1、物流操作员手册物流操作员手册第一章序随着物流大潮在中国的不断冲击,越来越多的物流企业应运而生。物流企业的不断增加也激活了物流行业人才的需求热潮,也应运而生了物流师这个概念。很多人为了进入物流行业而选择了物流师的培训班,希望借助一张证书打通物流行业的门栏。我们在这里不想评判物流师的一纸证书是否有用,我们只知道拥有物流师证书的人还需要有实践经验的结合才可以真正成为一个物流人才。关于物流理论,书市上这种书籍随处可见,但很少见到有关于实际经验的书籍,因此,本着这个目的,才有了这本手册的产生。本手册所要讲述的操作员,实际上在某种以上就是物流师的一种实际变种,虽然不如物流师来的大气,但确是物流行业中最最重
2、要的人才。本手册协作的基础,来源于笔者几年来的实践经验,以及在同三星电子、LG电子等国际跨国企业的合作当中借鉴的先进国际物流理念。碍于笔者的能力以及阅历,本书在某些方面必然会存在很多瑕疵,也请各位尽量提出宝贵意见。第二章操作及操作员2.1、操作的描述 狭义的概念:所谓操作就是操控运输作业。亦即负责将客户委托的货物从客户指定的提货地点按照最合理有效的方式运达客户指定的收货地点。在我们日常的运作当中,我们通常将一次运输业务称之为一个承运过程,那么操作就是贯穿整个承运过程的操控作业。这个操作概念在目前的物流行业中是比较普遍的,而且还会继续存在很多年。 广义的概念:所谓操作就是操控信息作用于物流服务。
3、亦即通过收集、整理各种信息,指令、监督物流各环节的运作流程,以满足客户的各种物流需求。这种操作的概念已经不仅仅局限于某一次承运过程,也不仅仅局限于货物本身的操控,它更加注重的是信息的操控,然后通过信息的操作作用于货物的操控以及其他客户提出的需求。在今后很长一段时间内,物流行业的发展趋势也是朝着这个趋势行进的。2.2 操作的意义在现代物流企业里,我们必须明确一个概念:操作是物流的核心。现代物流是信息化的物流已经是大家的共识所在,而通过上述我们对于操作的描述,可以看出操作实际上就是对信息的收集、整理、处理。如果我们把物流行业看作是一台高速运转的计算机,那么操作就应该是这台计算机的CPU。我们在这里
4、之所以要首先强调操作对于物流企业的核心意义,一方面是提高大家对于操作的重视程度,另一方面本文以下的内容也是基于这个核心意义而展开论述的。2.3 操作员我们将完成操作的人分为两种:执行操作的人我们称之为操作岗位人员;指挥操作的人我们称之为操作员。在操作流程里,操作员就是指令下达者,操作岗位人员就是岗位执行者,在本书中我们要重点讲述的就是操作员。在我们的概念里,指挥者应该是这样的:他要有熟练的业务知识;要有人心所向的魅力;还要有面对困难不急不躁沉着应对的能力。我们将操作员定义为指挥者,那么操作员理所当然也应该具有指挥者所应具有的素质。可能有人会问,如果操作员是指挥者,那么经理又是什么呢?我们套用将
5、军与统帅的概念来区分操作员和经理的区别。操作员相当于将军,是临阵指挥者,经理是统帅,是全盘工作的指挥者。操作员只管指挥打仗,不用管后勤不用管人事调配,不用管业务谈判,而这些工作都是身为统帅的经理们应该去想去安排的。或者还有人会问,人心所向的魅力对于操作员有什么必要呢?作为指挥打仗的将军,如果无法调动士兵的士气又如何能够提高战斗力,如何能够打胜仗呢?同样,一个业务再熟练的操作员,如果无法调动各操作岗位人员的积极性,就无法提高整体操作能力,同样不可能取得成功。另外,众所周知,在物流操作中很容易会出现一些令人意想不到的情况,比如天气变化、政策变化、意外事故等等,当碰到这种情况的时候,作为操作员应该沉
