工程档案管理办法.docx

1、工程档案管理办法附件6石家庄区域公司工程档案管理办法一、目的为使我公司工程档案完整、准确、安全并能有效利用，充分发挥工程档案在今后工程管理、工程维护中的作用，根据国家有关文件规定和集团档案管理制度，结合公司实际情况，特制定本办法。二、适用范围本办法适用于石家庄区域公司及各工程项目部门。三、术语3.1工程档案指公司各建设项目从提出、调研、可行性研究、立项审批、评估、勘察、设计、招投标、施工、检测、监理到竣工备案全过程中直接形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、照片、录像、录音、光盘、实物等各种载体的文件资料。3.2工程项目部门指公司所有在建工程的项目部门。3.3建设工程文件指在工程建设过程中形成

2、的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。3.4竣工档案指各参建单位将在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的工程文件、图纸,并按规范整理成案卷。3.5施工文件指施工单位在工程施工过程中形成的文件，也可简称施工资料。四、职责与权限4.1公司行政部是工程档案工作的归口管理部门，其主要职责是：1）负责按统一标准对工程档案的收集、整理、组卷等档案业务工作进行指导和监督。2）负责检查、验收、管理公司在建项目的档案实体。3）负责在工程立项后对项目部工程档案员进行工程档案交底工作。4）负责各分支机构、一线业务单位工程档案业务指导工作。5）

3、负责工程档案的提供利用工作。 4.2工程管理部、规划设计部及各工程项目部应高度重视工程档案管理工作，协同公司行政部（以下简称集团档案室）做好此项工作。其主要职责是：1）规划设计部负责组织协调设计单位编制工程竣工档案，根据建设工程文件的归档范围及保管期限表（详见下文附录B）移交设计单位应归档文件，同时负责本部门业务范围内与工程相关的文件归档工作。2）各工程项目部负责组织施工、监理等参建单位编制工程竣工档案，并且保证所有参建单位的工程文件及竣工图全部归档，无一疏漏。3）各工程项目部负责监督检查施工过程中的施工文件收集、整理、立卷工作，确认施工文件及竣工图纸完整准确（确认施工文件不得有缺项、确认竣工

4、图纸与工程竣工后现状一致）。4）各工程项目部负责本部门所属项目的前期基建文件、项目管理文件、竣工验收等文件的收集、整理、立卷及移交档案室的工作。5）各工程项目部督促监理单位负责监督检查各参建单位的工程竣工档案编制工作，对施工文件及时签署审核、鉴定意见，并负责本公司监理文件的收集、整理、归档。五、工程档案管理及归档范围5.1项目立项批准后，项目部应设专人、专岗负责项目文件积累、整理、审查工作，对各参建单位施工文件深入现场实行跟踪管理。5.2各项目部要求各参建的单位必须配备专职资料员，明确资料员的职责，检查施工进度和质量的同时，对项目施工文件的收集、整理、审定工作进行检查；项目竣工验收时与竣工档案

5、验收同步进行。5.3工程档案工作要与建设项目进度同步，各项目部工程资料员应在施工单位进场时，向施工单位明确提出竣工档案编制的要求，确定未来的竣工档案编制的形式、套数及质量要求。要求施工单位做到工程文件存档与工程进度同步，不能滞后补做也不能超前做好。5.4工程项目部应与公司档案室密切配合，档案室管理人员应当参加施工项目交底会、参加项目工程质量和进度检查、参加工程项目档案验收检查。5.5项目部应把工程档案工作纳入工程建设计划，纳入项目建设管理程序，纳入领导和工作人员岗位职责。将工程档案管理要求列入监理管理职责中，明确各方对工程档案工作的责任。5.6工程档案管理应纳入合同管理和项目管理中，实现合同、

6、项目全过程管理，具体如下：1）项目在签订设计、施工、监理等合同（协议）时，应根据建设项目归档文件范围，明确乙方单位应提交甲方单位工程档案（包括电子文件）的内容、版本、套数、费用、时间、质量要求及违约责任，以及对提交文件的整理、归档的责任。2）项目结算时，成本部门须到档案室签署意见。档案部门根据合同（协议）对乙方提交工程档案进行检查、验收，合格后签署同意付款意见，财务部门再履行付款手续。5.7工程档案归档范围5.7.1工程档案归档范围主要有五部分：A类基建文件、B类监理文件、C 类施工文件、D类竣工图 E类各类设备操作说明书及使用说明。5.7.2基建文件：基建文件是建设单位从立项申请并依法进行项

