讨论项目沟通的意义和其运用共三篇.docx

1、讨论项目沟通的意义和其运用共三篇(1)论述项目沟通的意义及其运用1. 项目沟通1.1 项目沟通的含义对于项目来说,要科学的组织、指挥、协调和控制项目的实施过程,就必须进行信息沟通。没有 良好的信息沟通,对项目的发展和人际关系的改善,都存在着制约作用。1.2 项目沟通的意义(1)决策和计划的基础。项目团队要想做出正确的决策,必须以准确、完整、及时的信息作为基 础。(2)组织和控制管理过程的依据和手段。只有通过信息沟通,掌握项目团队内部的各方面情况,才 能为科学管理提供依据,提高项目团队的组织效能。(3)建立和改善人际关系是必不可少的条件。信息沟通,意见交流,将许多独立的个人、团体、组 织贯通起来

2、,成为一个整体,减少人与人的冲突,改善人与人,人与团队之间的关系。(4)沟通有助于决策。任何决策都会涉及到干什么、怎么干、何时干等问题。每当遇到这些急需 解决的问题时,管理者就需要从广泛沟通中获取大量的信息情报,然后进行决策,或建议有关人员做出 决策,以便迅速解决问题。下属人员也可以主动与上级管理人员沟通,提出自己的建议,供领导者做出 决策时参考,或经过沟通,取得上级领导的认可,自行决策。(5)有效的沟通可以减少管理成本。项目管理中的沟通是有成本的,项目的管理有效性取决于项 目管理的沟通成本,而沟通成本一般取决于项目管理组织设计中项目管理的协作性,也就是说取决于 项目成员之间的沟通意愿和沟通能

3、力。2.项目沟通的运用沟通必须目的明确、思路清晰、注意表达方式。在信息交流之前，发讯者应考虑好自己将要表 达的意图，抓住中心思想。在沟通过程中要使用双方都理解的用语和示意动作，并恰当地运用语气 和表达方式，措辞不仅要清晰、明确，还要注意情感上的细微差别，力求准确，使对方能有效接收 所传递的信息。发讯者有必要对所传递信息的背景、依据、理由等作出适当的解释，使对方对信息 有明确、全面的了解。在表达自己的意见时，要诚恳谦虚。如果过分显露自己。以先知者自居的话， 即使有好的意见，也不容易为人接受，会使人产生反感和戒备心理。讲话时要力求简明扼要。用简 单明了的词句表明自己的意思，语调要婉转，态度要从容不

4、迫。在谈话时如果发现对方有心不在焉 或厌烦的表情时，就应适可而止或转换话题，使沟通能在良好的氛围中进行。2.1 项目沟通的对象和时机与客户的沟通客户是项目成果的使用者。因此,在项目的全过程中都应与其决策层、业务部门保持及时有效 的沟通,以便获得他们的支持、参与和推动,特别是项目的启动期间更为重要。良好的沟通能使双方 对于项目目标、范围达成共识,保证项目健康的进行。如果项目初期就没有得到客户的支持和认同, 很难想象该项目能成功。为了达到获得支持的目的,沟通必须做到以下几点:1培养客户对项目的价值与战略重要性的认同感。形成双向交流,以保持信息的一致性,增强项 目进度的透明度,并确保双方了解项目的进

5、展。2必须通过良好的沟通就客户的需求达成一致,否则会给项目带来无穷的隐患,甚至会使项目前 功尽弃。3还要与客户在管理思想、管理理念上要达成一致,争取客户的理解和支持。与项目组成员的沟通项目组成员是项目实施的主力军,他们对项目的认识、对项目的投入状态,以及团队成员间的和 谐程度,都会对项目成功造成不容忽视的影响。如果项目中一些重要信息没有进行充分有效的沟通, 例如在制定计划、实施情况、技术问题等方面与相关人员沟通不足,就会造成各行其是、重复劳动、 甚至造成不必要的损失。与项目组成员的沟通,要注意把握以下三点:1项目管理者不但自己要把工作重点放在沟通上,还要引导整个项目团队进行有效的沟通。 其次，

