PPT大师揭秘做好PPT的基本方法技巧做PPT前必看1.docx

1、PPT大师揭秘做好PPT的基本方法技巧做PPT前必看1 PPT大师揭秘做好PPT的基本方法技巧(做PPT前必看) 【绝招一： 文字是用来瞟的， 不是读的】 我们时不时听到这样的言论： PPT 很简单， 就是把 Word 里的文字复制、 粘贴呗。 这其实是对 PPT 的一种无知与亵渎。 如果直接把文字复制粘贴就能达到演示的效果， PPT根本就没有存在的必要了。 PPT 的本质在于可视化， 就是要把原来看不见、 摸不着、 晦涩难懂的抽象文字转化为由图表、 图片 、 动画及声音所构成的生动场景， 以求通俗易懂、 栩栩如生。 形象， 至少能给你带来三方面的感受： 一是便于理解。 文字总是高度抽象的，

2、人们需要默读、 需要转换成自 己的语言、 需要上下联想、 需要寻找其中的逻辑关系； 但人们看电影就轻松许多， 只需要跟着故事的发展顺理成章地享受其情节、 体味其寓意就行了。 PPT 就是要把这些文字变得像电影一样生动。 二是放松身心。 如果把一本小说贴在墙上， 相信你看半个小时就会腰酸背痛； 如果把小说拍成电视剧，也许你看上一天也不觉得疲惫。 就是这个道理。 三是容易记忆。 传统的 PPT， 你需要观众记住的是文字， 这个难度太大了， 即使记住了也很容易忘记； 而形象化 PPT， 可以让观众轻松记住其中的图形、 逻辑或结论， 也许三五年后， 人们仍然能够记忆犹新。 改变那种复制、 粘贴 的做法

3、吧！ 把那些无关紧要的内容大胆删除， 把长篇大论的文字尽量提炼， 也许刚开始你不习惯， 也许你做得还很粗糙， 别放弃， 总有一天你会让观众赞不绝口的。 有的领导会问： 如果 PPT 没有文字， 你让我讲什么？ 的确， 演示习惯的改变不是一朝一夕的事情， 这依赖于演示者对内容的熟悉程度和演示技巧的掌握程度， 但有一点， 带着观众读文字是演示的大忌， 杜绝这一条， 演示效果会逐步得到提升。 所以， 锐普 PPT 提出了两个观点： 1、 文字是用来瞟的， 凡是瞟一眼看不清的地方，就要放大， 放大还看不清的， 删！ 2、 文字是 PPT 的天敌。 能减则减， 能少则少， 能转图片转图片， 能转图表转图

4、表。 【绝招二： 20 分钟是快乐的极限】 传统上， 我们总是认为， 讲得越多， 时间越长， 越体现出演示者的重视。 这是计划经济时代的标准。 现在， 无论我们的领导、 客户还是普通的受众， 时间都极为宝贵， 没有人愿意阅读动辄数百页的研究报告， 也没有人去听你的长篇大论。 浓缩的才是精品！ 演示的核心内容是什么？ 观点！ 在此基础上把观众容易困惑的地方、 你认为重要的地方作一些说明。 永远不要担心你的演示过短， 如果花费 20 分钟就能够把一天才能了解的内容讲清楚，你实际上为观众节省了 7 小时 40 分， 在时间就是金钱的年代， 观众当然求之不得。 简短的另 一个好处是意犹未尽。 如果你的

5、演示足够精彩， 会给观众留下更多的期待和回味， 甚至会有人要求把你的 PPT 拷回去好好研究几遍呢。 简短， 也对 PPT 提高了要求。 你需要了解哪些内容是观众最关心的， 哪些内容是非讲不可的， 哪些内容是能带来震撼的， 据此， 该合并的合并， 该删减的删减。 也许， 这是一个反复的过程， 但标准只有一个： 不要让观众有打哈欠的时间。 【绝招三： 清晰比什么都重要】 PPT 有一个致命的弱点观众容易迷失思路。 为什么？ 一、 PPT 毕竟不是电影， 其逻辑结构是抽象的， 难以把握； 二、 PPT 是一页页翻下去的， 一次只能看一页内容， 前面看过的只能依靠记忆。 解决的办法有两个： 一是事先

