Word实用技巧.docx

1、Word实用技巧1.在Word中播放MP3音乐在Word中播放MP3音乐的方法其实很简单，用户打开Word程序，在其菜单栏中选择“插入对象”选项，接着在弹出的“对象”对话框中选择“由文件创建”选项卡，在该选项卡中单击“浏览”按钮并通过文件夹切换选中需要播放的MP3音乐文件，单击“插入”按钮返回到“对象”对话框，在“对象”对话框中单击“确定”，这时大家会看到在当前打开的Word文档中多了一个含有MP3音乐文件名的图标，用户只要双击那个图标，无限美妙的音乐旋律即可立即回响。2.在Word中播放视频电影首先打开Word程序，在其菜单栏中执行“视图工具栏控件工具箱”命令，这时Word会打开一个“控件工

2、具箱”浮动小窗口，单击该浮动窗口的最后一个“其它控件”按钮，然后在其弹出的列表中选择“Windows Media Player”选项，这时在Word中会弹出一个播放器界面，用户在该播放器中单击鼠标右键，选择“属性”选项，在Word随后弹出的“属性”对话框中找到“文件名”选项，然后用户便可以在该选项右侧的空白框中手工输入需要播放视频的绝对路径及文件名，输入完毕后，用户关闭“属性”对话框返回到Word中，如果用户需要马上对指定的视频进行播放，则只要在Word的“控件工具箱”窗口中单击“退出设计模式”按钮即可。3.在Word中播放Flash动画在Word中播放Flash动画的操作方法与播放视频有些类

3、似。用户按照上面的方法在“其它控件”列表中选择“Shockwave Flash Object”选项，这时在Word中同样会弹出一个用于播放Flash动画的矩形区域，用户在该区域中单击鼠标右键，选择“属性”选项，在Word随后弹出的“属性”对话框中用户需要找到“Movie”选项，同样用户可以在该选项右侧的空白框中手工输入需要播放Flash动画的绝对路径及文件名，这里需要特别注意的是：在输入的文件名后面需要加输“.swf”文件名后缀。进行完上述所有设置后，用户返回到Word主界面并在Word的“控件工具箱”窗口中单击“退出设计模式”按钮即可进行Flash动画的播放了 4.快速更改Word文本字号的

4、方法： (1)选中文字后，按下Ctrl+Shift+键，以10磅为一级快速增大所选定文 字字号，而按下Ctrl+Shift+ (2)选中文字后，按Ctrl+键逐磅增大所选文字，按Ctrl+键逐磅缩小所 选文字。 5.快速设置上下标注 首先选中需要做上标文字，然后按下组合键Ctrl+Shift+=就可将文字设为上标，再按一次又恢复到原始状态;按Ctrl+=可以将文字设为下标，再按一次也恢复到原始状态6.快速插入当前日期或时间 有时写完一篇文章，觉得有必要在文章的末尾插入系统的当前日期或时间，一般人是通过选择菜单来实现的。其实我们可以按Alt+Shift+D键来插入系统日期，而按下Alt+Shif

5、t+T组合键则插入系统当前时间，很快! 7.快速多次使用格式刷 Word中提供了快速多次复制格式的方法：双击格式刷，你可以将选定格式复制到多个位置，再次单击格式刷或按下Esc键即可关闭格式刷 word中选中文字 按下shift+alt+左右键可整体缩进 ctrl+z ctrl+移动鼠标中间键光标可收放页面大小 Ctrl空格键”来切换中英文输入法 Ctrl+D字体 Ctrl+K 插入超链接Word实用技巧1、用Word来打开 不一样的打开方式打开“我的电脑”，选择“工具文件夹选项”，在弹出的对话框中选择“文件类型”选项卡，选中要添加打开方式的“文本文档”，单击“高级”按钮，这里列出了在文本文件上

6、单击右键可以执行的两种操作： open(打开)和print(打印)，单击“新建”按钮，在弹出的对话框中输入操作的名称(比如：“用Word打开”)，这个提示信息将出现在右键快捷菜单中。然后再单击“浏览”按钮，选择用于执行操作的应用程序。再右键单击*.TXT文本文件时，在快捷菜单中除了可以看到通常的“打开”命令(默认打开方式，用记事本打开)外，还可以看到多了一条“用Word打开”命令，单击它就可以用Word打开该文件。同样对于其他需要以多个程序打开的文件类型也可以通过同样的方法来设置。2、让表头自动填写当前月份和日期 假设我们要做一个标题为“某公司6月份电费统计表”的Excel表格，其中“6”为进

