乐清湖南商会成立庆典活动策划方案.docx

1、乐清湖南商会成立庆典活动策划方案 乐清湖南商会成立庆典活动策划方案一、庆典时间： 2011年11月26日（周六）二、庆典地点：三、活动主题：交流、和谐、发展、共赢策划方案四、活动格调：热烈、喜庆、庄重、大气、五、参与群体：出席会议的领导、来宾、会员等六、日程安排：（一）成立庆典的前一天：远方贵宾报到；（二）成立庆典当天上午：嘉宾及会员报到；（三）成立庆典当天下午：召开第一次会员代表大会；举行隆重的成立庆典大会；（四）成立庆典当天晚上：举办晚宴及联欢活动；（五）成立庆典的第二天：欢送嘉宾返程。七、成立庆典筹备工作的组织结构：（一）筹备工作领导小组名单：组 长： 赵红良 刘新文副组长：张勇、欧绍明

2、，张中国，肖也君，何伯，卢军，易成标，周胜军，姚琳。等成 员： 唐延红，许荣，曹文波，尹小军，沈检华，黄实，贺玉凤，刘品山，马朝华，李荣，达小中，刘小义，蒋小军，周五毛，欧阳群海，付志青，谭中，及自愿参加的各位老乡若干。（二）筹备工作领导小组职责：1、全面负责商会成立庆典活动的组织、策划、准备和实施工作；2、全面负责庆典活动的总体指挥工作；3、全面负责庆典活动与政府部门、社会团体等的协调工作；4、负责督促各工作组按本方案实施并完成本职工作；5、及时对工作组的请示做出指导性意见。（三）筹备工作领导小组下设机构：A、事务组：（组长： 成员： ）1、负责广告媒体（报纸、电视台、电台、广告制作公司）的

3、选择（合同）；2、负责庆典活动广告宣传的制作和发布（可与广告公司合作）；3、负责成立庆典的各个活动区域的场景布置（场外的地毯、塔台、横幅、彩旗、拱门、空飘等；场内的主席台、舞台布景、横幅、植物盆景、发言席鲜花等，可与广告或礼仪公司合作），制作出布置程控表，配以文字资料，与相关具体执行人进行技术交底，并强调重点注意事项；4、负责成立庆典的各个活动区域的音响、音像和麦克风（调试）、道具等的准备；5、负责按社交礼仪规范排好主席台座位，并摆放好两边均有名字的席卡；6、各个活动区域布置完毕后，派专人随时维护、检查现场布置的相关情况；7、负责提前催场；8、按议程需要落实好相关人员（主持人、民政局和商务局宣

4、读文件的领导、揭牌领导、授牌领导、致辞嘉宾等），并按议程需要提前做好沟通协调工作；9、负责安排礼仪小姐做好领导发言等活动的引导工作；10、负责安排礼仪小姐按议程准备物件，并根据主持人的示意向主席台展示牌匾礼品等，并做好展示后的保管收存工作；11、根据需要负责请庆典专门人才和队伍（主持人、演艺公司、军乐队、威风锣鼓队等），并做好协调工作；12、协助宣传组做好庆典活动的集体合影工作（地方、前排座次及名字提示、准备工作的人员安排）；13、负责庆典后的清场收拾工作B、宣传组：（组长： 成员： ）1、负责向民政局和商务局提供尚需补充的备案资料。2、负责庆典活动策划方案（执行计划）的拟订、明确各部门及成员

5、的工作职责；3、负责庆典活动广告宣传的定位和设计审定；4、负责庆典活动宣传资料的编辑、整理、印刷及派发；5、视情况需要制作各项展板、模型等；6、负责庆典活动所需的稿件（议程、发言稿等文字资料）；7、负责商会会刊（创刊号）的编辑、出版；8、负责对参加庆典活动的媒体的邀请和协调；9、负责庆典活动的摄像、摄影（新闻摄影，集体合影：地方、前排座次及名字提示、准备工作的人员安排）；10、负责领导题词的准备工作（庆典之前、庆典当日）11、负责庆典活动专题采访的整个策划和安排；11、负责会议记录；C、联络接待组：（组长： 成员： ）1、根据领导小组拟定的名单负责邀请领导和嘉宾及通知会员（到场的时间不同）；2

