中铁建工集团项目部办公室工作手册101页.docx

1、中铁建工集团项目部办公室工作手册101页 中铁建工集团项目部办公室工作手册 中铁建工集团办公室广求知、真灼见、敢求是、好积累提高办文能力早筹划、多协调、严组织、力保障提高办会能力勤想事、会干事、能装事、善记事提高办事能力前 言1本手册针对办公室标准化建设制定，所指项目办公室特指5000万以上（含5000万）的项目部（指挥部）办公室，5000万以下的项目部参考执行。办公室主要由负责行政、党务、人事、后勤及相关职能的部门和人员组成。项目办公室定位为：服务项目生产经营，拓展内外交流渠道，优化项目工作环境，打造企业对外形象，提高项目运营效益和降低办公室运行成本，使办公室日常管理工作步入制度化、程序化和

2、信息化的专业轨道。2.本手册编制强调规范性，注重贴合项目特点，突出灵活性和适应性，服务标准和模块设置以正常项目为依据。具体使用时应根据项目具体情况进行调整，依据必须、精干、高效的原则进行设置和日常管理。3本手册将项目办公室各项职能划分为“办文”、“办会”、“办事”三类：其中“办文”除了一般的对内对外的公文管理外，还包括印章和档案管理以及计划总结等专题资料的编写；“办事”包含了项目部的对外事务（如接待、公车管理等）、服务现场的内部事务（如人事、后勤、安保消防等）和项目部领导交办的其他一般性事务。4.本手册内容与国家法律法规和上级政策相抵触的，以国家法律法规和上级政策为准，本手册的最终解释权在集团

3、公司办公室。欢迎各项目办公室及时将使用本手册过程中的情况和完善本手册的建议收集整理，便于将项目管理办公室工作做的更好。 第一章 项目办公室人员职责及要求 5第一节 项目办公室职责 5第二节 项目办公室主任职责 6第三节 办公室工作人员职责 7第二章、公文处理 8第一节 公文管理 8一、基本流程 8二、项目部公文管理办法 10三、项目部公文常见格式 17第二节 印章管理 31一、基本流程 31二、 项目部印章管理办法 31三、常用表格 第三节 档案管理 36一、基本流程 36二、项目部档案管理办法 36三、常用表格 39第四节 总结、报告、大事记 46一、计划编制及总结 46二、调研报告、党政专

4、题材料 47三、大事记编辑制度 47第三章 会议管理 48第一节 项目部主要会议类别 48第二节 项目会议的会务组织 50第三节 项目会议的常用表格 51第四章 日常事务管理 55第一节 接待工作 55一、基本流程 55二、项目部接待工作管理办法 三、接待工作的基本规范 58第二节 公务用车管理 66一、基本流程 66二、项目公务用四办法 66三、常用表格 69第三节 项目人事管理 71一、组织机构及岗位 71二、考勤管理 72三、薪酬管理 73四培训及考核 73第四节 后勤保障 74一、办公用品(设备)管理 74二、劳保用品管理 80三、食堂管理 80四、环境管理 82五、医务室管理 83六

5、、工人生活区管理 84第五节 保卫与消防管理 84第六节 计算机及网络管理 93六、项目办公室工作考核 95（一）考核办法 95（二）考核标准 96 后记第一章、项目办公室人员职责及要求项目办公室作为项目管理的中枢机构，既是综合办事机构，起到内通外联的作用，又是项目的参谋部，具有办事、办会、办文、咨询、信息、服务等基本职能，应本着精干、高效、必须的原则合理配置项目办公室人员。办公室工作人员应具有较强的理论水平、政策水平和较好的文字写作能力、公关协调能力，特别是具有项目管理经验的人员。办公室人员要善于厘清项目管理各个阶段的关键环节和突出问题，及时反馈项目部主要领导，及时传达、贯彻、落实上级领导的

