第2章集成的财务会计系统.docx

1、第2章集成的财务会计系统第2章 集成的财务会计系统 2第1节 销售开票 2一, 发票的结构 3二, 开票方式 3三, 财务会计过账 3四, 折扣和折让 41， 贷项凭证 42， 取消原票重新开具发票 43， 贷项凭证与重新开具发票结合 5五, 退货 5六, 返利 5七, 收入的确认 6第2节 销售发货 7第3节 采购收货 7第4节 发票校验 7一, 输入发票 7二, 财务会计过账 81， 标准成本法和移动平均价 82， 发票晚于收货（货到票未到） 83， 发票早于收货 8三, 增值税 10四, 收货成本 10第5节 其他收发货 11第6节 盘点 12一, 盘点的方法 121， 定期盘点 122

2、， 持续盘点 123， 循环盘点 124， 抽样盘点 12二, 盘点的阶段 121， 盘点准备 122， 盘点 133， 盘点结果分析 13第7节 估价 13第2章 集成的财务会计系统高度集成是ERP系统区别于其他软件系统的一个显著标志。在第一章中，我们以仓库的收货为例，介绍了一笔业务对财务部产生的一系列影响。本章我们要着重介绍的是整个物流模块和财务会计模块的集成关系，我们将就以下7个集成点：销售开票，销售发货，采购收货，发票校验，其他收发货，盘点和估价来逐一展开，来看看财务会计模块是如何完全融入到企业整体流程中去的。图2-1描述了在集成环境下的财务会计模块。图2-1 财务会计和物流的集成第1

3、节 销售开票销售开票的过程其实是在系统中生成一张开票凭证（Billing Documents）。发票，形式发票，红字发票和贷项凭证都是不同类型的开票凭证。我们通常提到的发票（如增值税专用发票或普通发票）是根据系统中的开票凭证在金税系统中套打出来（或直接套打出来）的实物凭证。在下文中如果不特别指明实物发票，则“发票”都是指系统中保存的开票凭证。ERP系统是集成的，而销售开票又是销售流程的最后一个环节。因此发票在系统中不是孤立的，它一般是参照先行的其他凭证（如销售定单或发货单）建立的，系统会根据一定的规则自动的复制这些先行凭证的信息，这使得开票的过程尽可能的简单，从而在很大程度上避免了人为错误的产

4、生。 一, 发票的结构发票是由一个发票抬头和多条行项目构成的。发票抬头中记录了整张发票的信息，比如付款方（客户），开票日期，整张发票的净金额，币种，付款条款，国际贸易条件，售达方（有时候付款方和售达方是不同的），价格条款（比如针对整张发票的折扣）。行项目中则记录了仅对该行有用的信息，比如 商品，数量，该行净金额，重量和体积，参照凭证的编号（比如，该发票针对的发货单号），价格条款（比如货款，运费，折扣，增值税等等）。从上文我们可以发现，系统中的发票所保存的信息大大超过了在出具实物发票时所需要的信息。在套打实物发票时，系统会根据各国家和企业的规定选取其中相关的信息，按规定的格式打印出来。 二, 开

5、票方式发票一般是参照先行的其他凭证建立的。在实际操作中，系统提供了各种简便灵活的方法来参照凭证（定单或发货单）生成发票。（1） 只要某些数据吻合，系统允许合并多张不同的凭证（销售定单和/或发货单）的全部或一部分，开出一张发票。前提条件是：首先，需要从这些参考凭证中复制的发票抬头数据在这些凭证中都是一致的。其次，拆分开票的条件不成立。比如在处理到期的开票清单时，系统会合并那些具有相同的客户编号，销售组织和开票类型的参照凭证，如果上述的前提条件都满足，系统将开出一张发票。（2） 某些情况下，需要分开出具发票，比如要求同一张交货单上的很多商品按不同的商品组分开开票，这时可以通过定义拆分开票规则来实现

