信息系统部分内部控制缺陷及修补建意.docx

1、信息系统部分内部控制缺陷及修补建意内部控制缺陷及修补建议汇总（北东公司）一、共通缺陷缺陷编号流程名称子流程缺陷描述修补建议适用公司公司负责人管理层回应Common-D1探采工程外包承包商甄选及合同签订管理目前公司在甄选承包商/承建商/供应商时，通过招标、议价的方式对竞标方的资质、资金条件、技术能力、报价等进行综合评估，由公司招投标委员会/授权管理层选出符合公司利益的承包商/承建商/供应商。但公司目前仅对承建商的招标选择工作制定了相应的政策程序，尚未就探采工程外包承包商及固定资产供应商的招标选择工作形成正式的政策及程序，以规范甄选的管理流程，内容包括但不限于：招投标/比价界定金额的规定、招投标委

2、员会的人员构成、标书的审阅、评标报告的编制及审批、比价单的编制及审批等。缺乏以上政策及程序可能导致公司在选择承包商/供应商时标准不一，无法保证选择到最符合公司利益的承包商/供应商。建议公司建立正式的探采工程外包承包商及固定资产供应商招标选择工作的政策及流程文件，内容包括但不限于承包商的选择方式及标准（招标或议价形式）、授权管理层的审批流程、承包商/承建商/供应商档案的建立等。北东公司穆德胜企管部分管领导工程项目和固定资产管理承建商及供应商甄选和合同签订管理北东公司穆德胜企管部分管领导采购管理固定资产采购管理北东公司穆德胜企管部分管领导Common-D2探采工程外包承包商甄选及合同签订管理目前公

3、司通过对外招标或议价的方式选择符合公司利益的承包商/承建商/供应商。但公司尚未建立合格承包商/承建商/供应商数据库，将所有选择的合格承包商/承建商/供应商信息填入该数据库中。同时公司尚未建立书面的承包商/承建商/供应商名录维护的政策及流程文件。合格承包商/承建商/供应商名录的缺失，可能导致不合格供应商的引入以及公司采购工作的效率降低。建议公司建立合格承包商/承建商/供应商名录机制，定期将合格承包商/承建商/供应商加入现有名录，并根据实际表现更新该名录，将该名录作为承包商/承建商/供应商选择的基础。同时，建议公司完善现有制度，增加有关承包商/承建商/供应商名录使用及维护规范的书面政策及流程，包括

4、但不限于：新增承包商/承建商/供应商的审批、名录更新的定期审阅、名录的密码保护措施以及名录的年度审阅流程等。北东公司穆德胜企管部分管领导工程项目和固定资产管理承建商及供应商甄选和合同签订管理北东公司穆德胜企管部分管领导采购管理固定资产采购管理北东公司穆德胜企管部分管领导二、公司治理与合规管理缺陷编号流程名称子流程缺陷描述修补建议适用公司公司负责人管理层回应CG-D1公司治理与合规管理组织结构目前北东公司资产财务部尚未形成正式的财务部组织架构图以明确部门的配置及汇报路线等内容；同时，尚未为财务部各岗位设置明确的员工职责，可能导致财务部相关人员对自身职责不明确，进而无法完成其应承担的责任与工作。建

5、议北东公司资产财务部形成正式的财务部组织架构图及各财务岗位的职责说明，明确财务部内部配置、汇报机制及相关岗位的工作职责。北东公司胡晓初资产财务部主管三、采购管理缺陷编号流程名称子流程缺陷描述修补建议适用公司公司负责人管理层回应PP-D1采购管理固定资产采购目前北东公司设备采购需由使用部门填写申请表并逐级审批。但是我们发现部分采购的审批未得到书面记录，仅通过电话汇报的方式进行。此外，选择供应商过程中，询价比价的工作也未得到书面记录。可能导致未经审批的采购发生，所购置设备不符合需求，影响公司的正常生产运转。建议北东公司各设备采购申请人严格遵守公司对设备采购的规定，使用书面的申请表进行采购申请。此外