6、着应对,领导大家一起使问题得到最有效地解决。具有熟练业务知识的操作员是一个合格的操作员,同时又具有人心所向魅力的操作员是一个好的操作员,能做到不管操作中遇到任何情况都能沉着应对的操作员是一个优秀的操作员。第三章操作员的知识层面3.1掌握委托单位的信息。委托单位是指,给物流公司下达取货指令并最终同物流公司产生经济往来的各公司企业等。委托单位信息包括:3.1.1 委托单位在客户群体中的位置:亦即委托单位在物流公司业务体系中所占比重的大小。这里要注意的是如何判断比重的问题。判断一个客户在公司业务体系中的位置,不单单是按照客户的业务量来衡量的。举个简单的例子:某物流公司有一个客户A,而A客户隶属于某一
7、大型企业B,A客户的业务量只占该物流公司业务量的三十分之一。单从业务量而言,A客户在该物流公司的业务群体中只能处在中下游。然而,从物流公司的整体运作角度看,A客户又是该物流公司介入大型企业B其他物流项目的一个切入点,通过对A客户的有效服务,有可能会引申出B企业其他部门的业务。所以,从这个角度出发,A客户对于该物流公司又相当重要。因此,判断一个客户在公司业务体系中的位置,除了要考虑业务量,还要考虑该客户的可扩展性和可扩展量等因素。对于一个操作员而言,清楚客户在公司客户群体中的位置,就可以在操作中有针对性的进行轻重缓急的安排。3.1.2 委托单位的基本信息:指委托单位的地址、联系人、联系电话、公司
8、性质、委托单位的客户信息等; 熟知委托单位的地址,这里的地址及包括了委托单位的办公地址,也包括了委托单位的发货地址。对于一个操作员而言,熟知这些地址有助于合理安排车辆的路线; 熟记委托的联系人和联系电话,这里的联系人是指发货担当。可以帮助操作及时跟客户沟通操作中发生的问题,并且可以做到有的放矢; 了解委托单位的公司性质,是因为不同性质的公司它所关注的物流点是不一样,比如私人企业它通常首先考虑的是物流费用,其次才是服务,比如一个生产高档商品的客户,它的利润空间很大,它首先考虑的往往就是服务,其次才是物流费用。因此,掌握公司性质,可以帮助一个操作针对不同的客户采取不同的应对策略。 了解委托单位的客
9、户(客户的收货方或倒叫件发货方)信息,可以方便操作同客户收货方的沟通和协调,更有利于提前做好操作准备。3.1.3 委托单位的物流信息:指委托单位的货物基本信息(货物品种、性质等)、发货量信息(日均发货量、月均发货量、发货频率等)、发货时间、发货要求等; 了解委托单位的货物基本信息(货物品种、性质等),有利于提前做好相对应的包装和选择合适的运输方式。 了解委托单位的发货量信息,有助于操作员提前做好操作准备,提高操作效率。 了解发货时间、发货要求同样有助于操作员提前做好操作准备,提高操作效率。3.1.4 委托单位的系统信息:这里的系统信息是指,委托单位要求物流公司提供的提货信息、签收信息等,以及提
10、供这些信息的手段、时间、反馈部门、反馈人等信息。 提货信息:比如像三星这样的大客户,它的一次性出货量很大,物流公司提货后需要对货物进行再处理(加固包装、称量、制作运单),而这些再处理后的信息必须在第一时间内传给三星。我们将客户需要我们提供的一切与提货相关的信息都称之为提货信息(或称之为PUP信息)。 签收信息:包括虚拟信息和实物信息两种。虚拟信息是指根据各合作公司或者分公司口头或传真等形式反馈的签收结果;实物信息是指为货物所制作运单的签收联经过收货方签字后的签收结果。有些用户可能只要求提供虚拟信息,有些客户可能要求这两种信息都要提供。因此操作员在操作的时候,一定要事先考虑好签收联的回收可行性。
