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1、档案文献编纂学复习资料档案文献编纂学复习资料第三章档案文献编纂的基本理论一、简答：在编纂工作中编纂者的智力劳动体现在哪些方面？答：档案文献编纂过程是以形成档案文献出版物这种固定的知识性劳动产品为目的，档案文献是编纂者订通过智力进行加工档案劳动成果。凡合格的档案文献出版物都使利用者获得档案的条件不同程度地实现（优质与高效）。这种优质高效，正是社会所要求的，是通过编纂者的高水平的具有（增值）性的智力劳动生成的。科学的档案文献编纂工作使档案的（有序化、社会化）程度提高。二、简答：档案文献编纂的基本原则？1、名词：档案文献编纂的基本原则：是以对档案的深入研究为基础，以国家出版方针及相关法律规定为依据，

2、高质适时适度适量地实现档案共享、促进经济发展与社会进步。2、（1）以对档案的深入研究为基础，是档案文献编纂工作应遵循的科学性原则。在档案文献编纂工作中贯彻科学研究性原则，主要应注意以下两点：A：实事求是原则；B编研结合原则；（2）以国家出版方针及相关法律规定为依据，是档案文献工作应遵循的政治性原则：A、利害原则B、授权原则C、审批制度D、时限规定E、保密原则F、防止侵权原则；（3）高质适时适度适量地实现档案共享，促进经济发展和社会进步，是档案文献编纂工作应遵循的效益性原则：A、质量第一原则B、讲求实效原则。档案文献编纂工作的（研究性原则、政治性原则、效益性原则是统一的。）第四章档案文献编纂的基

3、本功能一、简答：档案文献编纂的政治功能？1、档案文献编纂长期是体现统治阶级意志的有力工具之一。在历史上，统治阶级长期将档案文献编纂工作牢牢掌握在自己手中，将档案文献出版物作为维护其统治的重要工具。2、档案文献编纂可以成为统治阶级借鉴历史经验、总结现实经验的重要资治门径。统治阶级为了能够以历史资料为凭证来维护本国利益，往往都非常重视档案文献的编纂，重视充分发挥档案文献的特定资治作用。3、出版档案文献在特定条件下可以成为进行国内、国际政治斗争的重要方式。根据政治斗争形势的特定需要，选择特定时机将特定重要档案内容编纂公诸于世，会产生重大政治影响。4、档案文献有的可以成为进行政治思想教育的生动教材。档

4、案可起到提高民族觉悟的不可忽视的作用。二简答：档案文献出版物的科研条件功能有哪些？档案文献编纂与历史研究有着极其密切的内在联系。我国史学史上的许多宏篇巨着都是以较扎实的档案文献编纂为基础的。不详细占有包括档案在内的大量史料，就谈不上进行严肃的历史研究，史料仅有量的堆积而没有质的升华，也难以进行科学的历史研究，在以历史档案、历史资料的内容为主要编纂对象的档案文献编纂活动中，编纂者将档案等史料的内容有条理地加以编纂，从而为更高层次的史料研究和史书编着创造了宽厚的基础和良好的条件第七章 档案标引1、档案标引是指对档案的内容特征进行分析和选择，并赋予其规范化检索标识的过程。2、受控标引是指使用统一的规

5、范化语言进行的标引。3、分散标引是把一组档案中的每一份文件作为一人独立的单元，能够充分提示每份文件的主题内容。4、概括标引，综合标引一般为浅标引，分析标引、分散标引一般为深标引等。5、网罗度又称穷章度，是指标引中确认档案所有主题的程序。6、标引网罗度与查全率直接有关，即网罗度愈大，查全率愈高，但是查准率会有所下聊。7、每篇文献标引20个主题题是最佳程度，超过这个点，进一步增加主题词，系统的查全率却无明显改善。8、标引的专指度是检索标识表达档案内容的精确程度，也就是与档案主题概念的内涵和外延相符的程度。9、标引的一致性是指选用表达档案主题内容所需要标引词的一致程度。10、依主题数量多少来划分，只

