06公文管理制度.docx

1、06公文管理制度四川泰来工程有限公司设计分公司管理制度文件文件编码：TLSJ-ZD-05-2014-A文件版本：A.0生效日期：2015-X-XX公文管理制度编制部门 ： 编 制 ： 日期：审 核 ： 日期：批 准 ： 日期：序号版本号修改单号修改人修订日期1A/0初版/目 录1 目的 32 适用范围 33 定义与缩写 34 职责 35 管理要求 35.1 公文种类 45.2 公文格式 45.3 行文规则 75.4 收文管理 85.5 发文管理 95.6 公文的销毁 95.7 处罚办法 106 引用文件 107 相关记录 108 附件 111 目的为规范公文管理，确保公文处理工作的规范化、制度

2、化、科学化，提高公文处理的工作效率和公文质量，特制订本制度。2 适用范围本制度适用于四川泰来工程有限公司设计分公司。3 定义与缩写公文是公司在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻公司的方针、政策，发布行政规定和办法，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。4 职责公司/部门/岗位职责与权限各部门（1） 负责对送达的公文进行签收和登记。（2） 负责根据来文事宜提出拟办意见。（3） 负责来文事宜处理和落实。（4） 负责来文事宜处理情况传达。（5） 负责公司/部门往来公文存档备查。行政部（1） 负责对公司各公司/部门的公文管理工

3、作进行指导与监督；（2） 负责将上报审批的公文呈送报批； （3） 负责组织对拟下发公文的起草、撰写和校对；（4） 负责对已审定的公文进行登记编号存档；（5） 负责统一用印并组织公文的分发。各公司分管领导负责审批各部门的公文。5 管理要求5.1 公文种类5.1.1 决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排。 5.1.2 指示：适用于对下级单位布置工作，阐明工作活动的指导原则。 5.1.3 公告（通告）：适用于向公司内外宣布重要事项或者法定事项，以及在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。 5.1.4 通知：适用于批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文；发布规章；传达要求；下级单位办

4、理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。 5.1.5 通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 5.1.6 报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级单位的询问。 5.1.7 请示：适用于向上级单位请求指示、批准。 5.1.8 批复：适用于答复下级单位请示事项。 5.1.9 函：适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关主管公司/部门请求批准等。 5.1.10 会议纪要：适用于记载和传达会议情况和议定事项。5.2 公文格式 5.2.1 红头公文红头公文一般包含决定、指示、公告、通报、请示、批复等，由眉首、主体、文尾三部分组

5、成：5.2.1.1 红头公文眉首一般包括文件名称、发文字号、秘密等级、签发人、紧急程度等内容。（1） 文件名称：由发文公司/部门全称或规范化简称加“公文”二字，用醒目、整齐、庄重字体套红印刷，置于眉首上部，发文字号之上，居中。（2） 发文字号：包括公司/部门代字、年份、顺序号，置于文件名称之下、横线之上、居中。几个公司/部门联合行文，只标注主办公司/部门发文字号。 （3） 签发人：报送的文件，要由公司分管领导签发，公司分管领导外出时，由主持工作的分管领导签发。（4） 缓急时限：对公文送达和办理的时间限度。紧急文件应当分别标明“急件”、“特急”两种，标于眉首左上角，列密级之上。 5.2.1.2

6、红头公文主体部分一般包括标题、主送公司/部门、内容、附件、发文公司/部门、发文日期、印章等。（1） 标题：置于眉首之下、主送公司/部门之上、居中。标题一般应当标明发文公司/部门名称、事由、公文种类，要准确、简要地概括公文的主要内容，标题中除法规、规章名称和书名外，一般不用标点符号。 （2） 主送公司/部门：是指公文的主要受理公司/部门，应当使用全称或规范化简称、统称。一般置于标题之下、正文之上、左端顶格。一般普发公文，可主送几个以上单位；向上请示，一般只写一个主送单位，不宜多头主送，以免责任不明。如需同时送其他单位，可用抄送形式。 （3） 正文：是公文的主体，要求情况确实，观点明确，条理清楚，

7、层次分明，文字简炼、得体。公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。 （4） 附件：正文的补充说明或有关参考资料。附件名称标于正文内容之后、发文公司/部门之前，注明附件名称和件数。附件与主件合订在一起，并在正文之后。 （5） 发文公司/部门：又称落款。落款应当用全称或规范化简称，置于正文内容末尾的右下方。几个公司/部门联合发文，应将主办公司/部门排列在前。 （6） 发文日期：一般签署会议通过日期或领导人签发日期；联合行文需签署最后签发公司/部门领导人签发日期；法规性公文需签署批准日期，发文日期应当以汉字写明年、月、日，置于发文公司/部门署名的右下方。（7） 印章：下发公文应当加盖发文

