总经理采购管理.docx

1、总经理采购管理总经理采购管理总经理采购管理1.制定采购计划：1.各酒店及各部门根据每年物资的消耗率.损耗率和对下一年 的预测，在每年11月15日前编制完下一年度的采购计划和预 算，送报财务部审核。2.计划外采购或临时增加的项目，应在一周前，制定采购计 划，送报告财务部审核。3.采购计划一式三份，使用部门一份，自存一-份，交财务部 一份。2.审批采购计划：1.财务部将各酒店.各部门的采购计划和报告汇总，并进行审 核。2.财务部根据各酒店本年的营业实绩，物资的消耗和损耗 率，第二年的营业指标及营业预测做采购物资的预算。3.将汇总的采购计划和预算报总经理审批。4.经批准的采购计划交财务总监监督实施，

2、对计划外未经批 准的采购要求，财务部有权拒绝付款。3.物资采购：1.各酒店各部门根据核准的采购计划下采购单，由相关人员 签字批准，采购员接到申请单核实采购计划，按照物品的名称. 规格.型号.数量.单位适时进行采购，以保证及时供 应。无计划 的物品拒绝采购。2.大宗用品或长期需用的物资，根据核准的计划可向有关的 工厂.公司.商店签订长期的供货协议，以保证物品的质量.数量. 规格品种和供货要求。3.餐饮部用的食品.餐料.油味料.等等，由行政总厨或餐饮部 下单给采购部，采购人员要按计划和采购单进行采购，以保证供 应。4.计划外和临时少量急需品，经总经理或总经理授权有关部 门经理批准后可进行采购，以保

3、证需用。4.物资验收入库：1.无论是直接调拔，还是入库的采购物资都必须由仓库管理 员或验货员验收。2.验货员根据订货的样板，按质按量对发票和实物验收，验 收完后在发票上签字或发给验收单，需直接调拔的按手续直接调 拔，需入库的按规定入库。5.报销及付款：1.付款：采购员采购的大宗物资的付款要经财务总监和总 经理审核批准后方可付款。支票结账一般由出纳员根据采购员提供准确的数字或单据 填制支票，若由采购员领空白支票与对方结账，金额必须限制在 一定的范围内。2.报销：（1）采购员报销必须凭验收员签字的发票或连 同验收单，填写报销单，经采购部经理.财务总监.总经理批准后 方可给予报销。（2）采购员向个体

4、户购买商品，可通过税务部门开票，因急 需而卖方又无发票者，应由卖方写出售货的证明并签名盖章，有 采购员两人以上的证明及验收员的验收证明，经部门经理 或财务 总监批准后方可给予报销。6.纪律与要求1.管理公司总经理.各酒店总经理及各部门经理各使用部门 均无权自行进货和采购，只能推荐或见意采购，进货的经办由财 务部的采购员负责，各级总经理负责对其进行监督.复核.批准。2.各类酒水以及大宗商品的采购，应以名优产品为主，定点. 批量采购。设备.家私采购，尽量不买独家产品，应选用优质通 用产品，使之换部件和维修方便。物品采购杜绝杂牌高价.质低 假冒，关系进货。3.财务部对物品采购不按流程，缺少经手.验收

5、签字（各流 程）的，有权拒绝付款。4.本店所有经理及采购.验收人员，尽量避免接受供应商的宴 请，更不能接受礼品或红包。一经发现严肃处理，构成犯罪的，交司法机关处理。5.定期或不定期，清理库存，把尚待销售的关系商品，一律 退还。无用积压的库存商品，转让或处理。各部门今后不设二级 仓库，只设周转仓。总经理.财务部会同各部门按周期.数量.核 定周转量。多余的物品，划归总仓管理。6.每月最少召开一次采购会议，对大宗商品和固定资产购 置，以及维修购件及外委业务等，由各部门经理通过会议，对价 格.数量.质量结算方式等推敲研讨统一意见后，按采购流程执 行，做到物品采购的民主化.透明化.制度化。7.需要制定的

