上海某工程竣工档案编制办法.docx

1、上海某工程竣工档案编制办法上海 工程 竣工档案编制办法上海 工程建设指挥部上海 建设有限公司2007年4月第一章 总则第二章 档案编制原则和要求第三章 档案的收集、整理和排列顺序第四章 档案编制工作的具体要求第五章 归档数量及内容第六章 工程档案编制说明第七章 工程档案资料的审查鉴定第八章 竣工档案归档范围附件 1、裱糊方法及页号编制方法 2、采用不装订组卷图纸的折叠方法及页码编号 3、竣工图修改方法附表 1、监理检测资料汇总一览表 2、质量事故情况检查表 3、设计变更依据性文件汇总表 4、基建工程建筑结构计算书代保管证明 5、城市建设档案卷内目录 6、城市建设档案案卷目录 7、备考表 8、国

2、标要求（附件一、二、三、四） 9、科技档案卷内目录 10、科技档案案卷目录 第一章 总 则 为了做好上海 工程档案管理工作，充分发挥工程档案在工程建设使用管理以及工程维护中作用，根据中华人民共和国档案法、建设工程质量管理条例、上海市档案条例以及城市建设档案管理规定（建设部令第90号），结合本工程建设工作的具体情况，特制定本办法。 1.1工程档案含义及重要性 1、工程档案是指工程从酝酿、立项、设计、施工至竣工验收全过程中形成的应当归档保存的文件材料，包括文字材料、图纸、图表、计算材料、科研文件、声像材料等各种形式与载体的文件材料。 2、工程档案必须确保其真实、可靠、完整、准确、系统，不允许涂改、

3、重新抄录，严禁伪造。 3、工程档案是工程验收和申报评定部、市优秀工程项目的必要条件之一。有关主管单位在项目竣工验收前应对工程档案先行验收，凡工程档案验收不合格，其工程不得交付使用，财务不予结算，不得参加国家、部、市等各级优秀工程的评审。第二章 档案编制原则和要求 2.1档案编制原则 1、本着“谁做谁负责编制”的原则，建设单位、设计单位、监理单位、施工单位根据各自承担的工作内容、范围和职责，分别进行收集、分类、整理组卷。 2、各单位、部门归档职责和要求 （1）建设单位负责收集、整理立项文件材料、征地拆迁文件材料、设计文件材料、招投标文件材料、各专业竣工验收证书等。 （2）设计单位负责提供设计阶段

4、的地质勘察报告、设计计算书代保管证明、有关技术要求、设计变更汇总等材料。 （3）监理单位负责收集、整理监理过程中形成的文件材料，并同时对施工单位所形成的档案（特别是竣工图） 进行检查、审核。 （4）施工单位负责、汇总在施工过程中形成的各种文件材料及编制竣工图。 2.2职责要求 1、按照统一领导、集中管理的原则，各单位档案编制工作应在 建设有限公司的直接领导下进行，并逐级建立相应的档案机构，制定相应的制度，明确工作职责，做好档案的编制和交验工作，确保档案工作与工程进展同步。 2、各标段技术负责人、各监理单位总监为档案负责人，下设专（兼）职档案员，档案人员应委派有上岗证或经过档案培训的人员担任。

5、3、工程档案尚未交验合格前，档案工作人员不得随意调换。如确因工作需要，必须调换的，应提前一个月报建设单位核准同意，办好档案交接工作后，档案人员方能调换。档案机构必须在做好档案交验工作后方准撤离。第三章 档案的收集、整理和排列顺序3.1档案的收集、整理1、工程档案随着工程建设同步形成的，有关职能部门应指定专人负责，按工程建设的程序，做好工程档案的积累、收集、登记工作，在工程建设到一定阶段时及时鉴定、整理、立卷。 2、逐件整理收集的文件材料，剔除不需归档的文件，补充缺页，使每份文件材料都有头有尾，互有联系。 3、建设项目应按前期、设计、施工、竣工等阶段归类划分。 3.2排列顺序 1、各阶段，各单位

6、工程形成的技术文件应依照技术文件的自然形成规律，按后文8.2归档范围的内容进行分类组卷排列，要求做到完整、准确、系统，便于保管和利用。 2、前期、竣工文件排列原则：批复在前、请示在后；正文在前、附件附图在后；打印稿在前、手写稿在后。 3、设计技术文件按设计程序排列，设计图纸按设计图目录排列。 4、施工技术文件按单位工程组卷，共用的放在合同标段工程的第一个单位工程中，对涉及到技术变更方面的业务单或其他签证单进行汇总并由监理工程师签认，其他各方面的业务单或其他签证单则不进行汇总。 5、竣工图纸原则上按施工图目录排列。 第四章 档案编制工作的具体要求工程档案必须按统一要求和标准进行编制，内容要真实、

