采购管理第章 采购发票.docx

1、采购管理第章 采购发票 第10章 采购发票采购发票是供应商开给购货单位，据以付款、记账、纳税的依据。采购发票具有业务和财务双重性质，是K/3供应链系统的核心单据之一。表现在：首先，发票处理是企业采购业务中重要的一个环节，发票以有形的单据流代替企业生产经营活动中无形的资金流动轨迹，并与反映物流的外购入库单一起相互钩稽，实现资金流和业务流的双轨并行，从而将整个物流业务流程统一为一个有机整体。 第二，采购发票是供需链的重要信息中心之一，是联系财务、业务系统的重要桥梁。 采购发票在采购系统中联系的单据最多，采购发票与采购订单、收（退）料通知单、外购入库单等全部业务单据都有联系；同时与应付款系统实现发票

2、共享，并与采购合同、付款单、预付单据联系紧密。 这种联系既包括单据与单据关联的直接联系，还包括通过直接关联的单据与第三方单据间接关联，在供应链系统中，两种三方关联的模式中发票都是基本的关联因素。 这样，业务和财务信息之间紧密结合，平滑连接，形成了一个信息丰富的整体，从而提高了整个K/3系统的综合运作水平和效率。 第三，发票不仅表现了资金流动、同时也是业务实现的法定标志。 在企业购销业务中，发票往往是确认收入实现的标志；同时，采购发票包括增值税发票、普通发票的丰富内容，是抵扣税额的法定凭证。第四，发票也是财务人员据以记账、核算成本的重要原始凭证。 在K/3供应链系统中，发票与外购入库单钩稽后，需

3、要继续处理入库核算、自动生成记账凭证、从而为正确进行利润的计算和结账打下基础。 这一连串的连续业务处理说明采购发票是重要的核算单据。采购发票包括采购专用发票和采购普通发票。 其中专用发票是指增值税专用发票，是一般纳税人销售货物或者提供应税劳务所开具的发票，发票上记载了销售货物的售价、税率以及税额等，购货方以增值税专用发票上记载的购入货物已支付的税额作为扣税和记账的依据。 普通发票是指除了专用发票之外的发票或其它收购价凭证。一般来说，采购发票可以通过手工录入、合同确认、采购订单、外购入库单关联等多途径生成。 单据信息及录入方法 采购发票序时簿 采购发票相关报表10.1.1 单据头信息注意：在K/

4、3系统中提供了委外加工性质的采购发票，对于委外加工过程中加工费的发票请录入发票类型为委外加工的采购发票，钩稽和核算也进行了相应的处理。费用发票处不再处理费用发票和委外加工入库单的钩稽。采购发票的单据头包括的默认信息介绍如表10-1：数 据 项说 明必填项（是/否）整单折扣率（%）启用整单折扣时界面可见，默认值为零；可手工录入。否整单折扣额启用整单折扣时界面可见，默认值为零；1) 当手工录入“整单折扣率（%）”时，若“折扣额计算基础”为“含税金额”则专用发票取“整单折扣率（%）分录整单折前价税合计”，普通票取“整单折扣率（%）分录整单折前金额”；若“折扣额计算基础”为“不含税金额”则专用发票取“

5、整单折扣率（%）分录整单折前金额”，普通票取“整单折扣率（%）分录整单折前不含税金额”。2) 当手工录入“整单折扣额”后，整单折扣率（%）自动清零。否编号本张单据的号码，由系统根据【系统设置】【系统设置】【采购管理】【单据设置】中设置的采购发票的编码自动生成。如果用户将【系统设置】【系统设置】【采购管理】【单据设置】中的“允许手工录入”选项选中，则用户可手工修改系统顺序编号，否则用户不能修改该编号。是日期即单据日期，新增单据时系统自动显示当前系统日期，用户可对日期进行修改。（1）录入以前期间的发票，单据日期传递为应收应付的单据日期，财务日期为物流当期期间的第一天；（2）录入当期和以后期间的发票

