外贸业务知识汇总.docx

1、外贸业务知识汇总外贸业务知识汇总Revised by Chen Zhen in 2021和一个同学聊天，她向我诉说她现在的工作状态: 上班时经常都是东一榔头西一棒槌，感觉每天特忙，可是乂不明口自己在忙什么。经常到 离下班还有不到一小时的时候才发现还有儿封新的邮件还没有回，还得加小会班。下班路 上反省今天上班的收获和成绩，总是惭愧下决心第二天多注册几个网站，多整理资料，研 究客户。我想这种悄况的确存在于一些业务员身上。那么我就谨以此文给这些朋友一些建议，希望 对你们有所收获。有人说：人生最宝贵的两项资产，一个是头脑，一个是时间。无论你做什么事悄，就算不 用脑子，也要花费时间。因此，管理时间的水平

2、，决定了你事业乃至生活的成败。我们可 以佔摸算算，每个星期有168小时，其中按照平均睡眠一天8小时算（我严重睡眠不足）， 一周睡觉时间56个小时。有21个小时用于吃饭和休息，剩下的只有91个小时是我们可以自 己掌控的。那么每天的这13个小时，你如何运用好，才能让自己向着最初的U标和方向前 进？ 每天下班前5分钟想一下，今天一天都完成了哪些事，没有完成哪些事。在这过程中，你是否保持着清晰的思路？ 从今年六月份开始，公司陆陆续续来了儿个新。当初他们来的时候，公司搞了一系列的新 员工培训，我也给他们培训过业务开发和业务跟进。上周的某天傍晚，我如往常一样在公司里加班，老板一反常态地拉了把椅子坐到我办公

3、桌 边，散了根烟，说还没忙完啊，注意休息身体要紧，别累着。我知道，老板佔计有话要找 我谈。果然随意寒暄了儿句，老板说儿个新来的业务员，来了也有近半年了，业务上面还 是没有多少起色，有的慕至还没有开张。感觉他们平时也没闲着，每天开发信也发的不 少，阿里的询盘有不清楚的也经常去问产品知识。但每次例会，问他们在忙些什么，需要 他们汇报的时候，他们儿个都说不出很详细的内容。我能理解，公司的管理者，都是在意过程的同时，更看重结果。我想他们更多的是通过业 绩来判断自己的员工是否是真正的在忙。换位思考，如果我是领导，我也会不禁考虑，一 个业务员如果一个月只有两三万美金的销售额，到底能有多忙呢？ 之后老板让我

4、留意办公室的业务员的工作状态，并找他们谈谈，到底有什么问题。于是我 观察了一周，发现一些问题：工作效率低下，工作无计划性，把很多时间是浪费在许多根 本不要或者不必要的事悄上。我们早上是9点上班，但是我发现都10点半了，还有一些业务员在看腾讯新闻。不得不 说，腾讯的新闻弹窗新闻内容的确很丰富，罗列了很多热点新闻。而这些新闻，点了一个 之后乂会想点下一个。可能他们觉得，早上刚来没什么状态，先看看新闻过渡一下。不过在职场中还是要注意, 凡事要掌握个度。我一般都是随便看看经济类的，其他娱乐八卦很少看。另外，我发现有些人是完美主义者，对于一些不重要的小事，也要力求完美。举个例子, 有个新业务员就为了邮件

5、的签名排版的好看来来回回纠结，修改了一上午。我实在搞不 懂，有那个必要吗？搞得像是在写一个复杂程序的代码！ 另外，很多业务员是在被动地工作。客户询盘来了，就准备回复询盘，回复客户的邮件。 一旦没有客户找的时候，就感觉没事悄做了。其实，事悄很多，没有计划，就不知道从哪 里下手。做了计划之后，就不一样了，每天都排得满满的，维护客户、跟踪客户、寄样品 等，这样，每天计划完成，工作也会充实许多。外贸业务员到底如何提高工作效率?我们先从总体说说时间分配吧，从一个外贸业务员早晨走进办公室开始（泡茶，整理桌面 略过）1.先打开网页査看一下汇率情况，一般以中行或央行为参考。作为一个外贸业务员，及时了解汇率的动

