0ffice入门技巧.docx

1、0ffice入门技巧目录第一部分 文字处理技巧 41. 去除页眉的横线方法两则 42. 在Word中快速选择字体 43. 用Word实现快速隔行删除 44. 清除Word文档中多余的空行 45. 同时保存所有打开的Word文档 56. 巧妙设置文档保护 57. 编辑长文件更轻松 58. 取消“自作聪明”的超级链接 59. 巧设Word启动后的默认文件夹 510. 在Word中快速输入汉字偏旁部首 611. 将Word表格巧妙转换为Excel表格 612. 巧存Word文档中的图片 613. 在WordXP中巧输分数 614. 快速输入大写数字 715. 在Word文档中插入MP3文件 716.

2、 在英文状态下快速输入中文标点符号 717. 为Word添加小助手 718. 找回Word中的菜单栏 819. Word也能“自动求和” 820. 预览时可编辑文档 921. 轻松保存OfficeXP的用户个性化设置 922. 在Word中快速“粘贴” 923. 快速转换英文字母的大小写 924. 锁定Word表格标题栏 1025. 快速打印WordXP的快捷键列表 1026. 公式的颜色也能变 1027. 压缩Word2002文档中的图片 1028. 让任务窗格快速启动 1129. 明白Word中文字下划线的含义 1130. 在Word中用剪贴板的内容进行替换 1131. Word2000/

3、XP能够即点即输 1232. 取消Word文档中的超链接 1233. 关闭拼写错误标记 1234. 使用F1F12键让Word操作更快捷 1235. Word2002中“斜线”的使用技巧 1336. 在Word中实现单键粘贴 1437. 固定显示Word表格中的表头栏目 1438. 在Word中巧划线 1439. 打造Word右键菜单 1540. 让文字随表格自动变化 1541. 如何将图片移到合适的位置 1542. 妙用Word词典进行翻译 1643. 巧用表格制作作文纸 1644. 用Word为日语中的汉字标注假名 1745. 快速将网页中的图片插入到Word文档中 1746. 巧用“语音

4、”学英语 1747. 在Word中创建自动翻页功能 1748. 在Word中快速计算 1849. 在多个Word文档中自由切换 1850. 将网页资料以纯文字粘贴到Word中 1851. Word文字巧隐藏 1952. 用F4键重复输入字符和图形 1953. 在Word中精确移动对象 1954. 让Word文档“原文重现” 1955. 一次保存或关闭多个Word文档 2056. 在Word中快速输入带圈数字 2057. 用“拼音指南”巧识生僻字的读音 2058. 批量打印Word或Excel文件 2059. 让页号从“1”开始 2160. Word2002文档目录巧提取 2161. Word也

5、能查农历 2162. 在Word表格中快速复制公式 2264. 在Word中同时编辑文档的不同部分 2265. 如何把我的Word文件变成JPG图片？ 2366. 批注与修订 2367. 去除word中多余的空格及空行 2368. WORD中的项目符号和编号多级符号如何设置 2569. “样式与格式”在排版中的妙用 2770. 把WORD表格转换成EXCEL文档 2871. Word表格中实现序列的自动填充。 29第二部分 word实战 30编排试卷 30word目录的制作 38快速编辑长篇文档 39Word邮件合并打印成绩通知单 43Word打印技巧集锦 43第三部分 Excel 使用技巧集

6、锦163种技巧 49一、 基本方法 49二、 数据输入和编辑技巧 57三、 图形和图表编辑技巧 68四、 函数和公式编辑技巧 75五、 数据分析和管理技巧 77六、 设置技巧 80第一部分 文字处理技巧 1. 去除页眉的横线方法两则 在页眉插入信息的时候经常会在下面出现一条横线，如果这条横线影响你的视觉，这时你可以采用下述的两种方法去掉：用第一种的朋友比较多，即选中页眉的内容后，选取格式选项，选取边框和底纹，边框设置选项设为无，应用于处选择段落，确定即可。 第二种方法更为简单，当设定好页眉的文字后，鼠标移向样式框，在字体选择框左边，把样式改为页脚、正文样式或清除格式，便可轻松搞定。 2. 在W

