综合办公管理系统功能描述.docx

1、综合办公管理系统功能描述OA 系统功能需求分析1.1 系统功能需求分析 主要功能模块包括：个人办公、知识信息、公文管理、行政办公、计划总结、 经营管理、人力资源管理、证照和荣誉管理、印章管理、档案和资料管理、材料 和设备管理、财务管理、资产管理等 12 个子系统。1.1.1 个人办公模块序号功能名称 （1 级）功能名称（2 级）功能说明备注1待办流程列表显示及查询待办事项流程。可分类显示。2流程跟踪可列表展示及查询用户参与的所有任务或者事 项流转情况。系统管理员可以展示及查询系统内 的所有任务。3通讯录3.1公共通讯录由通讯录管理员或职工个人进行更新， 经审核后 发放（可选择发放范围） 。3.

2、2个人通讯录用户自定义的个人通讯录。4邮件管理4.1集成邮件系统实现按照组织、 部门、 角色、或个 人单发和群发；4.2邮件地址可以快速检索， 实现内部邮件和外部邮 件的发送；4.3可根据人员、角色等信息设置邮箱大小存储容 量。本模块为个人信息中枢，可快速查看用户相关事项的流转情况。同时，系统 提供自定功能，不同用户可将与自己相关的常用功能复制到本模块内，提高系统 使用效率。1.1.2 信息、知识发布模块序号功能名称 （1 级）功能名称（2 级）功能说明备注1新闻管理1.1新闻栏目设置新增、修改、删除新闻的子栏目。序号功能名称 （1 级）功能名称（2 级）功能说明备注1.2启动新闻发布启动一条

3、新闻的发布。 编辑新闻内容， 提交审核。 可采用网页链接、 文字 +图片、 上传文档等形式。1.3审核新闻发布对发布的新闻进行审核。可对新闻内容进行编 辑。1.4新闻发布管理对己发布的所有新闻进行后台管理。包括增加、 修改、删除、查询、发布和取消发布等所有维护 操作。1.5新闻查看列表和查询已发布的新闻。1.6我的新闻用户可查询自己发布的新闻审批结果。2公告管理2.1公告栏目设置新增、修改、删除公告的子栏目。2.2启动公告发布启动一条公告的发布。 编辑公告内容， 提交审核。 可采用网页链接、 文字 +图片、 上传文档等形式。2.3审核公告发布对发布的公告进行审核。可对公告内容进行编 辑。2.4

4、公告发布管理对己发布的所有公告进行后台管理。包括增加、 修改、删除、查询、发布和取消发布等所有维护 操作。2.5公告查看列表和查询已发布的公告。2.6我的公告用户可查询自己发布的公告审批结果。3知识文档管理3.1文档中心栏目 设置新增、修改、 删除文档中心的子栏目。 可含法律 法规、上级制度、公司制度、 规程规范、 公司成 果、公司工法、公司产品、文件模板等。3.2启动文档发布启动一条文档的发布。 编辑文档内容， 提交审核。 可采用网页链接、 文字 +图片、 上传文档等形式。3.3审核文档发布对发布的文档进行审核。可对文档内容进行编 辑。3.4文档发布管理对己发布的所有文档进行后台管理。包括增

5、加、 修改、删除、查询、发布和取消发布等所有维护 操作。3.5文档查看列表和查询已发布的文档。3.6我的知识文档用户可查询自己发布的知识文档审批结果。本模块功能提供了一个公众信息的集散地。用户可在本模块内快速查询感兴 趣的内容。本模块的意义在于突破了以往信息和文档的获取需要联系相关部门办 理的弊端，使用户在客户端直接查询到相关信息，不但提高了工作效率，同时避 免了因文档更新带来的信息不一致。1.1.3 公文管理模块序号功能名称 （1 级）功能名称（2 级）功能说明备注1发文管理1.1发文拟稿启动发文流程， 采用规定的格式拟稿、 上传附件 并启动流转。 相应层级责任人签审， 最终定稿发 文。发文

