企业文件材料归档范围和档案保管期限规定.docx

1、企业文件材料归档范围和档案保管期限规定企业文件材料归档范围和档案保管期限规定（征求意见稿）第一条为便于企业正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，促进 企业依法经营和规范管理，根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国档 案法实施办法，制定本规定。第二条本规定所指的企业文件材料是指企业在研发、生产、服务、经营和管 理等活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。第三条企业文件材料归档范围是：（一） 反映本企业在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基 本历史 面貌的，对本企业各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件 材料；（二） 本企业在各项活动中形成的对维护国家、企业和

2、职工权益具有 凭证价 值的文件材料；（三） 本企业需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料，非隶属关系 单位发来的需要执行或查考的文件材料；社会中介机构出具的与本企业有关的文件 材料；所属和控股企业报送的重要文件材料；（四） 其他对本企业各项活动具有查考价值的文件材料。第四条企业文件材料可不归档范围：（一）有关机关和上级主管单位制发的普发性不需本企业办理的文件 材料，任免、奖惩非本企业工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等;（二） 本企业文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文 件，未经会议讨论、未经领导审阅和签发的文件，一般性文件的历 次修改稿、各次 校对稿，无特殊保存价值的

3、信封，不需办理的一般性来信、来电记录，企业内部互 相抄送的文件材料，本企业负责人兼任外单位职务形成的与本企业无关的文件材 料，有关工作参考的文件材料；（三） 非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价值的文件材料；（四） 所属和控股企业报送的供参阅的简报、情况反映，其他社会组 织抄送 不需本企业办理的文件材料；（五） 其他不需归档的文件材料。第五条 凡属企业归档范围的文件材料，必须按有关规定向本企业档 案部门移 交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。第六条企业档案的保管期限定为永久、定期两种，定期一般分为年、10年。30 第七条永久保管的企业管理类档案主要包括：（一） 本企业设

4、立、合并、分立、改制、上市、解散、破产或其他变动过程 中形成的文件材料；本企业董事会、监事会、股东会的构成、变更、召开会议、履 行职责和维护权益的文件材料；（二） 本企业资产和产权登记、评估与证明文件材料，资产和产权转让、买 卖、抵押、租赁、许可、变更、保护等凭证性文件材料，对外投资文件材料；本企 业资本金核算、确认、划转、变更等文件材料，企业融资文件材料；（三） 本企业关于重要问题向有关机关和上级主管单位的请示、报告、报表及其复函、批复；有关机关和上级单位制发的需本企业办理的重要文件材料；行业协会、中介机构等对本企业做出的重要决定、岀具的审计、公证、裁定等重要文件 材料；本企业与其他组织和个

5、人形成的重要合同、协议及补充协议等文件材料；（四） 本企业发展规划、战略决策、重大改革、年度计划和总结文件材料； 内部管理制度、规定、办法等文件材料；（五） 本企业机构演变，人力资源管理的重要文件材料；本企业涉及职工权 益的其他重要文件材料；企业文化建设文件材料；（六） 本企业经营管理工作的重要文件材料；（七） 本企业生产技术管理工作的重要文件材料；（A）本企业行政管理工作的重要文件材料；（九）本企业党群工作的重要文件材料；（十）新闻媒体对本企业重要活动、重大事件、典型人物的宣传报道。一）有关机关和上级主管单位领导、社会知名人士等重要来宾到本企业检 查、视察、调研、参观时的讲话、题词、批示、录

6、音、录像、照片及企业工作汇报 等重要文件材料；本企业参与国家和社会重大活动的重要文件材料，本企业职工参 加省级以上党、团、工会、人大、政协等代表大会形成的重要文件材料；（十二）本企业直属单位、所属、控股、参股、境外企业和机构报送的关于 重要问题的报告、请示和批复等文件材料；第八条定期保管的企业管理类档案主要包括：（一）本企业资本金管理、资产管理的一般性文件材料；本企业涉及职工权 益的一般性文件材料；（二）本企业部门工作或专项工作规划，半年/季度/月份计划与总结等文件材料；（三） 本企业召开会议、举办活动的一般性文件材料；发布的一般性公告；（四） 本企业经营管理工作的一般性文件材料；（五） 本企