7、行电费统计的当月月份，第二行有制表日期。 电费每月公布一次，那么每月打开此表修改编辑时，都要对标题中的月份和制表日期进行修改，万一只改动了表内数据，而忘记以上两个时间的改动，会出现表头时间与表内数据的矛盾。 我们采取一个一劳永逸的措施来解决这个问题，任何时候打开此工作表，都让表头自动填写当前月份和日期。这要借助Excel三个函数来实现，在标题单元格输入“=实验中学& MONTH(TODAY()&月份电费统计表”，函数“MONTH(TODAY()”表示当前月份，在第二行制表时间单元格输入“=TODAY()”。函数“TODAY()”表示当前日期，就出现图中结果。 完成上述设置，任何时候打开该表，我

8、们大可放心地去做表内数据的处理工作了，不必担心表头时间会出现什么差错，无需对表头做任何改动3、Word“样式与格式”在排版中的妙用Word“样式与格式” 在排版中的妙用(1) 好处一. 快速同步同级标题的格式 一. 快速套用现有标题样式 编写文件时套用样式 这种方法可以让我们一边编写文件一边设置样式，为了加快操作效率，可以给每个样式设置一个快捷键 1） 点击“样式与格式”窗格中第一个样式后面的菜单按钮，执行“修改”命令，如图2位置1 2） 然后在弹出的“修改样式”窗口中点击“格式”按钮“快捷键”命令，如图2位置2 3） 将鼠标定位于“请按新快捷键”一栏，为它设置一个快捷键后点击“指定”按钮即可

9、，如图2位置3 4） 以此类推，为其他样式也设置好相应的快捷键 二. 快速修改同级标题样式 不过，刚才使用的还都是Word默认的一种比较简陋的样式，如果我们对标题格式有着特殊的要求，其实也是可以自定义样式并同步更新的。 1. 手动更新同级标题 首先，按照自己的要求对标题设置一个新格式，然后再点击它所属样式的菜单钮（如图2位置1），执行“更新以匹配选择”命令。此时您便会发现，文档中所有使用了该样式的标题（同级标题）会马上同步换成新样式。如图3所示 2. 自动更新同级标题 而如果您觉得每次都这样手动更新太麻烦的话，Word还支持一个自动更新样式的功能，用起来更加方便。 同样，先点击样式窗格中一个样

10、式的菜单钮，执行“修改”命令。然后，在弹出的如图4所示“修改样式”窗口中勾选“自动更新”一项，点击“确定”按钮。 这时，当我们对这个级别的标题进行格式修改时，无须点击“更新以匹配选择”即可以马上将样式同步到其他标题上，操作更加方便。 好处二. 快速在文档中定位 Word的样式功能除了能够快速同步标题格式以外，还能借助“文档结构图”功能帮助我们在文档中迅速定位。 使用方法很简单，只要点击“视图”菜单“文档结构图”命令，那么一个类似于文章目录的窗口便出现在了画面左侧，如图5所示。点击其中的标题即可快速跳转到相应的内容区，就像使用Web导航页面一样方便。 好处三. 方便生成文档目录 不过，上例的文档

11、结构图只能在使用电脑浏览文件时方可生效，如果想让打印出来的文件也能快速查找，恐怕就只能借助于文档目录了。值得庆幸的是，如果在Word中设置了样式以后，繁琐的目录制作过程就会变得非常轻松。 一. 快速建立目录 1. 点击“插入”菜单“插入目录”命令，弹出“目录”窗口 2. 确保窗口中“格式”一栏选择为“来自模板”，然后点击“确定”按钮 3. 此时，文章的开头便会自动生成一个目录，如图6所示。而且值得一提的是，这个目录除了能够直接打印出来以外，还能在通过电脑浏览文件时，用Ctrl键 + 相关目录项 来实现内容的快速跳转，效果类似于上面介绍的“文档结构图”。 不过，可能我们也会不满意Word所默认的

12、目录级别，这时可以由我们自已定义。点击“工具”菜单“插入目录”命令，在如图7所示的“目录”窗口中选择好新的级别，然后点击“确定”按钮即可更新整个目录了。 【小提示】 有些朋友在自己的电脑上可能找不到“插入目录”这个命令，这一般是由于用户没有默认安装此功能所致，此时可以点击“视图”菜单“工具栏自定义”命令，在弹出的窗口中再选中“插入”类别，然后从右侧窗格中找到“插入目录”菜单项，将其手动拖拽到“插入”菜单中即可。如图8所示 二. 快速更新目录 随着编辑的深入，有时我们可以会对文章添加或删除一些段落，这样就可能导致目录的页码与实际位置不符，此时就要利用Word的目录更新功能了。使用方法很简单，只要

