小精灵使用说明.docx

1、小精灵使用说明小精灵财务软件使用手册目录重要声明：凡是在以下叙述中对鼠标没有具体说明击左键还是右键时，指的就是单击左键！第一篇如何安装和升级小精灵财务软件、小精灵财务软件的自动启动安装 . 2、小精灵财务软件安装程序不能自动启动时，手动启动安装程序 4、恢复安装文件被破坏的小精灵财务软件. 5、小精灵财务软件的升级安装. 6、重新安装WINDOWS系统后如何恢复安装小精灵财务软件. 7第二篇初步使用小精灵财务软件、打开和关闭小精灵财务软件. 8、期初建账. 8、录入凭证、修改凭证、删除凭证.13、打开“凭证汇总表”.1710、打开“科目余额表”、“数量结存盘点表”、“账龄分析”1711、如何查

2、询打印“明细账页” . 1712、如何查询打印“总账账页” 1713、打开“资产负债表”1714、打开“利润表”.1715、打开“现金流量表”. 1716、建立和选择使用多个账套17第三篇固定资产管理17、填写建立“期初建账”中的固定资产卡片 1818、建立新增固定资产卡片1919、自动编制“累计折旧”凭证2120、查询打印固定资产折旧明细表2121、查询打印单台固定资产折旧明细账页2122、查询打印固定资产总账23、小精灵财务软件的自动安装小精灵财务软件提供的是一张3.5英吋的光盘(根据用户需要，也可以提供 5英吋的光盘)，把光盘插入驱动器，安装程序会自动启动，启动后的界面如下(图1.1)：

3、图1.1点击继续按钮到下一个安装步骤(图1.2)：图1.2在“姓名”的文本框中用户可随意填写内容，这个内容和以后的使用没有任何联系。如果“姓名”中已有内容，可以不必修改；“单位”文本框中内容可有可无。填好“姓名”内容后点击确定按钮到下一个安装步骤(图1.3)：图1.3点击确定按钮到下一个安装步骤(图1.4)：小精灵财务软件(企业版)安装的默认路径是C:小精灵企业版，也就是驱动器是C：盘，大文件夹名字是“小精灵”，第二层文件夹名字是“企业版”，用户安装时最好不要安装在C:盘上，要更改驱动器和文件夹名字点击更改文件夹按钮到更改安装路径步骤(图1.5)。图1.4如果用户只使用默认的安装路径，则点击确

4、定按钮。只要把字母C改成其他字母，其他字符不要改。大小写均可。 不要改动图1.5建议用户不要安装在C盘上，这时只要把路径名的第一个字母C改成D或E即可，大小写均可。如果用户要把“小精灵财务软件”安装在其他路径，则在“路径”文本框中打入用户需安装“小精灵财务软件”的驱动器名(例如：D: 或 : )和文件夹名，驱动器名和文件夹名组合起来就是路径名(例如：D:小精灵 或 E:小精灵)。注意：“:”符号一定要在英文状态或中文半角状态下录入；也不能只有驱动器名而没有文件夹名，例如D: 或 E: 都是不合适的，这样会导致“小精灵财务软件”的所有文件全都安装在根目录中，显示文件时会觉得不清爽。建议文件夹名使

5、用默认的路径 D:小精灵企业版 或E:小精灵企业版，便于我们在电话中为您服务。安装路径确定后点击确定按钮，如果安装路径在电脑中从没有建立过，屏幕上会出现右图所出现的提示(图1.6)：点击是按钮到下个安装步骤(图1.7)：在图1.7中点击确定按钮到下一个安装步骤(图1.8)： 图1.6图1.7 大按钮图1.8用鼠标左键单击大按钮，这时进入了“小精灵财务软件”安装过程，同时屏幕上会出现一个带有显示百分比的安装进度条，直到安装过程结束，同时显示“小精灵财务软件”安装成功的字样。最后用户点击确定按钮回到WINGDOWS桌面。安装过程到此全部完成。、小精灵财务软件安装程序不能自动启动时，手动启动安装程序