7、目申报、审批、开工、竣工及备案全过程所形成的全部文件。按其性质可分为：立项决策、建设用地、勘察设计、招投标及合同、开工、商务、竣工验收、备案及其它管理文件。基建文件包括：a立项决策文件：项目建议书（代可行性研究报告）及其批复、有关立项的会议纪要及相关批示、项目评估研究文件及专家建议。b建设用地文件包括：征占用地的批准文件、国有土地使用证、国有土地出让合同、规划意见书、建设用地许可证等。c开工文件：建设工程规划许可证、建设工程施工许可证、工程开工分别由规划、环保、消防、节能、节水、人防、卫生防疫、交通、园林、市政、通讯、质量监督、供电、供气、供水、公安等有关职能部门的审查意见及批准文件。d验收备

8、案文件：消防、环保、人防、节能、档案、规划验收、竣工备案表等政府部门形成的验收文件。e勘察设计类文件：（1）工程地质勘察报告、土壤氡浓度检测报告、沉降观测报告、高层建筑物风洞实验报告、建筑用地钉桩通知单、验线合格文件、设计计算书、施工图设计文件审查通知书、设计方案审定意见、方案效果图。（2）设计合同、设计任务书、项目设计总结或说明。（3）专家的设计建议、项目评估文件、公司内部关于设计决策方面的重要会议纪要、与合作设计方往来的文件及重要的会议纪要。（4）工程设计条件通知单、委托设计任务书f商务文件：（1）工程投资估算、实施版目标成本、工程结算书、工程量计算书、与成本相关的各类呈批件。（2）涉及造

9、价的重要会议纪要、各类工程合同。g招标采购文件：参照招标采购管理办法（1）招标计划（2）招标立项（3）招标公告（4）供应商推荐/汇总表（5）供应商资格初审表（6）供应商资格审查评分表（7）供应商入围审批表（8）标书发放登记表（9）回标登记表（10）开标记录表（11）谈判纪要（12）技术标评标报告（13）商务标评标报告（14）定标会会议纪要（15）定标报告（16）中标通知书。h工程管理文件：（1）与各施工方往来工程联系函、各类会议纪要、工程各阶段照片、工程竣工总结。（2）建设单位项目管理人员名册（后附人员资质）监理单位项目管理人员名册（后附人员资质）设计单位项目管理人员名册（后附人员资质） 2）

10、B类监理文件、C类施工文件、D类竣工图、E 各类操作手册及说明书详见附件建设工程文件分类、归档范围及保管期限表5.8外埠各分支机构以附录B分类表为基础并结合地方规范，制订本地的工程档案归档分类表。六、工程档案分类及档案号编制规则6.1众美地产集团工程档案归档内容可划分为8类：1前期基建文件及竣工验收文件；2勘察设计阶段；3工程设计阶段；4监理文件；5施工技术文件；6竣工图；7工程管理（与各施工单位往来文件及项目部管理文件）；8招投标文件。6.2档号编制规则大类代号项目代号分类号案卷流水号E/F 案卷流水号分类号项目代号大类代号档号中的左边为上位代码，右边为下位代码，连写时上下位代码用“-”短横

11、相隔。大类代号（如附件1所示为E或F类，即工程技术类或招投标类）E/F；项目代号（见附录A）；分类号：（见6.1所述）1-8类。6.3公司工程档案以卷为单位编写保管单位号，即卷号，每个工程项目的案卷均从001开始编制案卷顺序号。6.4工程档案案卷应依排列顺序逐卷填写案卷标识符号，即档案号的内容。在每一案卷左上方为档号位置。七、工程档案验收及归档工作在工程项目正式验收之前两个月，项目部资料员首先做好以下几项工作：1）组织所有施工单位的项目负责人及项目资料员召开档案预验收会议，明确编制工程竣工文件及竣工图纸的套数及编制形式、编制的质量、档案的装具等事宜。石家庄区域公司规定竣工文件及竣工图纸各编制3

12、套。2）总包方负责汇总各分包单位编制的施工文件，编写项目概况，内容包括工程位置、规模、建设项目包括的专业系统以及目前工程档案整理情况。3）各分包单位负责其分包范围内全部施工过程文件的收集和整理工作，基本完成工程档案的分类、组卷、编目等整理工作。4）确定各专业的工程文件组卷形式以及立卷原则，如，机电、给排水与采暖、空调专业的物资资料报验不需要拆分组卷；消防水专业与给排水专业如果两个单位施工可以共同编制一套竣工图等。5）施工单位要特别注意设计变更、工程洽商与竣工图纸必须一一对应，互相符合。6）建筑竣工图必须加盖竣工图章、设计单位出图专用章、注册建筑（结构）设计师章。7）明确档案案卷封面名称，案卷题