6、，单据日期传递为应收应付的单据日期和财务日期；是供应商是指提供发票的单位名称，为必录项，其录入方法是：如果该张单据是手工生成的，用户可以（1）直接手工输入供应商代码；（2）使用快捷键F7；（3）选择【查看】【基础资料查看】或【查看】【查看编码】，系统将弹出“核算项目供应商”查询界面，用户查询后选择所需要的供应商信息。如果该张单据是通过关联单据生成的，则供应商代码是自动关联源单据的供应商代码，用户不能进行修改。是地址、纳税登记号、开户银行是当前供应商的基础信息，系统自动取自【基础资料】，用户不能修改。系统自动生成源单类型下拉框形式，提供“无”、“采购订单”、“外购入库”、“委外加工入库”、“购货

7、发票”“合同（应付）”、“销售发票”七种可选项，具体显示的项目根据业务流程设计设置的情况而定。第一次新增时默认为“空”，一旦用户使用过，则将上次所选的单据类型保存下来，下次再次新增时，能直接显示为上次使用过的类型，在“选单号”字段手工录入或F7选单时，同样默认为该种单据类型的选单。否选单号供用户手工录入单据号和定位单据选单号的地方。当源单类型为空时进行选单操作，系统提示“请先选择选单类别”；当源单类型为非空时，用户可以直接在该字段手工录入前面所选类型的单号，也可以F7或点查看，调出源单类型所选的单据选单序时簿。用户在【选项】菜单中指定选单方式：返回整单或返回条目，如果选择整单则会将源单的表头和

8、表体项目携带过来，如果选择条目，则只携带源单的表体项目。否业务类型即当前采购发票是外购入库单的采购发票还是委外加工入库的采购发票。是采购方式即采用哪种采购业务的处理方式，可以选择现购、赊购、直运采购、受托入库四种方式，用户根据需要选择。是付款日期供用户录入此业务的付款日期。新增及关联生成时（源单无付款日期）付款日期根据单据上供应商的付款条件进行计算得到。如果源单有付款日期，则携带源单付款日期。单据上供应商无付款条件时，则付款日期默认为单据日期。是汇率类型是指单据币别汇率的来源，默认取采购系统参数设置中设定的默认汇率类型是币别指发票结算使用哪种货币。 系统默认为本位币，用户可以修改。如果该张单据

9、是通过关联其它单据生成的，则系统自动带出源单据币别，用户可以再进行修改。是汇率即当前币别的汇率，系统根据单据日期、汇率类型自动取币别的生效汇率。是年利率是应付款系统专用字段，反映应付款计算利息的利率，以百分比表示。否往来科目/贷方科目可以由用户直接录入现金、银行存款等具体的明细科目或科目，以方便对应采购发票的账务处理。审核后的发票，该字段在核算系统中可以修改。否备注即该笔业务的参考信息。用户可以手工输入备注，也可以使用【系统设置】【基础资料】【采购管理】【备注资料】中录入的备注信息，即（1）直接手工输入备注代码；（2）使用快捷键F7；（3）选择【查看】【基础资料查看】或【查看】【查看编码】，系

10、统将弹出“基础资料”查询窗口，用户查询后选择所需要的备注信息。否业务员是指提出该笔订货业务的职员。是主管是指该笔订货业务的主管人员。否部门是指该笔业务所处理的部门。 是制单即当前单据的录入操作员，该字段用户不能设置，在单据保存后，由系统根据当前操作员自动生成，并不再随修改而改变。系统自动生成开票人开出发票的人员，一般是供货单位的人员，用户根据手工输入。系统自动生成审核即业务审核的操作员，用户不能设置，在业务审批人审核后，由系统根据当前操作员自动生成。系统自动生成审核日期即业务审核的日期，用户不能设置，在业务审批人审核后，由系统根据当前系统日期自动生成。系统自动生成钩稽人即发票钩稽的操作员，用户

