最新公文写作与处理细则.docx

1、最新公文写作与处理细则最新公文写作与处理细则 最新公文写作与处理细则最新公文写作与处理资料一第一章 公文第一节 公文概述1)什么是公文.公文定义：是国家机关用其它社会组织在行使和职权和实施管理的过程中形成的具有法定效用的与规范格式的文件材料。含义理解：1.公文形成的主体是国家机关及其它社会组织。2.公文形成的条件是行使职权和实施管理。3.公文是具有法定效用与规范格式的文件材料。4.公文是办理公务的重要工具之一。2).公文的产生与发展原始社会：结绳记事;商代后期：甲骨文书;秦汉：书、奏。辛亥革命以后：公文程式3).文书、文件和公文文书：可以作为所有文件材料总称，既可指公务文书，也可以指私人文书，

2、是一个整体概念。最早出现于西汉。文件：广义上说：它同文书一样，既可指公务文件，也可指私人文件，有时也可以指文件材料的总称。狭义上说：文主要是指机关、组织制成和发布的具有固定格式和文件版头的正式行文。出现于清末。公文：是指各机单位为了办理公务而形成的文件材料。出现于东汉末年和三国时期。在机关中三者都是指国家机关及其他社会组织在工作活动中形成和处理的收来文件、发出文件以及机关内部所使用的文件材料，即公务文书。第二节 公文的特点与作用1).公文的特点：1.公文有法定作者2.公文有法定的权威3.公文特定的效用4.公文有规范体式5.公文有规定的处理程序。法定作者：是指依据宪法和其他有关法律、章程、决定成

3、立的并能以自己的名义行使法定的职能权利和负担一定的任务、义务的机关、组织或代表机关组织的领导人。行文单位：能在自己的职权范围内制发文件的机关、部门或单位，称为行文单位。公文的制发：经过起草、核稿、签发等程序。公文的签收：签收登记、分办、批办、承办、催办等。2)公文的作用：公文的作用在于它是党和国家具体领导和管理政务，机关之间相互进行联系以及机关内部处理工作事务的一种工具。表现在：1.领导与指导作用2.行为规范作用3.传递信息作用4.公务联系作用5.凭据记载作用第三节 公文的分类与名称(一)公文的分类：1).按来源分：对外文件 收来文件 内部文件1.对外文件：简称发文。是指本机关(或部门)拟制的

4、向外单位发出的文件。2.收来文件：简称收文。是指由外机关拟制的作为传达其自身机关的意图，发送到本机关(或部门)来的文件。3.内部文件：是指制发和使用都限于机关内部的文件。2).行文关系：上行文 下行文 平行文行文关系：指发文机关同收文机关间的公文往来关系。1.上行文：是指下级机关、下级业务部门向它所属的上级领导机关和上级业务主管部门所发送的公文，是自下而上的行文，故称上行文。(请示、报告)2.下行文：是指上级领导机关对所属的下级机关的一种行文。(指示、决定、通知、批复)3.平行文：是指同级机关或者不相隶属的，没有领导与指导关系的机关之间的一种行文。(函)3).秘密程度：秘密文件(秘密 机密 绝

5、密) 普通文件 公布文件1.秘密文件：指内容涉及党和国家的秘密，需要控制知密范围和知密对象的文件。2.普通文件：是指相对秘密文件而言的，从这个角度说，也可称为非密文件。3.公布文件：是指向人民群众和国内外公开发布的文件。4).发文机关性质：法规文件 行政文件 党的文件1.法规文件：是指由中央和地方各级权力机关、行政机关所制发的法律、法令和行政法规与规章文件。(包括：A.法律文件 B.法令文件 C.行政法规与规章文件。)2.行政文件：是指国家机关在日常公务活动中所形成和使用的文件。3.党的文件：是指由中国共产党的机关、组织形成和使用的文件。5).公文内容性质：指挥性公文 规范性公文 报请性公文

6、知照性公文 记录性公文1.指挥性文件：是指上级领导机关对下级机关或群众发出的用以领导和指导工作的公文。(命令、指示、决定、意见、批复、政策性通知)2.规范性文件：是指由机关、组织、社会团体制定的，要求其成员在活动，工作等方面严格遵守的行为规范。(条例、规定、办法、细则、章程、规则)3.报请性文件：是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、请示问题时所使用的陈述性，请求性公文。(报告、请示)。4.知照性文件：是指机关单位发布的需要周知或遵守，以及各机关单位之间联系工作，通报情况所使用的公文。(公报、公告、知照性通知、通报、函)。5.记录性公文：是指各机关、组织用以记载公务活动以备查考的公文。(会议