6、，建议北东公司企业管理部采购负责人将供应商选择过程中的询价比价工作进行书面记录。北东公司郭绍华企管部供应主管PP-D2采购管理固定资产采购目前对于需调试安装的设备，企管部供应主管、资产财务部会计、固定资产使用人仅在设备到货入库前，对该设备进行初步验收，填写固定资产（设备）到货入库验收单，验收内容涉及数量、外观破损情况及物品的相关资料（例如：质检报告）。但相关部门未在设备试运行调试完毕后，将对该设备的验收结果留下书面记录。可能导致购置的设备运行功能缺陷无法及时反馈给供应商，影响公司正常生产运转。建议北东公司完善设备验收流程，对设备调试验收结果做出书面记录，确保购置设备的质量。北东公司郭绍华企管部

7、供应主管PP-D3采购管理固定资产采购目前在固定资产采购中，资产财务部会计在固定资产入库后直接将固定资产入账。但是对于部分需调试安装的设备，资产财务部会计并未根据实际情况入账在建工程，在调试安装验收完成后方入账固定资产，可能造成公司固定资产账目不准确，从而影响财务报表的准确性。建议资产财务部完善固定资产的入账流程，对于需调试安装的设备，应先入在建工程账，待其调试完毕验收通过后再转入固定资产，以确保财务报表的准确性。北东公司胡晓初资产财务部部长PP-D4采购管理生产物资采购目前北东公司物资库房存货的收发及记账均由库存保管员一人操作，不符合职责分离原则，可能导致舞弊现象的出现。建议北东公司在库房安

8、排专人负责存货的盘点记账等工作，同时安排独立人员负责存货的收发工作，确保不相容岗位职责分离。北东公司郭绍华企管部供应主管PP-D5采购管理生产物资采购北东公司在通过经销商采购时，商品价目表采用每半年更新一次的方式确定。由于市场的变化，各商品的价格仍有可能发生变动。但是，公司采购负责人未要求经销商对此出具价格变动证明或情况说明，可能造成无法及时发现经销商的无端变价，导致公司成本的增长。建议北东公司在发现采购物资价格与商品价目表发生不一致时，要求经销商出具价格变动证明或情况说明，在得到分管领导审阅及书面确认后方按照该月材料申购计划开展采购，确保经销商价格的合理性和准确性。北东公司郭绍华企管部供应主

9、管PP-D6采购管理生产物资采购对于经销商采购物资，北东公司目前在月末制定下月采购计划，在采购主管与经销商确定实际需采购数量及单价后，由经销商下山采购，次月相关部门从经销商仓库领用，但实际领用范围可能超出上月的采购计划，对于超出采购计划的物资，相关部门也无需提出额外申请，由采购主管确定采购价格。缺乏额外的申请，导致采购进价的不确定，使得资产财务部在次月结账进行“三单（计划，入库单，发票）匹配”时，无法确定该些额外采购物资的单价。建议公司要求各相关部门在从经销商仓库领用当月所需物资时，核对本月物资采购计划，若存在超出采购计划的物资需求，则需向供应主管作额外物资申请，由供应主管与经销商确定采购单价

10、，并在额外申请上注明。次月结算时，供应主管应将上月物资计划、额外物资申请单交于资产财务部；仓库库管则将出/入库单交于资产财务部；财务部则基于获得的计划、额外申请单、出/入库单与发票进行核对，确保支付的准确。北东公司郭绍华企管部供应主管胡晓初资产财务部部长PP-D7采购管理生产物资采购目前北东公司资产财务部会计未对物资采购应付账款开展定期对账，仅在供应商要求付款时对账，且未作书面记录，可能导致无法及时发现应付账款余额不正确，从而导致财务报表不准确。建议资产财务部会计定期（如每月）对物资采购应付账款开展对账，以保证应付账款余额的准确性。北东公司胡晓初资产财务部部长PP-D8采购管理生产物资采购/固