11、不能设置，在钩稽人钩稽后，由系统根据当前操作员自动生成。系统自动生成钩稽期间即发票钩稽的钩稽所属期间，用户不能设置，在钩稽人钩稽后，由系统根据当前系统日期自动生成。其中，发票上对应的采购成本和税额信息的确认是由钩稽期间决定的，在哪个期间钩稽，即确认为当期成本。系统自动生成记账即该将该单据生成记账凭证的人员，由于采购发票属于核算单据，因此在业务审核后需要生成凭证。 该字段用户不能设置，在核算系统生成凭证时系统根据当前操作员自动生成。系统自动生成10.1.2 单据体信息采购发票的单据体包括的默认信息介绍如表10-2：数 据 项说 明必填项（是/否）行号是系统标识录入条目（或称分录）的顺序的，由系统

12、自动生成。 在供应链系统中，提供使用单据号码和行号的双重标记来为物料定位。否物料代码指该采购发票的物料代码，如果该张单据是通过关联生成的，则物料代码是自动关联源单据相关分录而生成的，用户也可以进行修改。是物料名称、规格型号是所选物料的名称、规格型号信息，是从物料基础资料中自动取得，用户不能修改。系统自动生成辅助属性指物料或商品的附加属性。首先需要在当物料或商品的属性中指定对应的辅助属性类别，并在【系统设置】 【基本资料】 【采购管理】【物料辅助属性】中指定物料和辅助属性值的对应关系。取得的方法是：（1）如果该张单据是手工录入的，用户可以按F7或者选择【查看】 【查看编码】菜单，系统将弹出相应资

13、料窗口供选择；（2）如果单据是关联生成的，则自动关联源单据相关分录生成，用户可修改。否单位所选物料的常用计量单位，如果该张单据是通过关联生成的，则单位是自动关联源单据生成的，用户可以根据实际计量情况进行修改。是数量即当前物料按当前所选单位计量的订货数量， 如果该张单据是通过关联生成的，则数量是自动关联源单据相关分录而生成的，用户也可以进行修改。是单价当为采购专用发票时，其代表不含税的单价，如果先录入含税单价，则根据单价含税单价/(1+税率)，如果先录入金额，则会根据选项决定是否倒算，如果倒算则按照单价金额/(1折扣率)/数量进行倒算；当是采购普通发票，其代表的是含税的单价。否含税单价（专用）普

14、通采购发票不显示，是指当前物料的专用发票含税价格。否折扣率即当前价格的折扣率，精度取系统参数中所设定的“折扣率精度”其处理、控制方式与单价一致。折扣率可以录入负值，表示实际价格高于参照价格。否实际含税单价含税的实际价，当为专用发票时，按照以下公式进行计算，实际含税单价含税单价（1折扣率），用户不能修改当为普通发票时，按照以下公式计算，实际含税单价单价（1折扣率），用户不能修改系统自动生成金额当发票为专用发票时，指当前物料的不含税实际金额，系统根据以下公式计算得出，用户可以修改，金额数量含税单价（1折扣率）/(1+税率)；当发票为普通发票时，指当前物料的含税实际金额，系统根据以下公式计算得出，金

15、额数量单价（1折扣率），用户可以修改如果用户修改等字段，系统根据是否选择【选项】【调整金额后倒算单价】来分别处理：如果选择，则调整金额后系统会根据金额倒算单价，否则，系统将保留修改状态，不作处理。是金额本位币指当前物料的本位币金额，金额（本位币）金额汇率，并且该字段不允许修改。系统自动生成折扣额1) 在系统选项“折扣额计算基础”的值为“含税金额”前提下，专用发票的折扣额数量含税单价折扣率%；普通发票的折扣额数量单价折扣率%。2) 在系统选项“折扣额计算基础”的值为“不含税金额”前提下，专用发票的折扣额（数量含税单价折扣率%）/（1+税率%）；普通发票的折扣额数量单价折扣率（1-税率%）系统自动