6、有一个主题的称为单主题，有两个或两个以上并列主题的称为多主题。11、“文摘编制法”中“文摘”由文件类型因素变为主体因素；又如。“松江省人民政府1952年大事记”，“松江省人民政府”在这里亦作为主体因素。12、分类标引是按照档案的内容性质将其纳入分类表体系的过程。13、在中国档案分为法中，交替类目是用“宜入*”的注释来表示的。14、使用综合复分表进，将所用的复分号用复分标识符号“一”接在主表分类号之后。15、凡在主表中注明“仿*分”的类目，均可仿所指的类目细分，仿分时，只要将仿类目的子目号码加于需仿分的类号后即可。16、某一档案的主题在分类表中没有相应专指的类目可归，而只得归入范围较大的上位类的

7、标引方法称为上位标引。17、组配标引是指扩大使用范围的组配标引，是当某一档案在分类表没有确切类目时采用的一种解决办法。18、当某一档案内容在分类表中无类可归时，分类人员根据其职能性质，在有关大类里新增类目暂作安置，这种标引技巧可称为暂定性标引。19、所谓上位登录，是指在给现一个检索词或一个分类号时，也同时组出它的所有各级上位词或上位类号。20、档案界应用较早，较普遍的中文分词方法是部件词典法。多选：1、根据档案标引所使用检索语言的不同可以分为分类标引和主题词标引。2、档案标引按使用的标引语言可分为自由标引和受控标引。3、档案标引按提供检索标识的数量可分为浅度标引和深度标引。4、档案标引按主题分

8、析方法可分为概括标引和分析标引。5、档案标引按标引单元分为综合标引和分散标引。6、档引步骤要包括主题分析和概念转换两个方面。7、只有一个概念因素的称为单因素主题（又称单元主题），含有两个或两个以上概念因素的称为多因素主题（又称复合主题）。8、按照国家标准文献主题标引规则的规定，主题因素分为5种。即主体因素通用因素位置因素时间因素文件类型因素。9、复分法使用规则是指档案分法中通用复分表和专用复分表的使用规则。10、组配法是指使用下列两种符号的主类号直接组配：并列符号“”+“关联符号”：“11、分类标引技巧包括上位标引组配标引靠类标引和暂定性标引。12、主题词组配的方式可分为：概念相交概念限定概念

9、概括概念联结。13、主题词组配标引的原理是概念的可分析性和可综合性。14、档案自动标引有多种形式。从标引深试来分，有：全文主题标引和题名主题标引；从选用的标引词来分，有主题词标引和关键词标引。15、档案文献全文自动标引的方法主要有单词标引短语标引及语义标引三种类型。16、单词标引是方法可大致分为基于词频统计的标引和概率加权标引两类。17、目前我国档案部门大多采用题名关键词自动标引的原因主要有两个方面：A是应用计算机辅助管理的单位大多采用二次文献检索的方法B是计算机对自然语言的理解技术还很不成熟。18、标引时可采用以下规则提高标引质量：概念组配规则，最长组配规则，特定词规则有并列词规则。简述、论

10、述一、简述标引网罗度与查全率和查准率的关系？答： （1）标引的高网罗度在获得查全率的同时却降低了查准率，这主要有两个原因：第一，一份档案往往涉及许多主题，其中既有主要的，也有次要的。在检索时，主要的次要的主题都可以作为检索入口。当从某一次要主题入手查找档案时，结果可能会令人失望。可见，在这种情况下，高网罗度将导致检出不相关的文献，降低了查准率。第二，在标引时确认的主题多发生虚假组配的可能性也就愈大。导致误检的可能性也就随之加大了。（2）反之，标引的低罗度将导致低查率和高查准率。二、简述进行主题分析一航可采用以下方法？（1）阅读与理解题名。大部分题名能够正面反映档案的主题。题名不能直接，准确地反