6、内容包括：各类公文（如决定、公告、 通知、请示、报告、函、会议纪要、报表等） 。 承办人可根据需要选择最终公文发布的范围和 方式进行发放。1.2发文查阅列表显示已发文件， 方便查阅用户权限范围内的 公司发文。2签报管理2.1签报拟稿启动内部签报流转， 采用规定的格式拟稿、 上传 附件并进行流转。 相应层级责任人签审， 最终领 导签批意见。主要用于内部向上级进行请示并获 取批示意见。2.2签报查阅列表显示已办签报， 方便查阅用户权限范围内的 内部签报。3收文管理3.1收文登记启动收文流程， 采用规定的格式进行收文登记和 流转。相应责任人签审处置意见， 转发相关部门 办理。收文主要为各类公司外部公

7、文和材料。3.2收文查阅列表显示已办收文， 方便查阅用户权限范围内的 外部收文。4纪要管理4.1纪要拟稿启动会议纪要审批流程，采用规定的格式拟稿、 上传附件并进行流转。 相应层级责任人签审， 最 终参与会议最高领导签批意见。 主要用于记录和 形成会议重大决议。4.2纪要查阅列表显示已办纪要， 方便查阅用户权限范围内的 会议纪要。5我的公文用户可查询自己发起和参与流转的公文审批结 果。公文管理模块是系统的核心之一。采用流程驱动的方式将日常公文管理工作 信息化、数字化。本模块使部门之间、上下级之间的沟通变得规范、有序，避免 了因组织机构错综复杂导致的审批流程掌握不到位。当然，从应用角度来看，部 分

8、用户认为因流程中某参与者不能及时登陆系统操作，会导致公文流转过慢。这 一弊端可采用其他技术手段，比如移动客户端开发等方式解决。本模块重点目标是固化流程，保证企业管理的规范。1.1.4 行政办公模块序号功能名称 （1 级）功能名称（2 级）功能说明备注1车辆管理1.1车辆信息维护添加公司车辆基本信息。1.2车辆使用申请启动用车申请，经权限批准后调度使用。1.3车辆使用查询用户查询所有车辆调度安排时间， 便于申请人查 询车辆空闲时间。1.4车辆违章管理登记车辆违章情况，经权限审批后处理违章。1.5车辆保险管理登记车辆保险情况及保险理赔情况。 另带定期提 醒保险维护功能。1.6车辆维护管理启动车辆维

9、护计划申请， 经权限审批后实施车辆 维护工作。2办公用品管理2.1办公用品信息 维护设置办公用品的类别、计量单位等基本信息。2.2办公用品采购 申请启动采购申请，经权限审批后执行采购。2.3办公用品验收入库启动办公用品验收流程， 验收合格后， 物品入库。2.4办公用品领用 申请启动办公用品领用审批流程， 经权限审批后办理 领用。2.5办公用品领用 查询可分部门、 人员、事由等生成办公用品领用明细 报表。2.6办公用品库存 查询查询办公用品库存。3会议室管理3.1会议室信息维 护设置会议室地点、规模、容纳人数等基本信息。3.2会议室使用申 请启动会议室使用申请， 经权限审批后调度使用会 议室。3

10、.3会议室使用查询用户查询所有会议室的使用安排时间， 便于申请 人查询使用符合条件的会议室。在后勤行政方面，向上对决策层，向下对执行层均提供相应的后勤服务。本模块初步设计了最常用的系统功能，直接解决了公共资源配置时的不便利问题。1.1.5 计划总结模块（）序号功能名称 （1 级）功能名称（2 级）功能说明备注1计划管理1.1个人计划个人计划 （目前仅月计划） 的增删查改。 可选择 是否上报查阅。 上级领导可以评阅和修改个人计 划。个人可以对计划完成情况进行标记。1.2部门计划部门计划 （目前仅月计划） 的增删查改。 可选择 是否上报查阅。 上级领导可以评阅和修改部门计 划。部门负责人可以将计划