6、当小精灵财务软件在电脑上安装完一次以后，下一次就不会自动启动安装程序，或者由于系统原因没有自动启动安装程序，这时需要人工干预启动安装程序，具体步骤如下：在WINGDOWS桌面上打开“我的电脑”，光盘符号上会显示“小精灵财务软件”字样(图2.2)，把鼠标指向光盘符号单击鼠标右键，屏幕上会弹出一个命令窗口(图2.1)，再用鼠标左键单击“打开(D)”，这时光盘窗口被打开(图2.3)，(注：直接用左键双击鼠标不能够打开光盘)。这时再用鼠标打开“安装程序”文件，小精灵财务软件安装程序就被启动了，启动后的屏幕界面入图1.1，后面的操作步骤与“、小精灵财务软件的自动安装”步骤相同。图2.1图2.2 打开安装

7、程序图2.3、恢复安装文件被破坏的小精灵财务软件由于种种原因，小精灵财务软件的文件遭遇非正常编辑或不明文件的覆盖(主要是由于用户的好奇用非正常方式编辑小精灵财务软件的文件或者病毒影响)，导致小精灵财务软件不能正常运行，这时需要重新安装小精灵财务软件，步骤如下：按照“、小精灵财务软件安装程序不能自动启动时，手动启动安装程序”的方法启动小精灵财务软件安装程序，启动后有时会出现窗口(图3.1)，这时用户只要点击重新安装(R)按钮，安装程序将直接进入到安装过程，直到提示小精灵财务软件已安装成功，点击确定按钮即可。重要提示：重新恢复安装不会删除原有的数据，请用户放心！ 图3.1、小精灵财务软件的升级安装

8、小精灵财务软件遇到软件升级时，用户只要把新软件的光盘重新安装之后就可以正常操作了。重新安装并不会删除以前的数据，小精灵财务软件能在以前数据的基础上自动延续。升级的新光盘对以前的数据可以任意的进行增、删、改操作。升级安装的步骤如下：(1) 查找升级前小精灵财务软件的安装路经不要打开小精灵财务软件，如果已经打开就关闭，然后在 WINDOWS 桌面上找到小精灵财务软件的快捷方式图标(图4.1)，用右键单击图标，屏幕弹出一个命令窗口(图4.2)，再用鼠标左键单击“属性(R)”打开小精灵财务软件属性窗口(图4.3)，用小纸片记录下起始位置，在后面的安装中要用到。记录完之后点击取消关闭属性窗口。 右键单击

9、图4.1图4.2图4.3如果在 WINDOWS桌面上没有快捷方式图标，用户可以依次点击窗口左下角的开始程序小精灵商业应用软件，然后右键点击小精灵财务管理(企业版)打开命令窗口(图4.2)，再用左键点击“属性(R)”打开小精灵财务软件的属性窗口，记录下起始位置。(2) 安装新光盘小精灵财务软件的所有光盘安装的步骤是一至的，所以，新光盘的安装用户可以按照“、小精灵财务软件安装程序不能自动启动时，手动启动安装程序”的步骤进行安装。当安装到出现如下窗口(图4.4)时，用户把步骤(1)中在小纸片上记录的起始位置与图4.4中的“文件夹:”对照，(注：可以相差最后的斜杠)如果相同，点击确定。如果不相同，点击

10、更改文件夹(F)按钮打开“更改文件夹”窗口(图4.5)，修改窗口中的“路径(P):”使路径与用户在步骤(1)中小纸片上记录的起始位置相同。(注：其他不需要改)修改完后，点击确定按钮。以下再按正常步骤安装到成功为止即可。 图4.4、重新安装WINDOWS系统后如何恢复安装小精灵财务软件小精灵财务软件通常不要安装在：:盘上，默认的文件夹是“小精灵企业版”，小精灵财务软件的所有程序及数据文件全部都包含在此文件夹中，没有其他文件夹。如果小精灵财务软件确认没有安装在：盘上，通常重新安装WINDOWS系统时不需要再对小精灵财务软件另外保存，只要是WINGDOWS系统重新安装在：盘上后，把小精灵财务软件光盘

