机关标准化管理文件控制程序编写示例.docx

1、机关标准化管理文件控制程序编写示例文件控制程序编号：QZFZCX4.2.31. 目的对质量管理体系文件进行有效控制和管理，确保各文件使用场所均能得到文件的有效版本，并防止作废文件的非预期使用。2. 范围适用于与质量管理体系运行有关的文件控制。3. 职责3.1办公室是质量管理体系文件的主管部门，负责中心质量管理体系文件的归口管理。3.2各部门负责本部门与质量管理体系有关的文件的管理。4. 程序4.1中心质量管理体系文件包括：4.1.1质量手册：阐述中心质量方针和质量目标，总体规定中心质量管理体系的文件；4.1.2程序文件：描述某项系统性工作的文件；4.1.3第三级文件，即管理和服务规范类文件：是

2、控制中心内部管理和规范业务管理、服务活动的文件； 内部管理和业务管理的文件形成中心的规章制度汇编； 业务规范类文件形成各业务部门的服务流程。4.1.4记录：是完成质量活动或达到的结果的证实性文件； 4.1.5外来文件：指与中心职责有关的法律、法规、规章等。4.2文件的标识4.2.1质量手册和程序文件以编号作唯一性标识。a)质量手册编号 QZFZZSA版本状态 质量手册中心代号b) 程序文件编号QZFZCX*标准条款 程序文件 中心代号 c)第三级文件以名称作唯一性标识。同一名称的文件不得涵盖两个内容，同一内容的文件不得出现两个名称。 d)行政文件的编号按照中心公文编号规则执行。4.2.2体系文

3、件版本号采用A、B、C字母表示，如：“A”表示第一版，“B”表示第二版，以此类推。4.2.3文件的受控状态体系文件按照控制要求分为“受控”和“非受控”两类。凡在中心内部发放使用的文件均为受控文件，由各部门按规定进行控制。提供给外单位交流、参阅的文件为非受控文件。受控文件应在其封面标注受控状态，注明分发号。4.3文件的编写、审核、批准、发放4.3.1文件发布前应得到批准,以确保文件是充分的和适宜的。4.3.2审核及批准权限4.3.2.1质量手册、程序文件由办公室组织编写，管理者代表审核，中心主任批准发布；4.3.2.2规章制度由机关主控部门编写，中心分管领导审核，主任批准发布；4.3.2.3跨部

4、门办理的审批项目的服务流程由主控部门组织有关科室和窗口编写，中心分管领导审定；4.3.2.4各窗口单一办理的审批项目的服务流程由窗口编写，原单位领导审核通过，中心主管科室审定。4.3.3管理者代表应根据需要确定文件的发放范围，要确保文件使用的各个场所都能得相关文件的适用版本。文件发放时办公室做好发放记录，并按照领用者不同分别标注发放号。4.4文件的领用与管理4.4.1使用者在领用文件时应在文件发放记录上签收；因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回原文件；因丢失而补发的文件，应给出新的分发号。4.4.2 文件发放电子版的在系统内保持发放和领取的痕迹。4.4.3文件使用者应对其妥善保管。受控

5、文件不得私自复制和外借，不得在文件上自行涂改，应确保文件的清晰以易于查阅。4.5文件的评审与更改4.5.1中心适时组织对质量管理体系文件进行评审，以确保文件持续的适宜性。评审可在内部审核之后进行，也可由管理者代表根据需要安排。4.5.2文件如需更改或换版由原编制部门组织进行，更改或换版要经原审批人再次批准，同时保留文件更改内容的记录或新的版本号。 c）文件换版时，原版的受控文件要及时收回，以确保有效文件的唯一性。4.6外来文件的控制4.6.1 办公室归口负责外来文件的接收、呈送、发放、转交、回收、归档等项工作。4.6.2各部门应按照职责范围，识别和获取有关的法律、法规、规章和规范性文件，并针对

6、其修订和换版情况及时更新。4.6.3 各窗口涉及的法律法规和政策如有变化，应及时修改服务流程并通知机关主管科室。4.7文件的作废与销毁a)所有失效或作废文件,应及时从所有使用场所撤出,按规定进行处理，（如需保留作废文件，应对保留的文件做明确标识）防止作废文件的非预期使用；b）对要销毁的作废文件，需填写文件销毁申请，经管理者代表批准后，授权责任部门销毁。4.9体系文件可采用纸质形式，也可采用计算机磁盘、光盘或其他电子媒体。其他媒体形式的文件应参照以上要求进行控制。5.相关文件 记录控制程序6.记录6.1 质量管理体系受控文件清单 6.2 质量管理体系文件发放记录 6.3 质量管理体系文件更改申请