16、生成折扣额本位币用本位币表示的折扣额，折扣额（本位币）折扣额汇率。系统自动生成税率即当前物料的增值税率或征收率（分别适用于专用发票和普通发票），录入方式是：手工新增时，专用发票根据系统选项“采购系统税率取数来源”取相应的税率；普通发票税率默认为0，允许修改；如果勾选“采购价格资料含税”时，不管订单通过哪条线关联到发票（即包括直接关联和三方关联），普通发票均携带订单上的税率，专用发票如果取不到订单税率，则取系统预设的税率；如果不勾选“采购价格资料含税”，不管订单通过哪条线关联到发票（即包括直接关联和三方关联），普通发票均不携带订单税率，专用发票如果取不到订单税率，则取系统预设的税率；发票关联其它

17、非订单单据生成，依据“采购系统税率取数来源”取税率否税额（专用）指专用发票中的增值税额，系统根据以下公式计算得出，用户可以修改；税额数量含税单价（1折扣率）/(1+税率)税率否税额本位币（专用）指专用发票中按本位币显示的增值税额，税额（本位币）税额汇率，并且该字段不允许修改；系统自动生成可抵扣税额（普通）指普通发票中的增值税额，系统根据以下公式计算得出，用户可以修改；税额数量单价（1折扣率）税率是可抵扣税额本位币（普通）指普通发票中按本位币显示的增值税额，可抵扣税额（本位币）=可抵扣税额汇率，并且该字段不允许修改；系统自动生成不含税金额（普通）指普通发票中的不含税金额，系统根据以下公式计算得出

18、，用户可以修改；不含税金额金额可抵扣税额系统自动生成不含税金额本位币（普通）指普通发票中按本位币显示的不含税金额，不含税金额（本位币）金额（本位币）可抵扣税额（本位币），并且该字段不允许修改；系统自动生成价税合计（专用）指专用发票中的金额和增值税额的合计数，系统根据下列公式计算得出，用户不能修改。价税合计金额税额系统自动生成价税合计本位币（专用）指专用发票中按本位币显示的金额和增值税额的合计数，价税合计（本位币）金额（本位币）税额（本位币），并且该字段不允许修改；系统自动生成应计成本费用（本位币）采购该笔物料发生的各种计入成本费用，存货核算时将费用发票的不含税金额分摊入采购发票的应计费用。 用

19、户不需要手工录入，录入仅供费用分摊后在单据间进行调整。否不计成本费用（本位币）采购该笔物料发生的各种不计入成本费用，入库核算时，不计成本费用不参与入库成本核算过程。否运费税金（本位币）指费用（包括计入成本费用和不计入成本费用）对应的税金。否订单单价指三方关联或直接从订单关联时，从订单上关联过来的订单单价，订单单价=三方关联订单的单价（1折扣率）。订单为含税价时，订单单价和专用发票的含税价一致；订单为不含税价时，订单单价和专用发票的不含税价一致。多张入库单生成一张发票，订单单价升级为0。系统自动生成源单单号通过选单关联录入时的源单单号。用户在表头选单后，系统将用户所选单据的单号携带到表体相应的分

20、录上。系统自动生成合同单号用户在表头选单后，如果该单为合同，则除了记录源单单号外，还需合同号单独携带到表体相应分录上的该字段。如果上游单据为非合同（采购订单、外购入库单、委外入库单、原发票号），而上游单据的“合同号”字段不为空，则除了携带上游单据单号到源单单号外，还需携带上游单据上的“合同号”到相关联分录上的“合同号”字段上。系统自动生成订单单号用户在表头选单后，如果该单为订单，则除了记录源单单号外，还需订单单号单独携带到表体相应分录上的该字段。如果为上游单据为非订单（外购入库单、委外入库单、原发票号），并且上游单据的订单单号非空，则需要将订单单号的值携带到相关分录上的“订单单号”字段上。系统

