网上报账流程.docx

1、网上报账流程 网上预约报账系统 用 户 手 册 电子科技大学计划财务处 月8年2013 言 前 随着高校各项事业的快速发展，高校经济业务持续增长，工作量剧增和人员短缺的矛盾、现金流剧增与规避现金风险的矛盾日益凸显，同时由于报账人员对报销流程及相关报销制度的不熟悉导致的报销重复次数过多，使得报账时间越来越长，报账越来越难，成为制约学校财务工作效率和管理水平提高的瓶颈。因此，为响应上级部门对高校进一步推进财务管理的信息化和网络化水平的要求，我们在深入调查了解各方面需求、意见及建议后，利用成熟的信息和网络技术，结合我校具体实际情况，推出了一种新的报账模式网上预约报账。 网上预约报账模式是我校计划财务

2、处依托信息化平台，利用互联网和银企互联技术拓展的一项新的报销模式。该方式以诚信自愿为前提，属于网上报账和无现金支付的组合服务，更加方便、快捷、高效。 电子科技大学计财处综合信息门户目前包含三个部分，即高级财务查询平台、网上预约报账平台和项目管理授权平台。 高级财务查询包括了科研经费本已上账查询、经费本项目查询、工资（酬金）、 学生收费查询等。 网上预约报账是指利用网上预约的报销系统。报账的教职员工只需根据实际情况在网上填写报账信息，然后将相关票据和报销材料及网上打印好的“报销确认单”交至计划财务处，计划财务处工作人员会按照经办人指定的方式处理：如果是现金业务，报销款项将直接通过网上银行转入经办

3、人指定的银行卡中；如果是转账、汇款业务，款项则直接转入经办人在网上填写的对方单位账号中。报账业务一般在三到五个工作日内完成，快捷高效。 项目管理授权平台实现报账时身份认证、网上授权、网上预约报账、项目管理、项目经费的各种查询功能。在确保经费安全的前提下，能更加便捷地进行网上查询和网上授权。 本指南旨在为广大师生员工介绍网上预约报账系统的具体操作步骤，以便大家全面了解该报账系统，并熟悉掌握利用该系统进行报账的操作流程。 对于本指南中可能存在的不足之处，恳请大家提出宝贵意见。 第一部分 操作流程 . 1 第二部分 登录系统 . 2 第三部分 预约报账 . 3 3.1 报销单管理 . 4 3.1.1

4、 申请报销单 . 4 3.1.2 修改报销单 . 11 3.1.3 撤销报销单 . 11 3.1.4 预约安排 . 11 3.1.5 打印报销单 . 12 3.1.6 查看预约物流 . 12 3.1.7 撤销预约时间 . 13 3. 2 历史报销单 . 13 3.2.1 查询报销单明细信息 . 14 3.2.2 打印无现金回单 . 15 3.2.3 查询预约物流 . 15 3.2.4 查看/打印预约单 . 16 3.3常用转卡信息维护 . 16 第四部分 项目授权 . 17 4.1 项目授权管理 . 18 4.1.1 当前有效授权 . 19 4.1.2 过期/失效授权 . 28 4.1.3 显

5、示隐藏项目 . 28 4.1.4 对他人的授权 . 29 4.2 向他人申请授权 . 30 4.3 预算执行情况 . 31 4.4 预算冻结情况 . 32 4.5 项目用款情况 . 33 4.6 项目往来情况 . 34 4.7 个人信息维护 . 35 附录：常用费用项名称及开支范围 . 37 第一部分 操作流程 网上预约报账是指项目负责人或者经办人对特定的项目进行网上填写报销内容并报账的一种报销方式。进行网上预约报账的前提是您有对报销项目进行报销操作的权限，可以通过以下两种途径获得权限： 一、项目负责人本身 项目负责人都有项目报账操作权限，除此之外项目负责人还可以对非项目负责人进行授权操作，授

