会议接待规范标准详.docx

1、会议接待规范标准详会议接待流程及规标准一、定义：会议是将与有关人员召集起来进行协商、论证、决策的一种集体讨论形式，可以对事情的处理听取和采纳各方面的意见，会议接待是在会议召开前、中、后期间，为保障会议顺利召开所进行的服务性工作。二、目的：为规公司会议接待标准及流程，确保接待工作能够周密细致，提高会议效率，保证会议效果，规公司的会议工作。展示良好的企业形象，扩大公司对外联系和交流，促成与潜在客户建立合作关系，特制定本规标准。三、使用围:本制度适用于公司或部门牵头组织的各类重要会议，部门部会议不做要求，可作参考。四、会议接待流程：会前筹备工作会中接待工作会后总结工作（一）会前筹备工作1.确定会议主

2、题及相关议题 (1)明确会议要研究的问题 (2)明确会议名称 (3)明确出席会议人员单位、职务及人数2.确定会务机构分工 (1)确定会务领导人员、工作人员 (2)明确各成员工作责权围 (3)编制会务机构书面文件，并通过领导审阅（见附件）3.确定会议时间、地点4.确定会议议程 (1)确定会议主持人 (2)主题容安排 (3)各种活动日常安排5.确定会议预算费用 (1)根据会议规模和规格做出各项会议开支的预算 (2)报请公司领导审批 (3)提前支取部门预算费用供会议前期准备工作 (4)编制会议预算费用表6.制作会议手册 (1)会议须知 (2)会议日程 (3)来宾住宿安排 (4)来宾接车安排 (5)来

3、宾参观考察安排（二）会中准备工作1.会议室布置 (1)安放背景墙、悬挂条幅（视具体情况安排） (2)摆放主讲台献花（视具体情况安排） (3)电脑、投影、空调调试（视具体情况安排） (4)会签、纸笔、茶水摆放 (5)茶歇台设置 (6)录音、录像设备、激光笔准备（视具体情况安排）2.与会人员接站 (1)提前一天打印接站牌 (2)编制接站安排表 (3)保证车辆整洁、安全 (4)注意接站时间、地点 (5)联系、安排好车辆3.与会人员签到 (1)会务组设立签到处（视具体情况安排） (2)会议资料、礼品分发（视具体情况安排） (3)来宾返程票预订（可提前统计预订）4.与会人员住宿 (1)会务人员提前安排住

4、宿酒店（注意男女、年龄不同，妥善安排楼层） (2)形成住宿安排表5.与会人员就餐 (1)会务人员提前安排用餐地点（根据不同接待标准安排） (2)形成用餐安排表6.与会人员参观考察 (1)提前确定考察车辆并安排司机 (2)确定陪同领导和陪同人员（三）会后总结工作1.与会人员送站 （1）根据来宾返程情况，制定送站安排表；（尽量提前） （2）安排送站人员和车辆；（重要领导应由公司领导亲送返）2.会务费用结算 （1）住宿费用 （2）餐饮费用 （3）其他设施费用 （4）形成书面的结算报告书，上报公司领导及财务部门。3.会议总结与报道 （1）进行会后总结 （2）公司宣传报道，提升公司、外部形象（一周宣传工

5、作到位）会议费用预算表会议名称会议时间、地点会议主题出席会议单位出席会议人员主办单位会务费用项目金额水果鲜花礼品酒店费用房费餐费其他考察费用门票餐费其他总费用主办单位负责人财务部门负责人意见单位负责人意见种业集团股份会议名称会议手册种业集团会务组年月日种业集团股份会议会议手册1.会议须知12.会议日程23.来宾住宿安排34.来宾接车安排45.来宾参观考察安排5会议手册材料-1会议须知一、会议信息：会议时间：会议地点：二、用餐：用餐地点：用餐时间：早： 中： 晚：三、注意事项1.开会时间，请将手机调至静音模式。2.为了保证会议的正常进行，请与会人员按时参加会议。3.请与会人员将各自财务妥善保管，

6、外出时请锁好房门。使用客房电器设备要注意安全，如电器设备发生故障，请及时通知楼层服务员，以防发生意外。4.会务组： 手机号 手机号 手机号会议手册材料-2会议日程日期： 地点：日期时间、地点容安排主持人出席人会议手册材料-3来宾住宿安排酒店名酒店地址入住人员单位及职务房间号会议手册材料-4来宾接车安排时间司机车牌号车站、机场人数会议手册材料-5来宾参观考察安排时间参观地点接待人员参观人员陪同人员用餐安排主办负责人财务负责人单位负责人附件：会务人员职责一、会务领导人员职责：会务主任负责接车、酒店安排；负责根据出席单位、人数和出席领导的职务，采取相应的服务措施；负责安排工作人员对会议室进行布置，保

7、障会议室整洁舒适；负责安排会议记录人员对会议进行服务记录；负责处理会议进行期间的突发事件，确保会议顺利进行；二、会务工作人员职责：会务工作人员：记录服务人员、摄像人员、司机工作人员需听从主任安排做好会议准备工作，包括会议室布置、接待用品采买、接车。会议期间，会议记录人员应做好笔记，会后做好总结和宣传。会议服务人员应举止大方地为参会人员递上茶水，每隔20分钟加一次茶水，直至会议结束（如有特殊情况可自己把握），在加茶水过程中，要留意会议室的设备运行是否正常、空调温度是否属实。服务工作要细致周到，服务中要做到“三轻”（走路轻、讲话轻、动作轻）。会议结束后，应及时收拾会议室至原本模样。会后，司机需将合作单位人员送到指定地点。