6、、将出席庆典的人员情况分门别类进行统计并及时报告。尤其是对领导和贵宾的情况要随时提醒领导小组和其他工作组；3、对领导和贵宾制订专门的接待方案（含日程安排及落实贵宾休息室等），专人负责与领导和贵宾的联系。并做好迎送、休息、食宿等接待工作；4、负责与酒店等服务承接单位的工作衔接；5、负责报到区（签到簿、笔、胸花、记者采访证、庆典出席证、礼品券、庆典资料包、矿泉水等）、住宿区、会员代表大会区、成立庆典区、宴会区、文艺联欢区、礼品区等的接待服务工作。分别作出接待服务细则。尤其要做好各区域的人员安排；6、做好庆典礼品的接收、保管和派发工作，并做好文字记录（商会顾问的礼品由赵，刘组长安排奉赠）；7、根据需

7、要向礼仪庆典公司遴选公关小姐，并对其进行必要的培训和工作安排；8、负责来宾礼品的登记和存放。9、协助宣传组做好庆典活动的集体合影工作（地方、前排座次及名字提示、准备工作的人员安排）；10、负责庆典后的清场收拾工作。D、财务组：（组长： 成员： ）1、负责收存参加庆典的会员临时缴纳的会费；2、负责收存参加庆典的有关人士和组织捐赠的款项；3、负责成立庆典所需开支经费的支付；4、负责庆典专请人员（主持人、民政局和商务局宣读文件的领导、揭牌领导、授牌领导、致辞嘉宾等）的礼物（含红包及其礼金）跟随专门负责接待的领导由其奉赠；5、及时以报表形式向领导小组汇报资金使用情况E、安全保卫组：（组长： 成员： ）

8、1、负责成立庆典安全方案的制订和报批；2、负责与公安等政府有关安防部门进行协调，争取得到其最大的支持；3、负责成立庆典的现场消防安全检查；4、负责成立庆典的每项活动现场的秩序维护；5、负责来宾车辆的指引和调度；6、保证展示品、来宾礼品的安全；7、负责处理突发事件，是处理突发事件的直接执行者。8、负责庆典后的清场收拾工作。F、后勤组：（组长： 成员： ）1、根据各工作组的请购计划负责庆典物资（含用品、设备等）的购置和保管（制物资进出表）。对应备物资实行核查制。按计划请购清单逐一细致检查物资的准备情况，以保证各类庆典用品及时到位；2、负责庆典场地、酒店以及停车场的落实（以合同形式）并与接待组对接；

9、3、负责成立庆典晚宴用品的准备和摆设（烟酒专人负责打开并派发）；4、与接待饭店餐饮部等部门接洽，保证餐饮卫生安全；5、与接待饭店工程部等部门接洽，保证庆典时正常的供水（洗手间）、供电；6、负责成立庆典各工作组人员的餐饮（包含工作期间的饮水等）；7、负责庆典后的清场收拾工作。G、协调组：（组长： 成员：各工作组负责人）1、明确领导小组对本次活动的绝对领导，听从领导小组的统一指挥；2、在各工作组之间，在各工作组与领导小组之间建立良好的沟通桥梁；3、以“先执行、后申诉”为原则。以集中指令为主，以民主建议为辅；4、积极协调各工作组之间、各工作组与领导小组之间的工作衔接。确保活动有条不紊地进行。5、各司

10、其职，互相提醒，团结协作，共享辉煌。H、突发事件处理组：（组长： 成员：各组负责人）1、拟订突发事件处理办法，以便临场调节；2、保证通讯通畅，随时保持联系，了解现场的每一个细节；3、坚持“以人为本，及时报告，群策群力，冷静处理”为原则处理突发事件；4、督促安全保卫组作好现场秩序的维护；5、现场出现突发事件时，现场工作人员须保持清醒的头脑。如能处理，则当机立断进行处理；如不能处理，须第一时间报告领导小组（时间、地点、事件发展状态、拟采取什么措施、需要哪些支持）。并按指令全力以赴处理事件。八、成立庆典区域分布：为让本次成立庆典达到科学分工、合理布局、高效执行的目的，保证本次活动顺利进行及圆满成功，

