浅谈建筑企业项目部分散采购管理.docx

1、浅谈建筑企业项目部分散采购管理浅谈建筑企业项目部“分散采购管理” 摘要：随着“项目法”的深入推广，项目部“分散采购”管理模式逐渐被越来越多的建筑企业所采用。针对项目部分散采购管理，本文认为应该按照不同材料分类采取不同的采购方式，同时要及时调整企业组织结构为分散采购提供组织保障。在具体采购方式中要重点做好招标管理和建立供应链采购管理两个方面，对招标管理中应注意的问题和容易忽略的环节进行了详细说明，并指出为适应建筑企业激烈的市场竞争，各建筑企业应加快建立自己的供应链，使供应链管理模式逐步代替传统的管理模式。 关键词：分散采购 材料分类 招标管理 供应链 引言：企业采购作业的方式是多种多样的，而企业

2、采购作业模式则一般分为集中采购和分散采购两种。随着建筑工程“项目施工管理”制度的实施，各建筑施工企业逐步把施工管理和企业管理职能分离，纷纷在各施工项目中组建项目经理部，由项目经理部负责施工过程的管理。在这种新形势下，企业为落实“项目施工管理”制度，同时为调动项目经理部的积极性，逐步放宽了对项目部的授权，包括材料采购权，允许项目部分散采购建筑材料，笔者所在公司就经历了由集中采购到混合采购，再到分散采购的管理模式的变迁，但如何做好项目部的分散采购，在分散采购中应重点做好哪些方面的工作，以及在分散采购中应注意那些容易出差错的环节，这些都值得研究探讨。 一、做好分散采购，首先要合理划分建筑材料种类，确

3、定相应的采购方式。 建筑材料千差万别、种类繁多，应根据不同的种类，采取不同的采购方法。在采购材料的时候，应根据建筑材料本身对企业的重要性及市场供应能力和通用性来划分材料种类，确定采购方式。“建筑材料本身对企业的重要性主要是指建筑材料对企业的生产、经营、质量、供应、成本等的影响力大小；而市场供应能力主要是指市场的短期、长期供应保障能力、供应商的数量、供应竞争激烈程度及市场依赖性等”（李洪河、张建国2005/12）。依据不同采购建材的重要性及市场供应能力和通用性，可将其分为：主要通用建筑材料、个性建筑材料、辅助通用建筑材料和瓶颈建筑材料。如图1所示： 主要通用建筑材料是指那些通用性较高、价值含量高

4、、对工程重要性较大的主要建筑材料，包括：钢材、木材、水泥、电线电缆、电梯、消防设施、通风系统、楼宇控制系统、变配电箱（柜）等。由于此类物品工程用量较大，价值含量也较高，且在各项工程中几乎都能用到，建议采用发展供应链采购管理的方式，寻找战略合作伙伴，建立长期供应合作关系。 个性建筑材料的特点是，市场供应商较多，表现为买方市场，用量一般且价值高，通常会表现为一些个性化设计，如：卫生陶瓷、建筑陶瓷、灯具、油漆涂料等装饰装修材料。针对这些特点，可以采用招投标的方式，通过各供应商之间的竞争性报价，达到降低成本的目的。 辅助通用建筑材料一般指那些用量少、价值低、市场供应充足，且通用性较高，常常以标准件或常

5、用品的形式出现，如：建筑用胶、螺栓等五金标准件、腻子粉等等。对于这类建筑材料，可以采用确定合格分供方名录、发布最高限价、定点采购的办法。 笔者所在的公司就要求各项目经理部、分公司每年上报合格分供方评审表及相关资料至公司物资管理部，由其审核确认后，下发公司统一的合格分供方名录，各项目经理部、分公司可以在合格分供方名录中选择一至两家供货商为辅助通用建筑材料的供货商。而且公司物资管理部还通过公司“网络协同办公平台”发布物资采购、租赁的最高限价，对合格分供方的价格进行管理。 瓶颈建筑材料，一般用量不大，价值特征不突出，但常为集中使用，且表现为卖方市场。这类材料一般包括一些新型建筑材料、建筑施工中使用较

6、少的材料，或某些具有专利权的材料。如防水卷材、新型聚乙烯防水保护卷材等。对于这类材料，一般采用分包施工或委托专业施工队伍进行采购的方式。 二、明确界定施工企业公司与项目经理部各自的职责范围，建立适应分散采购的组织结构。 在公司一级的层次上，采购部门通常处理与采购程序和方针的设计相关的问题。在公司管理层的要求下，也可以从事一部分审核工作，同时还要对主要建筑材料进行详细的供应市场研究，而项目部的采购部门，可以通过公司采购部门定期发布的小册子、公告或局域网利用这些研究成果。此外，公司的采购部门还可以作为促进或解决部门或经营单位之间协调的工具，然而它并不进行具体采购活动，这种活动完全由项目部的采购组织

