财务工作作业指导书.docx

1、财务工作作业指导书财务工作作业指导书1、 出纳管理1.1 报销单签字流程1.2 单据填写规范1.3 员工借款1.4 日记账编制1.5 资金盘点2、 账务处理2.1 科目设置2.2 凭证编制2.2.1 凭证编制规范2.2.2 凭证保管2.3 报表编制2.4 税务申报2.4.1 发票管理2.4.1.1 进项发票认证2.4.1.2 销售开票2.4.1.3 电子申报2.4.2 报关资料收集2.4.2.1 报关资料交接2.4.2.2 免抵退系统申报2.4.3 外汇核销单的处理2.4.4 单证备案3、 往来对账3.1 采购对账3.2 销售对账3.3 外发对账4、 成本控制4.1 成本控制的要素4.2 物料

2、控制标准4.3 需求计划4.4 采购报价管理4.5 仓库管理4.5.1 入库管理4.5.2 出库管理4.5.3 库存控制4.5.4 盘点作业1.1 报销单签字流程1、由申请人申请 -部门负责人确认 -财务复核（成本会计） 财务经理审批 -执行总裁审批 -出纳通知领款；2、单据由申请人及部门负责人签字后，交给财务成本会计 后统一传递给财务经理 -执行总裁审批 -最后集中交给出纳；3、必须严格按照 签字流程 进行签核， 不得越级和漏签， 批复同意后由出纳通知报销领款。4、报销支付后，必须要收款人签字（单位报销的必须出具 单位收款委托书） ，并加盖“银行支付或现金支付”字样章；5、出纳必须次日将前一

3、天的日记账及报销单按顺序整理好 交给财务经理（或公司指定人员）进行核对帐单相符，并在日 记账签名后交给财务会计做账；6、具体日记账编制要求请参考出纳日记账编制规范；1.2 单据填写规范1、报销人填写费用报销单，并对应贴好原始凭证，填写清 楚摘要内容，再要内容不能过于简单，必须按照如下原则编写 摘要“日期 +当事人 +出差目的 +费用项目”，费用项目涉及到类 似采购等事项的，必须有“数量 * 单价”的内容（有对账单附件 的除外）；2、原则上必须有正规发票报销， 对确实没有正规发票时必 须区分合法发票和收据分开报销原则， 比如同一次业务当中报销 的费用有部分是有发票， 有部分只有收据的， 就分两张

4、报销单填写；3、报销填写内容尽量详细，比如一张报销单上有车费、餐 费、以及其他的费用，可以填写在一张报销单上，但需分行填写 清楚；4、原则上全部的报销必须有对应业务的真实发票，但对于 确实无法取得对应发票的用其他发票代替（指有固定标准的费 用，如误餐补贴、电话补贴等） ，其他无标准的费用和原材料采 购不可用其他发票代替，防止滥报；5、所有报销必须是原件报销，不可用复印件代替；6、报销单据不得涂改，大小写必须一致，不符合的原始单 据必须重新填写。1.3 员工借款1、内部员工借款管理，公司指定人员可以在定额的范围内借 款，对于其他员工因特殊情况需要公司借款的， 必须通过人事经 理确定风险担保范围内

5、的情况下方可借款；2、借款人到财务领取公司规定的借款单格式申请， 财务审批， 总经理审批，最后出纳付款；3、财务审批时必须注意审核借款人借款额度是否在规定的借 款额度内，借款额度原则上规定不超过该借款人的一个月工资；4、借款必须及时归还或者报销冲账，对于跨月度还不能归还 的，在次月发放工资的时候出纳必须在其工资内扣除；5、出纳必须单独登记借款、还款台账，对于当月处理完毕的 借款账目出纳可以凭借条抵现金盘点， 跨月度时， 必须交与会计 入账处理；6、月底出纳公布借款人员名单，并及时清理账目；7、辞职的员工必须到财务复核是否清理借款。1.4 日记账编制规范1、出纳在发生业务后必须及时登记日记账，收