13、先将鼠标定位于目录之中，然后右击并执行“更新域”命令，再选中如图9所示窗口中的“更新整体目录”单选项后确定即可，这时Word会仅更新目录中的内容，达到快速更新目录的目的。 写在最后 写到这里，关于“样式与格式”在长篇文档排版中的妙用就给大家介绍完了，不知您有没有豁然开朗的感觉？其实，在我们的Word之中，还有好多像“样式与格式”这样值得学习的好功能，正确地了解并掌握这些功能，可以帮助我们更快更好地完成文档的编制，希望今天这篇文章能够抛砖引玉，让更多的朋友积极去查找Word的一些“隐藏功能”，提高自己的工作效率。4、解决 Office Word“行距不等”问题大家在Word文档中某一行使用“公式

14、编辑器”输入数学公式后，往往公式所在行的行距明显变大，就好像公式把这一行和其它行给撑开了一样，非常不美观，使用改变行距的命令也不行。 解决它有两种方法：首先是修改公式大小，点击要修改的数学公式，每个公式又六个控制点，将鼠标移动到控制点上，当光标变成“双箭头”时，通过拖动我们可以把缩小减小行距。这种方法适用于只含有极少符号的数学公式，如果符号过多，缩小后的公式会因为字体过小而看不清楚。另外一种方法是点击“文件”菜单下的“页面设置”项。在“文档网格”标签页中的“网格”一栏，勾选“无网格”项（如图）。这样能很大程度上缓解行距不等的情况，然后再进行公式大小的微调，就能取得很好的显示效果。 5、疑难解答

15、：如何把我的Word文件变成JPG图片？打开word文件，按键盘上的PrintScreen 键。然后打开图象编辑软件如Fireworks，按Ctrl+N 新建一个文件，再用 Ctrl+V 把刚才截获的图片粘贴上去 另外一种方法：用Word新建一文档，然后用“插入对象”，选择“从文件创建”，找到你的文章，插入后选中文档，点右键，选择“转换”，转换成图片格式，然后把它复制到“画图”中，存为JPG 格式即可。6、Word实用操作技巧之文件管理为了发挥Word 的强大功能，建议你在使用Word时试试我们下面介绍的文件管理类操作技巧，灵活运用这些技巧，可以使你迅速成为Word高手(这里我们以Word X

16、P为例，其它版本请参考操作)。 相关文章：Word和WPS中通用的文本排版技巧 1、从文档中删除文档创建者的个人资料 当该文档下次存盘时，Word XP 就会删除其中的个人资料，或者用一些通用的资料取代个人资料。被删除的个人资料包括:属性对话框中的名字、管理器和公司以及对文档作出修改的作者的名字、每次存盘时的名字清单。 2、将Word文档转换为图片 利用Word XP，无需专门的图形编辑器就可以将Word文档转换为图片，方法是:先将编辑的文件存为doc 格式，然后关闭之;接着在Word XP中新建一个文件，打开资源管理器，把刚才存盘的那个文件拖到新建的文件中，就可以将Word文档转换为图片啦。

17、 3、复制文件不经过剪贴板 方法是:用鼠标选中复制的对象(包括文字和图片)，按住Ctrl键的同时，用鼠标左键把对象拖曳至目的地即可。 4、插入图标的技巧 单击菜单“插入/对象”，弹出一个对话框，然后将“显示为图标”打钩，在“对象类别”中选取要插入的对象，按确定即可。如不满意图标的样式，你可以单击“更改图标”进行修改。 5、使所有文档都显示在一个窗口中 方法是:选择“工具/选项，点击“视图”按钮，清除“任务栏中的窗口”选项的检查框，然后点击“确定”，就大功告成了。 6、使所有文档都显示在一个窗口中 方法是:选择“工具/选项，点击“视图”按钮，清除“任务栏中的窗口”选项的检查框，然后点击“确定”，

18、就大功告成了。7、用word来实现批量抓图一提起“抓图”，我们首先想到的是抓图软件。大家可到网上以“抓图软件”为关键字进行搜索，可以查到好多这样的第三方软件，其功能很强大。但笔者更喜欢挖掘现有软件的功能来完成同样的操作。利用Word并配合键盘上的Print Screen键可以批量地抓取和保存图片。相关技巧：Word实用操作技巧之文件管理 打开Word新建一文档，然后根据需要用PrintScreen键抓取整个屏幕或配合Alt键(Alt+Print Screen组合键)抓取活动窗口，再切换到Word窗口中粘贴（注意：抓一次粘贴一次）。上述操作完成后，选择Word中的“文件”菜单中的“另存为”命令，