6、给每位观众发一份演说纲要； 二是给你的 PPT 建立清晰的导航系统。 导航系统主要包括： 一、 从片 头动画、 封面、 前言、 目 录， 到切换页、 正文页、 结尾页等一套完整的 PPT 架构（本书第 3 章将详细介绍） ； 二、 每页都有标题栏（除了标明整个 PPT 的标题， 更重要的是标明本章节的标题、 本页的主题） ； 三、 页码， 如果方便的话也尽可能加上。 【绝招四： 没有设计就等于垃圾】 传统上， 我们把 PPT 归结为办公处理之类的工具， 认为只要简单排版就可以满足需求。 随着整个社会审美标准的提升， 这一观点正被越来越多的人抛弃。 PPT， 特别是对外 PPT， 正成为公司形象

7、识别系统的重要组成部分， 代表着一个公司的脸面； 设计， 正成为 PPT 的核心技能之一， 也是 PPT 水准高低的基本标准。 无论是汇报、 宣传还是比赛、 竞标， 一个设计精美的 PPT 最少可以起到以下作用： （1）让观众赏心悦目 ： 美女养眼， 精美的 PPT 养神。 （2） 让观众产生好感： 爱美之心人皆有之，漂亮的 PPT 自 然能让观众多看几眼。 （3） 赢得观众的信任： 人总是有偏见的， 精美的设计给人专业、 认真、 可靠的感觉， 内容的含金量也自 然得到提升。 （4） 赢得成功的机会： 在职场上， 美女与帅哥有更多成功的机， PPT 演示也是如此。 内容的好坏难以评价， 但形式

8、的优劣却显而易见， 喜欢而又信任的方案自 然是领导和客户的首选。 设计非一日 之功， 但我们可以找到捷径： （1） 善用专业素材： 专业的 PPT 模板让你的 PPT 拥有外在美； 专业的 PPT 图表让你的 PPT 具备内在美； 专业的 PPT 图片（包括 JPG、PNG、 AI 等格式） 让你的 PPT 充满生机。 （2） 掌握排版的基本原则： 每个人的审美标准是不同的， 但总有一些规律是相通的， 掌握并遵守这些规则， 将使你的 PPT 设计得到大多数人的认可。 这些规则包括： 一个中心、 合理对齐、 画面统一、 强烈对比、 层次分明等。 （3）多看精美案例： PPT 诞生以来的十多年里，

9、 整个社会的设计水准都在迅速提高， 三人行， 必有我师， 在平面设计、 动画领域， 处处都有值得我们学习的案例。 【绝招五： 炫不是动画的根本】 自 PPT 诞生以来， 动画就一直是最大的争议。 一种观点认为， PPT 就是幻灯片 ， 就是一页一页翻过的图片加文字， 在商务 PPT 应用领域， 根本不需要动画或者最多只需简单的页面切换动画； 相反， 有无数的仁人志士对 PPT 动画矢志不渝， 用自 己的创意和努力一次次创作动画的传奇， 也得到众多 PPT 爱好者的欢呼雀跃。 近年来， 锐普 PPT 把 PPT 动画成功应用到商务领域， 并得到客户的广泛认同。 动画， 不仅仅让 PPT 变得生动

10、， 更能让 PPT 表现效果数倍提升。 1） 片 头动画让你的 PPT 一把抓住观众眼球。 电影有片 头、 游戏有片 头、 网站有片 头，PPT 演示也需要片 头。 演示开始时， 观众往往会需要一个适应期， 也许还在想着刚才没有处理完的工作， 也许还在跟邻座侃侃而谈， 也许还在抱怨着观看演示的辛苦， 这时候， 你需要立即把观众的视线聚焦到你的演示中来， 精美和创意的片 头能立即给观众带来震撼， 让观众目 不转睛。 2） 逻辑动画一幅静止的画面， 观众会自 上而下全面浏览， 缺乏逻辑的引导， 观众难以把握重点， 看完之后还要思考其中的逻辑关系， 实际上浪费了精力和注意力； 如果给这幅画面加上清晰

