数字化人脉管理术outlook的使用.docx

1、数字化人脉管理术outlook的使用数字化人脉管理术（一）人脉管理是职场人士必须掌握的个人知识管理内容之一，良好的人脉资源能够帮助职场人士有竞争中脱颖而出。如何运用数字化技术高效、快捷地管理、维系人脉资源呢？我将自己运用outlook搭配智能手机、其他免费软件管理人脉资源的心得与经验分享出来，形成系列文章，欢迎有兴趣的朋友交流探讨。前 言名片是传递个人信息最简单的媒介，也是建立人脉关系的起点。大部分职场工作者在工作了几年以后一定会累积大量的名片。这些名片往往通过各种场合收集到：商务拜访、研讨会、记者会、商务聚会等等。然而大部分人收到这一大堆名片之后却缺乏妥善整理，等到要使用时，才像无头苍蝇一样

2、找得焦头烂额。而随着电脑技术、网络科技的不断进步，人与人之间的沟通方式已由传统的书信、传真，转变为更加便捷的电子邮件、即时通讯（QQ、MSN等）或电话、短信沟通，但是各种沟通平台之间却往往缺乏整合，使得沟通信息平行化、缺乏串联，大批的名片就像一座人脉宝库，不懂得使用，结果就是这些名片等于是死的人脉，就如同坐拥宝山，却不得其门而入。如果能预先把名片、通讯录等资料进行数字化转化，让所有的数据在电脑中进行有效的分类归档，充分发挥电脑科技的优势，让整合、储存、搜寻的工作交由电脑执行，直接在电脑上轻易的找出所需信息，不但几乎没有错误的机会，还能减少很多时间，提高个人工作效率。同时，通过电脑将电子邮件、即

3、时通讯、电话、短信等沟通记录存储、保管起来，以便于需要时搜索、查找，回顾人脉之间的交流互动情况。这种把所有的信息数字化整合集中在一起运用，实际上就是个人的小型crm系统，就是个人知识管理的重要实践。而这一切只需要使用职场工作者经常使用的的MSOutlook平台，搭配一些免费软件即可实现，轻松建立一个强大的个人人脉数据库，使人脉资源做最有效的整合与利用。数字化人脉管理之术： Outlook管理联系人基础应用“联系人“是Outlook重要的模块之一，它可以将某个联系人所有相关的信息都集中在一起，例如，姓名、电话号码、联系地址、电子邮件、生日、纪念日等。同时，不仅可以把这些联系人的相关信息进行动态管

4、理、分类存放和快速查找，还可以方便地发送电子邮件、群发邮件、拨打电话、收发传真、发送短信等，能够非常方便地跟踪重点客户，维护客户关系，使我们在人脉管理时游刃有余。新建联系人将传统的纸质名片、通讯簿电子化后导入outlook进行统一管理是数字化人脉管理的基础，outlook”联系人“提供了非常丰富的人脉基础信息字段可供选择，翔实细致的数据对提高人脉管理经营的准确性与针对性非常有帮助。具体请看附图：“常规视图 在“常规视图”的内容完成后，单击“详细信息”按钮，在这里输入联系人的其他拓展信息，比如：昵称、生日、纪念日等。如果这些你都知道的话，务必填入，因为这在以后的交往中非常有用，比如填入生日后，每

5、到联系人的生日，outlook会自动提醒你别忘记为朋友送去祝福。（详见附图）happy birthday模板“如果“常规”视图、“详细信息”里的字段仍然不能满足实际需要，outlook还提供了自定义字段的设置，发挥你DIY的精神，结合自己的实际需求进行设计：具体操作如下：点击“所有字段“按钮后，在下方会弹出下拉列表，其中可以选择具体的字段内容：如果下拉列表内的字段仍然没有满足需要，则可以点击左下方的“新建“按钮，在弹出的对话框中输入相应的字段即可。（详见附图，图中”客户行业“就是outlook中没有的字段）实用小技巧：1、 联系人姓名按更方便实用的拼音排序方式设定：一般情况下，大家都是按out