7、ord中快速选择字体 为了能够快速地选择字体，我们可以将常用的字体以按钮的形式放到工具栏上。首先在Word的工具栏上单击鼠标右键，在右键菜单中选择最后一项“自定义”。然后在出现的自定义编辑界面中选中“命令”选项卡，再选择“类别”中的“字体”项。最后从右边列出的Windows已安装的字体中，选择常用的字体并用鼠标直接将它拖曳到工具栏上，这样在以后的使用中就可以快速选择字体了。 3. 用Word实现快速隔行删除 先将全文复制Word中，按Ctrl+A键全选，再选择“表格”下拉菜单中的“转换/文字转换成表格”，在弹出的对话框中，将“列数栏”定为“2列”，将“文字分隔位置”选为“段落标记”，确定后便出

8、现一个2列n行的表格，再全选表格，右击鼠标“合并单元格”。 4. 清除Word文档中多余的空行 如果Word文档中有很多空行，用手工逐个删除又太累人，直接打印吧，又太浪费墨水和打印纸。有没有较便捷的方式呢？我们可以得用Word自带的替换功能来进行处理。在Word中打开编辑菜单，单击“替换”，在弹出的“查找和替换”窗口中，单击“高级”按钮，将光标移动到“查找内容”文本框，然后单击“特殊字符”按钮，选取“段落标记”，我们会看到“p”出现在文本框内，然后再同样输入一个“p”，在“替换为”文本框中输入“p”，即用“p”替换“pp”，然后选择“全部替换”，怎么样，多余的空行不见了吧。 5. 同时保存所有

9、打开的Word文档 有时在同时编辑多个Word文档时，每个文件要逐一保存，既费时又费力，有没有简单的方法呢？在按下Shift键的同时，单击文件菜单，大家看，已经多出了同时保存和同时关闭命令，这可就方便多了。 6. 巧妙设置文档保护 在用Word2000/XP打印一份文件时，忽然头儿有要事吩咐，要暂时离开一下，关闭文件吧，既费事又没必要，但又不想辛辛苦苦写的文件被别人破坏了。怎么办呢？执行工具菜单中的保护文档命令，在弹出的窗口中选择保护窗体，然后设上密码。怎么样，光标跑到了文件头，任你怎么移动鼠标、敲击键盘就是无法编辑了，不错吧。等回来时，执行工具菜单中的解除文档保护命令，一切又正常了。7. 编

10、辑长文件更轻松 相信大家都有这样的经历：在使用Excel、Word编辑长文档时，有时需要将文章开始的多处内容复制到文章末尾。但通过拖动滚动条来回移动非常麻烦，还会出错。其实只要将鼠标移动到滚动条上面的适当位置，发现鼠标指针变成双箭头，此时按住鼠标左键向下拖动，文档编辑区会被一分为二。你只需在上面编辑区找到文章开头的内容，在下面编辑区找到需要粘贴的位置，这样你就可以复制内容了，而不必来回切换。这种方法特别适合复制相距很远且处数较多的内容。 8. 取消“自作聪明”的超级链接 当我们在Word文件中键入网址或信箱的时候，Word会自动为我们转换为超级链接，如果不小心在网址上按一下，就会启动IE进入超

11、级链接。但如果我们不需要这样的功能，就会觉得有些碍手碍脚了。如何取消这种功能呢？在Word中单击工具自动更正选项，单击键入时自动套用格式选项，将Internet及网络路径替换为超级链接项目前的小钩取消。再单击自动套用格式选项，将Internet及网络路径替换为超级链接项目前的小钩取消。再单击确定。这样，以后再输入网址后，就不会转变为超级链接了。 9. 巧设Word启动后的默认文件夹 Word启动后，默认打开的文件夹总是“我的文档”。通过设置，我们可以自定义Word启动后的默认文件夹，步骤如下：(1)单击“工具”菜单中“选项”命令，程序将会弹出“选项”的对话框；(2)在对话框中，选择“文件位置”