11、的逻辑动画， 就把观众自 己找线索变成了帮观众理线索。 演示者可以控制对象出现的先后顺序、 主次顺序、 位置改变、 出现和退出等， 引导观众按照自 己的思路理解 PPT内容。 片 头动画让对外宣传的 PPT 尽显企业的专业与实力。 一束光闪过， 该公司的 logo 由轮廓逐渐变得靓丽十足， 让人记忆深刻； 紧跟的 4 张动画页面从不同角度展现了上海及该公司的风貌， 同时配以连续抽象的文字和动画效果， 消除了页面之间的分割感。 3） 强调动画以往我们只是用颜色的深浅、 形状的大小以及字体的不同来突出某些重要内容， 这有一个很大的弊端， 就是要强调的内容会一直处于强调地位， 当我们讲述别的内容时，

12、 它会分散观众的视线； 强调动画， 通过对象的放大、 缩小、 闪烁、 变色等动作实现强调效果， 并能够让演示者自 如控制， 强调过后自 动回复到初始状态。 4） 片 尾动画与那些戛然而止的 PPT 相比， 加一个简单的片尾动画将收到意想不到的效果： 一是作为礼貌， 提醒大家演示结束， 并给人一定的缓冲时间， 准备接下来的活动； 二是与片头动画相呼应， 做到有始有终， 避免给人虎头蛇尾的印象； 三是通过贯穿始终的形式，提醒观众回忆内容， 强化记忆。 5） 情景动画也许你讲述的就是一个故事， 故事总是有情节、 有过程的， 而要用一张静止的画面去表达一个完整的过程， 几乎不可能。 相反， 一套连续的

13、动画， 则能把这些过程表现得栩栩如生。 以往， 我们用 Flash、 视频来表现这些效果， PPT 其实也能够实现。 【绝招六： 图表是 PPT 的筋脉】 商业演示的基本内容就是数据， 于是图表变得必不可少。 最早出现的是柱图、 饼图、线图、 雷达图等； 咨询公司把数据图表转移到对逻辑关系的表达上， 于是出现了并列、 包含、扩散、 综合、 层进等各类关系图表， 从此， 文字也可以不再抽象、 乏味了； 以 ThemeGallery为代表的韩国公司、 以 PresentationLoad 为代表的欧美公司以及以锐普 PPT 为代表的中国公司等设计公司， 则进一步把这一趋势发挥到极致加入了设计的概念

14、， 从此， 文字可以变得像图画一样精美、 形象、 栩栩如生。 同样， PowerPoint 软件就像天生为图表而生的， 强大的像 Illustrator 一样的绘图功能， 加上清晰的操作界面、 简单的操作模式， 让人人都能轻而易举地掌握。 很快， PPT 图表就风靡全球， 与图片配合使用， 让演示如虎添翼。 如果你的PPT 还在受大段文字的困扰， 还在为逻辑混乱而发愁， 那就赶快学习 PPT 图表吧。 【绝招七： 没有策划就没有精品】 好的 PPT 是策划出来的， 就像宏伟的建筑是规划出来的。 所有的 PPT 设计师者首先是策划师， 有的是无意识为之， 有的是用心去做的， 但没有策划的 PPT

15、 必定是失败的作品。 不同的演示目 的、 不同的演示风格、 不同的受众对象、 不同的使用环境， 决定了不同的 PPT结构、 色彩、 节奏、 动画效果等， PPT 的人介于观众、 领导、 演示者等多重标准的审视。 一个好的 PPT 作品基于对以上要求的准确把握。 我们曾经有一些卓越的设计师， 出来的作品很美、 很耐看， 但却一直得不到客户的认可， 为什么？ 就是缺乏准确的策划。 美， 不是 PPT的唯一标准； 经验、 用心、 设身处地为观众着想， 即使画面有瑕疵， 也往往能赢得演示者的认同和观众的喝彩。 【绝招八： PPT 可以当主角】 西方有一种观点开始在中国流行： 演讲者永远是主角， PPT