11、签收信息也称之为POD信息。 提供系统信息的手段:比如电子表格的传真形式,电子表格的E-mail形式,系统接口的对接形式等。现在越来越多的物流企业为了满足客户的各种需求都实现了操作系统化,因此,对于操作员来说,掌握操作业务的基础上对与电脑的操作应用也必须有一定的掌握。 反馈部门和反馈人:指我们通常所说的接口部门和接口人员。亦即我们传递信息的接收部门和接收人。3.1.5 委托单位其他信息:比如委托单位发货经办人的性格习性、人际之间的关系等。现在,大型企业在选择物流公司的时候往往不是只选择一家,而是两家甚至是多家进行货物委托,对于操作员而言,掌握了发货经办人的性格习性可以帮助处理好同发货经办人的关
12、系,从而能够有效的提高提货效率。人际关系亦然。3.2 掌握托运单位信息。在了解托运单位信息之前,我们首先来确定一下托运单位的概念。物流公司承接的委托单位委托货物不是直接使用自己的运输机构运输,而是通过其他第三方运输机构进行运输,那么我们称这些除本公司之外的第三方运输机构为托运单位。比如:航空公司、铁路局、EMS等,对于物流公司本身而言都是托运单位。托运单位的信息包括:3.2.1 基本信息。包括:托运单位的地址、联系人、联系电话、公司性质、运输方式等。 掌握托运单位的地址,这里的地址既包括了托运单位的办公地址也包括了具体的交货地址。掌握这些地址可以帮助操作员合理安排提货业务流程和发货业务流程;
13、掌握托运单位的性质,这里的性质是指国营单位还是私营单位等。可以帮助操作员判别托运单位的可信赖度并确定合作方式; 掌握托运单位的运输方式:比如是航空、铁路还是汽运等。3.2.2 物流信息。包括:运输工具信息,运载信息,运作信息等。 运输工具信息:包括运输工具名称、型号、规格、启运时间、班次、到达时间等 运输工具名称:比如大列、棚车、厢式货车、货机等,多少吨、多少方的厢式货车,波音747还是767机型等,不同型号的运输工具它的运载能力和运载空间是不一样的。 启运时间:通常都与班次联系在一起,比如某一航班的启运时间,某一次列车的启运时间等。,比如某一航班的到达时间,某一列次火车的到达时间等。 运载信
14、息:包括运载能力、运载安全度、运载时效性、运载费用等 运载能力:可以细分为托运单位总的运载能力和单一运输工具的运载能力; 运载安全度:即托运单位在运输过程中保证货物安全的程度,还包括托运单位在运输过程中落货的概率。,这里的时候包括最快时效、最慢时效和综合时效。,比如公斤单价、吨价、立方价等。这种价格体现通常对应于班次,不同的班次它们的运载费用也往往是不同的,尤其是航空运输。早班班次的价格最高,晚班班次的价格最低。对于操作而言,可以根据客户的时限要求来选择最低价格的班次配载。 运作信息:包括收货时间、操作时间、运作费用等;狭义是指针对某一班次什么时候收货(对于物流公司来讲就是什么时候交货)可以配