6、各项制度及细则规章，由总经理.财务部会同各 部门共同制定。7.采购程序八.采购报销的会计核算程序采购回的商 财务部采购员使用部采购部各公司总财务总收货员 填制报销单门经理门经理经理审核监审核总会计 总出纳总签理字验收签字签字签字签字品师制 证审核付款填写要求：1.由采购员按报销单的相应的格式填写，字迹工整，不得用 铅笔。2.报销单后要附有相应的验收记录及报销的原始凭证。3.此单送交财务之前必须履行相应的手续方可报销。赠送和折扣权限的规定总经理餐饮总监经销售总监. 经大堂经理大堂副理理理Y客房客房客房餐五折Y Y YYY Y Y Y Y六折Y Y Y七折Y Y八折Y Y Y Y餐九折餐 酒水赠送

7、果盘赠送五折含早餐六折含早餐餐/房客房客客YYY Y Y Y现将各店管理人员赠送和折扣权限规定如下：1.餐饮赠送的金额不得超过该台（或包房）的3%,每天赠送的 金额不得超过当日营业额的1%。原则上打折后不得再抹零，如同 时发生抹零情况，抹零金额限5元内，如超出权限需 经总监同意 并签字。领班.主管无权打折或签赠送单，但可签退单。原则禁止 全单打折，特殊情况需全单打折的，必须请总经理签字。任何人 无权涂改帐单金额。2.以上餐饮折扣不含海鲜.特价菜.酒水香烟。赠送原则上只 赠送果盘，不得赠送食品.酒水和香烟，特殊情况必须请总经理 签批。3.以上规定望各部门认真执行，如超出上述规定的，在月末 发放工

8、资时，财务部按个人挂帐款扣除相应工资。4.各店的财务主管，有权监督此制度的贯彻执行。资金管理制度1.为加强管理公司对资金使用的监督和管理，加速资金周 转，提高资金利用率，酒店公司决定各店资金实行收支两条线统 筹管理，集屮使用，以充分发挥其经济效用，保证资金安全，特 制定本制度。2.管理机构酒店公司设立资金管理部门财务部，财务部具 有管理和服务的双重职能。在总经理的领导下，合理调配资金， 统一管理公司各酒店（分公司）的资金调拔.结转和结算工作。3.收入管理 财务部对各店的收入实行集屮管理，各店的收 入由财务部派专人统一收取，所有现金统一存入一个现金账户， 收取的支票.信用卡根据日审的划分存入相应

9、的银行账户，所有的 挂账由财务部应收主管统一结算。4.支出管理 财务部对各店的支出实行预算管理和计划管 理。各店及各部门制定年度成本.费用预算；根据年度预算制定 月份成本费用预算和采购支岀计划；根据月份预算和计划制定 月/周采购预算和费用支出计划。财务部审核月/周采购预算和费 用支出计划的合理性，实行总量控制，由总经理签批。财务总监 统筹资金，合理调配，按照预算和计划支付资金。预算外和计划 外的支出由各店上报总公司必须财务总监和总经理审批后，方可 支付。5.存款管理1.管理公司暂时保留各分公司各账套的银行账户，办理日常 结算业务，银行账户中只留存一小部分存款，各公司必须将结余 资金划拔（结余资

10、金的划拔只适用于各酒店）财务部统一管理。2.财务部必须在每月五日前，将上月的结余资金转入财务部 指定账户。结转资金时需财务总监.董事长签批。3.结余资金内容包括：每月完成的净利润.一次性付款按月摊 销房租费每月摊销装修改造费用.递延资产摊销折旧费月借款 利息及其他应上交款项等（以前年度支付仍在每月摊销的费用. 大额的预收预存款等）。4.待管理公司整合到位，财务部重组完毕后，取消各店银行 账户，总公司统一建立一个或两个银行账户，集中管理.统一调 配使用资金。加速资金周转，提高资金利用率，确保资金可控. 安全。6.内部借款的管理1.管理公司内部借款的审批。凡在管理公司内部借款的，由 财务总监和公司

