电子表格应用基础六.docx

1、电子表格应用基础六第四章：工作表的格式设置与打印Excel提供了丰富的格式编排功能,通过这些功能不仅可以使工作表中的数据清晰易读,而且还可以使工作表的样式美观大方,重点更突出。41设置单元格格式 单元格的格式主要包括数字格式、字体形式、字体大小、颜色、文字的对齐方式、单元格的边框、底纹图案以及行高列宽等。 首先选定要格式化的单元格或单元格区域,然后再进行格式化操作。 可以在输入前设定格式,也可以在完成输入后再来改变单元格中数据的格式,还可以在输入过程中选择特定的格式化输入方法,直接输入特定格式的数据。4.1.1数值、百分比、分数格式设置单元格格式可以使用格式工具栏上的各个按钮来实现。格式工具栏

2、中,从左向右各个按钮依次为:字体、字号、加粗、倾斜、下划线、左对齐、居中、右对齐、合并及居中、货币样式、百分比样式、千位分隔样式、增加小数位数、减少小数位数、减少缩进量、增加缩进量、边框、填充色和字体颜色。使用工具栏按钮可以使操作更方便快捷。 (l)数值格式数值格式包括设置数据的千位分隔样式、小数位数。操作方法一:l)选择需要设定数据格式的单元格或单元格区域。2)单击格式工具栏中的千位分隔样式按钮,可以改变数值为千位格式。单击增加小数位数按钮,可以增加小数位数;单击减少小数位数按钮,可以减少小数位数。每单击一次,可以增加或减少一位小数,如果需要增加或减少若干位小数,可连续单击按钮。操作方法二:

3、l)选择需要设定数据格式的单元格或单元格区域。2)选取格式菜单中的单元格命令,出现单元格格式对话框。3)在单元格格式对话框中,选取数字选 项卡。4)在分类列表框中,选取数值类型。5)在小数位数输入框中输入需要的小数位数,若选中使用千位分隔符复选框,则设置数值 为千位格式。6)单击确定完成设置。也可以用鼠标右键单击被选中的单元格,在弹出的快捷菜单中,选取设置单元格格式命令,出现单元格格式对话框元格格式对话框,在对话框中完成同样的操作。本节中其他的格式设置都可以使用快捷菜单,在以下的介绍中不再重复。(2)百分比格式 以百分数形式显示单元格的值。单击格式工具栏中的百分比样式按钮,或在单元格格式对话框

4、的数字选项卡中,选择分类选项中的百分比格式,都可以将数值设置为百分比格式。百分比格式将单元格值乘以l00并添加百分号,还可以设置小数点位置。(3)分数格式 如果需要将小数以分数格式显示,则在单元格格式对话框的数字选项卡中,选择分类选项中的分数格式。分数格式以分数显示数值中的小数,数值的整数部分和分数之间用一个空格间隔,还可以设置分母的位数和分母的值。4.1.2文本格式默认方式下,文本在单元格内靠左对齐,数值在单元格内靠右对齐。当输入文本数字时,应先输入单引号!,再输入数字。如果需要将单元格中已经存在的数值型数据设置为文本格式,可以采用以下方法: (l)选择需要设定数据格式的单元格或单元格区域。

5、 (2)选取格式菜单中的单元格命令,出现单元格格式对话框。 (3)在单元格格式对话框中,选取数字选项卡。 (4)在分类列表框中,选取文本类型,(5)单击确定按钮,将选中的数字单元格设置为文本格式。如果要将数字当作文本输入,应先对单元格或单元格区域设定文本格式,或先输入单引号!,再输入数字。4.1.3时间和日期格式Excel提供了设置时间和日期格式的功能,操作步骤如下: (l)选择需要设定时间和日期格式的单元格或单元格区域。 (2)选取格式菜单中的单元格命令,出现单元格格式对话框。 (3)在单元格格式对话框中,选取数字选项卡。 (4)在分类列表框中,选取日期类型。 (5)在类型式样列表框中选择需