6、作为项目管理者,为调动项目组成员的工作热情、提高其效率,还应充分了解项目成员的个性、 喜好等,并采取不同的沟通方法,使项目组成员的工作协调一致,从而保证按时、按质、按量完成预期 的任务。2“有人的地方就有冲突”,作为项目管理者,应尽可能地避免项目组成员之间发生冲突,当冲突发 生后应采取积极的态度和适当的方法解决,以维持项目组的和谐氛围。解决这类冲突有两个很重要 的原则:一是不能全部采用正式、生硬的方式去解决,应该多寻求一些非正式渠道来沟通;二是要倡导 互相理解和尊重。与供应商的沟通对于系统集成项目,项目管理者必须考虑供应商这一重要环节。因为供应商所提供的产品或服务 的质量、交货期等将直接影响到

7、项目的质量和进度。因此,要保证供应商能按项目计划进度及时地 提供符合要求的产品,当质量出现问题时能及时有效地处理,既不影响工期又能保证质量,就必须进行 良好的沟通。与上层管理者的沟通上层管理者往往更加关心的是项目的工期、成本、质量等等。作为项目管理者,就应该经常主动 地与上层管理者保持沟通,及时地反馈信息,特别是将可能会延期、将增加项目费用、可能会产生质 量问题的苗头等等提早汇报,使上层管理者能及时并适时调整工作计划,在人力、物力、财力等方面 给予支持,保证项目的顺利进行。与其他相关项目管理者之间的沟通对于大型的项目,项目管理者还应与项目的其他方的项目管理者保持良好的沟通,因为其他方所 负责的

8、项目的进度、质量等也将会对本项目的进度、质量和成本等产生影响。比如,系统集成项目 会与建筑施工队或装潢公司有配合问题,系统集成方何时入场最佳,都必须与建筑施工队或装潢公司 进行及时有效地沟通。2.2 建立完善的沟通体系沟通是一项系统工程，需要企业从总经理到员工都要形成共识，建立机制，共同做好，使企业 形成畅通的沟通渠道。在项目管理中，良好的沟通不仅需要出众的个人沟通技巧，还与企业沟通体 系的建立密不可分。要做项目沟通计划制定一份详细的沟通计划，用于确定和指导项目实施中信息的沟通工作。要对项目实施过程中 需要沟通的内容与工作进行科学合理的计划。比如对包括信息名称、信息类别、相关角色、时间、 沟通

9、方式、频率等要素进行充分的考虑和充分的准备。要了解项目相关角色与人物的基本情况，了 解他们对项目的期望，需要得到的项目信息及时间。比如，对于公司的办公室主任，他期望系统能 够提高他们的办公效率和公文管理水平，但他对项目的实施过程并不一定清楚，因此，需要定时让 他理解项目的状态和进展情况；对于研发总经理，他可能期望通过该项目的实施，在技术上取得突 破。因此，项目实施过程中，必须充分考虑需要沟通的对象与内容，以保证项目取得一定阶段性成 果或受阻时。及时汇报或得到支援。另外，除特殊情况外，在项目实施过程中，应基本围绕以下沟 通的关键词与主线展开：文档模板、项目例会、定期报告等。 要执行项目实施过程中

10、的沟通在项目实施过程中，项目涉及到的不同角色的人都不同程度地需要及时地得到项目的状态信息 和进展信息。而这种沟通的执行方式应该包括：定期会议要让相关人等通过会议得到项目执行 过程与阶段性的结果，包括在项目当前时刻，花了多少时间、成本和资源、还需要花费多少时间、 成本和资源等；主要项目角色之间的周期性文档沟通甲方与乙方项目负责人之间定期的以电子 邮件等形式进行项目沟通，可以保证项目实施过程中问题的及时解决；项目组成员(包括甲方成员 与乙方成员)内部的沟通通过项目组成员内部有效的沟通可以保证系统在实施过程中的细节问 题实时解决；还有项目组成员与项目相关骨干业务人员的沟通。做好这些沟通，对于系统更好

11、地客 户化，保证实施过程中全员参与信息化有着相当重要的作用。能最大程度地减少实施阻力，将冲突 化于无形。在遇到始料未及的新需求、新问题，项目需要变更时，做好相应的沟通管理的意义就更 为明显。当然，沟通管理过程中还要注意执行的方式，包括是否面对面沟通，是否正式沟通以及沟 通的场合等。规范非正式渠道的信息沟通沟通可以分为正式沟通与非正式沟通。非正式沟通就是在非正式渠道、在非正式场合了解信息。 进行沟通。如要好朋友之间的信息传播。同事之间信息传播，家人之间信息传播都算非正式沟通。 对非正式沟通所采用的对策是：1非正式沟通产生和蔓延，主要是得不到他们所关心的消息，因此管理者越封锁，则背后流传 的谣言越

