XX地产会议管理制度.docx

1、XX地产会议管理制度 会议管理制度 编 号： 版 次 号： 编制人/日期： 审核人/日期： 审批人/日期： 修订记录修订日期修订后版号修改内容修改人审核人批准人第1章 总 则第一条 适用范围本规范适用于公司及公司内各部门组织召开的所有会议。第二条 目 的为有效推进公司计划管理,建立会议管理体系,同时为了明确会议对接关系,会议召开前、中、后期各阶段的工作指引规范,提升会议效率,保证会议决议有效执行,特制定本制度。第2章 会议的分类 第三条 根据会议输出成果不同将会议分为以下几类：一、 例会指公司定期召开的会议,可以是沟通讨论,也可以就某些问题进行决策。包括月度办公会、项目月会、半年/年度工作总结

2、会、绩效评估会、年度员工大会、员工述职会。会议的输出成果可以是明确的决议,包括确定事项、目标、效果、责任人、完成时间；也可以是对讨论成果的描述。（一）月度办公会每月召开一次,由公司总经理主持召开,各中心及项目负责人就各自负责版块/项目的工作情况进行汇报。了解工作计划完成情况,了解需要协作或沟通解决的问题,明确下阶段工作目标。对宏观市场变化、运营管理等,进行沟通探讨,确定工作方向,必要时调整公司资源分配。与会人员为7级及以上人员,由总办负责承办。（二）项目月会,由项目总经理主持召开,项目各端口负责人就各自负责的版块进行汇报。了解工作计划完成情况,了解需要协调解决的重大问题,明确下阶段的工作目标。

3、由项目公司承办。（三）半年经营工作总结会每年6月下旬召开的工作会议,对公司半年经营管理状况进行总结与探讨。内容包括：公司年度工作目标的落实情况；外部环境变化分析及内部策略调整。与会人员为4级以上员工,由总办承办。（四）绩效评估会对公司员工绩效完成情况、工作能力、工作态度等方面的情况进行逐一评估,使公司管理层清晰掌握公司的员工工作情况。具体召开时间、会议内容及重点参照绩效考核制度执行。（五）年度员工大会每年春节前召开,对公司年度运营情况进行总结,对次年的公司年度战略目标进行宣讲,对公司评选出的各类优秀专项奖项进行颁发。由总办负责承办。（六）员工述职会每年12月底以前召开,由各总监组织本中心员工对

4、全年员工工作完成情况进行述职,并作为绩效考核的参考。由各中心分别承办。二、业务决策会议（一）业务决策会中心/项目就相关业务向公司提出议案,需由管理层进行决策的会议。由发起中心/项目公司承办,总办协办。（二）业务汇报会中心/项目就某一专题进展向公司进行汇报的会议。由发起中心/项目公司承办,总办协办。第三章 会议流程第四条 会议阶段划分会议分为会前组织、会中控制、会后跟进三个阶段,会议在决定召开的同时,会议承办部门须在第一时间明确会议人员的角色分工,会议人员需根据角色分工在不同阶段开展各自职责范围的工作。会议人员的角色分工为：会务助理、主持人、决策人、其他与会人。一、 会务助理是指会务工作的具体经

5、办人员,是为会议的组织、会议的正常进行提供服务的人,主要负责会议的前期准备、协调事宜,负责安排会中的记录工作及会后对决议的跟进反馈工作。二、 主持人是保证会议正常、有效召开的人,主要职责是确定会议议程、主持会议、负责把控会议按议程安排进行、并对会议结果负责。三、 决策人是对会议的正常召开、有效决策起决定性影响的人,主要负责对提交决策事项进行指示。四、 其他与会人是对会议的正常召开、有效决策影响较小的人或只参加部分会议的人,出席会议主要目的为开拓视野、学习提升,必要时准备发言资料并进行会议发言。第五条 会前组织阶段会议人员角色分工及职责：一、 会务助理,职责： (一) 明确会议类别、级别、类型、

6、名称、地点、时间、与会人员及其角色分工、议题、议程安排、其他要求；如需用公司会议室则需提前向总经办预订场地；(二) 协助会议主持人对与会人员进行甄选,原则上对不用全程参加会议的人员可仅通知其参加某阶段议程,以提高办公效率；(三) 会议召开前一天电话或短信提醒与会人员准时参加会议,并收集与会人员能否准时出席会议的信息,及时反馈给会议主持人；(四) 会议召开前一天收集会议资料,进行汇总整理,对提交资料是否符合会议要求形式进行把关；并提前将汇总的会议资料交会议主持人、其他相关与会人员；(五) 会议召开前一天办理会议所需设备的借用手续,并准备会议用品；(六) 会议召开前一天准备会议签到表,大型会议需要

7、准备会议手册/资料；(七) 与会人员同时被其他会议邀请时,视会议级别、类型情况予以对接、协调。协调原则为：1、 公司级会议优先于部门级会议；2、 同级别下,不同会议邀请相同与会人员时,视被邀人员在不同会议中担当的角色分工不同区别对待：被邀人员在会议中担当决策人、主持人的则以参加该会议为优先。(八) 会议召开当日提前15分钟完成会议材料的准备及电脑、投影设备调试,提前5分钟完成会议后勤准备事宜并通知与会人员进场。二、 主持人职责：(一) 与会务助理一同明确会议类别、级别、类型、名称、地点、时间、与会人员及其角色分工、议题、议程安排、其他要求,并合理安排工作,确保准时参加会议；(二) 对与会人员进