6、意图；负责协调并牵头考核各个部门的工作；做好对外协调和攻关工作，提供优质的服务保障，以确保项目办公室各项工作的顺利开展。（一）项目办公室职责1负责了解国家和项目所在地的方针、政策、法律、法规和公司发展态势，落实项目部重点工作。2协调项目部与公司之间的工作联系。3负责对内、对外的接待、联络工作。4负责与项目相关的会议的筹备、组织工作，制定相应接待方案。5拟定会议的报告，起草项目行政工作计划、总结和大事记。6负责项目部人力资源管理工作。7负责项目部后勤保障管理工作。8负责办公用品和生活设备的申请、采购、发放、保管登记工作。9负责项目部印章、公务用车、文秘、档案的管理工作。10负责项目部文件资料管理

7、工作。11负责项目部的信息采集、撰写、编排、发放、上报等宣传教育工作。12负责项目部部门总体工作计划安排、程序监督和考核工作，积极参与相关问题的调研工作，参与项目部管理方面的改革工作。13负责完成领导交办的各项工作任务。（二）项目办公室主任职责办公室主任职责1认真贯彻国家和项目所在地的方针、政策、法律、法规和了解公司发展态势，为领导决策提供参考。2全面负责办公室工作。3负责对内、对外的接待、联络工作。4负责项目部会议的筹备、组织工作。5执行印章管理制度，做好印章管理工作。6负责项目部人力资源管理工作。7负责项目部后勤保障工作。8负责项目部公务用车管理、调度工作。9负责项目部的信息采集、撰写、编

8、排、发放、上报等宣传教育工作。10组织拟订和实施项目部人才引进、开发和员工培训计划，做好员工培训记录。11组织规范劳动合同和劳务用工管理工作，协调解决劳资纠纷。12负责完成领导交办的各项工作任务。（三）办公室职员职责1协助办公室主任开展工作。2负责对内、对外接待的迎宾工作。3负责会议的组织服务工作。4负责办公生活区、会议室、展厅、接待厅的卫生监督管理工作。5执行印章管理制度，做好印章管理工作。6协助办公室主任做好项目部后勤保障工作。7负责项目部资料管理、分发、复印等工作。8负责各部门总体计划安排和程序督促以及考核资料的整理工作。9. 负责完成领导交办的各项工作任务。三、办文（一）公文管理1流程

9、1.1 发文流程12收文流程2管理办法项目部公文管理办法第一章 总 则第一条 为使中铁建工集团各项目部（以下简称项目部）的公文处理工作规范化、制度化、科学化，特根据中铁建工集团有限公司公文处理办法制定本办法。第二条 公文在企业管理过程中形成的具有法定效力和规范格式的公务文书，是依法经营和进行企业公务活动的重要工具。第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简高效的原则，做到及时、准确、安全。第五条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家和企业秘密安全。第六条 项目部公文工作的管理单位为各分

10、、子公司，项目部作为集团公文流传体系的基层单位，接受上级公文处理工作的领导和检查。第七条 项目部办公室应当配备专兼职人员负责公文处理工作。第二章 公文种类及格式第八条 项目部公文格式一般分为四类（附件式样以行政公文格式为例）：一、文件式公文：样式见公文格式式样1(平行文和下行文)、式样2(上行文），一般用于处理重大事务；二、信函式公文:样式见公文格式式样3（项目函）、式样4(项目部门函），信函式公文用于处理日常事务的平行文或下行文；三、会议纪要:样式见公文格式式样5，适用于记载、传达会议情况和议定事项；四、普通传真电报:样式见公文格式式样6，适用于处理紧急公务；第九条 公文一般由秘密等级、保密

11、期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、印发单位、印发日期和受控标识等部分组成。一、秘密公文应当分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”及保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。密级由项目部根据有关规定和项目的实际自己确定，一旦确定密级，就必须按照相关规定执行。二、紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。三、发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称；四、发文字号应当包括单位代字、年份、序号，联合发文，只标明主办单位发