7、表 6.4 质量管理体系文件销毁申请表 YPCZ-CX-7.3财政管理办法制定过程控制程序1.目的对财政管理办法的制定过程或改革创新的过程进行控制，确保新制定的财政管理办法能满足本区发展规划和财政改革的要求。2.范围适用于本局新的财政管理办法制定和原有财政管理办法修改的全过程。3.引用文件质量手册第7.3节 设计和开发4.职责4.1 办公室（法制科）负责根据财政管理办法制定过程控制程序，对财政管理办法制定过程中每个阶段进行监督。对新的财政管理办法中有关条款的的规范性、合法性进行控制。4.2 各业务科室职责：4.2.1各业务科室根据财政部、市财政局或区委政府对财政创新改革的要求，提出财政管理办法

8、制定或修改的项目设想，报局长办公会议讨论研究。4.2.2 各业务科室根据领导指令、要求，承办财政管理办法制定和修改工作。4.3 局长办公会议负责研究项目的可行性及决定项目的最终立项，确定项目实施的分管局长、主办科室等重大问题；以及讨论通过新制定的财政管理办法。4.4分管局长负责财政管理办法拟定和修改过程，对新制定的财政管理办法进行审阅，提交局长办公会议讨论通过。4.5 局长负责签发新制定的财政管理办法;需区政府领导批准或确认的财政管理办法，由局长签发报区政府。5.程序要求5.1财政管理办法制定和修改的策划5.1.1财政管理办法制定和修改的政策和环境依据：1）财政部、市财政局出台的财政管理办法；

9、2）财政管理制度改革的要求；3）区委、区府对目前财政工作提出的新要求；4） 由于经济环境或法律法规政策变化，需要制定新的财政管理办法或对原有财政管理办法进行修改。5.1.2主办科室根据上述依据，对财政管理办法的制定和修改进行策划，策划内容包括：1） 财政管理办法的制定和修改各阶段的划分和主要内容；2）各阶段人员职责、质量要求、时间进度要求和配合单位以及适合于每个阶段的评审、验证和确认活动。5.1.3 新的的财政管理办法可在制定过程中的各个阶段进行修改。5.1.4 与新的财政管理办法执行有关的各业务科室之间的接口管理5.1.4.1新制定和修改的财政管理办法可能涉及本局不同科室，还可能涉及本局以外

10、的其他单位，应明确各职能部门的职责权限、检查办法和相互间沟通等重要工作的记录方式。5.1.4.2各职能部门之间重要的信息沟通，由主办科室负责协调，必要时可由办公室或分管局长协调。5.2 新制定或修改的财政管理办法的构成内容财政管理办法新的制定或修改，应确定其内容和要求，并保持相应纪录，包括：1）财政部、市财政局颁布的有关政策法规；2）现行财政管理办法提供的适用信息；3）区委、政府领导和本局领导的指示要求；4）相关单位提供的适用信息和要求；5）报刊、文件、网络提供的适用信息；6）目前实际工作要达到的目的和要求。应对这些内容、要求进行评审，以确保其充分性和适宜性。这些内容和要求应完整、清楚，并不能

11、自相矛盾。5.3 新的财政管理办法的形成5.3.1财政管理办法制定和修改的结果：关于xxxxx的实施办法（初稿）或关于xxxxx财政政策（初稿），后附：依据的相关资料；可行性论证报告等。5.4 新的财政管理办法的评审5.4.1 对新制定的财政管理办法或修改后的财政管理办法应进行评审。局内部由局长办公会议组织讨论、评审，外部评审由主办科室牵头，组织相关单位进行评审。5.4.2 评审的目的是评价新制定的财政管理办法的适用性，识别和预测不足，提出修改意见，以确保新制定的财政管理办法能满足预期需要。5.4.3主办科室根据评审结果，对新制定的财政管理办法的初稿进行修改，报局长室批准。5.4.4 评审应保

12、持相应记录。5.5 新的财政管理办法的验证新制定的财政管理办法，有推广价值的，可在评审通过的基础上，对新的财政管理办法进行验证并保持验证的记录。验证可通过试点方法进行。5.6 新的财政管理办法的确认5.6.1为确保新制定的财政管理办法切实可行，应当对其进行确认。确认可通过试点执行情况与预期目标对比分析，即与预期目标是否基本相符，新制定的财政管理办法是否具有可操作性，提交局长办公会议确认。重要的财政管理办法在本局领导确认的基础上，最终应以区领导批准转发作为最终确认。确认的记录应予以保持。5.6.2对某些财政管理办法的制定和修改过程，其评审、验证和确认活动可适当简化。5.7 确认后的财政管理办法由办公室发文。5.8 已颁布执行的财政管理办法的修改控制执行中，对于已确认的财政管理办法，如果需要修改，须按原审批程序进行修改和审批；若有重大修改，应重新进行评审、验证、确认。修改的记录应予以保持。.相关文件内部沟通管理程序管理评审控制程序记录控制程序与服务对象的管理程序内部审核管理程序7.记录调研报告关于xxxxx的调查表业务科室签报局长办公会议记录xxxxx财政管理办法的征求意见稿xxxxx财政管理办法的反馈意见确认书区长办公会议纪要