12、多。只能正本清源。主管者应尽可能使组织内沟通系统较为开放或公开，则种种不实谣言 将自然消失。2闲散和单调乃是造谣生事的温床。要避免发生这些谣言，扰乱人心士气，主管者应注意，不 要使组织成员有过分闲散或过分单调的情绪发生。3最基本做法，乃是培养组织成员对管理当局的信任，这样他们愿意听组织提供信息也较能相 信。4在对组织主管人员的训练中，应增加这方面知识，使他们有比较正确的观念和方法。加强和 疏通正式渠道。在不违背组织原则的前提下，尽可能通过各种渠道把消息递给员工，是防止那些不 利于组织目标实现的小道消息传播的有效措施。(2)论述项目沟通的意义及其运用项目沟通的概述1.1 项目沟通的含义项目沟通（

13、Project Communication Management ）是确保项目团队的相关信息能及时、正确地 产生、收集、发布、储存和最终处理好项目信息所需的各个过程。沟通过程的模式是：发送者确定要发送的信息对信息编码发送者选择信息传递渠道信息通过传递渠道传递接收者接收信息接收者对信息解码 接收者理解信息接收者向发送者反馈信息。项目沟通管理就是要保证项目信息及时、正确的提取、收集、传播、存储以及最终进行处置， 保证项目班子内部的信息畅通。班子内部信息的沟通直接关系到班子的目标、功能和组织结构，对 于项目的成功有着重要的意义。1.2 项目沟通的特征复杂每一个项目的建立都与大量的公司、企业、居民、政

14、府机构等密切相关。另外，大部分项目都 是由特意为其建立的项目班子进行实施的，具有临时性。因此，项目沟通管理必须协调各部门以及 部门与部门之间的关系，以确保项目顺利实施。系统项目是开放的复杂系统。项目的确立将或全部或局部的涉及到社会政治、经济、文化等诸多方 面，对生态环境、能源将产生或大或小的影响，这就决定了项目沟通管理应从整体利益出发，运用 系统的思想和分析方法，全过程、全方位地进行有效的管理。1.3 项目的作用对于项目来说，要科学的组织、指挥、协调和控制项目的实施过程，就必须进行信息沟通。没 有良好的信息沟通，对项目的发展和人际关系的改善，都会存在着制约作用。具体来说，主要有以 下几方面的作

15、用：决策和计划的基础项目班子要想作出正确的决策，必须以准确、完整、及时的信息作为基础。组织和控制管理过程的依据和手段只有通过信息沟通，掌握项目班子内的各方面情况，才能为科学管理提供依据，才能有效地提 高项目班子的组织效能。建立和改善人际关系是必不可少的条件信息沟通，意见交流，将许多独立的个人、团体?组织贯通起来，成为一个整体。畅通的信息 沟通，可以减少人与人的冲突；改善人与人，人与班子之间的关系。项目经理成功领导的重要手段项目经理是通过各种途径将意图传递给下级人员并使下级人员理解和执行。如果沟通不畅，下 级人员就不能正确理解和执行领导意图，项目就不能按经理的意图进行，最终导致项目混乱甚至项 目

16、失败。2.项目沟通的方式2.1 正式沟通与非正式沟通1正式沟通是通过项目组织明文规定的渠道进行信息传递和交流的方式。它的优点是沟通效果 好，有较强的约束力。缺点是沟通速度慢。2非正式沟通指在正式沟通渠道之外进行的信息传递和交流。这种沟通的优点是沟通方便，沟 通速度快，且能提供一些正式沟通中难以获得的信息，缺点是容易失真。2.2 上行沟通、下行沟通和平行沟通上行沟通上行沟通是指下级的意见向上级反映，即自下而上的沟通。下行沟通下行沟通是指领导者对员工进行的自上而下的信息沟通。平行沟通平行沟通是指组织中各平行部门之间的信息交流。在项目实施过程中，经常可以看到各部门之 间发生矛盾和冲突，除其他因素外，

