般来说，需要提前1个半月左右确定场地。必要时，要提前支付定金。2) 确定合适的场地前，需要考虑以下因素： 场地座位数量是否可容纳参加新春联欢会的总人数，是否可加位 场地的交通是否方便 场租费用是否包含：节目彩排、提前布场和正式演出等所有费用 是否可提供1天时间彩排，并安排设备管理人员配合彩排 是否可提前布场，最好是前一天晚上可布场，具体可开放到几点钟 是否可提供演员化妆间、V

4、IP休息室、礼品保管室等使用 是否配备增加舞台效果的灯光及其他设备 是否有工作人员可配合场外场内的布置 入口是否有合适的区域可以发放人人有礼的奖品 会场内外部是否可以悬挂横幅及其他氛围道具，工作人员是否可协助2、主题策划1) 确定场地的同时，最好能提前确定联欢会主题。主题确定后，才能给后续的视频制作、节目准备、抽奖设计等工作提供方向指引。2) 主题策划需要考虑以下因素： 集团战略方向 当年度平台内部的大事件 当年度社会热点3、工作人员安排（含SBU）1) 联欢会时间、场地及主题确定后，活动总负责人要及时进行工作分解，设置不同的工作小组，根据大家的特长安排最合适的工作任务。每个工作小组要规定明确

5、的负责人、具体工作内容及完成时间要求。2) 活动总负责人要随时跟进了解各工作小组的工作进度及资源需求，确保各项工作按时间进度表推进。3) 活动总负责人要定时组织各工作小组负责人开碰头会，交流工作进展，保证相互之间的信息畅通，各环节工作能顺畅衔接。4) 提前确定需要各SBU配合的工作事项，请各SBU提供工作人员名单，为活动项目组补充充足的人手。5) 各工作小组的负责人应提前1-2天与SBU工作人员做好沟通，包括什么时间要到达现场，到了以后在哪里集中，现场的主要工作是什么，有什么具体要求等，以便在活动现场充分发挥他们作用。6) 活动前1天，总负责人要确定现场的整体AV流程，并召集项目组所有工作人员

6、开会，让每个人都对整体流程有初步的了解。7) 定稿的现场AV流程、节目单、工作人员通讯录等资料要在活动开始前发放到每个工作人员手中，确保活动正常实施。8) 条件允许的情况下，建议给活动总负责人、各工作小组的分负责人都配备对讲机，保证现场沟通顺畅。4、费用控制1) 收到集团要求平台组织联欢会的邮件通知后，活动总负责人需要提前跟集团确认费用标准，尤其是费用下达标准是否包含派遣员工人数。2) 活动总负责人需要提前跟各SBU企划办确认费用分摊和报销形式，尤其是派遣员工的费用报销方式。3) 在联欢会场地和主题确定后，活动总负责人提前制作联欢会的整体费用预算，给平台领导审核后执行。4) 活动总负责人要提前

7、将各模块的费用预算标准及报销要求告知各工作小组负责人，方便他们根据费用预算细化工作安排，以达到合理控制费用和简化报销手续的目的。5) 活动执行过程中，如果遇到异常情况，导致费用预算超支，各工作小组负责人要及时反馈给活动总负责人，总负责人要及时向平台领导汇报，确定解决方案。5、外协公司选择1) 联欢会主题确定后，就可以开始选择及确定合适的外协公司。2) 外协公司的选择需要考虑： 联欢会主题及氛围 公司原有行政服务供应商是否可承接外协工作任务 场地方是否可提供在该场地有服务经验的外协公司信息 外协公司是否可提供正规服务发票 外协公司彩排时是否可提前完成布场安装等准备工作6、嘉宾邀请1) 联欢会时间