7、业生产技术管理工作的一般性文件材料；（六） 本企业行政管理工作的一般性文件材料；（七） 本企业党群工作的一般性文件材料；（A）本企业关于一般性问题向有关机关和上级主管单位的请示、报告、报 表及有关机关和上级主管单位复函、批复；有关机关和上级主管单位、行业协会制 发的需本企业贯彻执行的一般性文件材料和对本企业岀具的一般证明文件；本企业 与其他单位和个人形成的一般性合同、协议文件材料；（九）直属单位、所属和控股企业一般性问题的请示、报告、来函与 本企业 的批复、复函等文件材料；（十）本企业参与国家和社会活动的一般性文件材料，本企业职工参加省以 上党、团、工会、人大、政协等代表大会形成的一般性文件材

8、料；本企业接待重要 来宾的工作计划、方案等一般性文件材料；第九条企业经营管理、生产技术管理、行政管理、党群工作等管理类档案保 管期限见附件。第十条企业产品生产和服务业务、科研开发、基本建设、设备仪器、会计、 干部与职工人事等文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定、标准， 结合企业实际执行。第十一条本规定的档案保管期限为最低期限，各企业在具体划分档案保管期限时可选择高于本规定的年限。第十二条企业应归档纸质文件材料中，有重要修改意见和批示的修改稿及有发 文稿纸或文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。企业对于无相应纸质或确实无法输出成纸质的电子文件应纳入归档范围并划分 保管期限。企业对

9、归档的电子文件的元数据要进行相应归档。第十三条多个企业联合召开的会议、联合研制的产品、联合建设或研究的项 目、联合行文所形成的文件材料原件由主办企业归档，其他企业将相应的复制件或 其他形式的副本归档。第十四条 企业应依据本规定和国家及专业相关规定，结合本企业生产组织方 式、产品和服务特点，编制本企业的文件材料归档范围和档案保管期限表。企业应 按资产归属关系，指导所属企业规范文件材料归档范围和档案保管期限表的编制并 审批所属企业的文件材料归档范围和档案保管期限表。第十五条中央管理的企业（包括国务院国有资产监督管理委员会监 管中央企 业、金融企业、中央所属文化企业等）总部的文件材料归档范围和管理类

10、档案保管 期限表，报国家档案局审查同意后执行。地方国有企业总部编制的文件材料归档范围和管理类档案保管期限表，报同级 档案行政管理部门审查同意后执行。第十六条企业资本结构或主营业务发生较大变化时，应及时修订和完善文件材 料归档范围和档案保管期限表。第十七条 企业在编制文件材料归档范围和档案保管期限表时，应全 面分析和鉴别本企业形成文件材料的现实作用和历史价值，统筹考虑纸质文件材料与其他载 体文件材料的管理要求，准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限。第十八条 本规定适用于在中国境内注册设立的企业，中国在境外经营的企 业，由企业总部参照本规定提出实施要求；科技事业单位可参照执行。第十九条 本

11、规定由国家档案局负责解释，自2013年1月1日起施行附件：企业管理类档案保管期限表附件:企业管理类档案保管期限表序号归档范围保管期限1本企业设立、变更、解散过程文件材料1.1本企业筹办和设立的申请文件材料、政府相关部门批 准设立本企业的相关文件材料永久1.2本企业设立登记相关证照、证照变更登记文件材料永久1. 3:本企业章程送审稿、批准稿及正式文本永久1.4企业合并、分立、改制、上市、破产、解散或其他变更 公司形式等过程中形成的文件材料永久2本企业董事会、监事会、股东会构成及变更等方面 的文 件材料2. 1本企业董事会、监事会、股东会构成及变更文件材料， 发起人协议永久2.2董事会、监事会、股

12、东代表大会会议形成的文件材料2. 2. 1会议通知、议程、报告、决议、决定、公报声明、记 录、领导人讲话、总结、纪要、讨论通过的文件 材料、 参加人员名单永久2.2.2:讨论未通过的文件材料10年2. 3董事、监事、股东履职和维护权益过程形成的文件材料2. 3. 1重要的永久2. 3. 2般的30年3本企业资本登记、资本变动、融资文件材料3. 1国有资产管理部门对本企业国有资本金核算、确 认、划 转、变更的文件材料永久3.2其他非国有组织或机构资本对本企业投资、投入核算 登记、确认文件材料永久3. 3本企业证券和股票发行、增资扩股、股权变更等文件材 料331:上市辅导和准备阶段形成的文件材料3