7、资料要齐全、手续要完备，否则一律不予接收。 4.1文字材料的具体要求 1、文件材料规格尺寸为16K或A4纸（297*210mm），同一卷内要求同样规格（整卷的文字材料如都是16K幅面的可不裱），小于标准的应用A4纸（297*210mm）的白纸裱贴。裱贴时文件与白纸右边靠齐，预留25mm的装订边。（裱糊方法附后） 2、归档的文字材料必须书写工整、字迹清晰、 格式统一，一律以档案墨水书写，严禁使用圆珠笔或铅笔书写、签批。 3、文件材料必须使用专用的蜡线装订，装订孔采用三孔一线方法（孔距8cm），装订线头外露在封底，并装入指定的专用硬盒内，每卷排列格式一般为：案卷封面-科技档案卷内目录-文件材料-备

8、考表。 4、装订前应逐份检查并去除原用于装订的金属物，以免锈蚀。 5、每卷厚度不得超过23cm或张数不超过200张。 6、卷内的文件要标明页号，页号每卷从首页“001”开始用页码机顺序编制，一页一号（卷与卷之间不连号），移交档案馆的文件页号正面标在右上角，反面标在左上角；移交业主的文件页号正面标在右下角，反面标在左下角。空白页、卷内目录、备考表、卷内封面不编页号。裱糊的文件页码全部标在原文件上，不可标在裱糊的白纸上，每页托裱几张文件时，则每张文件上都要标明页号。 7、每个案卷的卷内目录、案卷封面、备考表、案卷目录必须按指挥部要求格式填写打印（附后）。 8、移交城建档案馆的竣工档案其档案表式装具

9、（包括照片档案册、照片为7寸光面照片，包括底片和文字说明，如是数码像片则要求同时提交光盘）必须按市城建档案馆的统一规定（宋园路10#市城建档案馆A102室）。移交建设单位的竣工档案其档案表式装具按国标格式要求（附后）。 4.2竣工图的编制要求1、竣工图是真实记录施工结束最终状态的技术文件，是工程实际的反映，竣工图必须与工程实物相符。竣工图的编制原则：（1）竣工图应由施工单位编制。施工图是编制竣工图的基础，设计变更文件是编制竣工图的依据，有一张施工图就应编制一张相应的竣工图（施工图取消例外）。（2）竣工图编制办法：一是全部重新绘制；二是利用原施工图来编制。竣工图必须使用蓝晒图。竣工图编制后，应加

10、盖“竣工图”标记章（规格50*80mm），竣工图章使用不褪色的红色印泥盖印，“竣工图”标记章盖在图纸正面右下角的标题栏上方空白处或周围适当空白的不压盖图形文字的位置，并有编制人和技术负责人的签名。（3）监理单位对施工单位编制的竣工图应逐张复核，把好质量关。2、竣工图修改：所有修改内容（含被修改部分的相关图纸）都必须修改到位，具体修改、注记方式如下：（1）对于少量文字和数字的修改，可采用杠改法，即用一条实线将修改部分划去，在其附近的适当位置画上修改后的图形，并注明修改依据（见附件3）。（2）对于少量图形的修改，可采用叉改法，即用“”将修改部分划去，在其附近的适当位置画上修改后的图形，并注明修改依

11、据（样式附后）。（3）对于较多图形的修改，可采用圈改法，即用将修改部分图形圈去，按制图规范在其附近的适当位置画上修改后的图形，并注明修改依据（样式附后）。（4）施工图整张作废应在原图纸目录中注记“作废”及修改依据。（5）重新绘制的修改图，应圈出原施工图修改范围，注明修改的依据，并且应当有变更记录栏，内容为序号、内容、修改日期。（6）设计单位重新绘制修改图的，应在原图纸目录中填写增加新图目录，并圈出原施工图修改范围，注明修改依据。（7）施工图在设计变更取消或现场未施工的，不需要编制竣工图，应在原图纸目录中注明“取消”，并将原图作废。3、修改依据在卷内目录中的注记：（1）在竣工图卷内目录备注栏中应