8、和主题确定后，就可以开始设计嘉宾邀请函，包括版面设计和文字编辑等。2) 提前两周确定拟邀请的嘉宾名单，并发送邀请函。3) 提前一周确定嘉宾是否可到场参加，并提前制作嘉宾名签。4) 提前3天确认嘉宾到穗时间，安排接机/接车及住宿餐饮等。5) 提前1天确认嘉宾到达会场的时间及交通方式（推荐自驾车），并做好接待安排。7、主持人确定1) 联欢会主题确定后，就可以开始选择及确定合适的主持人。2) 主持人的选择需要考虑以下因素： 联欢会主题及氛围 主持人的主持风格及现场把控能力 主持人对联欢会主题的理解程度，一般来说建议主持人至少安排一名综合管理部员工。8、员工内部宣传1) 联欢会场地及主题确定后，就可以

9、启动第一轮的员工内部宣传。根据联欢会整体进度安排，内部宣传可以分时间点进行。2) 员工内部宣传可考虑多种载体，包括邮件、海报、大堂液晶屏、电梯间显示屏等。考虑到自驾车员工的活动空间，要特别关注负一层楼梯间的宣传。3) 员工内部宣传应包括以下内容： 联欢会时间、地点及主题 联欢会奖品介绍 联欢会当天的各项安排，包括：乘车、就座、抽奖券派发、人人有礼领取、退场等。9、视频制作1) 在联欢会主题确定后，至少提前1个月确定是否需要制作视频。视频的主题应与联欢会主题密切关联。2) 视频制作的注意事项： 根据既定主题确定拍摄主线，并选择合适的拍摄对象、背景音乐、照片等 编制视频制作进度表，包括：主题确认、

10、外协选择、主线设计、材料收集、拍摄剪辑、确认定稿等各环节，定期检查各阶段目标的完成情况。 前期拍摄完成后，需要根据拍摄片段以及主题要求编辑字幕，并确定字幕过场方式 后期的剪辑中，要注意视频主题的拔高与呼应，让观众产生身临其境的感觉，达到以情动人的目的。10、奖品确认与采购1) 根据联欢会的整体费用预算，提前2周确定奖项设置标准，包括人人有礼的额度标准。2) 根据每个等级的奖项金额和数量，确定合理的奖品方案。了解组委会对奖品采购是否有特殊的要求，比如：是否要求从公司内部采购。3) 为了方便抽奖环节的操作，每个等级的奖品建议只设置一个品种。4) 至少提前1周完成奖品采购的请款，确保奖品在联欢会前2

11、天能及时到位。5) 根据奖品数量，提前安排好存放地点。尤其是相对贵重的奖品，要有相对私密的存放空间。6) 在联欢会前1天，安排车辆将奖品运送到会场，并要求场地方提供合适的地点存放。个别价值高且体积小的奖品，建议当天自行携带到会场。7) 人人有礼的奖品，可考虑让供应商分装后在联欢会当天提前运送到会场。11、抽奖策划1) 联欢会时间和主题确定后，就可以开始设计抽奖形式。2) 根据组织方的要求，选择合适的抽奖形式： 邀请抽奖嘉宾从抽奖箱中直接抽取 采用电子系统方式抽取号码（抽奖环节快速、时间可控） 采用刮刮卡的方式现场开奖（现场互动效果好）3) 提前1周完成抽奖策划书，具体内容包括： 参加抽奖的对象

12、，特别是异地办公员工、办事处及其他法人体员工 抽奖形式 奖项设置、奖品数量与中奖概率 抽奖嘉宾 抽奖券模版 抽奖所需道具 是否需要穿插小游戏 各环节备选方案4) 提前3-5天确定现场抽奖方案，明确人员分工，安排抽奖券和抽奖道具的制作。道具制作的复杂程度要充分考虑到预留时间。5) 根据游戏道具清单，制作游戏道具效果图，起到与外协公司及工作人员的沟通之用。12、节目预审（含节目通知、收集、编排、评分规则、道具等）1) 联欢会时间、场地及主题确定后，应当马上通知各部门，下达节目上报的时间、数量及质量要求。2) 各部门节目基本信息上报后，要全面、深入、动态地了解各部门节目筹备及排练情况，做到心中有数，