11、总经理审批，报董事长签批。2.内部借款利息的计算，凡在管理公司内部借款的，需在借 款前填写内部借款协议，借款利息应按权责发生制计算，每月按 1%计提利息。7.资金管理和检查财务部以资金的安全性.效益性，流动 性为屮心，定期或不定期开展资金检查和管理工作，并根据检查 情况，定期向公司总经理.董事长专题报告。1.检查现金库存状况。2.检查资金结算状况。3.检查预算和计划的执行情况。4.对10万元以上大额款项支出，进行跟踪检查或抽查。8.各类资金管理审批权限资金审批权限一览表工作事 项有关部门分公司总经理财务总监核管理公司总经理董 事长购置固定资产预算内预算外预算内预算外审核审 审审审批批批批准准准

12、准审 审审审审审审审批批批批审 核核核审批货款审核费用支付审核核 核核核核审批所属企业借款审批准 批审批差费旅分公司总经理审核审批准批 公司总（监）审核审批准批审批经理福利奖 金工资A级经理以上审核审批准批审批私 人借款审核审批核准审批审批非正常 支出审核审批核准审批审批说明：1.审批权限分三类：1.审核：指有关部门及公司财务总监对该项开支的合理性提 出初步意见。2.审批：指有关领导经参考“审核”的意见后进行批准，个 别重大事项，还需经董事长办公会议讨论通过。3.核准：指财务总监根据财务管理制度对已审批的支付款项 进一步审核批准。2.审批顺序：先下级，后上级；先定性审批，后集中标准。（按表屮所

13、标号的顺序即可）印鉴管理制度1.公章的管理 经纬和的公章由各公司总经理秘书统一保管，各部门使用公章必须填写使用申请单，经总经 理批准后借用 或加盖公章。2.财务印鉴管理财务印鉴管理是财务内部管理的重要内容 之一，财务印鉴管理的如何，直接关系到企业的利益。为了更好 规范管理财务印鉴，特做一下规定：1.财务专用章由总出纳保管使用。2.法人名章由财务总监保管使用。注：在任何情况下，任何人无权将以上两枚章交由一人保 管。3.现金收.付讫章由总出纳保管使用。4.银行转讫章由总出纳保管使用。5.各店前台的现金收讫和银行转讫章由前台收银员使用保 管。&饮食服务业发票专用章.发票付讫章由当班餐饮收银员保 管使

14、用。7.作废章，由资产管理员保管使用。8.货已验讫章，由验货员保管使用。9 .已审核章，由应付主管保管使用。10.印鉴实行预留管理。11借用印鉴登记管理。12.预留印鉴规定为了严肃财务制度，加强财务责任意识。 就财务的各种印鉴及财务人员个人印鉴做预留管理。a ）建立预留 印鉴簿。财务部预留印鉴簿印鉴名称印膜预留日期变更日期经 手人签字经手人签字复核人签字复核人签字变更印鉴名称变 更后印膜b）由财务总监管理财务的所有预留印鉴。c ）财务预留 印鉴应严密.妥善保管。财务预留印鉴变更审批单申请人 申请日期申请事由 审核人 总会计师 审核日期 财务总监 d）预留印鉴的变更必须有财务内部审批手续，旧印鉴

15、保留备查。e ）抽查核 对预留印鉴，发现问题及时处理。f ）财务专用章（）13.法人名 章（）14.现金收.付讫章（样式）总出纳办理有关现金收付业 务时使用。总岀纳应在支付.收取现金时，在所有相关票据.记账 凭证上加盖此印鉴。15.银行转讫章（样式）总出纳办理有关支票收付业务时使 用。总出纳应在支付.收取支票时，在所有相关票据.记账凭证上 加盖此印鉴。16.发票现金收讫章（样式）收银员给用现金交押金.现金 结账的客户开具收据.发票时用。发票的记账联也应加盖此印 鉴。17.发票银行转讫章（样式）收银员给用信用卡.支票结账 的客人开具发票时用。发票的记账联也应加盖此印鉴。18.作废章资产管理员办理