7、记录、电话记录、会议纪要、大事记、值班日志)。(二)公文的名称：文种：公文名称统称文种。它是根据发文机关的权限、发文机关和收文机关之间的关系以及发文的具体目的和要求而确定的。A.1993年11月21日 国务院办公厅 国家行政机关公文处理办法 12类13种1.命令(令)2.议案 3.决议 4.指示 5.公告、通告 6.通知 7.通报 8.报请 9.请示 10.批复 11.函 12.会议纪要B.1996年5月3日 中共中央办公厅 中国共产党机关公文处理条例 14种1.决议 2.决定 3.指示 4.意见 5.通知 6.通报 7.公报 8.报告 9.请示 10.批复 11.条例 12.规定 13.函

8、14.会议纪要第二章 公文写作第一节 公文写作概述.公文写作：指公文的起草与修改，是撰写者代机关立言，体现机关领导意图和愿望的写作活动。(包括：起草初稿，讨论修改、形成送审)1).公文写作是代机关立言起草初稿：是指构思基本完成后动笔行文，写出公文初稿有的具体过程。讨论修改：是指对初稿作进一步加工直到形成送审稿的过程。公文起草的组织形式：1.由一人准备、选取材料并构思布局直至拟写成文。2.由多人共同讨论、构思和准备材料，最后由一人执笔起草。3.由起草小组共同酝酿，多人分工执笔，一人统稿贯穿成文。2).发挥公文效用，把好公文质量关公文质量主要体现在公文的思想内容和文字表达方面。1.在思想内容方面，

9、应该政策性强、针对性强、科学性强。A.政策性强：就是要求政治上正确，思想观点正确，准确地宣布、传达、体现党和国家的方针、政策的精神。B.针对性强：就是要求有的放矢，切中要害。C.科学性：就是反映工作的实际情况和客观规律，敢于实事求是，能够及时地、正确的提出问题、分析问题和解决问题，经得起时间的考验，经得起实践的检验。2.在文字的表达方面，应该结构严谨、语言精当、行文规范。A.结构严谨：是指章法问题、布局谋篇的问题。要示：主次分明、条理清楚;重点突出、衔接自然;联系紧密、完整划一。B.语言精当：是指运用语言要精确、简明、贴切、恰当。既要符合语法，修辞和逻辑的要求，又要恰如其分地表达内容。C.行文

10、规范：是指公文的种类、格式等都由国家统一规定，书写要清楚，标点要正确，文面要整洁。公文效用：是指公文对机关公务活动所起的作用。所起的作用：领导和指导作用、法规和准绳作用、沟通和联系作用、依据和凭证作用。3).机关领导要亲自动手撰写重要公文第二节 公文写作的特点和要求1).公文写作的特点：1.被动写作，遵守性强2.对象明确，针对性强3.集思广益，群体性强4.决策之作，政策性强5.紧迫之作，时限性强6.讲究格式，规范性强2).公文写作的基本要求：1.要保证公文内容在政治上的正确性2.要实事要是，在业务上符合客观规律3.在文字表达上准确、鲜明、生动、符合语法与逻辑4.公文起草要符合统一规定的体式和程

11、序5.要注意选用书写的载体材料与字迹材料(体式：公文文体、结构、附加标记和文件格式。)(程序：交拟、起草、审核、签发、印制、发出)(尽量使用毛笔和钢笔，不要使用圆珠笔和铅笔;使用墨汁、蓝黑墨水和碳素墨水，不使用纯蓝、红色墨水。)第三节 公文写作步骤与方法1.)明确发文主旨(公文的主题和发文目的)1.公文的中心内容是什么?2.根据公文内容，准备采用何种公文名称3.要明确公文发送范围和阅读对象2).收集有关材料1.收集、阅读和研究有关的文件材料2.深入下去，收集有关的实际材料(要求：真实、典型、适用、时效)3).拟出写作提纲先写什么、后写什么、分几个段落、几层意思4).认真起草正文(导语、主体、结

12、束语)1.把握公文主题，选好用好材料2.观点正确、情况属实3.内容涉及的有关部门要经过会商，取得一致意见4.文字表述要简练，交代问题要清楚5).反复检查修改1.关于主题的修改：看主题思想是否正确、论述是否集中、挖掘是否深刻。2.关于观点的修改：观点是否正确，表达有无问题。3.关于材料的修改4.关于结构有修改5.关于语言的修改(公文稿纸格式：单面16K，260X184mm)第四节 公文写作人员的修养1).公文写作人员加强修养的重要性公文写作一项政治性和政策性很强的工作，公文写作的好坏，不仅直接关系到公文效用的发挥，也是领导机关领导思想和领导艺术的直接反映。2).公文写作人员应具有的修养1.政治素

