售后维修配件账务处理流程.docx

1、售后维修配件账务处理流程配件三级帐会计主要工作职责：1根据采购部每天采购配件情况，即时检查核对发票清单或是到货 清单与保管入库明细单核对；即保管录入的外购入库单与发票清 单或是到货清单核对。2根据采购部每天销售结算单或按不同出库业务类型及时与保管出库单进行核对；即保管所录入的销售出库单与相对应的配件结算 单或发票按结算某个人或某单位下推销售发票（含普通、专用发 票）并审核钩稽。3每期要正确核算成本。4每月末要按时配合业务部门进行盘点工作主要负责核实仓库盘 点作业数据，以反馈其正确性及真 实性。5向主管会计报送相关报表及原始出入库单据。6月末与主管会计核对账。配件三级帐会计主要工作具体内容及要求

2、：1配件采购业务处理：三级帐会计主要是对配件部采购配件进行入库核对，检查供货单位所开的发票清单与保管验收入库外购入库单进行核对，如存 在差异向保管问明情况后才能做相应的账务处理；同寸对没有到采购 发票的配件做暂估处理。要求:对当期所到的采购发票在软件中正确录入并核算后检查 成本是否正确入库。在给供货方打款时必须有配件部填写的资 金申请单并有申请人、主管部门负责人、经 理有效的签字手续才能支付 款项，否则不许支付。 同时会计人员要向主管请示并要求主管会计、 财务经办签字确认。采购业务见 下图：采购流程要求：业务部门：1配件部在申请资金或打预付款时，必须有申请人、部门主管、 经理、主管会计审批同意

3、后能才打款，此单据要与银行单据符 在一起记账。2保管确认入库后要打印入库单并签 字，此冲据要与结算发票 清单相核对。会计： 会计将保管确认的入库单与发 票清单进行比对时，可能会出现入库单大于发票清单表示还有一部分发票没有开或是没 有收到，没有到发票的部分视同暂估；入库单小于发票清单表示 供货单位多开 发票或是实物还没有收到，多到发票部分视同发票 到货物没有到并 记“在途物资”；存在差异时财务 人员必须结合业 务人员写明采 购情况分析，将上述是哪种 类型，同时将此情况 说 明交于主管会 计。 关于对购货单 位的预付在存多付款余 额时，如果一个季度内没 有任何业务发 生的单位必须清户收回余额。3会

4、计在财务软 件里检查保管所录入的红字外购入库单据与之相 对应的蓝单据的单位成本是合 计是否为 0，并还要求查看蓝字单据 是否下推 发票；如果有退回业务中有发票业务的要求 业务人员书面 说明情况由三 级帐会计将其他所需 资料上报主管会 计。2、配件出库业务处理：配件三级帐会计在处理销售出时要求如下：1每天将保管打印的出 库单类 型要分类保存主要 为：对外直接 销售出库、客户维修出库、外修抢险出库、索赔出库、赠品 出库、内部领用出库； 对配件销售收入凭 证即客户结 算单、维修发票或收款 收据检查 收款员是否签字并加盖 财务收款专用章； 将结算单据与之相 对应出库单符在一起，并在财务软 件中 已销售

5、出库并结算的客 户下推发票。4如果结算客 户没有开 销售发票只有收款人、客户签 字并盖财务章的结 算单或是收款收据的，也要求在财务 中下推 销 售发票并且是 普通发票。对外直接销售出库即客户本人或是采购单位到本公司购所需配件，客户不提供维修车辆，最后结算只有配件款。收款员要求：收款员在收款时要按照业务所开具的配件销 售结算单收款，同时询 问是否开具发票，如果开具发票将配件销售结算单客户联注明 发 票已开”字样，收款后要在配件销 售结算单、保管联签字并加盖财 务收款专用章，在发票上加盖发票专用章；核对正确后将发票、配件 销售结算单保管联交给客户；否则配件销售结算单客户联、保管联 签字加盖收款专用

6、章交给客户，并提示客户两月内可持配件销 售结 算单开具发票，过期将不允开具发票（客户要以配件销售结算单金 额开具发票同时在此单据上注明 发票已开”字样）。如果客户将配件 销售结算单丢失必须要求客户写出证明同时还将配件销售结算单 财务联进行核实正确后，才允许开具发票。 配件三级帐会计每天要认真核对保管打印的发货单 清单，同 时要与收款员所收到的配件销 售结算单明细进行核对，核对正确签字， 如有差异向配件部或是收款 员了解原因并要求配件部或是收款 员写明 情况必要时也由经理签字确认。2配件三级帐会计要对发货清单与财务中的销 售出库单进行 核实，对没有任何错误的单据依据配件销售结算单沢 发票下推发票