6、向是很必要的工作。另外，我一般还要看看国内的原材料的价格走向。一般顶多十分钟可以完成。（比如可以 在All的原材料市场频道或者其他行业性资讯网站）2.打开邮件客户端，再打开客户跟踪情况表，査看一下有哪些客户是己经有一段时间没有联系的。（我一般是按照2-3个星期左右的时间）给他们逐个发一些问候的邮件，邮件的内容根据不同的对象选择不同的内容。这么做的好处在于:1）和未成交客户保持联系，让他始终记得你。这点在客户准备换供应商的时候尤为重 要，他会第一时间想到你！持续地联系，给未成交客户一种感觉，你的服务很好并且有诚意跟他合作，那么当他的老 供应商出问题的时候，他会给你机会！拿个找货代的事悄为例。以前

7、我们公司有固定货代的时候，我们一接到新货代的自我推荐 的电话，都是随便应付儿句，恨不得早点挂电话。后来，公司的货代出现了问题，决定更 换货代。正好过了两天，接到一个打过好儿次电话的货代的来电，于是很高兴，约了时间 谈谈。后来货代过来以后询问了一下价格和服务，之后很快就合作起来了。邮件的内容以简洁、轻描淡写为主，千万别写太长，客户没那么多时间看！有些业务员， 写开发信的时候已经写了一堆介绍公司优势如何如何的内容，那么跟进的时候根本不需要 再写了！写多了客户会反感。大家虽然肤色不同，但人的心理还是有共性的。Dear XXX,How are you I hope your everything is

8、 going well.I wonder whether you have anypending orders or inquiry recentlyIf so, please contact me withno hesitate, we are sure any of your inquirywill get our prompt attention& reply. Thanks.Best regards,2）和已经成交客户增进关系，展示服务!客户都喜欢有跟进意识的服务人员。设想一下，当你从商场里买了一个不知名品牌的电器，买回来用了一周后突然有个回访电 话，问您使用中是否有任何问题或者不便，

9、您的任何建议都会对今后提升产品的品质和服 务起到至关重要的作用。你会不会感觉有种惊讶，或者说惊喜？不管产品品牌如何，产品 体验如何，起码服务应该说是比较满意的。对这个品牌或者制造商内心也会打一些分。其实放到外贸中是一个道理，有些业务员认为出了货，收了尾款这一单就结束了。其实， 实际悄况告诉我，每一次的售后跟进都是客户决定返单的一个机会。这对加强客户对你的 印象其至信任，都会起到潜移默化的作用。这样随手就能发的邮件，为什么不做呢 邮件 的内容简洁为主。HopeHavethis email finds you well.you received the goods How do you think

10、I hope you are satisfied with our quality. If any comments, please let me know.Thanks.Best regards,XXX 3)提醒老客户是否考虑新的订单计划 邮件内容可以同1),老客户收到后一般会很快回复你的邮件，而且有些客户会告知你具 体什么时候会有新的订单。3.査看一下每日工作计划表，看看昨天的工作有哪些没有完成。外贸业务是一项连续性的工作，比较辛苦，但贵在坚持。打个不恰当的比喻，就像农民种 庄稼。松土、撒种、施肥、保温、杀虫等等每个环节都需要去做，等待收获收割的那一 天。 对于昨天没完成的工作，大致考虑好

11、今天安排在哪个时间完成。然后开始讣划今天的工作 内容。有些人工作根本没有计划性，想到什么做什么。忙得不可开交，客户却丢着好儿个 月没有跟进。这里我想说的是，我们做任何事悄，其实都反映出我们的价值观。打个比方，如果你的想 法是迫切希望增加收入，那么我们计划表中重要的事悄就是考虑做一切能够提商业绩的事 悄。如果你的想法是保持生活安定，工作给不了你快乐，接单也没有成就感，那么你工作 的大部分内容我想是在维护老客户。人的一生有很多阶段，每个阶段的需求都不一样。所以清楚地知道这个阶段的你，最想要 的是什么，这个很重要。按照每天、每周、每月、每季度计划好工作。先列清单: 每天先把要做的事悄用口纸列一下，然

12、后添加到每日工作计划表中。根据事悄的性质分为 四类：重要不紧急，重要且紧急，紧急不重要，既不紧急也不重要。优先处理重要且紧急 和重要不紧急两类。给工作分类，S要不紧急的事悄有：开发新客户，跟进未成交客户，研究U标市场，学习 更多的产品知识，汲取更多业务经验，和客户建立信任，制定销售计划和工作U标，改进 与供应商的关系，锻炼身体，好好吃一顿午饭，适当休息等（一切对你未来业绩提升有直 接关系的事务）。重要且紧急：跟客户谈判，催客户尾款，给意向客户报价，给客户做 PI,准备样品（维持你现有的业绩的事务），完成工作计划。紧急不重要：其他部门要 求你配合的工作，领导交待的非业务性工作。很多事悄看似很“紧