12、标签，同时选择“文档”；(3)单击“更改”按钮，打开“更改位置”对话框，在“查找范围”下拉框中，选择你希望设置为默认文件夹的文件夹并单击“确定”按钮；(4)最后单击“确定”按钮，此后Word的默认文件夹就是用户自己设定的文件夹。 10. 在Word中快速输入汉字偏旁部首 作为语文老师，在用Word编制练习时，常常需要输入汉字的偏旁部首。执行“插入符号”命令，打开“符号”对话框，在“符号”标签下，将字体选定为“标准字体”，“子集”选定为“CJK统一汉字”，你就会发现下面的汉字是按偏旁部首排列的。每一类汉字都是以该类汉字的偏旁部首开始的，选中你需要的(如扌、攵、氵等)偏旁部首，按“插入”按钮就行了

13、。 11. 将Word表格巧妙转换为Excel表格 先打开带表格的Word文件，接着选中整个表格，先将光标放在表格的任一单元，在整个表格的左上角会出现一个带框的十字模样的标志。把光标移到上面再单击，整个表格的字会变黑表示全部选中，单击右键，在出现的菜单中选择“复制”；然后打开Excel，再单击右键，在出现的菜单中选择“选择性粘贴”，在出现的对话框中有6项菜单可选，选择“文本”并确定就行了。 12. 巧存Word文档中的图片 有时候收到朋友寄来的一篇图文并茂的Word文档，想把文档里的所有图片全部保存到自己的电脑里，可以按照下面的方法来做：打开该文档，选择“文件”菜单下的“另存为Web页”，指定

14、一个新的文件名，按下“保存”按钮，你会发现在保存的目录下，多了一个和Web文件名一样的文件夹。打开该文件夹，你会惊喜地发现，Word文档中的所有图片，都在这个目录里保存着。 13. 在WordXP中巧输分数 启动WordXP，选择“插入”菜单下的“域”命令，出现“域”对话框，在“请选择域类别”的下拉列表中选择“等式和公式”，“域名”项选中“Eq”，然后单击“域代码”按钮，单击“选项”按钮，在“开关”中选择“F(,)”，按下“添加到域”，在下面的“域代码”中添加上分子和分母，如EQF(1,2)，连按两次“确定”回到Word编辑窗口，这样分数制作就完成了。 14. 快速输入大写数字 由于工作需要，

15、经常要输入一些大写的金额数字(特别是财务人员)，但由于大写数字笔画大都比较复杂，无论是用五笔字型海狮拼音输入法输入都比较麻烦。后来偶然发现，利用Word2000可以巧妙地完成：首先输入小写数字如“123456”，选中后从“插入”菜单中选择“数字”命令，接着会出现如图所示的对话框，选择“壹，贰，叁”项，点击“确定”即可，或者你也可以直接在“数字”对话框中输入数字。 15. 在Word文档中插入MP3文件 在Word文档插入声音文件，一般采用插入菜单下图片选项中的剪贴画，从剪贴库中选取插入。但是，这种方法插入的声音文件只限于WAV和MIDI文件。要插入MP3格式的声音文件，可打开Word文档，把光

16、标移到你要插入声音文件的位置，选择插入菜单下的对象选项，在打开的对象对话框中，选择由文件创建活页卡片，点击浏览按钮，从打开的浏览对话框中找到准备插入的MP3文件，并确定。当浏览对话框自动关闭后，点击由文件创建活页卡片中的确定按钮，稍等一会儿，插入点就会出现MP3文件的图标，双击它即可播放。但必须说明，在此操作之前必须在Windows中使MP3文件与你的MP3播放器建立关联。 16. 在英文状态下快速输入中文标点符号 在输入中文过程中，经常会遇到一些英文单词或句子，此时许多人会将中文输入法切换为英文输入法来输入英文。这样一来，标点符号也成英文的了，输入标点符号时，还要再将输入法转为中文，十分麻烦