19、在保存类型中选择“网页”，文件名随意定。单击保存后，在目标文件夹中会出现文件夹“*.files”（其中*为保存时起的文件名字），其中保存着刚才抓取的所有图片文件。每个文件都是独立的，且自动编号。 再经过简单的整理，分类保存到特定的文件夹、改名等即可。如果需要其他格式的话可用相应软件进行批量的格式转换。8、移植微软Office的个性化设置您想把在某一台电脑中创建的Office个性化设置，包括个性化菜单、宏命令等移植到别的机器上去吗？比如说您可以将家中的Office个性化设置移到单位的电脑中去、在重装系统后不再需要重建个性化设置等等，只用简单的导入功能即可实现。 具体实现方法: 点击“开始程序Mi

20、crosoft Office 工具”，打开“用户设置保存向导”，点击“下一步”搜索已有的Office个性化设置，点击“保存本机的设置”。然后按“下一步”直到完成，设置程序会在您指定的路径下生成一个“新建设置文件.OPS”的文件。 您可将此文件拷贝到目标计算机中，再次打开“用户设置保存向导”选择“将原先保存的设置恢复应用到本机上”一项，即可完成个性化设置的移植工作。 当然，如果把这个文件提供给朋友，而且他所用Office版本与你的相同的话，那他就能分享你的一些实用设置了。 9、Word实用操作技巧之文件管理为了发挥Word 的强大功能，建议你在使用Word时试试我们下面介绍的文件管理类操作技巧，

21、灵活运用这些技巧，可以使你迅速成为Word高手(这里我们以Word XP为例，其它版本请参考操作)。 1、从文档中删除文档创建者的个人资料 如果不想让别人知道是谁创建或修改了文档，可以在Word XP中这样做:选择“工具”/选项，然蟮慊鳌鞍踩 浴北昵 谝窖钚谙卵瘛氨媸贝哟宋募 猩境 鋈诵畔奔觳榭颉?/P 当该文档下次存盘时，Word XP 就会删除其中的个人资料，或者用一些通用的资料取代个人资料。被删除的个人资料包括:属性对话框中的名字、管理器和公司以及对文档作出修改的作者的名字、每次存盘时的名字清单。 2、将Word文档转换为图片 利用Word XP，无需专门的图形编辑器就可以将Word文档

22、转换为图片，方法是:先将编辑的文件存为doc 格式，然后关闭之;接着在Word XP中新建一个文件，打开资源管理器，把刚才存盘的那个文件拖到新建的文件中，就可以将Word文档转换为图片啦。 3、复制文件不经过剪贴板 方法是:用鼠标选中复制的对象(包括文字和图片)，按住Ctrl键的同时，用鼠标左键把对象拖曳至目的地即可。 4、插入图标的技巧 单击菜单“插入/对象”，弹出一个对话框，然后将“显示为图标”打钩，在“对象类别”中选取要插入的对象，按确定即可。如不满意图标的样式，你可以单击“更改图标”进行修改。 5、使所有文档都显示在一个窗口中 方法是:选择“工具/选项，点击“视图”按钮，清除“任务栏中

23、的窗口”选项的检查框(右图)，然后点击“确定”，就大功告成了。 10、随心所欲在Word中调用Excel数据你如果是一个办公室工作人员的话，相信你一定碰到过在Word中调用Excel中的数据打印名单的情况。你是否每次在这个时候就感到特别烦恼呢? 当然，有一些方法解决问题，譬如Word的“邮件合并”功能可以让众多数据自动按照自己的要求插入到文档中。 但假如又有另外一个要求在同一个A4页面中要打印多项数据(为了不浪费纸张_)，这个时候“邮件合并”功能就不能满足了，因为合并功能不能在一页中设置多项数据(譬如完整的一个信封包括收件人地址、收件人姓名、寄件人地址等就被视为一页，而不能在同一页中打印两份信

24、封。) 那么是否有合适的方法呢?当然，微软OFFICE被称为“只有想不到，没有做不到”的顶级办公软件，为我们准备好了足够的功能，那就是使用VBA来减轻我们的负担! 相信大家对VBA有所耳闻，只是很多朋友没有使用过。VBA是Visual Basic for Application的简称。大家知道Visual Basic是一种编程语言，而VBA就是在Visual Basic平台中将Microsoft Office中的每个应用程序都看成一个对象。每个应用程序都由各自的Application对象代表。在Word中Application对象中包含了Word的菜单栏、工具栏、Word命令等的相应对象，以及