8、公司/部门印章。印章盖在年月日的中上方，上沿不压正文、下沿略压年月日。如印章盖在正文内容脱离的空页上，要在该空页的左上方标“（此页无正文）”。联合上报的公文，由主办公司/部门加盖印章；联合下发的公文，发文公司/部门都应加盖印章。 5.2.1.3 红头公文文尾部分包括主题词、抄送公司/部门、印发公司/部门、印发日期、印刷份数。公文为函件时，文尾只包括主题词、抄送栏、份数等，且不注印发公司/部门和印发日期；会议纪要用“分送”。 （1） 主题词：反映文件主题内容的规范化名词或名词词组。（2） 抄送公司/部门：除主送公司/部门外，其他需要执行和知晓公文的公司/部门单位。送往上级公司/部门的为“抄报”，

9、送往同级公司/部门或不相隶属公司/部门的为“抄送”。抄送、抄报栏设在文尾主题词之下。（3） 印发公司/部门、印发日期和印刷份数：印发公司/部门是指印发公文公司/部门；印发日期是印发公司/部门印刷公文的起印日期，一般印成“年月日印发”；印刷份数是文件印刷的总数，一般是根据发放范围、归档份数、发文公司/部门留用等方面的需要来确定，印成“共印份”。印发公司/部门、印发日期和印刷份数置于公文末页下端。印发公司/部门和印发日期在同一行左右两侧，行首和行尾空一个字，中间隔一定距离，并用两条与图文区等宽的细实线相夹。印刷份数置于抄送栏下横线右下侧、印发日期的下方。5.2.1.4 红头公文排版格式：公文文字从

10、左至右横排，左侧装订，公文用纸通常用A4型（210毫米297毫米），公文首页为印有眉头的公文纸。公文发文字号用小四号宋体、居中；标题用小二号宋体、居中；主送公司/部门用四号黑体；内容用四号仿宋体。文前排印批语时，两端各少排两个字。发文公司/部门署名与正文之间空2-3行，字体为四号宋体。联合行文，发文公司/部门署名分二行，中间空1行，等宽，发文日期用四号仿宋体；主题词用四号黑体，词与词之间空一格，不加标点，左对齐；抄送栏全部为小四号仿宋体，左对齐。 5.2.2 非红头公文5.2.2.1 非红头公文一般包含通知、报告、函、会议纪要等。5.2.2.2 非红头公文的格式根据公司ISO质量体系或相关管理

11、制度执行。5.2.3 公文编码规则日常用公文编码构成为：公司代码+公文名称+公司/部门代码+序列号+年份编号见下例 （TLSJ-QS-XZ-001-2015）：公司代码可根据各公司简称英文首写字母进行编码。各公文参照以下原则进行编码（以公立名称拼音首写字母进行编码）：请示：QS、通知：TZ、公函：GH、决定：JD、决议：JY、档案：DA、衔接函：XJH5.3 行文规则5.3.1 行文种类5.3.1.2 上行文：是指下级单位因工作需要而上报上级单位的各项公文。主要包括报告、请示。5.3.1.3 平行文：是同级单位之间因工作需要而形成的各项公文。主要包括函。5.3.1.4 下行文：是指上级单位对下

12、级单位进行工作指导、批复等事项所形成的各项公文。主要包括决定、指示、公告（通告）、通知、通报、批复。5.3.2 公司与上级单位、公司与平行单位、公司与下属各公司的行文关系，应当根据各自的隶属关系和职权范围确定。5.3.3 向下级单位的重要行文，应当同时抄送直接上级单位。 5.3.4 公司各公司/部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，公司行政部有权责令纠正或撤销。 5.3.5 凡涉及其他公司/部门或单位的问题，主办公司/部门应当主动与有关公司/部门或单位协商、会签。上报的公文，如有关方面意见不一致，应当如实反映。 5.3.6 公司各公司/部门一般不得越级请示。因特殊情况必

13、须越级行文时，应当抄送被越过的上级单位。5.3.7 公文应当一文一事；一般只写一个主送公司/部门，如需同时送其他公司/部门，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级单位。5.3.8 对平级的、没有领导或指导性关系的单位，不能发决定等指示性公文。 5.4 收文管理公司收文是外部公司/部门送至本公司/部门的公务文书和材料等，收文办理包括签收、登记、分转、审核、拟办、阅批、承办等程序。5.4.1 收文的签收5.4.1.1 凡外部公司/部门送达的公文，除注明领导或职能公司/部门亲启的之外，均由各公司/部门经办人员进行签收。5.4.1.2 各公司/部门经办人员在进行签收时应仔细检查公文份数是否与签收份数一致、

14、有无破损、被拆封的现象，如有不符可暂不签收，待查明原因或相关负责人认可后再予签收。5.4.2 收文的登记5.4.2.1 各部门经办人员应及时对所签收的公文进行编号和登记，编号可按收文时间先后顺序采用流水编号法。5.4.2.2 公司外出人员带回的公文应及时移交至承办公司/部门经办人，并办理登记手续。5.4.2.3 登记后的公文应及时附上外来文件处理单，交公司/部门负责人签署拟办意见。5.4.3 收文的分转5.4.3.1 承办部门经办人员应及时将公司/部门负责人签署意见的外来文件处理单和待办公文分转至行政部办理后续阅批流程。5.4.3.2 承办部门经办人员与行政部经办人员进行公文交接时应及时完善签