6、。（3） 系统允许针对每张销售凭证开一张发票，比如每张发货单一张发票。在具体执行开票时，系统又提供了如下方法：（1） 发货单个别开票。我们可以针对整张定单，个别行项目或行项目的部分数量进行个别开票。（2） 处理到期开票清单。我们可以使用到期开票清单来处理开票。在这种情况下财务人员不需要针对某张销售定单或发货单单独开票。我们只需要输入选择条件，系统会自动挑选那些符合条件的定单或发货单，生成到期开票清单。经过手工编辑和模拟后就可以实际开票了。（3） 自动处理到期开票清单。为了减少处理时间和人力，可以将到期开票清单的处理安排在系统后台完成，比如每天下午四点由系统自动生成。 三, 财务会计过账当开票这

7、一业务处理在系统中完成后，通过SAP系统的集成功能，在财务会计模块会自动生成相应的会计分录。图2-1中“开票”标签所指的箭头就代表了这种自动过账。但是为了增强灵活性，也可以对于某些类型的开票凭证自动冻结过账，这样在流程设计时在正式过账前可以加入控制点。而当控制完成后，过账也仅仅是一个按钮的工作了。对于会计科目，系统是综合4个数据自动判断的，它们分别是销售组织，客户组，商品组和价格条款。这样系统可以自动将货款和增值税分别计入“产品销售收入”和“应交税金增值税销项”科目中。同样的，如果价格条款中还有运费和折扣，可以分别计入“产品销售收入”的二级科目中。此外这种科目确定的机制也使得我们可以根据销售组

8、织，客户组和商品组设置二级或三级科目。不过需要指出的是虽然系统提供了这些灵活性，但是在实际实施中我们未必需要这样做，特别是当我们同时实施了获利能力分析模块时，此类分析将没有必要通过科目来完成。获利能力分析将在第11章中具体介绍。对于金额的确定，系统是根据发票中各价格条款的金额来决定的。定价功能是SAP销售模块的一个非常有力也非常有趣的功能。本书不做详细的介绍。需指出的是，我们在实施时，可以根据企业的实际情况和管理要求，决定开票时是直接从销售定单复制价格呢，还是允许修改或重定价（这种配置是基于发票类别的）。消费税的计算和过账是定价功能和科目自动确定功能在系统中的应用。我们可以在销售定价模板中增加

9、一增一减两个价格条款，它们的计算规则是货款的百分比，两者分别指向“产品销售税金和附加消费税”和“应交税金消费税”科目，同时消费税率维护在和商品相关的定价表中。因为消费税是价内税，所以我们的实物发票中并不体现，但是财务会计上却即时地记账了。这个问题的另一个解决方法是月末定期地运行报表计算消费税额，并自动批输入过账。这两种方法都是可行的，也都可以自动生成纳税申报表，前者的好处是记录的实时性，从而有利于盈利分析。 四, 折扣和折让如果销售已经完成，但是客户对于产品的质量或者别的方面存在异议，双方协商以折扣和折让的方式处理。在系统中可以有如下三种处理方案： 1，贷项凭证贷项凭证在系统中和发票一样，是一

10、种不同类型的开票凭证。贷项凭证可以参照发票或者贷项凭证申请来创建。贷项凭证的内容既可以针对整张发票也可以针对部分行项目，还可以针对行项目中的部分数量。使用贷项凭证申请，我们可以走正规的客户投诉和扣款流程，从而保证了内部控制机制的执行。如果我们不准备对实物发票，特别是增值税发票做任何处理，那么通过配置，可以让系统自动生成如下会计分录：借：产品销售折扣和折让 贷：应收账款客户明细。对于这种处理方法需要注意如下两点：（1） 贷项凭证不能扣减增值税销项税额由于贷项凭证没有增值税发票作为原始凭证，在我国是不能减少增值税销项税额的，因此折扣应该不含税价，否则折扣中的增值税部分就只能由销售方作为费用多承担了