13、预审时有的放矢，提升效率。3) 节目预审建议能安排在正式演出前2周左右，给后续的深入排练、彩排、走台、合舞台效果等项工作预留更加充分的时间。4) 节目预审的时间安排要考虑到大家的工作安排，可以考虑分两个时间段。异地不方便参加集中预审的，要事先沟通，安排拍摄视频进行预审。5) 预审时要模拟舞台，伴音、麦克风、投影、AV等设备需要准备到位；才可以看出问题，针对性改善。6) 预审要有权威人士的参与，现场可给予指导性意见。7) 节目预审后的第二天，要根据节目的形式和现场效果，拟定出节目单初稿和细化的AV流程。8) 节目预审后，尽快确定节目评分规则，并跟进节目所需道具的制作。9) 在联欢会前，随时关注并

14、指导待完善的节目。有任何更新或变化，随时与相关人员沟通。比如：活动总负责人、音响/灯光控制人员等。13、物料准备（非奖品类的物料）1) 联欢会场地及主题确定后，提前1个月安排外协公司到实地丈量场地尺寸，提前7-10天确定舞台布置方案及背景版设计稿。定稿后，及时安排喷绘制作，建议最好在活动前一天晚上进行布场，与彩排时间错开。2) 根据联欢会主题、场地情况和参会人数，提前1周安排采购合适的暖场工具，包括充气棒、小手掌、哨子等。3) 根据联欢会主题，可提前1周预订合适的人偶服装，现场安排人偶暖场，活跃现场气氛。4) 饮用水从考虑能否直接从场地方采购，提前由场地服务员摆放到座位上。5) 在联欢会前1天

15、，将所有物料清点装箱，安排车辆运送到会场，并要求场地方提供合适的地点存放。暖场工具请场地方提前摆放到座位上。14、文档资料准备（含PPT、节目单、领导致辞等）1) 提前1周跟平台领导沟通，提醒领导准备活动现场致辞。2) 了解节目预审情况，确定节目、抽奖及视频等各环节排序，至少提前1天完成节目单定稿，提供给文印制作。根据受众对象的需求，需要制作嘉宾、大众评委和普通员工等不同版本的节目单。3) 根据确定的到场嘉宾名单，提前1周安排制作方便粘贴在座位后背上的嘉宾名签。4) 在联欢会时间及主题确定后，安排提前准备PPT模版，设好母板样式，待节目单、奖品明细等确定后，可以迅速完成PPT制作。各部门需要通

16、过PPT在现场投放的内容，设定修改的截止时间，给现场试播和资料备份预留充分的时间。5) 与PPT配套的所有图片、音频、视频文件都要设置独立的文档保存。在备份前，整体打包成一个文件，以免遗漏。6) 备份电脑提前1天准备好，检查备份电脑的软件安装情况及音频线、视频线等配件，至少提前半天完成所有资料的备份工作，在彩排时同步安排备份电脑试播。15、人数统计1) 建议提前一周要求各部门上报联欢会参加人员名单。2) 统计名单前要先确定统计人数的用途，包括：安排座位、安排乘车、发放奖券、后期费用分摊等。根据各项用途，设计合适的统计表格。3) 人数统计时，要特别关注以下特殊人员的统计，建议做出特殊标志： 派遣

17、员工及外包员工（方便后期费用分摊） 办事处员工（防止遗漏或重复统计） 在不同法人体兼职的员工（防止遗漏或重复统计） 实习生和家属（方便根据需要增减此部分人员及后期费用分摊） 演员（方便座位安排、乘车安排及奖券派发） SBU工作人员（方便座位安排、乘车安排及奖券派发） 自驾车前往的员工（方便乘车安排及奖券派发）16、座位安排1) 前期踩点时，记录好会场出入通道情况，后期安排座位时，要考虑到经常出入人员的特殊安排（如：演员）。2) 结合会场座位数量和参会人数统计，提前3天安排联欢会现场座位。3) 安排座位时，要特别关注以下事项： 嘉宾席通常安排在观看角度最合适的中间双排数的座位 大众评委需要单独安