16、 不过是陪衬。 其实这完全是站在西方立场上的一种观点， 未必适应中国国情。 西方人大多喜欢张扬， 擅长演说， 甚至在很多人看来演说已经是一种享受， 当然不愿意被 PPT 抢了风头； 但中国文化更强调内秀， 不愿意抛头露面， 擅长演说者更是寥寥， 甚至连一些领导在众人面前也不愿张扬， 何况一般人？ 所以， 我们常常把自 己作为的一员 ， 是我们代表演说， 我们不过是一种符号， 低调再低调， 宁可把 PPT 作为众人瞩目 的焦点。 从另 一个角度讲： 我们是为了演示而演示吗？ 是为了表现自 我吗？ 当然不是！ 每次我们都是抱着一定的目 的进行演示的， 或者为了让观众了解我们的工作， 或者为了让观众

17、选择我们的产品， 或者为了沟通一些信息， 或者纯粹为了博得大伙一乐能找到必须让我们成为主角的理由吗？ 没有！ 效果为王， 只要能达到目 的， 不要在乎谁是主角、 谁是配角。 如果你是一位表现欲极强的演说大师， 如果这是一个需要你展示自 我的舞台， 那你就勇 敢地站出来， 做主角吧！ 如果你是一位稍微内敛的工作者， 为了工作才进行这次演示， 或者这是一个需要低调的场合， 那就不必拘泥于大师们的说教， 即使你是配角， 也能得到最热烈的喝彩。 【绝招九： PPT 不是哑巴】 在很多人眼中， PPT 是多媒体的代名词。 但这个多媒体， 却一直因为无声而名不副实。 细分析， 无声原因有三： 一是 PPT

18、 的商务特点限制了声音的应用， 毕竟在商务会议场所， 人们需要集中精力思考， 无论是背景音乐还是动画声音都会给人们带来干扰； 二是 PPT软件设计的功能限制了声音的应用， PPT 软件生下来就没有为声音的应用做好充分准备， 仅仅了这一功能， 对声音的编辑、 优化等功能， PowerPoint 还无心顾及； 三是 PPT 人群实在太广， 经理、 文员 、 老师、 销售代表、 老总、 领导、 甚至一些小学生都成了 PPT 技术员 ，大家相关的知识储备远不够， 缺乏声音素材、 缺乏声音感觉、 缺乏声音编辑的技术， 但不知不觉中， 有人还是尝试起来， 结果声音应用不专业， 特别有些动作声音常常引来观众

19、一阵哗然。 于是， 有人总结了， PPT 勿用声音。 果真这么绝对吗？ 形势正在悄悄变化， PPT 有声时代正在来临。 （1） PPT 早已不再限于汇报演示， 企业宣传、 婚庆礼仪、 休闲娱乐等正成为 PPT 应用的热点领域， 声音是不可或缺的元素。 （2） 平面设计、 flash、 视频等时刻冲击着人们的视觉， 人们正经受着最严重的审美疲劳， 单纯靠画面给人的刺激已经大大降低， 声音是增强画面冲击力的绝佳武器。 （3） PPT 设计公司的崛起， 让 PPT 声音的处理专业化，声音素材库搭建起来， 各类声音编辑软件应用自 如， 配音设备逐步完善， PPT 中声音运用的规律也已经把握到位。 【绝