17、部门之间互不通气是重要原因之一。保证平行部门之间沟通渠 道畅通，是减少部门之间冲突的一项重要措施。2.3 单向沟通与双向沟通单向沟通单向沟通是指发送者和接受者两者之间的地位不变(单向传递)，一方只发送信息，另一方只接 受信息方式。这种方式信息传递速度快，但准确性较差，有时还容易使接受者产生抗拒心理。双向沟通双向沟通中，发送者和接受者两者之间的位置不断交换，且发送者是以协商和讨论的姿态面对 接受者，信息发出以后还需及时听取反馈意见，必要时双方可进行多次重复商谈，直到双方共同明 确和满意为止，如交谈、协商等。其优点是沟通信息准确性较高，接受者有反馈意见的机会，产生 平等感和参与感，增加自信心和责任

18、心，有助于建立双方的感情。2.4 书面沟通和口头沟通2.5 言语沟通和体语沟通3.改善沟通的有效方法沟通的有效性，主要看发送者转交接受者态度的状态及其程度。人际沟通是否成功，取决于领导者(发信者)所要向下级人员提供的信息与下级人员通过理解而获得的意义是否相一致。为了增加 沟通成功的可能性，必须保证领导者(发信者)提供的信息(下达的指令)与下级人员(接受者)对信息 (指令)理解的最大限度的吻合性。3.1 改善有效沟通的方法主要有1重视双向沟通，双向沟通伴随反馈过程，使发送者可以及时了解到信息在实际中如何被理解， 使受讯者能表达接受时的困难，从而得到帮助和解决。2多种沟通渠道的利用，一个项目组织，

19、往往是综合运用多种方式进行沟通，只有这样，才能 提高沟通的整体效应。3正确运用文字语言。3.2 提高有效沟通的方法主要有1沟通前先澄清概念，经理人员事先要系统的思考、分析和明确沟通信息，并将接受者及可能 受到该项沟通之影响者予以考虑。2只沟通必要的信息。3明确沟通的目的，经理人员必须弄清楚，作这个沟通的真正目的是什么?要下级人员理解什 么?明确了沟通的目标，则沟通内容就容易规划了。4考虑沟通时的一切环境情况，包括沟通的背景、社会环境、人的环境以及过去沟通的情况等， 以便沟通的信息得以配合环境情况。5计划沟通内容时应尽可能取得他人的意见。6要使用精确的表达，要把经理人员的想法用语言和非语言精确地

20、表达出来，而且要使接收者 从沟通的语言或非语言中得出所期望的理解。7要进行信息的追踪和反馈，信息沟通后必须同时设法取得反馈，以弄清下属是否真正了解， 是否愿意遵循，是否采取了相应的行动等。8要言行一致的沟通。9沟通时不仅要着眼于现在，还应该着眼于未来。10应该成为一个“好听众”。成为一个“好听众”，才能明确对方说写什么。4.项目沟通的应用在项目环境下，项目经理很可能花费 90或更多的个人时间来沟通，典型的职能包括：提供 项目指导、决策、授予工作、指导行动、报告、参加会议、综合项目管理、市场与营销、公共关系、 备忘录信件、记录管理、合同文件管理等等。项目经理在进行沟通管理时，他主要所做的沟通管理

21、工作是：确定沟通计划、明确沟通依据、 检验沟通结果。4.1 其中沟通计划包括1与谁沟通2为什么沟通?动机是什么3确定和明确需要沟通的是什么信息4选择最佳时间5使用接受者能理解的语言6选择沟通地点4.2 沟通依据包括沟通要求沟通要求是项目参加者信息要求的总和。沟通技术它包括根据沟通的严肃性程度所分的正式沟通和非正式沟通；根据沟通的方向分为单向沟通和 双向沟通，横向沟通和纵向沟通；根据沟通的工具分为书面沟通和口头沟通等等。制约因素和假设4.3 沟通结果主要有分析确定项目的厉害关系者确定他们的需要和期望是什么后对这些期望进行管理和施加影响，确保项目获得成功。 制订沟通管理计划3说明待分发信息的形式、