11、。但是在实际业务中这往往会使双方的业务人员夹缠不清，无法理解。（2） 贷项凭证会影响所得税由于贷项凭证没有增值税发票做原始凭证，在我国的实施中可能会引起企业所得税应纳税额计算上的争议。尽管如此，使用贷项凭证来处理折扣和折让的优点还是很明显的：它不涉及对原增值税发票的处理，众所周知，这类处理在我国是非常难的。 2，取消原票重新开具发票此种方法下，业务人员需要先取消原发票，然后根据折扣和折让后的数字，重新开具发票，取消发票在系统中会生成反方向的红字发票和冲销会计分录，业务人员取消原发票后重新开票，并更改价格条款。从实物发票的角度来看，会有如下两种操作情况：1 如果对方能够返还两联增值税发票, 我们

12、可以开出红字发票，其中记账联作为减少销项税的原始凭证。其他三联和返还的原发票的两联应妥善保管。2 如果对方不能返还两联中的任何一联，必须做如下操作：客户应从当地税务部门取得退货或折扣证明单并交给销售方。销售方开出红字发票，其中两联作为其减少销项税的原始凭证，另两联交给客户。 3， 贷项凭证与重新开具发票结合在此方法下，我们只是使用贷项凭证的功能。通过配置，让系统自动生成如下会计分录： 借：产品销售收入 借：应交税金增值税销项 贷：应收账款客户明细 ，金额为折扣金额。同时开具实物红字发票，金额为原发票金额。再根据折扣后金额重开实物发票。将红字发票和重开发票同时作为贷项凭证的原始凭证。需要注意的是

13、，在系统中我们使用贷项凭证，往往是以调整金额直接记账的。但是我国增值税管理要求中对于增值税发票变更的处理方法，一般都是先用红字发票冲销，随后再对变更后的金额开具发票。在实际情况下，企业可以根据自己的业务流程的需要来选择处理折扣折让处理的方法。如企业流程中需要使用贷项凭证功能的，则贷项凭证仍以调整额记账，但将实物红字发票和重开发票两者一起作为贷项凭证的原始凭证，即选择贷项凭证结合重新开具发票的方法来处理折扣折让。如企业是使用先冲销原始发票，再重开发票方式的，即可选用取消原票重新开具发票的方法处理折扣折让。当然，这两种方案都避免不了红字发票难开的问题，但这已经不是ERP系统的问题。在实务中有些企业

14、会提出避免开具红字发票的要求，这样就可以选择贷项凭证的方法来处理折扣折让。 五, 退货客户投诉的另一种解决方法是退货。退货在SAP系统中有三种处理方案：（1） 标准退货流程标准退货流程是指在发生退货时，先将被退回的货物入库，然后将需要补给客户的货物出库。在标准退货流程下，首先要建立退货凭证。退货凭证既可以是针对销售定单建立的也可以是针对发票建立的。当货物实际退回时，仓库参照退货凭证做入库处理，系统自动生成会计分录 借：存货 贷：产品销售成本。如果需要补货，那么做补货的发货处理，系统自动生成会计分录 借：产品销售成本 贷：存货。标准退货流程是不影响开票和实物发票的。（2） 退货不补货如果客户不要

15、补货，而要退回货款，那系统将针对退货开出贷项凭证，并自动生成如下分录： 借：产品销售收入 借：应交税金增值税销项 贷：应收账款客户明细， 金额为退回货物的售价。同时财务人员开具红字发票，金额为原发票金额。再根据退货后余额重开发票。并将红字发票和重开发票同时作为贷项凭证的原始凭证。（3） 退货不补货并不建立退货凭证对于不要求补货的退货，我们也可以不建立退货凭证，而直接取消原发票（对应红字发票），退货入库后，再重新开出发票（对应重开的增值税发票）。 六, 返利返利是指根据客户或者经销商在一定期间里的购买量，而定期返还给他们的款项。在销售和分销模块中，我们需要维护返利协议。在返利协议中，必须指明：（