25、文档对象等。各对象包括了Word菜单中的所有命令按钮。如文档对象名称为Documents，其中包括Selections、Tables等。 要从Excel中引用数据，首先要知道的是其中数据单元格的表示方法。主要有两种方式，即A1和R1C1引用样式。前者是软件默认的方式，即第一个字母表示表格中的列数，第二个数字表示行数，例如A1就表示A列第一个单元格。而在R1C1引用样式中，Excel使用“R”加行数字和“C”加列数字来指示单元格的位置。例如，R1C1即指该单元格位于第1行第1列。 在Word中调用Excel数据，有两种方式，一种是OLE(对象的链接和嵌入)和DDE(动态数据交换)。这里我们要讲的

26、是后面一种。DDE是一个协议，它允许两个应用程序通过一个DDE“通道”连续自动地进行数据交换。要控制两个应用程序之间的DDE会话，需要建立一个通道，选定一个主题，请求并传送数据，然后关闭通道。 现在，我们有名称为“1.xls”Excel数据表，如图1，要将其中的数据以个人为单位在Word中打印出来。通过在Word中创建一个名称为“获取数据”的宏，使用DDE方法即可调用出“1.xls”中的数据。运行后的结果如图2。 下面就来看看具体的代码。 Sub 获取数据() Dim i As Integer /代表行号 Dim j As Integer /代表列号 Dim r As String Dim c

27、 As String For i = 2 To 4 For j = 1 To 3 chan = DDEInitiate(app:=Excel, topic:=system) /打开一个DDE通道 DDEExecute channel:=chan, Command:=open( & Chr(34) & d:1.xls & Chr(34) & ) /在一个应用程序中执行打开.xls文件命令，需要指出的是，系统要求所需文件必须放在D盘。 DDETerminate channel:=chan 关闭DDE通道 chan = DDEInitiate(app:=Excel, topic:=1.xls) /打

28、开一个DDE通道 dse = r + CStr(i) + c + CStr(j) /确定单元格位置 b = 教育硕士姓名: e = 准考证号: f = 地址: If j = 1 Then a = b + Space(3) + DDERequest(channel:=chan, Item:=dse) /需要显示的文字加上三个空格以及按指定单元格获取到的数据，下同 End If If j = 2 Then a = e + Space(3) + DDERequest(channel:=chan, Item:=dse) End If If j = 3 Then a = f + Space(3) + D

29、DERequest(channel:=chan, Item:=dse) End If / 通过判断列号选择显示的文字 Selection.InsertAfter (a) /在鼠标停留位置插入获得数据 With Selection.Font /对前面显示的数据进行字体设置 .NameFarEast = 宋体 .Name = 宋体 .Size = 14 .Bold = True End With Next j Next i DDETerminateAll /关闭所有以及打开的DDE通道 End Sub 这是一个使用DDE的简单例子，在WIN2K+Word2003环境下调试通过。相信很多朋友顺着这样

30、的思路，肯定可以摸索出更多实用的应用方法! 11、Word文档字数实时动态统计在Word中，我们统计文章字数是利用“工具”中的“字数统计”命令。但是文章作了修改后，多次重复使用该命令不免麻烦。 采用下面的方法，可以实现文章字数的动态统计。 打开菜单“插入域”，选择“类别”中的“文档信息”和“域名”中的“NumChars”，“确定”退出，则出现阿拉伯数字形式的统计字符数。 如果你变动了文章的内容，需要再次统计字数时，只要选中刚才得到的阿拉伯数字，点击鼠标右键，单击“更新域”命令，系统自动将新的统计结果呈现给你。 12、活学善用 十则经典的Word小技巧1、 Word表格玩自动填充 在Word表格

31、里选中要填入相同内容的单元格，单击“格式项目符号和编号”，进入“编号”选项卡，选择任意一种样式，单击“自定义”按钮，在“自定义编号列表”窗口中“编号格式”栏内输入要填充的内容，在“编号样式”栏内选择“无”，依次单击“确定”退出后即可。 2、 Word中巧输星期 单击“格式项目符号和编号”，进入“编号”选项卡，单击“自定义”按钮，在“编号样式”栏内选择“一、二、三”等样式，在“编号格式”栏内的“一”前输入“星期”即可。 3、 粘贴网页内容 在Word中粘贴网页，只须在网页中复制内容，切换到Word中，单击“粘贴”按钮，网页中所有内容就会原样复制到Word中，这时在复制内容的右下角会出现一个“粘贴选项”按钮，单击按钮右侧的黑三角符号，弹出一个菜单，选择“仅保留文本”即可。 4、 快速转换大写金额 在Word中输入12345，