13、质好：a.明确的政治方向、坚定的政治立场、敏锐的政治洞察力和政治鉴别力。b.严守纪律，严守保密制度。2.有一的政策理论水平公文写作是执行政策、依*政策、理解政策、表达政策的过程。3.熟悉业务和机关工作情况4.有较宽的知识面5.有较好的文字功底3).公文写作人员加强修养的途径1.完善自我，勇于创新不断学习、不断实践、不断提高、不断创新2.博览群书，增长知识勤于、勇于、善于向书本学习3.深入实践，勤学苦练勤学苦练、锲而不舍、持之以恒第三章 公文的体式与搞本第一节 公文的体式1).公文体式概述：公文的体式是指：公文的文体、结构要素及在格式上的安排。(作用 ：为了保证公文的完整性、正确性与有效性、提高

14、办事效率并为了公文处理工作提供方便)2).公文的文体：是指公文写作中运用语言陈述事情、说明问题所采用的具体方法和特点，即公文的表达方式和语体特征。应用文体的一般特点：实用性、严肃性、程式性。(1).公文的表达方式：是指在写作中运用语言的方法和手段，它是辨别文章体裁的重要标志。(叙述、议论、说明)1.叙述：是将人物的经历和事件性发展变化过程所作的叙说与交代。(包括：人和事两方面)(倒叙、插叙、顺叙)2.说明：是简明扼要的文字、把事物的形状、性质、特征、成因、关系、功用等客观、真实地解说清楚。(定义说明、注释说明、比较说明、数字说明、举例说明、分类说明)3.议论：就是议事说理。是公文作者对客观事物

15、或问题进行分析评述，提出看法或措施，表明观点和态度，证明或反驳某一观点的表达方法。(三要素：论点、论据、论证)A.论点：又称论题或观点。是指作者对所论述的问题提出的见解、主张与态度。(统帅：要证明什么?)B.论据：是证明论点的真实性的根据。分三类：一类是事实论据;二是理论论据;三类是政策法规论据。(基础：用什么证明)C.是运用论据来证明论点的方法和过程。(桥梁：如何证明)(2).公文的语言特点：准确、简明、庄重、得体。准确：是公文语言的主要特征和基本要求。简明：用最少的文字表达尽可能多的内容。庄重：指公文用语必须讲究庄严、郑重。得体：指公文语言的运用要与公文的行文目的、内容、对象、条件的特定需

16、要相适应，在准确表达的基础上，进一步促使受文对象产生与行文目的一致的心理效应。得体的基本要求：一是发适应行文的语体风格。二是要分清上下级关系，掌握好分寸。三是要多运用公文的专用语。第二节 公文的构成要素与书面格式(1).公文的构成要素(21项)1.指定项目：公文管理标识(包括公文格式代码、印制顺号、秘密等级、缓急时限和收文处理标记)、发文机关版头、发文字号、公文标题、正文、生效标识和页码等11项(必填)。2.选择项目：签发人、题注、主送机关、无正文说明、附件说明、注释及特殊要求说明、主题检索、抄送机关和印发说明等10项(选填)。(2).公文的书面格式：指公文构成的数据项目在公文文面上所处的位置

17、和书写样式。(一)文头部份：1.公文格式代码 2.印制顺序号 3.秘密等级 4.紧急程度 5.收文处理标记 6.发文机关版头7.发文字号 8.签发人姓名(8部份)1.公文格式代码。又称文件检索代码，是指代表文件格式类型的标志符号。位置：位于文件首页发文机关版头左上角。由九位阿拉伯数字组成。2.印制顺序号。又称公文份号，是指依据同一文稿印制若干份时每份的顺序编号。主要针对秘密文件使用。位置：位于文件首页发文机关版头左上角文件检索代码下方。由六位阿拉伯数字组成，前面冠以NO.符号。数字不足规定数时，前面用(零)补齐。3.秘密等级。简称密级，是指公文秘密程度的等级。分绝密、机密、秘密三级。标注方法：

18、在密级与时限中间加。如秘密六个月、绝密长期。位置：位于文件首页公文版头左上角，公文份号下方，并在文件封皮上加盖戳记注明。保密时限：一般分一年以内，一年用一的以上，长期和期限不作标注，凡不作标注的可按二十年认定。绝密：是最重要的国家机密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害。机密：是重要的国家机密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害。秘密：是一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损失。4.紧急程度。又称缓急时限或处理时限，是对公文送达和办理的时间限度。程度分：特急、急件。紧急电报分：特提、特急、加急、平急。位置：位于文件首页文头左上角。需与密级并用时，位于其下，上下对齐。加戳记注

