中南大学印章管理系统使用说明书.docx

1、中南大学印章管理系统使用说明书中南大学印章管理系统用户操作手册中南大学学校办公室2016年03月05日系统简介中南大学印管理系统是以中南大学印章管理规定文件 “关于印发中南大学印章使用和管理规定的通知（中大办文字【2014】4号）”和“关于印发实施细则的通知（中大办文字【2015】2号）”为标准建设的管理系统。通过中南大学印章管理系统，实现学校印章和合同专用章在网上申请、网上审批，审批通过后，经办人到公章管理部门刷校园卡进行确认和登记，加盖印章，盖章原件拍照并存档，保证盖章文件可查询、可跟踪。 学校印章：包括学校党委印章、学校行政印章、学校钢印、学校党委书记签字章、校长（法定代表人）签字章。

2、合同专用章：包括合同专用章(1)（基建处）、合同专用章(2)（后勤保障部）、合同专用章(3-1,3-2,3-3)（资产与实验室管理处）和合同专用章(4)（科学研究部）。第一章、操作说明1.1、进入系统1. 进入公文协同工作平台（方法1：进入中南大学信息门户，单击“公文协同平台”；方法2：在浏览器中输入2. 先择左侧导航栏中的“业务审批”，具体包括学校印章、合同印章（1）、合同印章（2）、合同印章（3）、合同印章（4）。 2.2、用印申请1. 选择“业务审批-学校印章”，点击“新建”。（以学校印章申请为例）2. 按要求勾选“印章名称”、填写印章数量、项目内容，经办人、联系电话等；单击“正文”可以

3、附具体项目内容，单击“附件”也可以上传具体项目内容。3. 点击“提交”按钮，选择环节名称，选择环节审批用户，单击“确定”。2.3、领导审批1. 领导登录公文协同平台系统后，在“待办事宜”栏目点击需要审核的用印申请项目。2. 点击“正文”、“附件”可以查阅文件内容；单击“处理”弹出处理意见表，填写审批意见，单击“确定”完成审批工作。3. 领导审批完毕后，自动返回起草负责人；起草负责人根据印章审批的申请流程依次送下一审批环节，下个领导进行审批；直到移交职能部门信息员。2.4、提交信息员1. 打开印章申请表，单击“提交”，选择“职能部门信息员”，选择具体信息员，单击“确定”。2. 通过“流程记录”跟

4、踪印章审批进展，审批完毕后直接到印章管理员处盖章。第二章 印章申请流程及审批表2.1、学校印章2.1.1、申请流程学校印章申请流程：具体由各部门项目负责人起草，部门负责人审核，合同需要送法律顾问审核，移交职能部门信息员，由信息员送部门领导审核，相关部门会签，主管校领导审批，根据情况送书记/校长审批，最后送学校办公室公章管理员、盖章、归档。2.1.2、申请表格中南大学学校印章用印审批表印章名称 学校党委印章 学校行政印章 学校钢印 书记签字章 校长签字章项目内容申请单位经 办 人联系电话单位负责人审核意见法律事务室审查意见（仅限合同）职能部门审核意见相关单位会签意见主管校领导审核意见书记/校长审

5、核意见备注信息 2.2、合同专用章（1）2.2.1、申请流程合同专用章（1）申请流程：具体由各部门项目负责人起草，用印单位负责人审核，主管处长审核、相关处领导审核、总工程师审核，移交合同信息员，由合同信息员送基建处负责人审核，相关部门会签、律师审查、主管领导审批，根据合同价款按规定报校长审批，最后移交合同印章管理员盖章、归档。2.2.2、申请表格中南大学合同专用章（1）用印审批表编号： 用印单位： 合同名称合同份数合同价款（单位：元）经费来源拟 件 人联系电话合同类型1.施工单项合同价款在100万人民币以上（含本数）价款在100万人民币以下2.重要设备、材料等货物采购合同单项合同价款在50万人