8、行甄选；(三) 于会议召开前一天对会议资料内容予以熟悉；(四) 对会议资料把关、精简,对不符合会议议题要求、议程安排的提议事项可于会议召开前予以删减；(五) 遇专项决策会,或例会中需就某些问题进行决策,决策人临时无法参加会议的；或与会人员提交的供决策事项不明确、方案不完善、材料不完整,判断难以在会议中做出决策、形成有效决议的,有权决定暂缓或取消会议。三、 决策人职责：(一) 接到会议通知后,合理安排工作,确保准时参加会议；(二) 于会议召开前一天对会议资料内容予以熟悉。四、 其他与会人职责：(一) 接到会议通知后,合理安排工作,确保准时参加会议；(二) 熟悉会议议程安排及会议资料内容；(三)

9、按会议要求准备会议资料,并以电子文档形式按会议通知要求提前发于会议相关人员。第六条 会中控制阶段一、 会议纪律1、 与会人员必须提前5分钟到场做好会议签到,会议签到在会议正式开始时应停止；会议签到表报总经办留存备案。2、 不允许迟到、早退、吸烟、中途随意离场、电话响铃/接电话干扰会议、私下交谈或做与会议无关的事。3、 因特殊情况无法准时参加会议的,需提前十二小时向会议主持人请假,并知会会务助理,如有必要还需安排其他人员代为参加会议。4、 会议纪律适用于所有参加会议人员。二、 会议人员角色分工及职责：(一) 会务助理职责：1、 组织与会人员签到；2、 安排专人如实记录会议内容；3、 根据实际需要

10、进行摄像、录音及拍照等；4、 根据会议实际情况,及时通知需要临时参加某段会议的人员,并做好相关协调工作；5、对违反会议纪律的情况进行记录,并在纪要中进行公布。(二) 主持人职责：1、 会议议题正式开始前检查并公布人员出席情况,对迟到或未出席人员进行原因说明；2、 强调会议纪律；3、 公布会议议题及议程安排；4、 控制会议节奏,严格按议程安排把控与会人员发言时间；5、 确保会议按既定议题进行；6、 确保会议达成目标结果,具体为：（1）就某些问题进行决策的,需在会议中明确事项、目标、效果、责任人、完成时间；并要求责任人确认可以完成,或在某种前提下可以完成；（2）就某些问题沟通讨论的,需在会议中形成

11、初步讨论结果。(三) 决策人职责：(一) 根据与会人员提交的事项进行决策；(二) 按会议议程安排控制决策时间；(三) 对不符合决策要求的提议事项可不予决策；(四) 不提及与决策事宜无关的话题。(四) 其他与会人职责：1、 遵守会议议程安排,如需发言将发言时间控制在规定时间范围内；2、 原则上不对与会议议题无关或议程未安排事项进行发言。第七条 会后跟进阶段一、 会议人员角色分工及职责：(一) 会务助理,职责：1、 及时归还借用的会议设备,并办理归还手续；2、 及时通知保洁人员清理会场；3、 整理会议发言资料、录音录像/照片资料、会议决议,并进行存档；4、 于会议结束后2个工作日内完成会议纪要（具

12、体格式见公司公文管理制度）的编写工作,并报会议主持人审核、决策人审批后,将纪要以邮件形式主送与会人员、抄送会议决策事项相关执行人员；并根据公司信息规范要求在公司内网指定栏目予以发布；5、 根据会议类别,进行决议执行情况跟进,具体为：（1）例会中就某些问题进行决策的,在本次例会与下次例会的间隔期内,取中间时间段的某个工作日对决议执行情况进行跟踪督办,并在下次例会时通报决议执行情况报告；（2）在决策事项应完成的时间点前进行提醒,并在决策事项应完成的时间将执行情况跟进报告反馈给与会人员。6、 决议执行情况跟进报告需包括如下内容：（1）决议执行情况（2）未按要求执行的原因说明（3）延后完成的,需列明完

13、成日期(二) 决策事项执行人职责：1、根据会议要求,制定相关工作安排,并落实到相应的工作计划中；2、如决策事项无法按要求完成,该事项的执行责任人应于明确该决策事项无法按要求完成之日起当日内知会决议跟进人员,并进行情况说明；如未在规定时间内按要求进行知会的,将影响该责任人的季度考核成绩。第2章 会议纪要第八条 会议记录及编号公司级会议的会议纪要由总经办撰写并统一编号；部门与部门之间、部门内会议的会议纪要由撰写人负责编号,编号规则以便于今后查找即可。第九条 会议纪要主要包括“决议事项”和“备忘事项”两部分：一、 决议事项指：有具体行动要求、完成时间、责任人的事项；二、 备忘事项指：重要观点、工作思

14、路或原则、会上提醒注意的事项、某项工作要点等非具体行动的事项。第五章 会议室及电视电话会议安排第十条 会议发起部门要提前一天向总办提出会议室使用申请,由总办根据会议室安排情况进行统一安排；第十一条 电视电话会议也需要提前申请,根据近期申请情况,由总办协调安排。第六章 附 则第十二条 本制度自下发之日起执行。第十三条 总经办负责本制度的解释及修订。附件1：会议签到表会议名称时间地点会议召集部门会议关联部门参会人员签到序号姓名所在部门时间序号姓名所在部门时间11821 932042152262372482592610271128122913301431153216331734附件2 机密程度：绝密 机密 秘密 会 议 纪 要会议议题:地 点:会议时间：会议主持人：参会人员:记 录 人: 编 号： 会议主要内容： 决议事项：备忘事项： 抄送：拟稿人： 审核人： 签发人：共 份 成文日期： 年 月 附件3：决议执行情况跟进报表会议名称：会议纪要编号：序号决议事项责任部门协作部门计划完成时间工作进展实际完成时间结果 确认人 月 日 月 日 月 日