18、排座位，通常安排在中间5排以前的座位 演员最好单独安排在出入方便的区域就座，以免影响其他观众观看 各部门的座位尽可能纵向分区，保证整体公平性4) 要求场地方提供电子版座位图，根据座位分区制作成联欢会座位图，提前1天向全体员工公布，并在会场各出入口张贴。5) 根据场地座位分布情况，提前制作座位票。座位图确定后，按各部门就座区域，至少提前1天将座位票分派到部门接口人手中，要求员工对号入座。6) 经费允许的情况下，可以制作尺寸合适的KT板，用于现场分区指引。17、车辆安排1) 活动总负责人根据活动整体安排，确定前期准备阶段物品运输及活动彩排的用车需求。车辆调度员提前预订所有公司内部车辆，主要用于领导

19、接待及活动筹划组的会务需求。2) 负责人数统计的工作人员根据各部门人数统计结果和办公地点，提前3天制定活动当天的车辆安排计划。3) 车辆调度员根据参会人数和上车地点，提前确定外租车辆需求，及时跟租车公司沟通，确定费用预算和用车计划，并报活动总负责人。4) 非集中办公地点的车辆安排及乘车注意事项，至少提前1天通知部门接口人，由部门接口人组织统一乘车。5) 集中办公地点的车辆安排及乘车注意事项，至少提前1天通过邮件、海报、大堂液晶屏、电梯间显示屏等各种方式告知全员，安排专人组织统一乘车。6) 如能提前确定，在对公司员工群发的邮件中，尽量精确到车牌号码、标识牌文字等详细信息。二、活动彩排1、整体安排

20、（含时间、地点、人员通知等）1) 活动总负责人根据节目数量，预留足够的彩排时间。2) 提前1周将时间、地点、演员到场交通方式及各节目彩排顺序，发给各部门节目负责人及负责舞台效果的工作人员，同时强调彩排纪律。3) 彩排前一天与各部门节目负责人再次确认彩排时间及到场要求，确认场地设备管理人员可到场支持。4) 建议把同类型节目，如唱歌等表演形式简单，时间比较短的节目排到同一时间段彩排，并提前明确每个节目可彩排的次数，以便控制现场彩排进度。5) 舞台设备安装的时间应该与彩排时间错开，以免影响彩排的正常进行。2、节目彩排1) 正式彩排必须至少提前1天进行，并要求所有部门的节目都必须到场，尽可能提早开始，

21、保证足够的彩排时间。2) 要求各部门节目负责人有足够的能力掌控部门演员，提前将彩排注意事项通知所有演员，保证演员准时到场。3) 节目彩排时要求场地工作人员和负责舞台效果的工作人员都必须到位，根据彩排的情况详细记录每个节目对舞台效果的要求，尽可能地提高彩排的仿真效果。4) 安排专人负责预告下一个彩排节目的名字，便于演员提前候场，提高彩排效率。5) AV流程单独彩排可以安排在演出当天上午再过12次。3、抽奖环节彩排1) 彩排时需要检查实施具体抽奖形式所需的硬件设施是否齐备，考虑台上抽取和后台操作两种方式。2) 提前确定礼仪和工作人员的工作职责，通知他们到场熟悉场地和各等级奖品并走场。3) 抽奖环节

22、如需做游戏，应提前将游戏道具备齐并放置在后台，彩排时可以示范操作一次，检验游戏效果。4) 按抽奖顺序将各等级奖品摆放在后台，并设置专人看管。5) 彩排时，要关注抽奖结果的现场展示效果。如效果不明显，要及时确定改进方案。4、主持环节彩排1) 根据AV流程进行彩排，让主持人对整体活动有一个全面真实的了解，提早发现问题解决问题。2) 彩排时要尽可能模拟活动现场的舞台效果。5、舞台灯光效果（含舞台灯、效果灯、追光灯）1) 活动总负责人要提前了解场地条件，提前外租所需的灯光设备。2) 活动总负责人要提前了解舞台灯、效果灯、追光灯的控制地点，提前做好人员分工。3) 活动总负责人要提前了解灯光设备安装调试所