11、映档案内容主题。一般有下列几种情况：题名概念过窄。题名概念过宽。题名念义模糊。题名中无主题含义。题名与原文不符等。因此不能把题名作为主题分析的唯一依据。无论题名中主题概念是否明确，都应浏览一下正文。（2）阅读文摘，简介前言领导人批语等。从中发现题名主题内容。（3）浏览正文，了解文件的大致内空。（4）查阅档案文头和文尾的载的有关因素。三、简述横梁档案主题分析的质量标准？答（1）既不要*漏档案中有参考检索价值的内容，又不要将无参考检索价值的内容或档案中根本不存在的东西作为分析的结果；（2）正确判断档案中叙述的重点内容；（3）正确表述档案的内容，即形成正确的概念。四、简述档案概念转换的质量标准？（1

12、）正确运用分类表和主题词表，选用符合专指性要示的分类号和主题词；（2）根据档案的价值确定的标引深度。（3）给出的标识应符号一致性要求。五、试述档案分类标引的基本规则的内容？答：（1）档案分类标引的依据，是以国家机构社会组织从事社会实践活动的职能分工为基础。（2）档案分类标引应依据中国档案分类法来进行。（3）档案分类标引时，要正确地理解类目涵义和范围。（4）档案分类标引应充分考虑实际的检索需求和检索方式，选定适当的标引深度。（5）档案分类标引必须按专指性的要求，分入恰当的类目。（6）当分类表中无恰当的类目时，可分入范围较大的类目或相关的类目。（7）档案分类标引应保持一致性。六、简述主题标引与分类

13、标引的同异？答：（1）主题标引是将档案的主题内容纳入词表体系的过程。分类标引是按照档案的内容性质将其纳入分类表体系的过程。（2）两者使用不同类型的检索语言，标引方法也有所不同。（3）分类标引是针对档案内容的职能分工呈事物性质进行标引，每份档案归入所反映的社会职能分工或事物性质的类目。（5）主题标引是针对档案所论及或涉及的事物进行标引，要求选用确切的检索词直接表达档案所论或涉及的事物。七、简述标引时应遵守的主题词标引的优先顺序？答：（1）当主题词表中有专指词时，必须用专指词标引；（2）当无专指词时，用采用组配标引。（3）对词表中没有专指词，也不适合组配标引的主题概念，可以采用靠词标引。（8）对用

14、上述方法标引都不适合的主题，可以进行自由标引。八、简述主题词组配标引规则的内容？答：（1）组配标引应是概念组配，而不是字面组配。（2）避免用不必要的词进行堆砌。（3）避免概念不明确逻辑不合理，内容不科学的不符合一般思维规律的组配。（4）遵守专指性规则，不能越级组配。（5）主题词标引的优先顺序。（6）一个概念可用多种组配方案标引时，应使用确切的组配方案。（7）有名词不得用普通主题词组题表示。九、试述计算机检索系统与手工检索系统的差异（不同）？（2）一种手工检索系统一般只提供一种检索途径，而一个计算机检索系统则相当于多种手工检索系统。（3）各种手工检索系统的条目格式各不相同。而在计算机检索数库中，

15、对一份档案只需编制一条详细记录。（4）每种手工检索系统都有与其他检索系统不同的排序方法，输出时可采用多种排序方法。（5）手工检索系统与计算机检索系统中条目的结构及及识别每个著录项目所用的标识符号不同。（6）计算机检索系统采用磁性载体，必须利用计算机才能进行检索。（7）计算机检索系统可以按需要输出各种各样的目录。十、简述题名关键词自动标引应注意的问题？答：（1）题名必须准确地反映档案文献的主题内容。（2）要建立或选用一个高质量的词典库，其中的词应具有相当的可用性包含性和通用性。（3）建立同义词词典。它可以把相同含义不同形式的关键词连接在一起检索，还可以在一定程序上对关键词加以规范。十一、试述影响