17、。有没有简便的方法呢？当然有。Office2000为用户提供了12组输入中文标点符号的快捷键(详见附表)，不管在任何输入法状态下(当然包括英文)，只需按下快捷键，即可输入中文标点符号，省去了来回切换的麻烦。需要请大家注意的是：,:;?!等标点符号的中英文方式看似一样，其实是有区别的。 17. 为Word添加小助手 我们在使用Word2000进行文档处理时，经常使用工具栏中的字数统计功能来了解当前文档的字数、字符数、行数等信息，非常方便。可是很多时候我们需要了解文档的更加详细的信息，这时可以通过在工具栏上添加属性的方法，来快速查看文档的详细信息。 1.单击工具菜单，从其下拉菜单中选择自定义命令，

18、打开自定义设置窗口。2.在自定义设置窗口中，选择命令项。在其下面的类别中选择控件工具箱，然后在右边的命令中选择属性项。3.双击属性项并将它拖动到工具栏上。这样在Word的工具栏上，就出现了属性项。 当我们在Word中需要查看某个文档的详细信息时，只要单击工具栏上的属性项，那么文档的创建时间、修改时间、文档大小、创建人等详细信息就会出现了，也可以根据自己的需要，添加、修改文档的主题、作者、备注等信息。 18. 找回Word中的菜单栏 首先，在工具栏右击，在弹出的菜单中单击自定义(C)命令。再单击命令(C)选项，然后在类别(G)列表框中拖动滚动条，找到内置菜单单击。这时我们就可以在右边命令(D)列

19、表框中看到我们熟悉的文件(F)编辑(E)等菜单了。既然找到了，就动手一个个地把它们拖回去吧！当然，这些菜单既然能被拖到菜单栏中去，当然也能把它拖回对话框。 19. Word也能“自动求和” 编辑Excel工作表时，相信大家对常用工具栏中的自动求和按钮情有独钟。其实，在Word2000/XP的表格中，也可以使用自动求和按钮呢！当然，这需要你事先把该按钮请出来，其方法是： 1.在工具菜单中，单击自定义命令。 2.选择命令选项，在类别框中，单击表格；在命令框中，找到并单击自动求和，然后用左键将它拖放到常用工具栏中的适当位置。 3.关闭自定义对话框。 现在，把插入点置于存放和数的单元格之中，单击常用工

20、具栏中的自动求和按钮，则Word将计算并显示插入点所在的上方单元格中或左方单元格中数值的总和。当上方和左方都有数据时，上方求和优先。 20. 预览时可编辑文档 当你使用Word2000/2000的预览功能时，如果还要编辑文档，这时候不必回到视图模式，只要点一下放大镜图标，这时候就会自动进入编辑模式，你可以对文档进行任意编辑。这个技巧对编辑文档非常有用！特别是调整封面、拖动一些表格等。可以边预览，边编辑，既方便又准确。 21. 轻松保存OfficeXP的用户个性化设置 在开始/程序中找到MicrosoftOffice工具，启动其中的用户设置保存向导。再点击下一步按钮，程序立即搜索已安装Offic

21、e组件。然后选择保存本机的设置，再点击下一步按钮。接着程序提供给你两种保存方式：将设置保存到Web和将设置保存到文件。选择后一项，并用浏览按钮选择保存的路径。最后点击完成按钮，程序在保存路径中生成一个后缀名为OPS的文件。这个文件包含的就是用户的设置信息。要恢复设置时，启动软件，选择将原先保存的设置恢复应用到本机上，接着指定设置信息文件的路径，点击完成就恢复了。 22. 在Word中快速“粘贴” 在Word2000/2002中要进行粘贴操作时，最常用的是按粘贴或按快捷键Ctrl+V。其实还有另一种方法更方便。执行菜单命令工具选项，在打开的对话框中单击编辑选项，单击用INS键粘贴前的复选框，之后

