记录程序修改.docx

1、记录程序修改1、目的对记录的标识、收集、编目、查阅、归档、贮存和处置进行规定和控制，为管理体系的有效运行提供证据，并为追溯以及采取纠正预防措施提供依据。2、适用范围适用于公司管理体系运行有关的所有记录。3、职责与权限3.1质管部为公司管理体系记录控制的归口部门，负责组织编制公司记录表格清单，对记录控制程序的运行情况进行监督、管理。3.2各部门负责归口管理范围内相关记录表格的制定、修改和填写指导工作。3.3各部门、施工单位/项目部负责各自工作过程中有关记录的填写、标识、修改、收集、整理和移交工作。3.4经理部档案科负责记录的归档、保存工作。4、记录的管理4.1记录表格的制定、修改4.1.1由各归

2、口管理部门负责组织制定公司记录表格，并负责收集外部和实际作业中的相关信息，监测、评价记录表格的适宜性，适时组织修改和完善，记录表格的制定和修改执行文件控制程序。4.1.2记录的形式包括：纸质记录及电子记录。（包括盘）4.2记录的填写4.2.1记录应填写及时，内容完整准确，字迹清晰易于阅读，并且能显示发生的时间和相关责任人。4.2.2记录应用钢笔/碳素笔填写或用激光打印机打印，不得随意涂改；如因某种原因不能填写的项目，应能说明理由，并将该项用单杠划去。4.2.3如因笔误等原因需要修改时，应在修改处注明修改依据/原因、修改人和修改日期。4.3记录的标识4.3.1公司管理体系通用记录，按以下规定编号

3、： 4.3.2试验报告包括：仪表试验、高压试验、保护试验、强度试验、化验及外委试验报告等。A、外委试验的报告以试验名称作为标识，以对方给定编号作为编号。B、公司内部试验项目以试验名称作为标识，以试验名称前两字汉字拼音第一个字母的大写形式及顺序号作为编号。具体如下：仪表试验类：编号：YB 化验类：编号：HY高压试验类：编号：GY保护试验类：编号：BH强度试验类：编号：QD工器具、机具试验类：编号：GJ4.4记录的收集和保管4.41各部门、施工单位/项目部的资料员对本部门及单位/项目部生成的记录进行收集、分类并妥善保管，记录应保持清洁、字迹清晰、编目清楚。4.4.2经理工作部（档案科）负责收集工程

4、完工后需归档的文件及记录，并按施工技术管理制度及实施细则的规定进行保管。4.4.3纸质记录存放应置于安全、干燥的地方，并注意防火、防虫蛀、防潮；对于电子文档记录要予以备份，防止内容丢失。4.5记录的借阅、复制各部门、各单位、各项目部保管的记录应便于检索，借阅或复制记录需填写文件借阅、复制记录，并经本部门/单位/项目部负责人批准。4.6、记录的保存期限及处置4.6.1记录的保存期限执行记录表格清单及档案管理的规定。4.6.2超过保存期限的记录需销毁时，应填写文件资料销毁清单，经各归口管理部门负责人审批后进行销毁。4.6.3销毁产生的废弃物按固体废弃物控制制度执行。5、相关文件5.1施工技术管理制

5、度5.2记录表格清单5.3固体废弃物控制制度6、记录6.1 文件借阅、复制记录6.2 文件资料销毁清单文件编号SBD/GC-20版 次C 内部审核程序批 准： 胡延军审 核： 张瑞华 编 制： 程素梅序号修改次修改条款生效日期批准人审核人主改人说明1、目的策划并实施内部审核，以确定公司质量、职业健康安全、环境整合管理体系是否符合管理和施工过程的策划，是否符合GBT190012000、GB/T28001-2001、GB/T24001-2004及GB/T50430-2007标准的要求，是否得到了正确的实施和保持。及时发现存在的问题，采取纠正措施，保证整合管理体系有效运行，并实现持续改进。2、适用范

6、围适用于公司整合管理体系覆盖的部门、施工单位/项目部及体系运行所涉及的有关活动。3、职责与权限3.1管理者代表领导内部审核工作，其在内审中的主要职责包括：3.1.1批准公司整合管理体系年度内部审核方案、年度内部审核报告。3.1.2指定审核组组长。3.1.3组织协调内审活动的开展。3.1.4就整合管理体系运行情况与内审组进行沟通。3.1.5负责向最高管理者报告内审结果。3.1.6负责指定相关人员对内审组长、内审员进行能力评价。3.2 副管理者代表负责协助管理者代表领导内部审核工作。3.3 质管部是内审及质量监督检查的归口管理部门，主要职责包括：3.3.1负责编制、发放整合管理体系年度内部审核方案

