电算化第三章EXCEL课件.docx

1、电算化第三章EXCEL课件第三章Excel在财会中的应用考试用Excel 2003版本。内容纲要第一节 Excel的基本操作第二节 Excel的常用函数第三节 数据管理第四节 分析功能第一节Excel基础知识 内容纲要 4项一、 Excel概述1.启动Excel 3步2.Excel界面 12点3.Excel单元格 3点 单元格概念、引用、区域二、常用操作1.工作簿操作 创建、打开、保存、关闭2.工作表操作 10项三、表格制作1.输入数据 3类：基本数据、公式（公式、运算符、函数）、序列2.表格格式设置 5项 数据格式、对齐格式、字体格式、边框格式、颜色四、图表的制作 1.图表类型 2类 二维图

2、9种、三维图2.图表的制作方法 3步具体考点一、Excel概述1.启动Excel 3步（1）单击Windows桌面左下角的【开始】按钮。（2）将鼠标指向【程序】选项后，再将鼠标指向Microsoft Excel选项。（3）单击【Microsoft Excel】选项就进入Excel2003中文版界面。2.Excel界面 12点（1）程序标题栏该栏位于Excel界面的顶端。显示用户正在使用的程序名和文件名。窗口移动的握柄，即用于移动窗口在屏幕上的位置。移动窗口位置的方法：将鼠标光标指向标题栏，按住鼠标的左按钮，然后拖动标题栏。（2）菜单栏单击该栏上的任何菜单名，将显示与所做工作有关的一系列可用的菜

3、单命令。（3）常用工具栏由图标组成，每一个图标代表一个命令，这些命令与菜单的功能一样，单击图标比菜单操作时的工作效率更高。例如复制、剪切、粘贴等功能。（4）格式工具栏该栏中的工具用于编辑排版，能够使输入数据和文字，可选择字体字号，进行左右对齐、居中等。 （5）控制按钮控制按钮用于控制屏幕，可分为程序控制按钮和工作簿控制按钮。 关闭按钮：单击该按钮可以关闭Excel程序或关闭在Excel中打开的所有文档；最小化按钮：单击该按钮可以使窗口缩小为Windows的一个图标，置于屏幕的最下端；最大化按钮：单击该按钮可以使窗口扩大到全屏幕； 还原按钮：单击该按钮可以使全屏幕的窗口恢复原样。 （6）名称框显

4、示当前选中单元格的地址和范围。 （7）公式对话框键入公式或对单元格中的内容进行编辑。 （8）垂直滚动条将溢出屏幕上下两端的文本很快捕捉回屏幕。（9）水平滚动条将溢出屏幕左右两端的文本很快捕捉回屏幕。 （10）绘图工具栏可以在Excel工作表中绘制所需要的图形。（11）工作表标签一个工作簿中的各张工作表，默认状态下的命名为“sheet1， sheet2，”。重命名：只须在标签上双击鼠标左键，对“sheet1，sheet2， ”进行重新命名，命名时可根据表格的内容给工作表起更有实际意义的名字。（12）工作表区它是屏幕中最大的那一块，用于记录数据的区域，输入的信息都将存在这一张表中。该表由方格组成，

5、纵向为列，由列号区的字母分别加以命名（A， B，C），横向为行，由行号区的数字分别加以命名（1，2，3，）。单击列号区的字母时，该列就被选中；单击行号区的数字时，该行就被选中。在工作表左上角的行号区和列号区交界处，单击鼠标可以选中整张表格。3.Excel的信息表示结构（单元格） 3点Excel工作表由一个个小方格（单元格）组成，它们是组成表格的细胞，因此了解Excel的组织结构以及如何科学地应用它们是学习和应用Excel的前提。 （1）单元格单元格是Excel中最小的单元，在单元格里可以输入字符串、数据和日期等信息。选择当前单元格。用鼠标单击显示在窗口中的某一单元格，该单元变为当前活动单元格。

6、活动单元格是用一个深色框框起来的。一般使用键盘在活动单元格中输入数据。选择当前单元所用按键如下：上、下、左、右箭头键操作，单元格成为活动单元格。PgUp上移一屏，新屏中同样位置的单元格为活动单元格。 PgDn下移一屏，新屏中同样位置的单元格为活动单元格。 Ctrl+Home回到表的第一单元。Home回到行的第一单元。End+上、下、左、右箭头键，原单元在数据区中，上（或下，左、右）移到数据区中遇空白为止的第一个（或最后一个）单元，为当前活动单元。单元格地址单元格地址：一个单元格在Excel工作表格中的位置，Excel据此辩识单元格，以进行数据分析处理。两种地址：相对地址、绝对地址。相对地址。相