11、在执行过程当中领导小组把庆典场所分为几个功能区域，具体内容如下：（一）报到区1、地点：接待大堂；2、功能：来宾登记处，资料领取处，3、配备：礼仪小姐、接待人员、签到用具、会议宣传资料、摄影摄像、接待烟茶、礼品票据。（军乐队、威风锣鼓队等）（二）住宿区1、地点：接待饭店 楼；2、功能：合理安排，来宾称心3、配备：酒店服务人员、接待人员、嘉宾住宿房号登记簿。（三）外景区1、地点：接待饭店大门外、周边2、功能：利于宣传、营造庆典的热烈气氛，并合影留恋。3、配备：拱门、空飘、横幅、保安、军乐队、威风锣鼓队等（四）第一次会员代表大会区地点：接待酒店会议中心 * 新闻发布厅；A、主席台：1、功能：有主持席

12、；发言席；贵宾席（民政厅领导，商务厅领导，商会顾问等），利于会员代表大会选举和讨论文件；2、配备：音响设备、鲜花、饮料、相关文件、服务人员。B、代表席：1、功能：利于会员代表大会选举和讨论文件；2、配备：服务人员、会议记录人员、饮料、相关文件C、现场总控台：1、地点：会场一侧；2、功能：监控现场情况、协调现场工作、指挥活动进程；3、配备：桌椅、饮水、对讲机及其他通讯设备。（五）成立大会典礼区地点：接待酒店会议中心 * 新闻发布厅；A、主席台区：1、功能：有主持席；发言席；贵宾席（民政局领导，商务局领导，商会顾问、会长、秘书长，常务副会长等）利于典礼举行；2、配备：地毯、音响设备、国歌音像、鲜花

13、、饮料、相关文件、商会红绸牌匾、会员单位牌匾，贺信、题词条幅、名主持、礼仪小姐、警卫人员、服务人员。B、来宾及代表席区：1、功能：利于典礼举行；2、配备：服务人员、会议记录人员、饮料、相关文件C、现场总控台：1、地点：会场一侧；2、功能：监控现场情况、协调现场工作、指挥活动进程；3、配备：桌椅、饮水、对讲机及其他通讯设备。（六）贵宾休息区1、地点：接待酒店会议中心 * 贵宾休息室；2、功能：利于领导会前休息、交流；3、配备：轻音乐、水果、鲜花、烟茶、礼仪小姐（七）宴会区1、地点：接待饭店贵宾宴会厅；2、功能：利于举办成立庆典晚宴；3、配备：音响设备、轻快喜悦的音像、酒店服务员（八）文艺联欢区A

14、、舞台1、地点：2、功能：所涉及文艺表演人员表演区域；3、配备：主持人、演员、表演嘉宾、工作人员、音响设备、表演道具、舞台效果设备、舞台装饰设备等。B、贵宾、领导观礼区：1、地点：舞台正前方；2、功能：到场领导、嘉宾观看区域；3、配备：礼仪小姐、警卫人员、饮料等。C、现场总控台：1、地点：舞台一侧；2、功能：监控现场情况、协调现场工作、指挥活动进程；3、配备：桌椅、饮水、对讲机及其他通讯设备。（九）礼品发放区1、地点：接待饭店大堂2、功能：发放礼品；3、配备：工作人员、礼品等。（十）来宾停车区1、地点：停车场；2、功能：参与活动的所有车辆的临时停放点；3、配备：标志牌、警卫人员。九、成立庆典筹

15、备工作倒计时排期（一）成立庆典前十二天，应落实的主要事项（11月14日）：1、确定礼品款式，订制礼品；（后勤组）2、向民政局、商务局报告成立大会筹备情况并请领导出席成立典礼；（宣传组）3、审定仪式有关项目内容；（领导小组）4、设计成立庆典广告板式；（宣传组）5、负责庆典场地、酒店以及停车场的落实；（后勤组）6、负责庆典活动策划方案（执行计划）的拟订；（宣传组）7、会员会费的催缴；(联络接待组)8、会员牌匾制作。（后勤组）（二）成立庆典前十天，应落实的主要事项（11月16日）：1、做好省外领导、嘉宾的邀请工作；(领导小组)2、会刊通过审定并准备付印；（宣传组）3、负责向民政厅和商务厅提供尚需补充