6、look默认的姓氏、名字分开的方式输入姓名信息。如下图：但如果联系人多了之后，这种排列方式会给查找带来许多麻烦，因此推荐采用在姓名之前添加拼音的方式进行设置，将会在搜索时带来极大的方便。今后如果需要查找该联系人，只需在搜索框中输入“ZZY“即可弹出联系人详细信息，大大提高搜索效率，而且在同步到智能手机后也能得到同样的效果。 2、 养成填写“昵称“的习惯：在outlook的“详细信息“中有一个”昵称“的字段，在新建联系人时养成将平时对联系人的尊称填入该字段的习惯。比如，尊称客户高层领导为”某总“、或一些朋友间亲昵的称呼。为什么要养成这个习惯呢？因为今后如果需要批量发送邮件时，可以采取邮件合并的方

7、式提高效率，如果事先填好”昵称“这个字段，就可以在选择该字段为该联系人发出具有个性化、带有独特尊称的邮件，联系人收到之后必然会感觉到你的细心与专业，从而留下更深刻的印象。数字化人脉管理术（三）：简单操作让Outlook升级为小型CRM系统: (入选推荐日志，加10币)传统名片管理最大的限制就是单一类别的线性的分类方式。一般的分类方式通常是按照姓氏、公司的中英文顺序或是公司的属性或是与你个人的关系来分类。这样的分类方式不是不好，而是单一线性方式的分类，对于资源管理而言，实在是太局限也太浪费了。当我们需要搜寻与我们分类的属性不符合某一特定名片或是某一特定群组时，往往会花费我们大量的时间翻箱倒柜来逐

8、一搜寻，十分浪费时间。比如，在传统的分类模式下，我们很难找出下列的数据：去年九月份认识的朋友、上次参加校友会或是某次记者会所认识的朋友、具备某种专长如法律或是电脑技术的朋友、当然更不用说列出拥有某厂牌车型的朋友列表、或喜欢打羽毛球的朋友列表。因此我们应该利用多维思维，建立立体化数字人脉资源库管理的的分类架构。通过简单的操作即可将outlook升级为小型crm系统。立体化人脉分类模型应用并扩大传统的平面思维，每一笔人脉数据都包涵至少三个象限的类别数据：基本大类、人脉层级与互动功能。1.基本大类：根据对应人脉与你的关系来分类，职场办公人员常见的类别如下：客户、同事、同业、亲戚家人、其它。如果依各大

9、类不足以符合分类的细部需要，我们可以建立其次类(SubDomain)，例如客户可以细分为企业客户、个人客户与行政机关客户。2.人脉层级：根据人脉资源他的重要性来分类，例如你可以将所有人分为第一级、第二级、第三级、第四级、第五级与第六级。每一级设定着不同重要的亲疏关系与互动频率。3.互动功能：根据你未来会与之互动属性来分类，例如：潜在客户群组、时间管理爱好者群组、美剧爱好者群等等。将人脉资源分类之后，为了更加便于查询、搜索，还需建立关键词，关键词可让数据库拥有的强大水平搜寻功效。每一张名片都是资源，每一次相识都是缘份，所以应该尽可能记录各种联系人的相关数据，应该包括人、事、时、地、物；例如：认识

10、的时间、地点、认识团体、参加的活动与场合、介绍人与此人的专长、个人特色与特殊印象等等。只要记录的越仔细，未来搜索时越能有意外的收获。即使很久没见面，在下次见面时你只要用outlook的搜索功能，就能将此人的数据详细地调出，运用你对他过去的了解作为开启话题的素材，必能让对方对你印象深刻、刮目相看。具体实践如下：1、 设置关键词模板：可按以下的关键词进行设置，并将这个模板保存成一个outlook的“便笺”，以便新建联系人时统一设置。 2、当新增一位人脉时，将基本资料如电话、单位、地址等输入outlook的联系人中，将关键词模板复制到联系人的“便笺”栏中，并对相关内容进行填写，以丰富人脉资料数据库的