7、，年度内部审核报告。3.3.2负责对内审员进行统一管理，组织、协调内审组成员。3.3.3负责提供内审所需的文件以及保存内审记录。3.3.4负责内审的日常管理工作。统计、汇兑、分析内审不符合情况，并根据分析结果采取措施，实现体系的持续改进。3.3.5协助管理者代表与各部门、施工单位/项目部就整合管理体系运行中有关事宜进行沟通。3.4 审核组长具体实施内审工作，其在内审中的主要职责包括：3.3.1负责编制内部审核实施计划，组织内审的实施。3.3.2组织编制内部审核报告。3.3.3负责跟踪验证不符合项的落实情况。3.5 内审员协助内审组长按计划实施内审，编写检查表。3.6 整合管理体系所覆盖的部门、

8、施工单位/项目部配合内审工作，包括：3.6.1受审核方负责人及相关人员配合、接受内部审核。3.6.2向审核组提供查看现场、文件、记录和进行访谈、调查等工作的便利条件。3.6.3对审核发现的不符合项及时制定并实施纠正措施，整改闭环。3.6.4对内审组成员的工作能力及行为表现进行评价。4、工作内容4.1 对各部门质量管理活动的监督检查与评价4.1.1质管部主要通过内部审核对各部门的质量管理活动进行监督检查，按内部审核的安排对每个部门每年至少进行一次。4.1.2对各部门质量管理活动监督的内容包括：a.法律、法规和标准规范的执行情况；b.质量管理制度及其支持性文件的实施；c.各部门岗位职责的落实和部门

9、目标的实现情况；d.对发现问题的整改措施的落实等。4.1.3对检查中发现的问题由质管部提出书面整改要求，监督各部门实施，并对实施效果进行验证。4.2对各项目部质量管理活动的监督检查4.2.1质管部通过内部审核、各项目部的质量报表、质量三检及创优、流动红旗评比等方式对各项目部的质量管理活动进行监督检查，每个项目部在建期间至少进行一次内部审核，各项目部每月报质量报表。4.2.2各部门根据各自的职责通过日常工作的的往来、会议、各项目部的报表、公司工作例会获取信息，对各项目部的质量管理活动进行监督检查。4.2.3安全监察部、保卫部、工程部、工会等在每季度的安全大检查对各项目部相关的质量管理活动进行监督

10、检查。4.2.4对各项目部监督检查的的内容包括：a.该项目质量管理策划结果的实施情况；b.各管理部门、建设单位或监理单位提出和意见和整改要求的落实情况；c.各类合同的履行情况；d.该项目质量目标的实现情况。4.2.5对检查中发现的问题以通报的形式提出整改要求，并由相应的部门对监督实施情况，并对实施效果进行验证。4.3质量管理体系、环境管理体系及职业健康安全管理体系的审核及评价4.3.1年度内部审核方案的确定质管部通过与计划部沟通，了解有关在建工程项目及进度安排，并结合以往内审的结果等，制定年度内部审核方案，确定审核目的、依据、范围、频次、受审核方的预定时间安排、资源配置、内审方案监视和评审等内

11、容，报管理者代表批准后实施。4.3.2 内审的时间间隔a、 公司采取集中或滚动方式进行内审，每年至少对公司整合管理体系所覆盖的部门、施工单位/项目部及体系运行所涉及的有关活动进行一次内审。b、 审核频次需考虑质量、职业健康安全、环境影响及上次审核结果、管理评审的输出。当整合管理体系组织机构发生重大变化或出现重大质量、安全事故等情况时，要增加审核频次。4.3.3 批准的年度内部审核方案要及时发放到所有受审核方。根据实际情况允许对年度内部审核方案进行调整，但要再次审批。4.3.4 审核计划的制定及审核人员的确定a、编制审核实施计划 根据年度内部审核方案中拟定的审核组及审核组长，由审核组长负责编制审

12、核实施计划，报质管部负责人审批后实施。审核实施计划要规定审核工作的日程安排等情况。一般包括：审核目的、范围、准则、日期、受审核区域、活动/过程或部门及审核要点、现场审核的日程安排、审核组成员等内容。b、 组成审核组根据批准的审核实施计划的安排，组成审核组。4.3.5审核实施计划的发放及调整审核实施计划应在审核开始前一周通知受审核方，并得到受审核方确认。审核实施计划根据实际情况允许必要的更改，更改信息应及时沟通并得到双方确认。4.3.6审核前文件的准备审核员根据在审核组承担的职责准备必要的文件，包括：检查表。内部审核首/末次会议记录、首/末次会议签到表、内部审核不合格报告、受审核部门/单位反馈表