15、上改班次。举个例子:广义收货时间:我们合作的航空货代中远达,他们一天24小时收货,这就意味着无论几点都可以交货。狭义收货时间:比如我们有到上海的一批货,必须装上1175班次才能满足客户的需求,那么我们什么时候交货给中远达可以配上当次航班,这个时间就是狭义的收货时间。;狭义上是指具体承载机构(比如航空公司、铁路局)的操作时间是从早晨几点早晚上几点。举个例子:广义操作时间:我们合作的航空货代中远达,他们虽然一天24都收货,但并不是你交了货他们就给予操作,他们的操作时间往往是根据航空公司的操作时间来决定的。狭义操作时间:比如国航的操作时间是早8点到晚上8点,所以,即便你货物已经交付了航空货代,如果错
16、过了国航的操作时间,货物也只能存放在航空货代手里。收货时间和操作时间的掌握,对于一个操作而言是相当有帮助意义的。可以减少很多无谓的操作费用。,它们往往是将运输费用和运作费用分开收取的。比如铁路运输,它们会收取标签费、打带费、装卸费等等。有些运作费用是必须的,向装卸费等;有些费用是可以避免的,比如打带费等,完全可以事先打上,发货的时候既节省了费用又节省了发货时间。3.3.3 系统信息。包括托运单据的填写,系统对接要求,信息提供方式等。 托运单据的填写:不同的托运单位因为系统的要求不同,所以对托运单据的填写要求也是不一样的。航空运单的填写,主要注重的是:收货人,联系电话,体积,重量,货物品名等。收
17、货人有一个字错误哪怕是多一个点都会造成提货提不出来的现象;航空计费是按体积重量和实际重量的大者进行计费的,如果体积或者重量与航空公司的称量值偏差过大,会被认为是故意欺骗,出现货物被扣押罚款等现象;航空运输不得托运危险物品,如果货物品名的填写与实际不符,也会出现货物被扣押罚款等现象。铁路包裹票的填写,主要注重的是:收货人,联系电话,备注等。收货人同航空运单的填写一样,不能错一个字;备注必须填写“凭传真件自提”字样,这样提货人可以通过包裹票的传真件提货,否则只能用原件。汽运运单的填写,不同的汽运公司有不同的要求,但由于汽运公司随意性强,出现填写错误及时发现可以得到更正。大多数汽运公司都有派送业务,
18、所以填写时一定要注明是运输还是运输加派送。 系统对接要求:在托运单位具有自主系统的情况下,为了方便彼此之间的合作,物流公司可能会希望同托运单位进行系统的对接。最简单的例子就是通过托运单位的网站系统了解报价,班次等信息。再比如,我们每次发货都要先填写托运委托书给铁路,如果我们可以实现同铁路的系统对接,就可以自行打印出铁路包裹票。(对于操作而言,重要性不是太大,能够了解就足够了) 信息提供方式:目前物流公司同托运单位之间需要提供的信息主要包括这么几种,班次、启运时间、托运单号、签收结果(委托派送时)。而提供这些信息的方式主要包括这么几种,电话、传真、E-mail、网站查询等。3.3.4 其他信息。
19、包括人员信息、综合信息等。 人员信息:指托运单位的操作员及其习惯癖好等信息;经办人员及其习惯癖好等信息。了解这些信息的目的是为了处好同这些人员的关系,以方便进行交货和获得优先操作权。 综合信息:不同的托运单位之间的横向和纵向比较。所谓横向比较是指,同一条线路的托运单位之间价格、服务、安全性等的比较;所谓纵向比较是指,同一家托运单位不同运输线路的价格、服务、安全性等的比较。3.3掌握派送单位信息。我们首先确定一下派送单位的概念:接受物流公司的委托将货物送达接收单位手中并根据物流公司的要求反馈签收信息的单位。可以是其他物流公司,可以是托运单位,也包括物流公司自己的分公司。所谓派送单位信息是指:3.