6、、付款后出纳 需对单据统一进行编号，并按编号登记日记帐，做到帐单相符、 帐帐相符；2、为杜绝重复报销，制定编号规则如下： A、B、 C, （每字母代表现金及对应的银行账号 ）+月份 +流水号，编号不得涂改，对 于涉及账号间转账的业务时，以付款账号编码编在两个日记账 上，如现金以A表示，农行以B表示，从农行取现金时，就在 现金和农行日记账上编 B* ；3、摘要编制按费用报销单的相同要求填写；4、 出纳编制完日记账后按编号整理对应的原始单据一并及时 交给财务经理和公司指定的专人复核， 并在原始单据和日记账上 签名；5、 复核内容：A检查原始单据完整和真实性 B检查日记账 的期初余额和发生额的准确性

7、；6、 复核人员将签名后的日记账复印留底；7、 复核后交还出纳，出纳及时交给会计清点原始单据，会计 在日记账上签名，并复印给出纳留底表示交接完毕。1.5 资金盘点1、月末出纳清点现金和打印银行对账回单，准备资金盘点工作；2、盘点人员由出纳、 会计、财务经理和公司指定的专人组成；3、清点完毕后发现有差异的，及时查找原因并处理，落实到 责任人；4、财务经理出具盘点报告，报告必须盘点人员全部签字。2.1 科目设置1、每一个会计科目都应有特定的核算内容，要有明确的涵义 和界限，各个会计科目之间既要有一定的联系，又要各自独立， 不能交叉重叠，不能含糊不清；2、会计科目设置应简单明了、通俗易懂，要突出重点

8、，对不 重要的信息要合并或删减， 要尽量使报表阅读者一目了然， 易于 理解；3、连贯性、可比性，便于在不同时期、不同行业间的会计核 算指标的分析和比较， 提高会计信息的有效性， 会计科目的设置 应在一定时期内保持稳定，不宜经常变更。2.2.1 凭证编制规范1、总体上必须按照原始凭证编号进项记账，这样编制的凭证 便于会计与出纳的对账，也便于凭证的检查；2、凭证编制再要必须严格按照费用单摘要编写要求填写“日期 +当事人 +出差目的 +费用项目”，费用项目涉及到类似采 购等事项的，必须有“数量 * 单价”的内容（有对账单附件的除 外）这样编制出来的凭证方便将来资料查询，以免不必要的翻 阅原始资料的麻

9、烦；3、凭证编制的内容必须具体，不能简单的将不同费用类型的 内容合并，按照科目设置要求做到内容清晰，科目不混用，避免 划分不清晰的情况；4、凭证编制好后必须经过账务主管人员的审核。2.2.2 凭证保管1、记账凭证的保管，按照凭证发生顺序整理，一般以 2 厘米的厚度装订成一本；2、装订好的凭证必须设置凭证封面， 并填写封面的必要内容， 包括日期范围，凭证号范围，为防止任意拆装，应在装订处贴上 封签，并加盖印章。3、非记账凭证（如合同、往来对账资料）必须按类别，按编 号进项集中管理保管。2.3 报表编制1、按照财务制度标准编制常用的财务报表（资产负债表、利 润表、现金流量表）和管理需要的其他报表（

10、资金计划表、财务 分析表、成本分析表等） ；2、根据管理当局的需要， 在编制的报表中列明重点项目内容， 和项目对应的明细；3、编制的明细内容必须简单、易懂，在报表内容中以收入、 支出、增加、减少等字样代替借贷字样，以免管理者看不懂；4、对于特殊的项目和内容需要编制报表说明，说明要具体， 易懂，尽量少用到财务专用术语。2.4.1.1 进项发票认证1、需要发票认证的范围主要包括曾值税专用发票、海关增值 税完税凭证、陆运运输发票、其他特殊的发票，包括购买设备的 发票也允许抵扣；2、发票认证期限为 180 天；3、原则必须保持发票认证与会计作账同步，并保持账目上的 进项税金与电子申报系统一致；4、对于