19、明。时限送达的文件须在文件封筒上注明务于某日某时送到或限某日某时送达。5.收文处理标记。包括收文机关名称、收文编号、收文时间、档号(全宗号、目录号、安卷号)等项目。位置：位于文件首页发文机关版头右上方空白处，由收文机关加盖收文处理章标识。6.发文机关版头。简称文头。是发文机关用来制发正式文件时使用的的固定版式的发文机关标识。位置：发文机关版头大字居中套红印在文件首页上瑞，约占图文区的三分之一或五分之二。字体选长宋体。党的文件在间隔线中间印上一颗五角星。7.发文字号。指由发文机关编排的文件代号。由发文机关代字、发文年度(加六角括号)和发文顺号组成。作用：一是统计发文的数量，便于公文的管理，二是在

20、查找和引用公文时可作为该份公文的代号使用。编排发文字号要力求准确、稳固、系统。位置：有版头的文件，应标注在文件版头之下，间隔横线之上，居中排列;用信笺头的文件，则置于信笺头横线之下，公文标题之上，右侧排列;命令(令)则在公文标题下面当中，写第X号。8.签发人姓名。是表示公文生效并对该公文内容郑重负责的一个标志。一般供上行文使用。位置：发文字号右侧标注签发人后标签发人姓名。(二)行文部份： (1.公文标题 2.题注 3.主送机关 4.正文 5.无正文说明 6.附件说明 7.发文机关署名 8.成文日期 9.机关印章与领导人签署 10.注释或特殊要求说明)10部份。1.公文标题。是对公文主要内容准确

21、、简要的概括和提示。由发文机关名称、公文主题(事由)和文种组成。写法：A.省略发文机关名称。B.省略事由 C.机关名称和事由同时省略。2.题注。是指对公文标题的注释说明。主要用以注明法规性文件或经会议讨论通过的文件产生的法定程序与时间等。位置：位于公文标题之下，一行或多行居中书写，外用圆括号括入。3.主送机关。指主要受理公文的机关。也就是发文机关要求对公文予以办理或答复的对方机关。位置：位于正文之上公文标题左下方，无论一行或多行，均*左顶格书写。三种情况：A. 上级领导机关对下级发出的公文，其属下的下级机关单位都负有贯彻执行公文的责任。B. 下级机关务上级领导机关发出的请示或报告等上行公文，不

22、管请示或报告的内容事项如何重要，都只有一个具体的主送机关。C.直接向社会公众发布的公文，如公告等主送机关可以省略。4.正文。是公文的主体部份，用来表达公文的具体内容，体现发文机关的意图，是公文的核心。正文结构分：导语、正文主体、结束语三部份。导语部份写作有：依据式、目的式、原因式三种。正文主体的写作要求：略。P735.无正文说明。指由于篇幅所限，使公文生效标识(即落款、印章与成文日期)与正文不能同处在一个页面上而出现分离状况时，为维护公文的完整性而作的说明。注意两点：A.只限于文件的正文与文件的生效标识(发文机关落款、印章与成文日期)不能同处在一个页面上而出现正文与生效分离的状况时。B.(此页

23、无正文)的标识位置应在发文机关落款的左上方第一行顶格书写。6.附件说明。是用以说明附属在公文正件之后的有关文件材料的名称及件数的。(形式有：图表、目录、名单、简介及其他有关文件材料。)位置：位于正文或无正文说明的左下方，公文生效标识之上，注明附件材料名称及件数。7.发文机关署名。又称落款，是指在正文或附件说明之后署上制发该份公文的机关名称，亦即公文的法定作者。位置：应在正文、无正文说明或附件之后，右下方另行书写，同正文之间应有一定间隙，以便用印。注意要点：A发文机关的名称必须用全称或规范化简称。B.联合发文的机关名称都要写上，般以主办单位为先，然后依次排列。8.成文日期。指文件形成的时间。它是

24、文件生效及日后查考的重要依据之一。(年、月、日要写全)注意事项：A.一般情况下，以领导人签发日期为准。B.经会议讨论通过的公文，以会议通过的日期为准，并加括号写在公文标题的正下方。C.法规、规章类文件以批准日期为准。D.两个以上机关的联合行文，以最后一个签发机关的领导人的签发日期为准。E.一般的日常事务性公文，如涉用具体事项的通知、通告、简报、函等的成文日期经它们的印发日期为准。9.机关印章与领导人签署。机关印章是公文制发机关对文件生效负责的凭证。领导人签署指发文机关领导人在公文的落款处，本人职务名后面签 字或盖章。印章位置：在成文日期的上侧，要求上不压正文，下要骑年盖月。注意要点：A.除会议