11、内容。 3、资料收集齐全后，今后只要输入“关键字”就可以轻松地搜索到相关的信息。如下图，我在搜索框中输入“羽毛球”，人脉资源库中兴趣爱好为羽毛球的朋友就全部显示出来。方法其实很简单，但重要的是认真地实践并养成良好的习惯。数字化人脉管理术（四）：快速批量导入通讯录实例操作现代的办公职场内为了同事间交流沟通的方便，一般都会编辑整理包含所有同事联系信息的通讯录，多采用EXCEL格式进行编辑、保存。比如下图就是典型的一个公司通讯录范例：这份范例中包含着全公司所有同事的姓名、部门、职位、手机号码、直线号码等信息，如何才能快速地导入到outlook中，以方便管理与运用呢？1） 对源数据进行适当的编辑：原通

12、讯录中对一些公共数据采取了统一概括的方式，比如：地址、邮编、传真等就统一列在表格的上方，同一部门的也采取“合并居中”的方式处理。这样不利于outlook数据导入的完整性，因此必须进行适当的拆分编辑，将每个联系人的公共数据都填写完整。具体可以采取增加列后，复制粘贴相关数据即可。 2） 将编辑后的文件另存为“CSV”文件：3)从outlook中导入该”CSV”文件：a、单击“文件”菜单，移动鼠标到“导入和导出”命令，出现对话框；b、 在弹出的“导入和导出向导”对话框中，选择“从另一程序或文件导入”，单击“下一步”按钮；c、 出现“导入文件”对话框，在“从下面位置选择要导入的文件类型”选择“逗号分隔

13、的值（windows）”,单击“下一步”；d、出现“导入文件”对话框，在“导入文件”浏览之前保存的”CSV”文件，根据实际情况选择是否“允许创建重复项目“等，之后单击“下一步”e、当出现“映射自定义字段”对话框后，从左侧的源文件中拖动值，放入右侧合适的目标字段中。比如范例中将“职位“映射为”职务“，将”手机“映射为”移动电话“。映射完成后点击”完成“按钮即可轻松将数据导入到outlook联系人中。数字化人脉管理术(五）：人脉数据库资料的保存与备份（电脑篇）在outlook中建立了人脉数据库后，如何安全、稳妥地保存就成了非常重要的问题，否则一不小心数据丢失就会对工作、生活造成不必要的麻烦。下面将

14、介绍Outlook人脉资料在不同介质上的备份与保存方案，以真正实现有备无患、万无一失。i.电脑保存与备份：当 Outlook 将项目保存到计算机上时，它使用一种称为 Outlook 个人文件夹文件 (.pst) （个人文件夹文件 (.pst)：在您计算机上存储邮件和其他项目的数据文件。可以分配一个 .pst 文件作为默认电子邮件的送达位置。可以使用 .pst 文件来备份项目以保护项目。） 的数据文件。数据文件默认保存位置为：Outlook 数据文件 (.pst) drive:Documents and SettingsuserLocal SettingsApplication DataMicr

15、osoftOutlook建议将数据文件保存到硬盘上的非系统盘，以避免因操作系统出错造成数据文件丢失。上图上的PST文件即是保存于非系统的E盘。可以采用三种方式备份 Outlook 电子邮件、联系人、约会、任务、便笺和日记条目：个人文件夹备份工具、导出和存档。一、个人文件夹备份工具：用于将单个或所有 .pst 文件完整地复制到硬盘、网络服务器或共享位置中。具体操作：1、安装 PST 备份工具l 从 Microsoft Office Online 网站（l 双击下载到硬盘上的 Pfbackup.exe 程序文件。l 按照屏幕上的说明完成安装。2、使用 PST 备份工具l 重新启动outlook后，

16、会在“文件“下拉菜单出现”备份“的选项。l 在“文件”菜单上，单击“备份”。l 列出备份操作将包括的个人文件夹文件 (.pst)，显示上次备份完成的时间。l 通过“选项”按钮可以设置备份提醒、包括的个人文件夹文件和保存备份文件的位置。l 选中要备份的每一个个人文件夹文件所对应的复选框。l 文件位置是数据将复制到的位置。原始数据不会被移动或更改。完成备份后，可以使用 Windows 资源管理器前往该位置，然后查看备份文件或将其复制到可移动介质（例如 CD、DVD、可移动硬盘或可移动内存设备）中。l 如果希望 Microsoft Outlook 自动提醒您对此文件进行备份，请选中“每隔 n 天提醒