11、接收的发票不符合规范的必须退回给供应商重开；5、建立进项发票交接登记本，进项发票一般由供应商提供， 由往来对账会计负责核查采购发票取得情况， 对于收到的进项发 票由对账会计负责保管，并将抵扣联交与税务会计进项认证抵 扣，交接过程必须登记台账，以免发票丢失，责任不明确；6、抵扣发票必须每月按认证报表装订成册，编制封面保管。2.4.1.2 销售开票1、当发生销售行为后，由往来会计对账确认及业务人员确认 后提请销售开票申请， 开票人员必须与往来会计每月进项发票筹 划，保持税务缴纳平衡；2、开票前必须和客人协商开票内容后方可开票，对于开具发 票后产生错误和退货的必须及作废或者开红字发票处理， 以免让

12、公司蒙受税金损失；3、发票开具后及时交给客户，并督促客户回签凭条，以免发4、开票员必须妥善保管好发票 IC 卡和空白发票；5、对于开出的发票必须及时进项发票核销和清卡；6、对于需要开具普通发票的必须注意发票的有效期限， 到期前要及时核销。2.4.1.3 电子申报1、尽量控制在每月 10 日前完成上月的增值税电子报税申报 工作；2、导入开票数据，导入完后检查开票系统的发票数量、金额 明细和电子申报系统导入数据是否一致；3、导入认证发票数据，在月底前必须上传网上认证进项发票 （原则上必须在月底前 2 天处理完），并下载认证结果文件，导 入电子申报系统，导入完毕后逐步检查导入的增值税专用发票、 海关

13、完税凭证、 运输发票、 其他可以抵扣的发票的金额是否与认 证的结果一致；4、如果存在未开票处理的，必须保持与账面其他业务收入一 致作到电子申报系统的未开票收入进行纳税申报；5、对于有进项税额转出的必须按照规定进行转出；6、检查生成的电子申报主表后检查以下项目： A第1栏销售 额必须与开票系统保持一致 B第7栏、15栏、附表2的18栏 必须保持与免抵退系统对应的数据一致。2.5.2.1 报关资料交接1、 报关部每周交纳本周产生的相关的报关资料， 并在每月 10 日前必须将上月全部进口、 出口报关单、 手册（登记、 核销）、 黄单、核销单等资料交给财务部，并办理单据交接登记，如 有漏单或超期上报，

14、所产生的税务处罚将视为报关部责任；2、 黄单必须及时收齐（ 90 天内），否则超期产生税务处罚将 视为报关部负全部责任；3、 报关核销员必须及时跟踪外汇核销信息（ 210 天内），否则 超期产生税务处罚将视为报关部负全部责任，如因财务收款 不及时的必须提前 1 5个工作日提请财务收汇，如是财务原因 无法按时收汇的必须向外汇局作出延期核销申请，对于延期 还无法及时收回货款的责任，必须跟财务签定责任确认书；4、 税务会计每月资料整理完毕后检查申报的结果与对账会计 或业务月报表进项核对，并做到报表数据与申报系统数据一 致，不漏报的情况。2.5.2.2 免抵退系统申报1、税务会计必须根据收齐原始单据，

15、分别在免抵退系统 作相关的申报。1）进口报关单输入进口明细录入2）出口报关单输入出口明细录入3）手册输入手册明细（登记、核销）4）黄单输入单证收齐“ B”5）核销单输入单证收齐“ H”6）汇率用税务网站提供的做参考（按报关单申报所 属期对应）7）及时发现无法对碰海关和外汇数据，有错误的及 时做虚拟单据处理。2、输入全部的业务后做预审申报，并将税局反馈的预审 反馈读入系统，继续做正审汇总处理，处理完毕后必须按 照电子申报系统检查要求检查两个系统相对应的数据是 否一致；3、于每月的 15 日前完成上月的免抵退申报正审和纳税申 报工作，以免影响企业退税。4、税务会计必须及时检查单据的有效期限，发现有

16、接近 逾期单据（如黄单、核销单、手册）必须及时提醒报关人 员去办理，如出现税务处罚必须承担连带责任。2.3.3 外汇核销单的处理1、领核销单 （1）先在电子口岸申领核销单，具体步骤 为：进入电子口岸 -出口收汇 -核销单申请。 （2）再带着 相关资料包括电子口岸卡，领 单证 明，单位证明几份金 额较大的合同和身份证复印件 (全部盖公章， 并在第一页上 标注组织机构代码 XXXXXXXXX)。到外管局领取核销单。具 体步骤：将领单资料交给外管局，除电子口岸卡以外，其 他的资料留下，在打出的领单明细上签字，并登记申领的 单位和申领的份数和时间等信息。2、核销单备案 (1)领回来的空白核销单要先在电