11、定资产采购公司已建立合同审批流程，但由于目前北东公司法律人员的调离，北东公司各合同未按要求得到法律人员审核，可能导致合同条款的订立存在不合规的可能，进而损害公司利益。建议北东公司严格按照公司制定的合同审批流程安排法律人员审核合同，确保合同的合规性，保障公司的权益。北东公司郭绍华企管部供应主管PP-D9采购管理生产物资采购目前北东公司规定生产物资的验收工作由使用部门、采购负责人及库存保管员共同进行，使用部门负责产品质量的确认。但实际操作中公司存在未按规定开展质量检验的情况。我们发现部分化学物质由于采购前期技术指标定义不明确，造成验收时无标可循。质量检验的缺失，可能导致存在质量问题物资的引入，进而

12、损害公司利益。建议各物资使用部门在提交物资申购计划时加强对物资技术要求及标准的定义。对于物资采购入库验收的管理，使用部门应制定详细的全检或者抽检制度，安排专业技术人员进行检验确认，及早发现存在质量问题的物资。北东公司郭绍华企管部供应主管四、技术进步管理缺陷编号流程名称子流程缺陷描述修补建议适用公司公司负责人管理层回应TE-D1技术进步管理项目立项、评估和审批目前北东公司未就项目管理形成明确的制度，是否立项未得到明确的界定，立项流程也较为模糊。可能导致公司各项目开展过程混乱，缺失应有论证审核，资金使用不合理及公司运营的效益低下。建议北东公司制定明确的项目立项、评估和审批管理制度，明确界定具备立项

13、资格的投资金额和规模，严格管理项目立项的审核审批制度。北东公司穆德胜企业管理部分管领导五、生产冶炼及存货管理缺陷编号流程名称子流程缺陷描述修补建议适用公司公司负责人管理层回应MI-D1生产冶炼及存货管理生产成本核算和分析管理目前北东公司在每月进行成本结算时，将当月领用原矿的开采费用、运输服务费用、生产员工工资、生产车间耗用的水电费、冶金提炼员工的工资等作为当月生产成本进行结转。但目前财务部尚未根据开采原矿与领用原矿的比例，对当月的运输服务费用进行分配。建议北东公司采用适当的分配方法将运输服务费用在完工产品与在产品之间进行分配。北东公司胡晓初资产财务部部长MI-D2生产冶炼及存货管理存货实物管理

14、目前北东公司年度存货盘点由财务部、企业管理部以及仓库管理人员共同开展。但是对于存货盘点过程中所发现的差异，资产财务部也未安排相关人员进行分析，查找原因，可能导致无法及时发现存货管理漏洞，避免进一步损失。建议北东公司在年度盘点后针对发现的盘点差异，组织相关人员进行分析，查找差异原因，及早发现存货管理漏洞，避免进一步损失。北东公司胡晓初资产财务部部长六、工程项目和固定资产管理缺陷编号流程名称子流程缺陷描述修补建议适用公司公司负责人管理层回应FA-D1工程项目和固定资产管理新建、扩建及技改项目立项、评估和审批管理目前北东公司需要新建、扩建或进行技改项目前，需根据项目金额及性质，通过以下三种形式进行项

15、目的申请：1）由管理层牵头成立项目小组，负责编制新建、扩建或技改项目的立项申请。内容包括项目估算金额、进度计划等。项目小组成员对该立项申请的可行性进行论证，确认该项目可实施后，在立项申请上签署姓名；2）由相应部门提出项目申请并提交北东公司总经理进行审阅。总经理确认该项目是否可行，若同意的话签署姓名。若不同意则提出改进意见；3）金额较小的项目无需总经理审批，直接由分管副总进行确认。但北东公司目前尚未建立上述三种项目申请方式的界定条件，包括项目金额、项目性质等，可能导致项目审批权限不清，未经适当管理层审批的项目被执行。建议北东公司建立新建、扩建或进行技改项目不同审批程序的界定条件，包括项目金额、项