21、自动生成已钩稽数量指该物料与外购入库单已经钩稽的数量。系统自动生成已钩稽金额指该物料与外购入库单已经钩稽的金额。系统自动生成本期钩稽数量指该物料本期与外购入库单已经钩稽的数量。系统自动生成本期钩稽金额指该物料本期与外购入库单已经钩稽的数量。系统自动生成整单折前金额启用整单折扣后发票上该字段可见，支持手工录入。是整单折前金额(本位币)启用整单折扣后发票上有此字段，锁定并隐藏。否整单折前不含税金额启用整单折扣后普通发票上该字段可见，锁定不允许编辑。否整单折前不含税金额(本位币)启用整单折扣后普通发票上有此字段，锁定并隐藏。否整单折前价税合计启用整单折扣后专用发票上该字段可见，锁定不允许编辑。否整单

22、折前价税合计(本位币)启用整单折扣后专用发票上有此字段，锁定并隐藏。否整单折扣分配额启用整单折扣后上该字段可见，锁定不允许编辑。为整单折扣额分配到发票分录上的值否整单折扣分配额(本位币)启用整单折扣后发票上有此字段，锁定并隐藏。否表10-2注意：新增了费用发票的单据形式后，采购发票中的“应计费用”和“运费税金”两个字段必须通过采购发票与费用发票一起和入库单钩稽后，再核算回填才有效，用户手工录入的该两个字段的金额核算时不会生成其他应付单，生成凭证时借贷也会不平。10.1.3 录入方法 手工新增手工录入就是整张单据由手工生成，不需要借助其它单据或其它系统信息。 手工录入信息和录入方法可以参见前面介

23、绍。 录入完毕，使用（1）使用工具条上的【保存】；（2）选择【文件】【保存】；（3）直接使用快捷键Ctrl+S，就可以实现保存录入信息的功能。 如果用户录入不完整、或者录入非法信息，系统会随时给予提示，用户按照提示进行处理即可。 在保存时，系统根据用户的相关选项会给予一系列的处理： 如果用户在系统选项中选择了选项，则应付款系统不启用就不允许供应链采购系统保存发票。若不需要与应收应付保持同步，则可不选中该选项。 如果用户在系统选项中选择了，则系统会检查每条物料的净价是否超过最高限价，并给予相应提示。 在保存的当前单据上，用户才能执行修改功能，修改后，即时保存即可。 如果用户在单据上选择了，单价和

24、税额字段不会进行重新计算。 关联生成在【业务处理】模块的所有单据，只能实现单据的上拉式关联，即在相关关联的目标单据及目标单据序时簿上，显示选中的关联关系所对应的源单据号码，供用户选择相关的源单据来生成该目标单据。 蓝字采购发票可以通过关联采购订单、采购合同、蓝字外购入库单、蓝字委外加工入库单、销售发票生成；红字采购发票可以通过关联采购订单、采购合同、红字外购入库单和蓝字采购发票生成，此时都要求源单已审核但是未完全关联完毕。 入库单选单物料合并如果用户在采购发票新增界面上选择【选项】【入库单选单物料合并】则采购发票关联多张外购入库单生成时，提供合并源单的功能。具体的合并依据可以选择【选项】【入库

25、单选单物料合并选项】进行设置。在设置界面，用户可以设置合并的条件、合并后的单价来源、合并后的常用计量单位取值。合并条件提供相同物料代码、相同辅助属性、相同单价三个选项，由用户依据需要组合成选单时物料合并的条件，其中“相同物料代码”是必选项，不允许修改，即基本的合并条件为相同物料代码；其它另外二个选项默认不选中，允许修改；合并后的常用计量单位取值取基本计量单位、取采购系统常用计量单位两种选项。合并后的单价来源包括“默认取第一条物料单价”和“金额合并后倒算单价”两个选项。如果选“默认取第一条物料单价”，发票选入库单生成时，对于多张入库单依据合并条件合并后，发票上的单价取源头单据上对应物料的第一条分