12、注明被修改图纸的变更依据，如技术交底会议纪要、设计变更通知单、技术核定单、业务联系单等修改依据编号或产生日期。 （2）在施工文件设计变更依据卷内目录备注栏中应注明被修改的图纸图号。4、竣工图的组卷要求：竣工图不装订，按4号图纸（297*210mm）规格折叠，图面朝里，图标要外露，页号标在右上角（“国标”标在右下角）。5、声像档案的整理声像档案包括照片、录音带、录像带、影视片等载体。 1、工程声像档案应反映工程现场原地物、地貌和工程建设主要过程及建成的建筑物、构筑物和项目施工过程中重要会议活动等的照片和录像档案。 2、照片档案应由照片、底片和文字说明三部分组成（如是数码像片则要求同时提交光盘）。

13、文字说明要简短、完整、明了，其内容包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素，并要编制照片档案总说明和照片卷内目录。 3、录音、录像必须图像清晰、声音清楚，并要有文字说明（包括录制说明、录制单位、录制人及年、月、日、带子的长短时间）。录像带必须是专业级。4.3关于采用国标格式的说明上海 工程建设单位的项目档案整理要求按照科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T118222000的格式执行。现将有关档案整理格式用表的填写规范要求说明如下。（一）、案卷封面（案卷封面格式见附件一）。1、“档号”栏由建设单位在项目档案汇总时正式填写，施工单位和监理单位先可用铅笔标注本单位（本标段）的卷数,如 “共

14、几卷第几卷”.2、“档案馆号”栏施工单位和监理单位不必填写。3、“案卷题名”栏应简明、准确地揭示卷内文件材料的内容，具体地必须能够反映以下三个方面的内容：（1）建设项目名称，一律填写 “上海 工程”；（2）综合填写单项工程名称、标段工程名称、里程号、墩台号、结构名称、专业名称、建筑材料名称、设备名称、问题名称等等。有内容的依此填写，缺项的则可适当省略。（3）填写文件种类名称，如 “请示”、“批复”、“合同”、“总结”、“报告”、“记录”、“文件”、“图”、“照片”、“光盘”等等。4、“立卷单位”栏填写施工单位或监理单位的法人单位全称，与工程合同落款公章一致。5“起止日期”栏填写卷内文件材料形成

15、的起止日期。如某卷内最早的一份文件形成于2003年12月15日，最晚的一份文件形成于2004年3月7日，则此栏填写“2003年12月15日2004年3月7日”。6、“密级”栏施工单位和监理单位不必填写，由建设单位统一填写密级。7、“案卷脊背”栏应填写保管期限、档号和案卷题名或关键词。8、案卷封面及脊背的档号，暂用铅笔编写；由建设单位接收后统一正式填写。（二）、卷内目录（卷内目录格式见附件二）。1、“序号”栏应用阿拉伯数字从1开始依次标注卷内文件材料的顺序，一份文件一个号。2、“文件编号”栏应填写文件文号或图纸编号。3、“责任者”栏应填写文件形成部门或主要责任者，具体地应填写单位名称。4、“文件

16、材料题名”栏应填写文件标题(或图纸名称)全称.5、“日期”栏应填写文件形成日期。6、“页号”栏应填写每份文件首尾页上标注的页号。7、“备注”栏，需要时填写。（三）、备考表 （备考表格式见附件三）。1、“说明”栏应标明卷内各类载体的文件材料共多少页，文字材料多少页，图纸多少页，照片多少页。2、“其他需要说明的情况”应注明组卷情况和其他需要说明的问题。3、“立卷人”填写立卷人姓名，并标注立卷的年月日具体时间。4、 “检查人”填写检查人姓名，并标注检查的年月日具体时间 。（四）、案卷目录（案卷目录格式见附件四）1、“顺序号”栏填写本份案卷目录内的档号的排序号。2、“档号”栏填写案卷号。3、“案卷题名

17、”栏应与案卷封面的填写内容一致。4、“页数”填写卷内各类文件材料的总页数。5、“备注”栏需要时填写。（五）、科技档案封面、目录及备考表字体要求 1、封面中所填写的内容为三号字体，字型为楷体。档号填写字体为四号宋体。2、案卷目录和卷内目录中所填写的内容均为五号宋体字。序号、日期和页号均为阿拉伯数字。责任者名称如果较长，用规范的简写或者换行并设置为小五号。3、备考表中所填写的数字均为小三号楷体，应注明的情况字体均为小三号宋体。第五章 归档数量及内容 5.1归档数量电子档案1套，工程档案编制4套。其中原件2套，一套移交给业主方，按国标组卷，一套移交上海市城建档案馆，按市城建档案馆要求组卷；复印件2套