16、目性质等。按照项目的实际情况由经授权的管理层进行审批。北东公司穆德胜企业管理部分管领导FA-D2工程项目和固定资产管理承建商及供应商甄选和合同签订管理目前北东公司在与承建商及供应商签订合同时，需经过总经理的授权审批，并加盖合同章。但目前北东公司尚未按照合同管理办法在合同签订前编制合同审批单，并提交相关部门主管领导及法律顾问进行审核。可能导致合同条款没有经过授权人员的审批。建议北东公司按照合同管理办法，在合同签订前由申请部门编制合同审批单，并提交相关部门主管领导及法律顾问的审阅及审批。北东公司穆德胜企业管理部分管领导FA-D3工程项目和固定资产管理工程项目支出和进度管理目前北东公司在每月的经营会

17、议上讨论各项目的进展状况，并相应地提出意见及建议。但目前北东公司尚未就经营会议上对各项目进展的讨论留下书面记录。同时，公司也尚未建立规范的项目进度管理机制，对每个项目设立“进度里程碑”，并严格按照既定的“里程碑”进行进度及成本分析（当发生进度延迟的情况，需分析原因并提出解决措施）。未能及时监督工程项目的进度，可能导致工程项目超支和超时，影响北东公司利润。建议北东公司考虑建立以下项目进度管理机制：在项目建设过程中，在建工程项目管理负责部门应定期根据项目建设方案及“进度里程碑”，监督项目成本和进度执行情况，考虑已发生成本、未来预计发生成本和工程进度等因素，编制项目成本和进度书面分析报告，并在月度经

18、营会上进行讨论。北东公司穆德胜企业管理部分管领导FA-D4工程项目和固定资产管理工程项目支出和进度管理目前北东公司企业管理部/综合办公室根据工程完工情况与合同约定，通知资产财务部对承建商进行工程进度的付款。款项支付之后，资产财务部会计在财务系统中记录：借-预付工程款；贷-银行存款。在工程完工并出具竣工决算后，财务部固定资产会计则编制：借-在建工程；贷-预付工程款借-固定资产；贷-在建工程从上述会计分录中可以看出，财务部固定资产会计未在工程进度确认之后，根据已完成的工程量确认在建工程。未能及时将完成工程量确认为在建工程，可能导致记账科目不正确，影响财务报表的准确性。北东公司应考虑建立在建工程进度

19、沟通及确认机制，每月末由企业管理部/综合办公室将当月已完成的各项目的工程量以书面报告的形式通知财务部固定资产会计，由其在财务系统中将各项目已完成工程量确认为在建工程。北东公司胡晓初资产财务部部长FA-D5工程项目和固定资产管理工程项目支出和进度管理目前北东公司企业管理部/综合办公室工程管理专员根据工程完工情况与合同约定，通知资产财务部对承建商进行工程进度的付款。但工程管理专员在提交付款申请时，并未附上详细的工程进度报告，仅在付款申请单上注明已完工比例，可能导致管理层无法确认工程的实际进展情况，完成工程量不能与工程进度支付款项相匹配，影响公司利益。建议北东公司建立工程进度报告机制，申请人员在提交

20、付款申请时，需附上详细的工程进度报告，详述工程完工状况。管理层确认工程进度报告内容准确后，在付款申请上签字确认。北东公司穆德胜企业管理部分管领导FA-D6工程项目和固定资产管理工程项目结转和结算管理目前北东公司尚未建立在建工程预转固机制，对已经达到预定可使用状态，但尚未取得决算/验收报告的在建工程，先按照账面价值进行预估转固。未建立预转固机制，可能导致已达到预定可使用状态的固定资产未被转固，相应的折旧未被计提，影响财务报表的准确性。建议北东公司建立在建工程的预转固机制，当在建工程已达到预定可使用状态时，需先按在建工程的账面价值进行预转固，并相应地开始计提折旧。在决算报告出具之后，按照决算金额对