17、子口 岸备案，我们多在 XX 港备案，如个别单子需从别的 港口 出，先撤销备案，再备案到其他的 港口 。 (2)具体如下 :进入电子口岸批量备案 -输入核销单号 -口岸 (XX00)- 设置口岸。备案完成后，先在空白的核销单上盖上单位公 章(骑缝章 )和条形码章。并在核销单申领表上 (自制 )登记。 (3)应注意的是因为报关错误而废掉的核销单， 要拿着废的 核销单，到外管局注销，注销后把废的留在外管局。3、网上交单 (1)核销单交单是将 报关单 的信息通过电子 口岸，上传到外管局， 银行和税务局。 (2)核对 报关单 信 息报完关，要求货代回传 报关单 ，如传真件不清楚，可 进入通商汇输入报关

18、单号， (条形码号码 )，查询核对报关 信息是否正确，如有不符，相差很多时或货代报错时，要 求货代改报关单。务必要做到单单一致 (3)货物出口以后指提单出口日期 (一般 海运 在两周左右， 空运一个月左右 会有报关信息。 有时报关行不一样， 信息的快慢也不一样 )， 要及时上电子口岸察看是否有报关单的信息， 有了报关单信息就可以网上交单， （也可在货代退回核销单后交 单 ）。 （3）具体如下：插入电子口岸卡，进入电子口岸主页 点击登陆-输入密码一确认。核销交单：出口收汇 -企业交单 -输入核销单号 -点击-交单交单后要及时在 核销系统中察看是否有核销单的信息。 如果没有从数据交 换中选择单比数

19、据更新， 重新输入核销单号进行更新。 （4） 交单后要在核销单申领表上 （自制 ）找出相对应的核销单号，并注明核销单退回时间和网上交单时间；4、银行核销 （1）核销分为逐笔核销 （一次只能核一笔 ） 和批次核销。不收汇的，只能逐笔核销。批次核销的贸易 方式为一般贸易，逐笔核销的贸易方式为货样广告品等。 （2）一般海运的货物三周以内货代就会将核销单和报关单 的核销联和 出口退税 联退回，在核销系统中找到相对应 的水单信息后， 带上核销单和报关单的核销联到中国银行 找取相对应的水单的核销联。盖章，在核销单和报关单的 核销联上盖收汇结汇专用章， 在水单上盖五个章 （收汇结汇 专用章，已核对章，外管局

20、收汇核销联章和核销员 （XX）和复审员（xx）的姓名章。）（3）境内收汇还要去外管局盖出口收 汇已核销章，日期章和核销员姓名章 （李锦，或黄亚玲 ）。 （4）回来后要在核销单申领表上 （自制 ）找出相对应的核销单 号并注明核销时间；5、网上报审 （1）网上报审主要是将核销信息通过核销系统上报到外管局。一般贸易从银行核销完以后，要进行 网上报审。（2）具体操作如下；进入出口收汇核销网上报 审系统选择正处理业务中的批次报审 点击新建， 贸 易方式选择一般贸易从核销单信息上选择要报审的核 销单号，添加从收汇水单信息中选择相对应的水单号， 添加。注意查看右上方的差额，不可太大。保存放入待 报审箱。选择

21、数据交换菜单 -数据报送-核销数据报送。选择点及左键开始报送。报审成功后会有提示。 （3）境内收汇的网上没有水单的信息，要选择补录入信息申 报，补录入水单信息。具体如下：进入出口收汇核销网上 报审系统补录入信息申报 -境内收汇管理 -新建 -输入 内容 （带星号的必填 ）-保存 （4）报审完要及时查询报审结 果。 （一般第二天就会有消息 ）选择数据交换 -数据提取 - 全部数据提取，点击开始查询，有消息后才可到外管局盖 章核销 （境内收汇 ） （5）注意：要在正常上班时间进行网上报 审。以防信息丢失；6、退税交单，退税交单是将核销单的信息上报到国税 局。我们一般贸易在银行核销完以后进行退税交单