26、录价格；如果发票上的单位取默认的基本计量单位，则合并生成后的数量应是基本计量单位对应的数量和；如果发票上的单位取物料属性中设置的采购系统常用计量单位，则合并生成后的数量是按常用计量单位换算过的数量和；如果选“金额合并后倒算单价”，发票选入库单生成时，对于多张入库单依据合并条件合并后，发票上的采购金额取参与合并的各分录采购金额之和，发票上的金额取参与合并的各分录金额之和，单价依据金额/数量倒算得出；如果发票上的单位取默认的基本计量单位，则合并生成后的数量是按基本计量单位换算过的数量和；如果发票上的单位取物料属性中设置的采购系统常用计量单位，则合并生成后的数量是按常用计量单位换算过的数量和。注意：

27、如果关联外购入库单时，分录进行合并的话，则相应分录的源单单号和源单行号只能取到合并中的第一行分录的值。 单据复制单据具体复制的操作请参见公用功能中的“单据公用功能”部分。10.1.4 连属单据的处理在采购发票的界面，可以对其连属单据费用发票进行录入、修改和查询等业务处理。 连属单据： 是K/3供应链系统中引入的一种单据关系定义。 当两种单据之间不属于关联关系、同样也不属于钩稽关系，甚至单据头、单据体都部分或完全不同，但两者之间存在着从属或相关关系，就称之为连属单据。 这种单据关系就相当于一个将两种单据夹在一起的活页夹。在采购系统中，采购发票和费用发票形成连属单据，是解决在采购物料的过程中发生的

28、运输费、税金等需计入采购成本的采购费用的录入，以便发票审核将费用发票一起审核。具体处理方式如下。 费用发票处理在已保存的采购发票界面上，选择【查看】【费用发票】，系统将调出一张空白的费用发票录入界面。 其中，如果当前采购发票为蓝字单据，则费用发票也为蓝字单据；如果当前采购发票为红字单据，则费用发票也为红字单据。在调出的费用发票上，已录入自动填入连属单据号码，即为当前采购发票的单据号；另外还自动带入供应商信息。 用户根据实际情况录入其它业务信息，然后保存。 连属单据对应查询1、在采购发票上可以查询已存在的费用发票，方法仍是选择【查看】【费用发票】，调出该单据后，还可以执行修改、审核与反审核、作废

29、与反作废等功能。2、在费用发票上返回采购发票，方法是选择【查看】【采购发票】，调出该单据后，还可以执行修改、审核与反审核、作废与反作废等功能。该功能使用户不使用单据序时簿功能，就可以相互查询连属单据。10.1.5 核心业务三方关联针对采购发票的价格信息处理，系统提供了完善的采购核心业务的三方关联处理功能，综合外购入库单的数量信息和订单的价格信息来完成采购发票的关联，以保证业务处理的完整、合理性。核心业务三方关联，是指在采购和销售业务处理中，“订单出、入库单发票”组成业务系统的核心单据，当形成业务流程、传递关联时会综合出、入库单的数量信息和订单的价格信息来完成发票的关联。即当发票关联出、入库单生

30、成时，发票除了取得出、入库单上的数量信息之外，还要从该出、入库单所关联的订单上取得订单价格信息。三方关联功能针对企业中具有的普遍业务需求。 对于发票的业务流程设计是既要从入库单据中取得数量信息，也要从采购订单中取得订单价格信息，所以供应链系统实现“采购订单外购入库单发票”核心业务的综合管理，对该功能予以完整体现。三方关联标志着业务关联方式已经是由单据之间一对一的信息传递方法完善为多对一的间接信息传递方法，即通过业务单据之间的间接关联关系来实现业务流程的严密、丰富。 这一质的变化使得应用流程变得更丰富多样，更大程度地满足用户的需求。该功能的具体描述是：当采购发票通过关联外购入库单而新增时，则发票除了取得外购入库单上的数量信息之外，还要从该入库单所关联的采购订单上取得订单价格信息。 也就是说，为了紧密采购核心单据