21、已入账的固定资产原值进行调整，同时调整已计提的折旧金额。北东公司胡晓初资产财务部部长FA-D7工程项目和固定资产管理固定资产实物管理目前北东公司的固定资产管理制度中，对固定资产确认条件做出以下规定：“不属于生产经营用的主要设备、物品，单位价值在2000元以上，并且使用年限超过2年的资产。”而在实际操作过程中，财务部将单位价值在5000元以上的设备、且使用年限超过1年的物品确认为固定资产。根据2006年企业会计准则的规定，固定资产是指同时具有下列特征的有形资产:(1)为生产商品提供劳务、出租或经营管理而持有的；(2)使用寿命超过一个会计年度。我们了解到，目前北东公司单位价值5000元以下，未被确

22、认为固定资产的设备、物品包括：打印机、液晶电视、电脑、健身用品、办公家具等。考虑到该些物品单位价值较高，均是为企业的经营管理而持有，且使用年限也较长，通常超过2年以上。将这些物品费用化而非资本化，与企业会计准则的要求可能存在一定的偏离，可能导致应确认为固定资产的设备、物品未被确认，影响财务报表的准确性。建议北东公司重新考虑固定资产的界定标准，更新固定资产管理制度，并按照企业会计准则的要求，对符合固定资产确认条件的设备、物品进行确认。北东公司胡晓初资产财务部部长FA-D8工程项目和固定资产管理固定资产实物管理目前北东公司在固定资产管理制度中，尚未对固定资产标签的管理进行规定。在北东公司实际操作过

23、程中，也未对设备等固定资产进行贴标管理，可能导致固定资产实物管理混乱，固定资产不易识别。建议北东公司规范固定资产标签的管理制度，并在现有的固定资产上贴标签。北东公司胡晓初资产财务部部长FA-D9工程项目和固定资产管理在建工程和固定资产估值评估和减值计提管理目前北东公司在固定资产管理制度中，尚未对固定资产的估值评估和减值计提进行规定。在北东公司实际操作过程中，也未在年末对在建工程以及固定资产的使用情况进行分析，确定是否需要计提减值准备。缺乏该操作可能导致账面固定资产或在建工程价值被高估，影响财务报表的准确性。建议北东公司在现有的固定资产管理制度中增加在建工程和固定资产估值评估和减值的内容。北东公

24、司应在年末由财务部进行牵头，组织相关部门进行在建工程以及固定资产的清查工作，分析是否有需要计提减值准备的在建工程及固定资产，并报送授权管理层进行审批。北东公司胡晓初资产财务部部长FA-D10工程项目和固定资产管理固定资产实物管理目前北东公司在固定资产管理制度中，尚未对矿井折旧方法进行规定。按照国际会计准则，矿井的折旧应该按照单位产量折旧法，矿井总储量应被用来作为计算矿井的折旧金额。目前北东公司按照直线折旧法对矿井进行折旧，可能导致矿井折旧金额计提不准确，影响财务报表的准确性。建议北东公司更新固定资产管理制度并按照国际会计准则对矿井的折旧方法进行规定。若公司财务系统不能支持产量折旧法，财务部需保

25、留每月的储量消耗记录，在年末对折旧金额进行调整。北东公司胡晓初资产财务部部长FA-D11工程项目和固定资产管理固定资产实物管理目前北东公司每年末的固定资产盘点由资产财务部牵头，协同企业管理部、综合办公室对固定资产进行盘点。财务部根据盘点结果在财务系统中对盘盈或盘亏的固定资产进行调整。但目前财务部没有保留固定资产的盘点结果，可能导致固定资产盘点结果未经相应管理层审阅，影响固定资产盘点结果的准确性。建议北东公司在年末固定资产盘点后，保留固定资产盘点记录，并由相应的管理层进行审阅及审批。北东公司胡晓初资产财务部部长七、销售管理缺陷编号流程名称子流程缺陷描述修补建议适用公司公司负责人管理层回应SS-D