22、。退税 交单：进入电子口岸 - 出口退税 -数据报送 -选择报送 -选择报关单号 （后 9 位） 报送。一页中的要全部选中再报送，如不在一页中，翻看上一页或下一页查找。退税查 询：出口退税 -数据查询 -状态查询 -输入报关单号。 有消息财务才可去办理退税7、到外管局核销 （1）境内收汇的要携带下列资料到外管局核销。 打印出报送后的批次核销信息登记表一式两份 （盖公章，签名 ），出口发票 （形式发票和出口专用发票均可， 盖公章 ），核销单 （填写完整 ），水单和报关单退税联 （银行盖 章）（2）具体步骤如下：将核销资料给外管局 -外管局在核销系统中审核 -审核通过盖章 （每一张都盖出口收汇 已

23、核销章，核销单和登记表还要盖日期章，并在登记表上 盖核销员姓名章 （xx 或 xx）-留一份信息登记表给外管局。 （3）回来后要在核销单申领表上 （自制 ）找出相对应的核销单号并注明核销时间。 （4）核销完以后要在出口核销登记表 中（电子档 ）作记录。2.4.4 单证备案1、 备案期限，应在申报出口货物退（免）税后 15 天 内，将下列出口货物单证在企业财务部门备案，以备税务 机关核查；2、 出口货物退（免）税有关单证备案资料：出口货物 明细单，出口货物装货单，出口货物运输单据（包括：海 运提单、航空运单、铁路运单、货物承运收据、邮政收据 等承运人出具的货物收据） ，出口销售合同，出口货物备

24、案单证目录。3.1 采购对账1、对账会计每天负责将原始单据 （收货单、 入库单、采购单）， 逐一在ERP系统勾兑，检查数量和单价的准确性， 待到月底生成 对账单汇总，同时要求供应商传真对方的对账信息进项核对工 作，将核对无误的对帐信息，并整理对应的原始单据后，打印三 联复写对帐单，对账会计签字确认，并交与成本会计在ERP系统 核对-采购经理 -财务经理 -总经理签字审核；2、 将确认后的第一联抽出单独保管，留作将来付款依据；3、 月底汇总全部往来单位应付汇总表， 并将该汇总表作为月 结应付款资金安排参考；4、 将对帐单第二联及税务发票作为编制原始应付款凭证， 交 给总帐会计记帐；5、 将第三联

25、和对帐单、入库单等原始单据单独存放，作为原 始备查依据，目的是为了减少记帐凭证资料，方便整理资料；6、 待付款安排时将找出对应的第一联，并填写支付凭证，给 资金财务经理 -总经理签字后交与出纳支付货款，对于大金额无 法一次支付的单据， 由财务经理在对账单标注本次付款金额， 并 复印该对账单给财务经理签名改写地方方可付款；7、 为防止单据丢失， 出纳如收到付款凭证后无法按照计划安 排货款的， 必须将该付款凭证退还给对帐会计， 待下次安排时重 新传递单据。3.2 销售对账1、对账会计将核对无误的对帐信息， 并整理对应的原始单据 后，打印三联复写对帐单，对账会计签字确认，并交与成本会计 在ERP系统

26、核对-销售经理-财务经理-总经理签字审核；2、将确认后的第一联抽出单独保管，留作将来收款依据；3、 月底汇总全部往来单位应收汇总表， 并将该汇总表作为月 结应收款安排参考；4、 将对帐单第二联及税务发票作为编制原始应收凭证， 交给 总帐会计记帐；5、 将第三联和对帐单、销售单等原始单据单独存放，作为原 始备查依据，目的是为了减少记帐凭证资料，方便整理资料；6、 待收到款时将找出对应的第一联，并填写收款凭证，给财 务经理 -总经理签字后交与出纳入账处理，对于大金额无法一次 收款的单据， 由财务经理在对账单标注本次付款金额， 并复印该 对账单给财务经理签名改写地方方可入账；3.3 外发对账1、外发