7、实施。 笔者所在的公司在2002年调整采购模式后，将原有的物资部的管理职能和供应职能分离，成立了物资管理部和物资供应分公司。物资管理部为公司的物资管理职能部门，主要负责制定公司物资管理办法及相关规章制度，并监督实施，发挥监控、服务、协调作用。物资供应分公司为相对独立的供应部门，可以对内、对外供应建材，参与竞争。这样在组织结构上为分散采购的顺利实施提供了保障。 三、在具体的采购方式上，要逐步建立完善的招标采购管理制度 对于适合招投标的个性建筑材料，通过招投标可以进一步降低材料成本，选择服务态度好、产品质优价廉的供应商。规范招投标管理，首先要完善物资招标采购管理制度，明确招标原则和招标程序，规范招

8、标采购业务流程，尽量做到公开、公平、公正，杜绝暗箱操作和商业贿赂的发生，提高招标工作的透明度。图2为笔者所在公司的采购业务流程图： 这种采购业务流程要求单项金额在5万元以上的材料由物资管理部组织进行招标，公司“物资采购招标委员会”监督招标过程并参加评标。物资管理部和项目部负责推荐投标单位，项目经理或经营副经理、材料主管参加开标程序并参与评标；单项金额在5万元以下的材料由采购单位自己组织招标，物资管理部负责审核招标书与标书盖章，并进行不定时、不通知的抽查，以监督招标过程。这种业务流程既保证了物资管理部的监督职能，又能发挥项目部的主动性和积极性。 另一方面，在进行招标采购过程中，要加强评标工作的规

9、范性，充分体现采购评标工作的公平、公正性，最大限度地减少主观臆断，在科学规范前提下，力争社会效益的最大化。国家关于招投标有专门的法律法规，如中华人民共和国招标投标法、七部委局27号令工程建设项目货物招标投标办法和七部委12号令评标委员会和评标办法暂行规定等。在进行招标采购时，要严格按照上述法律法规的规定执行。对于具体评标过程中易引起异议或歧义的问题，比如：在投标文件符合性审查时，有时会遇到两个投标人同属某个大集团公司，其中一个是总公司，另一个也属独立法人的子公司，他们能否同时参加同一项目投标？对投标文件中所提供的营业执照复印件，未见年检戳记，是否判定该投标文件无效？投标文件中有投标单位公章，而

10、无法定代表人或法定代表人授权的代理人的签名或印章，或只是打印姓名，这种情况是否判定为废标？同一招标项目出现了同一品牌材料的两个不同代理商同时参加投标时，这两个投标人的投标文件如何处理？当投标文件中出现过低投标报价时如何处理？等等，对于这些易引起异议或歧义的问题，最好能以企业内部文件的形式加以明确，并在招标书中强调指出，以提醒投标人，提高招标工作的权威性。 另外，在招标过程中，还要注意几个易忽略的问题： 首先是“够用原则”。所谓“够用原则”，是指在保证系统功能正常运行的前提下，根据工程项目特点，选择性价比最为合适的材料，而不是最好的材料（唐志强.2005/07）。这一原则在选择个性建筑材料如：陶

11、瓷洁具、瓷砖等时尤其重要，在能够满足设计要求的前提下，尽量选用价格低的材料，以达到最终降低工程成本的目的。 其次在招标过程中，对投标人的报价，要注意分析其报价的不合理之处和隐含的价格上调因素。比如：有意缩短报价的有效期，一旦定标时间超过其有效期，合同洽谈时投标人便有可能名正言顺地要求加价；或者是某些包含辅料的材料供应，有时投标人会故意压低主要材料的报价，抬高辅料报价，造成一种低价的假象。在笔者经手的一次隔墙板招标报价中，就存在这样的问题：厂家故意将隔墙板的报价定为每平方米31元，而辅料报价却为每平方米9元，比一般厂家的辅料报价每平米多将近3元，而评标时大家往往看重的是主要材料的报价，稍不留神，

12、就会选择主要材料单价低而总价较高的厂家，造成不必要的损失。 同时在进行招标过程中，要灵活运用订货合同的条款控制采购价格。一般来说，材料订货合同中有关付款计划、履约保证金、货款支付方式、质保期、违约金等条款的灵活运用，对最终的材料订货合同价格的形成，有着更为直接的影响。如对于那些有长期良好合作关系的供货商，在确保材料订货合同顺利执行的前提下，如减少甚至取消履约保证金，或提高首付款比例将减轻供货商的负担。在这种情况下，需方就可以要求供货商在总体价格上给予优惠。 四、逐步建立供应链采购管理模式，发展与外部单位的战略合作关系。 发端于制造业的供应链思想是对准时生产（JIT）和全面质量管理（TQM）的深