22、内容、详细程度和要采用的符号规定与定义4订出信息发生的日程表5制订随着项目的进展而对沟通计划更新和细化的方法5.总结沟通是人际之间传递和沟通信息的过程，它对于项目取得成功是必不可少的，而且也是非常重 要的。无论何种规模及类型的项目都有其特定的周期。项目周期的没一个阶段都是重要的甚至是关 键性的，特别是大型土建工程和复杂的成套设备生产线安装过程更是如此。显而易见，为做好每个 阶段的工作，以达到预期标准和效果，就必须在项目部门内、部门与部门之间、以及项目与外界之 间建立沟通渠道，快速准确的传递和沟通信息，以便项目内各部门达到协调一致；使项目成员明确 各自的职责，并了解他们的工作对实现整个项目目标所

23、做的贡献；通过大量的信息沟通，找出项目 管理的问题及解决问题，制订政策并控制评价结果。因此，通过良好的项目沟通管理，必将做好人 力资源管理工作，更好的实现项目目标。（3）论述项目沟通的意义及其运用1.项目沟通的概述1.1 项目沟通的含义在项目管理的进行过程中，经常用到的一种能力是沟通。沟通有很多种方式，包括一对一的沟 通、一对多的沟通、多人之间的相互讨论，从沟通的载体而言，有口头、书面、肢体语言，包括面对面的、电话、通过网络、电视、广播等各种途径。但是所有这些沟通方式，无论多复杂，实际上都可以简化成一对一的沟通一种形式，最终沟通都只是两个人之间的事情。沟通可以是相互的， 但是具体到沟通的一招一

24、式，都是一个信息发出者，一个信息的接受者。在这里我们将沟通定义为：人们在社会活动中为了彼此了解、相互合作，通过语言等多种媒介 而进行的信息传递、思想交流的行为；是将信息编译，并通过各种媒介在人与人之间传递与理解的 过程。现代项目管理标准越来越强调项目中人际交往的重要性。出色的项目经理需要识别、理解和管 理人际交往。毕竟，尽管许多项目的参与人员都具有所需学科专业知识，但团队成员仍需要了解项 目的目标并就此达成共识，因为他们必须准确地知道个人及团队应该完成哪些工作才能实现项目目 标。这就是需要进行有效沟通的原因。我们认为，良好的沟通实际上是项目成功的关键因素。 项目需要相关人员进行合作及共享知识，

25、而这些人员相互之间可能并不太熟悉，或者来自于不 同的文化环境。2项目需要各个利益相关方参与制订详细计划，而这些相关方应能互相信任和理解。3项目需要由多个管理层级做出复杂的决策。项目因其独特性而存在风险，所以，需要进行有效 的风险管理，而有效的风险管理离不开有效的沟通（尤其是在危机期间）。1.2 项目沟通的目的沟通的目的是为了两个人之间的交流，对于交换信息、拓宽思路和统一认识，沟通的作用巨大， 而且很多时候是必不可少的。沟通指信息在生成方和接收方之间的传递，它的过程要比共享信息复 杂。项目沟通至少存在五个不同的目的。1第一个也是最明显的一个目的就是交换关于项目的信息。从最高层面讲，这主要指的是就

26、项 目的目标和可交付成果、项目背景（例如假设与约束等）以及项目的主题等有关项目的方面达成一 致。从更低的层面讲，这还包括与工作包成果、未解决的问题和风险等相关的信息的沟通。2第二个目的是项目决策的沟通，这与第一个目的紧密相关。这些包括战略决策的沟通（如通 过/不通过及其他里程碑决策的沟通），以及工作包决策和任务分配的沟通。对于前一类沟通，重点 是让每一个人都能知晓，而对于后一类沟通，即使在高度民主的文化背景下，某一方（例如项目发起人、指导委员会或项目经理）也会在决策 后要求他人（例如团队成员）执行。3前两个沟通目的还可能会伴随着另外一个目的，即获得对自己或他人想法的认可。这尤其常 见于启动会过

27、程中，这时，所有上述三个目的相互影响：告知团队成员有关项目的信息，沟通项目 的战略决策（例如项目目标和范围定义），使项目获得团队的认可。4交流意见是沟通的另一重要目的。这不仅指项目经理应为其项目团队成员的工作情况提供反 馈，也包括批准或拒绝，以及接收来自项目团队成员和利益相关方的反馈。5最后，广泛的软性沟通还有另外一个目的，即建立相互信任、相互尊重和相互理解的氛围， 这是构建项目团队的前提。尽管包括项目经理在内的管理人员常常会为此开展各种活动，但软性沟 通仍是沟通过程固有的一部分。并且同样可以为上述目的服务。1.3 项目沟通的角色协调员：促成项目团队内部及与项目利益相关方的良好沟通，并为之提供