13、名要准确（见附录C）。8）要求档案所有盒内首页为案卷封面（见附录C），其次为卷内目录（见附录D），最后一页为卷内备考表（见附录E）。八、工程档案的归档及移交8.1各项目在取得档案预验收合格证后的三个月之内，竣工六个月之内各施工单位、监理单位将工程竣工档案向建设方项目部移交。建设方收到竣工档案后，要注意检查以下几点：1）项目部要组织人员或是委托监理公司对竣工档案内容进行检查，检查的主要内容：设计变更是否与竣工图相符，检查各专业施工记录文件是否缺项，如发现不合格项及时退回施工单位重新修改。2）项目部资料员审查工程档案立卷分类、档案题名、案卷目录、页次、有无错误，变更洽商图纸的份数是否完整，更改的图

14、纸和变更是否符合规范要求。文件字迹是否清晰、签字手续有无漏项。3）各专业设备说明书、操作手册、安装手册、维护手册必须齐全完整，必须有移交目录，以备物业管理需要。4）要特别得注意小专业的档案是否归档。比如：擦窗机、柴油发电机、网架、百叶窗、锅炉房、热力站、变配电站、电梯、室外绿化、夜景照明、小市政、停车场等工程项目。5）施工单位移交纸质竣工档案必须与卷内电子目录一同移交。6）档案装具是否合格，公司要求一律采用城建档案馆的档案盒，案卷封面、封底必须为100克以上的复印纸。8.2除监理文件和施工文件外，项目部资料员还应负责基建文件整理立卷和移交工作。（基建文件归档范围详见本制度5.7.2所述）8.3

15、在确认工程档案收集齐全完整并符合案卷整理要求后，项目部资料员填写城市建设档案移交目录（见附录F），移交公司档案室。各分支机构、一线业务单位项目完工后，移交各分支机构或一线业务单位档案室。九、附则9.1本管理办法依据国家相关的规范编写：1）基本建设项目档案资料管理暂行规定国档联发19884号2）建设工程文件归档管理规范GB/T 50328-20143）建筑工程资料管规程DB11/T 695-20094）科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T11822-20089.2本管理办法由石家庄区域公司行政部负责解释。9.3本管理办法自发布之日起执行，试行三个月。附录A项目名称代号项目名称项目代号备注凤凰城

16、项目FHC现代城项目XDC众美城项目ZMC众美城C区项目ZMC(C)绿都项目LD凤凰里项目FHL凤凰苑项目FHY上水庄园项目GC附录B建设工程文件分类、归档范围及保管期限表类别工程资料名称表格编号保管期限及保存单位编号施工监理建设城建档案A类基建文件决策立项文件A1项目建议书（代可行性研究报告）永久项目建议书的批复文件（代可行性研究报告）永久关于立项的会议纪要、领导批示永久专家对项目的有关建议文件永久项目评估研究资料永久建设用地文件A2规划意见书及附图永久建设用地规划许可证、许可证附件及附图永久国有土地使用证、国有土地出让合同及补充协议挂牌交易成功确认单永久北京市城镇建设用地批准书永久勘察设计

17、文件A3工程地质勘察报告永久建筑用地钉桩通知单永久验线合格文件永久设计方案审查意见永久施工图审查通知书及审查报告永久工程设计条件通知单、委托设计任务书永久设计方案效果图、有关设计的重要会议纪要永久招投标文件A4勘察招投标文件长期设计招投标文件长期施工招投标文件长期监理招投标文件长期勘察合同长期设计合同长期施工合同、监理合同、中标通知书长期开工文件A5建设工程规划许可证、附件及附图永久建设项目环境影响报告表的请示及批复永久交通影响环境报告及批复永久园林局绿化审核意见书及附图永久公安交通审核意见书及附图永久人防工程建设规划设计条件意见书永久人民防空工程施工图备案永久消防设计审核意见永久消防施工图审

18、查通知书永久人民防空工程设计审核批准通知单永久人民防空工程备忘录永久建筑节能专篇报告及复函永久工程质量监督通知书及工程质量监督注册登记表永久建筑门牌号码证明信永久北京市施工现场安全监督备案登记表永久出让国有土地使用权设定登记永久建设工程施工许可证永久商务文件A6工程投资估算文件短期实施版目标成本短期工程结算文件（工程量计算书工程结算书）长期与成本相关的各类呈批件、涉及造价的重要会议纪要、各类工程合同长期竣工验收备案文件A7建设工程竣工验收备案表永久工程竣工报告、节能验收备案登记表永久建设工程竣工档案预验收意见永久建筑工程消防验收意见书永久建设工程规划验收合格通知书永久北京市人防工程竣工验收备案