6、权之后被授权人也将根据授权方式的不同获得对项目不同程度的操作权限，如果本身是项目负责人但没有操作权限请联系计划财务处。 二、通过项目负责人授权 非项目负责人默认是没有项目的相关操作权限的，非项目负责人首先需要联系项目负责人申请对项目的操作权限，负责人对其授权之后，非项目负责人才能对项目进行网上预约报账的操作。大致流程图如下： 登录系统第二部分进入计财处综合信息门户，输入用户名，密码，验登录 。教职员工的用户名是工资号，学生的用户名是学号。证码，点击【登录】 登录后首页如图所示： 您可以选择首页左侧的系统导航栏或页面右上方的导航栏进行下一步操作。 第三部分 预约报账 登陆后，点击首页上的【预约报

7、账】按钮，进入网上预约报账系统。 点击进入网入击进点 上预约报账约网上预 网上预约报账首页如下图： 其中三个部分。和和历史报销单常用转卡信息维护预约报账模块包括：预约管理 。预约管理下有“报销单管理”：申请报销单、修改报销单、撤销报销单、预约安排、打印报销【报销单管理】 单、查看预约物流。：查询已经财务报销的预约单历史记录，可进行查看报销单明细【历史报销单】 打印预约单四类操作。信息、打印无现金回单、查看预约物流、查看/ 注意事项：（实行预算都将实时冻结项目金额（包括校内结算转账支付业务）预约业务(1) ，直到财务报账完成为止。因此，如有作废管理的项目将冻结相应的预算项目金额） 或错误的预约记

8、录请及时撤销，以免造成项目经费无法正常使用的情况。为了确保在计财处柜台顺利办理报销（转账）业务，对有预算控制的项目，(2)请您确保申请预约报销（转账）的本次开支在预算允许的范围和额度内。 3.1 报销单管理进入系统默认为【报销单管理】页面，显示本人当前已经申请，等待处理的报销 单。 请点击这里此列表显示已有 的报销单状态。 报销单状态分为：尚未预约时间、已预约、已过期。 ：表示该报销单已经生成但尚未预约日期、时间和窗口。【尚未预约时间】 ：表示该报销单已经预约了日期、时间和窗口，等待处理。【已预约】如果尚等表示该报销单已经过了预约的日期。（对已过期的报销单，【已过期】： 待计财处处理的，请继续

9、保留；如果确认是作废或错误的，请及时撤销。）经计财处正常处理完成的预约单以及因各种原因被计财处退回的报销单不在此窗口显示，可在【历史报销单】中进行查询。 申请报销单3.1.1 申请报账单的步骤为： 第一步、选择报销项目； 第二步、填写报销基本信息； 第三步、填写报销费用项金额； 第四步、填写支付方式； 第五步、选择预约报账的校区并预约时间； 第六步、打印报销确认单。 首先在预约报账首页中，点击【申请报销单】按钮进入报账申请流程。 请点击这里 第一步：选择报销项目选中后项目系统将列出本人有权限使用报销的项目，请根据需要选择一个项目，如果本次报销的项目不在上述列表所在行会变为黄色如下图，然后点击【

10、下一步】中，则表明无该项目报销权限，请先让项目负责人授权给自己。 选中报销项请点击这里 选定“下一步”后，如果该项目存在未核销的借款，系统会自动列出所有未核销 往来款清单，如下图所示。 请您根据需要选择冲销，也可以选择【不冲销本项目借款】跳过。若本次报销需，然后点击【冲销本勾选需要核销的往来账，并填写“本次冲销金额”要冲销，请先 。项目借款】 表示财务已正式入账的未核销往来余额。往来余额： 表示已填写预约单，已申请金额：其中有冲销金额，但财务尚未正式入账的金额。 本次冲销金额：表示本次需要冲销的金额。第二步：填写报销基本信息 系统会根据你所选的项目自动填入，本次报销所使用的项目号，：“报销项目