26、1销售管理物流运输规划目前产成品的销售都由集团总部进行安排操作，包括具体的送货时间和押货人员的安排，北东公司则负责产品出库及押运出矿至指定地点，交付总部接应人员，但是交接过程中尚未设置专门的交接单由交接双方确认，可能导致整个产品运输过程的责任不清，在发生意外时无法及时确定责任，追查原因。建议公司可设置专门的产成品交接单据由北东公司押运人员与总部接应人员在交接时签字确认，一式两份由北东公司及总部相关部门分别留存备案。北东公司穆德胜 行政企管副总经理SS-D2销售管理成本结算目前公司资产财务部以收到成品金销售结算单为时点计提销售收入。但是，公司驻扎代销公司的销售人员经常无法及时将结算单据传递回北东

27、公司，可能导致销售收入无法得到及时确认而出现截止性差异。建议北东公司可考虑由我方人员在交易成功后以电话的形式告知北东公司对收入作出预估，然后销售人员在收到代销公司结算单据后，以较快并安全的方式将结算单据发回北东公司资产财务部予以确认收入，或确保收入确认时点的准确性。北东公司集团总部胡晓初资产财务部部长SS-D3销售管理成本结算目前公司产成品在经销商进行化验验收后存在一定的退样，退样一般直接运回至集团总部，退样明细清单由代销公司发至北东公司资产财务部做相应账务处理。但由于退样实物未退至北东公司，北东公司无法对实物进行核实，集团总部相关部门也未提供正式书面的确认函，确认回样的核实情况。可能导致账务

28、处理的不准确，无法做到账实相符。建议集团总部相关部门可在收到退样并核实完毕后，以书面或OA信息的形式正式的通知北东资产财务部，并定期与北东财务部就回样的存量进行核对，确保账实相符。集团总部集团总部相关部门SS-D4销售管理成本结算目前公司尚未对应收账款开展定期的对账工作及账龄分析工作，可能导致应收账款准确性无法得到保证以及应收账款回收的不及时。建议北东公司资产财务部可在期末关账过程中考略增设应收账款对账及账龄分析工作，确保应收账款金额的准确性以及回收的及时性。北东公司胡晓初资产财务部部长八、资金管理缺陷编号流程名称子流程缺陷描述修补建议适用公司公司负责人管理层回应TR-D1资金管理资金规划管理

29、目前集团总部相关部门在商议通过北东公司次月资金需求计划后未出具正式的书面确认回复。另外，在北东公司管理层递交至集团总部审核的资金需求计划上也未发现有审核通过的确认痕迹。可能导致集团公司管理层对北东资金需求计划的意见无法及时明确的传递。建议北东公司管理层在审核次月资金计划后，在审核通过的版本上签字确认。此外，建议集团总部相关部门审核完北东公司次月的资金计划后，发布正式的书面确认，确实承担起资金计划审核的职能。集团总部相关部门北东公司集团总部相关部门胡晓初资产财务部部长TR-D2资金管理筹融资管理目前北东公司在决定公司筹融资计划时，未制作正式的筹融资方案及可行性评估报告上报公司领导及集团总部相关部门审核，可能导致集团相关部门无法对筹融资活动做出恰当的判断。建议北东公司资产财务部在申请银行借款时制作筹融资方案及可行性评估报告，并提交至集团总部帮助相关部门做出筹融资决定。北东公司胡晓初资产财务部部长TR-D3资金管理筹融资管理目前北东公司总经理及集团总部相关部门对北东公司银行借款合同的审阅未留下书面痕迹，可能导致XX的公司借款行为发生。建议北东公司管理层及集团总部相关部门在审核北东公司银行借款合同后留下书面记录，确保每一份借款合同均得到相关领导层的审核通过。北东公司集团总部集团总部相关部门胡晓初资产财务部部长