11、再重新安装一次即可。如果小精灵财务软件原来就安装在：盘上，则重新安装WINDOWS系统前把小精灵财务软件所包含的文件夹(默认为c:小精灵企业版)复制到其他盘上即可(例如：或：盘等)。如果用户把 图4.5小精灵财务软件复制到移动硬盘、盘等其他存储器上也未尝不可。在安装WINDOWS系统前，用户最好记录下小精灵财务软件的起始位置，方法可参考“、小精灵财务软件的升级安装”中的第(1)步骤，如果不行，则只能在重新安装WINGDOWS系统后，打开“我的电脑”，在每一个盘上轮流查找小精灵财务软件所包含的文件夹(如果用户没有更改，则默认的文件夹为小精灵企业版)，或者利用“我的电脑”中的“搜索”功能查找文件“

12、aa21.exe”，“aa21”所在的路径就是小精灵财务软件的路径。记录下小精灵财务软件的路径后就可以用光盘重新安装小精灵财务软件，只是在安装过程中“更改文件夹”时，把安装路径修改成原来的安装路径(或文件夹)，然后按通常的安装步骤进行重新安装。以上步骤的安装俗称为“覆盖安装”，覆盖安装不会覆盖原有的数据，这是小精灵财务软件和其他软件有所区别之处，用户不必担心。如果小精灵财务软件重新安装后，数据没有连接上，通常是在“更改文件夹”时，重新安装后的文件夹与原来安装的文件夹不符，这时原来数据也不会丢失，只要把重新安装的小精灵财务软件卸载掉(不能直接去删除文件夹)，然后再重新安装，在“更改文件夹”时把路

13、径修改正确，继续安装直到安装成功。注：对小精灵财务软件进行卸载时，也不会删除小精灵财务软件原有的数据。、打开和关闭小精灵财务软件小精灵财务软件安装完成后，正常情况下，在WINDOWS桌面上会自动生成一个快捷方式图标(图6.1)，每次用户只要左键双击快捷方式图标就可以打开小精灵财务软件。如果没有图标(由于WINDOWS系统出问题)，用户可以在WINDOWS窗口左下角找到开始，然后依此点击开始程序小精灵商业应用软件图6.1小精灵财务管理(企业版)也可以打开小精灵财务软件，打开后出现图6.2图6.2新安装的(或恢复安装)的小精灵财务软件没有初始密码，用户直接点击财务核算就可以进入。否则点击退出财务软

14、件回到WINDOWS桌面。进入小精灵财务软件的桌面后(图6.3)，用户只要是会计就可以看懂桌面上的功能名称。根据需要只要点击相应的功能名称即可。操作完毕点击关闭就可以回到WINDOWS桌面。、期初建账(1)设置单位名称：点击“单位：有限公司”出现图7.1，再点击修改按钮，把单位名称修改成用户所使用的单位名称，修改完后点击确定修改。最后点击选定即可。下次修改时重复以上操作。(2)按用户需要添加明细核算科目：点击“期初建账”出现图7.2。在录入数据之前，用户应把常用的明细科目添加到科目表中。常需要设置明细科目(二、三级)的一级科目有：1002银行存款、1122应收账款、1123预付账款、1221其

15、他应收款、1601固定资产、1602累计折旧、2202应付账款、2203预收账款、2241其他应付款、6601销售费用、6602管理费用、6603财务费用等。对于工业企业还需在“1405库存商品”一级科目下设置“124301产成品”二级科目，在“5001生产成本”科目下设置二级或三级科目，在“5101制造费用”下设置二级科目等。如果用户需要核算原材料、库存商品、产成品到具体品种时，还需要在以上三个科目下设置二级或三级明细科目。用户需要时，也可以设置其他科目的明细科目。图6.3图7.1添加明细科目的方法如下：在图7.2的窗口中，点击增加科目按钮打开“增加科目”窗口(图7.3)，然后录入明细科目的

16、科目编号及名称，最后点击确定。按照财政部会计科目科目编号的编号规则：一级科目编号为4位数；二级科目编号为6位数；三级科目编号为8位数；四级科目编号为10位数，也就是下一级科目编号为上一级科目编号再加2位数。例如：用户要在“1002银行存款”下设置一个工行账号，则编号及名称是“100201工行”在“6602管理费用”下分别需要设置工资、通讯费用、招待费、其他等；则名称及编号分别是660201工资、660202通讯费用、660203招待费、550209其他；图7.2由于明细科目的编号规则使得二级科目的最大数目只能设置99个而有的科目99个是不够的。即使是建账时没有达到99个科目，用户也应充分留有余