11、转发部门员工。 部门 负责人可以对计划完成情况进行标记。1.3评阅计划上级对下级的计划进行评阅，可填写评阅意见， 查看计划完成进度。1.4我的计划用户可查询自己申报的计划审批结果。2总结管理2.1个人总结个人总结（目前分半年和全年） ，图文混排。呈 报上级评阅。2.2部门总结部门总结（目前分半年和全年） ，图文混排。呈 报上级评阅。2.3专项总结根据工作需要，提交专项总结。 呈上级领导评阅。2.4评阅总结上级对下级的总结进行评阅，可填写评阅意见。2.5总结发布由总结评阅人确定总结发放范围。2.6我的总结用户可查询自己呈报的总结的评阅审批结果。本模块突破了地域的限制，规范了定期总结的流程。通过信

12、息化手段在计划 和总结工作中的应用，解决因办公场所分散，人员难以集中等不利因素，使公司 之间以及员工上下级之间定期通报工作情况变得更加便利，有助于公司决策层了 解各生产经营单位综合情况。1.1.6 经营管理模块序号功能名称 （1 级）功能名称 （2 级）功能说明备注1供方管理（数据来自采购评审）1.1供方信息维护登记、编辑、 更新供方基本信息。 主要分设备材 料供方及工作分包供方。1.2供方评价启动供方评价流程， 评价分入库评价、 中期评价 和延续评价。评价合格后供方进入合格供方库。1.3供方查询对所有供方进行查询，可以根据条件进行筛选。2客户管理（数据来自招标和合同评审）序号功能名称 （1

13、级）功能名称（2 级）功能说明备注2.1客户信息维护登记、编辑、更新客户基本信息。2.4客户统计查询对客户信息进行综合查询。3招标管理3.1招标登记申请启动招标申请流程，确定标的、类型、人员、时 效，经审批后可联系办理购标、 领资质、 汇款等 招标相关事宜。3.2招标文件评审启动招标文件评审流程， 上传招标文件文本， 经 评审后办理招标。3.3开标结果登记登记开标结果，并带提醒功能。3.4招标查询查询各类招标及开标信息。提供统计报表。3.5招标备案申请对需要前置备案的事项进行申请， 经审批后可联 系办理相关事项。3.6招标备案查询查询各类前置备案信息。 提供统计报表。 带定期 提醒功能。4合同

14、管理4.1新签合同评审启动合同评审流程， 对招标或直接签订的合同进 行评审，批准后方可签订合同，并加入合同库。4.2合同变更启动合同变更流程， 对经费、 内容等变更情况进 行评审，批准后追加变更记录。4.4合同批量录入对没有采用本系统的单位开放合同批量录入功 能，定期录入或导入已有合同数据库。4.5合同统计对系统已存合同情况进行统计，形成所需报表。4.6合同查询用户对合同进行查询，可以根据条件进行筛选。4.7合同付款结合合同、工程进度实现合同付款网上流转审批，实现合同全生命周期管理本模块综合了生产经营类管理信息系统最常用的管理功能。从前期策划、合 同签订、实施、结算等项目管理全过程对关键事务进

15、行控制。1.1.7 人力资源管理模块序号功能名称 （1 级）功能名称（2 级）功能说明备注1机构、人员管 理1.1机构信息维护建立系统内的机构、部门、岗位、人员，展现组 织架构。1.2员工信息维护建立员工基本信息库， 人员建立以后， 才能将系 统权限分配到公司、部门或者个人。1.3机构、人员查树状展示机构和人员信息， 可查询详细信息， 可序号功能名称 （1 级）功能名称（2 级）功能说明备注询按条件查询。2招聘管理2.1招聘策划启动招聘计划审批流程， 上传招聘计划审批， 批 准后实施招聘工作。2.2招聘实施根据招聘策划实施情况，登记招聘实施结果信 息。启动招聘结果审批流程， 批准后签订劳动合