25、纪要和印制有特定版头的普发性公文外，应当加盖印章B.联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章。C.联合下发的公文，联合发文机关都应当加盖印章。生效标志：发文机关的署名、成文日期、机关印章与领导人签署统称为文件生效标志。10.注释或特殊要求说明。用以说明公文中在其他区域不便说明的各种事项，如需要加以解释的名词术语，或用于表示公文的阅读(传达)范围、使用方法等。阅读(传达)范围：是指根据公文内容和工作需要所限定的公文发送的范围和规定公文的阅读对象。位置：在成文日期的左下方，文尾部分主题词之上，用圆括号括入。注意情况：A.发给各省、自治区、直辖市党委、各大军区党委。只供各受文单位的党委常委(党组成

26、员)以上干部阅读。B.发至省、军级。省军级党员干部，以及中央或中央组织部批准按军级待遇及其他相当职务的党员干部，可阅读发至省、军级的中央文件。各正厅局级单位党委(党 组)的主要负责同志，可阅读有关的省军级中央文件。C.发至地、师级。厅局级以上的党员干部可以阅读。D.发至县、团级。县处级或相当级别以上的党员干部可以阅读。E.发至县、团级并可登刊的文件，一般可以至基层党委或党支部。F.公开发表。以批准可在报刊、电台、电视台刊登、播发的文件，同内部印发的正试文件具有同等效力，应与正式文件一样依照执行。(三)文尾部份：1.主题词 2.抄关机关 3.印发说明 4.页码(4项)。1.主题词。指能够准确表达

27、公文主题内容的规范化名词或名词性词组。作用：A.公文标注主题词，可以准确简要地概括文件的主要内容。B.公文标注主题词，可以帮助我们大大提高文件检索、查询的速度有利提高整个机关的办事效率。(表现：快、准、全)。C。公文标注主题词，有利于文书档案管理的规范人，系统化、科学化。位置：位于注释或特殊要求说明左下方，文尾横线上端顶格书写。最多不超过五个主题词。1997年12月，国务院办公厅秘书局修订发布的国务院公文主题表共由15类1059个主题词组成，公为主表和附表两大部分。主表有13类751个主题词，附表有2类298个主题词。词表分三个层次。第一层是对主题区域的分类。第二层是类别词。第三层是类属词。注

28、意事项：A.必须在公文主题词表中选用主题词。B.公文主题词表中的类别标题不作主题词。C.一公文件有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二主题内容进行标引。D.在公文上标注主题词，要直反映出该份公文所说明的问题或论述的事物。E.主题词标引的顺序是先标类别词，再标类属词。2.抄送机关。是指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的有关机关。位置：位于主题词下方位置，用与图文区等长的横线与主题词隔开。注意原则：A.抄送要限于同文件内容有关，需要对方知道或者协助办理的机关，既不能滥报滥送，也不能漏报漏送。B.向上级机关的请示，不可同时抄送下级机关;向上级机关的报告，一般也不要抄送下级机

29、关。C.向下级机关的重要行文，可以抄送直接的上级机关;翻印或原文转发上级机关的文件，不要再上报上级机关。D.在一般情况下，下级机关不得越级行文请、报告、也不得越级抄送文件。因特殊情况必须越级行文者，应当抄送被越级的上级机关。E.受又重领导的单位的请示、报告、应根据文件的内容确定主送机关和抄送机关。3.印发说明。又称印制版记，是指文件制发(含翻印)情况的说明记载，包括文件发制发单位的名称、印发日期和负印制份数等。印制单位：一般是各级机关的办公厅(室)，使用全称或规范化简称。印发时间：是秘书部门起印文件的时间，要完整写出年月日。印制份数：是该份文件所印的数量。位置：位于抄送区域横线之下，左侧行首空一个字标注制发单位名称，右侧注明印制时间，行尾空一个字。然后在下方划一条与图文区等长的间隔线作底线，底线下面右侧标注印制份数。4.页码。是指公文每一张页的顺序编号。位置：用阿拉伯数字标注在每页图文区下端。正面为单数，位于右下角： 反面为双数，位于左下角。没有图文区的页面不标页码。方尾残缺：是指一份公文缺少文尾部份。文尾错位：是指文尾的