7、对地址以某一特定单元为基准来对其它单元进行定位。例如， “A1”，“B1”等都是相对地址。绝对地址。绝对地址直接告诉Excel某些单元在工作表格中的确切位置。例如，“$A$1”，“$B$1”等，都是绝对地址。（2）单元格引用 相对地址与绝对地址之间的最主要差异在于函数或公式中对单元格的引用。 相对引用单元格的相对引用是指公式中参数以单元的相对地址表示。当因插入、复制等原因引起行、列地址的变化，公式中的相对引用随公式的移动而修改。绝对引用单元格的绝对引用是指公式中参数以单元的绝对地址表示。当因插入、复制等原因引起行、列地址的变化，公式中的绝对引用不会随公式的地址变化而变化。混合引用单元的混合引用

8、是指，公式中参数的行用相对地址、列用绝对地址或行用绝对地址、列用相对地址，$Al，A$l。当因插入、复制等原因引起行、列地址的变化，公式中的相对地址部分随公式地址的变化而变化，绝对地址部分不随公式地址变化而变化。（3）单元格区域单元格区域是指若干个单元格组成的区域，简称区域。区域的表示方法。区域的表示方法有三种：连续区域：第一个和最后一个单元格引用中间用冒号“：”连接，表示由若干个连续单元组成的区域，例如，“C3：E10”是指C3到E10这样一个矩形区域，它包括24个单元格C3，C4，C10，D3，D4，D10，E3，E4，.E10。合集区域：两个单元格区域用“，”逗号连接，是指两个单元格区域

9、的合集组成的单元区域。如C3：E10，G7：H13是指C3：E10，G7：H13两个互不相连的单元区域的合集。交集区域：两个单元格区域用“，”空格连接，是指两个单元区域的交集的公共单元区域，如“B1：C3，C2：D5”是指B1：C3与C2：D5相交部分区域。二、常用操作 （工作簿、工作表）1.工作簿操作 4步工作簿以文件的方式存放.因此对于工作簿的操作与管理实际上就是对文件的操作与管理。下面将介绍怎样操做和管理文件。（1）创建工作簿启动Excel后，系统自动打开一个新的工作簿。新建工作簿有两种方法：一是将鼠标移动到主菜单的【文件】，单击后可见到下拉式菜单，然后将鼠标移动到【新建】选项上，单击它

10、；二是单击常用工具栏中的“新建”图标。（2）打开工作簿打开一个已经存在的工作簿有两种方法：一是将鼠标移动到主菜单的【文件】，单击后在出现的下拉菜单中，单击【打开】选项；二是单击常用工具栏中的“打开”图标。当完成上述步骤后，屏幕上就会出现对话框。这时在【文件名】文本框中键入文档名，或在列表框中选择需要打开的文档。然后，单击【打开】按钮或双击所选择的文档，这样就打开了所需要的工作簿文件。（3）保存工作簿保存工作簿的方法有三种：一是单击常用工具栏中“保存”按钮；二是同时按下【Ctrl】键和【S】键；三是单击主菜单中的【文件】，再单击【保存】选项或【另存为】选项。（4）关闭工作簿关闭工作簿的方法有两种

11、：一是单击程序标题栏右侧的关闭按钮；二是单击【文件】菜单中的【关闭】命令。在关闭工作簿时，如果对工作表进行了编辑工作并且没有执行保存命令，就会出现对话框。在该对话框中，如果要保存工作表，可以单击【是】按钮；如果单击【否】按钮，一则工作簿的改动不予保存；如果单击【取消】按钮，则返回到编辑状态。2.工作表操作 10项通常在一个新打开的工作簿中含有默认的3个工作表。它们分别是以“sheet1”，“sheet2”和“sheet3”命名。但在实际使用中，用户往往需要添加或删除工作表。在Excel中可以增加或减少工作表的数目。（1）插入工作表若要插入工作表，首先单击工作表标签以选定要插入的位置，然后单击【

12、插入】菜单中的【工作表】命令，一张新的工作表即被插入到活动工作表之前，新插入的工作表变成了当前的工作表。如：在“sheet2前插入一张新工作表，方法是先单击“sheet2”工作表标签，然后单击【插入】菜单中的【工作表】命令即可。（2）删除工作表若要删除一张工作表，首先单击工作表标签来选定要删除的工作表，之后选择【编辑】菜单中的【删除工作表】命令即可，或在工作表标签上点击右键，再选择删除按钮即可。工作表被删除后，该工作表后面的工作表成为当前工作表。（3）移动工作表在工作簿中移动工作表的方法是：首先单击工作表标签来选定要移动的工作表，然后按住鼠标左键，沿着标签行拖动选中的工作表到达新的位置，之后松