13、急”，实际上拖一拖， 祺至不办，也无关大局。学会委托或分配这些事务交给助理、跟单甚至新业务员去做。 既不紧急也不要：娱乐，上网，闲聊，消遣。平时把主要时间和精力集中于前两类事务，这样，工作时才是真正有效率。一般来说，每天固定花半个小时对一段时间未联系的客户say hello下。每天花半个 小时时间阅读一下yahoo国际站的英文新闻，对实事多了解一些，并且当做锻炼阅读能 力。当有客户来拜访时，在路上，至少你可以多了很多当下热点的话题。每天半小时至一小时用来回复老客户的邮件，简洁表达清楚即可。把更多的精力用来考虑 和研究怎样去跟进和回复潜在客户，力求建立起信任。毎天花半小时的时间来硏究了解U 标市

14、场，对一个U标市场的了解起码做到市场销售价格、市场常见品牌、做这个品牌的供 应商和其分销商有哪些、销售渠道有哪些、U标市场上行业内的标杆客户、主要规格类 型、该国最大的儿个supermarket该国最主要的一两个B2B网站等等四、合理高效地运用工具及回复客户邮件 完成每日计划之后，应该在9点或9点半左右。早上的这段时间，对大多数人来说，都属于效率不高的一段时间。这段时间内适合做一些 机械的，闲杂的工作。因此我不得不说，这段时间用来发开发信，是再合适不过了。（一般为半小时或一小时。结束时间控制在10点半之前。） 当然有些人认为，应该根据不同时区的客户，选择不同的时区去发开发信。这样确保开发 信能

15、够出现在客户邮件列表的最上部。我认为，这个考虑是0K的。但是我可以同样用别的方法去吸引客户的注意力来弥补。比方说：邮件标题的写法、设置邮件商优先级标签等等 邮件标题的写法，我在之前另一个开发信的帖子里己经具体说明。设置邮件高优先级标签，也就是客户收到邮件后左边会提示一个红色的感叹号。这个在FOXMAIL写邮件里面“选项”-“邮件优先级” 1）外贸业务工具之一，邮件客户端的使用。对于邮件客户端，每个业务员都有自己的选择，有些人用OUTLOOK EXPRESS顺手，有些人 用OFFICE的OUTLOOK顺手，有些人用FOXMAIL顺手，还有少数一部分人用网页收发邮 件。我个人的建议是，推荐大家用F

16、oxmailO （注意我用的是7. 0版本的绿色免安装版，免安装版的好处我就不说了，可以携带方便，不同电脑上拷贝过来就可以用。不建议去用现在官方的7.1版本，升级之后很多人吐槽不好用了。）Foxmail相比较其他两个客户端的好处是：你可以创建很多签名，把很多不同版本的开发 信做成签名，然后针对不同的客户，发开发信的时候选择插入不同的签名，会非常方便。 比方说我会建立好儿个开发信版本，专门针对某一行业产品的，然后还能细化具体哪些产 品，专门针对XX产品的，专门针对YY产品的等等。另外，用Outlook Express搜索一个客户的邮件需要在搜索栏那里输入客户邮箱或者名 字才能搜索，而Foxmai

17、l 7版本的这个直接在邮件上右击鼠标，菜单里有个“査找来自 XXX的邮件”，就会立即列出这个客户的所有邮件，还是很方便的。另外，如果你平时工作时经常反思和总结，或许会和我有过一样的想法，是不是可以把很 多回复客户的邮件作成签名，然后每次回复的时候，插入签名，稍作修改，然后发送，这 种方法是非常便捷并且节省时间的。FOXMAIL里面可以设置很多个邮件签名，我说的意思是可以根据不同的回复邮件的场景， 把不同的邮件内容写进去，作为邮件的签名。好比：需要回复不能及时交货的时候，插 入邮件签名“不能及时交货-原材料原W”（签名里面是具体的先设定好的邮件内 容。） 也许你也想过，可是同样80/20法则，付

18、出过行动的人只有20%但却因此节省了80%的时 间。这里我只是抛砖引玉，大家悟性很高，应该会明白怎么做的。（PS：我们公司前年 加入了一个地区的外贸商会的交流会，大家都是做不同行业的产品，因此分享起来都毫无 保留，不会对各自利益造成多少影响。我也介绍了这个办法，并且演示了一下。在场的很 多业务员都表示这个办法很不错！） 下面我简单展示下一小部分内容，算是抛砖引玉，有心人可以自己动手去做: 出差不方便及时査看邮件等悄况:Dear Mr/Ms,I will be out of office for a business trip during Jun 15th - Jun 25th 2012.Wi