28、支持，使项目内的 沟通更加容易和有效。好的协调员能够让人们掌握正确的沟通工具;安排和主持会议，并做到会议 顺利、及时、中肯，参会人员适当;确保每个人都有机会同他人分享信息，任何人接收到的信息都是相关的;识别并解决沟通问题 等。这些也可以归为“沟通管理”。这一角色要求项目经理能够识别沟通需求并解决项目中影响良 好沟通的问题。通信员：产生并发布信息。项目经理是项目团队的信息源之一，提供有关影响项目的外部因 素的信息。项目经理还是为项目团队和利益相关方提供与项目相计划有关的整体状况信息的信息源。 另外，项目经理还是项目决策、任务分配、未解决问题和风险的信息源。这一角色实际上由两个子角色构成：1在项目

29、经理作为信息的最初来源的时候（例如项目状态分析），是信息生成者;2在其他情况下，项目经理“处理”、标准化和集成他人提供的信息（例如识别风险和未解决 的问题），是信息集成者。如果项目经理不能出色地履行这一角色的职能，就会导致项目瓶颈的出 现。听众：简单讲，这主要指的是项目经理要去“听别人说的话”。这意味着，不仅要让信息源 能够方便地为项目经理提供信息，同时项目经理还要能够分辨信息是否相关，并在信息含糊不清时 能够要求做进一步说明。此时，要在获得大量信息和不鼓励提供信息（例如，不对信息提供者做出回应）两个极端之间 寻求平衡。整体而言，由于项目经理在没有相关信息的情况下是无法进行管理的，因此信息过量

30、比 信息不足要好一些。利益相关方需求管理员：这是一个复杂的角色，在一定程度上会涵盖上述三个角色，目标是 了解和平衡利益相关方需求。项目经理应识别重要的利益相关方并将其分类，然后根据其与项目的 利益相关程度和其影响项目变更的权力大小选择适当的沟通策略，这还要求项目经理能够识别关键利益相关方的信息偏好和需求。制订沟通计划显然，项目经理 的作用在沟通过程中极为重要。实际上，据一些资料显示，与沟通相关的活动会占去项目经理 7 0 % 以上的时间。对于项目来说，沟通是非常重要的，因此每个项目都应该编制一个沟通管理的计划，这个计划 应该是项目整体计划的一部分。沟通计划就是通过项目干系人的信息交流和沟通的要

31、求。简单的说， 也就是对谁需要哪些信息、所需要的信息的类型与格式、何时需要以及应如何将其交到他们手中等 在项目开始时制定一个详细的计划。有了沟通的计划才能更好的实施沟通的运用。在日常生活工作中沟通同样十分重要，沟通不仅是心与心的交流，还是语言与行为的交流，下 面简单说说在日常工作中沟通需要注意的一些问题。2.沟通的运用沟通，其实往简单了说，就是“听他人讲话”和“说出自己的话”，按美国 PMI 的观点就是发 出信息-接受信息-反馈。“说出你想说的，听别人想说的。”这一点在沟通中极其重要。如果很枯燥地说教，令人也很心烦，好像是有的老师在教室中毫无语调地读书，下面学生却昏昏欲睡。首先说“听他人讲话”

32、，一般来说，要听懂别人讲话这一点很难。虽然原则上说，听和说一样 困难，但是现在聪明人太多了，以至于大家都能言善辩，但是，是否能够听懂别人所说的，就不好 说了。在沟通方面，我们经常犯这样的错误，包括：断章取义、没有集中注意力、带着反驳的观点 来看待对方的意见等。我们会经常断章取义，有意无意地把别人讲话的其中某一段话理解成为全部的意思。然后，在 长篇大论中，抓住一些说得不恰当的话的，从这个话题开始猛攻，使对手离开他已经取得的优势领 域；或者从他的弱点开始出发，常用的是，我们一般用引号去引用对方一小段话，如果对方的废话 很多，引用以前他所写的废话，很多没有耐性的人也不会看，于是，他的话就成了证据确凿的罪证， 接着就产生了沟通障碍。因此