13、开鼠标左键，即可将工作表移动到新的位置。在拖动过程中，屏幕上会出现一个黑色的三角形来表示工作表将要被插入的位置。（4）复制工作表复制工作表的方法是：首先单击工作表标签来选定要复制的工作表，然后按住【Ctrl】键和鼠标左键，沿着标签行拖动选中的工作表到达新的位置。也可通过选择整张工作表用复制和粘贴来实现。（5）重命名工作表方法是：双击工作表标签来选定需要修改名字的工作表，这时屏幕上会看到标签名呈选中状态，然后，输入新的名字，按回车键即可。或在工作表标签上点击右键选择重命名。（6）工作表区域的选择 5选择整行选中整行的操作比较简单，只需将鼠标光标移动到所要选中的行的行号处，然后单击。例如，需要选中

14、第3行，只需在第3行的行号处单击鼠标即可。选中整列选择整列的操作也同样简单，只需将鼠标光标移动到所要选中的列的列号处，然后单击。例如，需要选中第F列，只需在第F列的列号处单击鼠标即可。 选择整张工作表工作表的最左上角（即列号A的左边，行号1的上边）是选中整张工作表按钮，单击它可以选中整张工作表。选中特定区域区域就是指一组被选中的单元格，单元格可以是相邻的，也可以是不相邻的。相邻单元格的特定区域选中，可以采用如下步骤：将鼠标光标指向所要选中的区域的第1个单元格；按住鼠标左键，然后沿着对角线从第1个单元格拖动鼠标光标到最后1个单元格，然后松开鼠标左键。 例如，需要选中从单元格B3至单元格D5之间的

15、相邻的区域时，可先将鼠标光标指向单元格B3，然后按住鼠标左键，将鼠标光标拖动到单元格D5的右下角即可。不相邻的单元格区域的选中方法是：首先按下【Ctrl】键，然后单击需要选中的单元格或者拖动选中单元格区域。选择单个单元格当要选择单个单元格时，只要在想要选择的单元格上单击鼠标，则此单元格即成为当前单元格。（7）单元格、行、列的插入与删除在建立工作表的过程中，经常需要插入单元格、整行或整列，有时也需要删除单元格、整行或整列。 单元格的插入与删除插入单元格的步骤如下：单击要插入的单元格，例如，若希望在单元格B2和C2之间插入数据25，就单击单元格C2，使之成为活动单元格，执行【插入】菜单中的【单元格

16、】命令，这时屏幕上会出现“插入”对话框；在对话框中的选项框中有4组选项：活动单元格右移、活动单元格下移、整行、整列。在本例中选择单元格右移，单击【活动单元格右移】选项；单击【确定】按钮，屏幕上单元格C2中的内容就右移到了单元格D2中，单元格C2出现了空白，这时就可以追加数据了。 删除单元格的步骤如下：用鼠标光标选中要删除的单元格，使其成为活动单元格；执行【编辑】菜单中的【删除】命令，这时屏幕上就会出现“删除”对话框；在对话框的选项框中有4组选项：右侧单元格左移、下方单元格上移、整行、整列，单击【右侧单元格左移】选项；单击【确定】按钮即可。插入行或删除行对于一个编辑好的表格，可能要在表中增加行或

17、列来增加新的数据。插入行的步骤如下：用鼠标单击行号“3”；执行【插入】菜单中的【行】命令，就可以看到在这一行前插入了新的一行。删除行与删除单元格类似，只要在删除对话框中选择删除整行命令即可。 插入与删除列插入列的操作与插入行类似，只需选中要插入的列的位置，然后单击【插入】菜单中的【列】命令，就可以插入新的一列了。删除列与删除单元格类似，只要在删除对话框中选择删除整列命令即可。（8）数据的移动与复制数据移动把单元格D2中的数据移动到单元格H2中。方法如下：用鼠标右键单击 D2，然后选择快捷菜单中的【剪切】命令，或先用鼠标左键单击选中D2，再选择【编辑】菜单中的【剪切】命令；再用鼠标右键单击目标单