17、地，以备以后不断增加的新科目使用。例如往来科目、原材料、库存商品等，对这些科目，用户需要添加到三级科目，添加三级科目时，先要添加二级科目，然后才能添加三级科目。图7.3例如：在“1122应收账款”中需要增加“环球贸易公司”等诸多客户，用户应先增加二级科目“112201应收账款1”，然后再增加三级科目“环球贸易公司”，其他客户科目编号从依此类推，加到时，应再增加一个二级科目“112202应收账款2”，再以下客户的科目编号从“、”一直延 续下去。增加到三级科目就可以使用近万个客户。原材料、库存商品等科目也应增加到三级科目，以便留有余地。用户一开始增加明细科目时，只要增加有上期余额的科目，不要想的太

18、全，以后用到的新客户(或新科目)可随时在编制凭证时随时增加，非常方便。用户逐一添加完明细科目之后，下一步就是录入上期余额。(3)录入上期余额：在图7.2的窗口中，用户首先确认当前录入的建账期末数的日期是否正确。如果需要修改，点击设置日期按钮打开“设置日期”窗口(图7.4)，然后修改显示的日期，修改完后点击确定。建账日期设置正确后，点击录入余额按钮打开“录入余额”窗口(图7.5)用户可按照表中每一行的说明把对应科目的借、贷方期目数逐一录入。录入时可以用键盘上的二个键上下移动录入位置，尽量不要用鼠标。在录入过程中可以随时保存已录入的数据，防止电脑发生意外而丢失数据。录完之后，点击平衡检验按钮检查录

19、入的余额是否平衡，如果不平，则检查出错误进行修改， 图7.4直到平衡为止。图7.5(4) 录入“资产负债表”的“年初数”：如果建账期末数是12月份，此步骤可省略。在图7.2窗口中，点击录负债表按钮打开“录入负债表年初数”窗口(图7.6)，把年初数录入，方法基本和录入余额相同。(5) 录入“利润表(损益表)”的“累计数”： 如果建账期末数是12月份，此步骤可省略。在图7.2窗口中，点击录利润表按钮打开“录入利润表累计数”窗口(图7.7)，把对应月份的累计数录入，方法基本和录入余额相同。以上个步骤完成后，期初建账基本完成，以下就可以录入凭证了。如果用户还需要录入其他的建账资料，在图7.2的窗口中可

20、以点击相应的按钮。录入方法和录入余额相同。如果用户是新成立的公司，则以上个步骤可以省略。直接编制凭证即可。图7.6图7.7、录入凭证、修改凭证、删除凭证在小精灵财务软件初始桌面上(图6.3)，首先确认“核算日期：xxxx年xx月xx日”的年月是否与要录入的凭证日期的年月一致，如果不一致，则点击“核算日期：”打开设置核算日期窗口，把核算日期设置为与凭证日期相同的日期，然后点击确定。当核算日期与要录入的凭证日期相同时，点击“编制凭证”打开编制凭证窗口(图8.1)图8.1在窗口的上方有一排按钮，用户可以通过点击这些按钮，选择所需的功能，初次使用小精灵财务软件时，用户不一定要把所有按钮的功能都搞明白，

21、可以在以后的使用中逐步了解，也可以参考说明书后面的章节内容。一开始的时候，只要会操作一些基本功能即可。以下将根据几个具体实例，讲解录入凭证的基本的具体操作步骤，用户可以按照实例上机操作，操作完之后，还可以把这些操作数据删除。以下实例假设单位名称是：中国环球贸易有限公司。已完成期初建账。其中设置了以下明细科目：100201中国银行（注：1002银行存款的二级科目）北京大发实业有限公司（注：1122应收账款的三级科目）圆钢d10-R(吨)(注：1405库存商品的三级科目)例：实现销售11700元，收到转账支票8000元，现金3700元，开增值税票账。通常手工编制内容填写如下：(这只是为便于用户对照