23、需的时间，要求场地方和外协公司在正式彩排前1天完成各种灯光设备的安装调试，保证彩排时使用。如果调试有问题，要及时提供备用设备。4) 节目总负责人在彩排前提前与各部门节目负责人沟通好对灯光效果的要求，记录到AV流程中，发放给灯光控制人员，以保证彩排现场效果。5) 如果各种灯光设备的控制地点不在同一个地方，节目总负责人要负责协调各种灯光设备的整体效果。6、舞台音响效果1) 活动总负责人要提前了解场地条件，与场地工作人员沟通好设备要求，提前做好人员分工。2) 音响效果负责人提前调试好场地设备与自带设备的兼容性，比如：音频线与电脑等。3) 节目总负责人在彩排前提前与各部门节目负责人沟通好对音响效果的要

24、求，记录到AV流程中，发放给音响控制人员，以保证彩排现场效果。4) 如果音控室距离舞台较远，活动总负责人要负责协调各环节的音响效果，由音响效果负责人及时记录到AV流程中。7、AV切换效果1) 在彩排前准备好备份电脑，检查备份电脑的软件安装情况及音频线、视频线等配件，至少提前半天完成所有资料的备份工作，在彩排时同步安排备份电脑试播。2) 彩排开始前，调试好电脑与场地设备的兼容问题，并需要测试两台电脑之间在实际投影时互相切换的画面效果。3) 彩排时，如发生电脑死机现象，一定要重新确认PPT修改的内容是否保存。4) 负责现场AV切换的人员如果不是制作PPT的人员，在彩排环节要多操作，尽可能地熟悉PP

25、T的内容及快捷切换方式，确保现场效果。5) 播放电脑与备份电脑需取消待机状态，以防播放时出现待机解锁画面。6) 在场地设备切换流畅的前提下，建议将音乐、视频、PPT（不带音乐）分开不同的电脑控制播放，防止在同一台电脑上切换时因文件太大而死机。7) 根据设备操作的复杂程度，确定是否需要安排IT工程师现场协助。8) 如涉及舞台上大投影幕的使用，需要跟舞台控制的工作人员保持良好沟通，现场及时提醒投影开启/关闭。三、活动实施1、会场布置（横幅、暖场气氛、场地分区等）1) 场地大门外及会场内均需悬挂横幅，从下车地点至会场的沿线需设置指示标志。2) 根据场地条件，可在场内张贴或悬挂一些喜庆的饰物。3) 租

26、用人偶服装，提前简单培训，安排工作人员在现场派发糖果，增加了现场气氛。4) 提前在座位上放置饮用水和暖场道具。5) 根据座位分区，提前在相应区域内摆放提示的KT板，方便员工入座。2、员工乘车安排1) 通过邮件、海报、大堂液晶屏、电梯间显示屏等方式，至少提前1天将活动当天的乘车安排通知全体员工。2) 为确保员工排队上车，要求外部车队每次只打开一辆车的车门，坐满一辆，才打开下一辆车的车门。3) 为准确掌握乘车人数，现场工作人员安排至少三人：一人维持秩序，一人指引上车并清点人数，一人在车上清点人数并确保无空座及无超载。4) 对于员工自驾的情况，应做好更充足的准备。3、人人有礼1) 活动当天上午，提前

27、将人人有礼的礼品搬运到指定地点，并粘贴“人人有礼发放点”的指引。2) 根据奖品种类及数量，分派足够的人手分发。3) 员工领取人人有礼时，最好能有一个凭证，以区分已发与未发人员。4) 未发放完毕的人人有礼礼品，需要安排专人看管，及时装车撤场。4、礼仪1) 活动开始前一天，礼仪工作负责人组织召开礼仪人员沟通会，明确当天具体工作流程、衣服穿着以及集合前往时间。2) 活动现场，保证小组工作人员每人一份礼仪&游戏道具工作人员工作职责说明书，清楚了解各人职责范围。3) 礼仪人员在现场的工作内容包括：协助发放人人有礼、准备抽奖道具、引领嘉宾上台、传递话筒等。4) 如果舞台两侧都有楼梯可上下，至少需要配置4名