18、元格H2，然后从快捷菜单中选择【粘贴】命令，或先单击选中H2，然后选择【编辑】菜单下的【粘贴】命令，即可实现数据移动。数据复制把单元格D2中的数值复制到单元格H2，可通过复制和粘贴实现，具体方法与移动数据类似。（9）数据的删除、查找与替换 数据删除数据删除有3种方式：一是用键盘，二是用鼠标右键，三是使用【编辑】菜单。最简单的方法是使用键盘删除数据，其步骤如下：选中要删除的单元格或区域；在键盘上按【Delete】键。 数据查找执行【编辑】菜单中的【查找】命令，就会弹出一个“查找”对话框；在【查找内容】文本框中输入要查找的内容；单击【全部查找】或【下一个】按钮，即可找出。数据替换执行【编辑】菜单中

19、的【替换】命令，就会弹出一个“替换”对话框；在【查找内容】文本框中输入将被替换的内容；在【替换值】文本框中输入用以替换原内容的新内容：单击全部替换按钮。（10）设置行高列宽在工作表中若想设一行或几行的行高或列宽，可以先选择行或列，点击右键选择行高或列宽，填入要设的高度或宽度，点击确定即可。也可以使用鼠标改变行高，只需用鼠标指向这个行头下方的行界线（此时鼠标指针变成黑色十字），然后拖到所需的高度，就改变了行高。三、表格制作 （输入数据 表格格式设置）1.输入数据 3类：基本数据、公式、序列给Excel工作表格输入数据无疑是用户所做工作的最重要部分。Excel能接受的数据类型多种多样，可以是一段话

20、、一个英文单词、一个汉语字词、货币数量、时间日期和公式等。Excel的输入数据分为3种类型：文本、数值、日期和公式。（1）输入基本数据 输入文本文本包括纯文本和数字文本。 输入数值数值是阿拉伯数字和小数点组成的真正的“数”。输入日期由于日期和时间在Excel中也作为数看待，所以它们也属于数值。日期型有多种表达方式，只要用一种方式输入日期也可以转换成其他日期型。（2）输入公式 运算符、公式、函数三类运算符类型 4类Excel中有许多可以进行数学运算的表达式，称做公式。公式由参数和运算符两部分组成。参数可以是数值，也可以是字符、单元格地址，甚至还可以是函数或其他公式；运算符是在数学运算过程中使用的

21、符号，如+（加号）、一（减号）、（乘号）、（除号）等。在Excel中共有4种类型的运算符：算术运算符、文本运算符、比较运算符、引用运算符。A.算术运算符算术运算符主要有：+（加号或正号）、一（减号或负号）、（乘号）、（除号）、%（百分号）和乘方号。其含义分别是：加（或表示正）、减（或表示负），乘、除、百分比和 N乘方。例如，7+2，209（一200）、6*2、83、45%和35（即3的5次方）等。B.文本运算符文本运算符（&）的含义是将两个或多个文本连接为一个组合文本，其中的文本可以是文本值，也可以是文本单元格。如：“Excel”“在财务管理中的应用”将产生“Excel在财务管理中的应用”。又

22、如单元格C1的内容是“Good”，则C1&“Morning”的结果为“Good Morning”。值得注意的是，用“&”来连接除数字串之外的其他字符和字符串时.这些文本值必须带有双引号，否则将返回错误值，如l23&A将返回错误值#NAME。&可以写作and 读音 和and一样。应用广泛，在短信和 Twitter 文字中，& 用来替代单词 “And”，在编程语言（如 My SQL, C and C+, XML, SGML, and BASIC）中，它的意思是 “与”。 如：在歌曲中，张三&李四，表示此歌曲由张三与李四共同演唱。 C.比较运算符比较运算符主要有：=（等号）、（大于号）、=（大于或等

23、于号）、=（小于或等于号）、（不等于号）。其含义分别为：等于、大于、小于、大于或等于、小于或等于和不等于，如“x1=y1”， “x1y1”， “x1=y1”， “x1=y1”， “x1 y 1”等。比较运算符可用于比较两个数字或字符串，并产生逻辑值TURE或Fl.ASE.如“45=35”结果为TURE，而“55=35”结果为FALSE。D.引用运算符引用运算符主要有：区域运算符和联合运算符两种，用于单元格区域的合并计算。 “：”是区域运算符，可以对两个引用之间并包括两个引用在内的所有单元格进行引用，如“=SUM（A1：A10）”是指引用从A1开始到A10并包括A1和A100在内的10个单元格内