16、档案自动标引质量的主要原因有哪些？如何提高自动标引的质量？答：（1）原因：我国目前主要采用的是题名关键词自动标引，但不少文件，案卷题名不能准确揭示其内容主题，从而失去了自动抽词的基本前提。我国目前的关键词自动标引还处于形式标引阶段，各种自动技术也还不够成熟。自动标引用的词典库质量还不高。（2）对自动化标引的质量控制方法主要有以下几个方面：（8）选择性能较好，与本单位档案实际相适应的自动标引软件。（9）加强审校工作，并形成制度，未经审校的自动标引结果不能存入数据库。主题词标引审校的内容大致有：1）主题分析是否准确。2）选词是否得当。3）标引深度是否得当。根据需要调整标引软件，使之更具适用性。第五

17、章检索语言的发展与应用单选：1、英国人艾奇于1969年编制的（分面叙词有），被世界各国较图书情报界为“首次实现分类检索和主题检索两者合一系统）。2、1994年编制出版了中国分类主题词表实现了中国图书馆图书分类法主汉语主题词表和一体化。3、中国第二历史档案馆藏在民国档案分类法和民国档案分类主题词表的基础上，已编制成一部合二为一的民国档案分类主题词表。4、中央档案馆完成了革命历史档案主题词表范畴号了新民主主义革命档案分类表的类号统一，实现阶段分类主题一体化。5、检索的计算机化，导致检索语言向计算机化方面发展。6、自然语言的优点：查准率高，通用性广，易用性好，词汇无滞后，便于实现自动标引。论述：一、

18、述体系分类检索语言和主题检索语言的特点。答：（1）、等级体系分类检索语言的主要特点是：按照不同的学科、专业、职能等集中文献、用等级结构直接显示主题概念之间的关系，用分类符合作为标引和检索的依据，因此，它具有较好系统性。（2）叙词型主题检索语言的主要特点是：按文献所论述的事物主题集中文献，用参照系统显示主题概念之间的关系，用规范化的词语作为文献主题概念的标识，可以按事物的名称进行标引和检索。因此，这具有较好的直接性和专指性。总之，分类检索语言的长处正是主题检索语言的短处，主题检索语言的长处也正是分类检索语言的短处。简答：一、简述分类检索语言与主题检索语言一体化的理论依据？答：二者的生成原理有许多

19、相同之处，这正是二者一体化的最主要依据。（1）从本质上来说，二者都使用了分类的方法。分类检索语言是公开地采用分类方法，而主题检索语言是采用隐蔽的分类体系_参照，系统。（2）从二者的基本构件来看，它们的实质是相同的，中国档案分类和中国档案主题词表都是以对档案内容的了解为前提，都是反映档案所论述事物的主题概念。（3）分类号，主题词等这些提示文献主题内容的标识的集合，都是根据检索的需要而研制出来的。（4）上述2种语言在原理上的致性，正是实现分类主题一体化的理论基础。二、简述计算机在词表或分类表的管理中可经做哪些工作？答：（1）词表、分类表的增、删、改是一件十分繁琐的工作。若用计算机来进行，则极为简单

20、。只要向计算机输入有关数据，它就可以在词表、分类表的各处作相应的修改。修改后，可随时输出修订部分或新版本。（2）用计算机来对词表、分为表作增、删、改是可以随时进行的，从而也就消除了手工修订中的不可避免的时差问题。三、简述自然语言在档案文献检索中的应用途径？答：自然语言在档案文献检索中的应用途径多种多样，其中如下几种途径最为常用：（1）、作为检索语言中入口词运用档案检索。这种途径就是在档案主题词表中加入自然语言的入口词，作为检索语言选词、查词的入口。（2）、作为检索语言专用的入口词表运用于档案检索。（3）、作为自由词与主题词相结合运用于档案检索。自由词即主题词有以外的，未经规范化处理的自然语言词