20、3.1 基本信息。包括派送单位的地址、联系人、联系电话、公司性质、派送方式等。,派送单位选择A公司,到石家庄采用汽运运输,汽运运输到石家庄的托运单位有很多,价格也相差不大,但到达石家庄的货场不一样,有的离A公司很远,有的离得很近,为了提高A公司的派送效率,我们就要选择那些到达地离A公司近的汽运公司。 掌握派送单位的性质:这里的性质是指派送单位是物流公司,快递公司还是货运代理?了解派送单位的性质可以帮助操作员判别派送单位的经营范围和能力,并确定合作方式。 掌握派送单位的派送方式:比如是自行车派送,摩托派送,还是车辆派送等。派送单位的性质往往决定了它的派送方式,当然也有很多特殊的,所以,将派送单位
21、的性质和派送方式结合起来,可以让操作很好地确定同派送单位合作的货物种类和范畴。例如:快递公司往往采用自行车或摩托车派送,安全系数低,贵重和体积大的货物委托他们派送就不大合适;货运公司大多采用车辆派送,安全系统高,不过速度较慢,所以加急货物委托他们派送就不大合适,等等。3.3.2 运作信息。包括提货人,提货时间,提货费用,派送范围,派送时间,派送能力等 提货人:提货人有别于联系人,是指我们发货过程中需要在托运单据上写明的名字。可以是单位名称,也可以是某个具体的人的名字。 提货时间:具体到航空提货时间,铁路提货时间,汽运提货时间等。航空提货需要航班,班次及到达时间等信息;铁路提货需要铁路包裹票的传
22、真件;汽运提货需要提货地址,到达时间等信息。了解派送单位的提货时间,就可以保证在其提货之前把提货相关信息传达给派送单位。比如:我们发往哈尔滨的一票货,走的是铁路,正常到达时间是第二天晚上8点,哈尔滨方面的派送单位B公司的铁路提货时间是早8点,因此,货物发出后,到隔日早8点之间,能够将铁路包裹票等传真给哈尔滨B公司,就可以保证其按时提货。再比如我们发往石家庄的一票货,也走的是铁路,正常到达时间是第二天早3点,石家庄方面的派送单位C公司的铁路提货时间是早8点30分,因此,我们在当晚发完货后到第二天早8点30分之前就要把铁路包裹票等传给石家庄C公司,才可以保证其按时提货。 提货费用:具体到航空提货费
23、用(不同的航空公司提货费用也可能不一样),铁路提货费用,汽运提货费用等。航空提货费用一般来说是按照公斤单价收的,比如每公斤2毛,3毛等;铁路提货费用一般来说是按照件单价收的,比如每件2元,3元等;汽运提货费用一般是不收取的,如果派送公司收取了,就不正常。 派送范围:每一家派送单位都会有自己的派送区域划分,也就是说即使一个城市的几家派送单位他们的派送区域也往往是不一样的。派送单位划分派送区域的目的是因为区域的不同会造成派送成本的差异,同样收取我们的派送费用也就不同。就目前而言,甚至同一家派送单位的一个区域内由于派送手段的不同也会出现不同的派送费用。比如,大连某派送公司D公司有一个派送区域甘井子区
24、,如果是车辆派送最低收费80元/票,如果是中转派送(委托当地快递公司)1.5元/公斤,也就是50公斤以下的货物通过中转派送要便宜,当然还要考虑另外一个因素时效,车辆派送的时效肯定比中转派送要快。所以,在了解派送范围的基础上,一定也要了解各个派送范围的派送时效。 派送时间:就是指派送单位的派送起始时间和结束时间。对于加急货物的可加急派送时间。 派送能力:包括总派送能力和单位派送能力。总派送能力是指派送单位可以为我们提供的派送量的大小,比如一天可派送10家等;单位派送能力是指派送单位的派送工具一次可进行派送的量的大小,比如某派送单位最大车型为金杯车,最大一次可派送能力不超过一吨,那么有大批量的时候
25、就要提前预订车辆。3.3.3 系统信息。包括:运单的更改信息,系统对接要求,信息提供方式等。 运单更改信息:指派送单位会否对我们委托派送的货物进行运单更改,更改后的信息如何与原有信息衔接。通常意义上,除非迫不得已(没有其他合作公司的情况下)我们不建议同需要更改我们运单的派送单位进行合作。 系统对接要求:在派送单位具有自主系统的情况下,可以将我们的系统同对方的系统进行对接,实现信息的及时性;在派送单位没有自主系统的情况下,可以提供我们系统的端口给派送单位,作为我们的终端实现信息的及时性。 信息提供方式:如果可以实现系统对接,那么就可以通过系统进行信息提供。再没有系统对接的情况下,普遍采取的方式包