13、. 3. 1. 1评估报告、审计报告、承销商出具的核查意见，股票发 行上市辅导汇总报告、发行人律师意见书，律师工作报 告、股东大会决议、董事会通过的资金运用方案决议、 固定资产投资项目建议书、招股说明书及发行公告（含 财务报告、盈利预测报告）永久3.3. 1.2:与中介机构签订的上市辅导协议、尽职调查材料30年3. 3. 2发仃申请书、证监会核准文件材料、审核过程中提出的 审核反馈意见永久3. 3. 3股票发行申请报告及证券交易所的批复、发行方案、股 票发行定价分析报告、路演推介文件材料永久3. 3.4上市推荐书、上市公告书、确定股票挂牌简称的函永久3. 3. 5股票首次发行过程中形成的其他文

14、件材料3. 3. 5. 1重要事项永久335. 2般事项30年3. 3.6股票增发、配股文件材料永久3. 3.7增资扩股文件材料永久3. 3.8股权转让文件材料永久3. 3.9债权融资文件材料永久3.4本企业股东、股权登记文件材料永久3. 5本企业融资工作中形成的其他文件材料3. 5. 1重要事项永久3. 5. 2般事项30年4本企业资产管理文件材料4. 1资产权属证明文件材料4. 1. 1本企业土地、房屋、基础设施等不动产产权登记文件材 料；重要的技术装备、设备等固疋资产登记文件材料； 自然资源的所有权、使用权、收益权等申永久请、批准、登记的文件材料4. 1.2本企业拥有的商标权、专利权、著

15、作权、计算机软件、 商业秘密、技术诀窍等知识产权创造、申请、审批、登 记、运用、保护和管理中产生的文件材料永久4. 1. 3本企业特许经营权证文件材料；本企业资质认证、商誉 评估、信用评级等文件材料永久4. 1.4:本企业其他固疋资产和无形资产权属文件材料永久4. 1. 5本企业境外资产与产权权属文件材料4. 1. 5. 1重要的永久4. 1. 5. 2般的30年4.2本企业资产与产权转让、买卖、抵押、租赁、许可、变 更、清算、评估、处置、注销等资产变动文件材料，因 产权变动所致职工身份变化的材料永久4.3本企业其他债权、债务登记文件材料4. 3. 1重要的永久4. 3.2般的30年4.4境内

16、、外投资文件材料4. 4. 1投资企业董事会、股东会文件材料、投资企业的财务报 告、红利分配文件材料，股权证、转让协议等股权管理 文件材料永久4. 4.2本企业在并购、参股、股权受让、基金业务及债权型投资等投资业务中形成的其他文件材料4. 4. 2. 1重要的永久4. 4. 2. 2般的30年5本企业总经理办公会、党政联席会会议文件材料5. 1通知、议程、报告、决议、决疋、公报声明、记录、领 导人讲话、总结、纪要、讨论通过的文件材料，参加人 员名单，永久5.2:讨论未通过的文件材料10年6:本企业召开的工作会议、专题会议的文件材料6. 1请示、批复、通知、名单、日程、报吿、讲话、总结、 决议、

17、决定、纪要、媒体宣传报道、录音录像6. 1. 1重要的永久6. 1. 2般的30年6.2代表发言、经验交流文件材料、简报10年7本企业承办的大型展览会、博览会、论坛、学术会议、 国际性会议的文件材料7. 1请示、批复、申办和筹办组委会组建文件材料、主要活 动安排、议程、名单、主报告（原文及译文）、辅助报 告（原文及译文），领导人贺辞、题词、讲 话，会徽设 计、简报、新闻报道永久7.2代表发言、经验交流30年7. 3委员会、分会会议和学术会议的讨论记录，会议代表 登记表、接待安排30年8有关机关和上级主管部门领导、社会知名人士检 杳、视 察、调研本企业工作时形成的文件、工作汇报、录音录 像等文件