12、文字号。五、上行文应当在首页发文字号的同一行右端注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。六、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。电报也应当有标题。七、主送单位指公文的主要受理单位，抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，都应当使用全称或者规范化简称、统称。九、公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。如附件页数较多不能与主件一并装订，则应在单独装订的附件首页左上角注明主件的发文字号和附件的顺序号，与主件一起发送。十、文件式公文、信函式公文及普通传真电报，都

13、应当加盖印章，且印章应与发文机关标识（即文头）所示的单位名称一致。联合上报的公文由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应当加盖印章。十一、成文日期以负责人签发的日期为准；联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准；印发时间，以文件印制的日期为准。电报以发出日期为准。十二、公文如有附注(需要说明的其他事项，如：上行文“请示”文种须注明的联系人姓名和联系电话)，应当加括号标注。十三、公文应当标注主题词；标引顺序应当先标类别词，再标类属词，尾词标文种，最多不超过5个词。第三章 行文规则第十条 “请示”应当一文一事，一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送方式，但不得抄送其下级单

14、位。“报告”中不得夹带请示事项。“意见”用于上行文，应按请示性公文的程序和要求办理；用于下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行；用于平行文，所提意见供对方参考。第十一条 除上级单位负责人直接交办的事项外不得以单位名义向上级单位负责人报送“请示”、“意见” 和“报告”。第十二条 行文应当确有必要，注重效用。凡是不行文可解决的问题，坚决不行文；凡能通盘解决的，就不零星行文；能不转发的就不转发；确需执行的，应结合实际，提出贯彻意见，一般不应照抄照转。领导同志在会议上的讲话，一般不以正式文件印发,可以“情况通报”（见公文格式式样6）印发。第四章 发文办

15、理第十三条 发文办理指制发公文的过程，包括草拟、会签、审核、签发、复核、编号、登记、缮印、校对、用印、分发、立卷、归档等程序。第十四条 项目部公文的形式及适用内容划分如下：一、中铁建工集团项目部文件（文件式公文）1.向集团公司、分子公司和其他上级机关行文；2.与同级政府、企业、社会团体及党群组织联合行文；3.下达和调整项目部工程进度规划、重要年度计划；4.重要的部门变动、人员调整、奖惩事项；二、中铁建工集团项目部（信函式公文）1.与集团公司不相隶属的单位联系工作，商洽、答复问题；2.向下属工程单位布置具体工作,下达、调整单项任务计划；3.答复下属工程单位的请示事项；4.向下属工程单位通报情况,

16、批评错误,表彰奖励先进；三、中铁建工集团项目部部（部门信函式公文）1.在职权范围内与项目下属单位的部门联系工作，询问和答复问题，布置、指导业务工作，通报情况；2.在职权范围内与集团公司外部单位联系工作、询问和答复问题。第十五条 草拟公文应当做到：一、符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。二、情况确实，观点明确，开门见山，表述准确，结构严谨，条理清楚，文字精炼，字词规范，书写工整，标点正确，篇幅力求简短。三、公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。四、拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确

17、定紧急程度。五、人名、地名、时间、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号，引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。六、结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。七、应当使用国家法定计量单位。八、文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。九、公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。第十六条 公文拟出送办公室审核前，主办部门负责人应认真审核、修改、签

18、字。审核的重点是：是否需要行文，行文目的是否表述明白，处理意见是否适当可行，是否符合党的路线、方针、政策和国家法律、法规及集团公司现行制度，涉及其他部门职权范围内的问题是否协商一致。第十七条 拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见并会签后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协商，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请项目部领导协调或裁定。第十八条 公文送项目领导签发前，应当由办公室进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本

19、办法的规定等。第十九条 上行文由项目主要负责人或者主持工作的负责人签发；下行文或平行文，由单位主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。经签发后的文稿，他人不得擅自改动。如必须改动，须经签发人同意。第二十条 重要公文发出后，主办部门应当及时了解、掌握办理、执行情况，并向项目领导反馈。第二十一条 公文正式印制前，办公室工作人员在编文号登记的同时应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。公文用印前，要全面检查公文印制质量。第二十二条 校对由拟稿人负责，拟稿人外出时应委托代办人，认真校对，确认无误并签字