18、，一套按市城建档案馆要求组卷移交给上海市公路工程管理处，一套按国标组卷移交管理单位。 5.2归档内容具体归档内容详见后文（第八章）归档范围。科研资料另行归档。第六章 工程档案索引目录编制说明 工程档案索引目录卷即档案00卷,主要包括以下几方面内容: 1、工程概况（包括工程概述、工程投资、占地面积、工程主要技术指标参数、主要工艺设备、主要生产能力、开竣工日期、设计、建设、监理、施工单位情况、单位工程划分和评定情况等）2、档案编制情况（包括档案编制依据、档案分类原则、档案的套数、卷数、张数、工程录像盒数以及各套档案移交情况、需说明的问题以及采取的措施和方法）。 3、档案编制人员（包括档案负责人和档

19、案人员名单）。 4、附所在标段或施工范围平面示意图。 5、档案00卷不列入档案总卷数内。第七章 工程档案资料的审查鉴定 7.1工程档案验收 1、合格的竣工档案是工程项目竣工的必备条件，因此在工程质量验收时，要求档案部门参加，工程档案验收时必须要由上级档案有关部门参加。2、工程档案验收分审核和终验。审核主要是对各施工单位在工程质量验收的同时，由建设单位组织有关档案部门进行档案验收。终验是整个工程项目档案的验收，由建设单位提请市城建档案管理机构对各标段单位工程的档案资料进行审核，出具审核意见书，验收是对整具工程项目档案的验收，各标段单位工程的档案资料经审核通过后交建设单位集中汇编，然后由项目主管单

20、位会同上级有关档案部门组织验收，参加成员由市档案局、市市政局、市城建档案馆、主管单位档案部门等组成。设计、施工、建设单位项目负责人以及具体档案编制人员到会参加。 7.2报送期限 本工程竣工档案验收通过后，施工单位应在验收意见基础上整改完成后二个月内报送建设单位，报送前应通过监理检查消项。第八章 竣工档案归范围8.1说明1、本归档范围是按上海市档案局、上海市市政局、上海市城建档案馆等有关规定和要求予以编排的。2、本归档范围按工程建设单位建档要求编写的，备注中凡打“”是向建设单位移交的材料，“”是向上海市城建档案馆移交。3、本归档范围所列的为各阶段应归档的文件材料，若在具体组卷时，有关的监理复测、

21、批复、检测材料均与施工单位的文件材料放在一起，监理只需归监理检测资料汇总一览表。（样式附后）8.2各阶段文件材料的归档范围本文以桥梁结构和隧道工程为主进行排列，详见后文。 工程各阶段文件材料的归档范围1前期文件序号文件类型文件材料名称建 设单 位城 建档案馆一立项文件1、项目建议书报批2、项目建议书及项目申请有关文件3、可行性研究报告及有关文件4、环境影响报告论证及评估报告5设计（计划）任务书及批复二征用土地文件1、征地申请报告或用地选址申请2、用地通知、建设用地规划许可证及附图（规划局）3、土地局批文、土地使用证及附图（土地局）三工程申照文件1、建设工程规划许可证及附图2、施工许可证3、环保

22、、消防等政府各类审核文件四综合性文件1、与工程有关的领导批示、讲话稿、录音录像、会议记录、信函2、有关请示、批复等文件3、合同、协议、招投标、评标等综合文件4、动迁文件（含私房产权证）5、建设工程项目涉外文件6、中标通知书（包括未中标通知书） 工程各阶段文件材料的归档范围2设计技术文件序号文件类型文件材料名称建 设单 位城 建档案馆一设计技术文件1、工程水文、地质勘探报告2、设计文件（请示、批复）3、工程初步设计、技术设计或扩初设计图纸资料4、工程总概算5、施工图设计及工程预算6、设计变更文件汇总7、工程设计计算书及说明书或代保管证明（附后） （注：如用计算机设计计算时，则报送设计参数、计算公