13、等表格。内部审核报告。审核所依据的文件，包括：管理体系标准、管理手册、程序文件、法律法规、规程规范及有关制度等。4.3.7实施内审a、首次会议首次会议由审核组长主持，审核组成员和受审核方负责人及相关人员参加。首次会议主要涉及以下内容： 双方人员介绍（必要时）。 对审核目的和范围进行现场确认。就审核的时间安排与受审核方达成一致意见，包括：审核沟通、末次会议的时间，以及任何可能的变更。 对审核方法和程序的简要说明。说明审核结论的报告方式。确认审核组所需的办公设施和资源等。b、现场审核审核员依据检查表所列内容，通过交谈、查阅记录、现场观察以及向顾客、监理工程师或其代表调查了解等方式收集客观证据，同时

14、客观、详实地记录审核发现。c、审核沟通审核组长应及时向受审核方通报审核的进展情况。d、确定不符合项对照审核依据，当发现不符合项时，由审核员填写内部审核不合格报告，判定不合格类型（即：严重不合格、次要不合格两类），限定纠正措施完成期限，同时取得受审核部门的负责人签字确认。e、末次会议内部审核结束前，由审核组长主持召开末次会议。审核组成员和受审核方负责人及相关人员参加。审核组提出审核结论和不符合项，以及纠正措施要求。内审组还可以针对受审核方存在的问题提出纠正或预防措施和改进建议。f、对内审员、审核组长能力的评价为了确保内审工作更加有效地进行，内部审核结束后，受审核方需对内审组的每一位成员的工作能力

15、及行为表现给予客观的评价，填写受审核部门/单位反馈信息表。管理者代表每年指定相关人员对内审组长、内审员进行能力评价。g、内部审核报告的编制现场内审结束，内审组编写书面内部审核报告，经质管部负责人批准。审核组长对报告的编制及其准确性和完整性负责。报告应明确以下结论： 管理体系在审核范围内是否符合审核准则。管理体系在审核范围内是否得到了有效实施。报告一般应包括以下内容：审核目的和范围，审核依据，审核组成员，审核实施日期和地点，审核过程综述，审核结论，审核后续活动计划，受审核部门/单位的工作亮点、存在的问题以及改进的建议等。h、 对内审不符合项采取纠正措施针对不符合项，受审核方负责人应尽快组织进行原

16、因分析，并提出纠正措施计划，经审核员确认，审核组长审批后实施。内审组对每一个不符合项按“纠正措施计划”进行跟踪检查，验证其有效性，并将检查结果记入“纠正措施验证”栏。4.3.8 质量管理体系及内审情况的评价a.当完成年度所有的内审工作后，质管部应编制年度内部审核报告，对体系运行情况及纠正措施实施效果进行总结，作为体系运行有效性评价的依据之一输入管理评审。b.质管部公司每年管理评审前应汇总各部门质量管理活动监督检查的情况，对公司质量管理活动进行全面评价，其评价内容包括：质量管理制度与工程建设施工企业质量管理规范GB/T50430-2007标准的符合性；各项质量活动与质量管理制度的符合性；各项质量

17、管理活动对实现质量方针和质量目标的有效性。4.3.9质量管理的改进质管部根据对质量管理体系及内审情况的评价结果，对质量管理体系的改进提出建议，做为管理评审的输入。4.4.对质量管理工作需要进行奖励或处罚时执行山西省送变电工程公司质量工作考核及奖惩办法。4.5 记录控制质量管理活动的监督检查记录及整改验证记录由相关的部门进行保管，质管部根据需要收集整理。每次审核结束后，内审组应将内审记录（包括：内部审核首/末次会议记录、首末次会议签到表、检查表、内部审核不合格报告、纠正措施实施单等）进行整理后，交回质管部，由质管部负责保存并归档。5、相关文件5.1 纠正措施和预防措施控制程序5.2 山西省送变电

18、工程公司质量工作考核及奖惩办法6、记录6.1 年度内部审核方案6.2 内部审核实施计划6.3 内部审核不合格报告6.4检查表6.5内部审核报告6.6内部审核首次会议记录6.7内部审核末次会议记录6.8受审核部门/单位反馈信息表6.9内审员/审核组长能力要求、评价准则及评价方法表6.10首/末次会议签到表6.11年度内部审核报告 6.12纠正措施实施单文件编号SBD/GC-19版 次C 顾客满意控制程序批 准： 胡延军审 核： 朱凤一 刘宜德 张瑞华编 制： 程素梅序号修改次修改条款生效日期批准人审核人主改人说明 1、目的以顾客为关注焦点，获取顾客对工程、质量、安全、环境等方面的满意信息，努力满

