T+业务管理系统操作手册簿.docx

1、T+业务管理系统操作手册簿一、采购相关业务流程图：请购单采购订单采购入库单进货单采购发票付款1、正常采购：1）企业根据部门内实际请购、根据预测、根据门店要货或销售产生的需求分析等，结合请购单、要货单、采购分析、销售订单、目前的库存量以及销售预测等因素，制定采购计划；2）根据制定的计划，在系统中可以手工填制“请购单”，也可以根据销售订单或采购需求分析，生成“请购单”，主管审核；3）根据制定的采购计划，在系统中可以手工填制“采购订单”，也可以根据销售订单、请购单、采购需求分析，生成“采购订单”，主管审核。4）采购员将审核过的采购订单打印或导出文件，通过传真或电子邮件等方式传递给供应商；5）供应商按

2、采购订单准备货物，并按照要求发货；6）企业核对并检验所采购的货物，验收入库（验收入库时，可采用扫描枪，扫描存货的条码）；7）根据采购订单号，生成采购入库单；8）审核并打印“采购入库单”，签字后一份给供应商做结账凭证，一份留底备查，一份财务报销；9）货物收到入库后，供应商将开具发票或收据。收到发票或收据以后，企业人员将发票与“采购入库单”进行核对存货以及存货数量，核对正确以后，采购员、库管员在发票上签字，并把发票和采购入库单送到财务；10）采购过程中发生的运费，如果需要同采购单据同单显示的话，可以在采购单据上录入“劳务费用”属性的存货行，用来记录运费。劳务费用行金额可正可负，支撑不同场景；如果不

3、需要同采购单据同单显示的话，可做“费用分摊单”，将费用分摊到相应入库单；11）配比采购或请购单流转到采购订单后，可按存货档案的默认供应商自动将采购订单拆单保存，以解决自动将货物按默认供应商采购。操作：1）采购需求分析：采购员在【采购管理】中，可根据销售订单或预测单的需求情况，通过分析现存量，进行填制采购需求分析，完成后根据采购建议生成采购订单。2）请购单：采购员在【采购管理】中，通过手工录入或选销售订单生成请购单，请购人、存货、数量为必填项，完成后由采购主管审核。3）采购订单：采购员在【采购管理】中，通过手工录入采购订单，也可以引用销售订单、请购单、采购需求分析、要货单等，生成采购订单，供应商

4、、存货、数量、单价为必填项，完成后由采购主管审核。请购信息由不同的供应商供货的情况，可由采购订单的“分单保存”处理。订单上的订金可以手工在表头上录入，订金子表中会根据上一次的记忆值自动赋值。4） 采购入库单：当供应商送货到企业，库管人员根据采购订单，在【库存核算】中生成采购入库单。如无采购订单，可以直接填写采购入库单。业务类型、供应商、仓库、存货、数量为必填项。库管人员点验货物后，依实际情况修正存货、数量，主管审核采购入库单。5）进货单：收到供应商开具的发票或收据时，采购员进入【采购管理】中，根据采购订单或采购入库单选单，生成进货单，业务类型、发票类型、供应商、付款方式、存货、数量、单价为必填

5、项。采购主管审核进货单。若进货单立账，进货单与入库单核算确定损耗数量，并确认采购的实现，形成应付账款。结算方式为“全额现结”时，表头的现结金额自动计算（整单含税总额-使用预付），而且可以手工在表头上录入，现结子表中会根据上一次的记忆值自动赋值。6）付款单： 实际付款时，财务人员在【业务往来】中，录入付款单，并选择立账单据进行核销处理。结算金额录入后，点击“分摊”，自动分摊到核销单据中。7）采购发票：若进货单立账，采购发票只起到记录、保存作用，数量可以超过来源单据的可开票数量；若采购发票立账，采购发票起到确认应付账款、核算确定入库成本并确定损耗数量、与往来单位核销等作用，不可以超过来源单据的可开