16、1） 谁可以得到返利。（2） 返利的标准。（3） 协议的有效期。（4） 是否需要在会计上计提返利。（5） 返利比例。销售部门需要维护各种产品或产品组的返利比例。返利比例可以是直线的，也可以是坎级的：对于越大的购买量，返利比例也越高。销售和分销模块还会跟踪所有和返利相关的开票凭证。根据返利协议计算返利的金额。在协议有效期内可以先定期结算部分返利，在最终结算时，系统会自动扣减累计的部分结算的返利。从财务会计的角度看，返利会有如下影响：（1） 预提返利费用根据返利比例，系统可以自动预提返利费用。分录如下：借：产品销售收入 或 销售费用 贷：预提费用 （2） 返利结算分录当返利协议结算时，系统会自动生

17、成贷项凭证申请（Credit memo requests），申请批准后，系统会自动生成分录如下： 借：产品销售收入 或 销售费用 贷：应收账款客户明细。该笔贷方的金额或者直接和该客户原先账户中的未清发票对清，或者在发生贷方余额时，纳入付款流程。同时自动冲销先前的预提凭证。 由于返利和贷项凭证没有增值税发票作为原始凭证（以双方的返利协议结算报告作为原始凭证），在我国的实施中可能会面临一些麻烦，因此企业有时候会用票面返利的形式处理，所谓票面返利是指返利不记录在表内科目里，而是在表外另行记录。返利的金额被用于扣减今后销售定单的价格而不是直接对清发票或者付款。但是这样的处理往往在系统配置上较为麻烦，对

18、于今后的分析也不够清晰。 七, 收入的确认根据上文的介绍，我们会发现一个问题：SAP标准设置是在开票时确认销售收入，而在交货时结转销售成本。系统本身是不保证收入和成本配比的，这主要是因为两者各有支持的原始凭证（发票和出库单）。对于这个问题我们认为：除非是行业特殊性造成的原因，收入和成本的配比，主要应当从流程的角度通过控制开票和交货的时机来解决，比较理想的状态是开票直接指向交货，交货后即时开票或者定期（每天或至少月底）开票。我国的增值税法也要求企业在销售交货之后应当及时开具增值税专用发票。但是，在有些情况下企业由于种种原因无法实现这种流程上的匹配，就需要一些别的功能和手段来实现这种匹配：（1）

19、在期末执行收入确认程序调整收入当使用这种方法时，开票时，系统不直接确认销售收入，而是计入“递延收入”科目：借：应收账款客户明细 贷：递延收入 贷：应交税金增值税销项（如果是服务业，则没有税金行）。当期末执行收入确认程序时，系统根据预先设定的规则确定当期应确认的收入，做分录如下：借：递延收入 贷：主营业务收入 。具体的规则可以是根据实际交货或确认的服务来确认收入，也可以是根据期间分配收入（如长期合同的收入）。（2） 收入确认程序下的成本结转同样，当企业采用执行收入确认程序来确认收入时，其货物在交货时也不结转成本，而是先计入“递延成本”。直到实际开票时才将“递延成本”转为“产品销售成本”。（3）

20、通过项目定期的结果分析计算收入和成本对于大型项目来说，收入和成本是通过项目定期的结果分析计算出来的，而不是开票以及成本的原始凭证决定的，两者之间的差额通过调整“预提”和“存货”等科目实现。关于项目管理和结果分析我们将在第13章中着重介绍。当然还有其他的一些方法来解决收入和成本匹配的问题，比如走寄售流程，或者建立客户虚拟库，但是这些方法一方面会增加操作的步骤和复杂程度，另一方面也曲解了业务本身，变成了为了会计处理而改变业务流程，有点得不偿失。最后，仍然想重申的是：除非真正源自行业的特殊性，否则应尽量考虑从流程的角度来解决收入成本匹配的问题。毕竟实施SAP系统的目的之一是拥有简洁流畅清晰的企业运作