6、要的日 期显示格式。 (6)单击确定按钮完成设置。对时间的显示格式采用同样的设置方法。4.1.4字体格式 字体格式的设定包括对文字的字体、字形、字号、颜色以及特殊效果的设定。通过对字体 格式的设定,可以使工作表的内容醒目、重点突出。 (1)使用格式工具栏设置 首先选择需要设定字体格式的单元格或单元格区域,然后根据需要单击工具栏上相应的工具按钮。& 设置字体:单击字体下拉按钮,出现字体下拉列表,从中选择需要的字体。设置字号:单击字号下拉按钮,出现字号下拉列表,从中选择需要的字号。& 设置字形:字形是指字体的风格,有常规、倾斜、加粗、加粗并倾斜四种。通常情况下常规字形。单击加粗按钮或倾斜按钮,使文

7、字加粗或倾斜。再次单击将变回原字形。& 设置下划线:单击下划线按钮,给文字添加下划线。再次单击将取消下划线。& 设置文字颜色:单击字体颜色按钮,可将字体颜色设置为按钮上显示的颜色。如果需要设置为其他颜色,可单击字体颜色按钮的下拉按钮,打开调色板,从中选择所需要的颜色。(2)使用单元格格式对话框设置首先选择需要设定字体格式的单元格或单元格区域,然后选取格式菜单中的单元格命令,出现单元格格式对话框。在单元格格式对话框中,选取字体选项卡,如图4-6所示。& 设置字体:在字体列表框中选择需要的字体。& 设置字形:在字形列表框中选择需要的字形。& 设置下划线:在下划线列表框中选择需要的下划线形式。& 设

8、置文字颜色:单击颜色列表框的下拉按钮,打开调色板,从中选择所需要的颜色。4.1.5合并单元格所谓合并单元格是指将跨越几行或几列的多个单元格合并为一个单元格。Excel只把选定区域左上角的数据放人合并后所得到的合并单元格中。要把区域中的所有数据都包括到合并后的单元格中,必须将它们复制到区域内的左上角单元格中。合并前左上角单元格的引用为合并后单元格的引用。例如:在图4-7所示的表格中,合并单元格B1,C1,D1,操作步骤如下:(1)选取要合并的单元格B1,C1,D1,E1,Fl。(2)选取格式菜单中的单元格命令,出现单元格格式对话框。(3)在单元格格式对话框中,选取对齐选项卡。(4)选中文本控制中

9、的合并单元格复选框。(5)单击确定按钮。若合并的区域中含有多个单元格数据,则给出警告对话框(6)单击警告对话框中的确定按钮则执行合并，单击取消按钮则取消合并操作。合并单元格后,单元格B1,C1,D1,日,F1变为一个单元格,其中的数据为合并区域左上角单元格Bl中的数据,合并后单元格的引用就是Bl单元格的引用。选定区域包含多重数值.合并到一个单元格后只能保留最左上角的数据.注意:被合并的羊元格只能是一行或一列或一个矩形区域中选定的相邻若干个单元格。4.1.6对齐方式对齐是指单元格内容相对于单元格边框线的显示位置。除了使用Excel默认的对齐方式以外,用户还可以自己设置数据的对齐方式,以使工作表美

10、观、整齐。(1)水平对齐操作步骤:1)选取欲设置对齐方式的单元格或单元格区域。2)选取格式菜单中的单元格命令,出现单元格格式对话框。 3)在单元格格式对话框中,选取对齐选项卡。 4)在了文本对齐方式栏中,单击水平对齐下 拉按钮,出现水平对齐下拉列表。 5)在水平对齐下拉列表中,选择对齐方式。6)单击确定按钮。下拉列表中各个水平对齐选项的含义分别如下:& 常规:Excel的默认对齐方式。& 靠左:单元格中的内容紧靠单元格的左端显示。如果在水平对齐下拉列表中选取了靠左对齐方式,则水平对齐下拉列表框右侧的缩进按钮生效,可以在缩进框中指定缩进量。缩进量为0时,即为靠左;缩进量大于0时,Excel会在单