26、括电话、传真、E-mail、网站查询等几种方式;而需要获取的信息主要包括这么几种,提货时间、派送时间、签收结果等。3.3.4 其他信息。包括:人员信息、综合信息等。 人员信息:派送单位的联系人接口,比如查询员,操作员等以及各自的联系方式。 综合信息:不同的派送单位之间的横向和纵向比较。所谓横向比较是指,同一派送区域的派送单位之间价格、服务、安全性、时效性等的比较;所谓纵向比较是指,同一家派送单位不同区域的不同派送手段运的价格、服务、安全性、时效性等的比较。3.4 掌握中转单位信息。首先我们要确定一点,这里的中转单位一定是物流公司自己的分公司。在一个承运过程中起到货物中转作用的分公司我们称之为中
27、转单位。所谓中转单位信息是指:3.4.1 基本信息:指每个分公司和自己对位的操作员,联系电话,分公司的地理位置等。人员的对位有利于相关之间进行操作上的沟通;地理位置的掌握有利于选择方便分公司提货的托运单位。3.4.2 运作信息:提货人,提货时间,提货费用,中转范围,中转时间等。 提货人:可以是分公司名称,也可以是具体某个人的名字;这里要注意的是,因为物流行业人事变动比较频繁,尽量避免使用个人的名字。 提货时间:通常来讲,分公司内部的提货时间是随意的;但对于一个规范的公司而言,设立具体的提货时间也是必须的。因此,对于中转单位而言,虽然是自己的分公司,也应当看作是合作公司。不应该因为是自己的分公司
28、而造成其重复提货或多次提货的现象。 提货费用:具体到航空提货费用(不同的航空公司提货费用也可能不一样),铁路提货费用,汽运提货费用等。航空提货费用一般来说是按照公斤单价收的,比如每公斤2毛,3毛等;铁路提货费用一般来说是按照件单价收的,比如每件2元,3元等;汽运提货费用一般是不收取的。了解分公司的提货费用信息,也是为了寻找一种最方便于分公司提货的运输方式。(在保证时效和综合成本的前提下) 中转范围:对于任何一个物流公司而言,合理的划分中转区域,并相应的设置中转库都是一个必须的课题。因此,对于任何一个操作员而言,了解每个分公司的中转的范围是非常重要的知识层面。比如某物流公司在沈阳设置中转库,负责
29、东北三省区域的货物中转,但对于一些大城市而言(大连,哈尔滨等),统一的中转往往会延误了客户要求的时效,就要单独进行处理,选择直发等手段。 中转时间:每一个中转库都有它固定的区域中转时间,错过了中转时间就会导致货物被延期。尤其对于中小物流企业而言,由于其派送网络很难做到覆盖面很广,往往需要借助于其他方面的网络进行中转,因此,中转时间就更加严格。对于操作员而言,在发货之前就要考虑到中转分公司的中转时间,并据此进行合理有效的安排运输方式。3.4.3 系统信息:已经开通了物流系统的物流公司,所有的信息汇总,传递等都会严格按照系统的要求进行统一处理。因此,对于系统信息的处理也就变得简单。但,对于一些刚刚
30、起步的物流公司而言,在还没有开通物流系统的时候,仍然有必要确定一种合理的系统信息对接方式:比如传递发货信息,托运信息,以及反馈中转和签收信息等。目前比较多的是采用E-mail和传真的方式。也同样存在如派送单位一样的问题,也就是这些信息的传递时间和接收时间是必须要确认的。 第四章操作员的工作范畴和方法4.1 操作员的岗位解释:我们在第一章中对操作员的概念作了定义和解释。那么在一个物流公司里面,操作员的岗位解释是怎样的呢?一般意义上,每个分公司的操作员都有两个直接面对的上级:分公司经理和总公司操作。分公司经理是操作员在行政和日常管理上的上级,总公司操作是操作员在业务上的上级。那么操作员的下级岗位都包含哪些呢?一般意义上,凡是跟操作直接关联的岗位都归操作所辖。通常包括:操作
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