19、表永久房屋建筑工程质量保修书永久住宅质量保证书、住宅使用说明书永久其他文件A8工程开工前的原貌、竣工新貌照片永久工程开工、施工、竣工的录音录像资料永久工程竣工测量资料永久建设工程概况表、表A8-1永久工程项目管理人员名册、工程竣工总结表A8-2永久与各施工单位往来联系函、短期B类监理资料监理文件监理规划永久监理实施细则永久监理月报永久监理会议纪要永久监理工作日志监理工作总结（专题、阶段和竣工总结）永久见证资料监理通知（有关质量控制、进度控制、造价）表B1长期监理抽检记录表B2不合格项处置记录表B3工程暂停令表B4长期工程延期审批表表B5长期费用索赔审批表表B6长期工程款支付证书表B7短期旁站监

20、理记录表B8质量事故报告及处理资料长期竣工移交证书表B9永久工程质量评估报告永久工作联系单表B10短期工程变更单表B11C类施工文件施工管理文件C1施工现场质量管理检查记录表C1-1施工日志表C1-2工程技术文件报审表表C1-3施工进度计划报审表表C1-4工程动工报审表表C1-5分包单位资质报审表表C1-6短期( )月工、料、机动态表表C1-7短期工程复工报审表表C1-8短期( )月工程进度款报审表表C1-9短期工程变更费用报审表表C1-10短期费用索赔申请表表C1-11短期工程款支付申请表表C1-12短期工程延期申请表表C1-13短期监理通知回复单表C1-14短期建设工程质量事故调(勘)查笔

21、录表C1-15短期建设工程质量事故调报告书表C1-16短期试验计划短期专业承包单位资质证书及相关专业人员岗位证书见证记录长期施工技术文件C2施工组织设计及施工方案长期技术交底记录表C2-1图纸会审记录表C2-2长期设计变更通知单表C2-3永久工程变更洽商记录表C2-4永久施工测量记录C3工程定位测量记录表C3-1长期基槽平面及标高实测记录表C3-2长期楼层平面放线及标高实测记录表C3-3长期楼层平面标高抄测记录表C3-4长期建筑物垂直度、标高测量记录表C3-5长期施工物资文件C4半成品钢筋出厂合格证表C4-1长期预制混凝土构件出厂合格证表C4-2长期钢构件出厂合格证表C4-3长期预拌混凝土出厂

22、合格证表C4-4长期预拌混凝土运输单表C4-5长期混凝土碱总量计算书长期砂石碱活性检测报告长期煤水电等计量设备检定证书长期CCC认证证书（国家规定的认证产品）长期主要设备（仪器仪表）安装使用说明书长期安全阀、减压阀等的定压证明文件长期成品补偿器的预拉伸证明长期气体灭火系统、泡沫灭火系统相关组件符合市场准入制度要求的有效证明文件长期智能建筑工程软件资料、程序结构说明、安装调试说明、使用和维护说明书长期智能建筑工程主要设备安装、测试、运行技术文件长期智能建筑工程安全技术防范产品的国家或行业授权的认证机构（或检测机构）认证（检测）合格认证证书短期建筑工程中使用的各种产品应提供产品质量合格证施工物资文

23、件C4钢材性能检测报告长期水泥性能检测报告长期外加剂性能检测报告长期防水材料性能检测报告长期砖（砌块）性能检测报告长期建筑外窗应有三性检测报告长期吊顶材料性能检测报告长期饰面板材性能检测报告长期饰面石材性能检测报告长期饰面砖性能检测报告长期涂料性能检测报告长期玻璃性能检测报告长期壁纸、墙布防火、阻燃性能检测报告长期装修用粘结剂性能检测报告长期防火涂料性能检测报告长期隔声/隔热/阻燃/防潮材料特殊性能检测报告长期钢结构用焊接材料检测报告长期高强度大六角头螺栓连接副扭矩系数检测报告长期扭剪型高强螺栓连接副预拉力检测报告长期幕墙性能检测报告（三性试验）长期幕墙用硅酮结构胶检测报告长期幕墙用玻璃性能检测报告长期幕墙用石材性能检测报告长期幕墙用金属板性能检测报告长期材料污染物含量检测报告（执行GB 50325-2001）短期给水管道材料卫生检测报告短期卫生洁具环保检测报告短期承压设备的焊缝无损探伤检测报告短期安全阀、减压阀调试报告短期自动喷水灭火系统的主要组件的国家消防产品质量监督检验中心检测报告短期消防用风机、防火阀、排烟阀、排烟口的相应国家消防产品质量监督检验中心的检测报告短期施工物资文件C4建筑工程使用的主要产品应提供产品的性能检测报告钢材试验报告表C4-6长期水泥试验报告表C4-7长期砂试验报告表C4-8长期碎（卵）石试验报告表C4-9长期