21、。（4）、采用自然语言的关键词法运用于档案检索。（5）、采取自由标引后控词表检索法运用于档案检索。档案行政学复习资料（1-3）1.1档案行政：是以国家各项建设事业的需要为目标，对全国以及地方的的档案工作进行统筹规划、组织协调、统一制度、监督指导的活动。1.2档案行政的作用：答：一、档案行政是实现档案工作总目标的重要手段。二、档案行政是建立依法智档新秩序的组织保证。三、档案行政是协调档案事业与社会其他各项事业关系的纽带。四、档案行政是促进档案事业不断发展的有力措施。1.3档案行政智能：答：一、统筹规划；二、组织协调；三、统一制度；四、行政监督；五、业务指导；六、咨询服务。1.4内部协调：是指档案

22、部门内部互通情报，改善管理与被管理的关系，使整个档案工作部门形成一个团结高效、充满生机与活力的有机体。1.5外部协调：是协调档案事实业与国民经济和社会发展的的关系，通过互相了解，谋求思想上统一、行动上合作，为档案事业的发展创造顺利环境和条件。1.6统一制度：是档案行政部门依照有关的档案行政法规，在遵循档案工作客观规律的前提下，根据不同部门，不同系统或不同机关单位档案的工作特点，对档案工作的范围，内容，程序和方法等作出具体规定。1.7档案行政监督：对国家机关，社会组织和个人贯彻执行档案工作方针，政策，法律和规范情况进行检查和督促。1.8档案工作业务指导：一般不具有强制作用，主要通过总结经验、进行

23、培训、召开会议、典型引路、检查评比、调查研究等方式进行具体的档案业务指导。1.9档案行政理论研究的对象：答：一、各级档案行政机关和行政人员。二、档案行政实践。三、档案行政的客观规律。1.10档案行政理论研究的主要内容：答：属于专业行政，即按国家档案行政的纵向系统，分别研究国家和地方档案事业的行政，包括：档案行政体制与组织机构；档案行政人员；档案工作法律规范、档案行政法规；档案工作统筹规划；档案工作组织协调；档案行政监督；档案工作业务指导；档案工作调查研究；档案事业的公共关系。1.11档案行政理论的研究方法：答：一、坚持从实际出发，从我国国情出发的研究方法。二、坚持理论与实践并重的研究方法。三、

24、坚持宏观研究与微观研究相结合的方法。四、坚持吸收相关学科研究成果的方法。2.1档案行政体制：是指管理国家的档案行政事务的机关的设置、职能分工及运行等各种制度的通称，属上层建筑的范畴，是国家行政体制中不可缺少的组成部分。2.2档案行政体制的实质含义：答：一、档案行政体制的核心是从组织制度方面解决各级各类档案机构之间的职权分配问题。二、档案行政体制的承载体是各种档案行政机构。三、档案行政体制具有多种具体的存在形式。2.3集中制：指一个国家的地方档案机构要依法接受中央档案机构的领导与监督。2.4分散制：指国家不设立档案事业行政管理机关，对档案工作实行中央和地方分权管理体制。2.5档案行政体制的功用：

25、答：规范功能、促进功能、保证功能、人才培养功能。2.6影响档案行政体制功能实现的因素：答：一、社会大环境因素对档案行政体制的影响（1） 国家的现行行政体制的影响（2）社会经济体制的影响（3）国家政治体制的影响（4）文化传统的影响。二、档案管理系统的自身因素对档案行政体制的影响（1） 历史因素的影响（2）人才因素的影响（3）观念因素的影响（4）位置因素的影响。2.7政治体制：就是一个国家政权的组织、结构形式、管理制度及其运行机制。2.8文化传统：就是指一个国家与民族经过长期的历史发展过程而新成的共同的政治观念、思想观念及有关的制度等。2.9位置因素：是指档案事业系统，在整个国家行政系统中的地位。

26、2.10我国档案行政体制的主要内容：答：一、集中统一的管理体制：1、实行党政档案和党政档案工作的统一制度。2、各级行政机关统一管理全国的档案工作。3、科技档案工作必须按专业实行统一管理。4、总参谋部管理中国人民解放军的档案工作。二、条块结合的管理体制。2.11国家档案局的主要职能：答：国家档案局主管全国档案事业，对全国档案事业实行统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导。其主要职责是：1、依据国家的法律，法规和政策，研究指定档案工作的方针政策，起草档案工作的法规性文件，制定档案工作的规章制度。2、组织协调全国档案事业，监督检查档案工作的法律，法规和方针政策的实施，制定发展档案事业的综合规划和专