7、 并钩稽。如果开具的是配件销 售结算单、普通发票要求在软件中下 推普通发票，如是增值发票的要录入是专用发票。客户维修出库即客户将要维修的车放在本公司维修部门将其车辆维修好，最后向客户结算的有配件款与工时费。收款员要求：收款员在收款时要按照业务所开具的维 修结算单收款，同时询 问是否开具发票，如果开具发票将维修结算单客户联注明发票已 开”字样，收款后要在维 修结算单沢 保管联签字并加盖财务收款专 用章，在发票上加盖发票专用章；核寸正确后将发票、维修结算单保 管联交给客户；否则维修结算单客户联、保管联签 字加盖收款专用 章交给客户，并提示客户两月内可持维修结算单开具发票，过期将 不允开具发票（客要

8、以维修结算单金额开具发票同时在此单据上 注明发票已开”字样）。如果客户将维 修结算单丢失必须要求客户 写出证明同时还将维修结算单财务联进行核实正确后，才允许开具 发票，后最后给客户开具出门证。会计要求：配件三级帐会计每天要认真核对维修结算单、发票签字是否正 确有效，并即时与财务中相对应销售出库单进行核对，如有差异 向配件部或是收款员了解原因并要求配件部或是收款 员写明情况必 要时也由经理签字确认。核对正确后在软件中下普通发票，在下推发票时，只是配件款不含工时费客户维修销售客户交配件订金并开具收款收款员会计外修抢险出库即客户通过电话与公司维修部联系请求援助，维修人员在 现场维修完后客户当场结算，

9、不再到公司去结算。按照业务所开具的维 修结算单同时要符配件清单核实后收款会计要求： 配件三级帐会计要认真核对此种业务的维修结算单与配 件清单进行核对，并认真检查是否有完整的签字人，特别是客户签字； 如有差异向配件部或是收款 员了解原因并要求配件部或是收款 员写 明情况，如果有少收款时必须由经理签字确认。配件三级帐会计要依据维修结算单在财务软件中对销售出库单下推发票并钩稽。索赔出库即客户车辆上某此已坏配件厂家是允许赔付的，先经销公司代 厂家支付，最后向厂家索取已垫付配件款及工时费。保管要求：1厂家专用配件索赔客户不同，专用索赔是厂家不向经销商索 取配件款同为代管。 当期索赔业务不能索赔回来的业务

10、要做调拨单调入到索赔仓， 等到此业务索赔回来后依据结 算清单在软件中录入销售 出库。3在索赔业务中销售出库单要与财务账面应索赔数相等， 不许按实际索赔数出库。收款要求：收款员收到厂家结算清单时要在些单据上签字确认，将保 管联返回并对厂家开具发票并加盖发票专用章，最后将签好字的结 算清单财务联与发票符在一起同时交给会计。会计要求：配件三级帐会计要对此索赔业务认真核对检查签字是否正确，并 对索赔差异报表进行了解分析；同时对厂家索赔结算清单与财务 中保管所录入销售出库单进行核对正确后并下推发票。索赔岀库配件部依据厂家结算单清 单做销售出库单收款员依据厂家结算清单 开发票/在结算单签字 确认赠品出库即

11、在销售车辆时，免费赠送客户的精品或是对客户赠送的配件 维修。配件三级帐主要对赠品业务进行核实，检查是否经过公司主管负责审批及保管、支领 人签字，同时要在与财务中与其他出库单进 行 核对，核实正确后将赠品申请支领单与保管确认出库的其他出库单 符在一起为记账依据。（是否视同销售并交税？）内部领用出库 即公司内使用的配件支领。会计要求：配件三级帐主要对公司内部领用业务进行核实，检查是否经过 公司主管负责审批及保管、支领 人签字，同时要在与财务中与其他出库 单进行核对，核实正确后将支领申请单与保管确认出库的其他出库 单为记账依据。特殊业务流程：i在月末未修理完工的车辆（以下简称：在修车辆）保管要求：此

12、业务类型由业务来管理，在结账时没有维修完的车辆并且配 件已支领出库，保管可以将此已支领的配件做调拨单调 入在修仓中来 处理，在月末盘点时，此仓库的配件不虚库存配件可不在盘点范围之内， 但在盘点时如此仓有库存保管必须将没有财务人员签字的支领单拿出 给会计核实是否相等。等到结 算时依照客户维修销售流程处理。会计要求：配件会计在月末未盘点前要对此仓库进行检查是否有余额，如果 有必须向保管索取配件支领单进 行核实是否相等，如果不相等要求保 管说明原因并找主管经理签字。ii借件入库及还件处理业务类型说明：在汽车维修时所需的件已用完，但来不急采 购只 好从其他公司去借件，等到公司采 购配件入库后再归还此公