19、th very limited access to email and voice mail, I cannot check or reply youremail in time.xxxx.Luo at cindyxxxxxx. com or +86-xxx-XXXXXXX.Thank you and have a nice day!与客人U标价无法对上的悄况:Thanks for your email.ffe regret that it * s hard to meet your target price. It s a quite low priceand below our cost

20、/ make us have no margin profit.Please note that the material cost rising about 5% per tonThe exchange rate float from 6. 34 to 6. 20 during last two monthsstart of cooperation and keep that longterm.support.Hope to get your understanding and 另外，充分利用邮件的标签设置功能，这个用得好也会提商工作效率。你可以先创建好多 种标签，比如：“新客户询价，速回”

21、然后报完价格后，标上另一个标签“已报价，注 意跟进O具体怎么操作我就不逐一罗列了，各位自行操作，本人欣赏动手帝！（一般 回复客户的邮件控制在一小时内。）2）外贸业务工具之二，即时帖。大家很容易忽视这个小东西，因为你可能没有注总到它对工作效率和计划的完成能起到多 大的作用。每天把要做的任务写下来，1234，贴在显示器下角或任何你可以看得要的地方。位置 的顺序根据重要性自己定。完成之后把它取下，贴在一个专门的软抄的笔记本上。每完成 一个，取下，贴到笔记本上。没有完成的时候，你会看到显示器下面飘着好儿张黃色的小 贴，象符纸一样刺激你的视觉。拜托，赶紧把事悄做完吧。随着你笔记本上的即时贴越来越多，笔记

22、本越来越片，你会感 觉到自信心的提升，工作效率的提高。最重要的是，如果你能坚持，你的拖拉，慢性子都 会得到改变。是什么决定命运？性格和处事方式。3）外贸业务工具之三，文件夹和笔记本。文件夹是建立客户资料和订单悄况必不可少的。文件夹我喜欢点选一下地址栏D： /上方的“文件夹”按钮，使之保持左边显示树状结 构，避免很多返回上级等操作。另外我的E盘清空得很干净，完全当做客户资料盘。根据不同市场建立5个根文件夹：北 美南美中东欧洲亚洲。然后在“北美”里面再建立一个公司名称的文件夹，如“AAA GROUP* ,之后再根据订单的年期分为2008, 2009, 2010, 2011, 2012。进入2012

23、后，逐 个建立“包装资料”、“客户P0”、“形式发票”、“采购合同”、“大货照片及验货 悄况”、“装船通知”、“报关单据”和“结汇单据”。再建立两个TXT文本，一个是“到款记录”，一个是“快递单号记录”。这样虽然前期工作量比较大，不过大家可以复 制操作，并且用熟了之后一切都一 U 了然。关于笔记本，没有太多好说的。一般就是写上客户的需求信息和要点。我的建议是多准 备一个小笔记本，只用来写下客户的询问，因为研究客户的询问很重要，可以了解客户的 心理。而不是所有的笔记。另外，有道云笔记很不错很好用，推荐一下！ ！4）外贸业务工具之四，方便快捷的报价利润核算表。对于那些每天会受到N多个要求报价的业务

24、员，如果每个报价单都一个个去做，精力再旺 盛也吃不消。久而久之还会产生疲劳感，失去激悄。因此需要一个能高效、方便、快捷的报价利润表格核算来帮助我们简化报价前的工作。最好填上釆购价、退税率.汇率等一些基本的数值，就能给出报价的参考诡见。附上一个报价利润核算表（我算退税是外贸公司退税计算方式，工厂的业务你们改改公式 即可） 现在，你只需填上釆购价、退税率、汇率、数量等，就会显示出不同利润率下的价格，价 格都填写好后即可査看总体利润。更方便的是，你可以不断修改价格，调整不同的利润 率，最终得到一个合理的总利润。你可以不断修改数量，最终使得总体积正好是你U标立 方数。另外，货物品种多拼一起走散货或整柜的悄况下，我们经常要去掉或者加上一些数量的产 品，到底哪个去掉或者加上好呢？按照以往的经验，如果超过整柜的体积，就去掉一部分产量低的，手工做的慢的，难做的 产品。如果数量不够整柜体积，那么就增加一些产量高，交货快的产品。现在，你可以根据利润/立方来考虑，即每立方利润额。这个数值奇的，说明每多装一个 立方此产品，可以获得较高利润。