24、的数值进行合计； “，”是联合运算符，可以将多个引用合并为一个引用，如“=SUM（A1：A3，A4，B1：B3）”是将 A1，A2，A3，A4，B1，B2，B3等单元格内的数值进行求和。在Excel的运算中存在着一定的运算顺序，如果为同级运算，则从等号开始，自左向右运算；如果不是同级运算，则按照运算符优先级别进行运算，但运用“（ ）”可以改变运算符的优先级别，即先计算括号内的，再计算括号外的。输入公式的方法 2种A.直接输入法公式就是以等号（=）开头，由单元格名称、运算符号和数值组成的字符串。在工作表中，如果某个单元格的数据为公式，则当该单元格被选中时，它的公式在公式编辑框中显示出来，而在工作

25、表格中它仍是数值，即公式计算的结果。Excel通常能辨认输入数据的类型，并调整其相应外观。Excel会自动把文本在单元格中按左对齐处理，把数值在单元格中按右对齐处理，把公式算出的结果也按右对齐处理。这样，文字与数字在工作表上一目了然。注意：1.公式前面加等号。否则仅是文字表述而得不到任何数值结果。例如在A3单元格中输入公式“=C3+D3”时，表示在单元格E3中的数值应当是单元格C3与D3中的数值之和，如果在输入公式的时候忘记加等号，那么在单元格E3中仅显示文字“C3+D3”，而非求和。2.公式中的字符总数不能超过l 024个，每个字符串不能多于255个字符.3.公式中的文字必须包括在双引号中，

26、若文字本身包括引号，那么文字中的每个双引号就要用两个双引号来表示。B.利用填充柄进行复制在Excel中可以通过自动填充方法实现公式的自动写入。常用函数 6个函数是一个预先写好的特殊公式，根据一个或多个参数执行操作，并返回一个值。函数可以单独使用，也可以作为一个较大公式的一部分。使用函数可以简化或缩短工作表中的公式，使数据处理简单方便。 Excel函数基本上由三部分组成。即函数名称、括号、参数。 函数名称（参数1，参数2，参数）函数名称：指函数的含义，如SUM求和函数，AVERAGE求平均值函数。 括号：括住参数的符号，即括号中包含所有参数。参数：执行的目标单元或数值，参数用逗号隔开。 A.求和

27、函数SUMSUM函数即求和函数，用于计算一系列数的和，格式： SUM（Numberl，Number2，NumberN）其中，N=30，参数可以是数值、公式和区域等。SUM函数是一个最常用的函数，在Excel的标准工具栏中专门为它设置了一个特殊的按钮“”，使用它可以直接调用SUM函数。SUM函数具有智能功能，可以猜测用户想要对哪些数据求和。以图3-6为例，当用户选择 J6单元格并单击“”按钮后，会有一个转动的虚线框将区域B6：I6围起来，并在编辑栏中自动填写一个公式“=SUM（B6：I6）”，如果操作人员同意，则点击一下编辑栏中“”即可，否则可在编辑栏中进行修改。SUM函数中的参数不一定都由连续

28、的单元格区域所组成，也可以由不连续的单元格区域组成。输入方法有四种：（1）先输入“=”，然后输入SUM（A3：C9）；（2）先输入“=”，然后点击A3，输入“+”再点击C3，输入“+”，直至点击C9；（3）选中A3：Al0区域点击工具栏中的和号“”，则在单元格中自动给出公式及结果，同理再求出Bl0，Cl0，在对Al0，Bl0，Cl0求和。（4）直接调用编辑栏的函数fx，在参数栏选中求和区域是最佳的方法。B.平均值函数AVERAGE AVERAGE函数，即求算数平均值函数，用于计算一系列数的平均值。格式为：AVERAGE（Number1，Number2，NumberN） 其中，N=255，参数可

29、以是数值、公式和区域等。 C.最大值函数MAX MAX函数为求一个数组或一个区域的最大值函数。格式： MAX（Number1，Number2，NumberN）其中，N=30，参数可以是数值、公式和区域等。D.最小值函数MINMIN函数为求一个数组或一个区域的最小值函数。格式： MIN（Number1，Number2，NumberN）其中，N=30，参数可以是数值、公式和区域等。 E.条件求和函数SUMIFSUMIF函数对满足条件的单元格求和。格式：SUMIF（查找范围，查找条件，求和范围）其中：“查找范围”是“查找条件”的作用区域；“查找条件”是进行查询的条件；“求和范围”是求和的区域，与“查找范围”有一定的对应关系。 F.条件函数IF大多数逻辑函数用逻辑表达式来判断指定的条件能否成立，即是真还是假。为了构成逻辑表达式，必须使用比较运算符。如前所述，Excel有6个比较运算符，即：等于（=）、小于（）、小于或等于（）、大于或等于（_）及不等于（）。IF函数的格式：IF（逻辑表达