6、票数量开票。红蓝对冲开发票的业务，可以通过选择红、蓝进货单来合并开票处理。2、采购退货：1）企业针对使用或存放中发生质量问题的存货，以及商业企业中滞销商品，进行退货处理；2）与供应商协商退货，同意后准备退货；3）将退货存货发给供应商；4）供应商接收货物；5）企业填制并审核“采购退货单”或红字的入库单；6）打印“采购退货单”或红字入库单，请供应商签字，一份给供应商作为结账凭证，一份留底备查，一份财务做账用；7）供应商根据实际情况开具红字采购发票，或者进行补货。操作：1）红字采购入库单： 当供应商同意退货，库管员根据采购订单生成业务类型为“采购退货”的采购入库单，如无采购订单，可直接填写红字采购入

7、库单，主管审核；2）退货单：分两种情况：（1）供应商根据退货情况开具红字发票收到供应商的红字发票时，采购人员进入【采购管理】中填制业务类型为“采购退货”的退货单，可以引用进货单或者入库单生成，同时进行核算。采购主管审核退货单。（2）供应商接收退货后直接送新货给企业采购人员进入【采购管理】中填制业务类型为“普通采购”的进货单，将退回的货物在进货单上红字录入，将换回的新货篮字录入；或者引用红蓝采购入库单生成进货单，若进货单立账时，同时进行核算并确定损耗数量。由采购主管审核进货单。3、特殊业务：1）现结采购，使用预付：采购进货过程中如果直接付款，就在立账单据上，直接填写现结金额。不仅实现全部现付，也

8、可以实现部分现付的处理。若企业有预付款在供应商中，则在立账单据上可以直接录入或选择使用预付，与立账单据进行核销。现结金额超出当前单据扣掉使用预付后的金额部分，自动转为预付款。2）先进货后付款：如果是先进货后付款，立账单据上的现结金额就不要填写，等到真正付款时，再填制付款单，选择单据进行核销。3）冲抵进货：先进货再入库的流程中，因为供应商发错货、严重的途损、目视检查不合格等原因造成的退货，在已立账但未入库时，可直接拒收，不需再换货或补货时，只在进货单上处理即可，进货单上选择业务类型为“采购退货”，选择所需要冲抵的进货单，选中单据表头选项“冲抵进货”，保存单据以后，所选择的进货单上被冲抵的存货数量

9、，将不会再进行办理入库和开票。二、销售相关业务流程图：报价单销售订单销售出库单销货单销售发票收款1、正常销售：1）接到客户的订单要求；2）根据客户订单要求，查看库存，确定可发货数量及报价，并且和客户最终确定销售事宜；3）根据与客户最终确定的结果，编制并审核销售订单；4）企业根据销售订单准备货物，进行配货；5）销售订单传递到仓库，库管员发货并制定销售出库单；6）企业根据发货情况制定销货单，并审核；7）客户收货入库后，返回签字的发货单；8）企业根据客户实际收到的货物，为客户开具发票。可根据销货单生成发票；9）企业收到客户款项，填制收款单；10）销售过程总发生的费用，如果需要和销货单据同单显示，可以

10、在销货单据上录入“劳务费用”属性的存货，来记录费用。劳务费用金额可正可负，支撑不同场景；如果不需要和销货单据同单显示的话，可做“费用分摊单”，将费用分摊到相应出库单；操作：1）报价单：业务员在【销售管理】中，可查看历史报价，手工填制报价单，存货、数量、单价为必填项，录制成功后，由销售主管审核。2）预测单：业务员在【销售管理】中，手工填制预测单，存货、数量为必填项，录制成功后，由销售主管审核。3）销售订单：业务员在【销售管理】中，手工录入销售订单或选择报价单生成，客户、存货、数量、单价为必填项，录制成功后，由销售主管审核。4）销售出库单：根据销售订单，仓管员准备货物，当发出货物时，仓管员在【库存

11、核算】中，填制销售出库单，可直接引用销售订单生成，业务类型、客户、结算客户、仓库、存货、数量为必填项，录制成功后，由仓库主管审核。5）销货单：确定发货以后，业务人员在【销售管理】中，填制销货单，可直接引用销售订单或销售出库单生成，业务类型、票据类型、客户、收款方式、存货、数量、单价为必填项，录制成功后，由销售主管审核。6）销售发票：确认客户收到货物以后或者发货的同时，财务人员在【销售管理】中，根据销货单录入销售发票，可根据开票的总额选销货单生成，在选销货单时可以看到销货单的累计开票额、未开票额作为参考来选择，而且可以看到所选明细的总含税金额，与开票总额进行比对。销货单立账时，数量可以超过来源单