27、即是公司发出材料的同时和半成品收回的过程；2、 外发对账参考采购入库对账过程，根据送货单等原始资料 逐一在ERP系统中勾兑；3、 因外发考虑到发出材料是否全部收回的因素，因此外发还 有个外发结单的过程（按外发协议的规定是否有完结） ，如订单 只完成一部分， 则存在外发材料丢失的风险， 因此财务付款必须 考虑按完工订单结算， 未完工的订单不予结算， 如果订单量大过 且跨期长的情况可以考虑未完工订单支付部分加工费。4.1 成本控制的要素1、成本标准，包括材料使用标准和人工标准，要控制成本就 是先要建立控制的参考依据，否则没有坐标，就没有目的；2、品质，品质是成本控制的重要环节，也是生产的生命线，

28、没有一个良好的品质，必然导致成本增加；3、价格，价格是影响成本的直接因素，因此控制采购价格是 每个公司最敏感的环节；4、费用控制，生产的制造费用，如水电，易耗品的控制；5、稽核，有了以上的这些要素，就必然要建立目标控制的机 制，稽核是成本控制的中心环节，有了稽核才能有奖罚，才能真 正意义上的实现成本的控制。4.2 物料控制标准1、工程部负责产品 BOM 的制定， 指生产某种最终物品或产品所需的物料、辅助材料、零料标准的目录清单；2 、负责物料各项技术标准的制定 ;3、物控人员根据订单的组合和边角料的合理利用， 结合 BOM 标准，制定生产的实际物料需求。4.3 需求计划1订单物料的需求计划，物

29、控人员结合 ERP系统，根据工程BOM 标准、订单的组合和边角料的合理利用，计算出物料制令 单，产生订单的实际物料需求数，即需求标准；2、以需求标准作为采购量的参考， 物控人员根据产前会议 （生 产计划） 确定当前订单所需的全部物料， 扣除当前库存的情况确 定当前需要的料件计划，下达物料申请单给采购进行采购；3、以需求标准作为生产领料的依据，生产部物料管理员根据 生产的需要， 在需求标准用料的控制范围内进行领料， 对于需求 外的用料必须严格按照异常审批程序执行。4.4 采购报价管理1、市场分析报价，为了保证采购价格的合理性，需要有多人 多个市场的报价信息来源， 同时需要专业人员对采购商品的成本

30、 分析，以确定合理的采购价格；2、评估价格走势，采购经理必须对采购主要价值的材料价格 进行关注， 并根据市场情况对未来价格的走势， 对于预计价格走 低的材料， 必须尽量控制在保证生产需要的基础上进行采购， 对 于价格走高的材料， 可根据需求、 资金、仓存情况讨论提前备料， 以达到降低采购成本的目的。3、建立供应商等级评估，根据供应商的报价、样品、以及生 产能力情况对供应商进行等级评估。4、采购订单价格跟踪，结合 ERP系统，采购下单时自动选择 等级较高的供应商下单， 并自动跟踪价格的审核与报价单差异情 况。4.5.1 入库管理1、入库流程，供应商送货到仓库，仓管员根据送货单 的物料规格、数量收

31、货，并在送货单上盖以清点章；供应 商拿着仓库盖章的的 送货单到资材人员窗口输入 ERP系统， 对于输入系统信息相符的，打印三联入仓单 ，仓管在入 仓单（白联财务、红联资材人员、黄联仓库）上签字，并第 一时间在ERP系统中审核通过此张入仓单，在每天下班之前， 将当天的送货单 （一联），入仓单交资材人员，资材人 员整理好当天的单据交财务部进行对账；2、入库量的控制，为方便快捷的输入 ERP系统，供应商的 送货单必须注明送货单的订单号，订单对应的物料编码信息， 资材人员根据送货单输入 ERP系统如与系统订单的名称、规格、 数量超过订单总量的立即告知供应商情况，待其整改后输入系 统，对于超过数量的，作为免费备品处理，确实供应商发错数 量的，要求其退货处理；3、如果退仓的物料是退回供应商的， 仓管须到资材人员窗口打印退货单 （白联供应商、红联资材人员、黄联仓库） ， 等待供应商退货，对换回的物料再办理入仓手续，在 ERP系统中审核通过，并于当天下班前将红联财务对账人员。4.5.2 出库管理1、车间领料审批，车间物料管理员在事先根据订单排程， 根据物控下达的物料需求（物料制令单） ，也