11、号” 并且不允许修改。系统默认为本报销单的填报销单的申请人工资号（或学号），：“申请人工资号” 写录入人，不允许修改。 “申请人姓名”：报销单的申请人姓名，不允许修改。：报销单业务的实际经办人姓名，默认与“申请人姓名”相同，“实际报销人”申请实际报销人将会出现在财务凭单中的摘要栏中。例如：你可以根据需要做修改，财务入账后摘要会出现实际报销人为乙某某，如果报销办公用品，人姓名为甲某某， “乙某某报办公用品”。 “电子邮件”：请填写电子邮件，方便联系，选填项。 “电话”：请填写联系电话，方便联系，必填项。：请填写报销的发票等附件张数，必填项。如果一笔报销业务的附“附件张数” 100张，请分开另行预

12、约。件超过：根据所报项目选择报销类别。分别点击四种可选类别，有相选择报销大类”“、”X关分类说明，如上图所示，点击“日常报销业务”类，会提示项目代码首位为“、A10001”A20”、“、“A11”“A14”、“、2NLFZY“”、“”、“”、“”、“”、“”以及除“A09” 字头项目属于该类。A“A10006”开头的 第三步、填写报销费用项金额金额必须填在末级费用项可能存在多级，本步骤列出该项目允许报销的费用项，”展开费用项，点击“”收起费用项，根据实际需要填入报+费用项上，请点击“ 销金额。填写金额 横向经费中分别科研经费有纵向经费和横向经费，由于某些费用在纵向、其中，“办中并且分别关联不同

13、的会计科目，所以将“科研报销业务”有着不同的预算分类，“横向”两个选项，请根据科研经“交通费”等均设置了“纵向”、公费”“邮电费”、”字头的企业横向科研经费本，其余科研经H“横向”是指“费的性质分别填列， 费均为纵向。，进入如果您报销的是差旅费的话，请点击费用项中列表中的“差旅费”注意：“差旅费”填写界面。 差旅费页面如下，其中“伙食补助”和“公杂费”是按照出差人员的职务、出差天数及出差人数自动计算得出的。 请按照实际情况仔细填写相关信息，填写完毕后点击【保存】。 所有的业务填写完毕后，点击【下一步】进入第四步。 第四步、填写支付方式 目前支付方式支持【异地汇款】、【同城转账】、【个人转卡】、

14、【现金】、【校内项目划转】、【冲销其他项目借款】等，请根据需要选择，选定支付方式后需要填入不同的 信息，请务必填写完整。 当前报销项目 ：是指支付到成都市区以外单位的银行结算方式，请按要求填写完【异地汇款】 整内容。：是指支付到成都市区内单位的银行结算方式，请按要求填写完整【同城转账】 内容。：指报销款项直接打入个人银行卡，目前支持的银行有：建行和交】【个人转卡 行，其中交行指开户行为“交通银行四川省分行电子科技大学支行”。 ：是报销款项直接用现金的结算方式。【现金】 【校内项目划转】：是指校内部门之间项目经费的划转。：是指冲销从其他项目借的款项，将已用的经费还回。填【冲销其他项目借账】 。写

15、完成后，点击相关按钮保存信息，并点击【下一步】 第五步、选择校区并预约时间系统自动如果需要选择其他日期预约，请点击日期显示框，系统默认当天日期，再弹出日期选择框，选择一个日期，然后选择报账校区（系统默认为清水河校区）。点击【预约】 系统会点击日期， 自动弹出选择框 选择校区 请点击这里预约 需要注意的是，当时间和校区都被选择后，预约信息列表才会出现。 第六步、打印报销确认单预约完成后，系统弹出报销确认单，请点击【打印确认单】打印，然后持打印好与其他资料一起按预约时间到计财处指定盖章手续后，的报销单，办理好相应签字、计划财务处网上预约为保证得到及时优先办理，窗口报销。请务必按预约时间前往。“网上