13、司。会计要求： 配件会计要认真核实借件单签 字手续是否完整，核实正确后 签字将保管联返回保管，同时将财务联与保管打印的其他入库单进 行 核对，核实正确无误后符在一起交给主管会计记入 采购科目”视同暂估入账2在还件时，配件会计认真核实还 件单签 字手续是否完整，同时还 要核对所对映的原借件单是否与还 件单相同，完全相相符并在还 借单签 字，将财务联与保管打印的其他入库单红 字符在一起交 给一诗 主管会 计冲减暂估。3配件会计要在财务中去核 实其他入库单红 字与蓝字商品名称 是否相同合 计金额是否为 0，对此种业务类型的原始 单据配件会 计要每 月汇总一起交给主管会计。4配件会计在核实单据时如果存

14、在 还件与借件不是同一个商品配 件，必须符有业务部门的文字说明经主管经理签字确认后，配件会计签 字接收原 单据。3、配件核算业务处理： 配件三级帐在核算时先按照以下顺序核算：外购入库核算- 暂估入库核算- 其他入库核算- 出库 核算在外购入库核算时要求：检查是否存在有未 钩稽的发票或是未 审核 单据并查明其原因；并将未审核的单据进行审核，对应该钩 稽但未钩稽 的发票进行钩稽，如果是发票先到了，可以不进行钩稽。暂估入库要求：对商品配件 进行暂估金额时，要与商品价值基础相 等，不允许出现高暂估或是低 暂估金额。其他入库核算要求：其他入库业务主要是以借件 业务才录入此单据， 在借件入 库时要以采 购

15、价格为入库金额。出库核算时要求：必须检查 所有入库单是否存在无 单价的入 库单、 无审核的入库单等，如果存必须处理成有金 额的单据。全部核算完 毕之后要核 对采购发票不含税金 额与发票相对应的外 购入库单 金额是否相等，如果不相等要找原因，直至相等 为止，同时还 要对同种单据的红字单据进行检查，查看其红单据原蓝单据的金额与红 单据金额合计是否为 0，如果不为 0 要找原因并做相 应的处理直至合 计 为 0 为止；截止月末所有外购入库单未钩稽单据合计金额相等于存货 暂估汇总表（如有按供应 商核算的可以按照供 应商核 对）。4、月末盘点处理：在月末 盘点前要求会 计必须将配件 帐务要全部处理完毕

16、才可 进行盘点工作。对 配件部所提供的 盘点表必 须有填写金 额一 项；在盘点完 毕之后会 计、保管、主管负责经 理在 盘点表上 签 字， 会计要对有差异的配件做出 盘点差异表 ，向保管核 对差异是否 相同；此盘点差异表 要求有保管 、主管负责 人、会计签字后同保 管对此差异的 说明分析上 报主管 总经 理审 批，待审批后由会 计 保 存备档保存一份，另一份交 财务主管。5、报送相关报表及原始单据：配件三级主要对配件入库业务与配件出库业务单据及外来原始单据分类上报 财务主管会计：入库业务上报相关报表及原始单据要求：外购入库单汇总 打印签字并上报表要附保管 签字打印的入 库单；要 求打印外购 入

17、库汇总表（含成本并且是已发 票部分 单据）、外购入库汇 总表（含成本并且是未到发 票部分 单据）、外购入库汇总表（含成本并 且是未到 发票部分单据）；对以上单据必须认真核对后才可打，此表可以从外购入库单查询置不同的过虑条件方能 实现。如果存在借件入库 的还要打印其他入库单及借件申请单并有主管领导签字。 出库业务上报相关报表及原始单据要求： 对于外直接销售出库、客户维修出库、外修抢险出库、索赔出库等业 务要求将开发票部分与没有开 发票的业务分开，有发票的称为有票收 入，没有开发票的称为无票收入；首先将有票部分的 发票、结算单、销 售出库单并有完完整的 签字人的 单据附在一起 记为收入依据；其次将

18、 无票收入的 结算单据、销售出库单并有完整的 签字人的单据附在一起 记为收入依据。 赠品出库、内部领 用出库业务 要求将有完整 签字人的 申请单原单与保管出打印其他出 库单附在一起，同时还附上 财务会计 打印的其他出库单 分类表赠 品业与内部 领用业务分类表。 盘点业务上报相关报表及原始单据要求：月末盘点后，会计要向主管会 计提供出 盘盈表及成本金 额、盘亏 表及成本金 额并有保管，盘点人、会计、主管经 理签字一式两份，交主 管会计一份，一份由主管会 计签 字后由配件会 计留档一份。 最后，向主管会 计提供一份本期销 售毛利 润表。6、月末核对账务： 在月末结账出报表前，配件会计与主管会计核对以下账务：1库存成本的核对，要求三级帐库存与二级账帐库存相等；2当期所到的配件发票与配件三级账核对，要求已发票的采购相等；3二级帐所记的收入要与配件会 计在软件中所录入的当期销售发 票核对（不含税），要求收入相等；4二级帐所记的销售成本要与配件会 计在软件中销售出库单核对，要求成本相等；5按供应商核对配件暂估金额，要求二级账配件暂估金额与三级存货暂 估汇总相等。