22、、理解，实际操作时是不需要的)摘要科目借方金额贷方金额销售收入现金 3700.00银行存款中国银行 8000.00主营业务收入10000.00应交税金销项税 1700.00操作：点击填写凭证按钮，以下将描述每个内容的具体录入方法及注意事项。录入摘要：直接把“销售收入”录入，录完之后按键盘上的Enter(或确定)键。注：录完摘要后也可以点击鼠标到后面的录入科目文本框中，但这样操作速度慢。感觉不方便。只有在录入顺序需要改变时，再用鼠标操作。录入科目方法：录入现金科目的科目编号1001，然后按Enter键。 注：直接录入科目编号，需要用户对科目编号比较熟悉，如果不熟悉，用户可以到“余额表会计科目表”

23、中点击“会计科目”按钮打开会计科目表，并在打印机上打印一份。但即使是有对照表，在对照表上查编号也是一个很麻烦的事情。这时按录入科目方法方法操作。录入科目方法：录入编号1002，这时会出现一个筛选科目的小窗口(图8.2)1002银行存款的所有明细科目会全部在窗口中显示，用户只要用键盘上的上下方向键移动蓝色横条到“100201中国银行”，然后按Enter键。或者用鼠标左键双击“100201中国银行”；再按Enter键。注：用此方法用户只要能记住常用一级科目即可。但是，当有的科目二级科目或三图8.2级科目数目较多时，这时要在筛选窗口中查找所需的科目时，也是一个十分不方便的事情。这时用户可以用录入科目

24、方法操作。录入科目方法：直接录入“中国银行”或其中的一个字、或二个字以及二个以上的字等，这时同样会出现图8.2的小窗口，只是显示内容不一样，显示的科目是与录入的内容有关的科目，用户只要用键盘上的上下方向键移动蓝色横条到“100201中国银行”，然后按Enter键。或者用鼠标左键双击“100201中国银行”；再按Enter。注：用此方法录入科目，用户不需要记住任何的科目编号，只要记住科目名称。这个方法对于录入往来科目的明细非常有效，在以下的例子中将会遇到。录入金额：直接录入数字在借方金额或贷方金额的方框中，录完后，按Enter键。注：录入金额时，如果借、贷方录反了，只要把录反的数字删除为就可以修

25、改。如果数字录不上去，可能有二个原因：一是数字键盘(小键盘)上的Num Lock键被锁住，只要按一下就可以解锁；二是汉字录入方式被设置成了全角方式(图8.3)，数字全角方式小数点全角方式数字半角方式小数点半角方式错误方式正确方式图8.3用鼠标点击对应的转换符号按钮即可。还有一个经常会出现的现象是：录入小数点无效，这是因为小数点被设置成了全角方式(图8.3)。这时只要用鼠标点击小数点转换符号成半角方式即可。金额录完之后按Enter键，这时光标自动跳到第二行的摘要方框中，用户只要按照以上所述方法继续录入以下各行内容，凭证内容全部录完之后，点击保存按钮即可(图8.4)。注：建议用户每录完一个方框中的

26、内容，按键盘上的Enter键，最好不要用鼠标或少用鼠标，这样可以增加录入速度；：每行摘要都要有内容，特别是上下行摘要相同时，摘要要保留，否则，明细账页中的对应摘要就会是空白。图8.4例：用银行支票购进圆钢d-10(吨)，金额20000元，数量为2吨，对方开具增值税发票一张。通常手工编制内容填写如下：(这只是为便于用户对照、理解，实际操作时是不需要的)摘要科目 借方金额贷方金额购进商品2吨库存商品圆钢d-10R(吨)17094.02应交税金进项税 2905.98银行存款中国银行20000.00操作：摘要和金额录入方法没有变化，以下主要说明科目以及数量的录入方法：点击填写凭证按钮；录入第行科目：在科目编号方框中录入小写字母“d”， 这时会出现一个筛选科目小窗口，窗口中其中一行会显示“圆钢d-10R(吨)”的科目，用键盘上的上下方向键移动蓝色横条到“圆钢d-10R(吨)”，然后按Enter键。或者用鼠标左键双击“圆钢d-10R(吨)”；再按Enter键。录入第行科目：在科目编号方框中录入“进”， 这时筛选科目窗口中其中一行会显