16、预约报报账窗口以天为预约时间，报账人员在预约当天将报销单等材料递交到个工作日内完成业务办理。35账”专窗即可，正常情况下计划财务处将在 点击此处打 修改报销单3.1.2 本功能用于修改报销单的报销费用内容、支付方式等信息。 选中报销单点击修改预 约报销单 ，需要修改报销单时，请先在主界面选择一个报销单，然后点击【修改预约单】 【申请报销单】。其它操作同3.1.1 3.1.3 撤销报销单将同时解除预约时冻撤销报销单时，本功能是将作废或错误的报销单直接删除，以免如有作废或错误的预约记录请及时撤销，结的相应预算额度和可用余额。因此， 造成项目经费无法正常使用的情况。需要撤销报销单时，请先在主界面中选

17、择一个报销单，然后点击【撤销报销单】 按钮。 选中报销单消点击撤 报销单 当列表中报销单过多，影响查看时，亦可用此功能删除多余已过期的报销单。 预约安排3.1.4 为本报销系统将生成一个报销单号，报销单填写完毕后，请根据本人实际情况，直接在网上预约首页如果需要重新预约时间或窗口，单预约实际报销的时间和窗口。 选中一个报销单，然后点击【预约安排】按钮即可进行重新预约时间和窗口。 在主界面勾选需要预约的报销单，然后点击【预约安排】进入预约。 选中报销单 点击修改预约时间 。后续操作同3.1.1【申请报销单】 打印报销单3.1.5 一般情况下，在“预约安排”的最后一步，可以完成打印报销单。此处的打印

18、报 销单，可用于报销单丢失等原因进行补打，打印报销单也可多选预约单进行连续打印。选择要打印的销单（可多选点击打印报销单 进行一次“打印确认单”在生成的打印窗口中可以点击每张预约报销单标题下的 性打印生成所有的预约报销单。 查看预约物流3.1.6 ，可以查询报销单当前状态信息，了解报销流程。点击【查看预约物流】 选择某一报销单 物流信息显示如下，可查看到相关经办人员信息和报销单当前状态信息： 3.1.7 撤销预约时间 ，可以对之前预约的时间进行撤销。点击【撤销预约时间】 3. 2 历史报销单进【历史报销单】可以通过对于已经财务入账或者因各种原因被退回的报销单，进入历史报行查询。点击网上预约报账主

19、界面的【预约管理】，选择【历史报销单】 销单查询模块。 点击进入历史 报销单页面 您可以查询已入账的报销单。主界面中，可以看到入账日期、财务凭证号、申请 金额等内容。 状态分为：财务已入账、财务已入账且已通过复核、已拒绝等。 【财务已入账】：表示报销单已经过初审，但未经复核； 【财务已入账且已通过复核】：表示报销单已经过复核正式入账；：表示报销单因各种原因需退回，一般在“备注”栏中会注明拒绝原【已拒绝】 因。 3.2.1 查询报销单明细信息 ，页面如下：先选择一个报销单，然后点击【查看报销单明细信息】选择某一报销单 点击查看明细 您可以查询到该报销的相关明细信息，如：报销单基本信息、使用的支付

20、方式、 费用明细等。 打印无现金回单3.2.2 点击【打印无现金回单】可以对使用无现金科目交易的回单进行打印。选择某一报销点击这里 3.2.3 查询预约物流 点击【查询预约物流】可以查看到报销单的处理现状。 付款完成、报销失败等。复核完成、报销单状态分为四种：制单完成，等待复核、 打印预约单3.2.4 查看/此功能用于对已经财务报销的预约单进行查看或打印。 选择某一报销单 点击这里 3.3常用转卡信息维护 对常用的转账银行卡信息进行维护。 之后再进行报账操作时可不用再重复输入卡增加银行卡账户信息，【添加】点击 号等信息，添加信息页面如下： 工资选择银行，输入 号，自动显示对应姓名 项目授权第四部分 通过【项目授权】模块负责人可以向非负责人授予管理员、无限额经办人，经办 人三种权限，点击首页上的【项目授权】按钮，进入项目管理