16、同。2.3招聘查询列表查询招聘工作各阶段情况。3劳动管理3.1劳动合同根据招聘结果生成或手动生成劳动合同文本。 启 动劳动合同审批流程。 批准后合同签署用印， 文 本上传系统保存。3.2劳动花名册根据招聘结果自动生成劳动花名册。 可详细阅览 每位员工劳动信息。3.3社会保险录入 报批录入社保信息， 启动审批流程， 批准后实施缴纳 和发放。3.4社会保险台账生成规定格式的社会保险台账。3.4公积金和住房 补贴录入报批录入公积金和住房补贴信息， 启动审批流程， 批 准后实施发放。3.5公积金和住房 补贴台账生成规定格式的公积金和住房补贴台账。3.6离职管理启动离职审批流程，经批准后实施。4培训管理

17、4.1培训策划启动培训计划审批流程，上传培训计划审批。4.2培训实施根据培训策划实施情况，登记培训实施结果信 息。启动培训结果审批流程， 批准后将培训结果 入库。4.3培训查询列表查询培训工作各阶段情况。5薪资管理5.1工资录入报批录入工资信息，启动审批流程， 批准后实施发放。 部分工资信息自动计算。5.2工资台账生成规定格式的工资台账。5.3福利录入报批录入福利信息，启动审批流程， 批准后实施发放。部分福利信息自动计算。5.4福利台账生成规定格式的福利台账。5.5考勤管理录入考勤信息，生成月、年考勤表。6绩效管理6.1绩效考核录入绩效考核信息， 汇总考核结果， 启动考核审 批流程。批准后方可

18、实施兑现。6.2绩效兑现根据考核结果， 生成绩效发放清单， 录入绩效兑 现情况。序号功能名称 （1 级）功能名称（2 级）功能说明备注6.3绩效台账生成规定格式的绩效台账。7人才储备管理7.1离职人员台账自动读取离职人员信息，形成固定格式的台账。7.2实习生台账录入实习生信息，形成固定格式的台账。7.3未录取人员台 账自动读取未录入人员信息，形成固定格式的台 账。8综合查询根据管理需求的不同条件进行查询， 辅助人力资 源管理者合理、动态调配有效资源。人力资源是企业重要的资源。本模块将所有公司的人力资源信息综合在一起， 提供了一个数据丰富的人力资源管理通用平台，便于人员信息的查询，是人力资 源有

19、效调配成为可能。1.1.8 证照、荣誉管理模块序号功能名称 （1 级）功能名称（2 级）功能说明备注1证照信息维护新增、编辑各类证照信息， 并在证照借用申请功 能处进行引用。 新证录入、 证书内容变更、 证书 作废等事项发生后， 根据权限进行审批入库。 此 功能可查询每个证照的详细信息。2证照发放管理各分、子公司根据需要长期保管某类证照或其副 本。本功能可提出证照发放申请， 经审批后由双 方经办人签收。3证照信息查询列表所有证照，并可在详细视图中查看证照登 记、变更、发放、回收记录。4证照外借申请可启动证照外借申请流程， 经审批后办理证照外 借事项。5证照外借查询列表所有证照申请，并可根据条件

20、进行查询。6证照年检提醒系统自定判别已设定的条件， 提醒用户开展证照 年检工作。7荣誉登记新增和编辑各类荣誉证书、 证明文件。 此功能可 查询每个荣誉的详细信息。8荣誉查询列表所有荣誉， 并可在详细视图中查看荣誉详细 信息。因涉及行业较广、企业经营内容多样，因此证照、荣誉较多。本模块突出预 警和查询功能。对业务人员来说，是一个企业招标资源库，对证照管理者来说是 一个有效的查询和工作预警工具。1.1.9 印章管理模块序号功能名称 （1 级）功能名称（2 级）功能说明备注1印章刻制申请发起印章刻制申请流程，经审批后办理刻印。2印章信息维护新增、编辑各类印章信息， 根据权限进行审批入 库。此功能可查