12、据的数量开票；销售发票立账时，不可超过来源单据数据开票。红蓝对冲开票的业务，可以通过选择红、蓝进货单合并开发票处理。7）收款单：收到货款时，财务人员在【业务往来】中录入收款单，并选择立账单据进行核销。2、销售退货：1）客户由于质量原因或其他原因退货；2）符合企业退货要求的，业务员根据客户所退的货物数量，填制退货单；3) 库管根据退货单及退回的货物，办理退货入库手续，在退货单上签字；4) 库管根据退货情况，填制红字出库单；5) 企业根据实际情况，开具红字销售发票。操作：1)销货单：确定退货以后，业务员进入【销售管理】中，填制业务类型为“销售退货”的退货单，可引用之前的销货单或销售出库单生成，由销

13、售主管审核。2)销售出库单：根据退货单，库管接收货物时，进入【库存核算】中填制业务类型为“销售退货”的销售出库单，由主管审核。3)销售发票：如果需要开红字销售发票，那么财务人员在【销售管理】根据销货单录入红字的销 售发票。销售发票立账时，销售发票有确定应收账款、核销、费用分摊、生凭证功能，同时 销货单失去与立账相关的功能。3、特殊业务 1)批发会员积分:家电行业，在各大卖场进行零售，先收款后隔段时间才进行送货安装，各个 卖场的设有会员机制，客户在购买时就交了全款并进行了积分，但没有发货，因此需要用批发业务来进行这种钱、货不同步的处理。处理方案：在销售单据表头增加会员信息，当会积规则按销售立账单

14、据积分时，销售立账单据可以进行会员积分的累积 ；当会员规则按收款单积分时用收款单进行积分。 无论哪种积分规则销售立账单据均会更新会员的消费金额及消费次数；2)现结销售、使用预收销售过程中，客户现款现货的时候，就在销货单上填写现结金额。不仅实现全部现结，也可以实现部分现结的处理。企业中存在客户的预收款，在立账单据上可以直接录入预收金额，与立账单据进行核销。现结金额超出当前单扣掉使用预收后的金额部分，自动转为预收款。3)先销货后收款如果是先销货后收款，立账单据上的现结金额就不要填，等到真正收款时，再填制 收款单，填制收款单的同时，会提示选择客户未收款的销货业务;4)销售费用分摊销售费用，是指把销售

15、过程中产生的费用分摊到立账单据，以准确统计毛利。提供三种分摊方式：按金额、按数量、按费用档案。按金额：按销货单各行的本币金额的比例分配；按数量：按销货单各行的数量比例分配；按费用档案：按费用档案中默认的分摊方式分摊。立账单据：销货单立账时，为销货单；销售发票立账时，为销售发票。5)冲抵销货：一种销售退货形式。是指在已立账但未出库发生的退货。通常是因客户不履行合同，那么对于未出库的部分可以使用冲抵销货，不需要再换货或补货。处理方式：只是在销货单上进行处理，销货单上选择业务类型为“销售退货”，并且必须选择所要冲抵的销货单，保存单据以后，所选择的销货单上被冲抵的存货数量，将不会再进行办理出库。三、库

16、存相关业务流程图：1、入库业务商业型企业入库业务包括采购入库以及其他入库。产成品入库略。1）采购入库单对于商业企业，采购入库单一般指商品进货验收入库时，所填制的入库单。采购入库单是仓管员根据采购到货或退货签收的实收数量填制的单据。按业务类型划分为：普通采购、采购退货。采购入库单可以直接录入，也可以根据采购订单或进货单生成。2）其他入库单其他入库单是指除采购入库、产成品入库之外的其他入库业务，也包配货入库、含 盘盈、组装拆卸、形态转换等业务形成的入库单。按业务类型划分为：受赠、盘盈、形态转换、组装、拆卸、其他、受赠退库、其他退库、配送入库、配送退入，以及用户手工增加的业务类型。3）产成品入库单产