18、材料8. 1重要的永久8.2般的30年9本企业向有关机关、上级主管单位的请示、报告与有关 机关、上级主管单位批复、批示9. 1重要事项永久9.2般事项、无批复重要事项30年9.3:无批复的般事项10年10本企业收到的有关机关、上级主管单位等相关机构制发 的文件材料10. 1涉及本企业经营管理重要事项和其他重要事项的文件材 料永久10.2与本企业经营管理等工作有关的一般性文件材料10年11本企业与金融机构、中介机构及其他组织和个人来往文件材料11.1本企业非资本经营业务中与银行、保险、证券、基金管 理等金融机构业务往来的文件材料11.1.1重要事项永久11. 1.2般事项30年11. 2本企业非

19、资本经营业务中与会计、审计、法律事务所等 机构往来文件材料11. 2. 1重要事项永久11. 2. 2般事项30年11. 3本企业与所属境外企业和机构业务往来文件材料永久11.4本企业与其他单位或个人发生业务关系形成的文件材料11.4. 1本企业签署的战略合作协议、重要谈判的合同协议永久11.4.2本企业签署的长期合同或协议及其补充件11.4.2. 1重要的永久11. 4. 2. 2般的30年11.4.3本企业签署的短期合同或协议及其补充件11.4.3. 1重要的30年11.4.3.2般的10年11. 5本企业对其他单位或个人的资信调杳、客户管理等文 件材料11. 5. 1重要的30年11.5

20、.2般的10年11.6本企业对外发布的公告、公示等文件材料11.6. 1重要事项永久11.6.2般事项30年12直属单位、所属和控股企业的请示、报告、函与本企业 的批复、复函等文件材料12. 1重大问题永久12.2一般性问题30年13本企业经营决策、建设项目（含境外项目）管理、企业 管理、资本经营、财务、物资管理、产品与服 务业务管 理、市场开发与营销、产品与服务销售管理、售后服务 管理、客户信息、信誉、统计等管理工作文件材料13. 1经营计划、决策文件材料13. 1. 1本企业中长期规划、纲要，重要的经营决策文件材料永久13. 1.2:本企业年度计划、任务目标、总结、统计文件材料永久13.

21、1.3本企业半年、季度、月份等计划、总结、统计文件材料10年13. 1.4本企业、所属和控股企业的经营目标责任书、业绩考 核评价文件材料30年13.2建设项目工作文件材料13. 2. 1:建设项目工作规划、计划、总结等文件材料永久13.2.2建设项目工作制度、办法、规定等文件材料永久13. 2.3项目前期立项、规划、论证、设计、招投标、协议、合 同、申请、审批等文件材料永久13. 2.4项目检查、竣工验收、重要的专项报告、审批意见永久13. 3企业管理文件材料13. 3. 1企业管理规划、计划、总结、实施方案、制度、规 疋、 办法等永久13. 3.2企业管理方案实施、检杳验收文件材料30年13

22、.4:资本经营工作文件材料13.4. 1资本经营工作规划、计划、总结、条例、制度、办法、 规定、决定等永久13. 4.2:资本经营工作通知、纪要、记录、调研报告30年13.5财务工作文件材料13. 5. 1财务管理制度、规定、办法、总结永久13. 5. 2财务管理工作计划、报告、通知30年13. 5.3固定资产新增、报废、调拨文件材料30年13. 5.4生产财务和成本核算文件材料永久13. 5.5资金管理、价格管理、会计管理文件材料永久13. 5.6本企业税务登记、交纳、减免、返还等工作文件材 料永久13. 5. 7本企业经营盈亏情况报告、报表13. 5.7. 1重要的永久13. 5.7.2般

23、的30年13. 5.8本企业财务预、决算报告永久13.6物资管理文件材料13. 6. 1物资管理工作制度、规定、办法永久13. 6.2物资台账、统计报表30年13. 6.3物资分配计划、记录10年13.6.4物资米购审批手续、招投标文件材料、合同、协议、来 往函件，物资保管台账、出入库记录等13. 6. 4. 1重要物资的30年13. 6.4.2般物资的10年13. 7产品与服务管理文件材料13. 7. 1产品与服务发展规划，计划、总结等永久13. 7.2产品与服务管理制度、办法、规定等永久13. 7.3调查研究文件材料13. 7.3. 1产品与服务市场调查、技术调查、考察、预测报告、调 研综