6、民币以上（含本数）单项合同价款在50万人民币以下3.可行性研究报告的编制、勘察、设计、监理、检测、造价咨询、结算审计等工程类服务采购合同单项合同价款在30万人民币以上（含本数）单项合同价款在30万人民币以下用印单位主要负责人意见法律审查意见基建处分管相关领导及总工意见基建处主要负责人意见相关部门会签意见主管校领导审批意见校长审批意见合同履行情况合同尚未履行完成。 一方已履行完成，验收合格，补签合同。备注信息说明：拟件人所填基本信息须与合同原件一致，并按程序审签2.3、合同专用章（2）2.3.1、申请流程合同专用章（2）申请流程：具体由各部门项目负责人起草，用印单位主要负责人审核，法律事务室审查

7、，移交合同信息员，由合同信息员送后勤保障部审核、相关部门会签、分管/联系校领导审批、主管校领导审批，根据合同价款按规定报校长审批，最后移交合同印章管理员盖章、归档。2.3.2、申请表格中南大学合同专用章（2）用印审批表编号： 用印单位：基本信息 合同事项合同负责人姓名：经办人姓名：联系电话：联系电话：合同价款（单位：元）经费来源用印单位主要负责人意见法律事务室审查意见 职能部门负责人意见 相关职能部门负责人会签意见 分管/联系校领导审核意见主管校领导审核意见法定代表人（校长）审核意见合同履行情况合同尚未履行完成。 一方已履行完成，验收合格，补签合同。备注说明: 1.准备合同资料时，须多准备一份

8、留用印管理部门送校档案馆存档；2.经办人须认真填写基本信息，并按程序审签。本表交由后勤保障部留存。3.用印地点：本部甘棠一楼211（后勤保障部）。2.4、合同专用章（3）2.4.1、申请流程合同专用章（3）申请流程：具体由各部门项目负责人起草，送法律事务室审查、移交合同信息员，由合同信息员送资产处设备购置科审核、分管副处长审核、处长审批、主管校领导审批，根据合同价款按规定报校长审批，最后移交合同印章管理员盖章、归档。2.4.2、申请表格中南大学合同专用章(3)用印审批表申请用印单位： 年 月 日合同名称（内容简介）价格经费来源采购方式招标 网上竞价 非公开招标 自购 供货商进口委托代理商申请用

9、印单位经办人联系电话用印单位主要负责人意见律师意见设备购置科科长审核分管副处长审批意见 处 长审批意见主管副校长审批意见校 长审批意见合同履行情况合同尚未履行完成。 一方已履行完成，验收合格，补签合同。备 注说明：申请用印单位经办人须认真填写审批表并按程序审签，用印之后将审批表交资 产与实验室管理处存档。2.5、合同专用章（4）2.5.1、申请流程合同专用章（4）申请流程：具体由各部门项目负责人起草，单位领导审核、法律事务室审查、相关部门会签，移交合同信息员，由合同信息员送经办人审查，业务科室审核、部门领导审批、主管校领导审批，最后移交合同印章管理员盖章、归档。2.52、申请表格中南大学合同专

10、用章（4）用印审批表经费来源（）校内（）人事处（）本科生院（）研究生院（）其他部门（）校外（ ）纵向 项目（）国家级及国家部委计划（）省部级及地方计划项目（）国自、省自基金项目（）平台项目、2011计划项目（）人才团队项目（）人文社科项目（）其他项目（）横向项目用途（ ）专利或专有技术（非专利技术）转让合同（ ）各类横向合同的签订和结题（ ）除固定资产购买外各类科研活动有关的经费外拨合同（ ）各类科研项目中支出的材料费、测试加工费、出版费等合同（ ）各类科研平台开放运行经费外协合同（ ）各类科研平台基本科研业务费外协合同（ ）各类科研平台开放课题、自主课题经费外协合同合同/协议名称项目负责人联系电话合作单位项目负责人所在二级单位合同有效期合同经费 万元合同存档情况项目承担单位意见： 法律审查意见：科学研究部意见相关部门意见经办人业务办公室负责人 部领导主管校领导备注：各办公室对用印情况进行详细登记，并将本表存档备查。