17、备份”复选框，然后键入天数（1 到 999）。l 单击“确定”。l 单击“保存备份”。二、导出：用于创建一个包含 Outlook 信息的文件，但原始数据仍保留在文件夹中。一次只能导出一个文件夹。具体操作：l 执行【文件】菜单下的【导入和导出】命令。l 选择“导出到一个文件”，单击【下一步】。l 文件类型选择“个人文件夹.pst”，单击【下一步】。 l 在选出导出文件夹的位置中，选择“联系人”，单击【下一步】。l 自定义保存位置。单击【完成】。l 生成的pst文件可以妥善保存起来，一旦需要还原Outlook联系人的信息，我们可以再次同样执行【导入和导出】功能，选择“从另一程序或文件导入”操作即可

18、进行数据的还原。三、存档：用于将所需项复制到其他文件夹，以进行备份。具体操作：l 执行【文件】菜单下的【存档】命令。l 推荐“按照文件夹的“自动存档”设置，存档所有文件夹“，也可以单独存档联系人，即选择”将该文件夹及其子文件夹存档“。原创数字化人脉管理术（六）：人脉数据库的保存与备份（PPC智能手机篇）本文所称“PPC智能手机”特指安装Windows Mobile 系统的智能手机，简称PPC（Pocket PC）手机,该系统是基于 Microsoft Windows CE 内核嵌入式系统操作系统，因为与Windows操作系统系出同源，和PC能无缝连接，所以与其他智能手机操作系统相比，更容易上手

19、,给用户带来了极高的易用性和强大的可扩展能力。因为它本来就是Windows家族的，和我们桌面PC上的Windows一样，都有着开始菜单、资源管理器、IE、Windows Media Player等等，而且Windows Mobile也可以象桌面PC机那样安装第三方的软件、游戏，不断扩展它的功能，使之成为一款名副其实的移动PC。PPC手机中自带有PIM(Personal Information Manager)功能，包括联系人（Contact）、日程（Calendar）、任务（Task）、便签（Note）以及电子邮件（Email）等个人信息。通过 Active sync 同步软件实现与PC上的o

20、utlook软件双向同步、共享信息，不仅使人脉资料库得到安全备份，更重要的是能够让人脉资料库随时、随地、随身地尽在掌握，充分享受数码时代信息管理的便利性！下面将同步的过程与应用技巧介绍如下：1、安装Active sync同步软件：ActiveSync 是允许您在桌面计算机和 Windows Mobile 设备之间保持数据和信息同步的程序。（下图为安装后PC上的界面）2、对同步内容进行设置：点击“更改内容同步设置”，在弹出的对话框中的“联系人”选项进行勾选就可以让PPC手机与电脑之间进行同步备份联系人了。以下为PPC智能手机上的同步信息：注意事项：PPC手机与PC上outlook资料的同步是采取

21、双向同步的形式，即PC端资料的修改会同步到PPC手机上，同样的PPC手机端的资料修改也会同步到PC端。因此，一定要做好PC端outlook数据的备份与保存工作（具体办法详见上篇中的相关介绍），把PPC手机的备份与同步做为备选方案。否则，当PPC手机硬启清除所有信息后重新与PC端的outlook同步就有可能出现将outlook里的资料全部清空的危险。（所幸，outlook在删除资料时不会直接完全清除，而是将需删除的资料存放于“已删除邮件”下，确认后才会完全清除，因此还有补救的机会）人脉数据库资料在PPC手机上的运用技巧：在简单操作让Outlook升级为小型crm系统中，我们曾经介绍过通过添加模板