11、元格内容的左边加入指定缩进量的空格字符。& 居中:单元格中的内容位于单元格的中央位置显示。& 靠右:单元格中的内容紧靠单元格的右端显示。& 填充:将单元格中现有内容进行重复,直至填满整个单元格。注意:填充前后单元格中的实际内容没有改变,即单元格中的实际值还是填充前的值。& 两端对齐:可将单元格中的内容在单元格内变成多行并且自动调整字的间距,以使单元格中的所有行都与单元格等宽。& 跨列居中:将选定区域中左上角单元格的内容放到选定区域的中间位置,其他单元格的内容必须为空。该命令通常用来对表格的标题进行设置。也可以在选中跨列的单元格区域后,单击格式工具栏中的合并及居中按钮,完成单元格数据的跨列居中。

12、注意:跨列居中与合并及居中的显示效果虽然相同,但实质是不同的。对选中的单元格区域执行垮歹Ij居中命令后,区域中的各单元格并没合并,各自的引用不变;而执行了合并及居中后,区域中的各单元格被合并为一个单元格,合并后单元格的引用为合并前左上角单元格的引用。& 分散对齐:单元格中的内容在单元格内均匀分配。对于经常使用的左对齐、居中、右对齐命令,还可以利用格式工具栏中相应的格式工具按钮来实现。 (2)垂直对齐 单元格中的数据在垂直方向上也可以有多种对齐方式。 在单元格格式对话框的对齐选项卡中,单击垂直对齐下拉按钮,出现垂直对齐下拉列表框,包含选项:靠上、居中、靠下、两端对齐和分散对齐,从中选择对齐方式。

13、如果在垂直对齐下拉列表中选择居中,同时在文本控制区中选中合并单元格复选框,可以使几列的多个单元格合并为一个单元格,并将该区域最上方单元格的内容放到选定区域的中间位置,即实现单元格数据的跨行居中。 也可以在选中跨行的单元格区域后,单击格式工具栏中的合并及居中按钮,完成单元格数据的跨行居中。4.1.7添加边框屏幕上的网格线是为输入、编辑方便而预设置的,可以通过设置,不显示网格线。还要注意的是,在打印或打印预览时,默认是不包含网格线的。如果需要,可以通过页面设置,在打印和预览时包含这些网格线。但是局部的表格线的设置只能通过边框线的设置进行。在表格中,恰当地使用一些边框、底纹和背景图案,可以使做出的表

14、格更加美观,更具有吸引力。(1)取消网格线操作步骤:l)选取工具菜单中的选项命令,出现选项对话框。 2)在选项对话框中,选取视图选项卡。 3)在窗口选项区中,单击网格 线复选框,取消对该项的选择。 4)单击确定按钮。 (2)在单元格格式对话框中设置单元格边框1)选取需要添加边框线的单元格区域。2)选取格式菜单中的单元格命令,出现单元格格式对话框。3)在单元格格式对话框中,选取边框选项卡。 4)在预置栏中单击内部图示按钮,可为所选单元格区域添加内部框线，单击边框图示按钮,可为所选单元格区域添加外部框线,即表格四周的框线(此步也可以先不做) 5)可以设置边框线的颜色和样式。在样式栏中选择边框线的类

15、型,在颜色表中选取边框线的颜色。6)在边框选项区中单击需要的边框图示按钮,也可单击预置栏中的内部按钮或外边框图示按钮,或单击预览区中预览草图上的相应框线的位置,显示在预览区中。 7)如果要删除某一边框,可再次单击该边框的图示按钮,使按钮弹起即可。 (3)使用边框工具按钮设置单元格边框选定需要添加边框的单元格区域,然后单击格式工具栏中的边框按钮的下拉按钮,从弹出的下拉列表中选择所需要的边框样式即可。(4)删除边框操作步骤:l)选取需要删除边框线的单元格区域。2)打开单元格格式对话框,在边框选项卡的预置栏中,单击无图示按钮,然后单击确定按钮,即可清除选定区域中的边框线。或在格式工具栏的边框下拉列表