16、报损.在作废的单据加盖此章，代 金券.免费房券收回时加盖此章，前台收银开错发票或收据时加 盖此章，在其他作废单据上加盖此章。19.验货章由公司及各店验货员在验货完毕填制验货单后加 盖此章。1.审核章由应付主管在核对无误的结算票据上加盖此章。2.饮食服务业发票专用章.发票付讫章收银员在餐饮发票上 加盖发票章，在已付发票账单上加盖发票已付章。营业外收入管理办法营业外收入包括瓶盖款.出租车停 车费.干湿垃圾款.废品款.报损物品的变价收入等，收取的款项 全部上交财务审计部，作营业外收入处理。一.瓶盖款管理办法 为了加强瓶盖款的控制和管理工作，减 少流失，增加企业营业外收入，现制定本办法。1.瓶盖的回收

17、保管工作，由财务审计部设专人负责。2.服务员每日将收回的瓶盖上注明台号.包房名称，如游客人 带走瓶盖，须由主管或领班开具证明（酒水单一式两份），每天 晚上营业结束后将瓶盖与证明交到吧台，吧台负责人核对后在瓶 盖交接本上签收，并做统计表以备发放。3.吧台负责人于次日13： 00-14： 30分前，将瓶盖和单据一 同返到财务审计部，财务审计部与审核无误的酒水销售报表进行 核对瓶盖数量，发现差错及时与吧台负责人查找原因，如有丢失 瓶盖，必须按照瓶盖款全额由丢失的服务员赔偿，赔款立即上交 财务审计部。4.瓶盖的管理与审核：成本员审核数量，编制统计表，验货 员查验数量并保管。资产管理员按照规定的日期到各

18、店监督和参 与兑换瓶盖款，按品种数量开具收据，收据必须有成本员验货 员.资产管理员三人共同签字。瓶盖款装入投保信封，投入投保箱 中。5.兑换瓶盖款时间：经纬每月12 S-13日；每月15 0-16 日；诺曼蒂每月17 S-18日。不能及时兑换瓶盖款的供应商，财务审计部拒绝付货款。6. 瓶盖款的分配比例：（酒店：餐饮部：服务员）3： 3： 4o7.财务审计部按照分配比例记入相应账户，30%记入营业外收 入账户，60%记入其他应付 款账户。8.服务员部分瓶盖款有餐饮部做发放明细表，经批准后到财 务审计部领取，发放晚将服务员签字的发放明细表返回财务审计 部备案。9.餐饮部的瓶盖款，由餐饮部提计划，经

19、财务总监审核.总经 理批准后支用。二.停车费的管理办法1.门前出租车停车费由各店保安队长按规定时间向岀租车司 机收取，白班停车费每月5日，夜班停车费每月15日交到财务 审计部，不得拖延。白班停车费每台50元，夜班停车费每台 100元。停车场夜间停车每台每晚收费20元，包月每台不少于 300元，由保安开票把 钱交到前台，白天停车场停车免费，严禁 在酒店门前免费停车，杜绝人情车，总经理以上人员有批准免费 停车的权利，但必须履行相关手续。各店保安队长必须严格遵照 执行。3.干湿垃圾的管理办法收干湿垃圾的人必须交一个月额度 的钱作押金，垃圾款必须提前收取，每次至少交一个季度的金 额，额度由各店保安队长根据情况制定，经财务审计部认可，保 安队长负责收取，交到财务审计部入帐。于到期前10天收取下 一季度的款项。4.废品款.报损物品的变价收入管理办法任何部门和个人卖 的垃圾款.废品款和报损物品的变价收入，无论金额多少都必须上 交财务审计部入帐，不得私自留用，如有违反视金额大小按过失 或严重过失处理。