16、的备案资料；（宣传组）4、视情况需要制作各项展板、模型等；（事务组）5、根据领导小组拟定的名单负责邀请领导和嘉宾及通知会员；（联络接待组）6、负责庆典活动广告宣传的定位和设计审定；（宣传组）7、礼仪小姐的落实；（事务组）8、保安（公司）人员的落实；（事务组）9、晚会演艺（公司）节目的选择；（事务组）10、负责广告媒体（报纸、电视台、电台、广告制作公司）的选择。（事务组）（三）成立庆典前一周，应落实的主要事项（11月19日）：1、做好省内领导、嘉宾的邀请工作；（联络接待组）2、确定参加成立庆典的人员名单；（从领导小组、事务组、宣传组等处获得）（联络接待组）3、草拟的主持辞和领导讲话稿通过初审。（

17、宣传组）4、负责庆典活动宣传资料的编辑、整理、印刷和宣传物品的制作；（宣传组）5、负责庆典活动所需的稿件（议程、发言稿等文字资料）；（宣传组）6、负责商会会刊（创刊号）的编辑、出版；（宣传组）7、根据需要向礼仪庆典公司遴选公关小姐；（事务组）8、负责成立庆典安全方案的制订和报批；（安全保卫组）9、根据需要负责请庆典专门人才和队伍（主持人、军乐队、威风锣鼓队等），并做好协调工作；（事务组）10、与广告公司一起踏勘现场，熟悉成立庆典各个活动区域场景布置条件及周边环境，共同研究每个活动场所场景布置的具体方案，并报审；（事务组）11、检查工作进度，落实日程安排。（领导小组）（四）成立庆典前三天，现场布

18、置（11月13日）：1、主持辞和领导讲话稿定稿，并将稿件交到主持人和致辞领导的手中；（宣传组）2、将出席庆典的人员情况分门别类进行统计并及时报告。尤其是对领导和贵宾的情况要随时提醒领导小组和其他工作组；（联络接待组）3、确定主席台就位的贵宾名单（含致辞等领导名单）；（事务组）4、具体落实签到处、来宾休息处、停车场及相关设备用品的准备情况；（后勤组）5、礼品到位，分装礼品；（后勤组）6、会议资料到位，分装会议资料；（后勤组）7、媒体宣传计划内容的审定；（宣传组）8、负责对参加庆典活动的媒体的邀请和协调。负责庆典活动专题采访的整个策划和安排；（宣传组）9、负责对接待工作人员尤其是公关礼仪小姐进行必

19、要的礼仪培训，并明确每个人的工作职责；（联络接待组）10、对领导和贵宾制订专门的接待方案（含日程安排）；（联络接待组）11、负责与酒店等服务承接单位的工作衔接；（联络接待组）12、负责庆典活动广告宣传的发布（可与广告公司合作）；（事务组）13、现场用水、电及保卫工作落实；（后勤组）14、负责与公安等安防部门进行协调，争取得到其最大的支持；（安全保卫组）15、负责庆典物资（含用品、设备等）的购置和保管（制物资进出表）。对应备物资进行核查制，按计划请购清单逐一细致检查物资的准备情况，以保证各类庆典用品及时到位；（后勤组）（五）庆典前一天，现场布置结束，召开庆典接待工作动员大会（9月18日）：1、在

20、接待饭店大堂做好远方来宾接待工作，安排好来宾的食宿。并对来宾住宿房号做好登记，以便拜访；(联络接待组)2、负责检查庆典活动宣传资料、摄影摄像器材及所有材料的准备情况；（宣传组）3、专人负责与领导和贵宾的联系。并做好迎送、休息、食宿等接待工作；(联络接待组)4、负责成立庆典的各个活动区域的场景布置（场外的地毯、塔台、横幅、彩旗、拱门、空飘等；场内的主席台、舞台布景、横幅、植物盆景、发言席鲜花等，可与广告或礼仪公司合作），制作出布置程控表，配以文字资料，与相关具体执行人进行技术交底，并强调重点注意事项；（事务组）5、负责成立庆典的各个活动区域的音响、音像和麦克风（调试）、道具等的准备；（事务组）6