16、中选择无框线按钮即可。除了上面介绍的方法以外,还可以通过边框工具栏添加以及删除边框线,此处不作介绍。4.1.8添加底纹和图案给表格添加适当的背景颜色和底纹,可以突出表格中的某些部分,使报表更清晰易懂。(l)用工具按钮操作l)选取需要添加背景颜色的单元格或单元格区域。2)单击格式工具栏中的填充颜色工具按钮的下拉按钮,出现颜色列表。3)在颜色列表中选取需要的背景颜色。(2)用菜单操作1)选取需要添加底纹和图案的单元格或单元格区域。 2)选取格式菜单中的单元格命令,出现单元格格式对话框。菜单中若选择标准列宽,可以在标准列宽对话框中重新输入数值,改变Excel默认的标准列宽(4)调整多行或多列如果要调

17、整多行的行高(或多列的列宽),首先应选取所有需要改变行高的行(或所有需要改变列宽的列),然后调整其中一行的行高(或其中一列的列宽),则所选中的所有行(或列)都被调整为与此行(或列)具有相同的行高(或列宽)。4.1.10条件格式所谓条件格式是指:当单元格中的数据满足指定条件时所设置的显示方式,一般包含单元格底纹或字体颜色等格式。如果需要突出显示公式的结果或其他要监视的单元格的值,可应用条件格式标记单元格。例如:假设有一个包含计算预期销售量与实际销售量差异的公式的单元格,如果实际销售量超过了预期销售量,则将该单元格加上绿色背景;如果实际销售量没有达到预期销售量,则将该单元格加上红色背景。设定了条件

18、格式后,如果单元格的值发生了更改,则单元格显示的格式会随着自动更改。不管是否有数据满足条件或是否显示了指定的单元格格式,条件格式在被删除前会一直对单元格起作用。(1)设置单元格条件格式设置单元格条件格式的操作步骤如下:1)选取要设置条件格式的单元格或单元格区域。2)选取格式菜单中的条件格式命令,出现条件格式对话框。3)如果要把选定单元格中的数值或其他内容作为格式的条件,则在条件l选项框中选择单元格数值选项。 4)单击第二个框右端的下拉箭头,从中选择比较词组。5)在第三与第四个框中键入数值。如果对含有公式的单元格应用条件格式,可在条件1选项框中选择公式选项,此时右端变为只有一个输入框,在其中输入

19、公式,公式前要加上等号(=)。公式最后的求值结果必须为逻辑值真或假。 6)单击格式按钮,打开单元格格式对话框。 7)在对话框中,根据需要可以对字体、颜色、边框、图案等进行设置。 8)单击确定按钮,返回到条件格式对话框。 9)如果要加入另一个条件,单击添加按钮,出现第二个输入框。 10)重复步骤3)8)。最多只能设定三个条件,最后单击确定按钮完成设置。只有单元格中的值满足条件或是公式返回，条件格式可以包括字体祥式I下划线、颜色和删除线 如果设定了多个条件且同时有两个以上的条件为真,Excel只会使用其中为真的第一个条件。如果设定的所有条件都不满足,那么单元格将会保持它们的已有格式。(2)更改条件

20、格式1)选择含有要更改条件格式的单元格或单元格区域。2)选取格式菜单中的条件格式命令,出现条件格式对话框,在对话框中含有己设置条件格式的条件。3)在对话框中更改待更改条件的运算符、数值或公式。4）如果要更改格式,则单击要修改条件的格式按钮,出现单元格格式对话框。5)在单元格格式对话框中重新选择格式。6)单击单元格格式对话框中的确定按钮,返回到条件格式对话框。7)单击条件格式对话框中的确定按钮,完成更改。(3)添加条件格式就在条件格式对话框中,单击添加按钮,出现新的条件输入框,按上面介绍的方法完成操作。 (4)删除条件格式要删除一个或多个条件,单击条件格式对话框中的删除按钮,弹出删除条件格式对话