20、后方可付印。第二十三条 公司普通传真电报用于处理紧急公务。办理基本程序为：拟稿核稿签发编号、登记、用印传真发送存档,与发文办理程序基本相同。通过传真机发送时应取得收方人员的收到确认,做好传发记录,以备核查。当收方传真机处于自动接收状态时,必须通过其它话路取得收方确认,以免误事。第五章 收文办理第二十四条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、传递、承办、催办、立卷、归档等程序。第二十五条 收到上级或本系统以外单位的来文，办公室应当进行审核，审核的重点是：是否应由本单位办理。收到下级单位上报的需要办理的公文，审核的重点是：是否应由本单位办理；是否符合行文规则；内容是否

21、符合国家法律、法规及其他有关规定；文种使用、公文格式是否规范。第二十六条 经审核，对符合本办法规定和可受理的公文，办公室应当及时提出拟办意见送项目领导批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合本办法规定或不应由本单位办理的公文，经办公室负责人批准后，可以退回来文单位并说明理由。第二十七条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿，紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当附注理由并及时退回办公室。需要传阅的公文，一般不得在部门、个人之间直接横传。第二十八条 办

22、理收到公文中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请项目领导协调或裁定。第二十九条 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。第三十条 送项目领导批示或者交有关部门办理的公文，办公室工作人员要负责催办。第六章 公文归档第三十一条 公文办理完毕后，应当根据总公司档案管理办法、总公司文书档案管理规则，和集团公司、项目部办公室档案管理办法规定，及时整理(立卷)、归档。个人不得保存应当归档的公文。第三十二条 拟制、修改和签批公文，书

23、写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。第七章 公文管理第三十三条 公文由专职人员统一收发登记、审核、用印、归档。第三十四条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室主任批准，可以销毁。第三十五条 销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文(含密码电报)应当进行登记。第三十六条 项目撤销时，需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。第八章 附 则第三十七条 行政法规、规章和人事任免方面的公文，依照有关规定处理。外事方面的公文，按照外交部的有关规定处理。第三十八条 公文

24、处理中涉及电子公文的形成、归档时，应执行电子公文的有关管理规定。第三十九条 本办法由集团公司办公室（党委办公室）负责解释。3附件3.1 式样13.2 式样23.3 式样33.4 式样43.5 式样53.6 式样63.7 文件签发单 3.8 发文登记表3.9 收文登记表3.10 公文批办单3.1式样1000001 机密5年特 急中铁建工集团有限公司项目部文件中铁建工2011号关于的通知、:。附件：1. 2. 二一一年月日（附件只发主送单位）主题词： 抄送：、。 中铁建工集团项目部办公室 2011年月日印发3.2式样2000002 机密3个月 急 件中铁建工集团有限公司项目部文件中铁建工2011号

25、 签发人：关于的请示:（其他同式样1）3.3式样3中铁建工集团有限公司项目部机密6个月 中铁建工函2011号急 件关于的批复:。二一一年月日主题词： 抄送：、。 中铁建工集团项目部办公室 2011年月日印发3.4式样4中铁建工集团有限公司项目部部关于的通知:二一一年月日主题词： 抄送：、。 中铁建工集团项目部办公室 2011年月日印发3.5式样5中铁建工集团有限公司项目部会议纪要（3）中铁建工集团有限公司项目部办公室 二一一月日研究问题出席： 主题词： 分送：、。3.6式样6中铁建工集团有限公司普通传真电报3.7文件签发单 号 缓急限制级别密级受控标识签发:会签: 文件标题:附 件:主题词: 拟稿部门 : 拟稿人: 电话:文件核稿主办单位: 办公室:主送 : 抄送 : 排版(打字): 校对: 份数:顺序号日期发文部门发文字号文件标题/事由收文单位份数印章用印人批准归卷日期归入卷号备注月日3.8 发文登记表 3.9 收文登记表收文号收文来文单位来文字号文件标题附件份