13、化与创新，是“一个将所有相互依 靠合作的机构联系起来，经过控制、管理及改善物料和信息流程，由供应商至最终使用者的联系网络”。相应的建筑业供应链是“从业主的有效需求出发，以总承包方为核心企业，通过对信息流、物流、资金流的控制，从中标开始至施工、竣工验收以及售后服务的将原材料供应商、工程机械设备供应商、分包商、业主等连为一体的功能性网链结构的模式”(马士华等供应链管理2002)。 建筑业的客户需求一般情况下是独一无二的，但构成工程实体的原材料和设备等却有许多是通用性材料。针对这一特点，建筑企业可以有目的、有方向性地与一些大型的、有信誉的原材料供应商、设备供应商等建立长期的合作关系，构筑自己的采购供

14、应链。 在传统的采购模式中，采购的目的很简单，就是为补充库存，即为库存采购。采购部门并不关心企业的生产过程，不了解生产的进度和产品需求的变化，因此采购过程缺乏主动性，采购部门制定的采购计划很难适应需求的变化。而在供应链管理模式下，采购活动是以订单驱动方式进行的，这种订单驱动模式，使供应链系统得以准时响应用户的需求，从而降低库存成本，提高物流速度。同时，在供应链管理模式下，传统的采购管理向外部资源管理转变，提高了采购柔性和市场响应能力，增加了和供货商的信息联系与相互之间的合作，建立起新的供需合作模式；另外，供应链管理模式下，供需双方由简单的买卖关系向战略协作伙伴关系转变，供需双方可以共享库存数据

15、，有限降低风险，同时供需双方通过战略性合作关系，可以降低由于不可预测的需求变化带来的风险，比如运输过程的风险、信用的风险、产品质量的风险等；通过合作伙伴关系还可以为双方共同解决问题提供便利的条件，双方可以共同协商制定战略性的采购供应计划，不必为日常琐事消耗太多的时间与精力；另外通过合作伙伴关系，供需双方都从降低交易成本中获得好处，避免了许多不必要的手续和谈判过程，信息的共享避免了信息不对称决策可能造成的损失；同时战略性的伙伴关系消除了供应过程的组织障碍，为实现即时化采购提供了条件。 供应链管理模式下采购的这些特点，决定了这种模式能为建筑企业带来传统采购方式无法比拟的优势。 目前，建筑企业的供应

16、链管理还处于起步阶段，有些企业还未认识到建立供应链管理模式对企业的好处，随着市场竞争的加剧，供应链管理的效能变得更加突出，要把竞争优势带给处于不断变化环境中的建筑企业，就必须把建筑材料的供应链管理和物流操作方法从单纯的操作型转变为战略功能型，建立供应集成，将大量沉淀于不信任和供应商频繁选择的成本节省下来，与供应商建立战略合作伙伴关系，从而达到降低采购成本、保证材料供应的目的。 在笔者所在的项目部承担石油勘探研究院住宅一区工程时，根据工程特点和进度要求，我们重点考虑了钢筋的供应保障。为做到这一点，我们利用多年形成的供应网络关系，同一家供应商签订了确保钢筋供应的买卖合同，在合同中详细列出了各种可能

17、情况下各自的责权利关系。通过协商确定，既保证了供应商的合理利润，又锁定了工程的预期成本，同时为确保工程工期顺利实现提供了保障。在这一工程中，供货商一共供应钢筋5673吨，且做到了供货及时、服务周到，仅此钢筋一项就为我们赢得利润36万元。 小结：项目部“分散采购管理”模式是随着“项目法”施工的逐步深入而渐渐在施工企业得到推行的。在实践过程中，要做好项目部分散采购，一方面要在组织结构上为分散采购提供组织保障，同时还要针对不同的建筑材料采取不同的采购方式。在各种采购方式中，重点要完善招标管理和供应链采购管理，使业务流程顺畅无阻，并逐步建立起建筑企业自身的供应链，使供应链管理逐步替代传统的管理模式，为建筑企业创造更大的效益。 参考文献： 1徐哲一、武一川.采购管理10堂课.广东经济出版社(2004/04).页码:29-37、153-161. 2王耀球、施先亮.供应链管理.机械工业出版社(2006/01). 页码:127-145 3唐志强.总承包项目设备材料采购控制要素的探讨.建筑经济(2005/07) 页码:64-66 4刘宁、张光富、申昌明.建筑工程招标投标程式与践行.北京:中国水利水电出版社(2004) 5李洪河、张建国.建筑施工项目部分散采购管理模式研究.建筑经济(2005/12).页码:29-32 6马士华、林勇、陈志祥.供应链管理.机械工业出版社(2000).