17、成品入库单为生产型企业应用，商贸行业略。2、出库业务商业型企业出库业务分为销售出库、零售出库以及其他出库单。材料出库略。1）销售出库单对于商业 企业，销售出库单一般指商品销售出库时，填制的出库单。销售出库的按业务类型划分为“普通销售”和“销售退货”。销售出库单可以直接录入， 也可以由销售订单或销货单、配货单产生；红字销售出库单可以根据蓝字销售出库单生成。2）零售出库单对于零售企业，POS零售以及网店销售时，产生的出库单据为零售出库单。只是在零售端增加、编辑和删除，在库存核算模块中只能进行查询，不能增加、编辑和删除。3）其他出库单其他出库指除销售出库、材料出库、零售出库之外的其他出库业务，包含要

18、货出库、 内部配货出库、礼品兑换单、盘亏、组装拆卸、形态转换等业务形成的出库单。按业务类型划分为：赠品出库、盘亏、形态转换、组装、拆卸、其他、赠品退库、 其他退库、配货出库、配货退库 ，以及用户手工增加的业务类型。其他出库单可以手工输入。针对配货出库的出库单会自动生成入库仓库的其它入库单。4）材料出库单材料出库单为生产型企业应用，商贸行业略。3、盘点业务：1）准备盘点，确定盘点范围，盘点整个仓库的全部存货或某类存货；2）打印出盘点范围内存货名称以及数量为空的盘点空表，方便盘点；3）开始盘点，暂停出入库业务或把开始盘点后发生的出入库单据手工填制，并单独记录，等盘点完成后再统一汇总到盘点数量中；4

19、）盘点完成后，如果有多人参与盘点，把多人的盘点结果进行汇总；5）把实盘数量与账面数量汇总，产生盘盈盘亏，形成盘点报表；6）把盘点报表传递给财务做相应处理；7）支持历史时点的盘点。操作：产品提供了两个操作流程：1)按账盘点(1) 先确定盘点的仓库；(2) 锁盘：为了保证账面准确性，建议盘点前先锁盘（不强制）。被锁盘的仓库在盘点期间内不能进行出入库业务处理；(3) 提取数量：指按条件自动提取账面数量。有“全部提取”和“分类提取”2 种方式；(4) 追加账面为零的存货：提取曾经发生过业务，但目前账面结存为零的存货。适用于账面为零但实物不为零的存货。可跳过；(5) 打空表：打印盘点清单，主要是盘点所需

20、的存货信息；(6) 实地盘点：非软件操作，指用户到盘点仓库实地进行清点，并且记录实盘情况；(7) 录入实盘情况：按实地清点结果录入实盘数量；(8) 历史时点盘点：盘点期间发生的业务可由用户指定是否要加到账面数中；(9) 完成：盘点单完成后需要审核才能生效。2)按物盘点(1) 先确定盘点的仓库；(2) 锁盘：为了保证账面准确性，建议盘点前先锁盘。被锁盘的仓库在盘点期间内不能进行出入库业务处理；(3) 打空表：打印一张空白表格，供盘点时使用。可跳过；(4) 实地盘点：非软件操作，指用户到盘点仓库实地进行清点，并且记录实盘情况；(5) 录入实盘情况：按实地清点结果录入实盘存货和数量；(6) 追加账面

21、不为零的存货：提取当前账面结存不为零的存货。适用于账面不为零但实物为零的存货。可跳过；(7) 历史时点盘点：盘点期间发生的业务可由用户指定是否要加到账面数中；(8) 完成：盘点单完成后需要审核才能生效。4、调拨业务1）企业内部近距离仓库之间进行调拨；2）在不同地点进行调拨时，调拨过程中会发生费用；3）门店要货，通过调拨进行门店间的仓库调拨。处理：1）不仅支持存货在一个仓库转移到另外一个仓库，而且不需要产生调出仓库的出库单和调入仓库的入库单，直接以调拨单登记库存账，减少调出仓库的账面结存，增加调入仓库的账面结存；2）调拨单业务分为“同价调拨”和“异价调拨”；3）同价调拨是指按成本金额进行存货调拨