21、、按社交礼仪规范排好主席台座位，并摆放好两边均有名字的席卡；（事务组）7、各个活动区域布置完毕后，派专人随时维护、检查现场布置的相关情况；（安全保卫组）8、负责成立庆典的现场消防安全检查（1）；（安全保卫组）9、与接待饭店餐饮部等部门接洽，保证餐饮卫生安全；（后勤组）10、与接待饭店工程部等部门接洽，保证正常的供水（洗手间）、供电；（后勤组）11、负责成立庆典各工作组人员的餐饮（包含工作期间的饮水等）；（后勤组）12、为成立庆典造势及预热活动。（事务组）13、负责检查庆典活动宣传资料的装袋情况；（宣传组）14、对相关工作进行检查，并及时整改。(领导小组)15、除临时项目外，其余项目要求全部到位

22、；(领导小组)16、召开庆典接待工作动员大会；(领导小组)（六）成立庆典当天，各司其职，全力以赴（11月26日）。1、督促各工作组全部到岗，全力以赴做好庆典接待工作；(领导小组)2、负责报到区（签到簿、笔、胸花、记者采访证、庆典出席证、礼品卷、庆典资料包、矿泉水等）、住宿区、会员代表大会区、成立庆典区、宴会区、文艺联欢区、礼品区等的接待服务工作。分别作出接待服务细则。尤其要做好各区域的人员安排；（联络接待组）3、负责来宾礼品的登记和存放。（联络接待组）4、负责收存参加庆典的会员临时缴纳的会费；（财务组）5、负责收存参加庆典的有关人士和组织捐赠的款项；（财务组）6、负责提前催场；（事务组）8、按

23、议程需要落实好相关人员（主持人、民政厅和商务厅宣读文件的领导、揭牌领导、授牌领导、致辞嘉宾等），并按议程提前做好协调工作；（事务组）9、负责安排礼仪小姐按议程准备物件，并根据主持人的示意向主席台展示牌匾礼品等，并做好展示后的保管收存工作；（事务组）10、负责庆典专请人员（主持人、民政厅和商务厅宣读文件的领导、揭牌领导、授牌领导、致辞嘉宾等）的礼物（含红包及其礼金）跟随专门负责接待的领导由其奉赠；（财务组）11、负责庆典活动的摄像、摄影（新闻摄影，集体合影）；（宣传组）12、负责会议记录；（宣传组）13、负责成立庆典的现场消防安全检查（2）；（安全保卫组）14、负责成立庆典的每项活动现场的秩序维

24、护；（安全保卫组）15、负责来宾车辆的指引和调度；（安全保卫组）16、督促展示品、来宾礼品的堆、放、摆、设；（安全保卫组）17、负责处理突发事件，是处理突发事件的直接执行者。（安全保卫组）18、负责成立庆典晚宴用品的准备和摆设；（后勤组）19、负责成立庆典各工作组人员的餐饮（包含工作期间的饮水等）；（后勤组）20、做好庆典礼品的接收、登记、保管和派发工作；（联络接待组）21、负责庆典后的清场收拾工作。（事务组）（后勤组）（安全保卫组）十、成立庆典活动当日的具体时间进度安排：（11月26日）8：30全体工作人员到位。8：309：00 各工作组开会，明确每个人的工作职责。1、军乐队（或威风锣鼓队）

25、现场站位完毕（1）；9：0011：00 1、军乐队、威风锣鼓队在主会场入口处交替暖场表演（1）；2、安排好现场执行的各个环节；3、再次明确现场秩序维护方案与要点。与合作单位、有关人员一起再次明确迎宾准备；4、检查确认会场布置及停车场，与酒店保安衔接，再次明确交通路线和车辆停放位置和细节；5、检查确认现场车辆的到位情况，并按指定位置排放好；6、检查报到区人员安排情况和签到用品准备情况；7、检查宣传资料、礼品到位情况；8、摄影师、摄像师到场；9、督促联络接待组人员做好迎宾工作；10、礼仪小姐到位，并与相关工作人员衔接。礼仪小姐站位要求：酒店大门两侧、签到台、临时休息区，及后续每项活动的机动安排；礼