15、字交接手续。5.4.3.3 行政部经办人员对待办公文进行签收后，应及时在外来文件登记表上进行编号登记。5.4.4 收文的拟办和阅批5.4.4.1 一般公文均需行政部负责人提出拟办意见后，由行政部经办人员分送至承办公司/部门阅办。5.4.4.2 重要公文由行政部负责人提出拟办意见，呈送分管领导阅批后分送至承办部门阅办。5.4.4.3 为避免文件积压误事，待办公文一般应在一个工作日内阅签完成，紧急文件应即阅即办。5.4.5 收文的传阅5.4.5.1 行政部经办人员应根据领导审批意见，在核定范围内组织相关负责人传阅，传阅完毕后应及时通知部门经办人员签收领取。5.4.5.2 承办部门经办人员应根据领导

16、审批意见，在核定范围内组织部门内部传阅。5.4.6 催办：承办部门和行政部经办人员对待办公文负有催办、检查和督促的责任，以提高办文效率。5.4.7 承办5.4.7.1 承办部门经办人员应及时将阅批完成的公文提交部门负责人阅办。5.4.7.2 承办部门应根据领导阅批意见，及时处理和落实政府部门、行业协会及合作公司的来文事宜；5.4.7.3 来文定有答复期限者，应尽力于答复期限内处理完毕，如因特殊情况无法在期限内处理完成，应主动与来文单位联系并说明情况，以取得对方谅解。5.4.7.4 来文事宜处理完成后，承办部门应及时将处理情况传达或公文反馈至来文单位，并对相关资料进行整理登记、存档备查。5.5

17、发文管理公司发文办理是指以公司名义制发公文的过程，包括起草、审批、登记、打印、校对、用印、分发、存档等过程。5.5.1 发文的起草：由经办部门人员负责公文的起草、撰写和校对。 5.5.2 发文的审批5.5.2.1 行政部经办人员在拟好公文后，应将发文审批表连同拟定公文一并提交至行政部负责人审批。5.5.2.2 行政部负责人应对文稿进行审核把关，确保文稿内容符合国家方针、政策和有关法律法规；提出的要求和措施切实可行；涉及其他公司/部门的问题已经协商一致；文字表达恰当准确；文种使用、文件格式、发送范围等符合规定。5.5.3 发文的签发5.5.3.1 文稿经行政部负责人审核确认后，行政部经办人员应及

18、时将发文审批表连同拟定公文呈公司分管领导签发。5.5.3.2 已经公司领导签发的公文，即为定稿，不许擅自改动，如需改动，需请示原签发领导审定。5.5.4 发文登记编号5.5.4.1 文稿经公司分管领导签发后，在送印之前，需要进行发文登记，并编排发文字号。5.5.4.2 行政部经办人在进行发文登记前，要确保签发手续完备、附件材料齐全、格式统一规范，未经领导签发的文件不得登记编号。5.5.5 发文的打印、校对5.5.5.1 行政部经办人员需根据发文审批表上领导审批意见，对打印清单进行仔细校对，确认无误后由行政部统一进行公文的印制。5.5.5.2 校对好的公文应按照统一的公文格式和印数要求进行印制，

19、版面要清楚、整洁。5.5.6 公文用印：公文印制完成后由行政部统一进行用印，用印需印迹清晰、端正、位置正确（骑年盖月）,不得出现印迹模糊、歪斜和不正确的用印。5.5.7 公文的分发：由行政部按照核定范围和份数统一进行公文的分发。5.5.8 登记存档：行政部经办人员应及时在发文登记表上登记公文名称、下发时间和份数、收文单位和收件人等信息，并对制发公文存档备查。5.6 公文的销毁根据各公司档案管理制度的要求，按照规定的时间和流程对公文进行销毁。5.7 处罚办法5.7.1 凡报送公文应进行校对、审核。如有错别字，应对责任人处以20元/字的罚款。5.7.2 对未按规定进行公文签收而造成公文遗失的，对责

20、任人处以人民币50元的罚款。如因机密公文被泄露，给公司造成损失的，视其造成损失的大小，给予行政记过处分，重至解聘。5.7.3 外来公文因未及时传送到相关公司/部门而延误工作，给公司造成损害的，对责任人给予行政记过处分；如造成经济损失的，相关责任人应承担损失部分的70%。5.7.4 报送公文未经相关领导审批擅自发送的，对责任人处以人民币50元罚款；给公司造成损害的，视其情节轻重，给予行政记过或以上处分。6 引用文件6.1 档案管理制度7 相关记录7.1 发文审批表7.2 发文登记表7.3 外来文件处理单7.4 外来文件登记表7.5 工作衔接函7.6 请示7.7 会议纪要8 附件8.1 公文排版格式