20、招十： 退三 进七 】 要让 PPT 高人一等有很多方法， 率先使用 PowerPoint 2007/2010， 无疑是最有效的捷径。 从 PPT 专业应用角度看， PowerPoint 的以下特点都是我们极为推崇的。 （1） 操作界面更美观、 更人性化 全新的 vista 般操作界面， 让人赏心悦目 ； 对文件整体管理的功能集中到左上角的 offi ce 按钮里， 为操作区留出更大空间； 操作区域更开阔、 归类更合理， 操作熟练后一目 了然； 自 定义按钮非常个性化， 把常用的功能放在这里调用更快捷； 选择窗格与 Photoshop 窗格类似， 层出不穷 成为现实， 使 PPT 各项功能全面

21、提升； 放大/缩小按钮与视图模式按钮同时放置于右下角， 更适应一般人的操作习惯。 （2）绘图和设计功能更强大（3） 丰富而实用的功能集群这些功能包括： SmartArt 图表， 可以把文字轻松转化为图表。 （只是目 前所的图表种类较少， 质感过于单调， 从设计的角度并不主张过多应用。 ） 为 PPT 文件减肥，2007 版的 PPTX 格式的文件比 2003 版的 PPT 格式文件小了很多。 PPT 可以直接转为 pdf、 xps、 jpg等格式， 并可把其中的部分 PPT 页面发布出来，供各类场合使用。 有效防止文档崩溃， 在 2003 版里一旦文档出错， 没有保存的数据都会丢失； 2007

22、版则能够尽力恢复程序关闭前的状态。 但 2007 版也存在一些明显的遗憾： 其一是对电脑硬件要求较高。 不少学员 反映，500MHz 以下的处理器、 256MB 以下的内存的电脑用起来都较吃力。 其二是与 2003 版的兼容性不够。 PPTX 文档一般要转化成 PPT 文档或者安装插件才能在 2003 版的 PowerPoint 中读取。 用 2007 版所作的立体艺术文字、 艺术图形在 2003 版中是无法编辑的， 部分颜色渐变效果、 阴影效果、 文字效果， 甚至一些动画在 2003 版里会发生变形， 需要在 2007 版里对照编辑。 但这些缺陷改变不了 2007/2010 版快速普及的趋势

23、， 要想实现超人一等的 PPT 表现效果， PowerPoint 2007/2010 无疑是最佳的选择。 PPT 中插入图片 的方法 一、 使用Shockwave Flash Object 控件法 1. 运行 PowerPoint 2019， 切换到要插入 Flash 动画的幻灯片。 2. 单击视图 菜单， 在弹出的下拉菜单中单击工具栏 ， 再在弹出的子菜单中单击控件工具箱 ，便出现控件工具箱 （如图 1） 。 3. 单击控件工具箱 中的其他控件 （工具箱中的最后一个按钮， 即上图中用圈圈住的） ， 弹出 ActiveX 控件窗口， 窗口中列出了系统已经安装的所有 ActiveX 控件。 利用

24、键盘上的光标控制键， 在控件列表中找到Shockwave Flash Object 并单击， 此时系统会自动关闭控件窗口。 4. 将光标移动到 PowerPoint 的编辑区域中， 光标变成十 字形， 按下鼠标并拖动， 画出适当大小的矩形框， 这个矩形区域就是播放动画的区域。 5. 右单击矩形框， 在出现的快捷菜单中单击属性 ， 出现属性 窗口（如图 2） 。 6. 单击属性 窗口中的自定义 一栏， 此栏右端便出现一按钮（上图中用圈圈定部分） 。 单击该按钮，出现属性页 窗口， 在影片 URLM 右侧文本框中输入我的文件 Flash 动画的完整路径（如果 Flash 动画与 PowerPoin

25、t 文件处于同一目录中， 也可以只输入 Flash 动画文件名） ， 且必须带后缀名. swf。 别的项目采用系统默认的即可（如图 3） ， 最后按确定 返回 PowerPoint。 7. 放映该幻灯片， 你所期待的画面就出现了。 提示： 1. 使用该方法的前提是系统中须有Shockwave Flash Object 控件。 这个问题不用担心， 此控件绝大多数机器中都已安装。 2. 在步骤 5 中双击矩形框也可以打开属性 窗口。 3. 也可以在属性 窗口Movie 一栏右侧的文本框中直接输入 Flash 动画的路径（如图 4） 而不用步骤 6 自定义的方式。 4. 设定的矩形框的大小就是放映时