22、再单击确定按钮来关闭该对话框即可。以后再需要执行粘贴操作时，只要按一下键盘上的INS键(即Insert键)就能快捷实现粘贴了。 23. 快速转换英文字母的大小写 在Word2000/XP中编辑文档时，如果需要将以前输入的英文单词或句子由小写转换为大写，或由大写转换为小写，遇到这种情况大家可能都是先将原来的单词或句子删除，然后用大写字母或小写字母重新输入一遍。其实不用这么麻烦，只要把光标定位到句子或单词的字母中，然后同时按下Shfit+F3快捷键，此时如果原来的英文字母是小写的，就会先把句子或单词的第一个字母变为大写，再按一次快捷键，现在可以发现整个句子或单词的字母都变为大写了，再按一次就变回小

23、写，每按一次快捷键字母的变化依此类推。 24. 锁定Word表格标题栏 Word2000/XP提供给用户一个可以用来拆分编辑窗口的分割条，位于垂直滚动条的顶端。要使表格顶部的标题栏始终处于可见状态，请将鼠标指针指向垂直滚动条顶端的分割条，当鼠标指针变为分割指针即双箭头后，将分割条向下拖至所需的位置，并释放左键。此时，Word编辑窗口被拆分为上下两部分，这就是两个窗格。在下面的窗格任一处单击，你就可对表格进行编辑操作，而不用担心上面窗格中的表格标题栏会移出屏幕可视范围之外了。要将一分为二的两个窗格还原成一个窗口，可在任意点双击分割条。 25. 快速打印WordXP的快捷键列表 单击工具菜单，选择

24、宏子菜单中的宏命令。弹出宏设置窗口，在宏的位置下拉框中，选择Word命令项。在宏名框中，单击ListCommands命令。单击右边的运行按钮。这时弹出命令列表对话框，单击当前菜单和快捷键设置单选钮，单击确定按钮。你会看到WordXP自动创建了一个新文档，里面就是所有WordXP的快捷键信息。最后只须单击文件菜单中的打印命令即可打印出来以备查询。 26. 公式的颜色也能变 如果是在Word2000/XP中，那么用公式编辑器先编辑好一个公式，选中它，点击绘图工具栏中的阴影设置按钮，选择其中的阴影样式18，然后再次点击阴影设置按钮中的阴影设置选项，弹出阴影设置工具栏。点击最右侧阴影颜色倒三角，打开调

25、色板，选择合适的颜色。然后用中间的四个按钮，小心调整阴影的位置，使阴影与公式重合，公式的颜色就会变成你想要的了。如果是在Pwerpoint2000/XP中，那么在选中公式之后，点击显示图片工具栏中的重新着色工具，打开图片重新着色对话框，将公式颜色变成自己想要的颜色就可以了。 27. 压缩Word2002文档中的图片 通常情况下，图文混排的Word文档一般都比较大，若要减小文件的体积，可以利用Word2002提供的图片压缩功能来实现。先打开图文混排的Word文档，选择“视图”“工具栏”“图片”命令，在“图片”工具栏点击“压缩图片”按钮。在弹出“压缩图片”窗口时，你可以根据实际需要来指定是压缩文档

26、中所选定的图片还是压缩文档中所有的图片，将“压缩图片”复选框勾选，然后点击“确定”按钮即可。注意：在“文件”菜单的“打开”或“另存为”对话框中，选择“工具”“压缩图片”命令也可以打开“压缩图片”窗口；另外支持混排文档图片压缩的还有Excel和PowerPoint。 28. 让任务窗格快速启动 在使用Word2002的时候，经常要使用到任务窗格，要让任务窗格快速启动，具体的设置方法为：单击“工具”菜单，选择“自定义”菜单命令，打开“自定义”设置窗口。在“自定义”设置窗口中，单击下面的“键盘”按钮。然后在弹出的“自定义键盘”设置窗口中，选择“类别”下面的列表框中的“视图”，在其右边“命令”下面的列