19、足顾客要求并测量其满意程度，确保整合管理体系的持续改进。 2、适用范围本程序适用于送变电施工及全过程，交付后保质期内的送变电工程的顾客满意度测量。3、职责与权限3.1最高管理者领导公司的顾客满意工作。3.2工程部归口管理,负责制定工程质量的回访计划，负责施工过程中技术方面顾客满意信息收集及反馈、处理,负责组织相关单位进行工程保质期内的质量回访及顾客满意调查，负责完成公司年度顾客满意度分析报告。3.3质管部负责制定公司顾客满意的监测目标。并负责施工过程中质量方面的顾客满意信息收集及反馈、处理。3.4安监部负责施工过程中安全及文明施工等方面的顾客满意信息收集及反馈、处理。3.5分公司/项目处/项目

20、部负责施工全过程中的顾客满意信息收集及反馈、处理。4、工作程序4.1顾客满意信息的控制、测量过程流程图 4.2制订目标及计划4.2.1质管部通过每年的顾客满意情况和管理评审情况，制定公司顾客满意的监测目标。4.2.2工程部根据工程竣工、保修期、工程项目等情况制定下一年的工程质量回访计划。4.3顾客信息的收集4.3.1施工准备阶段相关方满意程度信息的收集：项目部主要通过监理方对上报资料的反馈意见及日常交往收集监理方、建设方对施工准备阶段满意程度的信息；4.3.2施工过程中相关方满意程度信息的收集：a.质管部在每次三检中走访监理方收集其对工程质量及管理方面满意的信息；b.项目部通过现场协调会、顾客

21、现场代表、监理方等的书面、口头和电话通知及各种检查、评比及会议文件等收集建设单位、上级单位及其它相关方对工程质量及管理方面满意的信息；c.各相关人员通过参加各种会议或与建设单位、监理单位的交往收集其对工程质量及管理方面满意的信息，并报相关部门4.3.3竣工阶段相关方满意程度信息的收集项目部负责收集工程竣工验收阶段相关方满意程度的信息，并将相关情况列入工程总结，质管部年底对本年度所完工程竣工验收阶段相关方满意程度的信息汇总作为管理评审的输入。4.3.4交付后包括保修阶段满意程度信息的收集在工程交付保修期内，工程部组织项目部对交付投产运行满半年或一年的工程进行顾客满意调查，收集使用单位在使用过程中

22、发现的工程质量问题、用户对工程质量、保修服务质量的满意程度，填写送变电工程用户满意调查表或工程质量回访卡。4.4顾客满意信息的分析、测量、处理 4.4.1项目经理，在工程施工过程和竣工验收过程中对顾客提出的要求信息，根据现场情况，进行分析写出处置意见。现场条件能充分满足顾客要求的，现场及时给予解决，现场条件不能满足顾客要求的，应对顾客要求进行解答并提出解决问题的方案，制定相应措施，报请公司相关部门审核后，报公司领导批准后交由项目部执行。4.4.2工程部对工程交付后顾客满意调查中发现的问题进行分析后制定相应的措施进行处理。4.5顾客满意测量4.5.1测量内容a、工程施工过程、竣工移交过程各环节中

23、顾客意见、评价、要求和报怨等。b、投产保修期内，工程的质量回访及顾客满意调查情况 4.5.2工程部每年在管理评审前，依据各项目部和各部门反馈到本部门的本年度的全部顾客满意信息、送变电工程用户满意调查或工程质量回访情况进行统计、分析、测量顾客满意程度，编写顾客满意分析报告作为管理评审的输入。4.5.3顾客满意度计算100%顾客满意度= 分子为满足顾客要求程度得分总和；分母为应得满分总和。5、改进 5.1质管部根据（顾客满意）评审资料，对公司的整体顾客满意改进方向做出计划安排，组织相关部门、施工单位/项目部采取纠正或纠正措施的实施。保证体系的有效运行，提高公司业绩。5.2在纠正或纠正措施按计划完成

24、后，工程部组织对实施效果进行验证。5.3 涉及文件更改的纠正措施，质管部及时组织更改文件，纳入规范化管理。5.4工程部负责保存顾客满意信息记录、顾客满意调查表、质量回访卡、顾客满意分析报告。各部门、施工单位/项目部负责保存日常的顾客满意往来信息。保存实施改进活动的全部记录。6、相关文件6.1管理评审控制程序6.2纠正措施和预防措施控制程序6.3内外部沟通控制程序6.4不合格品控制程序7、记录7.1工程质量回访卡7.2送变电工程用户满意调查表7.3不合格品记录文件编号SBD/GC-25版 次C 数据分析程序批 准： 胡延军审 核： 张瑞华 朱凤一 刘宜德行凌娟 任子健 苏生强任 毅 王星轶 王录