27、项计划，并组织实施。3、对中央和国家机关各部门，全国性社会团体的档案工作，中央级国家档案馆工作，以及省、自治区、直辖市的档案行政管理部门的工作进行监督和指导。4、组织并指导档案理论与科学技术的研究，档案保护，档案教育，档案宣以及档案干部的培训工作。5、组织和开展档案工作的国际交流活动。6、完成党中央，国务院交办的有关事宜。2.12我国档案行政体制的改革原则：答：党的领导原则；精简、统一高效的原则；“古为今用，洋为中用”的原则；历史与科学相结合的原则；实践性原则。2.13我国档案行政体制的改革方向：答：一、应当强化和扩大各级档案行政机构的职能。二、档案行政体制的改革，应当坚持党、政档案工作统一管

28、理的思想。三、档案行政体制改革，应注意实现机构设置、人员配备，行政运作的法规化。四、档案行政体制的改革，要逐步实现管理方法的现代化。3.1档案行政领导：是国家行政领导的一种，它是指档案行政部门的领导者依法行使权利，对档案工作进行组织、指挥、控制、协调、监督、指导和检查等一系列行政活动的过程。3.2档案行政领导的结构：是指国家档案行政系统中各种领导结构形式的总和，也可指某种档案行政领导结构形式的内部具体构造。3.3档案行政领导的过程：答：一、调查研究，掌握情况阶段。二、制定计划、作出决策阶段。三、贯彻执行，付诸实施阶段。四、检查工作，完善政策阶段。3.4档案行政领导集体：又称档案行政领导集团或领

29、导班子，它是档案行政部门，档案行政工作的指挥部，司令部，是经各级人民政府通过一定的法定程序予以任命，并有相应的任期限制。3.5档案行政领导集体的合理结构：答：政治素质结构，专业结构，知识结构，能力结构，年龄结构。3.6档案行政领导干部：是指在档案行政部门中工作，并担任档案行政领导职务的干部。3.7档案行政领导干部的职位：是指档案行政领导干部在国家各级档案行政部门中所处的法律地方及其担任的行政职务。3.8档案行政人员的一般权利：答：1、获取适当工资的权利。2、享受休假的权利。3、享受离休、退休的权利。4、享受抚恤的权利。5、享受公费医疗等权利。3.9档案行政人员的特定权利：答：1、职务上使用公物

30、，公款及实费请求权。2、了解、利用有关资料权。3、反映情况权。4、领导、指挥权。5、受保障的权利。（1）身份保障权（2）职务保障权（3）依法执行公务保障权。3.10档案行政人员的义务：答：1、执行职务的义务。2、廉洁勤政的义务。3、忠实服务的义务。4、服从命令的义务。5、执行政策的义务。3.11档案行政领导干部的职责：答：1、政治方面。2、业务方面。3.12办公室人员的职责：答：1、协助领导起草档案行政部门的工作规划，计划和总结。2、协助领导起草档案行政部门的各项管理工作制度，以及负责编写大事记。3、承办档案行政部门的文件收发、登记、批办、催办、传阅、归档，以及机要保密工作。4、负责档案行政部门办公会议记录，其他会议的通知，文件印发，以及以档案行政部门名义发文的把关工作。5、负责档案行政部门的档案、图书、资料工作。6、办理有关人民来信、来访工作等。3.13档案行政人员的素质：答：政治方面，精神气质方面，知识和专业方面，作风方面。3.14档案行政人员的任用：是指档案行政部门根据用人条件和标准，运用委任、聘任、考任或其他方式，合理地选用档案行政人员的一项工作。3.15档案行政人员的任用原则：答：适人适用的原则，扬长避短的原则，信任用人的原则，择优任用的原则，按章办事的原则。3.16档案行政人员的任用方式：答：1、委任制：是指具有