27、表框中，选择“ViewTaskPane”命令。在中间的“指定键盘顺序”下面的“请按新快捷键”中，敲入你设置的快捷键，比如敲入“Ctrl+P”，然后单击“指定”按钮。这样你就为你的Word任务窗格设置了快捷键，需要打开时，只要按下“Ctrl+P”，任务窗格就会迅速地出来了。当不需要时，再按一下“Ctrl+P”，任务窗格就会消失了。 29. 明白Word中文字下划线的含义 我们在用Word2000/XP编辑文档时，常常会碰见有的字下面有红线、绿线及蓝线或紫线，有的是波浪线，有的是下划线。它们分别代表什么呢？Word具有自动检查拼写及语法的功能，能够对用户输入的文字信息进行一定的智能检查。红色波浪线

28、表示拼写可能错误，绿色波浪线表示语法可能有错误。蓝色下划线表示超级链接，紫色下划线表示使用过的超级链接。Word2000/XP还会自动检查电子邮件头中的姓名，并将它与地址簿中的名字相比较，如果有多个名字与输入的内容相匹配，则会在输入内容的下面出现下划线。 30. 在Word中用剪贴板的内容进行替换 先将要替换的对象复制到剪贴板，打开“编辑”菜单下的“替换”，在出现的“查找内容”框中输入要被替换的文字，将光标移入“替换为”框中，单击“特殊字符”按钮(看不到该按钮，可先单击“高级”按钮)，在菜单中选择“剪贴板”内容”或在“替换为”框中直接输入C也可以。最后根据需要，单击“替换”或“替换全部”就可以

29、了。 31. Word2000/XP能够即点即输 大家在使用Word2000/XP时肯定遇到过这样的情况：就是输入了一些文字后，接下去要空一些地方，然后再输。此时一般的人肯定选择敲回车和空格的方式来空出一些位置，其实你只要在需要输入的地方双击鼠标左键，这样光标就会在此处闪动，可以直接输入内容了，省去了敲回车和空格的麻烦。 32. 取消Word文档中的超链接 一种办法是利用“撤消自动套用格式”消除下划线。单击工具栏上的“编辑”菜单，然后从其下拉菜单中选择“撤消自动套用格式”命令，这样就会消除网址下面的下划线了。另外就是关闭“自动更正选项”中的添加下划线功能，从根本上杜绝了网址下面的蓝色下划线出现

30、。操作方法如下：单击工具栏上的“工具”菜单命令，然后选择“自动更正选项”命令。在弹出的“自动更正”设置窗口中，单击“键入时自动套用格式”选项，然后在下面的列表框，将“Internet及网络路径替换为超链接”项前面的“”取消，单击“确定”就可以了。 33. 关闭拼写错误标记 前日，一同学向我说她的Word文档中有许多绿色的波浪线，问怎么取消？Word2000/2002中有个拼写和语法检查功能，通过它用户可以对键入的文字进行实时检查。系统是采用标准语法检查的，因而在编辑文档时，对一些常用语或网络语言会产生红色或绿色的波浪线。有时候会影响用户的工作，这时可以将它隐藏，待编辑完成后再进行检查。方法如下

31、：1.右键单击右状态栏上的“拼写和语法状态”图标，在弹出的菜单中选择“隐藏语法错误”项后，错误标记便会立即消失。2.如果要进行更详细的设定，可以执行菜单“工具”中“选项”命令，在弹出的“选项”中进行详细的设置，如拼写和语法检查的方式、自定义词典等项。 34. 使用F1F12键让Word操作更快捷 F1：打开帮助。Shift+F1：打开帮助工具(小问号)。 F2：剪切选中的文本，将光标移到需要的地方后，按下回车键即可粘贴剪切的文本。Shift+F2：复制选中文本，将光标移到需要的地方后，按下回车键即可粘贴复制的文本。Alt+Ctrl+F2：打开文件。Ctrl+F2：打印预览。Alt+Shift+F2：保存文件。 F3：输入某条“自动图文集”词条的名称后，按下此键，即可将名称转换成该词条。Shift+F3：切换选中的西文字符的大小写。 F4：重复上一步操作。Alt+F4：关闭所有文档，若没有保存，将提示保存，并退出