21、框,如图4-23所示。选中要删除条件的复选框,单击确定按钮完成删除操作。 如果要删除选定单元格的所有条件和其他的格式设置,可选取编辑菜单中的清除命令,然后单击格式子命令。4.1.11行/列的隐藏和取消如果工作表的某些行或列不希望被别人看到,可以将它们隐藏起来,需要时再取消隐藏,显示出来。(1)隐藏行/列方法一:将鼠标指针对准欲隐藏列(行)的列标记右边的分隔线(行标记下边的分隔线),当光标变为带有左右(上下)两个箭头的实心十字形时,按下鼠标按钮向左(向上)拖动,直至列 标记左边(行标记上边)的分隔线。方法二:选取欲隐藏列(行)或列中(行中)的任意一个单元格,选取格式菜单中列(行)命令下的隐藏子命

22、令。(2)取消行/列的隐藏取消列的隐藏:选中隐藏列两边的列或两边列中的单元格区域,选取格式菜单中列命令下的取消隐藏子命令。 取消行的隐藏:选中隐藏行上下的行或上下行中的单元格区域,选取格式菜单中行命令下的取消隐藏子命令。4.1.12添加王作表背景Excel允许用图片文件作为工作表的背景,使做出的报表更具有个性化。操作步骤:(1)选取格式菜单中的工作表命令。(2)选取子菜单中的背景命令 (3)在打开的工作表背景对话框中,选取要作为背景图案的图形文件。 (4单击对话框中的插入按钮。 删除工作表背景图案:选取格式菜单中的工作表命令,此时子菜单中的背景命令已被删除背景命令所取代。单击删除背景命令即可删

23、除工作表背景图案。42应用格式4.2.1自动套用格式Excel提供了16种格式的组合方式,可以将它们套用到单元格区域,自动快速格式化表格,这就是格式的自动套用。操作步骤:(l)选取要格式化的表格区域。(2)选取格式菜单中自动套用格式命令,出现自动套用格式对话框。 (3)在对话框的左侧列表中给出了简单、古典、会计、彩色、序列和三维效果几种类型,从中选择所需的格式类型。 (4)单击确定按钮完成格式的自动套用。在自动套用格式时,可以选择套用全部格式也可以套用部分格式。单击自动套用格式对话框中的选项按钮,在对话框的下面给出了6个具体的格式选项 ,可以根据需要进行选择。如果要删除某一区域的自动套用格式,

24、则首先选中该区域,然后选取格式菜单中的自动套用格式命令,在自动套用格式对话框的类型列表中选择无,单击确定按钮,即可删除该区域的自动套用格式。4.2.2应用格式刷使用格式刷按钮,可以将一个单元格或单元格区域中的格式信息快速复制到其他单元格或单元格区域中,使它们具有相同的格式,而不必一一重复设置。操作步骤:(1)选定含有要复制格式的单元格或单元格区域。(2)单击常用工具栏上的格式刷按钮星。 (3)要将格式复制到某一个单元格只需单击该单元格即可；要复制到某一个单元格区域只需按住鼠标左键,将鼠标指针拖过该单元格区域即可。要将选定单元格或单元格区域中的格式复制到多个位置,可双击格式刷按钮,使其保持持续使

25、用状态。当完成格式复制时,可再次单击格式刷按钮或按Esc键,使鼠标指针恢复到正常状态。鼠标指针变为带有刷子的空十字& 4.3页面设置文件打印之前要对文件进行页面设置,包括打印方向、纸张大小、页边距设置、页肩/页脚设置等等,以满足特定的需要。然后可以在打印预览中查看工作表,进行打印。如果使用默认状态下的打印方式,则不需要进行打印设置,单击常用工具栏中的打印按钮即可。4.3.1设置页面操作步骤:(1)选取文件菜单中的页面设置命令,出现页面设置对话框。(2)在对话框中单击页面选项卡,在该选项卡中可进行以下设置:& 页面方向:Excel默认的打印方向是纵向打印,但当表格宽度大于表格高度时,应选择横-向