21、询每个印章的详细信息。3印章发放管理根据需要将新刻制的印章发放给相关单位长期 保管使用。 本功能可提出印章发放申请， 经审批 后由双方经办人签收。4印章信息查询列表所有印章信息， 并可在详细视图中查看印章 登记、变更、发放、回收记录。5印章外借申请可启动印章外借申请流程， 经审批后办理印章外 借事项。6印章外借查询列表所有印章外借申请，并可根据条件进行查 询。7印章年检提醒系统自定判别已设定的条件， 提醒用户开展部分 需年检或更换印章的年检工作。本模块功能与证照、荣誉管理功能模块类似，提高了公司的管理效率。公司 是各类印章的源头，必须有一个严格的发放和授权流程，避免因印章管理混乱带 来的弊端。

22、1.1.10档案、资料管理模块序号功能名称 （1 级）功能名称（2 级）功能说明备注1公文档案管理1.1档案设置用于设置档案的类型、 保管时限、 保管地点等基 本参数。1.2档案查询用户查询所有档案列表， 并可详细阅览档案状态 等信息，电子档案可根据权限下载阅览。1.3档案借阅启动档案外借申请，经审批后可办理外借。1.4档案归档申请人提出归档申请， 档案管理员审核并提出修 改意见，审核通过后领导审批同意归档入库。2我的档案用户可查询自己办理的公文、项目档案情况。本模块建立了适用于公司的档案归档管理功能。管理方式为定制，同时丰富 了公司档案的手段，可有效提高工作效率。1.1.11材料、设备管理模

23、块序号功能名称 （1 级）功能名称（2 级）功能说明备注1材料管理主要指办公用品、 日常办公耗材， 不涉及项目原 材料1.1材料采购申请启动材料采购申请流程， 经审批后实施材料采购 工作。1.2材料验收入库启动材料验收流程， 验收合格后， 物品入库。 库 房可在异地。1.3材料领用申请启动材料领用审批流程，经权限审批后办理领 用。1.4材料领用查询可分部门、 项目、 人员、 事由等生成材料领用明 细报表。1.5材料库存查询查询材料库存。2设备管理主要指办公和试验设备（固定资产）2.1设备采购申请启动设备采购申请流程， 请审批后实施设备采购 工作。2.2设备验收登记启动设备验收及流程，注明固定资

24、产或项目配 套。验收合格后，由保管人正常保管使用。2.3设备维护启动设备维护申请或设备维护工作完成后的补 充登记。2.4设备标定登记设备标定信息， 上传相关证书， 带定期提醒 功能。2.5设备调拨启动重大设备调拨申请， 经审批后， 变更设备保 管人，办理设备转场。2.6设备处置启动设备报废等处置申请流程。2.7设备查询用户可查询公司设备的状态和空闲状况， 在详细 视图中阅览设备采购、 验收、 维护、标定和调拨 等所有事项。本模块重点加强了对大宗材料、各类设备的统一管理。有效的辅助设备信息 登记、设备维护和设备调拨工作。可以促进各类材料、设备资源在公司之间、项 目之间的有效调配。解决重复购置和设

25、备使用率低的问题。1.1.12财务管理模块序号功能名称 （1 级）功能名称（2 级）功能说明备注1预算管理导入财务系统的预算表，建立预算结构2资金管理部门提出资金计划， 实现网上审批， 最终到达财 务实现资金计划汇总序号功能名称 （1 级）功能名称（2 级）功能说明备注3费用申请实现工资、税费、修理、采购、 付款等费用的审 批管理4费用报销实现招待费、 差旅费、 维修费、 办公费等的费用 报销管理。借款管理实现备用金、差旅费的借款管理1.1.13资产管理序号功能名称 （1 级）功能名称（2 级）功能说明备注1资产管理资产管理资产管理员对资产进行台帐登记维护、查询及 统计2资产信息资产信息为每一项资产信息建立资产卡片。3资产采购资产采购对资产设备的购置、配发的申请管理。4资产入库资产入库对采购来的资产进行入库管理。5申请管理申请管理对办公资产进行申请审批， 如笔记本、 投影仪、 摄像机等器材的借用申请管理。6领用及归还领用及归还设备的借用及归还管理。7保修、报废保修、报废、丢失对资产的保修、报废、丢失处理。8资产统计资产统计对资产的信息进行多维度查询统计。