22、，调出金额等于调入金额，用户可以修改。异价调拨是指调出金额和调入金额不一致，如果在调拨的过程发生了搬运费等费用，为了准确核算调入仓库的实际入库成本，用户可以选择异价调拨，调入金额等于调出成本加上调拨过程发生的各种费用，调入金额由用户录入；4）调拨单支持选择要货单、配货单来处理门店间的调拨或配货。5、组装拆卸单有些企业中的某些商品既可单独出售，又可与其他商品组装在一起销售。如计算机销售公司既可将显示器、主机、键盘等单独出售，又可按客户的要求将显示器、主机、 键盘等组装成计算机销售，这时就需要对计算机进行组装；如果企业库存中只存有组装好的计算机，但客户只需要买显示器，此时又需将计算 机进行拆卸，然

23、后将显示器卖给客户。并且可以在组装拆卸过程中对产生的费用进行分 摊，便于进行更精准的成本核算。处理：1）组装拆卸单分为“组装”和“拆卸”；2）组装指将多个散件组装成一个产品的过程。组装单相当于两张单据，一个是子件的出库单，一个是父件产品的入库单；3）拆卸指将一个成套件拆卸成多个散件的过程。拆卸单相当于两张单据，一个是父件 产品的出库单，一个是子件的入库单；4）父件和子件之间是一对多的关系。父件和子件之间的关系，在物料清单中设置。用户在组装/拆卸之前应先对存货的物料清单进行定义，否则无法进行组装/拆卸业务；5）组装拆卸单只能手工录入；6）组装拆卸单审核后生成其它出库单、其它入库单。6、形态转换单

24、由于自然条件或其他因素的影响，某些存货会由一种形态转换成另一种形态，如由一等品变成二等品或者废品，活鱼变成了死鱼，煤块变成了煤渣等均属于这种情况等，或是处理不规则的存货改变业务，如钢材裁减、大块石材切割成小块石材等，从而引起存货规格形态的转变以及成本的变化，因此库管员需根据存货的实际状况填制形态转换单调整存货结存量，报请主管部门批准后进行调账处理。处理：1）不仅能处理一个存货转化为另外一个存货，而且支持一个存货转化成多个存货； 2）支持处理由多个存货转换为多个存货的业务； 3）支持对转换过程中费用金额的处理，费用可以是损耗，也可以是转换费用； 4）形态转换单审核后生成其它出库单、其它入库单。7

25、、其他业务处理1）货位补录用户在仓库管理过程中，由于管理细化程度提高，希望把原先没有进行货位管理的仓库改为进行货位管理，由于已经存在业务数据，存货的结存量都是以仓库划分的，所以需要将仓库中的结存量分配到不同的货位上，本功能只能对仓库中有结存数量的存货进行分配。当中途启用货位管理，按以下步骤顺序操作：1）启用货位管理的仓库所涉及的出入库单据、进销货单（合并时）必须已经生效；2）对启用货位管理的仓库进行盘点，保证库存的账实相符；3）在账套设置中启用“货位管理”；4）在仓库档案中启用仓库的“货位管理”；5）维护货位档案；6）进行货位补录：用户在“主菜单-库存核算-库存工具-货位补录”进行货位补录。在

26、补录过程中，当仓库的存货种类较多，或分配货位很多，在短时间内无法一次性完成补录工作，用户可以分批次补录仓库中的货位信息。可以按照存货逐个的补录方式进行，补录中可能随时保存，等下次再补录时，系统会把以前补录的信息带出，用户在上次补录的基础上修改或继续补录。必须把仓库中所有结存的存货补录完成后，再进行审核，否则不会审核成功。注意：中途启用货位管理后，启用之前的单据将不能弃审、修改、删除等操作。2）按存量补货有周期性补货需求或是根据存货消耗的情况进行补货的企业，对库存量不足存货进行批量采购，当库存商品达不到某一标准值时，就需要按此标准补齐。本功能支持的标准包括安全库存、最高库存、最低库存3 个标准。