24、合报告10年13. 7.3.2产品与服务的技术、经济可行性研究报告，市场需求分 析报告、收益预测分析报告30年13. 7.4产品与服务决策文件材料13. 7.4. 1产品与服务发展建议书、技术建议书、协议书、委 托 书、合同等永久13. 7.4.2专题分析报告、专题会议纪要30年13. 7.4.3:研制或开发计划、方案及方案论证报告30年13. 7.5阶段评审文件材料30年13.8市场开发与营销13. 8. 1市场营销工作总结、制度，营销组织、市场网络建 设、 境外市场拓展、品牌建设等文件材料永久13. 8.2市场营销工作规划、计划等30年13.8.3产品销售计划文件材料，产品订货会、市场分析

25、和用户 调查文件材料30年13. 8.4产品市场推广、营销宣传等文件材料30年13. 8.5业务开办、产品上市或终止的申请、报备、批复等 文件 材料永久13.9销售管理文件材料13. 9. 1销售管理制度、规定、办法，销售合同、协议、函件永久13.9.2售后服务文件材料30年13. 10:客户信息及资信调查文件材料13. 10. 1重要客户的永久13. 10. 2般客户的30年13. 11企业认证、达标等活动的呈报、审批文件材料，企业获 得的资质、信誉证书方面的文件材料永久13. 12企业形象宣传文件材料永久13. 13:统计工作文件材料13. 13. 1统计工作制度、规定、办法，综合性统计报

26、表永久13. 13. 2生产、技术、经济统计报表及分析文件材料，工业普查 报表永久13. 13. 3般统计分析文件材料30年14本企业生产组织、质量管理、能源管理、设备管理、 安全、环保、计量管理、科技管理、信息化管理、 标准、图书情报等管理工作文件材料14. 1生产组织工作文件材料14. 1. 1生产组织工作制度、办法、总结等永久14. 1.2生产组织工作规划、计划、报告30年14. 1.3生产作业计划编制、执行及调度工作文件材料10年14. 1.4生产调度会议记录30年14. 1.5生产活动分析文件材料10年14.2质量管理工作文件材料14. 2. 1质量工作条例、制度、规定、总结，质量体

27、系建设、运 行及管理文件材料，产品创优获奖证书永久14.2.2质量工作规划、计划、措施30年14.2.3产品质量检测、化验、试验文件材料30年14.2.4全面质量管理工作形成的文件材料30年14.2.5质量异议处理、事故分析及处理文件材料、质量认证、 检杳、评比文件材料永久14.2.6产品召回、理赔等文件材料永久14. 3能源管理工作文件材料14. 3. 1能源管理工作规定、总结永久14.3.2能源管理计划、统计报表，能源消耗定额管理文件材料30年14. 3. 3:节能工作文件材料30年14.4设备仪器管理工作文件材料14. 4. 1设备仪器管理工作制度、规定、办法、总结等永久14. 4.2设

28、备仪器管理工作规划、计划等30年14.5安全生产工作文件材料14. 5. 1安全技术管理制度、办法、总结，自然灾害、生产 安全 事故抢救、调查、处理文件材料永久14. 5.2安全技术管理规划、计划、通报、会议记录、安全 体系 建设文件材料等30年14. 5. 3:安全、消防教育、应急演练活动文件材料10年14.6环境保护工作文件材料14. 6. 1环境保护工作制度、总结，环保调查、监测、分析文件 材料永久14.6.2环境保护工作规划、计划30年14.6.3环境影响评价书、环保污染防治措施、总结、报告，污 染事故抢救、调杳、处理文件材料永久14. 7计量管理工作文件材料14. 7. 1计量工作制度、规定、办法、总结等永久14.7.2:计量工作规划、计划等30年14.7.3计量设备、仪器、器具定期检查记录10年14.8科技管理工作14.8. 1科技管理工作制度、总结，新产品开发、科技攻关项 目、科技成果管理、技术引讲文件材料永久14. 8.2科技发展规划、计划、办法等30年14. 8.