26、仪小姐迎宾程序：停车场接待贵宾至签到台签到、佩带胸花，后引导贵宾至休息处休息。配合威风锣鼓队表演；11、检查接待媒体的准备工作；12、检查确认各区域电源线路及备用发电机的情况；11：0012：00 1、督办上述未尽事项；2、主持人熟悉完善文稿；3、衔接音控师，背景音乐播放；12：0013：00午餐地点：接待饭店餐厅标准：视情况定12：3013：00 暖场。1、军乐队（或威风锣鼓队）现场站位完毕（2）；2、音控师播放背景音乐。3、媒体到场，选择取景地点，全程采写，直到仪式结束。（要求：主题明确、画面清晰、视觉中心突出）13：0013：30 迎宾。1、军乐队、威风锣鼓队在主会场入口处交替暖场表演（

27、2）；2、负责接待媒介记者，并向记者发放标识和会议资料（尤其是新闻通稿）。同时，向记者介绍庆典有关情况。明确其摄影、摄像及采访区域；3、视情况需要负责安排设置警戒线和维持秩序；4、最后一次落实致辞、揭牌来宾名单，并与主持人衔接。13：3014：00 会员代表入场。会员代表大会代表入场14：3015：30 会员代表大会召开第一次会员代表大会（详见会议议程）15：3015：50 合影纪念全体代表同领导、嘉宾合影留念（宣传组、事务组、接待组负责具体事务，尤其注意座次问题）；15：5016：00 全体人员入场领导、嘉宾及全体代表入场；16：0017：30 成立大会庆典16：00主持人登场（短片停止播放

28、，两个大屏幕投影仪同步现场直播活动实况），宣布“乐清湖南商会成立仪式”正式开始，全体起立，奏国歌，介绍到场领导及嘉宾；16：10有请省民政厅领导宣读同意成立的批复文件（礼仪小姐引导、大屏幕投影仪现场直播，背景音乐烘托登台气氛）；16：15有请商务局领导宣读同意成立的批复文件（礼仪小姐引导、大屏幕投影仪现场直播，背景音乐烘托登台气氛）；16：20宣布会长、监事长、秘书长、常务副会长、副会长、常务理事、理事名单（礼仪小姐引导、大屏幕投影仪现场直播，背景音乐烘托登台气氛）；16：25宣读有关单位贺电（大屏幕投影仪现场直播，背景音乐烘托登台气氛）；16：30主持人宣布乐清湖南商会揭牌仪式正式开始，有请

29、两地领导为商会揭牌，并授匾，由商会会长和秘书长接牌。礼仪人员协助相关服务（礼仪小姐引导、大屏幕投影仪现场直播，背景音乐烘托现场气氛）。16：40请主宾为会长授牌并颁发证书（礼仪小姐引导）16：45请两地领导为秘书长，常务副会长、副会长授牌颁发证书（礼仪小姐引导）16：50商会会长、常务副会长向名誉会长、顾问颁发证书（礼仪小姐引导）16：55当选会长讲话（礼仪小姐引导）17：05湖南省领导讲话（礼仪小姐引导）17：15当地领导讲话（礼仪小姐引导）17：25主持人做结束寄语，然后宣布仪式结束，请全体人员照完相后到接待饭店宴会厅。18：00开始用餐。并说明宴会期间有文艺晚会供与会代表和嘉宾一起联欢。

30、17：3018：00 合影纪念全体代表同领导、嘉宾合影留念（宣传组、事务组、接待组负责具体事务，尤其注意座次问题）；18：00 成立大会庆典晚宴1、当选会长致祝酒辞2、领导宣布晚宴开始19：00 成立大会庆典晚宴联欢晚会21：00 成立大会庆典活动全部结束十一、第一次会员代表大会暨成立大会庆典区域的要求场 内：播放多媒体短片（由乐清湖南商会提供相关短片资料）签 到 处：设置两处，布置在会场入口两侧，以期将签到人员分流。A、嘉宾签到处嘉宾签到专用，可以有针对性的发放相关宣传品。B、媒体签到处媒体由宣传组接待并发放资料。接 待：在活动区域入口、楼梯口、电梯口、及会场大厅等处分别安排礼仪小姐进行引导，并在关键入口设置引导牌做指示。十二、联欢晚会文艺方案（详见演出公司