25、有编 制： 程素梅序号修改次修改条款生效日期批准人审核人主改人说明1、目的通过确定、收集和分析与质量、职业健康安全、环境管理体系有关的数据，证实整合管理体系的适宜性、有效性，并为持续改进体系的有效性提供依据。2、适用范围适用于整合管理体系运行全过程。3、职责与权限3.1 质管部归口管理。3.2 各部门、施工单位/项目部负责各自范围内的数据收集与分析。4、工作程序4.1质量及其它信息的收集：4.1.1收集的信息包括：a.与工程建设相关法律、法规、标准规范和规章制度等；b.工程项目各相关方对工程质量和质量管理水平的评价，包括：外部审核、质检站的检查，网、省公司组织的检查；流动红旗的检查，创优的检查

26、，监理的意见建议；c.工程质量管理监督检查结果及工程质量检查结果及其他，包括：内审结果；公司组织的各项评比检查，一、二、三检结果，建筑材料、构筑物和设备的检验试验结果及工程的验收试验结果；目标、指标（含管理方案）的完成情况，事故、事件、不符合数据，安全/环境绩效监测数据，员工职业健康信息，员工能力识别及培训有效性数据，管理评审信息，机械设备统计数据等。d.其他同类企业的经验教训；e.工程的其他信息，包括：建筑材料、构筑物和设备的供方的信息；劳务供方的信息及市场需求的信息等；4.2质量信息及有关数据的收集、分析4.2.1各部门根据各自的职责通过报刊、上级文件、会议及网络等多种形式收集相关的法律、

27、法规标准规范和规章制度，并进行识别后将结果报经理工作部；4.2.2质管部负责收集外部审核、质检站的检查，国网省公司组织的检查；流动红旗的检查，创优的检查，监理的意见建议，并对其进行分析，通过下发质量问题整改通知单，识别改进的机会，提出改进目标，并通过纠正和预防措施的实施改进质量、环境及职业健康管理。 4.2.3质管部负责收集内审结果；公司组织的各项评比检查结果，一、二、三检结果、工程的验收试验结果；工程质量月/季报；工程的目标及指标完成情况，并对其进行分析，做为质量改进的依据。4.2.4工程部负责收集和分析顾客满意的信息、机械设备统计数据（如机械设备完好率、利用率等）、部门目标及指标（含管理方

28、案）完成情况、工程信息(如工程进度、存在问题等)、最终检验/试验数据（工程验收评定等级）、环境监测信息(如机械噪声数据等)，并对其进行分析，寻找质量改进的机会。4.2.5物供分公司负责收集建筑材料、构筑物和设备的检验试验结果及各建筑材料、构筑物和设备供方的合同履约情况，并对其进行分析，作为改进采购质量依据。4.2.6安监部负责收集事故、事件、不符合数据，职业健康安全信息，安全工器具供方信息，劳务供方在工程中的业绩，公司年度目标、指标完成情况，本部门的目标及指标（含管理方案）完成情况等信息并对其进行分析，寻找改进机会。4.2.7人资部负责收集和分析员工职业健康信息，员工能力识别，职业防护用品的供

29、方信息，本部门目标、指标完成情况等信息。4.2.8保卫部负责收集和分析交通安全、消防产品采购/维修及使用情况、民爆用品采购及使用情况的有关信息，统计交通事故、火灾发生情况、本部门的目标、指标（含管理方案）完成情况等信息。4.2.9经理部负责收集和分析办公场所环境目标、指标（含管理方案）完成情况；本部门目标、指标的完成情况等信息。4.2.10市场部负责收集、汇总各工程项目合同的执行情况；本部门的目标、指标完成情况等信息。4.2.11教培中心负责收集和分析员工培训有效性的的数据；本部门目标、指标完成情况等信息。4.2.12职工医院负责收集和分析员工的身体健康检查信息；本部门目标、指标完成情况等信息。4.2.13机械管理处负责收集和分析分管机具的统计数据（如机械设备完好率、利用率等）；本单位的目标、指标完成情况等信息。4.2.14各部门、单位/项目部负责各自职责范围内相关信息的收集、分析及本部门、单位/项目部目标、指标的完成情况。4.3质量信息及数据分析需采用的统计技术及及方法：4.3.1排列图用