21、，舍弃一些模糊混乱带来的“好处”是值得的。第2节 销售发货销售定单的交货是销售定单执行的一个环节，通常会先于开票环节。在SAP中交货是一个多步骤的过程，包括交货单（交货申请），拣配，包装，装载，装运和发货过账等步骤，其中大多数步骤属于物流管理的范畴。SAP还提供了对整个交货过程的全程监控的功能，包括交货期管理，自动确定装运点等等功能。销售发货和财务会计的集成点出现在发货过账这个步骤上。在发货过账时，系统通过库存管理模块的自动记账功能，生成了会计分录，借：产品销售成本 贷：存货 。存货的计价既可以是标准成本，也可以是移动平均价或个别认定的批次成本。但是对于制造型企业来说，由于实际成本必须在月末才

22、能得到，而发货是实时的，所以此时一般应使用标准成本，到月末再根据实际成本重估库存和产品销售成本。图2-1中“销售发货”标签指向的箭头就代表财务会计和销售发货的集成。同时我们还可以发现，销售发货环节本身就是销售模块和库存管理模块的一个集成点。销售发货的动作是由仓储部门完成的，而它实现的同时又是销售业务的一个步骤。第3节 采购收货采购定单的收货是采购定单执行的一个环节，通常会先于发票校验。和销售发货类似，采购收货是采购和储运部门的共同职责，同时系统通过自动记账功能，生成会计凭证。一般手工或简单会计软件的记账，要求收货要等到收到发票以后再入账，如果月末发票未到就暂估入账。这样做是为了方便会计工作，但

23、同时也带来了两大弊端：一容易造成库存账实不符；二平时的工作简化了，期末的核对工作却大大增加了。SAP系统是一个实时的系统，同时又讲究账实相符和集成。因此它采取了收货和发票校验两个业务都记账，两者通过“商品采购”（或称为“货或发票未到”）科目对清，同时还能完成三单匹配（指采购定单，收货和发票校验）的内部控制机制。关于采购收货的系统自动账务处理我们在下一小节发票校验中一起介绍。第4节 发票校验发票校验功能充分显示了SAP系统的高度集成性，图2-1中是以“发票校验”标签指向的箭头表示的。该功能从采购模块的采购定单和收货中获取信息。当发票校验完毕并过账时，数据被自动传入财务会计模块。在发票校验时很重要

24、的一点是参照采购定单和收货单，这样系统可以自动检查发票的内容，单价并计算准确性。当发票过账时，系统会在供应商的账户上创建一条未清项，它会在财务会计的付款业务中被结清。在配置系统时我们还可以规定每个系统操作者能够处理的最大发票金额。 一, 输入发票输入发票时可以有三种方法：（1） 参照采购定单选择参照采购定单输入发票时，我们只需要输入采购定单号，系统会自动建议发票的数量，金额，税率和付款条款（指到期日和现金折扣比率）。如果实际收到的发票和这些默认值有差异，默认值是可以更改的。当我们输入发票时，系统会提示实际值和默认值之间的差异。我们可以设置对于单条发票行的差异的容差。如果差异小于容差，它们将被系

25、统接受。如果它们大于容差，我们将收到系统的警告信息，通知我们检查该发票，但是仍然可以过账。如果容差的上限被超出了，这张发票仍可过账，但是对它的付款将被冻结。只有当财务会计通过另外一个操作释放这张发票后，这张被冻结的发票才可以被付款。当我们过账发票时，系统将自动生成会计凭证。（2） 参照采购收货单在选择参照采购收货单输入发票的情况下，应付账款会计输入收货单号，系统查找并建议相应的数据。每笔收货单都将被这样结算。当然我们也可以输入采购定单号，系统会帮助查找此采购定单相关的收货单。（3） 不做参照当然，我们也可以不参照任何凭证输入发票。这时可以手工输入发票项，分别计入总账，存货或固定资产。 二, 财