27、（1）按存量补货是以存货档案为查询基础，查询结果是查询范围内所有存货的现存量低于补货依据的存货；（2）在结果中可以对默认供应商和补货量进行修改；（3）可以有选择进行补货，系统只对选中明细进行下单补货。默认为全选状态；（4）对于选中明细进行生单时，系统将补货量大于0的存货生成采购订单，当生单过程中如果存在信息不全而无法生单时，则先生成草稿；（5）有按存量补货功能权限就可生单，而不需要采购订单权限。3）重新计价重新计价是在用户手工指定的一个范围内，由系统根据计价模式和计价方式对存货的收发存业务进行重新计价处理。重新计价是由用户操作进行的，对于“计价时机”设置为定时计价的情况，在发生了插单、改单或删

28、单后，如果希望立即更新当前单据与后续单据的发出成本和结存成本时，可以随时手工执行重新计价功能；其他情况下，用户也可以手工执行重新计价功能。注意：（1）如果出库单已经生成凭证，则该单据不能重新计价。（2）如果数据量很大，重新计价时间可能会比较长，也可能会导致系统暂时运行比较慢，建 议用户安排在非工作时间或系统非使用高峰时段进行。四、业务往来相关业务流程图：1、收款单收款单，通过业务类型，不仅能处理普通收款，而且也能处理预收款。 录入普通收款的时候，本产品必须选择核销的单据，可以选择应收期初、销货单或 销售发票、收入单、零售结算单、费用单（应收） ，然后手工填写或自动分摊每张单据 或每张单据明细要

29、结算的金额。1）使用预收录入收款单（普通收款）的时候，可以使用预收款核销“应收期初、销货单或销售发票、收入单、零售结算单、费用单（应收）”。具体的操作有两种方式：可以直接录入“使用预收”的金额。录入后，系统通过把录入的“使用预收”金额与客户所有的预收款的余额合计进行比较，判断录入的金额是否可用。如果可用将把“使用 预收”金额按照时间顺序分摊到预收款单中。手工指定预收款单。用户点击使用预收的参照，系统会弹出目前有余额的预收款单。用户通过录入金额的方式来选择具体的使用哪笔预收、具体的使用多少。2）折让在收款的同时支持客户的折让，收款与折让一起核销应收账款。具体的操作方式是：在收款单上录入折让，然后

30、点击分摊，系统会将折让分摊到本 次核销的单据上。支持手工分摊折让。3）分摊自动将收款金额、使用预收分摊到各个要核销单据的结算金额上，采取的是从上到下的分摊方式，即排序在前的先核销。 自动将折让分摊到所要核销单据的“折让分摊”字段上，按照各行结算金额的比例进行分摊。4）超收转预收普通收款的同时进行核销，没有核销完的收款将自动转为预收款。2、付款单付款单，通过业务类型，不仅能处理普通付款，而且也能处理预付款。录入普通付款的时候，本产品必须选择核销的单据，可以选择应付期初、进货单或 采购发票、费用单，然后手工填写或自动分摊每张单据或每张单据明细要结算的金额。1）使用预付录入付款单（普通付款）的时候，

31、可以使用预付款核销“应付期初、进货单或采购发票、费用单”。具体的操作有两种方式： 可以直接录入“使用预付”的金额。录入后，系统通过把录入的“使用预付”金额与供应商所有的预付款的余额合计进行比较，判断录入的金额是否可用。如果可用将把“使用预付”金额按照时间顺序分摊到预付款单中。 手工指定预付款单。用户点击使用预付的参照，系统会弹出目前有余额的预付款单。用户通过录入金额的方式来选择具体的使用哪笔预付、具体的使用多少。2）折让 在付款的同时支持供应商的折让，付款与折让一起核销应付账款。 具体的操作方式是：在付款单上录入折让，然后点击分摊，系统会将折让分摊到本次核销的单据上。支持手工分摊折让。3）分摊自动将付款金额、使用预付分摊到各个要核销单据的结算金额上，采取的是从上到 下的分摊方式，即排序在前的先核销。 自动将折让分摊到所要核销单据的“折让分摊”字段上，按照各行结算金额的比例进行分摊。4）超付转预付普通付款的同时进行核销，没有核销完的付款将自动转为预付款