26、动画窗口的大小， 当然它的大小是可以通过拖动矩形框的句柄随意改变的。 Flash 动画播放时， 鼠标处在 Flash 播放窗口， 响应 Flash 的鼠标事件； 处在 Flash 播放窗口外， 响应 PowerPoint 的鼠标事件。 二、 插入对象法 1. 运行 PowerPoint 2019， 切换到要插入 Flash 动画的幻灯片。 2. 单击插入 菜单， 在弹出的下拉菜单中单击对象 ， 此时会弹出插入对象 对话框， 选择由文件创建 ， 单击浏览 ， 在出现的浏览 对话框中找到我的文档 中的我的文件 并双击， Flash 动画的路径便会出现在插入对象 对话框中的文本框中（如图 5） ，

27、最后单击确定 返回 PowerPoint。 3. 这时， 幻灯片上便出现了一个 Flash 动画的图标， 图标的大小和位置， 可以根据需要随意改变。 右单击该图标， 在弹出的快捷菜单中单击动作设置 ， 出现动作设置 对话框。 4. 激活对象的方式可以为单击鼠标 也可以是鼠标移动 ， 本例采用系统默认的单击鼠标 。 再选中单击鼠标 标签中的对象动作 ， 最后单击确定 ， 完成激活动画的设置， 返回 PowerPoint。 5. 放映该幻灯片， 当鼠标单击 Flash 动画图标时， 出现一询问框， 单击是 ， 系统便会调用 Flash 程序来播放动画。 三、 插入超级链接法 1. 运行 Power

28、Point 2019， 切换到要插入 Flash 动画的幻灯片。 2. 在其中建立任意一个对象（如一段文字、 一张图片等） 。 选中这个对象， 单击插入 菜单， 在弹出的下拉菜单中单击 超级链接 （以上操作也可以换为 右单击对象， 从弹出的快捷菜单中单击 超级链接 ），此时会弹出插入超级链接 对话框， 系统默认链接到的对象是对话框左侧上部的原有文件或 Web 页 。 单击右侧的文件 按钮， 在出现的链接到文件 对话框中从我的文档 中找到我的文件 并双击，Flash 动画的路径便自动出现在插入超级链接 对话框中（如图 6） ， 最后单击确定 返回 PowerPoint。 3. 放映该幻灯片， 当

29、鼠标单击设置了超级链接的对象时， 会出现一询问框， 单击确定 ， 系统便会调用Flash 程序来播放动画。 四、 动作设置法 1. 运行 PowerPoint 2019， 切换到要插入 Flash 动画的幻灯片。 2. 在其中建立任意一个对象（如一段文字、 一张图片等） 。 右单击该对象， 在弹出的快捷菜单中单击动作设置 ， 出现动作设置 对话框。 3. 激活对象的方式可以为单击鼠标 也可以是鼠标移动 ， 本例采用系统默认的单击鼠标 。 再选中超级链接到 ， 单击右侧朝下的小黑箭头， 弹出一个下拉列表， 单击最下端的其他文件 ， 在出现的超级链接到其他文件 对话框中从我的文档 中找到我的文件 并双击， Flash 动画的路径便自动出现在动作设置 对话框中（如图 7） ， 单击确定 返回 PowerPoint。 4. 放映该幻灯片， 当鼠标单击设置了动作设置的对象时， 会出现一询问框， 单击确定 ， 系统便会调用Flash 程序来播放动画。 上述四法， 各有长短。 方法 1 虽然设置较繁琐， 但是动画直接在 PowerPoint 窗口中播放， 便于控制， 流程显得紧凑； 后面 3 种方法， 虽然设置简单， 但是播放 Flash 文件时， 需启动 Flash 程序， 播放完还要关闭Flash 程序， 流程显得松散。 （图略）