22、到outlook的便笺栏中以实现建立多维度、立体化数字人脉资源库的办法。这些增加的字段同样可以在PPC手机上灵活运用，具体方法如下：1、点击 开始菜单“程序”，点击其中的“搜索”。2、打开系统自带的查找对话框，如下图所示。默认选项是“所有数据”，我们只要点击向下的三角形小箭头更改一下，选择“联系人”即可。这种查询方式支持任意关键字查找，包括办公地址等各种地址、电子邮件、单位名称、生日，以及我们添加在便笺栏里的人脉数据库资料等等中的任意一个关键字。这个时候，只要你对联系人有那么一点点的印象，那么就肯定可以快速的找到他！人脉数据库在手机上也可以得到充分地运用。实例一：兴趣爱好为“羽毛球“在“查找”

23、框中输入关键词“羽毛球”，点击“搜索“，稍等一会儿，结果出来了！与之前在outlook中搜索得到的结果是一样的！实例二：找出联系人中所有使用163邮箱的。仍然是打开查找对话框，修改类型。输入“”，点击“搜索“，稍等一会儿，结果出来了！高级搜索窗体顶端窗体底端专业创造价值！-旅程无限企业成效、个人成长的思考与实践者！ 专注于企业、个人风险管理、效率、效能提升，秉持专业精神为社会创造价值！ 博客首页 宝贝奕彤 育女心经畅享博客专业创造价值！-旅程无限01事业时间管理个人高效 原创数字化人脉管理术（七）：人脉数据库的保存与备份（在线应用篇）2009-4-1 11:53:45原创数字化人脉管理术（七）

24、：人脉数据库的保存与备份（在线应用篇）随着网络科技的不断发展，在线应用以其便利性、实效性逐渐成为主流。人脉数据库如何安全、快速地保存于网络，并方便于查找、搜索呢？plaxo即是一个非常完美的解决方案。Plaxo 是一款在线联系人管理与日历工具，同时也是一款非常适合商务应用的社会化网络服务； 最新版本中推出了社会化网络应用叫做 Pulse，其中结合了时下一些相当热门的应用元素，其中包括 Twitter、网络相册、网络视频以及个人 Feeds 信息聚合等。下面着重介绍plaxo搭配outlook实现人脉数据库的在线同步与备份功能：1、首先到该公司网站下载客户端软件，并进行安装，之后outlook中

25、就会增加一个plaxo工具栏；客户端下载地址：2、相关设置说明：点击工具栏的“plaxo”,在弹出的菜单里有丰富的功能设置，比如：“plaxo online”直接连接到网络版的主界面；“编辑档案”可以直接连接到plaxo网站上自己的帐户中编辑自己的通讯录档案；“工具”主要有“电子邮件签名”和“去除重复项”两个功能；“创建通讯录”通过搜索邮箱中与您有通信联系但还没有保存到通讯录的人来自动提醒新建联系人资料；“选项”下有“常规”、“高级”、“同步”、“隐私”等选项，选项虽多，但都很简单，可根据实际需要进行相应的设置。需要提醒注意的是默认的同步选项是“自动同步”，一定要记得将此项取消，否则你在out

26、look里的任何操作它都会尝试同步操作，因此常会有迟滞感，严重影响 outlook的正常使用。记得选择“在工具栏上显示“同步”按钮”的选项，手动同步就有不会有任何影响了。（详见附图）3、同步操作：直接点击工具栏的“同步”按钮后，会自动弹出“plaxo同步进度”对话框，能够显示同步的进程，稍等一会儿，就会将outlook中的联系人、日历、任务、便笺等资料都同步到plaxo网站中事先注册建立好的帐户中。4、在线应用：点击工具栏中的“plaxo online”后，会直接连接到plaxo网站的个人帐户页面，点击”更多内容“菜单下的”通讯录“即会显示所有的联系人信息。需要查找联系人信息时，只需在页面的“查找联系人“框中输入相关信息即可详细查看该联系人的信息。非常贴心、实用的更新历史功能：plaxo的联系人版块有“更新历史”的内容，里面用列表的形式详细记载了联系人信息的变动情况，内容包括：更新时间、类别、新的、旧的。这样我们就可以更轻松高效地把握人脉资源的更新情况了。至此，数字化人脉管理术中有关人脉数据库的保存与备份就分享完毕，请多多指教！