28、小礼服礼仪，才能兼顾两侧嘉宾的引领。5、领导接待1) 提早确认领导到达会场的具体时间，尤其是自驾车前往的领导，安排专人跟进接待。2) 跟需要上台致辞及颁奖的领导沟通好具体安排，确认好登台的方位，并且安排礼仪引领登台。3) 提前沟通散场后的用餐安排，确认领导是否参加，确认车辆需求。在散场前以短信方式再次提醒包括用餐时间、会合地点、车辆资源等安排。6、主持人1) 主持人是整场演出的关键人员，活动总负责人在现场需随时与主持人联系，流程细节有任何变动都需要及时通知主持人。2) 主持人提前对好主持稿，活动现场出现异常情况要灵活处理。7、节目安排1) 需安排2名专人负责召集演员候场，其中1人负责联络各节目

29、接口人，1人负责维持候场秩序。2) 要求各部门都安排接口人协助召集演员到指定地点候场。3) 提前给演员安排特定的就座区域及候场休息区域，方便工作人员寻找演员和维持秩序。演员的就座区域最好靠近候场区域和出入口，方便演员进出。4) 晚会前一天晚上如果修改了节目出场顺序，要及时将新的节目单给到各部门节目接口人手中，以便现场联络候场。5) 演员及后台工作人员在演出工作过程中，可能会听不到抽奖时的报号，建议演员提前安排自己熟悉的同事代为领奖。8、抽奖1) 统计抽奖券需求数量，区分不同的人群范围发放抽奖券，具体分为：公司统一乘车人员由工作人员在公司控制上车人数并发放抽奖券；物流、维修站点、办事处人员明确抽

30、奖数量提前发放至部门接口人处；演职&工作人员在现场由抽奖环节负责人统一发放。除以上人群外，其余自行到达现场的人员由抽奖环节负责人在门口统一发放抽奖券，但为控制该类型奖券发放数量，该发放方式不提前对外公布。2) 统一乘车人员在公司大楼前排队上车，方便工作人员按序号发放抽奖券，以便准确统计派出的抽奖券数量。实习生和家属不参加抽奖，发放抽奖券的同时要查看员工工卡，避免向非公司员工发出抽奖券。3) 考虑自驾车员工的需求，灵活安排好这部分领奖券的派发。要求同事代领抽奖券的员工，建议统一安排部门接口人统计，方便操作，同时也避免员工产生不满情绪。4) 抽奖前，抽奖项目负责人要与抽奖嘉宾做好沟通，指导嘉宾如何

31、参与抽奖环节。如果有抽奖游戏环节，要提前告知嘉宾如何操作，建议提前制作抽奖环节&游戏规则流程卡，发放给抽奖嘉宾。5) 本次抽奖采用的是EXCEL系统抽奖的形式，需要备好两套抽奖系统（分别在DJ室&舞台前），两套系统中都要导入抽奖券号码，以便在出现轮空情况时救场。6) 本次抽奖没有实名制，涉及到后期机票兑现，比较混乱，建议颁奖时安排台下工作人员登记获奖人员名单。9、舞台灯光控制（含舞台灯、效果灯、追光灯）1) 如果各种灯光设备的控制地点不在同一个地方，节目总负责人要负责协调各种灯光设备的整体效果，最好能提前准备多几个对讲机，使舞台灯、追光灯、效果灯的控制人员能互相沟通配合。2) 除非需要营造特殊气氛的节目可单独使用追光灯，一般性的歌舞节目建议在使用追光灯的同时用些舞台灯，避免舞台效果单一。10、舞台音响控制