26、打印。在方向框中,单击纵向或横向单选钮,使选项前面的单选钮涂黑& 缩放比例:可以调整打印的缩放比例,打印时对文档进行放夫或缩小。在缩放框中,单击缩放比例输入框右边的上下按钮来改变缩放比例。也可以让Excel根据页数设置来自动调整缩放比例,选择调整为选项,在右边的输入框中选择页宽、页高。例如调整为1页宽、页边距是指打印内容的边缘与打印纸边缘之间的距离,通常以厘米为单位。1页高,这样Excel会自动把多于1页的内容缩小至1页中。再如调整为3页宽、2页高,表示水平方向截为3部分,垂直方向截为2部分,共分6页打印。& 纸张大小:单击纸张大小文本框的下拉1按钮,在下拉列表中单击需要的纸张尺寸。& 起始页

27、码:设置打印页的起始页码。例如:在起始页码文本框中输入数字5,则在打印出来的工作表中,第一张页码为5,第二张页码为6,输入自动则从1开始页面编码。(3)单击确定按钮。4.3.2设置页边距页边距是指打印内容与打印纸边缘之间的距离，通常的单位是厘米。操作方法:单击页面设置对话框中的页边距选项卡,如图4-30所示。在上、下、左、右四个输入框中,直接输入边距值,或单击输入框右端的按钮至合适的值。在页眉、页脚输入框中,调整页眉的上边距和页脚的下边距,这些距离要小于相应的页边距,否则页眉或页脚可能会与打印的内容相重合。设定了页边距以后,打印纸上除去页边距以后的中间区域被称为打印区。如果打印内容的宽度或长度

28、没有填满整个打印区,可以选择表格的居中放置方式。单击居中方式区中的水平复选框,设置水平居中方式;单击垂直复选框,设置垂直居中方式g也可以同时设置水平居中和垂直居中。4.3.3设置页眉页脚页眉页脚是打印在工作表每页的顶部和底部的叙述性文字,例如页码、日期、时间、工作表名等。新的工作簿没有页眉页脚。Excel提供了几种内部格式的页眉页脚,用户可以选用,也可以自己设置页眉页脚,并且可以对页眉页脚进行编辑、设定格式。 Excel允许用户为每张工作表设置一种页眉页脚。如果要给某一张工作表设置页眉页脚,需要先选定该工作表再设置;如果要给若干张工作表设置页眉页脚,需要同时选定这些工作表再设置。 操作步骤:

29、(1)选定需要添加页眉页脚的工作表。(2)选取文件菜单中的页面设置命令,出现页面设置对话框。(3)在页面设置对话框中单击页眉/页脚选项卡 (4)单击页眉列表框的下拉按钮,列表框中，列出了Excel内置的页眉,从中选定所需要的页眉。 (5)单击页脚列表框的下拉按钮,列表框中列出了Excel内置的页脚,从中选定所需要的页脚。 (6)单击确定按钮。 也可以选择自定义页眉和自定义页脚。自定义页眉的操作步骤:(1)单击自定义页眉按钮,弹出页眉对话框。 (2)分别单击下面的左、中、右三个编辑输入框,输入自定义的页眉内容。左、中、右三个框中的信息将分别出现在打印页顶部的左端、中间和右端。 (3)单击确定按钮,返回到页眉/页脚对话框。 (4)单击确定按钮,完成页面设置。在页眉对话框中间的是几个图标变量按钮。选定编辑输入框以后,再单击某一变量按钮,该按钮将出现在相应的输入框中,打印时将以实际值打印出来。从左至右,各按钮的含义分别如下:& 字体按钮:用于设置页屑的字体格式。单击该按钮,弹出字体对话框,在对话框中设置页眉的字体、字形、字号以及特殊效果。& 页码按钮:在页眉中插入页码。& 总页数按钮:在页眉中插入总页数。& 日期按钮:在页眉中插入当前日期。& 时间按钮:在页