23、式或原稿） 工程各阶段文件材料的归档范围3监理文件序号文件类型文件材料名称建 设单 位城 建档案馆一综合文件1、监理总结2、监理合同或协议3、监理大纲4、监理实施细则5有关监理的会议纪要二监理月报1、监理月报2有关监理的业务联系单三检测资料1、单位工程质量评价报告2、监理检测资料汇总一览表注（1）组卷时，监理有关的开（停）工令、业务联系单、检测资料应与施工单位开（复）工令、业务联系单、自检资料放在一起，使资料完整，前后对应。（2）监理总结、大纲、细则、单位工程质量评价报告必须盖合同上签约单位的公章；监理月报、业务联系单、检测资料汇总一览表可以盖监理现场公章。 工程各阶段文件材料的归档范围4施工

24、技术文件序号文件类型文件材料名称建 设单 位城 建档案馆一管理文件1、施工合同、协议2、分包申请3、施工预算或审定造价4、施工组织设计及批复5、专项施工方案及审批6、工艺评定计划及报告7、开、竣工（停工、复工）报告8、工程质量事故报告及处理记录 9、非正常施工记录二设计变更依据1、变更单与相关竣工图对照汇总表2、工程技术、设计图纸交底会议记要（公章与落款单位一致）3、设计交底记录4、设计变更单5、与设计变更有关的业务联系单6、施工技术交底7、一般业务联系单（工程量签证）三测量资料1、交桩书2、导线点复测记录3、导线点复测记录（监理）4、水准点复测记录5、水准点复测记录（监理）6、控制点复测记录

25、7、控制点复测记录（监理） 工程各阶段文件材料的归档范围4施工技术文件序号文件类型文件材料名称建 设单 位城 建档案馆三测量资料8、临时水准点测量、复核记录9、临时水准点复核记录（监理）10、各道工序放样、复核记录11、各道工序复核记录（监理）12、沉降资料13、工程测量成果资料四原材料质保单、复试资料1、建材进沪许可证及相关资料2、水泥质保单、复试资料汇总对照表3、水泥质保单、复试资料4、水泥质保单、复试资料汇总对照表（监理）5、水泥复试资料（监理）6、钢材统计汇总表7、钢材质保书、复试资料汇总对照表8、钢材质保书、复试单9、钢材质保书、复试资料汇总对照表（监理）10、钢材复试资料（监理）1

26、1、焊材、剪力钉、直螺纹、涂装原材质保书、复试资料汇总对照表12、焊材、剪力钉、直螺纹、涂装原材质保书、复试资料10、粗骨料质保单、复试资料汇总对照表11、粗骨料质保单、复试资料 工程各阶段文件材料的归档范围4施工技术文件序号文件类型文件材料名称建 设单 位城 建档案馆四原材料质保单、复试资料12、粗骨料质保单、复试资料汇总对照表（监理）13、粗骨料复试资料（监理）14、细骨料质保单、复试资料汇总对照表15、细骨料质保单、复试资料16、细骨料质保单、复试资料汇总对照表（监理）17、细骨料复试资料（监理）18、粉煤灰质保单、复试资料汇总对照表19、粉煤灰质保单、复试资料20、粉煤灰质保单、复试资

27、料汇总对照表（监理）21、粉煤灰复试资料（监理）22、矿粉质保单、复试资料汇总对照表23、矿粉质保单、复试资料24、矿粉质保单、复试资料汇总对照表（监理）25、矿粉复试资料（监理）26、沥青混合料质保单、复试资料27、沥青混合料复试资料（监理）28、商品砼质报单 工程各阶段文件材料的归档范围4施工技术文件序号文件类型文件材料名称建 设单 位城 建档案馆四原材料质保单、复试资料29、商品砼复试资料（厂家）30、钢绞线质保单、复试资料汇总对照表31、钢绞线质保单、复试资料32、钢筋质保单、复试资料汇总对照表33、钢筋质保单、复试资料34、钢筋质保单、复试资料汇总对照表（监理）35、钢筋复试资料（监理）36、成品桩质报单37、成品桩复试资料（厂家）38、钢梁质保单39、钢梁复试资料（厂家）40、钢梁复试资料（监理）41、支座质保单、复试资料42、伸缩缝质保单、复试资料43、锚具、连接器质保单、复试资料44、波纹管质保单45、防撞栏杆质保单46、防撞栏杆复试资料 工程各阶段文件材料的归档范围4施工技术文件序号文件类型文件材料名称建 设单 位城 建档案馆四原材料质保单、复试资料47、PVC管质保单、复试资料48、PVC管复试资料（监理）49、剪力销质保单、复试资料50、剪力销复试资料（监理）51、连接件质保单、复试资料52、连