26、务会计过账采购收货和发票校验完成后都会在系统中自动生成会计凭证，其科目是在系统配置时预先设定的。自动记账的科目和金额的处理受到存货计价方法和收货与收发票的先后次序等因素影响。具体规则如下： 1，标准成本法和移动平均价SAP系统有两种典型的存货计价方法：标准成本法和移动平均价。 2，发票晚于收货（货到票未到）如果收到发票晚于收货，根据存货计价方法的不同，自动记账的科目和金额也会有所不同： （1） 标准成本法标准成本法下，价差将计入“发票价差”科目。价差包括收货时标准成本和采购定单价格的差异，也包括发票校验时采购定单价格和发票价格的差异。（2） 移动平均价移动平均价下，收货时直接按采购定单价格计入

27、存货价值。收发票时的价差，如果库存充足则直接更新库存价值，如果库存低于发票数量，则按比例一部分更新“库存”价值，一部分计入“发票价差”科目。 3，发票早于收货（票到货未到）如果收到发票早于收货，那么收发票时按发票金额计入“商品采购”科目。（1） 标准成本法标准成本法下，收货时价差计入“发票价差”科目。（2） 移动平均价移动平均价下，收货时按发票金额更新“库存”价值。这些规则听起来有点复杂，主要是因为各种情况的排列组合比较多。下面我们以一些具体的例子来理解一下这些规则。例2.1 标准成本法/先收货标准成本: 1.2元/件 库存数量: 100件采购定单: 1.3元/件 数量: 100件收货 : 数

28、量: 100件发票: 1.24元/件 数量: 100件这种情况下，系统自动记账如表2-1。表2-1 “标准成本法/先收货”的自动记账科目收货发票校验存货120+发票价差10+6-商品采购130-130+应付账款供应商明细124-此时，该物料数量，金额和成本的变化如表2-2。表2-2 物料数量，金额和成本变化数量金额标准成本开始时100件120元1.2元/件收货后200件240元1.2元/件收发票后200件240元1.2元/件例2.2 移动平均法/先收货/库存充足初始移动平均价: 1.2元/件 库存数量: 100件采购定单: 1.3元/件 数量: 100件收货 : 数量: 100件发票: 1.2

29、4元/件 数量: 100件这种情况下，系统自动记账如表2-3。表2-3 “移动平均法/先收货/库存充足”的自动记账科目收货发票校验存货130+6-商品采购130-130+应付账款-供应商明细124-此时，该物料数量，金额和成本的变化如表2-4:表2-4 物料数量，金额和成本变化数量金额移动平均价开始时100件120元1.20元/件收货后200件250元1.25元/件收发票后200件244元1.22元/件例2.3 移动平均法/先收货/库存不足初始移动平均价： 1.2元/件 库存数量: 100件采购定单: 1.3元/件 数量: 100件收货 : 数量: 100件领用: 数量: 120件发票: 1.

30、4元/件 数量: 100件这种情况下，系统自动记账如表2-5。表2-5 “移动平均法/先收货/库存不足”的自动记账科目收货发票校验存货130+8+发票价差2+商品采购130-130+应付账款-供应商明细140-此时，该物料数量，金额和成本的变化如表2-6:表2-6 物料数量，金额和成本变化数量金额移动平均价开始时100件120元1.20元/件收货后200件250元1.25元/件领用后80件100元1.25元/件收发票后80件108元1.35元/件例四 移动平均法/先收发票初始移动平均价: 1.2元/件 库存数量: 100件采购定单: 1.3元/件 数量: 100件发票: 1.24元/件 数量: 100件收货 : 数量: 100件这种情况下，系统自动记账如表2-7。表2-7 “移动平均法/先收发票”的自动记账科目发票校验收货存货124+商品采购124+124-应付账款-供应商明细124-此时，该物料数量，金额和成本的变化如表2-8:表2-8 物料数量，金额和成本变化数量金额移动平均价开始时100件120元1.20元/件收发票后100件120元1.20元/件收货后200件244元1.22元/件 三, 增值税上文的例子为清晰起见，都没有考虑增值税。实际在输入发票时，如果是增值税专用发票，我们也需输